Hướng dẫn sử dụng Zimbra

Dựa trên công nghệ web tiên tiến nhất Ajax, Zimbra cung cấp cho người sử dụng các dịch vụ như : Email, Address Book, Contacts, Online Document v.v… Lợi ích của người sử dụng : - Zimbra c

Phòng Quản Trị Thông Tin

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

ZIMBRA COLLABORATION SUITE

Đơn vị thực hiện : Phòng Quản Trị Thông Tin Thời gian thử nghiệm : từ 2/8/2008 đến 8/9/2008 Thời gian triển khai : từ 10/9/2008 đến 10/10/2008

Văn bản lưu hành nội bộ

Cập nhật ngày 10/09/2008

MỤC LỤC

I/ GIỚI THIỆU 2

II/ TÍNH NĂNG CƠ BẢN 2

1 Đổi mật khu email 2

2 Calendar 5

3 Address Book 12

4 Online document 13

III/ CHỨC NĂNG NÂNG CAO 18

1 Backup dữ liệu từ Outlook 18

2 Import dữ liệu từ Outlook vào Zimbra 21

I/ GIỚI THIỆU

Zimbra Collaboration Suite là một ứng dụng mã nguồn mở đáng tin cậy, với giao diện thân

thiện, dễ sử dụng, Zimbra đã tích hợp các tính năng cơ bản và cần thiết trong môi trường kinh doanh, cung cấp dịch vụ, môi trường giáo dục và chính phủ Dựa trên công nghệ web tiên tiến nhất (Ajax), Zimbra cung cấp cho người sử dụng các dịch vụ như : Email, Address Book,

Contacts, Online Document v.v…

Lợi ích của người sử dụng :

- Zimbra có nhiều chức năng so với hệ thống email cũ, người sử dụng có thể chia sẻ calendar trực tiếp trên webmail mà không cần thông qua Microsoft Outlook, tất cả nhân viên dù không biết hay không quen sử dụng chương trình Microsoft Outlook cũng có thể xem được các thông báo mời họp và thời gian biểu làm việc của mọi người

- Ngoài những chức năng cơ bản như gởi nhận email thông thường, người sử dụng có thể thực hiện thêm nhiều tác vụ nâng cao như thêm/xóa một địa chỉ email vào danh sách spam, chat nội bộ thông qua giao diện web v.v…

II/ TÍNH NĂNG CƠ BẢN

1 Đổi mật khu email

Giao diện chính của email như hình dưới :

Với các công cụ và tính năng gởi, nhận email thông thường như : New Email, Get Mail, Delete,

Mark As Junk, người sử dụng có thể dễ dàng thao tác dựa trên giao diện trực quan, dễ sử dụng

của Zimbra

Nhấn vào tab Preferences sẽ xuất hiện giao diện như hình dưới

Nhấn vào nút Change Password

Một khung thoại mới xuất hiện, nhập vào password cũ và password mới muốn thay đổi vào và nhấn Change Password

Sau khi thay đổi thành công, một khung thoại xuất hiện thông báo password đã được thay đổi

2 Calendar

Calendar cho phép người sử dụng tạo, xóa, sửa lịch công tác của bản thân và có thể chia sẻ cho người khác, đồng thời nó cũng cho phép người sử dụng tổ chức họp, mời họp

Người dùng có thể dễ dàng tạo một cuộc họp hay lịch cá nhân bằng cách nhấp đúp vào thời gian

bắt đầu, một khung thoại sẽ hiện ra, lúc đó, ta chọn More Detail để tùy chỉnh thêm

Trong bảng Detail, người dùng có thể nhập vào các chi tiết của cuộc họp như tên cuộc họp, địa điểm, thời gian họp, thành phần tham dự

Đặc biệt trong phần Mark as có 2 tùy chọn Public và Private, nếu ta chọn Private thì người khác

sẽ không biết được nội dung làm việc của người chủ Calendar trong khoảng thời gian đó dù có chia sẻ đi nữa, ngược lại nếu chọn Public thì những ai được chia sẻ đều có thể nhìn thấy được trong thời gian đó người chủ Calendar sẽ làm gì

Ngoài ra, Zimbra còn cho phép người mời họp có thể tìm người tham dự trong danh sách nhân

viên của toàn trường bằng công cụ Find Attendee, người dùng có thể chọn nhiều thành phần tham dự (giữ phím Ctrl và chọn) và nhấn vào nút Add để thêm vào

Khi đã mời các thành viên tham gia, người mời họp có thể biết được trong khoảng thời gian đó có

thành phần tham dự nào bận việc hay đi công tác hay không bằng công cụ Schedule, công cụ này

sẽ liệt kê thời gian biểu của các đối tượng tham gia cuộc họp, dựa vào đó người mời họp có thể thay đổi sắp xếp thời gian lại

Sau khi đã hoàn tất việc điều chỉnh, lúc này người dùng có thể kết thúc bằng cách nhấn vào nút

Save để lưu lại lịch họp

Lúc đó trong mục Calendar sẽ xuất hiện thêm một mục họp

Và Zimbra sẽ tự động gởi mail đến người được mời với nội dung là chi tiết của cuộc họp, lúc đó

người được mời sẽ có 3 tùy chọn là Accept (đồng ý tham dự), Decline (từ chối tham dự) và

Tentative (vẫn chưa biết có thể tham dự hay không)

Khi đó tùy vào tùy chọn của người nhận mà mục họp đó sẽ xuất hiện trong calendar của người nhận hay không

Bên cạnh chức năng mời họp, Calendar còn có chức năng cho phép người sử dụng chia sẻ lịch với nhau Muốn chia sẻ toàn bộ lịch của mình cho người nào ta nhấp chuột phải vào Calendar của mình, chọn Share Calendar

Một bảng chi tiết các chức năng chia sẻ xuất hiện, ta nhập vào địa chỉ email của những người muốn chia sẻ thư mục này Tùy theo tùy chọn ta có thể chọn nhiều cách chia sẻ khác nhau như:

Viewer (chỉ cho phép đọc, không thể sửa hay xóa), Manager (cho phép thêm, xóa, sửa), Admin

(cho toàn quyền chỉnh, xóa, sửa và chia sẻ thêm cho người khác) Cuối cùng, nhấn OK để hoàn

Trong trường hợp người nhận lỡ tay hoặc không nhận được mail thông báo chia sẻ lịch hay vô tình xóa mất lịch chia sẻ, ta vẫn có thể tùy chỉnh lại để có thể lấy lại thông tin về lịch đó

Click chuột phải vào mục Calendar và chọn Link to Shared Calendar

Lúc đó, một bảng mới xuất hiện, ta nhập địa chỉ mail của người chia sẻ, ở phần Path nhập vào

Calendar, và các thông tin khác như tên calendar và màu sắc của calendar

Sau khi điền dầy đủ thông tin của người cần lưu, ta nhấn vào nút Save để lưu lại

4 Online document

Công cụ Document cho phép người sử dụng có thể soạn văn bản và chia sẻ cho người khác Đầu tiên, ta tạo một thư mục dùng để chia sẻ bằng cách chọn New Notebook

Tiếp theo, ta nhập tên của thư mục vào và nhấn nút OK

Sau khi đã tạo xong thư mục, ta chọn vào thư mục và nhấn New để tạo một văn bản mới

Sau khi nhập nội dung của văn bản xong, nhấn Save để lưu lại

Để chia sẻ thư mục vừa mới tạo, ta nhấn chuột phải vào thư mục và chọn Share Notebook

Một bảng chi tiết các chức năng chia sẻ xuất hiện, ta nhập vào địa chỉ email của những người muốn chia sẻ thư mục này Tùy theo tùy chọn ta có thể chọn nhiều cách chia sẻ khác nhau như:

Viewer (chỉ cho phép đọc, không thể sửa hay xóa), Manager (cho phép thêm, xóa, sửa), Admin

(cho toàn quyền chỉnh, xóa, sửa và chia sẻ thêm cho người khác)

Lúc đó người được chia sẻ sẽ nhận được một email thông báo từ người chủ của thư mục Nếu

Lúc đó một bản tùy chọn xuất hiện cho phép người nhận có thể chỉnh sửa tên thư mục chia sẻ, màu của thư mục và còn có thể chọn những tùy chọn như trả lời email của người gởi thông báo là

đã chấp nhận lời yêu cầu

Lúc này trong phần Document của người nhận sẽ có thêm một thư mục được người gởi chia sẻ

III/ CHỨC NĂNG NÂNG CAO

1 Backup dữ liệu từ Outlook

Ta có thể sử dụng một công cụ riêng của Zimbra để đồng bô hóa dữ liệu từ Outlook sang Zimbra

mang tên ZCSPSTImportWizard, công cụ này cho phép người sử dụng import dữ liệu có dạng

đuôi pst (tập tin back up mail, contacts, calendar của Outlook) vào Zimbra

Để có một tập tin có dạng pst ta phải export ra từ chương trình Microsoft Outlook 2003/2007

bằng cách vào File, chọn Import and Export

Một hộp thoại Impor/Export xuất hiện, ta chọn Export to a file để backup dữ liệu

Tiếp theo, ta chọn dạng tập tin để lưu, ta chọn dạng file Personal Folder File (.pst) và nhấn Next

Sau đó ta chọn thư mục để backup, ở đây có nhiều tùy chọn như Calendar, Contacts, Inbox, Sent

Items v.v…

Cuối cùng chọn nơi để chứa tập tin đã backup đó rồi nhấn Finish để hoàn tất quá trình backup dữ

liệu từ Outlook

2 Import dữ liệu từ Outlook vào Zimbra

Đầu tiên, mở chương trình ZCSPSTImportWizard, và nhấn Next để tiếp tục

Tiếp theo ta nhập các thông số vào bảng sau :

- Host name (Tên server) : mail.hoasen.edu.vn

- Port : 80

- Username : tên đăng nhập email của người sử dụng

- Password : mật khNu của người sử dụng

Một bảng thông báo xuất hiện để thông báo cho người sử dụng biết thông tin về phiên bản mới của chương trình

Ở bảng tiếp theo, nhấn vào nút Browse để trỏ đường dẫn đến tập tin đuôi pst đã backup trước đó

sau đó nhấn Next

Sau đó, trong bảng Import Items, ta có thể chọn các item muốn import sang Zimbra bằng cách

đánh dấu vào các tùy chọn như Import Messages, Import Contacts, Import Tasks, Import

Calendar Items, và phải loại bỏ dấu kiểm ngay dòng Convert meetings organized by me from

my old address to my new address

Trong bảng Import Options nhấn Next để tiếp tục

Một bảng xác nhận xuất hiện và nhấn OK để hoàn tất

Mọi thắc mắc, ý kiến xin vui lòng liên lạc :

- Lê Quang Nhật Anh (lqanh@hoasen.edu.vn)

- Lê Thị Khánh Hòa (ltkhoa@hoasen.edu.vn)

- Quách Lượm (qluom@hoasen.edu.vn)