Giới thiệu chương trình access

Giới thiệu chương trình access

Lời Nói Đầu

Ngày nay không ai không thừa nhận vai trò to lớn của thông tin trong đời sống,trong kinh doanh cũng nh mọi mặt, mọi lĩnh vực của xã hội Việc nắm bắt thông tinnhanh, nhiều, chính xác trở nên vô cùng quan trọng Cùng với sự phát triển của xãhội, thông tin ngày càng phong phú với nhiều yếu tố hợp thành, nhiều mối quan hệ

Để có thể khai thác đợc nguồn tài nguyên quí giá ấy đòi hỏi phải có những phơngpháp và công cụ mới Tin học đã cung cấp cho ta những phơng pháp và những công

cụ đó

Chơng trình là một ứng dụng đặt ra trên yêu cầu thực tế của Công ty Hỗ trợ Pháttriển Tin học 23 - Quang Trung - Hà Nội Nhằm giảm bớt các khâu trung gian ,cáccông việc làm bằng tay rất tốn thời gian, tạo điều kiện lu trữ, nắm bắt đợc càngnhiều thông tin càng tốt, phục vụ cho quá trình phân công công việc đợc nhanhchóng, chính xác, hỗ trợ cho kinh doanh của công ty

Chơng trình đợc xây dựng trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access, bằngcách kết hợp giữa việc sử dụng các công cụ của Access với lập trình Access Basicnhằm đáp ứng các đòi hỏi đặt ra của bài toán

Mặc dù có nhiều cố gắng nhng do thời gian và trình độ kinh nghiệm có hạn, đồngthời việc tiếp cận với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access cha đợc bao lâu nên chắcrằng chơng trình còn có nhiều sai sót, khiếm khuyết Rất mong nhận đợc sự góp ýcủa các thầy cô, các bạn bè đồng nghiệp để có thể hoàn thiện chơng trình đợc tốthơn

Tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy giáo hớng dẫn: PTS Tôn Quốc Bình.Các thầy cô trong khoa Toán - Cơ - Tin học Trờng ĐHKHTN - Đại Học Quốc Gia

Hà Nội cùng các anh, chị trong công ty HiPT đã tận tình giúp đỡ tác giả hoànthành luận văn này đúng hạn

Hà nội, ngày 20 tháng 05 năm 1999

Nghiêm Trung Hiếu

2 Giíi thiÖu c«ng cô cña Access 48

Ch¬ng IV: Giíi ThiÖu ch¬ng tr×nh

I Tæ chøc d÷ liÖu cña ch¬ng tr×nh trªn Access 71

I Bài toán và các yêu cầu

Bài toán đặt ra là hỗ trợ công việc kinh doanh tại một cửa hàng kinh doanh sảnphẩm Tại cửa hàng một qui trình kinh doanh diễn ra nh sau:

+ Cửa hàng nhận các Báo giá sản phẩm của Nhà cung cấp sản phẩm Nội dungcủa các báo giá này ghi rõ giá bán của từng loại sản phẩm Sau khi nhận các báo giácủa Nhà cung cấp sản phẩm, cửa hàng sẽ tiến hành làm các báo giá sản phẩm chonhững khách hàng có nhu cầu đặt mua sản phẩm

+ Sau khi gửi các báo giá cho các khách hàng, cửa hàng sẽ tiếp nhận các đơn

đặt hàng của Khách hàng gửi tới Căn cứ vào các đơn đặt hàng của khách hàng, cửahàng sẽ tiến hành làm các đơn đặt hàng gửi tới Nhà cung cấp sản phẩm, yêu cầucung cấp loại Sản phẩm và số lợng cụ thể cho từng loại sản phẩm đó

+ Nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu cung cấp Sản phẩm của cửa hàng bằng việcchuyển giao hàng cho cửa hàng theo đơn đặt hàng và làm hóa đơn thanh toán Sảnphẩm mà Nhà cung cấp chuyển đến sẽ đợc Cửa hàng xác nhận, kiểm tra theo một

đơn đặt hàng mà cửa hàng đã gửi tới Nhà cung cấp Sản phẩm mua về từ Nhà cungcấp có thể đợc cửa hàng chuyển vào Kho hàng dự trữ

Sau khi nhận hàng từ Nhà cung cấp sản phẩm Cửa hàng sẽ tiến hành chuyển giaoSản Phẩm cho từng Khách hàng đã gửi đơn đặt hàng và làm hóa đơn thanh toán.+ Các Nhân viên của cửa hàng sẽ thực hiện công việc chuyển giao Sản phẩm choKhách hàng Khách hàng sẽ xác nhận các Sản phẩm đợc chuyển tới theo một bản saocủa đơn đặt hàng đã gửi tới Cửa hàng Sau khi đã xác nhận hàng hóa đã nhận đợc,Khách hàng sẽ tiến hành công việc chuyển tiền mua hàng cho Cửa hàng

Trong một qúa trình kinh doanh sản phẩm Cửa hàng phải quản lý các đối tợng sau :

+ Sản Phẩm + Nhà Cung Cấp Sản Phẩm+ Khách Hàng

+ Nhân Viên+ Kho hàng+ Các Loại Chứng Từ

1 Yêu cầu đối với đối tợng Sản Phẩm

Quản lý đối tợng Sản phẩm đợc thực hiện sao cho luôn có thể đa ra đợc các thôngtin sau:

- Các thông tin mô tả chi tiết về một Sản phẩm cụ thể nh:

+ Tên gọi+ Cấu hình+ Tên hãng sản xuất ra Sản Phẩm + Đơn vị tính

+ Đơn vị giá

- Sản phẩm đợc lu trữ ở đâu, kho nào

- Thông tin về số lợng của một Sản Phẩm, Giá mua vào, Giá bán ra

Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đa vào các thông tin mới, hoặc bổ sung vàotrong Danh Sách Sản Phẩm tên và các thông tin về một Sản Phẩm mới

2 Yêu cầu đối với đối tợng Khách Hàng

Phải đa ra đợc các thông tin cần thiết về một Khách Hàng khi có yêu cầu Cácthông tin chi tiết về Khách Hàng gồm có:

+ Tên gọi của Khách Hàng+ Địa chỉ liên hệ

+ Số điện thoại+ Số Fax

3 Yêu cầu đối với đối tợng Nhà Cung Cấp Sản Phẩm

Thực hiện, tổ chức lu trữ các thông tin chi tiết về từng Nhà Cung Cấp Sản Phẩm.Khi có yêu cầu xem thông tin của một Nhà Cung Cấp Sản Phẩm nào đó, phải đa ra

đợc các thông tin chi tiết của Nhà Cung Cấp đó Các thông tin phải đa ra cụ thể là:

+ Tên gọi của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm+ Địa chỉ liên hệ

+ Số điện thoại+ Số Fax

+ Một số các thông tin khác

- Lĩnh vực hoạt động của Nhà cung cấp sản phẩm

- Tên Ngân hàng mà Nhà Cung Cấp Sản Phẩm mở tài khoản

- Số tài khoản của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm

- Các ghi chú cần thiết khác

Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đa vào các thông tin mới, hoặc bổ sung vàotrong Danh Sách Nhà Cung Cấp Sản Phẩm tên và các thông tin về một Nhà CungCấp Sản Phẩm mới

4 Yêu cầu đối với đối tợng Nhân Viên

Nhân Viên là những ngời làm trong cửa hàng, là đối tợng tham gia vào tất cả cáchoạt động, công việc trong cửa hàng

+ Các thông tin ghi chú đặc biệt về bản thân của Nhân Viên

- Quá trình công tác

- Gia đình

- Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đa vào các thông tin mới về một NhânViên nào đó, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách Nhân Viên tên và các thông tin vềmột Nhân Viên mới

5) Các yêu cầu với đối tợng Kho hàng

Kho hàng là nơi lu trữ hàng hóa sản phẩm dự trữ của ca hàng

Các thông tin về Kho Hàng bao gồm:

+ Tên gọi của Kho Hàng+ Địa chỉ của Kho Hàng+ Ngời quản lý Kho Hàng+ Các thông tin phụ khác mô tả Kho Hàng

6) Các yêu cầu đối với đối tợng Các loại chứng từ

Các chứng từ phát sinh gồm có :

+ Các Báo Giá Sản Phẩm+ Các Đơn Đặt Hàng+ Các Hóa Đơn Thanh Toán+ Các Phiếu Xuất ,Nhập Kho+ Các Xác Nhận Nhận Hàng+ Các báo cáo tình hình kinh doanh của cửa hàng

Các yêu cầu chung:

- Đảm bảo hoàn thành công việc thiết lập các loại chứng từ khi có một yêucầu đòi hỏi nào đó

- Khi có yêu cầu cho thông tin về một loại chứng từ nào, phải đa ra đợc cácthông tin của loại chứng từ đó và nội dung cảu chứng từ

Các yêu cầu đối với mỗi loại chứng từ khác nhau

6.1 Các Báo Giá Sản Phẩm

Báo giá cũng có hai chiều :

- Chiều đến,đó là các báo giá của Nhà cung cấp gửi báo giá cho cửa hàng

- Chiều đi, đó là các báo giá của Cửa hàng gửi tới các Khách Hàng

Các thông tin cần đa ra cho mỗi Báo Giá gồm :

+ Báo giá cho ai, cho khách hàng nào ?+ Nhà cung cấp là ai

+ Ngày bắt đầu có hiệu lực của báo giá

+ Ngày hết hiệu lực của báo giá

+ Tên của Nhân viên làm báo giá

+ Các thông tin chi tiết của các Sản Phẩm đợc báo giá

- Tên gọi của sản phẩm

- Giá bán , thuế

- Số lợng+ Các thông tin phụ khác của bao giá

- Hình thức thanh toán

- Điều kiên giao hàng

- Thời gian bảo hành

Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đa vào các thông tin mới về một Báo Giá nào

đó, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách Báo Giá các thông tin về một Báo Giá mới

6.2 Các Đơn Đặt Hàng

Các Đơn Đặt Hàng bao gồm cả Đơn Đặt Hàng của Cửa Hàng gửi tới Nhà Cung Cấp

- Tên Sản phẩm

- Số lợng đặt hàng

- Giá bán

- Thuế VAT + Cớc phí thực hiện chuyên chở hàng hoá (Vận chuyển hàng)+ Giá trị của đơn hàng

+ Các ghi chú cần thiết về đơn đặt hàng

Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đa vào các thông tin mới về một Đơn ĐặtHàng nào đó, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách Các Đơn Đặt Hàng các thông tin

về một Đơn Đặt Hàng mới

6.3 Các Hóa Đơn Thanh Toán

Hóa Đơn Thanh Toán xác định Sản Phẩm đợc bán cho Khách Hàng

Các thông tin về một hóa đơn thanh toán cần có là:

+ Thông tin về Nhà cung cấp sản phẩm ( Tên gọi, Địa chỉ liên hệ )+ Thông tin về Khách hàng (Tên gọi, Địa chỉ liên hệ )

+ Thông tin về Nhân viên làm hóa đơn thanh toán

+ Thông tin chi tiết về từng Sản Phẩm đợc thanh toán

- Tên Sản phẩm

- Số lợng thanh toán

- Giá bán.

Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đa vào các thông tin mới về một Hóa đơnthanh toán nào đó, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách các Hóa đơn thanh toán cácthông tin về một Hóa đơn thanh toán mới

6.4 Các Xác Nhận Nhận Hàng

Các thông tin cần đa ra trên một Xác Nhận Nhận Hàng gồm có các thông tin sau:

+ Thông tin về đơn đặt hàng đã gửi+ Thông tin về Khách Hàng

+ Thông tin về Nhà Cung Cấp+ Thông tin chi tiết về từng loại Sản Phẩm đợc Khách Hàng xác nhận,bao gồm:

- Tên gọi của Sản Phẩm

- Giá bán

- Số lợng

Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đa vào các thông tin mới về một Xác NhậnNhận Hàng nào đó, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách các Xác Nhận Nhận Hàngcác các thông tin về một Xác Nhận Nhận Hàng mới

6.5 Các Hóa Đơn Xuất Kho

Thông tin cần đa ra trên một hóa đơn xuất kho là

+ Thông tin về kho hàng nơi thực hiện các hóa đơn xuất kho+ Ngày thực hiện xuất kho

+ Tên của ngời nhận hàng+ Xuất kho cho ai, khách hàng là ai ?+ Chi tiết các thông tin về San Phẩm Xuất kho

- Giá bán

- Số lợng

xuất kho mới.

6.6 Các Hóa Đơn Nhập Kho

Thông tin cần đa ra trên một hóa đơn nhập kho là

+ Thông tin về kho hàng nơi thực hiện các hóa đơn nhập kho+ Ngày thực hiện nhập kho

+ Tên của ngời nhận hàng+ Nhập kho cho ai, khách hàng là ai ?+ Chi tiết các thông tin về Sản Phẩm Nhập kho

- Giá bán

- Số lợng

Thực hiện các yêu cầu tìm kiếm một hóa đơn nhập kho, cập nhật thông tin trên cáchóa đơn nhập kho, hoặc đa vào trong danh sách các hóa đơn nhập kho một hóa đơnnhập kho mới

6.7 Các báo cáo về tình hình kinh doanh

Các báo cáo cần thực hiện gồm có

+ Báo cáo Xuất - Nhập - Tồn kho trong một khoảng thời gian nào đó

do ngời sử dụng yêu cầu

+ Báo cáo bán hàng: Thực hiện tổng kết tình hình bán hàng của cửahàng trong một khoảng thời gian

+ Bảng kê hóa đơn bán hàng+ Bảng kê hóa đơn mua hàng+ Bảng kê các chứng từ mua vào+ Bảng kê các chứng từ bán ra+ Báo cáo tổng kết hoạt động kinh doanh trong một khoảng thời gian

II Phân tích bài toán

Để đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi của bài toán, cần làm sáng tỏ, phân tích kỹ hơn để thấy

đợcc các đặc điểm tính chất của các đối tợng đã nêu ở phần trên

- Sản phẩm đợc lu trữ ở đâu Nằm trong kho nào

- Số lợng sản phẩm hiện có trong cửa hàng

- Giá mua vào của Sản Phẩm

- Giá bán ra của Sản phẩm thể hiện trên các báo giá gần nhất

Tại cửa hàng kinh doanh sản phẩm, sản phẩm đợc bán cho khách hàng lấy ra từ:

- Kho dự trữ hàng hoá của cửa hàng

- Lấy ra từ phòng trng bầy (Showroom)

Nguồn bổ xung sản phẩm cho cửa hàng đợc lấy từ:

- Thông qua Nhập Khẩu hàng hoá, các công ty đại lý nớc ngoài

- Lấy từ các công ty, xí nghiệp trong nớc

Thông tin kết xuất đa ra là thông tin chi tiết về từng loại sản phẩm, về mỗi một sảnphẩm cụ thể Các thông tin đó phục vụ cho:

- Đáp ứng yêu cầu thông tin về sản phẩm của khách hàng (khách hàng yêucầu cho biết thông tin chi tiết về một sản phẩm nào đó)

- Phục vụ cho quá trình lên đơn đặt hàng gửi tới Nhà Cung Cấp Sản Phẩm

là nơi để cho cửa hàng thực hiện chuyển giao sản phẩm, hàng hoá.

Cửa hàng cần phải lu trữ các thông tin về khách hàng, các thông tin này bao gồm:

+ Tên của khách hàng

+ Địa Chỉ liên hệ

+ Số điện thoại, số Fax

+ Đại diện của khách hàng

Kết xuất, đa ra các thông tin về khách hàng là đa ra các thông tin này các thông tin

về khách hàng qua thời gian có thể bị thay đổi, nh vậy ngoài việc đa ra các thông tinchi tiết về khách hàng, còn phải đáp ứng các yêu cầu sửa đổi thông tin về kháchhàng hoặc bổ sung thông tin về một khách hàng mới vào danh sách khách hàng củacửa hàng

3 Nhà Cung Cấp Sản Phẩm.

Nhà Cung Cấp Sản Phẩm là nơi cung cấp cho cửa hàng các sản phẩm bổ sung chocác sản phẩm đã bị chuyển giao ( bán ) cho khách hàng Cửa hàng cần phải lu trữcác thông tin về Nhà Cung Cấp Sản Phẩm Các thông tin này sẽ đợc lấy ra trong quátrình lên các đơn đặt hàng, các hoá đơn thanh toán và các Xác nhận đã nhận hàngkhi Nhà Cung Cấp chuyển giao hàng

Các thông tin mà cửa hàng cần lu trữ gồm có:

+ Tên của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm

+ Địa chỉ

+ Đại diện của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm

+ Lĩnh vực hoạt động của Nhà cung cấp sản phẩm

+ Số điện thoại, số Fax

+ Số tài khoản

+ Ngân hàng

+ Các ghi chú cần thiết khác về Nhà cung cấp Sản Phẩm

Yêu cầu đa ra các thông tin về Nhà Cung Cấp Sản Phẩm là quá trình đa ra các thôngtin trên

Quản lý thông tin về Nhà Cung Cấp Sản Phẩm không những phải đáp ứng các yêucầu đòi hỏi thông tin về Nhà Cung Cấp Sản Phẩm mà còn đáp ứng cả công việc bổsung, thay thế các thông tin về Nhà Cung Cấp Sản Phẩm

.Các thông tin về Nhân Viên cũng có thể bị thay đổi, hoặc thông tin về Nhân viênnào đó không còn cần thiết ( chẳng hạn nh đã thôi việc) thì Cửa hàng sẽ tiến hành

bổ sung thông tin về Nhân viên đó, hoặc loại bỏ, hoặc cũng có thể đa vào danh sáchNhân Viên của cửa hàng các thông tin về một Nhân Viên mới

Kết xuất thông tin về đối tợng này là việc đa ra các thông tin chi tiết về mỗi Nhânviên cụ thể khi có yêu cầu

5 Kho Hàng

Kho hàng là nơi lu trữ hàng hóa sản phẩm dự trữ của Cửa hàng

Các thông tin về Kho Hàng bao gồm:

+ Tên gọi của Kho Hàng

+ Địa chỉ của Kho Hàng

+ Ngời quản lý Kho Hàng

+ Các thông tin phụ khác mô tả Kho Hàng

Trong cửa hàng tồn tại hai loại báo giá:

- Báo giá của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm Lúc này cửa hàng có vai trò là Kháchhàng của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm, các Báo giá sản phẩm đợc gửi đến theo yêu cầu

của Cửa hàng, nội dung của các báo giá là thông tin về giá của những Sản phẩm cụthể nào đó ( các Sản phẩm mà Khách Hàng yêu cầu cho biết giá ).

- Báo giá của Cửa hàng cho Khách hàng

Khách hàng cũng có yêu cầu biết giá bán của các Sản phẩm mà mình sắp mua.Khách hàng sẽ yêu cầu Cửa hàng gửi đến các báo giá sản phẩm Cửa hàng sau khitiếp nhận các báo giá sản phẩm của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm sẽ tiến hành làm cácbáo giá sản phẩm gửi tới các khách hàng có yêu cầu:

* Đặc điểm yêu cầu của các loại báo giá

+ Các báo giá chỉ có hiệu lực trong một thời gian nhất định sau thời gian này

có báo giá sẽ đợc làm lại

+ Giữa các báo giá của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm gửi tới cửa hàng gửi tới cửahàng và các báo giá mà Cửa hàng gửi đến khách hàng là khác nhau ( khác nhau vềgiá của Sản Phẩm ) Do các Báo giá phải phụ thuộc vào các yêu cầu của Kháchhàng (sản phẩm nào cần báo giá)

+ Báo giá Sản Phẩm cũng cần có sự thống nhất, chính xác Các báo giá đợcgửi tới cùng một khách hàng trong thời gian các báo giá vẫn còn hiệu lực phải giốngnhau về nội dung thông tin của các Sản phẩm báo giá

* Các thông tin mà Báo giá cần chứa là:

+ Tên khách hàng nhận Báo Giá

+ Tên Nhà Cung Cấp Sản Phẩm ( nơi gửi Bao Giá )

+ Ngày báo giá

+ Ngày hết hiệu lực của báo giá

+ Hình thức thanh toán

+ Điều kiện giao hàng

+ Thời gian bảo hành sản phẩm sau khi mua

+ Tên nhân viên làm báo giá

+ Các sản phẩm cụ thể đợc báo giá Thông tin ở phần này gồm:

- Tên sản phẩm đợc báo giá

- Số lợng

- Giá bán

- Thuế sản phẩm

Các thao tác đối với đối tợng này:

- Làm mới một báo giá

- Sửa, bổ sung thông tin

- Xoá các báo giá

6.2 Các đơn đặt hàng

Có hai loại đơn đặt hàng:

- Đơn đặt hàng của Cửa hàng gửi tới Nhà Cung Cấp Sản Phẩm Chúng là các

đơn đặt mua hàng của Cửa hàng, nội dung của các đơn đặt mua hàng này là các sảnphẩm theo yêu cầu cần mua của Cửa hàng

- Đơn đặt hàng của Khách hàng gửi tới Cửa hàng Nội dung của đơn đặt hàng

là các sản phẩm mà khách hàng cần mua

Các đơn đặt hàng sẽ là các chứng từ có liên quan đến việc xác nhận hàng hoáchuyển giao Khách hàng sẽ xác nhận hàng hoá theo một bản sao của đơn đặt hàng

mà trớc đó đã đợc gửi tới Nhà Cung Cấp Sản Phẩm

Nội dung thông tin giữa đơn đặt hàng và xác nhận đã nhận hàng hoá có thể khácnhau Sự sai khác phát sinh trong khâu chuyên chở hàng hoá ( hàng hóa có thể bịhỏng, vỡ, mất )

+ Ghi chú đơn đặt hàng ( lu trữ các thông tin phụ về đơn đặt hàng )

Các thông tin này cũng là các thông tin cần đa ra khi có yêu cầu thông tin về một

đơn đặt hàng nào đó

6.3 Các hoá đơn thanh toán.

Trớc khi hàng hoá đợc tiến hành chuyên chở, chuyển giao cho khách hàng NhàCung Cấp Sản Phẩm sẽ phải làm các hoá đơn thanh toán Hoá đơn thanh toán xácnhận thực tế số lợng Sản phẩm sẽ đợc chuyên chở Sản phẩm đợc chuyển choKhách hàng theo một đơn Đặt hàng nào đó, hoặc có Hóa đơn thanh toán nội bộkhông theo một đơn hàng nào

Hóa đơn thanh toán trong cửa hàng tồn tại hai loại:

+ Hóa đơn thanh toán giữa Cửa hàng với Nhà cung cấp sản phẩm, nó xácnhận từng loại Sản Phẩm đợc mua về

+ Hóa đơn thanh toán giữa Cửa hàng với Nhà cung cấp sản phẩm, nó xácnhận từng loại Sản Phẩm đợc mua về

Các thông tin mà Hoá đơn thanh toán lu trữ là:

+ Ngày làm hóa đơn thanh toán

+ Chi tiết về các sản phẩm, nội dung gồm có

+ Chiết khấu

Thông tin cần kết xuất ra cũng chính là nội dung thông tin mà hoá đơn thanh toán

l-u trữ Do số lợng các hóa đơn thanh toán là rât nhiềl-u do vậy có thể đa vào một sốtiêu chí để giới hạn số lợng các hoá đơn thanh toán để có thể dễ dàng đa ra một hoá

Xác nhận giao hàng ( đã nhận hàng ) dựa trên cơ sở một bản sao của đơn đặt hàng

mà khách hàng đã gửi tới Nhà Cung Cấp Sản Phẩm Số lợng sản phẩm theo yêu cầutrong đơn đặt hàng và số lợng sản phẩm nhận đợc sau khi chuyển giao sản phẩm( trong chứng từ xác nhận nhận hàng ) có thể khác nhau

Cửa hàng phải quản lý 2 loại xác nhận:

+ Xác nhận của Cửa hàng với t cách là Khách hàng, xác nhận các sảnphẩmchuyển đến từ Nhà cung cấp sản phẩm

+ Xác nhận của Khách hàng đối với các sản phẩm do Nhân viên của Cửahàng chuyên chở đến (Cửa hàng đóng vai trò là Nhà cung cấp sản phẩm)

Nội dung của mỗi Xác nhận gồm có:

+ Tên khách hàng: Khách hàng nhận sản phẩm theo yêu cầu đặt hàng

- Thuế VAT cho mỗi loại sản phẩm+ Tổng số tiền phải trả cho ngời cung cấp

+ Chiết khấu

+ Các ghi chú cần thiết ( các ghi chú cần thiết về Xác nhận)

Nội dung của Xác nhận cũng là các thông tin của mỗi Xác Nhận cần đa ra khi cóyêu cầu xem một xác nhận đã nhận hàng

6.5 Các hóa đơn Xuất kho

Xuất kho khi có một yêu cầu cần có một lợng hàng hóa để chuyển giao cho Kháchhàng, nhng cũng có thể chỉ là lu chuyểu hàng hóa giữa các kho trong cửa hàng Bêncạnh các hóa đơn thanh toán còn có các hóa đơn Xuất kho, hóa đơn xuất kho làmgiảm lợng hàng hóa trong kho

Nội dung của các Hóa đơn xuất kho gồm:

+ Thông tin về kho hàng nơi thực hiện xuất kho, xuất tại kho hàng nào

+ Ngày thực hiện xuất kho

+ Tên của ngời nhận hàng

+ Xuất kho cho đối tợng nào, khách hàng là ai ?

+ Chi tiết các thông tin về San Phẩm Xuất kho

` - Tên gọi của Sản Phẩm

- Giá bán

- Số lợng

- Thuế VAT + Tổng giá trị hàng hóa xuất kho

Các thông tin của mỗi hóa đơn xuất kho cũng chính là các thông tin mà ngời sửdụng cần biết, yêu cầu

6.6 Các hóa đơn Nhập kho

Thông tin cần đa ra trên một hóa đơn nhập kho là:

+ Thông tin về kho hàng nơi thực hiện nhập kho, nhập sản phẩm vào khonào ?

- Báo cáo Tồn kho: Các sản phẩm còn lại trong kho, nội dung của báo cáonày gồm:

+ Tên sản phẩm+ Số lợng Tồn kho+ Doanh số Tồn

- Các báo cáo bán hàng: Báo cáo bán hàng tổng kết tình hình của cửa hàngtrong một khoảng thời gian nào đó Nội dung báo cáo gồm:

+ Tên sản phẩm+ Số lợng

+ Đơn vị tính+ Tiền vốn+ Doanh số+ Lãi gộp

+ Các tỷ số Lãi gộp/Doanh số (%)+ Lãi gộp / Vốn (%)

- Bản kê hoá đơn bán hàng ( hoá đơn thanh toán): Đây là một bảng ghi lại cáchoá đơn thanh toán trong một khoảng thời gian nào đó Nội dung gồm có:

+ Ngày đầu+ Ngày cuối+ Tên khách hàng+ Tên nhà cung cấp+ Tên sản phẩm+ Số lợng sản phẩm bán+ Giá mua

+ Giá bán+ Tiền vốn+ Doanh thu+ Tổng cộng của báo cáo bán hàng về doanh thu

- Bảng kê hoá đơn mua hàng

Bảng tổng kết của các Xác nhận mua hàng trong một khoảng thời gian nào đó Nộidung bảng tổng kết gồm:

+ Ngày đầu+ Ngày cuối+ Tên Khách hàng+ Tên Nhà Cung Cấp Sản Phẩm+ Số lợng sản phẩm mua vào+ Tên sản phẩm mua vào+ Giá mua của mỗi sản phẩm+ Tổng số tiền phải trả cho mỗi loại sản phẩm

+ Tổng số tiền cho cả bảng sản phẩm mua vào

- Bảng kê chứng từ mua vào Nội dung:

+ Tên Nhà Cung Cấp

+ Thuế VAT đầu vào+ Ghi chú về các chứng từ

- Bảng kê chứng từ bán ra

+ Mã chứng từ(Mã hoá đơn thanh toán)+ Tên khách hàng

+ Doanh số bán+ Thuế VAT+ Các ghi chú cần thiết+ Giá trị tổng cộng của Doanh số và Thuế VAT

- Kết quả hoạt động kinh doanh Cho kết quả kinh doanh của cửa hàng Tổngkết doanh thu kinh doanh của cửa hàng theo quý Nội dung gồm:

+ Tổng Vốn+ Tổng Doanh thu bán ra + Lãi trong quý

Do các thông tin về khách hàng có thể bị biến đổi, sai khác nên trong phần chứcnăng này ngời sử dụng cũng có thê thực hiện các thao tác:

- Bổ xung vào danh sách khách hàng đã có, một khách hàng mới cùng vớicác thông tin mô tả chi tiết về khách hàng đó

- Sửa thông tin, cập nhật thông tin về một khách hàng bất kỳ

- Xoá trong danh sách khách hàng, một khách hàng đã lựa chọn

- Có thể tổ chức tìm kiếm khách hàng theo những tiêu chuẩn đa vào nh:

+ Tên + Địa chỉ+ Những khách hàng có tài khoản ở ngân hàng nào?

b Nhà Cung Cấp

Chức năng này làm nhiệm vụ quản lý các thông tin về Nhà Cung Cấp Sản Phẩm.Cũng nh công việc quản lý đối tợng khách hàng ngời sử dụng có thể lấy thông tinchi tiết của bất kỳ một Nhà Cung Cấp Sản Phẩm nào trong danh sách các Nhà Cung

cho phép ngời sử dụng tiến hành các thao tác:

- Cập nhật các thông tin về một Nhà Cung Cấp bất kỳ đã đợc đa vào trongdanh sách các Nhà Cung Cấp Sản Phẩm cho cửa hàng

Hình 1 Sơ đồ chức năng của chơng trình

- Bổ sung vào danh sách các Nhà Cung Cấp Sản Phẩm một Nhà Cung Cấpmới cùng với các thông tin chi tiết về Nhà Cung Cấp đó

- Xoá tên một Nhà Cung Cấp Sản Phẩm trong danh sách các Nhà Cung CấpSản Phẩm

- Tổ chức lọc ra một danh sách các Nhà Cung Cấp Sản Phẩm theo một yêucầu định trớc Cụ thể nh theo các tiêu chí:

+ Địa chỉ+ Lĩnh vực kinh doanh

+ Có tài khoản ở trong một Ngân hàng nào đó?

c Nhân viên

Chức năng này quản lý đối tợng Nhân Viên trong cửa hàng Khi cần, ngời sử dụng

có thể tổ chức tìm kiếm và đa ra các thông tin chi tiết (nh đã phân tích các thông tincủa đối tợng này ở phần I) về một ngời nhân viên bất kỳ nào trong danh sách cácnhân viên

Ngoài thao tác đó, chức năng này còn cung cấp các thao tác:

- Bổ xung vào danh sách Nhân Viên của cửa hàng một tên Nhân Viên mớikèm theo các thông tin mô tả cần quản lý về nhân viên đó (Trong trờng hợp lấy vàothêm nhân viên mới)

- Cập nhật các thông tin về một nhân viên bất kỳ trong danh sách các nhânviên

- Xoá tên một nhân viên trong danh sách nhân viên (nhân viên này thôiviệc ), loại bỏ các thông tin về nhân viên đó

d Sản phẩm

Đối tợng Sản Phẩm đợc quản lý trong phần chức năng này

Các sản phẩm sẽ đợc đa ra theo từng nhóm do ngời sử dụng lựa chọn ở mỗi nhómsản phẩm là danh sách các Sản Phẩm thuộc nhóm đó Trong chức năng này ngời sửdụng có thể thực hiện các thao tác:

- Bổ xung vào danh sách sản phẩm, một sản phẩm mới cùng với các thông tinmô tả chi tiết, số lợng, giá, đơn vị tính, .

- Xoá tên một sản phẩm và các thông tin liên quan đến sản phẩm đó Trongphần bổ sung và cập nhật các thông tin về một sản phẩm thì thực hiện đồng thờiviệc cập nhật thông tin về Sản phẩm

e Ngân hàng

Đối tợng Ngân hàng đợc quản lý ở phần chức năng này Tại chức năng này ngời sửdụng sẽ lấy đợc các thông tin về một Ngân hàng bất kỳ nằm trong danh sách cácNgân hàng đã đợc đa vào trớc đó Ngoài ra chức năng quản lý đối tợng này còncung cấp cho ngời sử dụng các thao tác:

- Bổ sung vào danh sách các Ngân hàng một tên Ngân hàng mới cha có, cùngvới các thông tin về các Ngân hàng này

- Cập nhật thông tin về các Ngân hàng Các thông tin cụ thể nh địa chỉ, số

điện thoại, số Fax, các ghi chú phụ khác

- Xoá tên của một Ngân hàng nếu thấy việc lu trữ các thông tin về Ngân hàng

đó là không còn cần thiết

g Kho hàng

Chức năng này thực hiện công việc quan lý các thông tin về các Kho hàng

Ngời sử dụng có thể thực hiện các thao tác:

- Xem các thông tin về các kho hàng, cập nhật các thông tin đối với các Khohàng đã tồn tại

- Bổ sung vào danh sách tên các Kho hàng một tên kho hàng mới cùng cácthông tin về kho hàng mới đó

- Xóa các tên kho hàng đã không còn tồn tại

2.2 Danh mục

Các danh mục đợc đa vào để quản lý các đối tợng đợc thực hiện dễ dàng hơn

Danh mục gồm có:

- Bảng danh mục tên của các công việc

- Bảng danh mục tên của các tỉnh thành

- Bảng danh mục tên của lĩnh vực hoạt động kinh doanh

- Bảng danh mục tên của các bộ phận, phòng ban, đơn vị quản lý

- Bảng danh mục nhóm các sản phẩm(tên nhóm sản phẩm)

Công việc quản lý các danh mục đợc thực hiện ở phần này, nó cho phép làm cácthao tác sau:

- Xem một danh mục trong bảng danh mục, có thể sửa chữa

- Xoá một danh mục trong một bảng các danh mục nào đó

- Bổ sung vào trong một bảng danh mục đã có một danh mục mới

2.3 Giao dịch

Đây chính là phần cho phép thực hiện chức năng, quá trình nhập, xuất, trao đổihàng hoá giữa Cửa hàng với Nhà cung cấp sản phẩm và giữa Cửa hàng với cácKhách hàng

Trong cửa hàng sự giao dịch theo 2 chiều:

- Chiều đến ( giao dịch đến ): là các giao dịch đợc thực hiện giữa Nhà CungCấp Sản Phẩm với cửa hàng

- Chiều đi ( giao dịch đi ): Các giao dịch đợc thực hiện giữa cửa hàng và cáckhách hàng

ở mỗi chiều giao dịch đều có các chức năng sau:

ở mỗi chiều của giao dịch, chức năng báo giá cung cấp các thao tác sau:

- Nhập mới và lu trữ thông tin về một báo giá do Nhà cung cấp sản phẩm gửitới hoặc tiến hành lập ra các báo giá mới gửi cho các khách hàng có yêu cầu Đểthoả mãn yêu cầu, đặc điểm của báo giá, thì trớc hết khi tiến hành làm thao tác này,báo giá gần nhất trớc đó của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm hoặc báo giá cho khách hàng

sẽ đợc đa ra, nhằm loại bỏ trờng hợp: báo sai, báo thừa

- Cập nhật sửa chữa thông tin của Báo giá ở cả 2 chiều

- Tìm kiếm một Báo giá nào đó theo yêu cầu đợc đa vào nh sau:

+ Ngày báo giá

- Đơn đặt hàng của Cửa hàng gửi tới Nhà cung cấp sản phẩm

- Đơn đặt hàng gửi tới Cửa hàng của Khách hàng

Chức năng Đặt hàng cho phép thực hiện các thao tác sau (trên cả 2 chiều đơn đặthàng)

+ Cập nhật, sửa chữa thông tin, nội dung của một Đơn đặt hàng bất kỳnào đó trong một danh sách các Đơn đặt hàng

+ Thực hiện tìm kiếm, xem nội dung của một đơn đặt hàng nào đótrong các đơn đặt hàng

+ Thêm mới một Đơn đặt hàng

+ Xoá các đơn đặt hàng nếu thấy không còn cần thiết

c Các hoá đơn thanh toán.

Hoá đơn thanh toán đợc làm ở chức năng này Hoá đơn thanh toán xác nhận lợnghàng hoá đợc nhập về hay xuất đi

- ở chiều đến hoá đơn thanh toán của cửa hàng chỉ là một bản sao của nhàcung cấp gửi đến Nó cha xác nhận đợc thực tế số lợng hàng chuyển về Số lợngthực tế là số lợng đợc ghi trên các xác nhận nhận hàng của cửa hàng

- ở chiều đi (giao dịch đi): Hoá đơn thanh toán do ngời bán(nhân viên) củacửa hàng thiết lập Hoá đơn thanh toán ở chiều đi xác nhận số lợng hàng hoá đợcchuyên chở đến theo đơn đặt hàng của khách hàng Khi hoá đơn thanh toán đợc lập

ra thì số lợng của các sản phẩm trên khoản mục kho sẽ giảm đúng bằng số lợng ghitrong hoá đơn thanh toán

Chức năng này cho phép ngời sử dụng thực hiện các công việc:

- Làm một hoá đơn thanh toán mới(hoặc đa vào một hoá đơn thanh toán mới

do ngời bán gửi tới.)

- Cập nhật các thông tin trên các hoá đơn trong danh sách các hoá đơn thanhtoán đã có

- Xoá các hoá đơn thanh toán.

Chức năng này cho phép ngời sử dụng thực hiện các thao tác:

+ Theo số tiền xác nhận

- Xoá các xác nhận hàng đã không còn có ích

e Xuất kho

Các thao tác có thể thực hiên trên chức năng này:

+ Thiết lập các hóa đơn xuất kho (tạo mới một hóa đơn xuất kho)

+ Tìm kiếm và thực hiện sửa chữa các thông tin trên các hóa đơn xuất kho đãtồn tại

+ Xóa các hóa đơn không còn cần thiết đến nữa

g Nhập kho

Các thao tác có thể thực hiên trên chức năng này:

+ Thiết lập các hóa đơn nhập kho (tạo mới một hóa đơn nhập kho)

+ Tìm kiếm và thực hiện sửa chữa các thông tin trên các hóa đơn nhập kho đãtồn tại

+ Xóa các hóa đơn không còn cần thiết đến nữa

+ Các hóa đơn xuất kho

Ngời sử dụng sẽ đa vào khoảng thời gian cần thống kê và đầu ra sẽ là báo cáo, ngời

sử dụng có thể xem trớc khi in

Báo cáo đợc làm có thể nhiều lần nhng không cần đợc lu trữ nội dung của các báocáo, bảng thống kê

Để tổng quát cho mô hình các kiểu dữ liệu của mỗi thuộc tính trong bảng logic sẽ

đợc hình thành dới dạng các kiểu dữ liệu chuẩn của SQL

1 Kiểu thực thể: Khách hàng

Để đáp ứng yêu cầu việc lu trữ thông tin về khách hàng Các bảng khách hàng sẽ cócấu trúc nh sau:

+ Số Fax CHAR(13)

+ Mã Lĩnh Vực Hoạt Động CHAR(3) NOT NULL

* Thuộc tính khoá là thuộc tính Mã khách hàng

* Thuộc tính kết nối :

+ Mã Tỉnh Thành đợc kết nối sang bảng danh mục các Tỉnh Thành

+ Mã Lĩnh Vực Hoạt Động đợc kết nối sang bảng danh mục các Lĩnh vựcHoạt Động Mã Ngân hàng đợc kết nối sang bảng Ngân hàng

* Các thuộc tính còn lại là thuộc tính mô tả của kiểu thực thể này

Hình 2 Sơ đồ dòng dữ liệu

H×nh 3

M« h×nh thùc thÓ cña bµi to¸n

H×nh 4: M« h×nh quan hÖ gi÷a c¸c thùc thÓ

2 KiÓu thùc thÓ Nhµ Cung CÊp S¶n PhÈm

C¸c thuéc tÝnh cña kiÓu thùc thÓ nµy gåm cã:

+ M· LÜnh Vùc Ho¹t §éng CHAR(3) NOT NULL

+ Nguyên Quán CHHAR(60)

+ Mã Tỉnh Thành Nguyên quán CHAR(3) NOT NULL

+ Mã Phòng Ban đợc kết nối sang bảng danh mục tên các phòng ban Nó xác

định xem Nhân viên thuộc đơn vị nào quản lý

+ Nguyên quán Địa chỉ thờng trú của Nhân Viên

+ Ghi Chú Các ghi chú cần thiết về bản thân Nhân Viên

4 Kiểu thực thể: Sản Phẩm

Mỗi thực thể thuộc kiểu này sẽ chứa các thông tin mô tả về một sản phẩm Cấu trúccủa kiểu thực thể này gồm có các thuộc tính:

+ Mã Nhóm Sản Phẩm CHAR(3) NOT NULL

+ §¬n VÞ Gi¸ CHAR(3) NOT NULL

+ H·ng S¶n XuÊt CHAR(40)

* Thuéc tÝnh kho¸: lµ tæ hîp cña 2 thuéc tÝnh (M· Nhãm S¶n PhÈm, M· S¶n PhÈm)

* Thuéc tÝnh M· Nhãm S¶n PhÈm còng lµ thuéc tÝnh kÕt nèi sang b¶ng danh môctªn c¸c nhãm s¶n phÈm (hay nhãm c¸c mÆt hµng)

Kho lµ n¬i dù tr÷ hµng ho¸, chøa sè lîng c¸c s¶n phÈm

C¸c thuéc tÝnh cña kiÓu thùc thÓ nµy gåm cã :

+ Tªn Kho Hµng CHAR(40) NOT NULL

+ M· Nh©n viªn qu¶n lý kho CHAR(3) NOT NULL

6 KiÓu thùc thÓ: Ng©n hµng

B¶ng nµy lu tr÷ th«ng tin cña c¸c Ng©n hµng Mçi mét Ng©n hµng sÏ cã kiÓu thùcthÓ lµ KiÓu Ng©n Hµng cã cÊu tróc nh sau:

+ §iÖn Tho¹i CHAR(13)

7 KiÓu thùc thÓ: B¸o Gi¸

KiÓu nµy cho phÐp lu tr÷ c¸c th«ng tin vÒ B¸o gi¸

C¸c thuéc tÝnh gåm cã:

+ M· Nh©n Viªn CHAR(3) NOT NULL

+ Thêi gian b¶o hµnh CHAR(60)

+ §iÒu kiÖn giao hµng CHAR(60)

+ H×nh thùc thanh to¸n CHAR(60)

* Thuéc tÝnh kho¸: M· B¸o Gi¸

* M· Kh¸ch Hµng, M· Nh©n Viªn lµ c¸c thuéc tÝnh kÕt nèi sang c¸c kiÓu thùc thÓ:Kh¸ch Hµng, Nh©n Viªn

* C¸c thuéc tÝnh:

+ Ngày Báo Giá : Ngày bắt đầu báo giá

+ Hiệu lực đến Ngày : Ngày hết hiệu lực

+ Số Lần Báo Giá

+ Thời gian bảo hành

+ Điều kiện giao hàng

Cấu trúc của kiểu thực thể này gồm có các thuộc tính:

+ Mã Tỉnh Thành Chuyển hàng CHAR(3) NOT NULL

- Mã Nhà Cung Cấp kết nối sang bảng Nhà Cung Cấp

- Mã Nhân Viên kết nối sang bảng Nhân Viên

- Mã Khách Hàng kết nối sang bảng khách hàng

- Mã Tỉnh Thành Chuyển Hàng đợc kết nối sang bảng danh mục tên các tỉnhthành để lấy tên Tỉnh thành

* Thuộc tính mô tả:

+ Ngày đặt hàng : Ngày gửi đơn đặt hàng

+ Ngày giao hàng : Ngày yêu cầu chuyển giaohàng

+ Địa Chỉ Chuyển hàng đến

+ Cớc chuyên chở : Cớc phí vận chuyển hàng

+ Tổng Giá trị đặt hàng

Tổng Giá trị đặt hàng = Tổng Giá Trị Sản Phẩm + Cớc chuyên chở

10 Kiểu thực thể: Chi tiết Đặt Hàng.

Cấu trúc của kiểu thực thể này gồm có các thuộc tính:

* Thuộc tính khoá: là tổ hợp của hai thuộc tính Mã Đơn Đặt Hàng, Mã Sản Phẩm

* Các thuộc tính mô tả:

- Giá Sản Phẩm /*giá bán của Sản phẩm đặt hàng */