Slide thuyết trình MS Project 2010

Slide thuyết trình MS Project 2010

MS PROJECT 2010

NHÓM 7 8 9

Intro & overview

 Cài đặt Project 2010

 Tạo dự án

 Bắt đầu quản lí dự án và thực chất của việc quản

lí dự án là quản lí các chức năng, nhiệm vụ và nguồn tài nguyên

 Bởi thế nên chúng ta đặt danh sách chức năng, nhiệm vụ vào chung dự án, nhìn vào các vạch phân chia để hoạch định nguồn tài nguyên,

nhìn vào nhân lực để hiểu anh(cô) ta có thể

làm gì + có năng lực gì…

www.themegallery.com

Intro & overview

 Một khi chúng ta nhìn vào dự án thì phải đánh giá tiến độ và khó khăn gặp phải, theo dõi tiến độ

thông qua dự án; nhìn thấy vấn đề khi các chức năng, nhiệm vụ có sự xung đột, chồng chéo lên nhau; tốn nhiều thời gian khi thiếu nguồn tài

nguyên; làm gì khi trễ tiến độ được giao, …

 Sự cộng tác tốt giữa các thành viên, giữa các

nhóm cũng là một yếu tố liên quan tới việc hoàn thành dự án Bảo đảm cho việc truyền hay thay

đổi thông tin được cập nhật nhanh chóng.

www.themegallery.com

Starting project

 Khởi động chương trình :

 Chọn shortcut -> click

www.themegallery.com

Starting project

 Tạo mới một dự án:

Ấn vào mục New -> Blank Project -> Create

www.themegallery.com

Lưu một dự án

 File/Save -> điền tên file và ok

www.themegallery.com

Lưu một dự án

 Lưu một dự án với tập tin tùy chọn

www.themegallery.com

Mở một dự án đã có sẵn

 Vào File->Open ->chọn dự án mở

www.themegallery.com

L ÀM VIỆC VỚI TÀI NGUYÊN

L ÀM VIỆC VỚI TASK

REPORT

THÊM NHÂN LỰC CHO TASK

 Nếu nhân lực cho công việc không đủ thì chúng ta cần thêm

nhiều nhân lực

THÊM NHÂN LỰC CHO TASK

 Lý do khi thêm resources:

 Mặc định là hoàn thành sớm hơn thời hạn

Có 3 lý do:

 Thời gian hoàn thành sớm hơn.

 Tăng resources do yêu cầu công việc.

 Tăng thời gian làm việc mỗi ngày.

DEMO

THÊM THỜI GIAN BIỂU CHO TASK

 Ứng với mỗi công việc ta có thể áp dụng 1 lịch làm việc riêng cho các nhân viên Việc thay đổi lịch làm việc, bổ sung calendar cho project ta vào Tab Project => Change Working Time

 Thay đổi lịch làm việc cho mỗi nhân viên

 Thay đổi lịch làm việc cho toàn dự án

THÊM THỜI GIAN BIỂU CHO TASK

Để thiết lập thời gian làm việc của dự án ta chọn Option

Tại đây ta có thể thiết lập số giờ làm việc trong ngày, số ngày làm việc trong tuần… Mặc định là ngày làm việc bắt đầu từ 8h và kết thúc 17h, tuần làm việc 40h

DEMO

LÀM VIỆC VỚI RESOURCE

LÀM VIỆC VỚI RESOURCE

Title THIẾT LẬP RESOURCE

Title THAY ĐỔI ThỜi GIAN LÀM VIỆC

Title CẬP NHẬT THÔNG TIN CHO RESOURCE

Title THIẾT LẬP MỨC TRẢ PHÍ CHO RESOURCE

THIẾT LẬP TÀI NGUYÊN

 Bước 1:

Chuyển sang khung nhìn resource: trong

menu View chọn Resource sheet.

THIẾT LẬP TÀI NGUYÊN

 Bước 2: Điền tên resource trong cột resource name và nhấn Enter.

THIẾT LẬP TÀI NGUYÊN:

 Bước 3: Chọn loại tài nguyên MS Project cung cấp 3 loại tài nguyên thường dùng

THIẾT LẬP TÀI NGUYÊN:

 Các thuộc tính mặc định của 1 resource:

 ID : mã số của resource

 Resource Name: tên resource

 Material Label: nhãn của vật liệu

 Initials: viết tắt của resource name

 Max.Unit: hiệu năng của resource

 Group: tên của nhóm của resource

 Accrue at: cách tính chi phí cho resource

(prorated: tính theo tỉ lệ; end: kết thúc; start: bắt đầu)

THIẾT LẬP TÀI NGUYÊN:

 Tại cột Std.Rate chọn mức chi phí cho

nguồn tài nguyên này

THAY ĐỔI THỜI GIAN LÀM VIỆC:

 Bước 1: Trong Menu Tools chọn “Change working times…”

 Chọn người cần thay đổi lích làm việc trong box “For Calendar”

 Chọn các bộ lịch làm việc chuẩn được MS Project hổ trợ trong box “Base calendar”

THAY ĐỔI THỜI GIAN LÀM VIỆC:

THAY ĐỔI THỜI GIAN LÀM VIỆC:

 Thẻ Exception: cho biết vào thời gian này

người đó sẽ không phải làm việc.

THAY ĐỔI THỜI GIAN LÀM VIỆC:

 Thẻ Work Weeks: Xác định thời gian làm

việc trong tuần

THAY ĐỔI THỜI GIAN LÀM VIỆC

 Thẻ Work Weeks: Click “Details…” để điều

chỉnh chi tiết.

DEMO

CẬP NHẬT THÔNG TIN CHO RESOURCE

 Như chúng ta đã biết khi làm project sẽ có những

sự cố phát sinh ngoài ý muốn

 Nhân viên bận công việc gia đình không thể

tham gia vào dự án

 Trong quá trình làm việc máy tính ngưng hoạt động bất chợt

 ….

Những công việc này ta sẽ xử lý trong Microsoft Project 2010 (MS Project 2010) như slide sau

CẬP NHẬT THÔNG TIN CHO RESOURCE

Đầu tiên ở giao diện chính chương trình ta

vào tab View chọn Resource Sheet

CẬP NHẬT THÔNG TIN CHO RESOURCE

Tiếp theo ta muốn thay đổi tài nguyên nhân

lực nào, hay tài nguyên máy tính nào click

phải vào và chọn Infomation:

CẬP NHẬT THÔNG TIN CHO RESOURCE

Cửa sổ chỉnh sửa sẽ hiện lên

Ở đây muốn thay đổi tài nguyên nhân lực,

máy móc nên ta chỉ cần chú ý đến khu vực

khoanh vùng như sau:

CẬP NHẬT THÔNG TIN CHO RESOURCE

DEMO

THIẾT LẬP MỨC TRẢ PHÍ CHO RESOURCE

 Chúng ta đã biết có thể thiết lập 5 mức trả phí cho

1 resource, điều này cho phép ta áp dụng các mức

chi trả khác nhau cho resource với những công

việc khác nhau.

 Đối với mỗi nhiệm vụ, dự án sẽ sử dụng giá cước

ban đầu mặc định, ta có thể tạo một bảng giá khác

để sử dụng.

 Để tạo bảng giá khác ta làm như sau đây.

THIẾT LẬP MỨC TRẢ PHÍ CHO RESOURCE

 Đầu tiên trong cột Taskname ta chọn nhân viên

cần tạo bảng giá riêng (do tham gia các CV khác

nhau)

 Tiếp theo nhìn lên Format Tab, ta chọn

Information của nhóm Assignment

 Hộp thoại Assignment Information xuất hiện.

 Trên tab General, trong costRate table box ta click

chọn B  chọn OK

 Sẽ xuất hiện bảng giá mức thứ B của nhân viên.

THIẾT LẬP MỨC TRẢ PHÍ CHO

RESOURCE

Bảng lương B của một nhân viên:

DEMO

Resource pool

Giới thiệu

 Khi phải quản lý nhiều hơn một dự án,thông thường

nguồn lực làm việc sẽ được sử dụng cho nhiều hơn một dự án.Thật sự khó khăn để cần huy động nguồn lực giữa

những dự án khác nhau,đặc biệt là các dự án này được

quản lý bởi những người khác nhau.

 Khái niệm Resource pool ra đời là cách thức nhằm giúp ta

có thể sử dụng tài nguyên giữa nhiều dự án khác

nhau.Thực sự Resource pool cũng là một dự án trong đó chứa những thông tin về tài nguyên của các dự án khác.Nó chứa toàn bộ các thông tin về nguồn lực cho từng tác vụ của tất cả các dự án liên kết tới nó.Bạn có thể thay đổi toàn

bộ các thông tin như giá trị,nhân lực và tất cả các dự án liên kết tới nó sẽ lấy những thông tin đã được cập nhật

này.

Resource pool

Nhóm có 3 nhóm nhỏ 7-8-9 nên sẽ có 3

nguồn tài nguyên

Resource pool

 Thêm Task vào cho dự án :

+ Lấy yêu cầu + Phân tích + Thiết kế + Code

+ Test

Resource pool

Thêm task

Resource pool

Thêm task

Resource pool

Bây muốn sử dụng nguồn lực một nhóm:

Từ resource nhóm đó chọn tìm trên Tool

ResourcePool

 Share Resource  Use Resource

Chọn tên dự án (hoăc muốn share nguồn lực cho nhóm khác thì chọn đúng tên nhóm đó)

Resource pool

Sau khi xong qua ResourcePool kiểm tra

Resource pool

Tương tự cho các nhóm khác

Các công việc khác tương tự

Resource pool

Bây giờ chúng ta đã có một nơi tập trung toàn bộ các Resource hiện có.

Các bạn mở Resource Pool

chọn View

Resource Usage

Rồi qua Resource chon Details(xem chi tiết) nhằm

có cái nhìn tổng quan về các tài nguyên.

Resource pool

Resource pool

LƯU MỘT BASELINE

BASELINE LÀ GÌ ?

 Baseline là một tập hợp các giá trị quan trọng của dự án ban đầu

 Là một ‘snapshot’ lưu lại thông tin kế hoạch dự án ban đầu

 Phục vụ cho việc so sánh với các kế hoạch trong tương lai

để có những điều chỉnh phù hợp

www.themegallery.com

 So sánh thời gian giữa bản kế hoạch và

baseline:

 Insert column

 Chọn baseline

LƯU MỘT BASELINE

LƯU Ý:

 Nên lên kế hoạch dự án một cách đầy đủ đến mức có thể

trước khi lưu baseline (điều này không có nghĩa là bạn không thể thêm tasks, resources, assignment sau đó).

 Có thể lưu đến 11 baseline cho mỗi kế hoạch.

www.themegallery.com

Với những thông tin về chi phí và ngân sách tại chỗ, bạn có thể phân tích để biết được rằng dự án của bạn có khả năng thực hiện được hay không trong một giới hạn về ngân quỹ nào đó hoặc đã vượt quá dự trù

Hơn nữa, dự án của bạn được đầu tư vào dưới sự kiểm tra định lượng mức chi phí một lần trước khi nó được tiến hành Bạn có thể quan tâm đến những sự thay đổi của đường chuẩn của ngân sách để thực hiện điều chỉnh một cách nhanh chóng trước khi vượt quá ngân sách

www.themegallery.com

Các phần chính trong việc ước lượng dự án

 Putting a price tag on your project

 Incorporating resource cost

 Preparing for cost calculations

 Reviewing cost information

 Comparing costs to your Budget

 Reducing project Costs

 Setting the Project Fiscal Year

 Assigning Accounting Codes

www.themegallery.com

ESTIMATION

 Putting a price tag on your project

ESTIMATION

Estimation - Incorporating resource cost

 Incorporating resource cost

Estimation - Preparing for cost calculations

 Assigning cost resources to task

 Entering an oddball cost for a task

www.themegallery.com

Estimation - Reviewing cost information

 Seeing overall project costs

-Viewing the total project cost in the project summary task

-Viewing the total project cost in Project statistics-Viewing total project cost in the project summary report

 Seeing Costs for tasks, resources, and

Assignments

-Total cost for a task-Total cost for a resource-Total cost for a assignment

 Adding Custom budgetInformation

www.themegallery.com

Estimation - Comparing costs to your Budget

 Step 1: Create and Designate budget

resources

 Step 2: Assign Budget Resources to the

Project Summary Task

 Step 3: Enter Budget Cost and Work Values

 Step 4: Associate Resources with Their

Budget Type

 Step 5: Compare Budget Resource Values

www.themegallery.com

Estimation - Reducing project Costs

 Checking for Cost Errors

Task durations

cost per use

resource rates

Planned assignment costs

Cost resource amounts

Fixed costs for tasks

 Adjusting the Schedule

Estimation - Reducing project Costs(tt)

 Adjusting Assignments

Replace expensive resources with cheaper ones

Do away with overtime

 Rethinking Your Project Budget

Get a bigger budget

Cut back on project scope or quality

www.themegallery.com

Estimation - Setting the Project Fiscal Year

 Setting the Project Fiscal Year

www.themegallery.com

Estimation - Assigning Accounting Codes

 Entering Accounting Codes in a Custom

Field

 Creating Multilevel Accounting Codes

 Applying Accounting Codes to Your Project

www.themegallery.com DEMO

Tracking progress

Link Task

• Để tạo liên kết giữa các công việc bạn có thể làm như sau:

- Chọn task muốn tạo liên kết

- Trên menu chọn Task

- Trên tool bar chọn inforamtion

 Hộp thoại Summary Task Information hiện

ra, chọn tab Predecessors

 Chọn công việc kết nối tại mục Task Name hay chọn ID của công việc tại mục ID

Link Task

- Mục Type quy định các loại kết nối giữa 2

công việc Có các loại kết nối ở mục Type:

- Finish-To-Start(FS) (loại mặc định) : kết thúc - bắt đầu

- Finish-To-Finish(FF): kết thúc – kết thúc

- Start-To-Finish(SF): bắt đầu – kết thúc.

- Start-To-Start(SS): bắt đầu – bắt đầu

Link Task

 Muốn chỉnh sửa mối liên hệ giữa các công

việc, double-click vào ngay liên kết, hộp thoại Task Dependency sẽ hiện ra:

Link Task

- Baseline cũng giống như ta lưu lại trạng thái của dự án ngay tại một thời điểm Dựa vào baseline, người dùng kiểm soát được dự án của mình, xem nó thực hiện được như thế nào so với kế hoạch MS Project 2010 hỗ trợ 11 baseline, tức hỗ trợ cho người dùng chức năng lưu lại 11 bức ảnh cho dự án của mình, bao gồm: baseline, baseline 1, baseline 2, baseline 3, baseline 4, baseline 5, baseline 6, baseline 7, baseline 8,

baseline 9, baseline 10 Trong một project có thể có nhiều baseline, và khái niệm re-baseline nghĩa là khi có những sự thay đổi quan trọng trong đề án như hoãn công việc nào đó, vượt ngân sách hay mất đi nguồn tài nguyên quan trọng nào

đó, và cần phải cập nhật lại baseline cho phù hợp

Save a baseline

 Cách tạo baseline

 Để tạo baseline, trên menu chọn Project, trên tool bar chọn Set Baseline Có 2 mục sổ ra là Set Baseline và Clear Baseline Chọn Se Baseline họp thoại Set

Baseline hiện ra

Save a baseline

 Ở mục For:

- Entire project: là lưu lại toàn bộ đề án

- Selected Task: là chỉ lưu lại một số chức năng được chọn

 Update baseline

 Ta có thể vào Set baseline trên toolbar để update lại baseline

* Nếu ta không chọn gì nhấn Ok thì MS Projet sẽ ghi đè lên baseline cũ

* Nếu chọn 1 baseline khác thì MS Project sẽ luu trên 1

baseline mới

Save a baseline

 Xem thông tin về dự án hiện tại.

 Trên menu chọn Project, sau đó chọn Project information Project imformation dialog hiện

ra Chọn Statictis

Track as Scheduled

Track as Scheduled

Track as Scheduled

 Project Statictis hiện ra Trên đây lưu các hông tin

hiện tại về dự án Vd Duration (% thời gian), Work (% công việc hoàn thành)…

 Để cập nhật tình trạng dự án: trên menu chọn Project, trên tool bar chọn Update Project

Track as Scheduled

- Ở mục Update work as complete through, chọn ngày muốn theo dõi tiến độ thực hiện của project Ví dụ chọn ngày

 Mục “Set 0%-100% complete” là đánh giá công việc theo

phần trăm nó thực hiện được theo như kế hoạch ban đầu đặt

ra Còn “Set 0% or 100% complete” là đánh giá các công việc

là hoàn thành hay không (một là hoàn thành 100%, hai là chưa hoàn thành 0%)

 Sau khi Update Project, ở giữa các thanh progress của công việc, xuất hiện thêm các thanh màu đen diễn tả phần trăm

công việc thực hiện được so với kế hoạch đặt ra tại thời điểm update project Ngoài ra, dấu check ở mục Indicator diễn tả công việc đó đã hoàn tất tại thời điểm được update

Track as Scheduled

 Ta có thể điều chỉnh % công việc bằng cách:

* Hiệu chỉnh trong Task information tại mục Percent

complete: ta có thể chọn Task muốn thao tác rồi chọn

Information trên toolbar hay double- click vào task đó

* Hiệu chỉnh bằng trên toolbar

* Hoặc có thể hiêu chỉnh bằng cách click và kéo các hanh đen nằm giữa các thanh progress cảu các ask

Điều chỉnh phần trăm công việc

* Hiệu chỉnh bằng Update task

Chọn task tương ứng, trên toolbar chọn Mark on Track rồi chọn Update task

Tracking progress

 Sử dụng Actuals

 Ngoài chỉnh phần trăm công việc đã thực hiện được,

trong Update task ta có thể chỉnh những thông số khác cho phần công việc đã làm được, như số ngày đã thực

hiện để đạt được số phần trăm công việc đó chẳng hạn ở mục Actual dur.

 Ta cũng có thể vào View- Table- Work Khi đó màn hình phía bên trang sẽ hện đầy đủ các thông tin của Task có cả baseline, Actual dur…và ta có thể hiệu chỉnh những mục này Khi ta thay đổi thông số Actual dur này, Ms Project

sẽ tự đọng cập nhật thay đổi của các thông số liên quan.

Tracking progress

- Ta chọn task muốn thao tác rồi trên toolbar

chọn hoặc right click vào task chọn Hoặc chọn task rồi chọn Information trên toolbar rồi trong Task information dialog chọn Notes

Thêm ghi chú cho một task

Edit task detail

Các loại công việc (Task Types)

 Có 3 loại task type: Fixed Units, Fixed Duration,

Fixed Work

 Các khái niệm về Unit, Duration và Work :

o Unit : số lượng của tài nguyên(nhân lực, máy tính,

… ) hoặc % thời gian của một người dành cho một việc.

o Duration : khoảng thời gian hoàn thành của một

công việc.

o Work : khối lượng công việc hay số giờ công

(person-hours) cần để hoàn thành công việc

Các loại công việc (Task Types) (tt)

Ý nghĩa việc lựa chọn Task Type :

o Fixed Units: Một công việc khi được xác lập Task type là Fixed Units nghĩa là Units của các tài nguyên sẽ không thay đổi khi có

sự điều chỉnh từ 2 giá trị còn lại.Nói cách khác thì khi ta thay đổi Duration thì Works tương ứng sẽ thay đổi và ngược lại.

o Fixed Duration : Một công việc khi được xác lập Task type là Fixed Duration nghĩa là Duration của công việc sẽ không thay

đổi khi có sự điều chỉnh từ 2 giá trị còn lại.Nói cách khác thì khi

ta thay đổi Units thì Work tương ứng sẽ thay đổi và ngược lại.

o Fixed Work: Một công việc khi được xác lập Task type là

Fixed Work nghĩa là số lượng việc cần làm của của công việc sẽ

không thay đổi khi có sự điều chỉnh từ 2 giá trị còn lại.Nói cách khác thì khi ta thay đổi Units thì Duration tương ứng sẽ thay đổi

và ngược lại.