Định nghĩa công việc trong quản lý dự án

Định nghĩa công việc trong quản lý dự án

ĐỊNH NGHĨA CÔNG VIỆC TRONG

QUẢN LÝ DỰ ÁN

Dự án được định nghĩa ở một mức độ cao Định nghĩa này đặc biệt

mô tả về các nhu cầu của khách hàng cũng như mô tả việc đánh

giá nổ lực của các nhóm dự án, thời gian và chi phí bỏ ra để thu

thập được những nhu cầu khách hàng này

Tổng hợp và biên dịch: Nguyễn Thị Mai Mai

I/Cố gắng nhận biết nhu cầu được công bố và nhu cầu thật sự

(nhu cầu không nói ra) của khách hàng.

Dự án được định nghĩa ở một mức độ cao Định nghĩa này đặc biệt mô tả về các nhu cầu của khách hàng cũng như mô tả việc đánh giá nổ lực của các nhóm dự án, thời gian và chi phí bỏ ra để thu thập được những nhu cầu khách hàng này Các chi tiết thông tin về nhu cầu khách hàng sau khi thu thập, sẽ được chắt lọc kỹ hơn thông qua việc thu thập các yêu cầu thương mại

Điều này rất quan trọng đối với người quản lý dự án và nhóm thực hiện dự

án, giúp họ hiểu nhu cầu thực sư của khách hàng có thể là gì? hoặc nhu cầu

đó có thể không giống như những gì mà khách hàng đã công bố Điều này là

cơ sở khi tiến hành định nghĩa dự án và xác định yêu cầu thương mại Trong nhiều trường hợp khách hàng không biết nhu cầu thực sự của họ ngay từ khi

cầu của họ nhưng họ có thể rất khó khăn trong việc diễn đạt mong muốn của

họ với nhóm thực hiện dự án Có thể xác định một phạm vi nhất định của một dự án qua yêu cầu của quản lý sự thay đổi về phạm vi của dự án, nó cho phép khách hàng thay đổi yêu của cầu dự án trong khi dự án đang thực hiện

Không có điều gì tốt hơn cho nhóm thực hiện dự án là dẫn chứng bằng tài liệu về những nhu cầu khách hàng công bố và sử dụng tư liệu này như là cơ

sở cho việc phê duyệt phần định nghĩa dự án và xác định yêu cầu thương mại Tuy nhiên, thật sự thì nhóm thực hiện dự án nên cố gắng hết khả năng

để khám phá những nhu cầu thực sự của khách hàng Một số kỹ thuật liên quan để xác định nhu cầu thực sự của khách hàng như kỹ thuật đặt câu hỏi, đặt câu hỏi theo dõi mục tiêu, thu thập đầu vào từ tất cả các cổ đông, hỏi thêm câu hỏi khi những yêu cầu dường như chưa thể xác định Tất nhiên nhóm dự án nên làm bất kỳ việc gì có thể lột tả được nhu cầu thật sự của khách hàng Gần với nhu cầu khách hàng đã công bố là nhu cầu thực sự của khách hàng, và nếu bạn nắm càng sát điều này bạn sẽ dễ dàng có được một

dự án đi đúng hướng ngay từ gian đoạn đầu tiên

II/Điều phối nguồn lực trong ma trận tổ chức

Trong những tổ chức lớn, hoặc những dự án lớn, có thể toàn bộ thành viên trong nhóm dự án của bạn đều là người trong biên chế hiện tại của công ty

Tuy nhiên, hầu hết trường hợp, người quản lý dự án phải tận dụng nguồn lực bán thời gian để hoàn thành công việc Một số thành viên có thể thực hiện cùng lúc nhiều dự án, trong khi số khác có thể làm việc trong vai trò hỗ trợ điều hành Quá trình để có được và duy trì nguồn lực này trong môi trường như vậy có thể khá khó khăn và một phần cũng tuỳ thuộc vào tổ chức của bạn được cấu trúc thế nào

Trong một ma trận tổ chức, những người có biên chế chính thức sẽ đảm nhận công việc theo chức năng trong sơ đồ tổ chức, nhưng tạm thời có thể phân công người làm bán thời gian hay những nhân viên chính thức có biên chế thực hiện dự án Trong trường hợp này cấp trên của những nhân viên có biên chế sẽ hỗ trợ họ một phần nào khối lượng công việc thường ngày của

họ, và người quản lý dự án chịu trách nhiệm phân công các công việc liên quan đến dự án cho họ Ma trận tổ chức đặc biệt có hiệu quả nếu như dự án không nhất thiết cần những nhân viên có biên chế chính thức cam kết làm việc trọn thời gian cho dự án đó Những người này có thể làm bán thời gian cho nhiều dự án Một tổ chức phân bố nguồn lực cho nhiều dự án vẫn chạy tốt khi các dự án này có quy mô nhỏ và thực sư không cần thiết sử dụng nguồn lực chính thức

Một tổ chức có thể phân bố nhân sự hiệu quả nhất khi tận dụng và thúc đẩy được thời gian và kỹ năng chuyên môn của các thành viên

quản lý theo chức năng trong tổ chức hoặc những người quản lý nhiều dự án một lúc, những người này có thể nhận ra những thách thức và kết hợp với nhau thực hiện dự án vì lợi ích chung của công ty Quá trình hoạch định nên bao gồm cả việc xác định những người quản lý dự án thích hợp và những người quản lý dự án theo chức năng hiện tại của tổ chức, họ là những ngừơi

có khuynh hướng sử dụng nguồn lực chung sẵn có trong tổ chức cho dự án

nhớ rằng trong một ma trận tổ chức, những người quản lý dự án cần những nguồn lực để thực hiện dự án, nhưng họ không có quyền quyết định trong việc sử dụng nguồn lực cho dự án là những người quản lý chức năng hiện tại của tổ chức Vì thế không có gì ngạc nhiên khi trách nhiệm của người quản lý

dự án là phải đảm bảo nguồn lực sẽ sẵn có khi họ cần

Ví dụ: nếu quản lý dự án và những người quản lý chức năng trong tổ chức nhất trí

với nhau sẽ có một bộ phận nhân sự cụ thể sẵn sàng làm việc cho dự án trong vòng

2 tháng, thì người quản lý dự án không chỉ nên có mặt trong hai tháng dự án được

thực hiện và mong muốn đội ngũ này luôn trong tư thế sẵng sàng thực hiện dự án

ta không thường xuyên và chủ động trao đổi thông tin với họ Ngừơi quản lý dự án

nên có được cam kết của đội ngũ này trong 2 tháng trước khi dự án bắt đầu Đội

ngũ này nên xác nhận lại lần nữa trong cuộc họp phân công nhân sự trong tháng

tiếp theo Người quản lý dự án nên kiểm tra nguồn lực lại 2 tuần trước ngày bắt đầu

dự án và theo dõi nhắc nhở mỗi tuần Rất nhiều khả năng bạn sẽ sẵn có một đội ngũ

khi cần thiết nếu như bạn có những bước chuẩn bị chủ động này