Các bước Trách nhiệm thực hiện Lưu đồ Sử dụng các ký hiệu theo quy ước Biểu mẫu, Tài liệu tạm ứng 2 Trưởng/Phụ trách các bộ phận, Nhân viên Kế toán Phiếu đề nghị tạm ứng Đầy đủ chữ ký củ
Trang 1QUY TRÌNH TẠM ỨNG VÀ THANH TOÁN
1 Lưu đồ Tạm ứng.
Các
bước
Trách nhiệm thực hiện
Lưu đồ
(Sử dụng các ký hiệu theo quy ước)
Biểu mẫu, Tài liệu
tạm ứng
2 Trưởng/Phụ trách các bộ
phận, Nhân viên Kế toán
Phiếu đề nghị tạm
ứng (Đầy đủ chữ ký
của Trưởng bộ phận)
3 Giám đốc Tài chính Phiếu chi
5 Nhân viên Kế toán,
Thủ quỹ
Phiếu chi Phiếu đề nghị tạm ứng
Sổ theo dõi nợ tạm ứng
Phiếu đề nghị
tạm ứng
Kiểm tra, xem xét, lập phiếu chi
Duyệt Phiếu chi tiền
Chi tiền
Lưu Hồ sơ
Trang 22 Lưu đồ Thanh toán.
Các
bước
Trách nhiệm
thực hiện
LƯU ĐỒ
(Sử dụng các ký hiệu theo quy ước)
Biểu mẫu áp dụng Tài liệu liên quan
1 Cán bộ,
công nhân viên
Phiếu đề nghị thanh toán Các chứng từ, hóa đơn VAT phát sinh có liên quan
2 Nhân viên Kế toán
Phiếu đề nghị thanh toán
(Có đầy đủ chữ ký của Trưởng bộ phận)
Phiếu chi
3
Trưởng/Phụ trách
bộ phận, Giám đốc
Tài chính, Tổng
Giám đốc
Phiếu đề nghị thanh toán
Phiếu chi
4 Giám đốc Tài chính,
Giám đốc
Phiếu chi Phiếu thu
5 NV Thủ quỹ
Phiếu chi Phiếu thu
6
Nhân viên Kế toán,
Thủ quỹ
Phiếu chi, Phiếu thu, Phiếu
đề nghị thanh toán, Chứng
từ liên quan,hoá đơn VAT,…
2
Giấy đề nghị thanh toán
Kiểm tra, đối chiếu, lập phiếu chi
Xem xét, Phê Duyệt
Phiếu chi Phiêu thu
Chi hoặc thu tiền
Lưu Hồ sơ
Trang 33 Diễn giải chi tiết Tạm ứng.
Các
bước Nội dung
dụng, hồ sơ
1 Giấy đề nghị
tạm ứng
Cán bộ công nhân viên
Trưởng/phụ trách bộ
phận
Trong quá trình công tác, làm việc phát sinh chi phí để thực hiện công việc
CB công nhân viên cần ứng trước lương của tháng mình làm việc để sử dụng
Ghi đúng, ghi đủ, các yêu cầu trong biểu mẫu lập sẵn, có ký tên của CBCNV và Trưởng/Phụ
trách bộ phận
Phiếu đề nghị tạm
ứng
2
Quyết định, phê
duyệt
Giám đốc Tài chính, Giám đốc
Xem xét và phê duyệt và giấy đề nghị
tạm ứng cho tạm ứng Ký duyệt tạm ứng
Phiếu đề nghị tạm
ứng
3 Thực hiện Nhân viên Kế toán Lập phiếu chi Yêu cầu ghi rõ họ tên người tạmứng tiền, nội dung sử dụng, số
tiền và thời hạn thanh toán
Phiếu chi
4 Thực hiện Nhân viên Thủ quỹ
Căn cứ vào phiếu chi, chi tiền cho CB
công nhân viên
Người nhận tiền ký nhận và đầy
đủ họ tên Phiếu chi
5 Thực hiện Nhân viên Kế toán,Nhân viên Thủ quỹ
Lưu đầy đủ Hồ sơ tạm ứng tiền Hạch toán vào tài khoản kế toán, ghi chép sổ sách đúng đối tượng
Hồ sơ lưu đầy đủ, có thứ tự, dễ tìm kiếm khi cần thiết
4 Diễn giải chi tiết Thanh toán tạm ứng.
Các
1 Giấy đề nghị thanh Cán bộ công Khi thực hiện xong công việc, CB Chứng từ đầy đủ, rõ ràng, Giấy đề nghị thanh toán
Trang 4nhân viên đã tạm ứng.
2 Kiểm tra, đối chiếu Nhân viên Kếtoán
Kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ, đối chiếu tổng số tiền đề nghị thanh toán với các chứng từ
hoá đơn kèm theo
Chứng từ đầy đủ, rõ ràng,
có thứ tự thời gian Các hoá đơn chứng từ liên quanGiấy đề nghị thanh toán
3 Ký duyệt
Giám đốc Tài chính, Giám đốc Kiểm tra xem xét, ký duyệt
Chứng từ đầy đủ, rõ ràng,
có thứ tự thời gian Các hoá đơn chứng từ liên quanGiấy đề nghị thanh toán
4 Thực hiện Nhân viên Kếtoán
Lập phiếu thu hoàn ứng lại toàn bộ
số tiền đã tạm ứng Lập phiếu chi số tiền được duyệt
thanh toán
Phiếu lập đầy đủ, rõ ràng, đúng số tiền đã duyệt Phiếu thuPhiếu chi
5 Thực hiện Nhân viên Thủquỹ
Thu lại tiền của CB công nhân viên nếu số tiền đã ứng lớn hơn số được
duyệt chi Chi thêm tiền cho NV nếu số tiền đã ứng nhỏ hơn số tiền được duyệt chi
Thu chi bù trừ nhau không nhầm lẫn, sau đó xác nhận của CB công nhân viên và nhân viên thủ quỹ
Phiếu thu Phiếu chi
6 Thực hiện
Nhân viên Kế toán, Nhân viên Thủ quỹ
Lưu đầy đủ Hồ sơ tạm ứng tiền Hạch toán vào tài khoản kế toán, ghi chép sổ sách đúng đối tượng
Hồ sơ lưu đầy đủ, có thứ tự,
dễ tìm kiếm khi cần thiết
Phiếu thu Phiếu chi Giấy đề nghị thanh toán Các hoá đơn chứng từ liên quan
5 Biểu mẫu áp dụng, hồ sơ.
1 Phiếu đề nghị tạm ứng Phòng Tài chính- Kế toán 05 năm Xé, đốt
2 Giấy đề nghị thanh toán Phòng Tài chính- Kế toán 05 năm Xé, đốt
3 Phiếu chi Phòng Tài chính- Kế toán 05 năm Xé, đốt
4 Phiếu thu Phòng Tài chính- Kế toán 05 năm Xé, đốt
4
Trang 56 Quy định về tạm ứng đối với CB công nhân viên.
6.1 Đối với trường hợp tạm ứng lương.
- Không áp dụng đối với nhân viên thử việc
- Được ứng lương từ ngày 20 của tháng làm việc, số tiền ứng không quá 50% lương thực nhận của tháng ứng lương đó
- Hoàn ứng vào kỳ nhận lương
6.2 Đối với trường hợp tạm ứng chi phí phục vụ công việc, đi công tác.
- Không áp dụng đối với nhân viên thử việc.
- Trong quá trình đi công tác, CB công nhân viên được ứng số tiền = số tiền công tác phí/ngày theo quy định* với số ngày thực tế theo kế hoạch công tác đã được Giám đốc phê duyệt
- Hoàn ứng khi thực hiện xong công việc hoặc hết kỳ công tác theo kế hoạch