Guideline Project management

Guideline Project management

MỤC LỤC

1 Mục tiêu 2

1.1 Phạm vi áp dụng 2

1.2 Tài liệu liên quan 2

2 Nội dung 2

2.1 Phân loại dự án 2

2.2 Lập kế hoạch dự án 3

2.2.1 Các lưu ý 3

2.3 Xác định chỉ tiêu chất lượng 4

2.4 Quyết định tổ chức dự án 4

2.5 Lập kế hoạch dự án 4

2.6 Các giai đoạn dự án 5

2.6.1 Giai đoạn Khởi động 5

2.6.2 Các giai đoạn thực hiện dự án 6

2.6.3 Kết thúc dự án 6

2.7 Theo dõi dự án 6

2.8 Các báo cáo dự án 7

2.9 Họp dự án 8

2.10 Theo dõi và kiểm soát dự án 9

1 Mục tiêu

Mục đích của hướng dẫn này quy định việc lập kế hoạch & quản trị dự án, giúp các quản trị dự

án thực hiện dễ dàng hơn

1.1 Phạm vi áp dụng

Hướng dẫn này được áp dụng cho tất cả các dự án tại công ty

1.2 Tài liệu liên quan

2 Nội dung

2.1 Phân loại dự án

Project size < 100 MD < 240 MD > 240 MD (hoặc <240

MD nhưng có tính chất đặc biệt được ban Tổng giám đốc xác định)

Cấp có thẩm quyền là

giám đốc dự án Giám đốc SBU Giám đốc SBU Phó Tổng giám đốcphụ trách trung tâm

2.2 Lập kế hoạch dự án

2.2.1 Các lưu ý

Mục đích việc lập kế hoạch là ước tính về quy mô dự án, nhân công và thời gian thực hiện của

dự án Việc lập kế hoạch giúp cho những người quản trị dự án quản lý dự án tốt hơn thông qua việc giám sát các hoạt động, theo dõi tiến độ và giải quyết các vấn để của dự án

Việc lập kế hoạch tốt là yếu tố cần thiết để thực hiện dự án thành công cho dù quy mô dự án là to hay nhỏ hoặc dự án thực hiện trong thời gian dài hay ngắn Việc lập kế hoạch nghiêm túc thể hiện sự cam kết thực hiện dự án đúng thời hạn, có chất lượng của tất cả các bên liên quan Đối với các dự án có hợp đồng, Quản trị viên lập kế hoạch và duy trì tiến độ trên cơ sở pháp lý của hợp đồng, thể hiện trong điều khoản thời hạn thực hiện, hoặc các phụ lục tiến độ triển khai Căn cứ để lập kế hoạch dự án và tiến độ đối với các dự án chưa có hợp đồng là quyết định tổ chức dự án và các thông tin liên quan như các yêu cầu của khách hàng, các giải pháp được khách hàng lựa chọn, các biên bản họp,

Những người quản trị dự án lập kế hoạch cho toàn bộ dự án và các kế hoạch chi tiết cho các giai đoạn (kế hoạch chi tiết có thể được tách rời khỏi kế hoạch chính) Các kế hoạch cần có các

thông tin: các hoạt động, người chịu trách nhiệm, khoảng thời gian thực hiện, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, đầu vào, đầu ra, kết quả và tình trạng của mỗi hoạt động Kế hoạch của giai đoạn tiếp theo phải được lập khi giai đoạn trước đã hoàn tất Kế hoạch có thể là một phần của báo cáo giai đoạn (milestone report)

Kế hoạch dự án có thể được thay đổi trong quá trình thực hiện dự án Bất kỳ sự thay đổi nào cũng cần phải tuân theo các điều khoản đã cam kết trong hợp đồng, phải được đồng bộ thay đổi với các kế hoạch khác và phải báo cáo lên quản lý cấp trên Các thay đổi phải được thông báo tới các bên liên quan, đội dự án và khách hàng Các thay đổi lớn có ảnh hưởng lớn tới các cam kết với khách hàng cần phải có bằng chứng được khách hàng chấp nhận

Dự án Công việc

Điều chỉnh chu trình

phần mềm cho dự án Ghép các giai đoạn trong chu trình chuẩn

Các sản phầm được chuyển giao 1 lần

Ghép các giai đoạn trong chu trình chuẩn

Nên thiết lập chu trình

để sản phẩm chuyển giao theo chiều tăng dần

Không thay đổi chu trình chuẩn

Bắt buộc phải thiết lập chu trình để sản phẩm chuyển giao theo chiều tăng dần Thiết lập môi trường

dự án Thiết lập thư mục dự án theo quy định Thiết lập thư mục dự án theo quy định Thiết lập thư mục dự án theo quy định, yêu

cầu việc trao đổi phức tạp

Lập Work Breakdown

Structure Các đầu việc được phân rã <= 1

man-week, bởi quản trị dự án

Sử dụng MS.Project

Phân rã các đầu việc

<= 1 man-week, bởi quản trị dự án & các nhóm liên quan

Sử dụng MS.Project

Phân rã <= 2 man-week đối với những việc dài hạn, <=1 men-week đối với nhưng công việc ngắn hạn Có thể kết hợp WBS tổng thể từ các nhóm

Sử dụng MS.Project Xác định các rủi ro

của dự án Sử dụng bảng các yếu tố rủ ro thích hợp

để đánh giá và xác định các yếu tổ rui ro

và phương án phòng ngừa và giảm thiểu

Sử dụng bảng các yếu tố rủ ro thích hợp

để đánh giá và xác định các yếu tổ rui ro

và phương án phòng ngừa và giảm thiểu

Sử dụng bảng các yếu tố rủ ro thích hợp

để đánh giá và xác định các yếu tổ rui ro

và phương án phòng ngừa và giảm thiểu Xác định các số đo

của dự án Thu thập các số đo cơ bản để xử lý các

issue của dự án

Thu thập các số đo

cơ bản để xử lý các issue của dự án

Thu thập các số đo

cơ bản để xử lý các issue của dự án Xác định công việc

cho các cá nhân

Không cần thiết Đa số các thành viên

sẽ đảm nhận nhiều vai trò

Định rõ công việc cho những nguồn lực quan trọng

Cần thêm người để tránh ảnh hưởng bởi việc thay đổi nhân lực

Định rõ công việc cho những nguồn lực quan trọng

Xây dựng bản lịch

trình dự án

Project schedule

Mức độ chính xác 80% Mức độ chính xác 75% Mức độ chính xác 70%

Hoàn thành kế hoạch

dự án Sử dụng biểu mẫu theo quy định Sử dụng biểu mẫu theo quy định Sử dụng biểu mẫu theo quy định Project Manager Tham gia thực hiện

công việc như các thành viên khách của

dự án

Tham gia thực hiện một số công việc khác trong dự án

Có thể chi tập trung cho việc quản trị dự

án đối với các dự án (10 người tham gia) Configuration

Management Được quản trị dự án dự án thực hiện Được quản trị dự án hoặc một thành viên

dự án thực hiện

Được quản trị dự án hoặc một thành viên

dự án thực hiện hoặc

từ một nhóm độc lập khác

2.3 Xác định chỉ tiêu chất lượng

Xác định chỉ tiêu chất lượng dự án dựa theo các tài liệu: Kế hoạch chất lượng của các bộ phận, Yêu cầu của Giám đốc dự án,QTDA, khách hàng,…

2.4 Quyết định tổ chức dự án

Quyết định tổ chức dự án do Giám đốc dự án lập là căn cứ để Quản trị dự án lấy thông tin để lập

Kế hoạch dự án

2.5 Lập kế hoạch dự án

Kế hoạch dự án được lập khi quyết định khởi động dự án được phê duyệt

Mẫu kế hoạch dự án là mẫu 03/09QT/PM Không nhất thiết phải điền đầy đủ tất cả các mục trong phiên bản đầu tiên (v1.0) nhưng những phần nào chưa điền được thông tin phải để NA Tuy nhiên, sau khi phiên bản đầu tiên của tài liệu Yêu cầu người sử dụng được bàn giao thì toàn bộ các mục trong kế hoạch dự án phải được điền đầy đủ CBCL của dự án là người chịu trách nhiệm xem xét kế hoạch dự án để đảm bảo tất cả các thông tin cần thiết của dự án đã được điền đầy đủ

Quản trị dự án có thể thay đổi mẫu kế hoạch dự án tuỳ theo đặc thù của dự án, nếu cần Tuy nhiên việc thay đổi phải được ghi nhận lại và phải được sự đồng ý của Trưởng phòng chất lượng

và tuân theo Hướng dẫn thay đổi quy trình

Tài liệu kế hoạch dự án có thể có các phụ lục đi kèm, tuỳ theo mức độ phức tạp hoặc phạm vi của dự án Các mục thường xuyên có thay đổi có thể được ghi vào kế hoạch dự án như là phụ lục của dự án để tránh các thay đổi không cần thiết tới kế hoạch

Tuỳ thuộc vào các sự thay đổi có ảnh hướng như thế nào tới mục tiêu và các công việc của dự

án, các thay đổi có thể được kết hợp vào kế hoạch dự án theo các cách sau:

 Nếu các thay đổi là nhỏ, chúng có thể được ghi lại trong các biên bản họp, các báo cáo hoặc các phụ lục của kế hoạch dự án, được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền và kế hoạch dự án không cần phải lập lại

 Nếu các thay đổi là lớn, kế hoạch dự án cần phải sửa để thể hiện các thay đổi này Các thay đổi được coi là lớn nếu nó có ảnh hưởng tới các mục tiêu chất lượng của dự án hoặc các mốc kiểm soát chính Các thay đổi này có thể được cập nhật khi kết thúc một giai đoạn của dự án

Kế hoạch dự án được cập nhật:

 Để tích hợp các cam kết mới của dự án và sự thay đổi của các cam kết này

 Để tuân theo các thay đổi của quá trình

 Khi đánh giá phát hiện ra các điểm không phù hợp / không phù hợp tiềm năng

 Khi độ lệch về nhân công, về thời gian thực hiện, về các chỉ tiêu chất lượng của

dự án lớn hơn 20%

 Khi các sự sai lệch phát sinh từ phía khách hàng hoặc vì các lý do khách quan khác

Việc cập nhật kế hoạch dự án chỉ nên thực hiện cuối mỗi giai đoạn

2.6 Các giai đoạn dự án

2.6.1 Giai đoạn Khởi động

Dự án được chính thức khởi động khi có Quyết định tổ chức dự án (Project Work order) của Giám đốc Trung tâm

Giai đoạn chuẩn bị và khởi động dự án là bắt buộc đối với mọi dự án và có các hoạt động chính như sau:

 Xác định, xem xét và thông qua mục tiêu dự án bao gồm cả các mục tiêu chất lượng

 Xác định phương thức kiểm soát và thực hiện dự án, bao gồm: xác định tổ chức dự án, xác định quy trình chuẩn thích hợp để thực hiện dự án, xác định phương thức, công cụ, mẫu mã và các tiêu chuẩn sử dụng cho dự án

 Thông qua kế hoạch dự án: các giai đoạn thực hiện dự án, các mốc kiểm soát dự án, Sau khi hoàn tất các hoạt động trên, buổi họp khởi động dự án được tổ chức để định hướng cho đội dự án cũng như để giới thiệu đội dự án với các bên liên quan

2.6.2 Các giai đoạn thực hiện dự án

Các công việc, đầu vào và kết quả của mỗi hoạt động, người chịu trách nhiệm thực hiện mỗi hoạt động và tiêu chí kết thúc cần phải được xác định rõ ràng trong tất cả các giai đoạn của dự án Nếu dự án được thực hiện theo hợp đồng, các giai đoạn thực hiện dự án phải được phân chia phù hợp với các yêu cầu của hợp đồng, phù hợp với lịch trình thanh toán của hợp đồng

Tập hợp các mốc kiểm soát của dự án phải bao gồm thời điểm kết thúc các giai đoạn thực hiện

dự án

Cuối mỗi giai đoạn thực hiện dự án Quản trị viên dự án lập báo cáo tổng kết giai đoạn gửi Giám đốc dự án và khách hàng, nếu có yêu cầu

2.6.3 Kết thúc dự án

Kết thúc dự án là giai đoạn bắt buộc (giai đoạn cuối cùng của mọi dự án) và có mục tiêu chính là:

 Hoàn chỉnh các thủ tục bàn giao, nghiệm thu theo quy định của hợp đồng

 Phân tích hiệu quả dự án và lập báo cáo tổng kết dự án, đánh giá chất lượng dự án

 Bàn giao, lưu trữ hồ sơ, dữ liệu, sản phẩm của dự án

 Giải phóng nguồn lực

Báo cáo tổng kết dự án phải được xem xét đánh giá bởi Giám đốc dự án và cán bộ chất lượng

dự án, dự án được coi là kết thúc khi báo cáo tổng kết dự án được chính thức thông qua bởi Giám đốc dự án

Giám đốc dự án tổ chức cuộc họp tổng kết dự án nhằm tổng kết việc hoàn thành các mục tiêu và nhiệm vụ của dự án, phân tích các chỉ tiêu chất lượng, đánh giá thu hoạch của dự án, hệ thống hoá các công việc cần phải tiến hành sau khi kết thúc dự án, rút ra các bài học kinh nghiệm cho các thành viên dự án và các dự án trong tương lai Tại cuộc họp này Quản trị viên dự án báo cáo ngắn gọn về dự án, cán bộ chất lượng báo cáo về dự án từ khía cạnh quản lý chất lượng

2.7 Theo dõi dự án

Các công việc tiến hành trong dự án cần được tiến hành bám sát kế hoạch đã được chuẩn bị nhằm bảo đảm kiểm soát được việc tiến hành công việc đến đích, đúng hạn Mỗi công việc đến lượt mình cũng nên có đầy đủ các bước lập kế hoạch, xem xét phê duyệt, triển khai, theo dõi, tổng kết

Quản trị dự án và các cán bộ của dự án tổ chức tiến hành và kiểm soát công việc trong khung thời gian của kế hoạch dự án Ngoài ra các cam kết của các nhóm và các cá nhân liên quan đến

dự án cũng phải theo dõi chặt chẽ Quản trị viên dự án cần đảm bảo tổ chức được việc nhắc nhở các bên liên quan về kế hoạch (hoặc lịch) trước khi đến hạn một thời gian nhất định nhằm các bên chuẩn bị thực hiện

Quản trị dự án phải xác định được các công việc cần đặt mức ưu tiên cao trong mỗi giai đoạn của dự án Các mốc kiểm soát chính của dự án trợ giúp cho việc này Quản trị viên dự án căn cứ vào tình hình thực tế của dự án để tập trung hoặc điều chỉnh các nguồn lực dự án cho việc giải quyết các nhiệm vụ hoặc công việc ưu tiên cao

Quản trị dự án cần định kỳ theo dõi tiến độ dự án Nếu có sự sai lệch lớn về tiến độ hoặc gặp phải vấn đề lớn, cần báo cáo ngay cho cấp lãnh đạo để có biện pháp xử lý

 Quản trị dự án có thể sử dụng nhật ký dự án để theo dõi các vấn đề phát sinh trong dự

án Việc sử dụng biểu mẫu này hay không, do quản trị dự án quyết định, tùy tình hình của mỗi dự án

2.8 Các báo cáo dự án

Báo cáo dự án bao gồm báo cáo tiến độ, báo cáo chỉ tiêu (theo định kỳ), báo cáo milestone (bao gồm cả kết thúc giai đoạn), báo cáo tổng kết dự án Các báo cáo này do quản trị viên dự án thực hiện bắt buộc đối với mọi dự án và được gửi cho Giám đốc dự án Căn cứ vào đặc thù dự án, có thể qui định thêm các trưởng nhóm thực hiện các báo cáo tiến trình và báo cáo milestone trong

kế hoạch dự án Yêu cầu này phải được ghi rõ trong kế hoạch dự án Giám đốc dự án hoặc trưởng đơn vị có thể quy định hình thức thực hiện các báo cáo tiến trình dự án dưới dạng mail hoặc báo cáo miệng tại các cuộc họp nhưng các thông tin yêu cầu của báo cáo phải đầy đủ và phải được lưu giữ như các hồ sơ dự án khác Các báo cáo milestone và tổng kết dự án phải được lập dưới hình thức văn bản theo mẫu

Định kỳ lập báo cáo tiến độ dự án được Quản trị dự án xác định và được ghi nhận trong kế hoạch

dự án, mặc định định kỳ là hàng tuần

Báo cáo kết quả công việc của từng thành viên, nhóm thực hiện theo sơ đồ tổ chức dự án Các báo cáo này do người phụ trách các công việc, nhóm việc thực hiện khi kết thúc công việc Báo cáo kết quả công việc có thể được thực hiện bằng mail hoặc bằng miệng trong cuộc họp dự án nhưng phải lưu giữ bằng chứng Báo cáo kết quả công việc được thực hiện theo yêu cầu của Quản trị viên dự án hoặc người phụ trách trực tiếp

Báo cáo kiểm tra, xem xét sản phẩm do người chủ trì việc kiểm tra, xem xét lập khi kết thúc các công việc xem xét, kiểm tra theo kế hoạch dự án, báo cáo này cần được kèm theo các biên bản

kiểm tra, xem xét Chế độ thực hiện các báo cáo kiểm tra, xem xét được quyết định trong kế hoạch dự án hoặc theo yêu cầu của cán bộ phụ trách trực tiếp người chủ trì công việc kiểm tra, xem xét Báo cáo kiểm tra, xem xét các sản phẩm giai đoạn của các nhóm dự án là bắt buộc và

do trưởng nhóm lập gửi Quản trị viên dự án

Báo cáo thời gian làm việc do các thành viên dự án thực hiện Các trưởng nhóm có trách nhiệm xem xét báo cáo thời gian làm việc của các thành viên trong nhóm và đảm bảo sự chính xác của báo cáo này Báo cáo thời gian làm việc được các thành viên dự án ghi nhận vào cuối giờ làm việc hàng ngày

2.9 Họp dự án

Các cuộc họp dự án được tổ chức để xem xét các kết quả của dự án, giải quyết các vấn đề ở mức dự án và xác định các vấn đề không giải quyết được ở mức dự án để báo cáo lên cấp trên

Các cuộc họp dự án bao gồm các cuộc họp về tiến độ và các cuộc họp kết thúc mốc kiểm soát chính

Thành viên tham dự vào các buổi họp tiến độ dự án ít nhất là quản trị dự án, các trưởng nhóm trong dự án, cán bộ chất lượng dự án Quản trị dự án yêu cầu đại diện của các nhóm có liên quan tham dự họp nếu cần Đối với các dự án nhỏ, tất cả các thành viên đều tham dự trong cuộc họp quản trị dự án

Chương trình của một cuộc họp về tiến độ dự án ít nhất bao gồm các nội dung sau:

 Xem xét lại các quyết định của buổi họp trước

 Xem xét công việc, lịch trình, nhân công, sản phẩm của dự án

 Các vấn đề và giải pháp của chúng cần phải báo cáo cho Giám đốc dự án để giải quyết

 Xem xét các rủi ro

 Các hành động và nhiệm vụ tiếp theo

Chương trình của cuộc họp xem xét mốc kiểm soát ít nhất bao gồm những nội dung sau:

 Xem xét kết quả của giai đoạn

 Xem xét trạng thái của dự án so sánh với kế hoạch và thực hiện thay đổi kế hoạch, nếu cần

 Xem xét rủi ro

 Xem xét các chỉ tiêu chất lượng của dự án và phân tích các sai lệch, nếu có

 Các vấn đề và giải pháp của chúng cần phải báo cáo cho Giám đốc dự án để giải quyết

2.10 Theo dõi và kiểm soát dự án

Việc theo dõi và kiểm soát dự án được quản trị dự án và các nhóm áp dụng để đảm bảo cả dự

án thực hiện đúng tiến trình để đạt được các mục tiêu của dự án Mục đích là theo dõi yêu tố chính của dự án – chi phí, thời gian, phạm vi, và chất lượng sản phẩm bàn giao, mục đích chính của quy trình này là:

 Theo dõi và xem xét các công việc thực tế hoàn thành và kết quả đối với kế hoạch dự

 Cập nhật kế hoạch dự án để thể hiện các công việc đã hoàn thành và điểu chỉnh kế hoạch đối với các công việc còn tồn đọng, nếu cần

 Cung cấp khả năng kiểm soát tiến trình thực hiện dự án, vì thế mà dự án và lãnh đạo có thể thực hiện các hành động khắc phục sớm khi tiến độ dự án sai lệch đáng kể so với kế hoạch ban đầu

Các sản phầm của giai đoạn này bao gồm :

 Các báo cáo tình hình dự án

 Cập nhật danh sách các hành động, rủi ro, các vấn đề phát sinh

 Cập nhật kế hoạch và lịch trình thực hiện, để thể hiện tiến độ thực tế

 So sánh chi phí thực tế và chi phí ngân sách, cũng như phân tích chi phí/lợi ích khi bắt đầu dự án

 Đánh giá và xem xét các hoạt động và sản phẩm công việc trong quá trình phát triển

Dự án Công việc

Thường xuyên theo

dõi tiến trình

Thường xuyên theo dõi tiến trì

Quản trị dự án sử dụng kế hoạch dự án như một công cụ để đánh giá; từng thành viên của nhóm cung cấp báo cáo tuần về tiến độ với quản trị

dự án hoặc trưởng nhóm

Quản trị dự án sử dụng kế hoạch dự án như một công cụ để đánh giá; từng thành viên của nhóm cung cấp báo cáo tuần về tiến độ với quản trị

dự án hoặc trưởng nhóm

Thực hiện xem xét

theo nhóm

Có thể thực hiện qua thư điện tử hoặc các phiên họp không chính thức

Có thể cần một cuộc họp phối hợp tuần để xem xét tình trạng công việc, rủi ro, biên pháp và hành động

Có thể có vài nhóm nhỏ thường xuyên cùng nhau xem xét tiến độ, hoặc họp nhóm và báo cáo thường xuyên Thực hiện xem xét

tiến độ chính thức

Có thể thực hiện qua thư điện tử hoặc các phiên họp không chính thức

Có thể được thực hiện hàng tháng với quản lý cấp cao và những người có liên quan

Có thể được thực hiện hàng tháng với quản lý cấp cao và những người có liên quan

Quản lý thay đổi Có thể chỉ 1 hoặc 2

người

Có thể bao gồm đại diện dự án, khách hàng, quản lý, chất lượng, quản trị cấu hình

Có thể bao gồm đại diện dự án, khách hàng, quản lý, chất lượng, quản trị cấu hình

Hiệu chỉnh kế hoạch Có thể thống nhất

không chính thức với quản trị dự án

Các thay đổi chính cần được xem xét và chấp thuận bởi những người phê duyệt dự án

Các thay đổi chính cần được xem xét và chấp thuận bởi những người phê duyệt dự án Thực hiện xem xét

sản phẩm công việc

Có thể xem xét qua với

2 hoặc 3 người

Một số có thể xem xét sơ qua, một số có thể xem xét và kiểm tra về mặt kỹ thuật

Một số có thể xem xét sơ qua, một số có thể xem xét và kiểm tra về mặt kỹ thuật

BẢNG GHI NHẬN THAY ĐỔI

Ngày Phiê

n bản

*A, M, D

* A; Thêm mới; M: Sửa đổi; D: Xóa