Lưu trữ nam kỳ thời thuộc pháp (1858 1945)

Mục đích nghiên cứu Mục đích nghiên cứu của đề tài là trên cơ sở tìm hiểu lưu trữ Nam Kỳ thời thuộc Pháp giai đoạn 1858 – 1945, cụ thể là tìm hiểu quá trình hình thành, tổ chức, nhân sự

BỐI CẢNH CHUNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ LƯU TRỮ Ở NAM KỲ TRƯỚC THỜI

THUỘC PHÁP 8

1.1 Bối cảnh chung về Nam Kỳ 8

1.1.1 Bối cảnh lịch sử Việt Nam trước khi bị Pháp xâm lược 8

1.1.2 Thực dân Pháp xâm lược và thiết lập nền cai trị ở Nam Kỳ 10

1.1.3 Tổ chức bộ máy hành chính mới ở Nam Kỳ 12

1.2 Khái quát về lưu trữ ở Nam Kỳ trước thời thuộc Pháp 16

1.2.1 Khái niệm cơ bản về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ 17

1.2.2 Lưu trữ ở Nam Kỳ trước thời thuộc Pháp 19

Tiểu kết chương 1 23

CHƯƠNG 2 25

QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở NAM KỲ THỜI THUỘC PHÁP 25

2.1 Xây dựng, ban hành văn bản quản lý về lưu trữ 25

2.2 Xây dựng tổ chức và nhân sự lưu trữ Nam Kỳ 33

2.2.1 Tổ chức lưu trữ 33

2.2.2 Nhân sự lưu trữ 38

2.3 Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 45

2.3.1 Thu thập và bảo quản tài liệu lưu trữ 46

2.3.2 Phân loại tài liệu 50

2.3.3 Tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ 63

2.3.4 Thực hiện chế độ thanh tra, báo cáo 67

Tiểu kết chương 2 69

Chương 3 71

ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ LƯU TRỮ NAM KỲ THỜI THUỘC PHÁP 71

3.1 Những thành quả và hạn chế của lưu trữ Nam Kỳ thời thuộc Pháp 71

3.1.1 Thành quả 71

3.1.2 Hạn chế 77

3.2 Một số bài học kinh nghiệm 79

PHỤ LỤC 93

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự hướng dẫn khoa học của Tiến sĩ Nghiêm Kỳ Hồng Các nội dung nghiên cứu trong

đề tài này là trung thực và chưa từng công bố, được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo

Học viên cao học

Hà Minh Minh Đức

Tôi xin gửi lời cảm ơn đến quý Thầy Cô Bộ môn Lưu trữ học - Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh đã tận tình truyền đạt kiến thức cho học viên trong quá trình học tập tại trường Vốn kiến thức quý báu này không chỉ là nền tảng để tôi thực hiện luận văn

mà còn là nền tảng cho quá trình nghiên cứu và học tập sau này

Đặc biệt, học viên xin gửi lời cảm ơn chân thành và tri ân sâu sắc đến Tiến sĩ Nghiêm Kỳ Hồng là giảng viên hướng dẫn trực tiếp đã nhiệt tình hướng dẫn, chỉ bảo và động viên, khích lệ rất nhiều để học viên có thể hoàn thành luận văn này

Xin chân thành cảm ơn gia đình, các anh chị, bạn bè đồng nghiệp đã tạo điều kiện và hỗ trợ, cung cấp tư liệu để giúp tôi hoàn thành đề tài

Do trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp của quý Thầy Cô để học viên hoàn thiện đề tài tốt hơn

DẪN LUẬN

1 Lý do nghiên cứu

Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa, là tài sản đặc biệt của quốc gia Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin phong phú có độ tin cậy cao; phản ánh một cách toàn diện, trung thực mọi mặt của đời sống xã hội, có ý nghĩa to lớn trong cuộc xây dựng

và bảo vệ đất nước Trong chiều dài lịch sử Việt Nam nói chung và lịch sử lưu trữ Việt Nam nói riêng, tài liệu lưu trữ đóng một vai trò quan trọng và là nguồn sử liệu tin cậy cho các nghiên cứu về lịch sử, địa lý, xã hội, kinh tế, chính trị, v.v… của đất nước và việc nghiên cứu về lưu trữ trong giai đoạn lịch sử này sẽ đóng góp kỹ hơn

và sâu rộng hơn các kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ của người làm công tác lưu trữ

Tháng 8 năm 1858, Pháp nổ phát súng đầu tiên vào Đà Nẵng, mở đầu cho cuộc chiến tranh xâm lược Việt Nam Ngày 6 tháng 6 năm 1884, hòa ước Patenôtre được ký kết tại kinh đô Huế gồm có 19 điều khoản, chia nước Việt Nam ra làm ba xứ: Bắc Kỳ, Trung Kỳ và Nam Kỳ dưới ba chế độ khác nhau Mỗi kỳ có một chế độ cai trị riêng như là ba nước riêng biệt Nam Kỳ là xứ thuộc địa Pháp, Bắc Kỳ và Trung Kỳ là xứ Pháp bảo hộ nhưng triều đình nhà Nguyễn trên danh nghĩa vẫn được quyền kiểm soát Sau khi hoàn tất công cuộc chiếm đóng, Pháp bắt đầu thiết lập hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước tại Việt Nam Đây cũng là một giai đoạn giao thoa giữa nền phong kiến của nhà Nguyễn và nền văn minh phương Tây Sự xuất hiện của chủ nghĩa tư bản cũng đã ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển kinh tế, văn hóa – xã hội tại Nam Kỳ, đặc biệt khi Nam Kỳ là một trong những khu vực giao lưu, tiếp xúc với thương mại, văn hóa phương Tây nhiều nhất Để có thể điều hành thống nhất và tập trung, chính quyền thực dân Pháp đã ban hành nhiều văn bản quy định về nhiều mặt hoạt động của Pháp tại Đông Dương nói chung và Việt Nam nói riêng Từ đây, tài liệu hành chính của bộ máy chính quyền sản sinh ra ngày càng nhiều Để có thể tiến hành lưu trữ những tài liệu được sản sinh trong quá trình hoạt động của bộ máy chính quyền thực dân, chính phủ Pháp đã ban hành nhiều văn bản

quy định về công tác lưu trữ Tuy nhiên, do Pháp vẫn còn bận tâm đến việc bình định những cuộc khởi nghĩa của nhân dân Việt Nam và công cuộc khai thác thuộc địa nên hầu như công tác lưu trữ trong giai đoạn này vẫn chưa được quan tâm trọn vẹn Trải qua gần nửa thập kỷ đô hộ, Pháp đã để lại một hệ thống lưu trữ khá hoàn chỉnh, làm tiền đề cho hệ thống lưu trữ sau này tại Việt Nam Có thể nói, công tác lưu trữ trong giai đoạn này tại Đông Dương nói chung và Nam Kỳ nói riêng đã có nhiều thành quả quan trọng, giữ vị trí và vai trò to lớn trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước của chính quyền Pháp, có thể áp dụng xuyên suốt qua ba nước Đông Dương: Lào, Việt Nam, Campuchia

Tìm hiểu lịch sử lưu trữ Việt Nam nói chung và lịch sử lưu trữ Nam Kỳ nói riêng là một nhiệm vụ quan trọng và có tính cần thiết trong giai đoạn hiện nay, góp phần bổ sung vào tiến trình phát triển của lưu trữ Việt Nam Nghiên cứu về lưu trữ trong giai đoạn này có thể giúp mô tả được một bức tranh toàn cảnh về công tác lưu trữ, những vấn đề mang tính pháp lý quy định chung về công tác lưu trữ của chính quốc, để lại nhiều bài học về lý luận khoa học lưu trữ, chuyên môn, nghiệp vụ, đào tạo nhân sự cho công tác lưu trữ được sâu rộng

Vì những lý do nêu trên, học viên chọn đề tài: “Lưu trữ Nam Kỳ thời thuộc Pháp (1858 – 1945)” làm luận văn Thạc sĩ của mình

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

2.1 Mục đích nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu của đề tài là trên cơ sở tìm hiểu lưu trữ Nam Kỳ thời thuộc Pháp giai đoạn 1858 – 1945, cụ thể là tìm hiểu quá trình hình thành, tổ chức, nhân sự và các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của chính quyền thuộc địa Pháp tại Nam

Kỳ, luận văn đưa ra những đánh giá về vai trò của lưu trữ Nam Kỳ thời thuộc Pháp, một nền lưu trữ hiện đại đầu tiên trong lịch sử lưu trữ Việt Nam, đặc biệt không thể

bỏ qua giá trị của khối tài liệu lưu trữ Nam Kỳ, việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Nam Kỳ trong thời hiện đại và chỉ ra một số bài học kinh nghiệm đối với nền lưu trữ hiện nay của nước ta

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Tìm hiểu, mô tả lại bối cảnh lịch sử của Nam Kỳ nói riêng, Việt Nam nói chung trong giai đoạn thuộc Pháp và sự thiết lập nền hành chính của Pháp tại Nam

Kỳ để làm cơ sở cho sự hình thành hệ thống lưu trữ tại Nam Kỳ

- Nghiên cứu, tổng hợp hệ thống văn bản quản lý về lưu trữ do chính quyền thuộc địa Pháp ban hành tại Nam Kỳ cũng như từ Toàn quyền Đông Dương để làm

cơ sở pháp lý cho tổ chức lưu trữ và các mặt hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tại Nam

Kỳ

- Nghiên cứu tình hình hoạt động của lưu trữ Nam Kỳ thông qua các báo cáo định kỳ hoạt động và các văn bản trao đổi giữa Sở Lưu trữ và Thư viện Nam Kỳ với Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương nhằm đánh giá đúng thực trạng của lưu trữ Nam Kỳ trong giai đoạn thuộc Pháp

- Trên cơ sở đánh giá thực trạng, luận văn đưa ra một số đánh giá về lưu trữ Nam Kỳ thuộc Pháp, trong đó nêu bật giá trị của khối tài liệu Nam Kỳ và đưa ra một số bài học rút ra từ lưu trữ Nam Kỳ đối với nền lưu trữ của nước ta hiện nay

3 Lịch sử nghiên cứu của đề tài

Luận án tiến sĩ Les archives coloniales au Vietnam (1858-1954) Les fonds

conservés au Dépôt Central de Hanoi, Fonds de la Residence supérieure au Tonkin

(Tạm dịch: Lưu trữ thuộc địa ở Việt Nam (1858-1945) Các phông bảo quản ở kho Lưu trữ Trung ương tại Hà Nội, phông Phủ Thống sứ Bắc Kỳ) của Tiến sĩ Đào Thị Diến vào năm 2004 là một nghiên cứu mang tính tổng thể và khái quát nhất về lưu trữ của chính quyền Pháp tại Việt Nam

Kế đến là tác phẩm Lịch sử lưu trữ Việt Nam của tập thể các tác giả Nguyễn

Văn Thâm, Vương Đình Quyền, Đào Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng xuất bản năm

2012 của Nhà xuất bản Đại học Quốc gia TPHCM Tác phẩm đã mô tả lại quá trình hình thành và phát triển của lưu trữ Việt Nam qua các giai đoạn từ thời phong kiến đến hiện đại Trong đó, chương IV và V của tác phẩm do tiến sĩ Đào Thị Diến chủ

biên đã giới thiệu bao quát và có hệ thống quá trình hình thành và phát triển lưu trữ Việt Nam thời thuộc Pháp (1858-1945) dưới bình diện tổ chức, nhân sự và hoạt động Tuy nhiên, vì đây là một công trình nghiên cứu lịch sử nên nội dung tiếp cận không đi sâu vào các mặt chuyên môn, nghiệp vụ của ngành lưu trữ Nhìn chung, hai chương nói trên của tác phẩm đã cung cấp một bức tranh toàn cảnh về công tác lưu trữ thời thuộc Pháp, giúp định hình không gian và thời gian nghiên cứu cho luận văn

Trung tâm Lưu trữ quốc gia II là một trong những cơ quan đang thực hiện chức năng lưu trữ khối tài liệu giai đoạn Việt Nam thuộc Pháp, trong đó nổi bật nhất

là phông Phủ Thống đốc Nam Kỳ do sự đa dạng và phong phú về nội dung mà khối tài liệu này mang lại Khi nghiên cứu đề tài luận văn, ngoài các tư liệu lưu trữ khai thác tại trung tâm, không thể bỏ qua các ấn phẩm do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II

ban hành như: Trung tâm Lưu trữ quốc gia II - 35 năm trên đường phát triển

(1976-2011) trong Phần thứ nhất – Những cơ sở, tiền đề cho sự ra đời của Trung tâm Lưu

trữ quốc gia II, có tổng quan về quá trình hình thành, hoạt động lưu trữ của chính quyền thuộc địa Pháp 1858-1945 và những giá trị mà hoạt động lưu trữ để lại cho

đến nay; ấn phẩm Tài liệu phông Phủ Thống đốc Nam Kỳ (1858-1945) – giá trị một

nguồn di sản giới thiệu chi tiết về giá trị tài liệu của phông Phủ Thống đốc Nam Kỳ,

từ quá trình hình thành đến nội dung tài liệu, trong đó có khái quát quá trình tổ chức quản lý tài liệu của chính quyền thuộc địa Pháp ở Nam Kỳ và Đông Dương nói chung Cuối cùng, hội thảo khoa học kết hợp giữa trung tâm Lưu trữ Quốc gia II và trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQG-HCM) vào năm 2014 đã cho

ra đời ấn phẩm Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Tài liệu phông Phủ Thống đốc Nam Kỳ -

tiềm năng di sản tư liệu” Nội dung kỷ yếu đã giới thiệu một cách khái quát khối tài

liệu phông Phủ Thống đốc Nam Kỳ và giá trị to lớn về nhiều mặt mà khối tài liệu này mang lại Phông Phủ Thống đốc Nam Kỳ là một phông có số lượng lớn nhất (khoảng 2.400 mét trên tổng số 4.000 mét giá tài liệu) trong toàn bộ tài liệu lưu trữ của Nam Kỳ thuộc Pháp Khi nghiên cứu ấn phẩm này, tác giả luận văn cũng tìm

hiểu được vai trò và giá trị to lớn của nguồn tài liệu Nam Kỳ, đặc biệt thông qua

góc độ nghiên cứu của nhiều chuyên gia đầu ngành trong khoa học lịch sử, lưu trữ

Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam là cơ quan ngôn luận của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước, nghiên cứu về lịch sử, pháp chế, hoạt động chuyên môn nghiệp

vụ liên quan đến lưu trữ của Việt Nam Tạp chí có nhiều bài viết đề cập đến quá trình hình thành, tổ chức, hoạt động lưu trữ trong giai đoạn Nam Kỳ thuộc Pháp, cụ

thể có thể kể đến như các bài viết của tác giả Đào Thị Diến: “Những văn bản đầu

tiên về lưu trữ Việt Nam thời kỳ thuộc địa đã ra đời như thế nào?” (kỳ 1-1995); “Sự thành lập Kho lưu trữ Nam Kỳ - cơ quan lưu trữ có tính chất khu vực đầu tiên ở Đông Dương” (kỳ 2-1995); “Sở Lưu trữ và Thư viện Đông Dương quá trình hình thành và phát triển” (kỳ 3-2002) Trong các bài viết của tác giả Đào Thị Diến, quá

trình hình thành và phát triển của lưu trữ Nam Kỳ thuộc Pháp trước năm 1917 đã được mô tả một cách khái quát, khẳng định việc thành lập kho lưu trữ Nam Kỳ, cơ quan lưu trữ đầu tiên của Pháp ở Đông Dương, vào năm 1909 là một sự kiện quan trọng và là một bước phát triển đối với công tác lưu trữ tại Việt Nam

4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu: tổ chức lưu trữ tại trung ương, địa phương và những hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tại Nam Kỳ thời thuộc Pháp

Phạm vi nghiên cứu:

- Không gian: tại Nam Kỳ

- Thời gian: từ năm 1858 đến năm 1945

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Đề tài cung cấp cho các nhà nghiên cứu về Việt Nam nói chung và Nam Kỳ nói riêng một bức tranh khái quát về công tác lưu trữ tại Nam Kỳ trong giai đoạn 1858-1945, bắt đầu từ khi chính quyền thực dân Pháp thiết lập nền móng thiết thực đầu tiên đối với công tác lưu trữ tại Việt Nam

Đề tài cũng giúp cho các nhà nghiên cứu về lịch sử lưu trữ Việt Nam hiểu rõ thêm về vị trí, vai trò và tầm quan trọng của hệ thống lưu trữ mà Pháp đã thiết lập tại Nam Kỳ, có những khác biệt và tiến bộ trong tổ chức và quy định nghiệp vụ lưu trữ, có thể làm cơ sở để so sánh với lưu trữ của các giai đoạn khác trong lịch sử lưu trữ Việt Nam; đề tài cũng khẳng định vai trò của lưu trữ Nam Kỳ, giá trị của khối tài liệu lưu trữ thuộc Pháp trong nền lưu trữ của nước ta hiện nay

6 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn vận dụng phương pháp luận của quan điểm duy vật biện chứng và duy vật lịch sử vào việc nghiên cứu đề tài, bám sát sự hình thành và phát triển của lưu trữ tại Nam Kỳ trong bối cảnh lịch sử nước ta bị thực dân Pháp xâm lược, sự hình thành bộ máy hành chính tại Nam Kỳ cũng là yếu tố hình thành và tác động đến lưu trữ tại Nam Kỳ

Đề tài áp dụng một số phương pháp nghiên cứu cụ thể như:

- Phương pháp nghiên cứu liên ngành lưu trữ - lịch sử: Thông qua tìm hiểu

về quá trình hình thành và phát triển của công tác lưu trữ tại Nam Kỳ đặt trong chiều dài lịch sử Việt Nam cũng như lịch sử lưu trữ tại Đông Dương, tác giả sẽ rút

ra được những nhận xét về ảnh hưởng của bối cảnh lịch sử, tình hình chính trị tại Nam Kỳ, những thay đổi trong lý luận về luật pháp và về khoa học lưu trữ tại Pháp

đã có những tác động sâu sắc đến công tác lưu trữ tại Nam Kỳ trong giai đoạn này

- Phương pháp logic: được sử dụng để nghiên cứu, tìm ra bản chất, quy luật vận động và phát triển của các quy định về lưu trữ của chính quyền Pháp ban hành tại Nam Kỳ cũng như Đông Dương

- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Phương pháp này được sử dụng bằng cách thu thập và xử lý nội dung những văn bản của chính quyền Pháp tại Đông Dương quy định về công tác lưu trữ tại Đông Dương nói chung và Nam Kỳ nói riêng

- Phương pháp thống kê dùng để tổng hợp số liệu thu thập được thông qua các báo cáo về công tác lưu trữ nhằm đưa ra nhận định về tình hình, cũng như kết quả của hoạt động lưu trữ taị Nam Kỳ trong giai đoạn này

- Phương pháp tổng hợp và phân tích được sử dụng để thu thập, xử lý thông tin nhằm khái quát, phân tích thực trạng và từ đó đưa ra những nhận định về vai trò của lưu trữ Nam Kỳ và một số bài học kinh nghiệm từ lưu trữ Nam Kỳ đối với nền lưu trữ nước ta hiện nay

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận và phụ lục kèm theo, kết cấu của luận văn gồm có 3 chương:

- Chương 1: Bối cảnh chung và khái quát về lưu trữ Nam Kỳ thời thuộc Pháp

- Chương 2: Quá trình tổ chức công tác lưu trữ ở Nam Kỳ thời thuộc Pháp

- Chương 3: Đánh giá chung về lưu trữ Nam Kỳ thời thuộc Pháp

Chương 1 BỐI CẢNH CHUNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ LƯU TRỮ Ở NAM KỲ

TRƯỚC THỜI THUỘC PHÁP

Gần một thế kỷ cai trị vùng đất Nam Kỳ, người Pháp đã gây ra bao tội ác với nhân dân ta nhưng cũng để lại nhiều dấu ấn về thiết lập một nền hành chính hiện đại tại đây Trong quá trình hoạt động của bộ máy hành chính, tài liệu hành chính được sản sinh ra càng ngày càng nhiều, với nội dung đa dạng và thể loại phong phú Công tác lưu trữ ra đời như một lẽ tất yếu đáp ứng nhu cầu lưu giữ khối tài liệu đồ sộ ấy của chính quyền thực dân Trước khi đi sâu vào tìm hiểu các vấn đề về lưu trữ Nam

Kỳ thời thuộc Pháp, chương thứ nhất của luận văn sẽ giới thiệu một cách khái quát bối cảnh lịch sử cuộc xâm lược của thực dân Pháp để thiết lập nền hành chính cai trị của mình tại Nam Kỳ Qua đó đặt sự hình thành và phát triển của lưu trữ Nam Kỳ vào trong vòng xoay của bối cảnh lịch sử Nam Kỳ thời thuộc địa Phương pháp được sử dụng chủ yếu trong chương này sẽ là phương pháp lịch sử và lô gích

1.1 Bối cảnh chung về Nam Kỳ

Thế kỷ thứ XVII, Nam Kỳ trước đó vẫn còn là một vùng đất hoang sơ và được các chúa Nguyễn khai phá và mở rộng Năm 1832, vua Minh Mạng lên ngôi, đặt ra tên gọi cho vùng đất này là Nam Kỳ Sau khi Việt Nam giành được độc lập năm 1945, Nam Kỳ bắt đầu được gọi là Nam Bộ Tìm hiểu bối cảnh lịch sử của cuộc chiến tranh xâm lược của thực dân Pháp và sự thiết lập nền hành chính tại Nam Kỳ là những cơ sở đầu tiên để có thể nghiên cứu về lưu trữ Nam Kỳ trong giai đoạn cuối thể kỷ XIX, đầu thế kỷ XX

1.1.1 Bối cảnh lịch sử Việt Nam trước khi bị Pháp xâm lược

Sau khi ra khỏi thời kỳ hơn 1.000 năm Bắc thuộc, từ thế kỷ 10 trở đi nhà nước phong kiến độc lập tự chủ Đại Việt từng bước hình thành và xây dựng, củng

cố; đã phát triển trong mấy thế kỷ thời Lý-Trần và đạt đến thịnh trị thời Lê Sơ; từ

giữa thế kỷ XVI bước vào suy thoái và khủng hoảng

Đặc biệt trong thế kỷ XVII và XVIII, các thế lực phong kiến Đại Việt tranh giành quyền lực và chống đối nhau kịch liệt, gây nên tình trạng chiến tranh liên miên Cuộc chiến Nam – Bắc triều (1533 - 1592) và Trịnh - Nguyễn phân tranh (1600 - 1786) là lâu dài nhất đã khiến cho tình hình đất nước trở lên bi thảm, kinh tế kiệt quệ, nhân dân khổ cực, đất nước bị chia cắt làm hai miền Đàng Trong và Đàng Ngoài Ở Đàng Trong các chúa Nguyễn trong hai thế kỷ XVII-XVIII đã thực hiện chính sách cởi mở và chuyến khích đưa dân vào khai hoang vùng đất mới, góp phần

mở mang bờ cõi từ duyên hải miền Trung vào đến Hà Tiên và xác lập chủ quyền biển đảo phía Nam

Hai thế kỷ này cũng đánh dấu sự tiếp xúc của Việt Nam với thương mại và văn hóa phương Tây, tác động đến sự chuyển biến chung của cả Đàng Ngoài và Đàng Trong trên nhiều lĩnh vực kinh tế-xã hội-văn hóa Thăng Long, Phố Hiến nhanh chóng trở thành những trung tâm kinh tế-văn hóa mới ở Đàng Ngoài Với đặc thù tự nhiên thuận lợi, thông qua sự khai phá đất đai và phát triển kinh tế hàng hóa với phương Tây, phía Đàng Trong xuất hiện nhiều thương cảng lớn như Hội An, Hà Tiên, Biên Hòa, Bãi Xàu (Sóc Trăng) và nổi tiếng nhất là Sài Gòn

Người phương Tây xuất hiện ở cả Đàng Ngoài và Đàng Trong từ thế kỷ 16

với nhiều hoạt động buôn bán và truyền đạo, nhất là giao lưu trao đổi hàng hóa lâm thổ sản, thiết lập quan hệ thương mại (người Bồ Đào Nha tại thương cảng Hội An (Đà Nẵng) vào năm 1542, người Hà Lan vào năm 1636…) Không lâu sau đó, người Anh và Pháp cũng xuất hiện tại vừa cạnh tranh hoạt động thương mại, buôn bán với các nước phương Tây khác, vừa hoạt động truyền giáo, đặc biệt là người Pháp còn thực hiện nhiệm vụ gián điệp dòm ngó và chuẩn bị can thiệp vào nội tình đất nước

Cuối thế kỷ XVIII chiến tranh nông dân và khởi nghĩa Tây Sơn bùng nổ dẫn đến việc từng bước giải quyết nạn phân tranh Trịnh – Nguyễn, cùng lúc với chiến

thắng của Quang Trung - Nguyễn Huệ đánh đuổi 5 vạn quân Xiêm (năm 1785) và

29 vạn quân Thanh xâm lược (năm 1789) bảo vệ nền độc lập dân tộc Nhưng năm

1792, vua Quang Trung không may qua đời đột ngột Tận dụng cơ hội nhà Tây Sơn suy yếu, nội bộ lục đục, Nguyễn Ánh đã dựa vào sự giúp đỡ của thế lực tư bản Pháp

để dựng nên triều Nguyễn từ năm 1802 Nhà Nguyễn được thừa hưởng những thành quả của cả dân tộc và của nhà Tây Sơn, bắt đầu thiết lập một bộ máy trung ương tập quyền trên phạm vi toàn quốc và hoàn thành việc thống nhất đất nước trên nền tảng lãnh thổ từ Bắc vào Nam do các triều đại trước để lại và công cuộc khai phá đất Đàng Trong thời các chúa Nguyễn Nhưng lúc đó thực dân phương Tây dòm ngó, trong đó thực dân Pháp tìm mọi cách chuẩn bị cho dã tâm chiếm Việt Nam làm thị trường để bành trướng tư bản sang phương Đông

1.1.2 Thực dân Pháp xâm lƣợc và thiết lập nền cai trị ở Nam Kỳ

Ngày 01/09/1858, liên quân Pháp – Tây Ban Nha nổ súng tấn công đánh chiếm bán đảo Sơn Trà – Đà Nẵng mở đầu cho chiến tranh để xâm lược Việt Nam Nhưng quân viễn chinh Pháp chỉ có thể đánh chiếm được Việt Nam khi mở mặt trận Gia Định tháng 02/1859 Kết hợp tấn công về quân sự theo đường lối chiến tranh của phương Tây, quân Pháp khai thác tư tưởng chủ hòa của triều Nguyễn và sự lạc hậu của đường lối quân sự phong kiến cổ truyền để gặm nhấm dần từng phần đất Việt Nam Chúng đánh chiếm 3 tỉnh miền Đông Nam kỳ, rồi chiếm nốt 3 tỉnh miền Tây Nam kỳ, làm bàn đạp để tấn công ra Bắc kỳ Gần 30 năm sau (1858-1884) thực dân Pháp đánh chiếm toàn bộ Việt Nam và các nước Campuchia, Lào, bình định và thiết lập nền cai trị trên toàn bộ Đông Dương

Đánh chiếm đến đâu, thực dân Pháp thiết lập nền cai trị đến đó Sau Hiệp ước Nhâm Tuất 1862, Pháp cai quản 3 tỉnh Biên Hòa, Gia Định, Định Tường và đảo Côn Lôn Tháng 04/1867 chiếm nốt 3 tỉnh Vĩnh Long, An Giang và Hà Tiên, sau đó năm 1868 thực dân Pháp thiết lập ngay chính quyền Soái phủ trên toàn bộ miền lục tỉnh Nam Kỳ

Sau khi hoàn thành cuộc xâm lược Nam Kỳ, Pháp đã có chủ trương khai phá vùng đồng bằng Sông Cửu Long ngay từ khi xâm chiếm Nam Kỳ năm 1859 Để tận dụng và khai thác nền nông nghiệp thuộc địa phục vụ cho một chính quốc công nghiệp, chính quyền chính quốc và chính quyền thuộc địa đã đặt ra hàng loạt chính sách về nông nghiệp, thương nghiệp tại Nam Kỳ.Có thể nói, trong khoảng thời gian

từ khi Pháp đánh chiếm Gia Định, chiếm toàn bộ lục tỉnh Nam Kỳ cho đến khi mở rộng ra Bắc Kỳ, đây vẫn là thời kỳ bóc lột chứ chưa phải khai thác, nhằm mục đích duy trì cuộc viễn chinh xâm lược toàn bộ Việt Nam Đến đầu thế kỷ 20, Pháp mới bước đầu đầu tư nhằm kiếm lợi từ việc khai thác các nguồn lợi kinh tế Trải quả hai cuộc khai thác thuộc địa (1913 – 1918 và 1919 - 1939), nền kinh tế ở Nam Kỳ vẫn còn lạc hậu và phụ thuộc vào các chính sách kinh tế của chính quốc

Chính sách kinh tế và thể chế chính trị mà thực dân Pháp áp dụng ở Việt Nam dẫn đến những biến đổi xã hội sâu sắc: sự phân hóa giai cấp diễn ra rõ nét; sự

ra đời của những giai cấp mới từ một nền kinh tế mang yếu tố tư bản; sự mất công bằng về địa vị hành chính của người Việt Nam trong xã hội thuộc địa Chính sách

ưu đãi tầng lớp địa chủ bản xứ của chính quyền thực dân Pháp đã tạo nên một liên minh, cố kết giữa thực dân và địa chủ nhằm bảo vệ quyền lợi lẫn nhau đã tạo ra một lực cản rất lớn đối với sự phát triển xã hội Giai cấp tư sản Việt Nam ra đời, là lớp người làm đại lý hàng hóa, cung cấp nhân công và nguyên liệu cho tư bản Pháp Giai cấp tiểu tư sản thành thị phát triển Giai cấp nông dân lao động bị bần cùng hóa

do bị cướp đoạt ruộng đất, là nạn nhân của chính sách thuế khóa nặng nề Giai cấp công nhân phát triển khá nhanh cả về số lượng và chất lượng do chính sách tăng cường đầu tư, đẩy mạnh khai thác thuộc địa của thực dân Pháp (Nguyễn Khánh

Sự biến đổi cơ cấu xã hội và chính sách thuộc địa cũng dẫn đến sự bất công bằng về địa vị hành chính của người Việt Nam trong xã hội thuộc địa nửa phong kiến Người Việt Nam dù có học vấn cao, đáp ứng tiêu chuẩn của chính quyền thuộc địa đặt ra, cũng không được làm việc ở những vị trí xứng đáng Lương bổng của họ cũng luôn thấp hơn nhiều lần so với người Pháp làm cùng một vị trí

Nam Kỳ là vùng đất bị Pháp chiếm làm thuộc địa sớm nhất nước ta, do đó chịu ảnh hưởng của văn hóa Pháp cũng sớm hơn so với các nơi khác Sự ảnh hưởng của Thiên chúa giáo và sự ra đời của chữ quốc Ngữ đã có những tác động nhất định đến sự chuyển biến văn hóa tại Nam Kỳ nói chung và Việt Nam nói chung Một trong những tác động đầu tiên đó là sự ra đời của báo chí như sự ra đời của tờ

Bulletin Officiel de l’Expédition de la Cochinchine bằng tiếng Pháp là loại công báo

chuyên đăng các văn bản hành chính do Pháp ban hành tại Nam Kỳ Sau này, chữ Quốc ngữ ra đời đã kéo theo nhiều sự ra đời của nhiều tờ báo tiếng Việt đầu tiên,

như tờ Gia định báo năm 1865, Lục tỉnh tân văn năm 1907, v.v… Để khuyến khích

học chữ Pháp và chữ Quốc ngữ, chính quyền thực dân đã có những chính sách về

mở trường đào tạo tại Nam Kỳ Tuy nhiên, do tư tưởng bài trừ tiếng Pháp nên tình trạng phụ huynh không cho con em đi học trở nên phổ biến, làm cho giới cầm quyền Pháp phải vật lộn tìm giải pháp Ngoài việc phổ biến chữ Quốc ngữ, chính quyền Pháp cũng cưỡng bách trong việc học và dùng tiếng Pháp trong xã hội Ngày 26/09/1881, Thống đốc Nam Kỳ ban hành Nghị định bắt buộc dùng tiếng Pháp thay tiếng Việt trong các văn kiện chính quy tại một số hạt tham biện và một số tổng

1.1.3 Tổ chức bộ máy hành chính mới ở Nam Kỳ

(còn gọi là Thống soái) Trụ sở hành chính đóng tại Sài Gòn và nơi làm việc gọi là Soái phủ, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Bộ Hải quân và Thuộc địa Pháp Ngày 23/02/1868, Pháp khởi công xây dựng Soái phủ Nam Kỳ (tức Phủ Thống đốc) tại Sài Gòn, chi phí xây dựng là 4 triệu francs và khánh thành vào ngày 25/09/1869 sau một năm xây dựng

Chế độ võ quan này kéo dài 17 năm cho đến 07/07/1879, Tổng thống Pháp

cử Le Myre de Vilers sang nhận chức, mở đầu chế độ văn quan cai trị Nam Kỳ Tất

cả các viên chức đại diện cho chính phủ Pháp đóng ở Bắc Kỳ và Trung Kỳ đều trực thuộc Thống đốc Nam Kỳ Dưới Thống đốc là ba chức danh cao cấp: Tổng biện lý (Procureur général) chịu trách nhiệm về mặt pháp chế; Chánh Chủ trì (Ordonnateur) chịu trách nhiệm về vấn đề tài chính và Giám đốc Nha nội chính Ngoài ra còn có các tư quan phụ tá khác giúp việc cho bộ máy cai trị như Hội đồng Tư mật, Hội đồng Thuộc địa Nam kỳ, Hội đồng tiểu khu (sau đổi tên là Hội đồng hàng tỉnh)

Nha Nội chính (Direction de l’Intérieur) được thành lập theo Nghị định ngày 09/11/1864 của Thống đốc Nam kỳ Grandière Đây là một tổ chức chuyên nghiên cứu, theo dõi và giải quyết tất cả các công việc có liên quan đến thuộc địa Đứng đầu là một viên Giám đốc Paulin Vial, được cử làm Giám đốc đầu tiên của Nha Nội chính và nhậm chức ngày 01/12/1864

Chức Tổng biện lý (Procureur général) được thành lập theo Sắc lênh ngày 25/07/1864 của Tổng thống Pháp, phụ trách về mặt pháp chế, điều khiển, đôn đốc, theo dõi các quan tòa chuyên nghiệp của các Tòa án Tây chuyên xét xử người Pháp phạm tội

Hội đồng Tư mật (Conseil privé) được thành lập theo Nghị định ngày 21/04/1869 của Thống đốc Nam kỳ, đây là cơ quan có chức năng góp ý kiến về việc lập các Ngân sách và các khoản chi phí; góp ý kiến về vấn đề thuế khóa; quy định các khu vực hành chính v.v…

Ngày 08/02/1880, Tổng thống Pháp ban hành Sắc lệnh thành lập Hội đồng Thuộc địa Nam kỳ (Conseil colonial de la Cochinchine) còn gọi là Hội đồng quản

hạt, làm cơ quan đại diện cho dân chúng Nam Kỳ bên cạnh Thống đốc Thành phần Hội đồng gồm 16 thành viên, ban đầu tỉ lệ người Pháp và người Việt là 10 trên 6, được bầu thông qua hình thức bầu cử Hội đồng Quản hạt có quyền thảo luận và quyết nghị các vấn đề do Thống đốc đưa ra, nhưng cũng có thể đưa ra những nguyện vọng của người dân với chính quyền, nhưng tuyệt đối không được đề cập đến vấn đề chính trị

Ngày 03/11/1910, Tổng thống Pháp ra Sắc lệnh thành lập Ủy ban Thường trực Hội đồng Thuộc địa Nam Kỳ (Commision permanente du Conseil colonial de

la Cochinchine) Ủy ban này sẽ do Thống đốc triệu tập để bàn cụ thể các vấn đề đã được Hội đồng biểu quyết trong khóa họp trước, nếu không có bất đồng ý kiến giữa

Ủy ban và đại diện chính quyền thì vấn đề sẽ được đem ra thảo luận lại trong kỳ họp sau

1.1.3.2 Tổ chức bộ máy cấp tỉnh

Thời kỳ này, Nam Kỳ được chia thành bốn khu vực hành chính là Sài Gòn,

Mỹ Tho, Vĩnh Long và Bát Xát Mỗi khu vực hành chính được chia thành các tiểu khu hành chính gồm các tổng Từ 01/01/1900, các tiểu khu hành chính được đổi tên

thành tỉnh Đứng đầu tiểu khu hành chính là một viên quan người Pháp ngạch quan

cai trị Mỗi tiểu khu được chia thành một số đơn vị được gọi là Trung tâm hành chính, đứng đầu là các quan chức người Việt với chức danh là Đốc phủ sứ, Tri phủ hoặc Tri huyện Mỗi tiểu khu cũng được chia ra thành các tổng gồm nhiều xã Xã trưởng và phó lý là quan chức cấp xã làm trung gian giữa cấp xã và chính quyền cấp trên (Nguyễn Đình Tư, 2016)

Thành phố Sài Gòn và Chợ Lớn là hai thành phố được thành lập sớm nhất tại Nam kỳ theo Sắc lệnh năm 1877 và 1879 của Thống đốc Nam kỳ Đứng đầu thành phố là các Đốc lý có quyền hạn tương đương các quan cai trị chủ tỉnh Phụ tá cho Đốc lý là Hội đồng thành phố có chức năng thảo luận, lấy biểu quyết và ra quyền quyết định cho các vấn đề trong thành phố, góp ý về những vấn đề mà cấp trên yêu cầu, đề đạt nguyện vọng liên quan đến lợi ích của thành phố cho cấp trên

1.1.3.3 Tổ chức bộ máy cấp quận

Sau khi chiếm được Nam Kỳ, Pháp chủ trương xóa bỏ hết các cấp phủ huyện

là cấp chính trung gian giữa tỉnh và tổng, xã thôn Nhưng sau một thời gian thực hiện, do sự bất đồng ngôn ngữ giữa các công chức người Pháp với các viên chức tổng, xã thôn nên các công việc truyền đạt lệnh lệnh xuống các địa phương này không được trôi trảy Vì vậy, một cấp hành chính trung gian giữa tỉnh và tổng được thành lập, gọi là Quận, đứng đầu là Quận trưởng (người Pháp) hoặc công chức người Việt nắm ngạch phủ, huyện Để cụ thể hóa việc tuyển dụng cho ngạch này, Toàn quyền Đông Dương đã ban hành Nghị định ngày 14/12/1905 quy định về việc tuyển bổ các chức Huyện, Phủ và Đốc phủ sứ ở Nam Kỳ Chức Phủ và Huyện phần nhiều được bổ nhiệm vào chức Quận trưởng tùy vào mức độ quan trọng của quận Chức Đốc phủ sứ thì được bổ dụng làm việc ở các văn phòng cấp tỉnh hay tòa Thống đốc

Do việc thiết lập cấp quận đối với người Pháp là một việc mới mẻ nên không tránh khỏi sự điều hành không thiết thực Ngày 20/07/1919, Thống đốc Nam Kỳ Maspéro ban hành Nghị định thành lập một ủy ban với mục đích nghiên cứu và dự thảo các văn bản liên quan đến việc cải tiến nền hành chính bản xứ trong các tỉnh ở Nam Kỳ

Để đáp ứng đòi hỏi của tình thế và nhu cầu của công tác bình định, lúc đầu chính quyền thực dân Pháp cho thành lập các quận ở những vùng hẻo lánh, xa trung tâm tỉnh lỵ, sau dần mới tổ chức cấp quận tại các vùng đồng bằng và đông dân cư Đến cuối năm 1941, theo đề nghị của Thống đốc Nam Kỳ, Toàn quyền Đông Dương mới ban hành Nghị định ấn định quy chế thống nhất cấp quận ở Nam Kỳ

Từ nay cấp quận được gọi thống nhất là “Délégation administrative”, được giao cho các công chức người Việt thực hiện chức danh Trong quận của mình, Quận trưởng đại diện cho Chủ tỉnh, thi hành nhiệm vụ và quyền hạn của mình về mặt hành chính, trừ quyền tư pháp (Nguyễn Đình Tư, 2016)

1.1.3.4 Tổ chức bộ máy cấp tổng

Chính quyền thực dân Pháp vẫn duy trì cấp tổng có từ triều Nguyễn trong hệ thống tổ chức hành chính toàn Nam Kỳ Đứng đầu mỗi tổng có Cai tổng, phụ tá có Phó tổng Ban đầu người Pháp trưng dụng những Cai, Phó tổng của chính quyền triều Nguyễn chịu ra hợp tác với Pháp, sau này đến năm 1904 thì Toàn quyền Đông Dương mới ban hành Nghị định quy định quy chế và thể thức bầu cử Cai, Phó tổng

cụ thể Các quy định về tuyển bổ chức danh, về lương bổng, trách nhiệm được thay thế và bổ sung bởi các Nghị định ngày 16/04/1908, 21/06/1910, 06/09/1918, 10/02/1936, 02/06/1936

1.1.3.5 Tổ chức bộ máy cấp làng

Như đã nói ở phần trước, trong việc sắp xếp lại nền hành chính toàn Nam

Kỳ, người Pháp vẫn duy trì đơn vị xã, thôn có từ triều Nguyễn với cơ cấu bộ máy quản trị như xưa, với các chức Hương chủ, Hương cả, Xã trưởng hay Thôn trưởng hay Lý trưởng, Hương thân, Hương hào, Hương quản, v.v Người Pháp chỉ điều chỉnh địa giới hoặc địa danh các xã thôn (từ năm 1876 gọi thống nhất là làng) bằng cách nhập hoặc tách các khoảng đất của các làng lân cận (Nguyễn Đình Tư, 2016)

Đến ngày 27/08/1904, Toàn quyền Đông Dương ban hành Nghị định công nhận các làng Việt Nam là hạ tầng cơ sở tổ chức hành chính ở Nam Kỳ, được điều hành bởi một Hội đồng đại hương chức (Grands Notables) Các quy định về tuyển

bổ chức danh, về lương bổng, trách nhiệm của Hội đồng này được thay thế và bổ sung bởi các Nghị định ngày 30/10/1927, 26/05/1930, 06/12/1935

Như vậy, công cuộc viễn chinh của Pháp tại Việt Nam đã gần như hoàn thành bằng việc xây dựng hệ thống bộ máy chính quyền thuộc địa Từ đó, nền hành chính tại đây từng bước được hoàn thiện cùng với hệ thống cơ sở vật chất, hạ tầng

kỹ thuật phục vụ cho công cuộc khai thác tại Nam Kỳ nói riêng và toàn Đông Dương nói chung của Pháp

1.2 Khái quát về lưu trữ ở Nam Kỳ trước thời thuộc Pháp

Từ trước khi Pháp xâm lược Việt Nam, công tác lưu trữ của các triều đại phong kiến nước ta tuy có tồn tại nhưng không có quy định cụ thể hay tổ chức quy

củ Công tác văn bản, giấy tờ, sổ sách thời bấy giờ chỉ còn sơ khai, chủ yếu là công việc bảo quản để phục vụ cho nhu cầu quản lý hành chính của nhà nước, ngoài ra các nghiệp vụ khác chưa được quan tâm rõ rệt Trước khi mô tả bức tranh công tác lưu trữ tại Nam Kỳ, luận văn sẽ đề cập đến một số khái niệm cơ bản liên quan đến tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ và tình hình công tác lưu trữ tại Nam Kỳ của các triều đại phong kiến trước khi bị Pháp xâm lược

1.2.1 Khái niệm cơ bản về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ

Trong quá trình hoạt động hàng ngày của bộ máy hành chính nhà nước thuộc Pháp tại Nam Kỳ đã sản sinh ra một số lượng lớn văn bản, giấy tờ Các tài liệu này được sử dụng nhằm mục đích trao đổi thông tin giữa các công sở hành chính, giúp cho các cơ quan hoạt động được thông suốt, thực hiện được chức năng và nhiệm vụ của mình Để có thể tổ chức khoa học khối tài liệu này, Pháp đã vận dụng các quy định pháp luật từ hệ thống pháp luật lưu trữ từ chính quốc đối với các nước thuộc địa Nói về pháp luật lưu trữ tại Pháp đã hình thành từ rất sớm từ cuối thế kỷ 18 Sau khi Cách mạng Pháp thành công năm 1789, Pháp đã ngay lập tức ban hành những văn bản quy định về tổ chức Lưu trữ Quốc gia – cơ quan quản lý lưu trữ cấp nhà nước đầu tiên tại châu Âu và trên thế giới qua các đạo luật ngày 07/09/1790, 25/06/1794 Tuy nhiên, mãi đến năm 1979, Pháp mới đưa ra khái niệm cụ thể về

“lưu trữ” và “tài liệu lưu trữ” Theo đó, tại điều 1, chương 1 của Luật số 79-18 của Tổng thống Pháp ban hành ngày 03/01/1979 định nghĩa về “tài liệu lưu trữ” như

hình thức, vật mang tin và tình trạng vật lý như thế nào, được sinh ra hay nhận được từ bất kỳ cá nhân hay tập thể nào, từ tất cả các cơ quan hay tổ chức công hay

những tài liệu có giá trị được lưu lại, giữ lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin quá khứ, phục vụ đời sống xã hội.Ngày nay, quan điểm về tài liệu lưu trữ ngày càng

có sự biến đổi nhất định phù hợp với sự phát triển của xã hội con người Pháp luật

liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa

chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp (theo quy

định tại điều 2, chương 1 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội nước

Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 11/11/2011) Như vậy, định

nghĩa “tài liệu lưu trữ” của pháp luật Việt Nam còn nhấn mạnh thêm giá trị nội dung mà mỗi tài liệu chứa đựng, qua đó cũng thể hiện thêm mục đích của pháp luật lưu trữ tại Việt Nam khẳng định sẽ tập trung vào công tác phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ hơn nữa, phục vụ cho đời sống, xã hội

Từ khái niệm về “tài liệu lưu trữ”, cũng tại điều 1, chương 1 luật Lưu trữ của Pháp năm 1979 đề cập đến “công tác lưu trữ”, mặc dù không rõ ràng nhưng có thể

hiểu là bao gồm cả hệ thống quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ: Việc bảo

quản các tài liệu này được tổ chức để phục vụ cho lợi ích của công chúng, cũng như cho các nhu cầu hành chính và là bằng chứng về quyền của cá nhân hoặc tổ chức công hoặc tư, giống như đối với tài liệu lịch sử nghiên cứu" Có thể khẳng định tài

liệu lưu trữ là đối tượng chính của công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử

và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân Công tác lưu trữ

ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu

để phục vụ xã hội Vì vậy, công tác lưu trữ được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động được các nhà nước quan tâm

Công tác lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản sau:

– Nghiên cứu, triển khai và thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước về lưu trữ;

– Thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ;

– Nghiên cứu khoa học về lưu trữ

1.2.2 Lưu trữ ở Nam Kỳ trước thời thuộc Pháp

Công tác lưu trữ của Việt Nam thời phong kiến đã từng bước được hình thành xuất phát từ yêu cầu lưu giữ các loại văn bản để phục vụ cho nhu cầu quản lý nhà nước Lưu trữ trước thời kỳ thuộc Pháp tại Nam Kỳ vẫn chỉ mang tính sơ khai

và đơn giản, được giới thiệu khái quát qua hai nội dung: lưu trữ ở Việt Nam và lưu trữ ở Nam Kỳ trước thời nhà Nguyễn

1.2.2.1 Lưu trữ ở Việt Nam trước thời nhà Nguyễn

Chế độ phong kiến Việt Nam nếu tính từ khi Ngô Quyền lập nên vương triều Ngô năm 938 đến thời điểm triều Nguyễn ký Hiệp ước Patenôtre năm 1884 thừa nhận sự thống trị của thực dân Pháp trên toàn cõi Việt Nam, đã tồn tại gần 10 thế

kỷ Những biến cố và thăng trầm của lịch sử cũng như những chiến công và thành tựu của ông cha ta đã giành được nói chung đã được sử sách ghi chép hoặc phản ánh trong các tài liệu thành văn Các tài liệu này phong phú về thể loại, đa dạng về nội dung, phản ánh mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của đất nước ta qua các thời kỳ lịch sử

Song song với đó, công tác lưu giữ những tài liệu này cũng dần được hình thành, với mục đích lưu truyền lại các tài liệu để đời sau sử dụng Tuy nhiên, do chiến tranh loạn lạc và sự phá hủy tài liệu của các thế lực phong kiến phương Bắc, các loại tài liệu hình thành từ thời Ngô, Đinh, Tiền Lê hầu như không được bảo tồn cho đến nay Các bộ chính sử, dã sử biên chép từ thời Lý, Trần cũng không đề cập đến việc lưu trữ văn bản của các vương triều này Đối với các vương triều Lý, Trần,

Hồ, Lê, Mạc và Tây Sơn thì các vấn đề liên quan đến ban hành, lưu giữ và sử dụng văn bản quản lý, nhất là sổ sách hành chính ít nhiều đã được sử sách ghi chép, thể hiện sự quan tâm của chính quyền đối với nhu cầu lưu giữ tài liệu Có thể kể đến như việc ban hành Hình thư, bộ luật đầu tiên của nước ta dưới triều Lý, Quốc triều Thông chế, Hoàng triều đại điển dưới triều Trần, Quốc triều hình luật thời Lê sơ, các chiếu, chỉ, sắc, dụ quy định các vấn đề liên quan đến thể thức văn bản, kê khai

hộ tịch, lập sổ điền, biên soạn ngọc điệp, v.v đều được phản ảnh trong bộ quốc sử

Đại Việt sử ký toàn thư và một số thư tịch khác Việc tổ chức cơ sở vật chất để lưu trữ sổ sách, tài liệu trong thời kỳ này cũng đã được thực hiện ở một số cơ quan thuộc chính quyền trung ương và địa phương như trong Thời Lê Thánh Tông, một

số cơ quan đã có xây dựng những dãy nhà riêng phục vụ cho lưu giữ sổ sách, giấy

tờ như Lại bộ, Hộ bộ: “Nhà chữ công đằng trước, đằng sau đều ba gian hai chái

Nhà đầu ba gian, sảnh đường một gian Nhà để sổ sách của Ty Thanh lại một dãy

ba gian hai chái, nhà lưu trữ hồ sơ bốn dãy, mỗi dạy 11 gian, ngọc phòng 3 gian, ngai môn 3 gian, bốn chung quanh bao tường” (Lê Quý Đôn, 1962, tr.189)

Trong thời đại trị vì của triều Nguyễn, trước khi bị thế lực tư bản Pháp xâm lược vào năm 1858, các đời vua Nguyễn cũng đã có nhiều chủ trương và biện pháp

về tổ chức, lưu giữ, bảo vệ và khai thác tài liệu thành văn, trước mắt là các tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Ở trung ương đã thiết lập ra một số tổ chức chuyên trách về công tác lưu trữ như:

- Tào Biểu bạ: Tào Biểu bạ là một trong bốn tào thuộc Nội các (tiền thân là Văn thư phòng), có chức năng lưu trữ tài liệu hình thành trong các hoạt động của nhà vua và Nội các Tào Biểu bạ có thể được như là một cơ quan chuyên môn đầu tiên có chức năng lưu trữ tài liệu

- Tàng Thư lâu: là một tòa nhà được xây dựng dùng làm kho lưu trữ văn thư

và bảo quản sổ sách hình thành từ năm trước của 6 bộ triều Nguyễn Tàng Thư lâu vẫn được sử dụng cho đến năm 1942

- Kho lưu trữ - thư viện Quốc Sử quán: Quốc sử quán được thành lập năm

1821 với mục đích biên soạn quốc sử thực lực các triều vua nhà Nguyễn như Đại Nam thực lục, Đại Nam nhất thống chí, v.v Để có thể biên soạn các bộ sách như vậy, các quan lại triều Nguyễn phải dựa vào nhiều nguồn sử liệu, thư tịch của hoàng triều, nghiễm nhiên tại đây hình thành một kho lưu trữ để lưu giữ các tài sử liệu trên

- Kho lưu trữ - thư viện Nội các: dưới thời vua Minh Mạng đã hình thành một kho tài liệu đặt tên là Đông Các, dùng để lưu giữ các tài liệu hình thành trong hoạt động của vua và Văn phòng giúp việc

Bên cạnh việc tổ chức các cơ quan chuyên môn có trách nhiệm lưu giữ, bảo quản tài liệu, các vua nhà Nguyễn cũng ban hành nhiều quy định về chuyên môn nghiệp vụ để thực hiện công tác lưu trữ văn bản, giấy tờ, có thể tóm tắt cụ thể như sau:

- Phân loại: Tài liệu được lập thành hồ sơ, sắp xếp theo những đặc trưng nhất định và có mục lục thống kê, sổ sách hành chính được sắp xếp, thống kê theo loại

- Lựa chọn tài liệu để lưu trữ: tuy chưa hình thành nên các tiêu chuẩn để lựa chọn, nhưng các tài liệu lưu trữ nói chung đều được định rõ các cơ quan cần lưu giữ, nơi vào giữ bản chính, nơi nào giữ bản gốc Ngoài ra, thời bấy giờ đã có ý thức phân biệt giá trị và độ chân thực của bản chính và bản sao tài liệu và rất coi trọng bản gốc của các thư tịch

- Về kỹ thuật bảo quản: các biện pháp kỹ thuật trong thời kỳ này chỉ mang tính cơ bản, sơ khai như định kỳ đem tài liệu ra phơi nắng để chống ẩm mốc, trong kho lưu trữ sẽ chạm trổ nhiều cửa sổ, cửa thông gió

1.2.2.2 Lưu trữ ở Nam Kỳ trước thời nhà Nguyễn

Nhà Nguyễn có quan tâm đến công tác lưu trữ, không chỉ ở triều đình trung ương mà cả ở các địa phương, nhất là các đơn vị trực thuộc trung ương (cấp thành, doanh, trấn)

Ở cấp trấn (từ năm 1832 trở về sau là tỉnh), tuy không thiết lập các lưu trữ cơ quan hay kho lưu trữ nhà nước, nhưng đã cắt cử người phụ trách lưu trữ hồ sơ, tài liệu, sổ sách Mặc dù triều đình nhà Nguyễn chủ trương lưu giữ đầy đủ văn bản, sổ sách hình thành ở các cấp chính quyền địa phương, tuy nhiên, do hệ thống hành chánh nước ta dưới thời Nguyễn còn khá đơn giản nên lưu trữ của các tỉnh, thành, phủ, huyện, xã chưa nhiều Phần lớn là những bộ sổ phục vụ cho việc thu thuế của

chính quyền, còn lại là những văn thư, án tiết liên quan đến kiện tụng, những loại văn khế, chúc thư liên quan đến các khoản mua bán trâu bò ruộng đất và các khoản gia tài, hương hỏa, phần nhiều do tư gia lưu giữ; chỉ khi nào có việc kiện tụng liên quan đến các khoản ấy thì đương sự mới phải xuất trình hoặc nạp bản sao các văn kiện liên hệ Và các bản sao ấy phụ thuộc vào các hồ sơ tự tập tại phủ, tỉnh,

Dưới tỉnh là phủ, huyện, tổng, xã Nhưng do quy định của triều đình nhà Nguyễn, phần lớn sổ sách như địa bạ, hộ tịch, chỉ được lưu giữ ở ba cấp: trung ương, tỉnh và xã chứ không lưu ở phủ, huyện hay tổng Do đó ở cấp phủ, huyện chỉ cắt cử quan chuyên trách hay kiêm nhiệm, còm ở cấp xã tuy được giao nhiệm vụ lưu giữ các tài liệu liên quan đến việc thu thuế, tuyển quân, điều động nhân lực, nhưng khối tài liệu này thực tế không nhiều và công việc này được giao cho lý trưởng, một quan chức đứng đầu cấp xã

Ở Nam Kỳ và Bắc kỳ, đến năm 1897, khi hành chánh thuộc địa bao trùm thì các tài liệu ở các cấp địa phương như: Đinh bộ, Địa bộ, Điền bộ, Ngưu bộ, Thuyền

bộ ngày ít dần Những loại tài liệu này còn tìm thấy được ở văn khố các tòa công sứ

và tỉnh trưởng sau khi đã được chuyển về trung ương

Năm 1862, sau khi chiếm được ba tỉnh miền Đông Nam Kỳ, Pháp bắt đầu tổ chức bộ máy cai trị Đến giữa năm 1867, ba tỉnh còn lại của Nam Kỳ cũng lần lượt rơi vào tay Pháp Việc sắp đặt bộ máy cai trị của Pháp tại Nam kỳ cũng dựa theo cách tổ chức bộ máy hành chính ở những thuộc địa cũ của Pháp như quần đảo Antilles và đảo Réunion với chức danh cao nhất là Thống đốc (Contre Amiral)

Như vậy, tìm hiểu những khái niệm cơ bản về “tài liệu lưu trữ”, “công tác lưu trữ” và mô tả được bức tranh công tác lưu trữ tại Nam Kỳ trước thời thuộc Pháp của những triều đại phong kiến giúp định hình được những tiền đề cần thiết cho sự hình thành công tác lưu trữ tại Nam Kỳ theo sự phát triển chính quyền thuộc địa Pháp

***

Tiểu kết chương 1

Nam Kỳ là một vùng đất có lịch sử hình thành và phát triển tương đối mới

mẻ trong bối cảnh chung của toàn Việt Nam Mặc dù vậy, với điều kiện tự nhiên thuận lợi cho phát triển kinh tế trao đổi hàng hóa với các nước tư bản phương Tây

đã sớm giúp cho Nam Kỳ trở thành một trong những nơi sớm phát triển thương mại

ở Việt Nam từ cuối thế kỷ 17 đầu thế kỷ 18 Tuy nhiên, sự phát triển của chủ nghĩa thực dân thời bấy giờ cũng biến Việt Nam trở thành một trong những miếng mồi béo bở cho các đế quốc thực dân phương Tây, trong đó Pháp là một thế lực đã vượt qua các nước khác để xâm lược nước ta Bước vào thế kỷ XIX nhà nước phong kiến Việt Nam thiết lập trên nền cương vực lãnh thổ dài rộng và thống nhất Cùng với sự thiết lập và hoàn chỉnh bộ máy hành chính nhà nước, triều Nguyễn cũng từng bước thiết lập và phát triển các hoạt động tàng thư lưu trữ với những cơ quan và thiết chế

sơ khai phục vụ cho nền hành chính vương triều Nhưng mới được vài chục năm thì triều Nguyễn đã phải tập trung đối phó với âm mưu thủ đoạn chiến tranh xâm lược của thực dân phương Tây

Từ giữa thế kỷ XIX, khi đánh chiếm Nam kỳ đến đâu, thực dân Pháp thiết lập bộ máy cai trị đến đó Sự hình thành các công sở hành chính, sự phát triển của kinh tế tư bản, du nhập của Thiên chúa giáo, sự ra đời của chữ Quốc ngữ, sự xuất hiện và phát triển của báo chí đã ảnh hưởng nhiều mặt đến nền kinh tế, xã hội, văn hóa tại Nam kỳ nói riêng và toàn Đông Dương nói chung Nam kỳ là vùng đất sớm thi hành những chính sách phát triển của chính quốc Pháp so với các xứ khác trong liên bang Đông Dương, do đó công tác lưu trữ tại đây cũng phát triển sớm hơn Đại thể có thể được chia thành hai giai đoạn: từ 1858 đến tháng 11 năm 1917 và từ tháng 11 năm 1917 (thời điểm đánh dấu sự ra đời của Nha lưu trữ và thư viện Đông Dương) cho đến năm 1945

Các quy định về công tác tổ chức và bảo quản giấy tờ, văn bản hành chính và

sự thành lập kho lưu trữ Nam Kỳ vào năm 1909 đã thiết lập nên một hệ thống lưu trữ tương đối hoàn chỉnh ở Nam Kỳ, điều mà lúc bấy giờ chưa xuất hiện tại Bắc Kỳ

hay Trung Kỳ hoặc bất cứ xứ nằm trong liên bang Đông Dương nào khác Các tiền

đề phát triển công tác lưu trữ ở Nam Kỳ đã phần nào trở thành một yếu tố cho sự xuât hiện của Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương vào năm 1917, một tổ chức lưu trữ hoàn chỉnh từ Trung ương (Đông Dương) đến các địa phương, trong đó có Nam Kỳ Từ đó trở đi, công tác lưu trữ tại Nam Kỳ phát triển theo những quy định chung về lưu trữ của toàn Đông Dương, trong đó cũng gặp không ít khó khăn do sự phát triển không đồng đều giữa các xứ trong liên bang Đông Dương, khi mà các cơ quan đầu não của chính quyền thuộc địa nằm tại Bắc Kỳ Địa danh Nam Kỳ kết thúc vào năm 1945 khi Cách mạng tháng Tám thành công, giải phóng đất nước Từ đây, nền lưu trữ của Nam Kỳ phát triển độc lập so với Bắc Kỳ và Trung Kỳ do gặp nhiều thay đổi về thể chế chính trị

CHƯƠNG 2 QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở NAM KỲ

THỜI THUỘC PHÁP

Để có thể đánh giá được vai trò của lưu trữ Nam Kỳ thời thuộc Pháp trong lịch sử lưu trữ Việt Nam, nhất thiết phải nghiên cứu công tác lưu trữ tại Nam kỳ trên ba bình diện: pháp lý, tổ chức và hoạt động nghiệp vụ Công tác lưu trữ tại Nam Kỳ trong giai đoạn này được chia thành hai giai đoạn cụ thể, mốc phân chia được quyết định bởi sự hình thành của Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương vào năm 1917, một tổ chức bài bản đầu tiên mà Pháp thành lập để quản lý về công tác lưu trữ và thư viện tại Đông Dương Tuy nhiên, tác giả sẽ không phân chia chương này thành hai giai đoạn lịch sử mà sẽ theo các bình diện nói trên để làm tăng tính xuyên suốt cho nội dung của chương Phương pháp được sử dụng trong chương 2 là phương pháp liên ngành lưu trữ - lịch sử và phương pháp thống kê, kết hợp với phương pháp so sánh và phân tích để có thể miêu tả và làm rõ được công tác lưu trữ tại Nam Kỳ

2.1 Xây dựng, ban hành văn bản quản lý về lưu trữ

Ngay khi chiếm được Nam Kỳ, chính quyền thực dân Pháp đã chú ý đến việc

tổ chức lưu trữ tại xứ thuộc địa này bằng việc ban hành các văn bản quản lý về lưu trữ Các văn bản này đóng một vai trò quan trọng, làm cơ sở cho tổ chức và hoạt động lưu trữ tại Nam Kỳ Cho đến khi thành lập Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương tại Hà Nội năm 1917, lưu trữ tại Nam Kỳ mới bắt đầu chịu sự chi phối từ các quy định chung về lưu trữ của toàn Đông Dương Mặc dù vậy, các văn bản quản

lý về lưu trữ tại Nam Kỳ trước thời gian đó vẫn là những cơ sở pháp lý đầu tiên về lưu trữ của chính quyền Pháp tại Đông Dương Mô tả, phân tích và nhận xét quá trình xây dựng, ban hành văn bản quản lý về lưu trữ của chính quyền Pháp tại Nam

Kỳ, kể cả những văn bản về lưu trữ mà chính quyền thuộc địa tại Nam Kỳ vận

dụng, giúp định hình khung pháp lý cho toàn bộ tổ chức và hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tại đây

Thời kỳ trước khi bị thực dân Pháp xâm lược, triều Nguyễn đã đề ra nhiều quy định mang tính pháp quy về công tác lưu trữ Các quy định đó đã điều chỉnh nhiều nội dung của công tác lưu trữ, từ các khâu tổ chức, nhân sự, phân loại, bảo quản, bảo vệ tài liệu cho đến việc thanh tra, kiểm tra và xử lý các trường hợp vi phạm (Nguyễn Văn Thâm và các tác giả, 2012, tr.110) Tuy các quy định không tập trung thành một hệ thống văn bản quy định về công tác lưu trữ đồng nhất mà tản mạn ở nhiều sắc, chỉ, dụ của hoàng đế, nhưng điều này cũng đã thể hiện nhận thức của chính quyền trung ương đối với công tác lưu trữ Bộ máy hành chính nhà nước cấp tỉnh của triều Nguyễn tại Nam Kỳ cũng phải tuân theo những quy định này Thực tế, công tác lưu trữ thời nhà Nguyễn chủ yếu được thực hiện quy củ ở cấp trung ương, còn đối với các địa phương, việc lưu giữ tài liệu vẫn chỉ tại cơ quan sản sinh ra chúng và giao cho một viên chức của cơ quan làm nhiệm vụ này Do không

có sự quản lý tập trung thống nhất và nhân sự chuyên môn thực hiện nên tài liệu lưu giữ tại địa phương bị hư hỏng, mất mát nhiều, số tài liệu lưu trữ của triều Nguyễn

theo thống kê hiện nay chỉ bằng một phần mười số lượng tài liệu lưu trữ của chính

quyền trung ương đương thời (Nguyễn Văn Thâm và các tác giả, 2012, tr.111)

Sau khi ký kết Hiệp ước Nhâm Tuất với triều đình Huế mà nội dung là nhượng quyền cho Pháp ba tỉnh miền Đông Nam Kỳ, mặc dù vẫn còn bận rộn với những kế hoạch xâm chiếm các khu vực còn lại của Nam Kỳ và các vùng khác của Việt Nam, Pháp đã có ý thức phải cai trị xứ thuộc địa bằng một hệ thống văn bản hành chính mang tính pháp lý cụ thể và rõ ràng Ngay từ năm 1862, quân đội viễn

chinh Pháp tại Nam Kỳ đã ban hành tập công báo đầu tiên, đó là Tập kỷ yếu công vụ

cuộc viễn chinh xứ Nam Kỳ (Bulletin officiel de l’Expédition de Cochinchine), phát

hành từ năm 1862 đến 1865 Nội dung chủ yếu của tập công báo này là các văn bản hành chính như nghị định, thông tư, chỉ thị, v.v do các đô đốc hải quân, dùng để điều hành hoạt động của đội quân viễn chinh Pháp tại Nam Kỳ Đến năm 1867, Pháp chiếm thêm 3 tỉnh miền Tây Nam Kỳ, từ đây Nam Kỳ chính thức trở thành xứ

thuộc địa của Pháp và một bộ máy hành chính tại đây cũng bắt đầu với sự ra đời của chức danh thống đốc Nam Kỳ Từ đây cho đến năm 1945, song song với những thay đổi về nền hành chính dân sự tại Nam Kỳ trong đó có sự ra đời của liên bang Đông Dương vào năm 1887 đã quy định lại chức năng của thống đốc Nam Kỳ, các văn bản hành chính được ban hành ngày càng nhiều, nội dung càng ngày càng đa dạng, đi sâu vào mọi mặt quản lý đất nước thời bấy giờ của chính quyền thuộc địa

Với một khối lượng khổng lồ của các văn bản pháp quy, không kể đến các giấy tờ khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, công sở hành chính của bộ máy hành chính thuộc địa, nhu cầu phải có một bộ phận chuyên trách

để lưu giữ, quản lý và bảo quản số tài liệu này ngày càng trở nên cấp bách Vì vậy, ngày 03/10/1868, chỉ một năm sau khi Pháp chiếm trọn vẹn Nam Kỳ, thống đốc Nam Kỳ G Ohier đã ký ban hành quyết định số 134 quy định những loại tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan ở Nam Kỳ phải nộp vào lưu trữ của thanh tra thuộc địa, kèm theo thời gian nộp Quyết định này đã đánh dấu

sự ra đời của một văn bản có tính pháp lý đầu tiên quy định cụ thể về công tác lưu trữ, khẳng định sự có mặt của tài liệu lưu trữ ở Nam Kỳ thuộc Pháp, với các thành phần tài liệu khác nhau và sự cần thiết phải tập trung quản lý Tuy nhiên, có lẽ trong giai đoạn bận rộn xây dựng bộ máy hành chính tại Nam Kỳ nên quyết định 134 chỉ

là biện pháp đối phó tức thời với sự gia tăng tài liệu hành chính mà chưa đề cập đến nội dung cấp thiết nhất đó là nhu cầu phải xây dựng một cơ quan chuyên môn phụ trách về công tác lưu trữ cho chính quyền thuộc địa

Quá trình ban hành văn bản quản lý về lưu trữ ở Nam Kỳ tiếp tục được hoàn thiện bằng sắc lệnh số 128 ngày 15/04/1873 của Tổng thống Pháp A Thiers Sắc lệnh này có quy định về việc giao cho Chánh văn phòng của chính quyền thuộc địa

và của Hội đồng Tư mật chịu trách nhiệm về kho tàng, trông giữ tài liệu lưu trữ, cấp

và kiểm tra bản sao các đạo luật Ngày 17/02/1875, thống đốc Nam Kỳ Duprré đã ban hành quyết định số 70 cụ thể hóa sắc lệnh trên của tổng thống Pháp, trong đó có quy định thêm về nhân sự làm công tác lưu trữ Như vậy, về mặt pháp lý, sự ra đời của quyết định số 70 ngày 17/02/1875 của thống đốc Nam Kỳ là một bước tiến lớn

trong công tác ban hành văn bản quản lý về lưu trữ, thể hiện ở hai mặt Thứ nhất, Nam Kỳ đã có một cơ quan phụ trách về công tác lưu trữ của toàn vùng, đó chính là Hội đồng Tư mật (thành lập năm 1869), một cơ quan trung ương trực thuộc Nha Nội chính và chủ tịch chính là thống đốc Nam Kỳ Việc chuyển giao công tác lưu trữ từ một cơ quan không chuyên môn, không có quyền hành (Thanh tra thuộc địa chỉ có chức năng tư vấn, giám sát) sang một cơ quan có chức năng hành chính và quyền lực nhiều hơn đã giúp cho công tác lưu trữ trong giai đoạn này được thực hiện quy củ và quyết liệt hơn Thứ hai, việc bổ nhiệm một chức danh Thư ký-Lưu trữ viên cho Hội đồng Tư mật để thực hiện công tác lưu trữ và yêu cầu tài liệu lưu trữ nộp lưu phải được phân loại, sắp xếp sơ bộ và được đưa ra sử dụng (cấp bản sao) đã phần nào quy định chi tiết đến các vấn đề nhân sự và nghiệp vụ của lưu trữ, tiến tới sự hoàn thiện hơn trong công tác lưu trữ tại Nam Kỳ

Giai đoạn từ khi thành lập liên bang Đông Dương cho đến đầu thế kỷ 20 là giai đoạn chính quyền thuộc địa xây dựng cơ sở hạ tầng và ổn định tình hình chính trị trước các cuộc kháng chiến của nhân dân cả nước Năm 1887, liên bang Đông Dương thành lập, Bắc Kỳ và Trung Kỳ trở thành nước bảo hộ, Nam Kỳ vẫn tiếp tục duy trì là một nước thuộc địa của Pháp Thống đốc Nam Kỳ được đặt dưới quyền chỉ đạo trực tiếp của Toàn quyền Đông Dương, phần nào quyền lực của thống đốc Nam Kỳ bị giới hạn hơn trước Cùng năm này, chức Giám đốc Nha Nội chính cũng

bị bãi bỏ theo sắc lệnh ngày 19/10/1887 của Tổng thống Pháp Việc từ bỏ chức giám đốc Nha Nội chính cũng phần nào kéo giảm nhân sự làm việc trong bối cảnh chính quyền thuộc địa đang ra sức xây dựng nguồn cơ sở vật chất tại Nam Kỳ để thực hiện công cuộc khai thác thuộc địa như thành lập Phòng Thương mại (Chambre de Commerce de Saigon) năm 1868, Phòng Canh nông (Chambre d’Agriculture) năm 1897, Phòng Chỉ đạo Nông nghiệp Nam Kỳ (Direction de l’Agriculture de Cochinchine) năm 1899 (Dương Kinh Quốc, 1999), xây dựng các thương cảng, xây đường bộ, xây đường sắt, đào kênh rạch, Dĩ nhiên, việc hình thành thêm các công sở, công việc hành chính sẽ sản sinh ra thêm nhiều tài liệu, trong khi nhân sự phụ trách thì chỉ có một nhân viên thư ký-lưu trữ viên Trước sự

chất đầy tài liệu trong các kho lưu trữ của các văn phòng Tổng Thư Ký Phủ Thống đốc Nam Kỳ (trước đây gọi là Nha Nội Chính), trong chính quyền thuộc địa tại Nam Kỳ đã manh nha một yêu cầu phải thành lập một cơ quan chuyên môn về lưu trữ, có phòng kho lưu trữ, nhân sự lưu trữ và các quy tắc về nghiệp vụ cụ thể Ngày 19/09/1902, báo cáo của Phó Thống đốc Nam Kỳ Lamothe trình bày tại phiên họp thường kỳ năm 1902 của Hội đồng Thuộc địa đã chỉ ra tình trạng chung của tài liệu

lưu trữ ở Nam Kỳ trong giai đoạn này vẫn “xếp đặt lộn xộn trong vô vàn bó, gói;

được giao nộp cùng với nấm mốc và côn trùng phá hủy tài liệu, trong đó có những tài liệu quý và những tài liệu không có giá trị” Ngay sau đó, trong dự thảo ngân

sách năm 1903, chính quyền thuộc địa đã đưa vào ngân sách địa phương các khoản tiền, trong đó một khoản 10.000 francs dành cho chi trả lương cho một nhân viên làm công tác lưu trữ, một khoản khác 30.000 đồng dành cho xây dựng một kho lưu trữ chuyên dụng và một khoản 1000 đồng để mua sắm các thiết bị trong kho Các điều kiện tiên quyết cho sự hình thành một cơ quan chuyên môn về lưu trữ đầu tiên

đã được phát triển Ba năm sau, ngày 26/02/1908, Thống đốc Nam Kỳ E Outrey ban hành nghị định, chỉ định Thư ký-Lưu trữ viên của Hội đồng Tư mật ở Nam Kỳ chịu trách nhiệm về chức vụ Lưu trữ viên của Phủ Thống đốc Nam Kỳ Ngày 17/3/1909, Thống đốc Nam kỳ E Outrey ban hành nghị định, sáp nhập Lưu trữ Nam Kỳ vào Thư viện của Phủ Thống đốc vào làm một và ủy thác cho Thư viện chịu trách nhiệm giữ gìn và bảo quản các tài liệu liên quan đến Lưu trữ Nam Kỳ Cuối cùng, nghị định ngày 26/4/1909 đã ấn định tổ chức của Sở Lưu trữ Nam Kỳ Nghị định ngày 26/04/1909 được đánh giá là một văn bản quy định về công tác lưu trữ ở Nam Kỳ có tính bao quát và đầy đủ nhất về bốn tiêu chí: cơ sở vật chất, nguồn lực tài chính, nhân sự và những quy định cụ thể về chuyên môn nghiệp vụ:

- Về cơ sở vật chất: Điều đầu tiên của nghị định đã xác lập một cơ quan quản

lý về hành chính và chuyên môn của lưu trữ tại Nam Kỳ: các Kho Lưu Trữ của Nam

Kỳ là nơi cất giữ các văn tự thiết lập và quản lý sự tồn tại của Thuộc địa, quyền công và hành chính của nước thuộc địa này và được tổ chức theo tỉnh Cần lưu ý ở

đây là Lưu trữ Nam Kỳ tổ chức theo cấp “quốc gia” (hoặc còn gọi là cấp “kỳ”)

(trong liên bang Đông Dương có 5 “quốc gia” là Bắc Kỳ, Trung Kỳ, Nam Kỳ, Campuchia và Lào) sớm nhất Điều này cũng có thể lý giải là do Nam Kỳ tuy là xứ thuộc địa và nền hành chính ở đây đã hình thành từ sớm buổi đầu xâm lược của thực dân Pháp nên được ưu tiên tổ chức một cơ quan lưu trữ trước hơn so với tình hình cả Đông Dương bấy giờ chưa có một cơ quan lưu trữ được thành lập ở cấp trung ương và cấp tỉnh ở các xứ khác

- Về nguồn lực tài chính: ngay từ những năm 1902, 1903 kéo đến năm 1905, theo đề nghị của thống đốc Nam Kỳ lên Hội đồng Thuộc địa, đã xuất hiện những chỉ thị về nguồn lực tài chính dành riêng cho công tác lưu trữ tại đây, giúp giải quyết được bài toán con người và hệ thống phòng kho lưu trữ còn thiếu Đây cũng

là một cơ sở vững chắc cho sự hình thành Kho Lưu trữ Nam Kỳ đầu tiên tại Đông Dương

- Về nhân sự: trước nghị định năm 1909, chức danh thư ký-lưu trữ viên của Hội đồng Tư Mật làm công tác lưu trữ phải thực hiện một công việc kiêm nhiệm chịu trách nhiệm lưu trữ của Hội đồng Tư mật, vừa chịu trách nhiệm cho khối tài liệu nộp vào Chính phủ Nam Kỳ Những công việc mà chức danh thư ký-lưu trữ viên thời đó cũng không hoàn toàn thực hiện chức năng của lưu trữ viên, chỉ được phân loại, sắp xếp sơ bộ và cấp bản sao tài liệu cho các cá nhân có yêu cầu Nguyên nhân chính là do chưa có một văn bản hướng dẫn cụ thể và đầy đủ về công tác lưu trữ Đến nghị định năm 1909, việc sát nhập Lưu trữ và Thư viện của chính phủ Nam

Kỳ vào làm một làm tăng số lượng nhân sự cho công tác lưu trữ, đi kèm đó là các khoản lương chi trả phù hợp hơn cho các viên chức này

- Về chuyên môn nghiệp vụ: một trong hai điểm nổi bật nhất của nghị định ngày 26/04/1909 là việc Thống đốc Nam Kỳ đã dành ra 1 văn bản đính kèm 16 điều, quy định chủ yếu về chế độ khai thác, sử dụng của độc giả và chế độ phục vụ của các lưu trữ viên Cùng với điều 6 thành lập một Ủy ban có chức năng vừa tư vấn việc quản lý hành chính, phân loại tài liệu, vừa là hội đồng xác định giá trị tài

liệu, nghị định này là một bổ sung đầy đủ nhất cho các văn bản trước đó đã quy định về các loại hình tài liệu nộp lưu và chỉ dẫn phân loại sơ bộ tài liệu

Gần mười năm sau, với hai nghị định ngày 29/11/1917 và 26/12/1918 của toàn quyền Đông Dương về việc thành lập Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương

và quy định chi tiết và cụ thể hơn về vấn đề nghiệp vụ lưu trữ đã chi phối toàn bộ công tác lưu trữ tại các xứ thuộc Đông Dương, bao gồm cả lưu trữ Nam Kỳ Từ đây, lưu trữ tại Nam Kỳ trở thành một bộ phận của hệ thống lưu trữ Đông Dương do Giám đốc Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương đứng đầu

Nhìn chung, hai nghị định này có bước tiến bộ hơn so với nghị định ngày 26/04/1909 của thống đốc Nam Kỳ ở các điểm như sau:

- Về tổ chức lưu trữ: nghị định năm 1918 ngoài thành lập Kho Lưu trữ Trung ương tại Hà Nội còn thành lập thêm các kho lưu trữ trực thuộc tại các xứ của liên bang Đông Dương, trong đó có Kho Lưu trữ của Phủ Thống đốc Nam Kỳ tại Sài Gòn Về mặt cơ cấu tổ chức, sự ra đời của Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương trong bối cảnh này là hợp lý vì tổ chức lưu trữ tại Nam Kỳ chỉ tổn tại dưới dạng cấp quốc gia, cần thiết phải có một cơ quan quản lý cấp trung ương trong bối cảnh liên bang Đông Dương đã thành lập từ năm 1887

- Về nhân sự: quy định của nghị định năm 1917 về chế độ đào tạo nghề dành cho tất cả các thư ký người bản xứ làm nhiệm vụ sắp xếp hồ sơ tại các Tòa Công sứ các tỉnh (Bắc Kỳ) và các công sở hành chính ở Đông Dương

- Quy định về chuyên môn nghiệp vụ: việc thành lập Kho Lưu trữ tại Trung ương và quy định các nguồn tài liệu nộp vào kho Lưu trữ tại các quốc gia, trong đó

có kho Lưu trữ Nam Kỳ đã giúp cho tình trạng chất đống tài liệu tại Phủ Thống đốc Nam Kỳ được thuyên giảm Nghị định ngày 26/12/1918 cũng kèm theo bản hướng dẫn cụ thể về sắp xếp, phân loại tài liệu trong kho và một bảng phân loại thống nhất đối với tài liệu toàn Đông Dương, điều này cũng giúp cho việc sắp xếp, phân loại tài liệu tại kho ở Nam Kỳ diễn ra quy củ hơn

Từ khi Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương ra đời cho đến năm 1945, công tác lưu trữ tại các xứ thuộc Đông Dương, trong đó có Nam Kỳ đã đi vào nền nếp Từ năm 1930, Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương mở cửa các lớp đào tạo

và cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ-quản thủ thư dành cho các nhân viên bản xứ trên toàn Đông Dương đã góp phần nâng cao tay nghề và trình độ làm việc của các cán bộ này

Sau khi phân tích quá trình xây dựng và ban hành văn bản quản lý về lưu trữ tại Nam Kỳ từ những văn bản, quy định đầu tiên có tính chất sơ lược về công tác lưu trữ vào năm 1868 cho đến sự thành lập kho lưu trữ Nam Kỳ thuộc Phủ Thống đốc vào năm 1909 và sự hòa mình của lưu trữ Nam Kỳ vào nền lưu trữ chung của Đông Dương qua sự thành lập Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương năm 1917, có thể rút ra được một vài đặc điểm của quá trình này như sau:

- Thứ nhất, trong 50 năm xâm lược và biến Nam Kỳ thành một xứ thuộc địa, chính quyền thuộc địa Pháp chưa ban hành một hệ thống bộ luật (Code) quy định toàn diện về công tác lưu trữ tại Nam Kỳ Các văn bản quy định về lưu trữ chỉ dừng lại ở các Sắc lệnh, Nghị định, v.v bổ sung và thay thế lẫn nhau theo từng giai đoạn phát triển Tiếp cận vào nội dung của các nghị định, sắc lệnh có thể nhận thấy đó là tổng hợp các văn bản quy định về một vấn đề hoặc thay đổi, đổi mới một vài điều

về tổ chức cơ quan lưu trữ, nhân sự lưu trữ, các nghiệp vụ lưu trữ,v.v nhằm mục đích giải quyết vấn đề thực tế về công tác lưu trữ tại Nam Kỳ theo các giai đoạn phát triển của chính quyền thuộc địa

- Thứ hai, các văn bản quy định về công tác lưu trữ tại Nam Kỳ chưa đề cập

và giải thích các khái niệm trong lưu trữ như tài liệu, tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, v.v Điều này dẫn đến sự thiếu chính xác trong công tác thu thập tài liệu, nộp tài liệu vào lưu trữ Điển hình như là báo cáo đánh giá tình hình tài liệu năm 1902 của

thống đốc Nam Kỳ gửi lên Hội đồng Thuộc địa như sau:“xếp đặt lộn xộn trong vô

vàn bó, gói; được giao nộp cùng với nấm mốc và côn trùng phá hủy tài liệu, trong

đó có những tài liệu quý và những tài liệu không có giá trị” Chính vì sự không

phân định rõ những tài liệu nào là tài liệu có giá trị, những tài liệu nào là tài liệu

không có giá trị nên dẫn đến sự quá tải trong kho lưu trữ trong giai đoạn này

- Cuối cùng, quá trình xây dựng và ban hành văn bản quản lý về lưu trữ của chính quyền thuộc địa Pháp tại Nam Kỳ đã bị chi phối nhiều bởi sự thay đổi tổ chức

bộ máy hành chính cấp trung ương tại Nam Kỳ Sự ảnh hưởng này đã tác động cụ thể đến vấn đề nhân sự làm công tác lưu trữ như: chức danh làm nhiệm vụ lưu trữ

đã phải thay đổi từ các chức danh kiêm nhiệm của các phòng ban khác như từ Thanh tra Thuộc địa, đến chức danh thư ký-lưu trữ viên của Hội đồng Tư Mật, đến chức danh quản thủ thư-lưu trữ khi sát nhập lưu trữ và thư viện Nam Kỳ

Nhìn chung, việc ban hành các văn bản quy định về lưu trữ tại Nam Kỳ từ trước năm 1917 của chính quyền thuộc địa và sau đó là tiếp nhận và phát huy các giá trị cốt lõi của hai nghị định năm 1917 và 1918 của Toàn quyền Đông Dương về công tác lưu trữ trên toàn khối đã tạo nên một hệ thống khá vững chắc về pháp lý và nghiệp vụ cho công tác lưu trữ tại Nam Kỳ Đó là xương sống vững chắc để có thể xây dựng và hoàn thiện công tác lưu trữ tại Nam Kỳ nói riêng và Đông Dương nói chung, trở thành một bộ phận của quá trình hình thành và phát triển của lịch sử lưu trữ tại Việt Nam giai đoạn cuối thế kỷ XIX đầu thế kỷ XX

2.2 Xây dựng tổ chức và nhân sự lưu trữ Nam Kỳ

2.2.1 Tổ chức lưu trữ

Dưới triều Nguyễn, tổ chức lưu trữ và quản lý tài liệu của bộ máy chính quyền chủ yếu được tổ chức tại cấp trung ương tại Huế Tại trung ương có các kho lưu trữ được quy định lưu giữ một số loại tài liệu cụ thể do hoàng đế yêu cầu chứ không thực hiện chức năng lưu trữ cho cả hệ thống như Tào Biểu bạ lưu trữ tài liệu hình thành trong hoạt động của nhà vua và Nội các (một dạng của lưu trữ cơ quan); Tàng thư lâu lưu trữ các tài liệu, sổ sách của các Bộ trong hoạt động của vương triều để lưu giữ lâu dài (một dạng của lưu trữ lịch sử); v.v Đối với các bộ, nha thì hoàng đế chủ trương tài liệu, sổ sách hình thành ở bộ, nha nào thì bộ, nha đó có trách nhiệm tự lưu và bảo quản Ở cấp chính quyền cấp trấn (tỉnh), không có sự

thiết lập các cơ quan hay kho lưu trữ nào mà chỉ cắt cử người phụ trách lưu trữ hồ

sơ, tài liệu, sổ sách

Năm 1858, tàu chiến Pháp do Đô đốc thủy quân Grenouilly chỉ huy nổ súng, đánh chiếm bán đảo Sơn Trà - Đà Nẵng, mở đầu cuộc xâm lược nước ta Tháng 2-

1959, quân Pháp đánh chiếm Gia Định Tháng 02/1862, Pháp đã chiếm được 3 tỉnh miền Đông Nam Kỳ Tháng 06/1867, với việc chiếm được 3 tỉnh miền Tây Nam

Kỳ, thực dân Pháp hoàn thành xâm lược và bắt đầu quá trình đặt ách đô hộ ở Nam

Kỳ Sau khi chiếm được trọn vẹn Nam Kỳ, thực dân Pháp tổ chức bộ máy hành chính trung ương với các cơ sở tập trung ở Sài Gòn và chịu sự quản trị của Giám đốc Nha Nội chính Song song với quá trình thiết lập bộ máy cai trị, chính quyền thuộc địa Pháp đã quan tâm đến việc lưu trữ các tài liệu, giấy tờ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan hành chính thuộc địa

Trước khi có sự thành lập Sở Lưu trữ Nam Kỳ vào năm 1909, lưu trữ ở Nam

Kỳ chưa được tổ chức dưới một cơ quan chuyên trách riêng rẽ mà chỉ là một bộ phận nằm trong các cơ quan giúp việc cho Phủ Thống đốc Điều này thể hiện đầu tiên ở quyết định số 134 ngày 03/10/1868 của quyền Thống đốc Nam Kỳ G Ohier quy định những loại tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan ở Nam Kỳ phải nộp vào lưu trữ của thanh tra thuộc địa Thanh tra thuộc địa lúc bấy giờ chỉ là một chức danh thuộc Hội đồng Tư vấn Sau đó, lưu trữ ở Nam kỳ tiếp tục được thay đổi về cơ cấu tổ chức qua sắc lệnh số 128 ngày 15/04/1873 của Tổng thống Pháp A Thiers giao cho Chánh văn phòng của Phủ Thống đốc Nam Kỳ

và của Hội đồng Tư mật chịu trách nhiệm về kho tàng, trông giữ tài liệu lưu trữ, cấp

và kiểm tra bản sao các đạo luật Ngày 17/02/1875, Thống đốc Nam Kỳ Duprré đã ban hành quyết định số 70 nhằm cụ thể hóa Sắc lệnh 128 của Tổng thống Pháp,

trong đó ghi rõ: “Tất cả bản gốc của các quy định, nghị định, quyết định, lệnh,

chứng chỉ, giấy ủy quyền, [ ] có liên quan tới các công sở khác nhau ở Nam kỳ, không có ngoại lệ, đều phải nộp vào Lưu trữ của Hội đồng Tư mật [ ] Như vậy,

về mặt pháp lý, sự ra đời của quyết định số 70 ngày 17/02/1875 của Thống đốc Nam Kỳ đã đánh dấu một thay đổi quan trọng đối với công tác lưu trữ Từ việc đặt

công tác lưu trữ trực thuộc một tổ chức chỉ có tính chất tư vấn sang trực thuộc Hội

đồng Tư mật với chức năng “bàn bạc và quyết định mọi vấn đề có liên quan đến

lĩnh vực chuyên môn của các viên chức cao cấp”, đến việc bổ nhiệm một chức Thư

ký-Lưu trữ viên cho Hội đồng Tư mật, chính quyền thực dân Pháp đã nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và việc tập trung quản lý chúng nhằm phục

vụ cho công cuộc cai trị của Pháp ở Nam Kỳ

Tuy nhiên, trên thực tế, công tác lưu trữ vẫn không được chính quyền thực dân Pháp thực sự quan tâm Ngày 19/09/1902, báo cáo của Phó Thống đốc Nam kỳ Lamothe trình bày tại phiên họp thường kỳ năm 1902 của Hội đồng Thuộc địa đã

chỉ ra tình trạng chung của tài liệu lưu trữ ở Nam kỳ trong giai đoạn này vẫn “xếp

đặt lộn xộn trong vô vàn bó, gói; được giao nộp cùng với nấm mốc và côn trung phá hủy tài liệu, trong đó có những tài liệu quý và những tài liệu không có giá trị”

Do đó năm 1902, người Pháp quyết định thành lập Sở Lưu trữ Nam Kỳ nhằm thống

nhất quản lý và quy định chặt chẽ về hoạt động lưu trữ

Trước sự chất đầy các kho lưu trữ của các văn phòng Tổng Thư Ký Phủ Thống đốc Nam Kỳ (trước đây gọi là Nha Nội Chính), làm cho tài liệu bị huỷ hoại dần vì không người trông coi, vì khí hậu ẩm ướt, ngày 29/9/1902, chính quyền thuộc địa Nam kỳ, trên cơ sở đánh giá công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ,

đã đề nghị với Hội đồng Thuộc địa thiết lập một Sở Lưu trữ Sau đó, Thống đốc Nam Kỳ ban hành chỉ thị phải tiến hành chọn lọc để giữ lấy những tài liệu có giá trị, loại bỏ những tài liệu không cần thiết và sắp xếp lại hồ sơ theo những phương pháp khoa học để có tài liệu nghiên cứu về sau; đồng thời, đề nghị thành lập Sở Lưu trữ Nam Kỳ, xây dựng trụ sở và dành một khoản ngân sách để mua sắm trang thiết bị cho công việc lưu trữ hồ sơ

Từng bước thiết lập bộ máy tổ chức của Sở Lưu trữ Nam kỳ, ngày

26-2-1908, Thống đốc Nam Kỳ ban hành nghị định, chỉ định ông Vabois Thư ký-Lưu trữ viên của Hội đồng Tư mật ở Nam Kỳ chịu trách nhiệm về lưu trữ của Phủ Thống đốc Nam Kỳ