Phương pháp hoạch định trong quản lý dự án

Phương pháp hoạch định trong quản lý dự án

PHƯƠNG PHÁP VỀ HOẠCH ĐỊNH

TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN

 Hoạch định, theo dõi và kiểm soát

 Mục đích của hoạch định

 Các câu hỏi khi hoạch định

 Ai có thể/nên làm hoạch định

 Hoạch định & Vòng tròn kiểm soát

 Các kiểu hoạch định

 Một vài lợi ích của hoạch định

 Giao tiếp trong hoạch định

 Một vài phương pháp hoạch định

 Các kết quả mong ước của hoạch định

 Các nguyên lý chủ yếu

Hoạch định, theo dõi và kiểm soát

• Định nghĩa của hoạch định

– ‘Một kế hoạch chi tiết, phương pháp, …v.v để đạt được một mụctiêu’

– ‘Một đề cương, thường là ý tưởng thăm dò để làm một công việc’

• Chương trình hoặc hệ thống

– ‘Một sơ đồ hoặc danh sách của các công việc phải

làm, mà có liên quan đến thời gian.’

Mục đích của hoạch định

• Đảm bảo rằng các công việc của dự án được hoàn thành:

– Đúng trình tự – Đúng nơi chốn – Đúng thời gian đã dự trù – Bởi những cá nhân có năng lực và thiết bị phù hợp

– Đạt chất lượng – Bởi cách thức kinh tế nhất, an toàn nhất, thân thiện với môi trường nhất

Các câu hỏi khi hoạch định

 Ai có thể làm hoạch định?

 Mọi người

 Cái gì nên được chúng ta hoạch định?

– Bất cứ cái gì mà chúng ta chịu trách nhiệm thực hiện

 Khi nào chúng ta nên làm hoạch định?

– Liên tục

Ai có thể / nên làm hoạch định

 Khách hàng

 Nhà thiết kế : kiến trúc

sư hoặc kỹ sư

 Nhà thầu

– Người ước lượng chi chí

– Nhà quản lý dự án – Người giám sát thi công

– Kỹ sư công trường – Đốc công

– Tổ trưởng – Nhà thầu phụ

Kế hoạch

Công việc

Theo dõi

Tích hợp thông tin tương quan

Kiểm soát

Hoạch định và vòng tròn kiểm soát

Quản lý kế hoạch là một phần quan trọng của quá trình quản lý dự án Nó bao gồm sự theo dõi và kiểm soát

Các kiểu hoạch định

 Kế hoạch chiến lược cấp công ty

 Kế hoạch trước đấu thầu

– Phương pháp thi công – Cấu trúc tổ chức công trường – Hợp đồng thầu phụ

 Kế hoạch sơ bộ

– WBS – Thứ tự và giai đoạn – An toàn, chất lượng và môi trường – Yêu cầu về nguồn lực

 Kế hoạch công trường trong ngắn hạn

– Sử dụng nguồn lực – An toàn, kinh tế và chất lượng của công việc

Vài lợi ích của hoạch định

 Dự báo thời gian hoàn thành dự án

 Khuyến khích sự cân nhắc về an toàn, chất lượng và các nội dung môi trường

 Ma trận SWOT

– Điểm mạnh (Strengths) – Điểm yếu (Weaknesses) – Cơ hội (Opportunities) – Nguy cơ (Threats)

 Dự báo ngân lưu

 Dự báo nhu cầu nguồn lực

Giao tiếp trong hoạch định

 Cái gì là sự quan trọng của sự giao tiếp trong kế hoạch?

 Phương tiện tốt nhất cho giao tiếp phụ thuộc vào:

– Kiểu của kế hoạch yêu cầu – Mô hình được sử dụng để tạo ra kế hoạch – Người xét duyệt kế hoạch

– Mục đích của sự giao tiếp

Một vài phương pháp để hoạch định

 Tiến độ ngang

 Tiến độ dây chuyền

 Sơ đồ Mục tiêu-hoàn thành-thời gian

 Hệ thống: tiến độ mạng các loại

 Báo cáo định kỳ

Các kết quả mơ ước của hoạch định

 Hoàn thành dự án đúng hạn

 Công việc được thực hiện liên tục

 Giảm các công việc không đạt yêu cầu

 Tối thiểu hóa sự mơ hồ và sư hiểu lầm

 Gia tăng hiểu biết về tình trạng cho mọi người

 Báo cáo đúng hạn và có ý nghĩa cho nhà quản lý

 Chú ý: Bạn đang điều hành dự án chứ không phải dự án đang điều hành bạn

Các kết quả mơ ước của hoạch định (tiếp)

 Các bên tham gia hiểu về hoạch định như là một phần của tiến trình thực hiện dự án

 Cơ sở để phân phối chi phí của dự án

 Định nghĩa rõ trách nhiệm/quyền hạn từng cá nhân

 Hiểu biết rõ ràng ai làm cái gì, khi nào, và làm như thế nào

 Tích hợp tất cả các công việc để đảm bảo một chất lượng dự án cho chủ đầu tư

Các nguyên tắc quan trọng

 Bắt đầu hoạch định trước khi thực hiện công việc hơn là sau khi đã thực hiện công việc

 Gắn những người sẽ thực hiện công việc với quá trình lập kế họach

 Bao gồm tất cả các khía cạnh của dự án: quy mô, tiến dộ, tài

nguyên, chất lượng, …v.v

 Tạo ra sự linh động trong kế hoạch bao gồm sự cho phép thực hiện các thay đổi, thời gian để xem xét và phê duyệt

Các nguyên tắc quan trọng (tiếp theo)

 Hãy nhớ rằng tiến độ là kế hoạch cho sự thực hiện và vì thế nó sẽ không bao giờ chính xác

 Giữ tiến độ đơn giản, loại trừ các chi tiết không thích hợp và ngăn chặn những kế hoạch bất khả thi

 Phổ biến kế hoạch đến tất cả các bên tham gia dự án Mọi kế

hoạch sẽ vô giá trị nếu các bên ham gia dự án không biết

Bạn đã sẵn sàng để hoạch định ? Chú các bạn

thành cơng.