Chương trình bán hàng (lập trình Access)

Chương trình bán hàng (lập trình Access)

Lời Nói Đầu

Ngày nay không ai không thừa nhận vai trò to lớn của thông tin trong đời sống, trong kinh doanh cũng nh mọi mặt, mọi lĩnh vực của xã hội Việc nắm bắt thông tin nhanh, nhiều, chính xác trở nên vô cùng quan trọng Cùng với sự phát triển của xã hội, thông tin ngày càng phong phú với nhiều yếu tố hợp thành, nhiều mối quan hệ

Để có thể khai thác đợc nguồn tài nguyên quí giá ấy đòi hỏi phải có những phơng pháp và công cụ mới Tin học đã cung cấp cho ta những phơng pháp và những công cụ đó

Chơng trình là một ứng dụng đặt ra trên yêu cầu thực tế của Công ty Hỗ trợ Phát triển Tin học 23 - Quang Trung - Hà Nội Nhằm giảm bớt các khâu trung gian ,các công việc làm bằng tay rất tốn thời gian, tạo điều kiện lu trữ, nắm bắt đợc càng nhiều thông tin càng tốt, phục vụ cho quá trình phân công công việc đợc nhanh chóng, chính xác, hỗ trợ cho kinh doanh của công ty

Chơng trình đợc xây dựng trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access, bằng cách kết hợp giữa việc sử dụng các công cụ của Access với lập trình Access Basic nhằm đáp ứng các đòi hỏi đặt ra của bài toán

Mặc dù có nhiều cố gắng nhng do thời gian và trình độ kinh nghiệm có hạn, đồng thời việc tiếp cận với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access cha đợc bao lâu nên chắc rằng chơng trình còn có nhiều sai sót, khiếm khuyết Rất mong nhận đợc sự góp ý của các thầy cô, các bạn bè đồng nghiệp để có thể hoàn thiện chơng trình đợc tốt hơn.Tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy giáo hớng dẫn: PTS Tôn Quốc Bình Các thầy cô trong khoa Toán - Cơ - Tin học Trờng ĐHKHTN - Đại Học Quốc Gia

Hà Nội cùng các anh, chị trong công ty HiPT đã tận tình giúp đỡ tác giả hoàn thành luận văn này đúng hạn

Hà nội, ngày 20 tháng 05 năm 1999

Nghiêm Trung Hiếu

môc lôc

1 Giíi thiÖu c¬ së d÷ liÖu Access 47

2 Giíi thiÖu c«ng cô cña Access 48

Ch¬ng IV: Giíi ThiÖu ch¬ng tr×nh

I Tæ chøc d÷ liÖu cña ch¬ng tr×nh trªn Access 71

Chơng I : Bài toán

I Bài toán và các yêu cầu

Bài toán đặt ra là hỗ trợ công việc kinh doanh tại một cửa hàng kinh doanh sản phẩm Tại cửa hàng một qui trình kinh doanh diễn ra nh sau:

+ Cửa hàng nhận các Báo giá sản phẩm của Nhà cung cấp sản phẩm Nội dung của các báo giá này ghi rõ giá bán của từng loại sản phẩm Sau khi nhận các báo giá của Nhà cung cấp sản phẩm, cửa hàng sẽ tiến hành làm các báo giá sản phẩm cho những khách hàng có nhu cầu đặt mua sản phẩm

+ Sau khi gửi các báo giá cho các khách hàng, cửa hàng sẽ tiếp nhận các đơn

đặt hàng của Khách hàng gửi tới Căn cứ vào các đơn đặt hàng của khách hàng, cửa hàng sẽ tiến hành làm các đơn đặt hàng gửi tới Nhà cung cấp sản phẩm, yêu cầu cung cấp loại Sản phẩm và số lợng cụ thể cho từng loại sản phẩm đó

+ Nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu cung cấp Sản phẩm của cửa hàng bằng việc chuyển giao hàng cho cửa hàng theo đơn đặt hàng và làm hóa đơn thanh toán Sản phẩm mà Nhà cung cấp chuyển đến sẽ đợc Cửa hàng xác nhận, kiểm tra theo một

đơn đặt hàng mà cửa hàng đã gửi tới Nhà cung cấp Sản phẩm mua về từ Nhà cung cấp có thể đợc cửa hàng chuyển vào Kho hàng dự trữ

Sau khi nhận hàng từ Nhà cung cấp sản phẩm Cửa hàng sẽ tiến hành chuyển giao Sản Phẩm cho từng Khách hàng đã gửi đơn đặt hàng và làm hóa đơn thanh toán.+ Các Nhân viên của cửa hàng sẽ thực hiện công việc chuyển giao Sản phẩm cho Khách hàng Khách hàng sẽ xác nhận các Sản phẩm đợc chuyển tới theo một bản sao của đơn đặt hàng đã gửi tới Cửa hàng Sau khi đã xác nhận hàng hóa đã nhận đợc, Khách hàng sẽ tiến hành công việc chuyển tiền mua hàng cho Cửa hàng

Trong một qúa trình kinh doanh sản phẩm Cửa hàng phải quản lý các đối tợng sau :

+ Sản Phẩm + Nhà Cung Cấp Sản Phẩm+ Khách Hàng

+ Nhân Viên+ Kho hàng+ Các Loại Chứng Từ

Bài toán ở đây đặt ra là phải quản lý các đối tợng này theo các yêu cầu sau:

1 Yêu cầu đối với đối tợng Sản Phẩm

Quản lý đối tợng Sản phẩm đợc thực hiện sao cho luôn có thể đa ra đợc các thông tin sau:

- Các thông tin mô tả chi tiết về một Sản phẩm cụ thể nh:

+ Tên gọi+ Cấu hình+ Tên hãng sản xuất ra Sản Phẩm + Đơn vị tính

+ Đơn vị giá

- Sản phẩm đợc lu trữ ở đâu, kho nào

- Thông tin về số lợng của một Sản Phẩm, Giá mua vào, Giá bán ra

Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đa vào các thông tin mới, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách Sản Phẩm tên và các thông tin về một Sản Phẩm mới

2 Yêu cầu đối với đối tợng Khách Hàng

Phải đa ra đợc các thông tin cần thiết về một Khách Hàng khi có yêu cầu Các thông tin chi tiết về Khách Hàng gồm có:

+ Tên gọi của Khách Hàng+ Địa chỉ liên hệ

+ Số điện thoại+ Số Fax

3 Yêu cầu đối với đối tợng Nhà Cung Cấp Sản Phẩm

Thực hiện, tổ chức lu trữ các thông tin chi tiết về từng Nhà Cung Cấp Sản Phẩm Khi có yêu cầu xem thông tin của một Nhà Cung Cấp Sản Phẩm nào đó, phải đa ra

đợc các thông tin chi tiết của Nhà Cung Cấp đó Các thông tin phải đa ra cụ thể là:

+ Tên gọi của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm+ Địa chỉ liên hệ

+ Số điện thoại+ Số Fax

+ Một số các thông tin khác

- Lĩnh vực hoạt động của Nhà cung cấp sản phẩm

- Tên Ngân hàng mà Nhà Cung Cấp Sản Phẩm mở tài khoản

- Số tài khoản của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm

- Các ghi chú cần thiết khác

Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đa vào các thông tin mới, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách Nhà Cung Cấp Sản Phẩm tên và các thông tin về một Nhà Cung Cấp Sản Phẩm mới

4 Yêu cầu đối với đối tợng Nhân Viên

Nhân Viên là những ngời làm trong cửa hàng, là đối tợng tham gia vào tất cả các hoạt động, công việc trong cửa hàng

+ Đơn vị quản lý nhân viên đó+ Địa chỉ liên hệ hiện nay + Địa chỉ thờng trú

+ Các thông tin ghi chú đặc biệt về bản thân của Nhân Viên

- Quá trình công tác

- Gia đình

- Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đa vào các thông tin mới về một Nhân Viên nào đó, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách Nhân Viên tên và các thông tin về một Nhân Viên mới

5) Các yêu cầu với đối tợng Kho hàng

Kho hàng là nơi lu trữ hàng hóa sản phẩm dự trữ của ca hàng

Các thông tin về Kho Hàng bao gồm:

+ Tên gọi của Kho Hàng+ Địa chỉ của Kho Hàng+ Ngời quản lý Kho Hàng+ Các thông tin phụ khác mô tả Kho Hàng

6) Các yêu cầu đối với đối tợng Các loại chứng từ

Các chứng từ phát sinh gồm có :

+ Các Báo Giá Sản Phẩm+ Các Đơn Đặt Hàng+ Các Hóa Đơn Thanh Toán

+ Các Xác Nhận Nhận Hàng+ Các báo cáo tình hình kinh doanh của cửa hàngCác yêu cầu chung:

- Đảm bảo hoàn thành công việc thiết lập các loại chứng từ khi có một yêu cầu đòi hỏi nào đó

- Khi có yêu cầu cho thông tin về một loại chứng từ nào, phải đa ra đợc các thông tin của loại chứng từ đó và nội dung cảu chứng từ

Các yêu cầu đối với mỗi loại chứng từ khác nhau

6.1 Các Báo Giá Sản Phẩm

Báo giá cũng có hai chiều :

- Chiều đến,đó là các báo giá của Nhà cung cấp gửi báo giá cho cửa hàng

- Chiều đi, đó là các báo giá của Cửa hàng gửi tới các Khách Hàng

Các thông tin cần đa ra cho mỗi Báo Giá gồm :

+ Báo giá cho ai, cho khách hàng nào ?+ Nhà cung cấp là ai

+ Ngày bắt đầu có hiệu lực của báo giá

+ Ngày hết hiệu lực của báo giá

+ Tên của Nhân viên làm báo giá

+ Các thông tin chi tiết của các Sản Phẩm đợc báo giá

- Tên gọi của sản phẩm

- Giá bán , thuế

- Số lợng+ Các thông tin phụ khác của bao giá

- Hình thức thanh toán

- Điều kiên giao hàng

- Thời gian bảo hành

Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đa vào các thông tin mới về một Báo Giá nào

đó, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách Báo Giá các thông tin về một Báo Giá mới

6.2 Các Đơn Đặt Hàng

Các Đơn Đặt Hàng bao gồm cả Đơn Đặt Hàng của Cửa Hàng gửi tới Nhà Cung Cấp Sản Phẩm và các Đơn Đặt Hàng của Khách Hàng gửi tới Cửa Hàng.

Các yêu cầu về Đơn Đặt Hàng là việc kết xuất các thông tin về đặt hàng

- Tên Sản phẩm

- Số lợng đặt hàng

- Giá bán

- Thuế VAT + Cớc phí thực hiện chuyên chở hàng hoá (Vận chuyển hàng)+ Giá trị của đơn hàng

+ Các ghi chú cần thiết về đơn đặt hàng

Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đa vào các thông tin mới về một Đơn Đặt Hàng nào đó, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách Các Đơn Đặt Hàng các thông tin

về một Đơn Đặt Hàng mới

6.3 Các Hóa Đơn Thanh Toán

Hóa Đơn Thanh Toán xác định Sản Phẩm đợc bán cho Khách Hàng

Các thông tin về một hóa đơn thanh toán cần có là:

+ Thông tin về Nhà cung cấp sản phẩm ( Tên gọi, Địa chỉ liên hệ )+ Thông tin về Khách hàng (Tên gọi, Địa chỉ liên hệ )

+ Thông tin về Nhân viên làm hóa đơn thanh toán

- Tên Sản phẩm

- Số lợng thanh toán

- Giá bán

Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đa vào các thông tin mới về một Hóa đơn thanh toán nào đó, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách các Hóa đơn thanh toán các thông tin về một Hóa đơn thanh toán mới

6.4 Các Xác Nhận Nhận Hàng

Các thông tin cần đa ra trên một Xác Nhận Nhận Hàng gồm có các thông tin sau:

+ Thông tin về đơn đặt hàng đã gửi+ Thông tin về Khách Hàng

+ Thông tin về Nhà Cung Cấp+ Thông tin chi tiết về từng loại Sản Phẩm đợc Khách Hàng xác nhận, bao gồm:

- Tên gọi của Sản Phẩm

- Giá bán

- Số lợng

Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đa vào các thông tin mới về một Xác Nhận Nhận Hàng nào đó, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách các Xác Nhận Nhận Hàng các các thông tin về một Xác Nhận Nhận Hàng mới

6.5 Các Hóa Đơn Xuất Kho

Thông tin cần đa ra trên một hóa đơn xuất kho là

+ Thông tin về kho hàng nơi thực hiện các hóa đơn xuất kho+ Ngày thực hiện xuất kho

+ Tên của ngời nhận hàng+ Xuất kho cho ai, khách hàng là ai ?+ Chi tiết các thông tin về San Phẩm Xuất kho

- Giá bán

- Số lợng Thực hiện các yêu cầu tìm kiếm một hóa đơn xuất kho, cập nhật thông tin trên các hóa đơn xuất kho, hoặc đa vào trong danh sách các hóa đơn xuất kho một hóa đơn xuất kho mới.

6.6 Các Hóa Đơn Nhập Kho

Thông tin cần đa ra trên một hóa đơn nhập kho là

+ Thông tin về kho hàng nơi thực hiện các hóa đơn nhập kho+ Ngày thực hiện nhập kho

+ Tên của ngời nhận hàng+ Nhập kho cho ai, khách hàng là ai ?+ Chi tiết các thông tin về Sản Phẩm Nhập kho

- Giá bán

- Số lợng

Thực hiện các yêu cầu tìm kiếm một hóa đơn nhập kho, cập nhật thông tin trên các hóa đơn nhập kho, hoặc đa vào trong danh sách các hóa đơn nhập kho một hóa đơn nhập kho mới

6.7 Các báo cáo về tình hình kinh doanh

Các báo cáo cần thực hiện gồm có

+ Báo cáo Xuất - Nhập - Tồn kho trong một khoảng thời gian nào đó

do ngời sử dụng yêu cầu

+ Báo cáo bán hàng: Thực hiện tổng kết tình hình bán hàng của cửa hàng trong một khoảng thời gian

+ Bảng kê hóa đơn bán hàng+ Bảng kê hóa đơn mua hàng+ Bảng kê các chứng từ mua vào+ Bảng kê các chứng từ bán ra

II Phân tích bài toán

Để đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi của bài toán, cần làm sáng tỏ, phân tích kỹ hơn để thấy

đợcc các đặc điểm tính chất của các đối tợng đã nêu ở phần trên

- Sản phẩm đợc lu trữ ở đâu Nằm trong kho nào

- Số lợng sản phẩm hiện có trong cửa hàng

- Giá mua vào của Sản Phẩm

- Giá bán ra của Sản phẩm thể hiện trên các báo giá gần nhất

Tại cửa hàng kinh doanh sản phẩm, sản phẩm đợc bán cho khách hàng lấy ra từ:

- Kho dự trữ hàng hoá của cửa hàng

- Lấy ra từ phòng trng bầy (Showroom)

Nguồn bổ xung sản phẩm cho cửa hàng đợc lấy từ:

- Thông qua Nhập Khẩu hàng hoá, các công ty đại lý nớc ngoài

- Lấy từ các công ty, xí nghiệp trong nớc

Thông tin kết xuất đa ra là thông tin chi tiết về từng loại sản phẩm, về mỗi một sản phẩm cụ thể Các thông tin đó phục vụ cho:

- Đáp ứng yêu cầu thông tin về sản phẩm của khách hàng (khách hàng yêu cầu cho biết thông tin chi tiết về một sản phẩm nào đó)

- Phục vụ cho quá trình lên đơn đặt hàng gửi tới Nhà Cung Cấp Sản Phẩm

2 Khách hàng

Khách hàng là một nhân tố quan trọng quyết định sự sống còn trong công việc kinh doanh của cửa hàng Khách hàng là ngời đa ra các đơn đặt hàng mua sản phẩm và

là nơi để cho cửa hàng thực hiện chuyển giao sản phẩm, hàng hoá

Cửa hàng cần phải lu trữ các thông tin về khách hàng, các thông tin này bao gồm:

+ Tên của khách hàng

+ Địa Chỉ liên hệ

+ Số điện thoại, số Fax

+ Đại diện của khách hàng

Kết xuất, đa ra các thông tin về khách hàng là đa ra các thông tin này các thông tin

về khách hàng qua thời gian có thể bị thay đổi, nh vậy ngoài việc đa ra các thông tin chi tiết về khách hàng, còn phải đáp ứng các yêu cầu sửa đổi thông tin về khách hàng hoặc bổ sung thông tin về một khách hàng mới vào danh sách khách hàng của cửa hàng

3 Nhà Cung Cấp Sản Phẩm.

Nhà Cung Cấp Sản Phẩm là nơi cung cấp cho cửa hàng các sản phẩm bổ sung cho các sản phẩm đã bị chuyển giao ( bán ) cho khách hàng Cửa hàng cần phải lu trữ các thông tin về Nhà Cung Cấp Sản Phẩm Các thông tin này sẽ đợc lấy ra trong quá trình lên các đơn đặt hàng, các hoá đơn thanh toán và các Xác nhận đã nhận hàng khi Nhà Cung Cấp chuyển giao hàng

Các thông tin mà cửa hàng cần lu trữ gồm có:

+ Tên của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm

+ Địa chỉ

+ Đại diện của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm

+ Lĩnh vực hoạt động của Nhà cung cấp sản phẩm

+ Số tài khoản.

+ Ngân hàng

+ Các ghi chú cần thiết khác về Nhà cung cấp Sản Phẩm

Yêu cầu đa ra các thông tin về Nhà Cung Cấp Sản Phẩm là quá trình đa ra các thông tin trên

Quản lý thông tin về Nhà Cung Cấp Sản Phẩm không những phải đáp ứng các yêu cầu đòi hỏi thông tin về Nhà Cung Cấp Sản Phẩm mà còn đáp ứng cả công việc bổ sung, thay thế các thông tin về Nhà Cung Cấp Sản Phẩm

- Chuyên môn

- Quá trình công tác

Các thông tin về Nhân Viên cũng có thể bị thay đổi, hoặc thông tin về Nhân viên nào đó không còn cần thiết ( chẳng hạn nh đã thôi việc) thì Cửa hàng sẽ tiến hành

bổ sung thông tin về Nhân viên đó, hoặc loại bỏ, hoặc cũng có thể đa vào danh sách Nhân Viên của cửa hàng các thông tin về một Nhân Viên mới

Kết xuất thông tin về đối tợng này là việc đa ra các thông tin chi tiết về mỗi Nhân viên cụ thể khi có yêu cầu

5 Kho Hàng

Kho hàng là nơi lu trữ hàng hóa sản phẩm dự trữ của Cửa hàng

Các thông tin về Kho Hàng bao gồm:

+ Tên gọi của Kho Hàng

+ Địa chỉ của Kho Hàng

+ Ngời quản lý Kho Hàng

+ Các thông tin phụ khác mô tả Kho Hàng

- Báo giá của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm Lúc này cửa hàng có vai trò là Khách hàng của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm, các Báo giá sản phẩm đợc gửi đến theo yêu cầu của Cửa hàng, nội dung của các báo giá là thông tin về giá của những Sản phẩm cụ thể nào đó ( các Sản phẩm mà Khách Hàng yêu cầu cho biết giá ).

- Báo giá của Cửa hàng cho Khách hàng

Khách hàng cũng có yêu cầu biết giá bán của các Sản phẩm mà mình sắp mua Khách hàng sẽ yêu cầu Cửa hàng gửi đến các báo giá sản phẩm Cửa hàng sau khi tiếp nhận các báo giá sản phẩm của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm sẽ tiến hành làm các báo giá sản phẩm gửi tới các khách hàng có yêu cầu:

* Đặc điểm yêu cầu của các loại báo giá

+ Các báo giá chỉ có hiệu lực trong một thời gian nhất định sau thời gian này có báo giá sẽ đợc làm lại

+ Giữa các báo giá của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm gửi tới cửa hàng gửi tới cửa hàng và các báo giá mà Cửa hàng gửi đến khách hàng là khác nhau ( khác nhau về giá của Sản Phẩm ) Do các Báo giá phải phụ thuộc vào các yêu cầu của Khách hàng (sản phẩm nào cần báo giá)

+ Báo giá Sản Phẩm cũng cần có sự thống nhất, chính xác Các báo giá đợc gửi tới cùng một khách hàng trong thời gian các báo giá vẫn còn hiệu lực phải giống nhau về nội dung thông tin của các Sản phẩm báo giá

* Các thông tin mà Báo giá cần chứa là:

+ Tên khách hàng nhận Báo Giá

+ Tên Nhà Cung Cấp Sản Phẩm ( nơi gửi Bao Giá )

+ Ngày báo giá

+ Ngày hết hiệu lực của báo giá

+ Hình thức thanh toán

+ Điều kiện giao hàng

+ Thời gian bảo hành sản phẩm sau khi mua

+ Tên nhân viên làm báo giá

+ Các sản phẩm cụ thể đợc báo giá Thông tin ở phần này gồm:

- Tên sản phẩm đợc báo giá

- Số lợng

- Giá bán

- Thuế sản phẩm

Các thông tin mà báo giá chứa cũng chính là các thông tin cần đa ra khi có yêu cầu xem báo giá.

Các thao tác đối với đối tợng này:

- Làm mới một báo giá

- Sửa, bổ sung thông tin

- Xoá các báo giá

6.2 Các đơn đặt hàng

Có hai loại đơn đặt hàng:

- Đơn đặt hàng của Cửa hàng gửi tới Nhà Cung Cấp Sản Phẩm Chúng là các

đơn đặt mua hàng của Cửa hàng, nội dung của các đơn đặt mua hàng này là các sản phẩm theo yêu cầu cần mua của Cửa hàng

- Đơn đặt hàng của Khách hàng gửi tới Cửa hàng Nội dung của đơn đặt hàng

là các sản phẩm mà khách hàng cần mua

Các đơn đặt hàng sẽ là các chứng từ có liên quan đến việc xác nhận hàng hoá chuyển giao Khách hàng sẽ xác nhận hàng hoá theo một bản sao của đơn đặt hàng

mà trớc đó đã đợc gửi tới Nhà Cung Cấp Sản Phẩm

Nội dung thông tin giữa đơn đặt hàng và xác nhận đã nhận hàng hoá có thể khác nhau Sự sai khác phát sinh trong khâu chuyên chở hàng hoá ( hàng hóa có thể bị hỏng, vỡ, mất )

+ Ghi chú đơn đặt hàng ( lu trữ các thông tin phụ về đơn đặt hàng )

Các thông tin này cũng là các thông tin cần đa ra khi có yêu cầu thông tin về một

đơn đặt hàng nào đó

6.3 Các hoá đơn thanh toán.

Trớc khi hàng hoá đợc tiến hành chuyên chở, chuyển giao cho khách hàng Nhà Cung Cấp Sản Phẩm sẽ phải làm các hoá đơn thanh toán Hoá đơn thanh toán xác nhận thực tế số lợng Sản phẩm sẽ đợc chuyên chở Sản phẩm đợc chuyển cho Khách hàng theo một đơn Đặt hàng nào đó, hoặc có Hóa đơn thanh toán nội bộ không theo một đơn hàng nào

Hóa đơn thanh toán trong cửa hàng tồn tại hai loại:

+ Hóa đơn thanh toán giữa Cửa hàng với Nhà cung cấp sản phẩm, nó xác nhận từng loại Sản Phẩm đợc mua về

+ Hóa đơn thanh toán giữa Cửa hàng với Nhà cung cấp sản phẩm, nó xác nhận từng loại Sản Phẩm đợc mua về

Các thông tin mà Hoá đơn thanh toán lu trữ là:

+ Ngày làm hóa đơn thanh toán

+ Chi tiết về các sản phẩm, nội dung gồm có

+ Chiết khấu

+ Nhân viên làm hoá đơn thanh toán

+ Các ghi chú cần thiết ( các thông tin phụ về hóa đơn thanh toán )

Thông tin cần kết xuất ra cũng chính là nội dung thông tin mà hoá đơn thanh toán

lu trữ Do số lợng các hóa đơn thanh toán là rât nhiều do vậy có thể đa vào một số tiêu chí để giới hạn số lợng các hoá đơn thanh toán để có thể dễ dàng đa ra một hoá

Xác nhận giao hàng ( đã nhận hàng ) dựa trên cơ sở một bản sao của đơn đặt hàng

mà khách hàng đã gửi tới Nhà Cung Cấp Sản Phẩm Số lợng sản phẩm theo yêu cầu trong đơn đặt hàng và số lợng sản phẩm nhận đợc sau khi chuyển giao sản phẩm ( trong chứng từ xác nhận nhận hàng ) có thể khác nhau

Cửa hàng phải quản lý 2 loại xác nhận:

+ Xác nhận của Cửa hàng với t cách là Khách hàng, xác nhận các sản phẩmchuyển đến từ Nhà cung cấp sản phẩm

+ Xác nhận của Khách hàng đối với các sản phẩm do Nhân viên của Cửa hàng chuyên chở đến (Cửa hàng đóng vai trò là Nhà cung cấp sản phẩm)

Nội dung của mỗi Xác nhận gồm có:

+ Tên khách hàng: Khách hàng nhận sản phẩm theo yêu cầu đặt hàng

- Thuế VAT cho mỗi loại sản phẩm+ Tổng số tiền phải trả cho ngời cung cấp

+ Chiết khấu

+ Các ghi chú cần thiết ( các ghi chú cần thiết về Xác nhận)

Nội dung của Xác nhận cũng là các thông tin của mỗi Xác Nhận cần đa ra khi có yêu cầu xem một xác nhận đã nhận hàng

6.5 Các hóa đơn Xuất kho

Xuất kho khi có một yêu cầu cần có một lợng hàng hóa để chuyển giao cho Khách hàng, nhng cũng có thể chỉ là lu chuyểu hàng hóa giữa các kho trong cửa hàng Bên cạnh các hóa đơn thanh toán còn có các hóa đơn Xuất kho, hóa đơn xuất kho làm giảm lợng hàng hóa trong kho

Nội dung của các Hóa đơn xuất kho gồm:

+ Thông tin về kho hàng nơi thực hiện xuất kho, xuất tại kho hàng nào

+ Ngày thực hiện xuất kho

+ Tên của ngời nhận hàng

+ Xuất kho cho đối tợng nào, khách hàng là ai ?

+ Chi tiết các thông tin về San Phẩm Xuất kho

` - Tên gọi của Sản Phẩm

- Giá bán

- Số lợng

- Thuế VAT + Tổng giá trị hàng hóa xuất kho

Các thông tin của mỗi hóa đơn xuất kho cũng chính là các thông tin mà ngời sử dụng cần biết, yêu cầu

6.6 Các hóa đơn Nhập kho

Thông tin cần đa ra trên một hóa đơn nhập kho là:

+ Thông tin về kho hàng nơi thực hiện nhập kho, nhập sản phẩm vào kho nào ?

+ Ngày thực hiện nhập kho

+ Tên của ngời giao hàng

- Báo cáo Tồn kho: Các sản phẩm còn lại trong kho, nội dung của báo cáo này gồm:

+ Tên sản phẩm+ Số lợng Tồn kho+ Doanh số Tồn

- Các báo cáo bán hàng: Báo cáo bán hàng tổng kết tình hình của cửa hàng trong một khoảng thời gian nào đó Nội dung báo cáo gồm:

+ Tên sản phẩm+ Số lợng

+ Đơn vị tính+ Tiền vốn+ Doanh số

+ Các tỷ số Lãi gộp/Doanh số (%)+ Lãi gộp / Vốn (%)

- Bản kê hoá đơn bán hàng ( hoá đơn thanh toán): Đây là một bảng ghi lại các hoá đơn thanh toán trong một khoảng thời gian nào đó Nội dung gồm có:

+ Ngày đầu+ Ngày cuối+ Tên khách hàng+ Tên nhà cung cấp+ Tên sản phẩm+ Số lợng sản phẩm bán+ Giá mua

+ Giá bán+ Tiền vốn+ Doanh thu+ Tổng cộng của báo cáo bán hàng về doanh thu

- Bảng kê hoá đơn mua hàng

Bảng tổng kết của các Xác nhận mua hàng trong một khoảng thời gian nào đó Nội dung bảng tổng kết gồm:

+ Ngày đầu+ Ngày cuối+ Tên Khách hàng+ Tên Nhà Cung Cấp Sản Phẩm+ Số lợng sản phẩm mua vào+ Tên sản phẩm mua vào+ Giá mua của mỗi sản phẩm+ Tổng số tiền phải trả cho mỗi loại sản phẩm

+ Tổng số tiền cho cả bảng sản phẩm mua vào

- Bảng kê chứng từ mua vào Nội dung:

+ Tên Nhà Cung Cấp

+ Tên Khách hàng

+ Mã chứng từ ( xác nhận )+ Thuế VAT đầu vào

- Kết quả hoạt động kinh doanh Cho kết quả kinh doanh của cửa hàng Tổng kết doanh thu kinh doanh của cửa hàng theo quý Nội dung gồm:

+ Tổng Vốn+ Tổng Doanh thu bán ra + Lãi trong quý

Do các thông tin về khách hàng có thể bị biến đổi, sai khác nên trong phần chức năng này ngời sử dụng cũng có thê thực hiện các thao tác:

- Bổ xung vào danh sách khách hàng đã có, một khách hàng mới cùng với các thông tin mô tả chi tiết về khách hàng đó

- Sửa thông tin, cập nhật thông tin về một khách hàng bất kỳ

- Xoá trong danh sách khách hàng, một khách hàng đã lựa chọn

- Có thể tổ chức tìm kiếm khách hàng theo những tiêu chuẩn đa vào nh:

+ Tên + Địa chỉ+ Những khách hàng có tài khoản ở ngân hàng nào?

b Nhà Cung Cấp

Chức năng này làm nhiệm vụ quản lý các thông tin về Nhà Cung Cấp Sản Phẩm Cũng nh công việc quản lý đối tợng khách hàng ngời sử dụng có thể lấy thông tin chi tiết của bất kỳ một Nhà Cung Cấp Sản Phẩm nào trong danh sách các Nhà Cung

Cấp Sản Phẩm cho cửa hàng Các thông tin đợc đa ra về Nhà Cung Cấp là các thông tin đã đợc phân tích trong phần I về đối tợng này.

Các thông tin về Nhà Cung Cấp Sản Phẩm cũng có thể bị thay đổi (do các điều kiện khách quan đem lại nh: chuyển địa chỉ, ) cho nên trong phần chức năng này cũng cho phép ngời sử dụng tiến hành các thao tác:

- Cập nhật các thông tin về một Nhà Cung Cấp bất kỳ đã đợc đa vào trong danh sách các Nhà Cung Cấp Sản Phẩm cho cửa hàng

Hình 1 Sơ đồ chức năng của chơng trình

- Bổ sung vào danh sách các Nhà Cung Cấp Sản Phẩm một Nhà Cung Cấp mới cùng với các thông tin chi tiết về Nhà Cung Cấp đó.

- Xoá tên một Nhà Cung Cấp Sản Phẩm trong danh sách các Nhà Cung Cấp Sản Phẩm

- Tổ chức lọc ra một danh sách các Nhà Cung Cấp Sản Phẩm theo một yêu cầu định trớc Cụ thể nh theo các tiêu chí:

+ Địa chỉ+ Lĩnh vực kinh doanh

+ Có tài khoản ở trong một Ngân hàng nào đó?

c Nhân viên

Chức năng này quản lý đối tợng Nhân Viên trong cửa hàng Khi cần, ngời sử dụng

có thể tổ chức tìm kiếm và đa ra các thông tin chi tiết (nh đã phân tích các thông tin của đối tợng này ở phần I) về một ngời nhân viên bất kỳ nào trong danh sách các nhân viên

Ngoài thao tác đó, chức năng này còn cung cấp các thao tác:

- Bổ xung vào danh sách Nhân Viên của cửa hàng một tên Nhân Viên mới kèm theo các thông tin mô tả cần quản lý về nhân viên đó (Trong trờng hợp lấy vào thêm nhân viên mới)

- Cập nhật các thông tin về một nhân viên bất kỳ trong danh sách các nhân viên

- Xoá tên một nhân viên trong danh sách nhân viên (nhân viên này thôi việc ), loại bỏ các thông tin về nhân viên đó

d Sản phẩm

Đối tợng Sản Phẩm đợc quản lý trong phần chức năng này

Các sản phẩm sẽ đợc đa ra theo từng nhóm do ngời sử dụng lựa chọn ở mỗi nhóm sản phẩm là danh sách các Sản Phẩm thuộc nhóm đó Trong chức năng này ng ời sử dụng có thể thực hiện các thao tác:

- Tìm kiếm, đa ra thông tin mô tả chi tiết, số lợng của một sản phẩm bất kỳ trong danh sách sản phẩm tồn tại

- Bổ xung vào danh sách sản phẩm, một sản phẩm mới cùng với các thông tin mô tả chi tiết, số lợng, giá, đơn vị tính,

- Xoá tên một sản phẩm và các thông tin liên quan đến sản phẩm đó Trong phần bổ sung và cập nhật các thông tin về một sản phẩm thì thực hiện đồng thời việc cập nhật thông tin về Sản phẩm

e Ngân hàng

Đối tợng Ngân hàng đợc quản lý ở phần chức năng này Tại chức năng này ngời sử dụng sẽ lấy đợc các thông tin về một Ngân hàng bất kỳ nằm trong danh sách các Ngân hàng đã đợc đa vào trớc đó Ngoài ra chức năng quản lý đối tợng này còn cung cấp cho ngời sử dụng các thao tác:

- Bổ sung vào danh sách các Ngân hàng một tên Ngân hàng mới cha có, cùng với các thông tin về các Ngân hàng này

- Cập nhật thông tin về các Ngân hàng Các thông tin cụ thể nh địa chỉ, số

điện thoại, số Fax, các ghi chú phụ khác

- Xoá tên của một Ngân hàng nếu thấy việc lu trữ các thông tin về Ngân hàng đó là không còn cần thiết

g Kho hàng

Chức năng này thực hiện công việc quan lý các thông tin về các Kho hàng

Ngời sử dụng có thể thực hiện các thao tác:

- Xem các thông tin về các kho hàng, cập nhật các thông tin đối với các Kho hàng đã tồn tại

- Bổ sung vào danh sách tên các Kho hàng một tên kho hàng mới cùng các thông tin về kho hàng mới đó

- Xóa các tên kho hàng đã không còn tồn tại

2.2 Danh mục

Các danh mục đợc đa vào để quản lý các đối tợng đợc thực hiện dễ dàng hơn

Danh mục gồm có:

- Bảng danh mục tên của các công việc

- Bảng danh mục tên của các tỉnh thành

- Bảng danh mục tên của lĩnh vực hoạt động kinh doanh

- Bảng danh mục tên của các bộ phận, phòng ban, đơn vị quản lý

- Bảng danh mục nhóm các sản phẩm(tên nhóm sản phẩm)

Công việc quản lý các danh mục đợc thực hiện ở phần này, nó cho phép làm các thao tác sau:

- Xem một danh mục trong bảng danh mục, có thể sửa chữa

- Xoá một danh mục trong một bảng các danh mục nào đó

- Bổ sung vào trong một bảng danh mục đã có một danh mục mới

2.3 Giao dịch

Đây chính là phần cho phép thực hiện chức năng, quá trình nhập, xuất, trao đổi hàng hoá giữa Cửa hàng với Nhà cung cấp sản phẩm và giữa Cửa hàng với các Khách hàng

Trong cửa hàng sự giao dịch theo 2 chiều:

- Chiều đến ( giao dịch đến ): là các giao dịch đợc thực hiện giữa Nhà Cung Cấp Sản Phẩm với cửa hàng

- Chiều đi ( giao dịch đi ): Các giao dịch đợc thực hiện giữa cửa hàng và các khách hàng

ở mỗi chiều giao dịch đều có các chức năng sau:

ở mỗi chiều của giao dịch, chức năng báo giá cung cấp các thao tác sau:

- Nhập mới và lu trữ thông tin về một báo giá do Nhà cung cấp sản phẩm gửi tới hoặc tiến hành lập ra các báo giá mới gửi cho các khách hàng có yêu cầu Để thoả mãn yêu cầu, đặc điểm của báo giá, thì trớc hết khi tiến hành làm thao tác này, báo giá gần nhất trớc đó của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm hoặc báo giá cho khách hàng sẽ đợc đa ra, nhằm loại bỏ trờng hợp: báo sai, báo thừa

- Cập nhật sửa chữa thông tin của Báo giá ở cả 2 chiều

- Tìm kiếm một Báo giá nào đó theo yêu cầu đợc đa vào nh sau:

+ Ngày báo giá

+ Báo giá đã hết hiệu lực hay cha hết hiệu lực

- Đơn đặt hàng của Cửa hàng gửi tới Nhà cung cấp sản phẩm

- Đơn đặt hàng gửi tới Cửa hàng của Khách hàng

Chức năng Đặt hàng cho phép thực hiện các thao tác sau (trên cả 2 chiều đơn đặt hàng)

+ Cập nhật, sửa chữa thông tin, nội dung của một Đơn đặt hàng bất kỳ nào đó trong một danh sách các Đơn đặt hàng

+ Thực hiện tìm kiếm, xem nội dung của một đơn đặt hàng nào đó trong các đơn đặt hàng

+ Thêm mới một Đơn đặt hàng

+ Xoá các đơn đặt hàng nếu thấy không còn cần thiết

c Các hoá đơn thanh toán.

Hoá đơn thanh toán đợc làm ở chức năng này Hoá đơn thanh toán xác nhận lợng hàng hoá đợc nhập về hay xuất đi

- ở chiều đến hoá đơn thanh toán của cửa hàng chỉ là một bản sao của nhà cung cấp gửi đến Nó cha xác nhận đợc thực tế số lợng hàng chuyển về Số lợng thực tế là số lợng đợc ghi trên các xác nhận nhận hàng của cửa hàng

- ở chiều đi (giao dịch đi): Hoá đơn thanh toán do ngời bán(nhân viên) của cửa hàng thiết lập Hoá đơn thanh toán ở chiều đi xác nhận số lợng hàng hoá đợc chuyên chở đến theo đơn đặt hàng của khách hàng Khi hoá đơn thanh toán đợc lập

ra thì số lợng của các sản phẩm trên khoản mục kho sẽ giảm đúng bằng số lợng ghi trong hoá đơn thanh toán

Chức năng này cho phép ngời sử dụng thực hiện các công việc:

- Làm một hoá đơn thanh toán mới(hoặc đa vào một hoá đơn thanh toán mới

do ngời bán gửi tới.)

- Cập nhật các thông tin trên các hoá đơn trong danh sách các hoá đơn thanh toán đã có

- Xoá các hoá đơn thanh toán

Chức năng này cho phép ngời sử dụng thực hiện các thao tác:

+ Theo số tiền xác nhận

- Xoá các xác nhận hàng đã không còn có ích

e Xuất kho

Các thao tác có thể thực hiên trên chức năng này:

+ Thiết lập các hóa đơn xuất kho (tạo mới một hóa đơn xuất kho)

+ Tìm kiếm và thực hiện sửa chữa các thông tin trên các hóa đơn xuất kho đã tồn tại

+ Xóa các hóa đơn không còn cần thiết đến nữa

g Nhập kho

Các thao tác có thể thực hiên trên chức năng này:

+ Thiết lập các hóa đơn nhập kho (tạo mới một hóa đơn nhập kho)

+ Tìm kiếm và thực hiện sửa chữa các thông tin trên các hóa đơn nhập kho

đã tồn tại

+ Xóa các hóa đơn không còn cần thiết đến nữa

+ Các hóa đơn xuất kho

Ngời sử dụng sẽ đa vào khoảng thời gian cần thống kê và đầu ra sẽ là báo cáo, ngời

sử dụng có thể xem trớc khi in

Báo cáo đợc làm có thể nhiều lần nhng không cần đợc lu trữ nội dung của các báo cáo, bảng thống kê

Để tổng quát cho mô hình các kiểu dữ liệu của mỗi thuộc tính trong bảng logic sẽ

đợc hình thành dới dạng các kiểu dữ liệu chuẩn của SQL

1 Kiểu thực thể: Khách hàng

Để đáp ứng yêu cầu việc lu trữ thông tin về khách hàng Các bảng khách hàng sẽ

có cấu trúc nh sau:

+ Số tài Khoản CHAR(15) NOT NULL

* Thuộc tính khoá là thuộc tính Mã khách hàng

* Thuộc tính kết nối :

+ Mã Tỉnh Thành đợc kết nối sang bảng danh mục các Tỉnh Thành

+ Mã Lĩnh Vực Hoạt Động đợc kết nối sang bảng danh mục các Lĩnh vực Hoạt Động Mã Ngân hàng đợc kết nối sang bảng Ngân hàng

* Các thuộc tính còn lại là thuộc tính mô tả của kiểu thực thể này

Hình 2

Sơ đồ dòng dữ liệu

H×nh 3

M« h×nh thùc thÓ cña bµi to¸n

H×nh 4: M« h×nh quan hÖ gi÷a c¸c thùc thÓ

2 KiÓu thùc thÓ Nhµ Cung CÊp S¶n PhÈm

C¸c thuéc tÝnh cña kiÓu thùc thÓ nµy gåm cã:

+ Mã Tỉnh Thành CHAR(3) NOT NULL

+ Mã Tỉnh Thành Nguyên quán CHAR(3) NOT NULL

+ Mã Phòng Ban đợc kết nối sang bảng danh mục tên các phòng ban Nó xác

định xem Nhân viên thuộc đơn vị nào quản lý

+ Nguyên quán Địa chỉ thờng trú của Nhân Viên

+ Ghi Chú Các ghi chú cần thiết về bản thân Nhân Viên

4 Kiểu thực thể: Sản Phẩm

Mỗi thực thể thuộc kiểu này sẽ chứa các thông tin mô tả về một sản phẩm Cấu trúc của kiểu thực thể này gồm có các thuộc tính:

+ §¬n VÞ Gi¸ CHAR(3) NOT NULL

* Thuéc tÝnh kho¸: lµ tæ hîp cña 2 thuéc tÝnh (M· Nhãm S¶n PhÈm, M· S¶n PhÈm)

* Thuéc tÝnh M· Nhãm S¶n PhÈm còng lµ thuéc tÝnh kÕt nèi sang b¶ng danh môc tªn c¸c nhãm s¶n phÈm (hay nhãm c¸c mÆt hµng)

Kho lµ n¬i dù tr÷ hµng ho¸, chøa sè lîng c¸c s¶n phÈm

C¸c thuéc tÝnh cña kiÓu thùc thÓ nµy gåm cã :

+ M· Nh©n viªn qu¶n lý kho CHAR(3) NOT NULL

6 KiÓu thùc thÓ: Ng©n hµng

B¶ng nµy lu tr÷ th«ng tin cña c¸c Ng©n hµng Mçi mét Ng©n hµng sÏ cã kiÓu thùc thÓ lµ KiÓu Ng©n Hµng cã cÊu tróc nh sau:

+ M· TØnh Thµnh CHAR(3) NOT NULL

7 KiÓu thùc thÓ: B¸o Gi¸

KiÓu nµy cho phÐp lu tr÷ c¸c th«ng tin vÒ B¸o gi¸

C¸c thuéc tÝnh gåm cã:

+ Thêi gian b¶o hµnh CHAR(60)

+ §iÒu kiÖn giao hµng CHAR(60)

+ H×nh thùc thanh to¸n CHAR(60)

* Thuéc tÝnh kho¸: M· B¸o Gi¸

* M· Kh¸ch Hµng, M· Nh©n Viªn lµ c¸c thuéc tÝnh kÕt nèi sang c¸c kiÓu thùc thÓ: Kh¸ch Hµng, Nh©n Viªn

* C¸c thuéc tÝnh:

+ Ngày Báo Giá : Ngày bắt đầu báo giá

+ Hiệu lực đến Ngày : Ngày hết hiệu lực

+ Số Lần Báo Giá

+ Thời gian bảo hành

+ Điều kiện giao hàng

Cấu trúc của kiểu thực thể này gồm có các thuộc tính: