(Tiểu luận) môn học event management công ty goz event

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mục I: Các yếu tố môi trường ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện:  Tổ chức sự kiện là một hoạt động dịch vụ, có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến lĩnh vực này.. Nhóm các

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO GIỮA KỲ

Đề tài(/Chủ đề):

Giảng viên hướng dẫn: THS LÊ THỊ THÚY PHƯỢNG

Nhóm Sinh Viên thực hiện: Công ty 4 ( nhóm 9, nhóm 11, nhóm 12)

TP NHA TRANG, NGÀY 8 THÁNG 4 NĂM 2021

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

Mục lục:

BÁO CÁO GIỮA KỲ 1 MÔN HỌC: EVENT MANAGEMENT 1

DANH SÁCH PHÂN CÔNG LÀM VIỆC NHÓM

TÊN NHÓM: Công ty 4

MÔN HỌC: Event Management

STT Họ tên sinh viên MSSV Nội dung công việc phân công Tỷ lệ đóng góp

(%)

Tỷ lệ hoàn thành (tối đa 100%) Ký tên

1 Lưu Trúc Quỳnh 72001399 - Ghép file word

- Phần B mục 3 -ghép slide

5 Trần Thị Linh 72001363 -Phần B mục 7.4(7) 3.8% 99%

16 Trần Ngọc Trúc 72001444 -Phần B muc 7.4(5)

-Thuyết trình phần 7.1, 7.2, 7.3

PHẦN A THÔNG TIN SỰ KIỆN

1 Công ty “ GOZ Event ”:

Tên công ty là sự kết hợp của ba chữ cái đầu trong cụm : GROWTH OF

GEN”Z”, mang ý nghĩa khẳng định sự phát triển và lớn mạnh từng ngày của

“Gen Z” trong xã hội nói chung và thị trường kinh tế nói riêng Gen “Z” đại

diện cho thế hệ trẻ hiện nay-một thế hệ đầy năng động và nhiệt huyết

2 LOGO :

-Logo của công ty gồm 3 chữ cái “G-O-Z” xếp chồng lên nhau theo một đường

xiên từ bên phải lên như một mũi tên, thể hiện sự tăng trưởng và phát triển không ngừng Công ty chúng tôi luôn tích cực trong việc cập nhập các xu hướng

và chắt lọc thông tin ở nhiều lĩnh vực, không ngừng cải thiện và tiến lên để có chỗ đứng vững chắc trong ngành tổ chức sự kiện

 Màu sắc: - Chúng tôi lựa chọn nền Logo màu xanh lam đậm ( Dark Blue) phối

hợp với màu vàng neon nổi bật của tên công ty cùng với đường viền khung, việc kết hợp hai tone màu nóng-lạnh với nhau mang ý nghĩa tạo nên sự cân bằng về mọi mặt, đặc biệt là trong công việc và đời sống xã hội

- Màu xanh lam đậm thể hiện sự thấu hiểu,tính sáng tạo và lòng tin cậy Chúng tôi mong muốn lắng nghe nhu cầu khách hàng, dùng sự sáng tạo của mình mang

lại giá trị lợi nhuận cho Quý doanh nghiệp/công ty, đổi lấy sự tin cậy của khách hàng, từ đó xây dựng thương hiệu cá nhân

- Màu vàng là biểu trưng của nguồn năng lượng tích cực, kích thích khơi tạo cảm hứng Mặt khác nó còn đại diện cho sự tươi mới, khẳng định nhiệt huyết tuổi trẻtại công ty chúng tôi.

3 SLOGAN

“Do what you love, love what you do”

“Bằng sự nhiệt huyết, mong muốn được đóng góp sức trẻ của mình, chúng tôi luôn khao khát cảm giác thỏa mãn khi được làm những gì bản thân yêu thích và yêu thích những gì chúng tôi làm Chúng tôi không ngừng học hỏi và trau dồi kiến thức, kinh nghiệm để có thể hoàn thiện từng ngày Và chúng tôi là GOZ.”

4 Tên sự kiện: Sự kiện quảng bá thương hiệu sản phẩm

(Là một chương trình khuyến mãi, nơi một sản phẩm được chứng minh cho các khách hàng tiềm năng Mục đích là giới thiệu sản phẩm đến gần hơn với khách hàng, trình bày những công dụng, đặc tính phù hợp của sản phẩm với khách hàng nhằm bước đầu thuyết phục khách hàng xuống tiền sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp)

5 Thời gian: Lúc 17h30-20h thứ năm, ngày 15 tháng 04 năm 2021

6 Địa điểm: sân ktx trường Đại học Tôn Đức Thắng cơ sở Nha Trang, 22 Nguyễn

Đình Chiểu, phường Vĩnh Phước, thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa

7 Sản phẩm chính trong sự kiện: Bánh ngọt và cà phê

CÁC SẢN PHẨM TRONG SỰ KIỆN

1 KALE BUTTER CAKE

2 BÁNH MÌ BỘT CHUA LÊN MEN TỰ NHIÊN

3 STICK BREAD

4 CROISSANT

5 LEMON CREAM TART

6 BANANA BUTTER CAKE

7 FIBREN SLICE

8 DARK RYE

9.MACAROON

10.GREEN SMOOTHY

1 NHÀ ĐẦU TƯ: Tiệm bánh T&T và Le Cafe

2 ĐỐI TƯỢNG KHÁN GIẢ MỤC TIÊU VÀ QUI MÔ:

 KHÁN GIẢ: Tất cả mọi lứa tuổi đều có thể ăn bánh, nhưng mỗi người sẽ có mỗi khẩu vị khác nhau và ta có thể xem bánh ngọt

là một loại bánh ăn tráng miệng, và khán giả mục tiêu là các bạn

có nhu cầu ăn bánh hướng tới sự khỏe mạnh và hoàn toàn bánh được làm từ tự nhiên Và loại cafe nguyên chất 100% và loại nước uống Green smoothy Sự kết hợp của 2 loại bánh và nước uống đầy đủ sức khỏe những người có sở thích dùng đồ ngọt

(thích đa dạng trong chủng loại, mùi vị, kiểu dáng bánh và quan tâm đến chất lượng hơn là giá cả)

Người hiện đại, có phong cách sống và làm việc chuyên nghiệp, biết quan tâm nhiều đến sức khỏe cũng như thích chăm sóc bản thân và thích hướng ngoại cũng như các hoạt động bên ngoài Những người hay đến quán café là hội nhóm, bạn bè bởi nhu cầu gặp mặt, trò chuyện với bạn bè, người quen, không gian thoải mái, đơn giản, đặt yếu tố đồ uống ngon, chất lượng dịch vụ tốt, địa điểm đẹp, giá cả phải chăng Nhóm khách hàng làm việc

tự do cần sự tập trung nhất định để có thể hoàn thành công việc của mình

 ĐỘ TUỔI: từ 12 tuổi đến 40 tuổi

 QUI MÔ: khoảng 180 người

Các giáo viên, nhân công của nhà trường, Chủ đầu tư Các em nhỏ từ các khu vực lân cận trường, các con của nhân viên viên chức trong trường

Đặc biệt là sinh viên của trường và các trường lân cận: ĐH Nha Trang, ĐH Khánh Hòa …

PHẦN B KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Mục I: Các yếu tố môi trường ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện:

 Tổ chức sự kiện là một hoạt động dịch vụ, có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến lĩnh vực này Ta chia các yếu tố ảnh hưởng đến sự kiện thành hai nhóm chính đó là: các yếu tố vi mô và các yếu tố vĩ mô

Các yếu tố vi mô trong tổ chức sự kiện:

 Để tổ chức một sự kiện thành công tốt đẹp, các công ty phải biết sử dụng tối ưu các nguồn lực của mình, ngoài ra còn phải biết nắm bắt rõ các yếu

tố xung quanh Nhóm các yếu tố vi mô gồm các yếu tố liên quan chặt chẽ đến đơn vị tổ chức sự kiện và sự kiện cụ thể, nó ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình tổ chức sự kiện bao gồm:

 Các yếu tố bên trong doanh nghiệp tổ chức sự kiện; Nguồn lực của nhà tổchức sự kiện (resource): nguồn nhân lực, cơ sở vật chất kỹ thuật, kinh

nghiệm tổ chức sự kiện, các mối quan hệ với nhà cung ứng dịch vụ, với chính quyền…

 Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện, những người cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện là các doanh nghiệp và các cá nhân đảm bảo cung ứng các yếu tố cần thiết cho công ty tổ chức sự kiện và các đối thủ cạnh tranh để có thể thực hiện triển khai được các sự kiện

 Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ sự kiện sẽ ảnh hưởng đến các yếu tố như:

+ Địa điểm tổ chức sự kiện

+ Cách thức phục vụ

+ Hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker)

+ Cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light)

+ Các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects)…

 Bất kỳ có sự thay đổi nào từ phía người cung ứng cũng sẽ gây ra ảnh hưởng tới hoạt động tổ chức sự kiện

 Khách hàng: Khách hàng là đối tượng mà công ty tổ chức sự kiện phục

vụ và mang lại nguồn thu cho đơn vị tổ chức sự kiện, tùy theo hình thức

tổ chức sự kiện mà khách hàng của sự kiện có thể khác nhau Ví dụ: công

ty bánh ngọt T&T và cà phê LeCafe bỏ tiền thuê một cuộc giới thiệu sản phẩm thì khách hàng là nhà đầu tư sự kiện Trong trường hợp công ty tổ chức sự kiện tự đứng ra tổ chức một sự kiện nào đó thì khách hàng chính

là các nhà tài trợ cho sự kiện và khán giả sự kiện

 Các đòi hỏi của khách hàng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động tổ chức

sự kiện, vì công ty tổ chức sự kiện phải tạo ra các sự kiện đáp ứng nhu cầu hay nói cách khác đạt được mục tiêu của khách hàng Ví dụ mục tiêu

và các yêu cầu cụ thể trong sự kiện của nhà đầu tư sự kiện Đây là yếu tố quyết định đến chủ đề cũng như nội dung của sự kiện

 Đối thủ cạnh tranh: Mọi doanh nghiệp nói chung và các công ty tổ chức

sự kiện nói riêng đều phải đối đầu với các đối thủ cạnh tranh với nhiều mức độ khác nhau

 Trong quá trình tiến hành tìm kiếm các nhà đầu tư sự kiện, cần phải hết sức quan tâm đến đối thủ cạnh tranh để đưa ra các chính sách, chiến lược cạnh tranh hợp lý Nếu đối thủ cạnh tranh cùng tham gia bán một sản phẩm tương tự như mình, các quán được đặt cạnh quán mình thì vấn đề cạnh tranh càng khốc liệt hơn

 Tổ chức và cư dân nơi diễn ra sự kiện: Là nơi tổ chức sự kiện và cư dân giới hạn trong một phạm vi địa lý chịu ảnh hưởng trong thời gian tiến hành sự kiện.

 Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện sẽ ủng hộ hoặc chống lại các hoạt động tổ chức sự kiện, do đó có thể tạo thuận lợi hay gây khó khăn cho doanh nghiệp Để thành công, doanh nghiệp phải tạo lập, duy trì và phát triển mối quan hệ tốt đẹp với nhóm này, đặc biệt là chính quyền nơi diễn ra sự kiện

 Quan hệ tốt với chính quyền nơi diễn ra sự kiện không chỉ thuận lợi trongviệc giải quyết các thủ tục hành chính mà còn có thể được sự trợ giúp củachính quyền về các vấn đề an ninh, vệ sinh, giao thông…

Các yếu tố vĩ mô trong tổ chức sự kiện:

 Bao gồm các yếu tố, các lực lượng mang tính chất xã hội rộng lớn, chúng

có tác động ảnh hưởng tới hoạt động tổ chức sự kiện

 Môi trường nhân khẩu học trong tổ chức sự kiện: Bao gồm các vấn đề về

số lượng và con người như: tuổi tác, giới tính, nghề nghiệp tạo ra các loại thị trường cho công ty tổ chức sự kiện, vì vậy môi trường nhân khẩu học là mối quan tâm lớn của các nhà hoạt động thị trường

 Phân tích các yếu tố vĩ mô trong tổ chức sự kiện:

 Sự thay đổi về cơ cấu tuổi tác, cơ cấu, qui mô cũng làm thay đổi cơ cấu khách hàng tiềm năng, nó tác động quan trọng tới cơ cấu tiêu dùng và nhucầu về các loại hàng hoá Vì vậy làm cho các hoạt động Tổ chức sự kiện thay đổi thường xuyên, liên tục

 Môi trường kinh tế trong tổ chức sự kiện: Thể hiện ở tốc độ tăng trưởng kinh tế, cơ cấu vùng từ đó tạo ra tính hấp dẫn về thị trường và sức mua,

cơ cấu chi tiêu khác nhau đối với các thị trường hàng hoá khác nhau

 Cùng với sự phát triển của đời sống xã hội, mà yếu tố chi phối lớn nhất làthu nhập của người dân sẽ tác động đến tổ chức sự kiện Ví dụ, khi thu nhập của người dân nâng cao các sự kiện mang tính chất truyền thống (như cưới hỏi, sinh nhật, hàng hóa tiêu dùng…) sẽ ngày càng nhiều, đòi hỏi tính chuyên nghiệp ngày càng cao

 Môi trường tự nhiên trong tổ chức sự kiện: Bao gồm hệ thống các yếu tố

tự nhiên ảnh hưởng đến đầu vào cần thiết cho các nhà công ty và gây ảnh hưởng cho các hoạt động tổ chức sự kiện

Các yếu tố ảnh hưởng rõ rệt nhất từ môi trường tự nhiên có thể chỉ ra là:

- Thời tiết, khí hậu ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức sự kiện, đặc biệt là các

sự kiện dự định tổ chức ở không gian ngoài trời

- Các vấn đề về ô nhiễm và bảo vệ môi trường: Nơi diễn ra sự kiện

Môi trường công nghệ kỹ thuật trong tổ chức sự kiện: Bao gồm các nhân tố gây tác động ảnh hưởng đến công nghệ mới, sáng tạo sản phẩm và cơ hội thị trường mới, ảnh hưởng đến việc thực thi các giải pháp cụ thể của tổ chức sự kiện

Tiến bộ kỹ thuật hỗ trợ cho tổ chức sự kiện ở nhiều lĩnh vực như:

- Trong việc quản lý, lập kế hoạch tổ chức sự kiện

- Trong quá trình chuẩn bị sự kiện (như chuẩn bị địa điểm, trang trí, lên kế hoạch mua đồ đạc cần thiết trong sự kiện, )

- Trong hoạt động thông tin liên lạc hỗ trợ cho tổ chức sự kiện

- Trong quá trình đưa đón, vận chuyển khách đến với sự kiện

- Trong việc trình diễn (kỹ thuật âm thanh, ánh sáng, các hiệu ứng đặc biệt )

 Môi trường chính trị trong tổ chức sự kiện: Là một trong những yếu tố ảnh hưởng mạnh mẽ đến các quyết định tổ chức sự kiện của cả nhà đầu tư

và tổ chức sự kiện Nó bao gồm hệ thống luật và các văn bản dưới luật, các văn bản hành chính Ví dụ, các quy định của nhà nước về thủ tục hành chính sẽ tác động không nhỏ đến hoạt động tổ chức sự kiện nếu không nắm vững điều này sẽ gặp khó khăn rất lớn Các văn bản hợp đồngvới khách hàng

 Môi trường văn hoá trong tổ chức sự kiện: Văn hoá được coi là một hệ thống giá trị, quan niệm, niềm tin, truyền thống và các chuẩn mực

+ Những giá trị văn hoá truyền thống căn bản: chúng tác động mạnh mẽ, cụ thể vào những thái độ, hành vi ứng xử hàng ngày, hành vi mua và tiêu dùng hàng hoá của từng cá nhân, từng nhóm người

+ Những giá trị văn hoá thứ phát: văn hoá thứ phát khi thay đổi hay dịch chuyển

sẽ tạo ra các cơ hội thị trường hay các khuynh hướng tiêu dùng mới, đòi hỏi các hoạt động tổ chức sự kiện phải bắt kịp và khai thác tối đa

 Môi trường tổ chức sự kiện vĩ mô cũng hết sức rộng lớn và ảnh hưởng nhiều mặt tới hoạt động tổ chức sự kiện của doanh nghiệp

Mục 2: Mục tiêu của sự kiện và đề xuất chút

* Trình bày mục tiêu của nhà tài trợ - yêu cầu đạt được, mục tiêu khác của sự kiện cần đạt được.

Mục đích của sự kiện chính là những kết quả mà nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện định ra nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện sự kiện đó Và sự kiện quảng bá sản phẩm lần này hướng tới những mục tiêu sau:

Nhà tài trợ sẽ được quảng bá và PR sản phẩm của mình, nhằm hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư.

 Giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của công chúng đối với thương hiệu hay nhãn hiệu của nhà đầu tư.

 Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu mà cụ thể là đối tượng sinh viên trường đại học Tôn Đức Thắng, sinh vên của các trường đại học thược thành phố Nha Trang và các khách khàng mục tiêu khác có mặt trong sự kiện.

 Sản phẩm của nhà tài trợ sẽ được đánh giá một cách tốt nhất về mức độ hài lòng của khác hàng trong sự kiện, từ đó có thể hoàn thiện sản phẩm để có những sản phẩm tốt nhất phục

vụ khách hàng và dáp ứng được những nhu cầu mà khác hàng mong muốn.

Ngoài ra, tổ chức sự kiện còn nhằm các mục tiêu khác như hỗ trợ bán hàng, triển khai các chính sách kênh phân phối và quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của chủ đầu tư.

* Chủ đề và ý nghĩa chủ đề của công ty.

Tropical vibe

(Giai điệu nhiệt đới)

Chủ đề được lấy cảm hứng từ sự tươi mới và mát mẻ của rừng mưa nhiệt đới, với không gian ngoài trời tạo nên cảm giác khoan khoái cho khách mời Cùng với sự kết hợp hài hòa giữa bánh ngọt T&T và cà phê Lecafe sẽ tạo nên cảm giác mới lạ cho khách mời khi thưởng thức

nó Không gian thoáng đãng cùng ánh đèn trong sự kiện lần này mang đến hơi hướng vừa mát mẻ nhưng cũng không kém phần trang trọng Cà phê và bánh ngọt trong sự kiện lần này

sẽ là điểm nhấn tạo nên vẻ độc đáo cũng như sự thích thú trong sự kiện.

Mục 3: Đề xuất khung chương trình và dự toán ngân sách cho sự kiện

 Khung chương trình:

1 Đón khách mời

2 Mở đầu sự kiện

3 Văn nghệ khai mạc: Nhảy (Đặng Phúc Vĩnh Toàn)

4 Đại diện nhà tài trợ phát biểu

5 Trao tặng hoa cho nhà tài trợ

6 Giới thiệu chi tiết về sản phẩm

7 Văn nghệ giữa giờ

STT Tên chi

phí Tên vật tư thiết bị Đơn giá lượng Số Thành tiền Ghi chú

Thiệp mời 5,000 25 125,000

Kế hoạch tổ chức gửi nhà trường 2,000 2 4,000

In backrop 5m*2m6 350,000 1 350,000Logo thành viên

Chi phí phát sinh 500,000Tổng chi phí 3,317,000

Mục 4&5: Đàm phán, thảo luận với nhà tài trợ:

 Khung chương trình:

1 Đón khách mời

2 Mở đầu sự kiện

3 Văn nghệ khai mạc: Nhảy (Đặng Phúc Vĩnh Toàn)

4 Đại diện nhà tài trợ phát biểu (cả 2 tài trợ)

5 Trao tặng hoa cho nhà tài trợ

6 Giới thiệu chi tiết về sản phẩm

7 Trả lời câu hỏi về sản phẩm

 Dự toán ngân sách cho sự kiện:

DANH SÁCH CHI PHÍ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Thiệp mời 5,000 25 125,000

Kế hoạch tổ chức gửi nhà trường 2,000 2 4,000

In backrop 5m*2m6 350,000 1 350,000Logo thành viên

Trang trí sân

Chi phí phát sinh 500,000Tổng chi phí 3,317,000

Nội dung khách hàng đồng ý:

+ Tài trợ sản phẩm và nhân sự

+ Thời gian tổ chức sự kiện

+ Chủ đề sự kiện

+ Thêm voucher cho minigame

Nội dung khách hàng yêu cầu chỉnh sửa:

+ Bỏ văn nghệ giữa giờ, thêm phần câu hỏi về sản phẩm

+ Để cả hai nhà tài trợ cùng phát biểu thay vì một người