Hướng dẫn sử dụng mail microsoft outlook 2003 - 2007

CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA OUTLOOK WEB ACCESS THƯ MAIL Hình 3: Hòm thư Hộp thư đến folder Inbox : Chứa các thư nhận được Hộp thư đi folder Outbox : Chứa các thư gửi đi chưa được Nháp f

1 MỞ ĐẦU 1

1.1 GIỚI THIỆU HỆ THỐNG MAIL EXCHANG 2007 1

1.2 MỤC ĐÍCH 1

1.3 ĐỐI TƯỢNG - ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG 1

2 NỘI DUNG 2

2.1 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG OUTLOOK WEB ACCESS (OWA) 2

2.1.1 ĐĂNG NHẬP OUTLOOK WEB ACCESS 2

2.1.2 CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA OUTLOOK WEB ACCESS 3

 THƯ (MAIL) 3

 LỊCH (CALENDAR) 3

 SỔ LIÊN LẠC (CONTACKS) 3

 TÁC VỤ 3

2.1.3 TÙY CHỌN CẤU HÌNH 4

 TRỢ LÝ KHI KHÔNG CÓ MẶT TẠI VĂN PHÒNG 4

 TÙY CHỌN GỬI THƯ 4

 THAY ĐỔI MẬT KHẨU TRÊN GIAO DIỆN OUTLOOK WEB ACCESS 5

 ĐỊNH DẠNG HÒM THƯ VÀ TẠO MỚI THƯ MỤC 5

2.2 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG OUTLOOK 2003 6

2.2.1 ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG MAIL EXCHANGE 2007 QUA MS OUTLOOK 2003 6

2.2.2 THAY ĐỔI CẤU HÌNH MS OUTLOOK 2003 ĐÃ KẾT NỐI VỚI EXCHANGE 2003 7

2.2.3 QUẢN LÝ DUNG LƯỢNG HÒM THƯ TRÊN MÁY CHỦ 8

2.2.4 HƯỚNG DẪN CẤU HÌNH MICROSOFT OUTLOOK KHI THAY ĐỔI MÁY TÍNH 10

2.2.5 CÁC TIỆN ÍCH CỦA HỆ THỐNG OUTLOOK 2003 13

 SỬ DỤNG ADDRESS BOOK 2003 13

 SỬ DỤNG CALENDAR 13

 THIẾT LẬP CUỘC HẸN (APPOINTMENT) 14

2.3 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MS OUTLOOK 2007 14

2.3.1 CẤU HÌNH TRUY CẬP THEO GIAO THỨC MAPI VỚI MS OUTLOOK 2007 14

2.3.2 CẤU HÌNH RPC/HTTP(S) TRÊN MS OUTLOOK 2007 15

2.3.3 CÁC TIỆN ÍCH CỦA HỆ THỐNG OUTLOOK 2007 16

 CALENDAR 16

 GROUP SCHEDULE 17

 SEARCH FOLDERS 18

 INSTANT SEARCH 18

 AUTOARCHIVE 18

1 MỞ ĐẦU

1.1 GIỚI THIỆU HỆ THỐNG MAIL EXCHANG 2007

Mail exchange 2007 là hòm thư nội bộ được lưu trên Server Mail của Đại học Thái Nguyên Có thể đăng nhập vào hòm thư khi ở trong hay ngoài cơ quan

Với Outlook Web Access, có thể sử dụng một trình duyệt Web để truy cập vào hộp thư Microsoft Exchange Server 2007 từ bất cứ máy tính nào có kết nối Internet Thực tế, có thể làm nhiều việc tương tự như với Microsoft Office Outlook, chẳng hạn như đọc và gửi các thông điệp e-mail, tổ chức các địa chỉ liên lạc, tạo các tác vụ và lập lịch biểu các cuộc hẹn

Để giúp bảo vệ hộp thư không bị truy cập trái phép, Outlook Web Access tự động ngắt kết nối với hộp thư sau một khoảng thời gian không hoạt động Việc này đặc biệt quan trọng khi sử dụng Outlook Web Access từ một máy tính truy cập dùng chung hay tiệm Internet Nếu kết nối bị ngắt mà vẫn phải sử dụng Outlook Web Access, hãy làm tươi trình duyệt và đăng nhập lại

1.2 MỤC ĐÍCH

- Hướng dẫn tạo mới và sử dụng hiệu quả hệ thống mail exchange 2007

1.3 ĐỐI TƯỢNG - ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG

- Đối tượng sử dụng: cán bộ, giáo viên, nhân viên thuộc TNU

- Điều kiện tạo mới hoặc chuyển mailbox qua Exchange 2007:

+ Máy tính đã gia nhập (join) vào domain, hoặc chạy workgroup

+ Phần mềm mail sử dụng là Microsoft Outlook 2003, Microsoft Outlook 2007

và các web browser

2 NỘI DUNG

2.1 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG OUTLOOK WEB ACCESS (OWA)

2.1.1 ĐĂNG NHẬP OUTLOOK WEB ACCESS

Mở trình duyệt Web Internet Explorer nhập địa chỉ:

https:// mailserver.tnu.edu.vn/owa hoặc vào trang web http://mail.tnu.edu.vn sau đó click Email

Hình 1: Giao diện đăng nhập Outlook Web Access

Nhập tài khoản và mật khẩu để thẩm định trước khi đăng nhập vào hộp thư Nếu là lần đầu tiên truy nhập OWA, sẽ có thông báo chọn lựa ngôn ngữ và thời gian (VD: chọn ngôn ngữ là Tiếng Việt) Giao diện của OWA có dạng như sau

Hình 2: Giao diện của OWA

2.1.2 CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA OUTLOOK WEB ACCESS

 THƯ (MAIL)

Hình 3: Hòm thư

Hộp thư đến (folder Inbox) : Chứa các thư nhận được

Hộp thư đi (folder Outbox) : Chứa các thư gửi đi chưa được

Nháp (folder Drafts) : Chứa các thư viết nháp

Thư Đã gửi (Sent Items) : Lưu lại các thư đã gửi

Thư Đã xóa (Deleted Items) : Chứa các thư đã xóa

 LỊCH (CALENDAR)

Chức năng Lịch giúp hoạch định kế hoạch và sắp xếp thời gian cho công việc,

nhắc nhở người dùng hoàn thành công việc đúng theo lịch đã sắp xếp

Để tạo ra một thời biểu công việc chọn công cụ là Lịch, chọn tạo Mới, điền các thông tin cần thiết rồi Lưu và đóng để lưu lại thời gian biểu.

 SỔ LIÊN LẠC (CONTACKS)

Chức năng Sổ liên lạc cho phép tạo và lưu lại thông tin của mọi người.

Để tạo một danh thiếp, chọn mục Liên lạc, chọn tạo Mới rồi điền các thông tin cần thiết Sau đó chọn Lưu và Đóng để lưu lại thông tin.

 TÁC VỤ

Chức năng Tác vụ tạo ra những nhiệm vụ làm việc, hoạch định ngày bắt đầu

và ngày kết thúc công việc, nhắc nhở sắp đến ngày hết hạn công việc đã đề ra

Để tạo ra một nhiệm vụ, chọn mục Tác vụ trên thanh công cụ, click vào Mới rồi điền các thông tin cần thiết Sau đó chọn Lưu và Đóng để lưu lại các nhiệm

vụ

Ngoài ra còn có một số chức năng:

Tài liệu

Thư mục dùng chung

Chi tiết có thể tham khảo ở phần trợ giúp

Xóa thư Gửi/Nhận thư Chuyển tiếp thư cho người khác

Hòm thư Sọan thư mới

Trả lời một hoặc nhiều

người

Tùy chọn cấu hình

2.1.3 TÙY CHỌN CẤU HÌNH

 TRỢ LÝ KHI KHÔNG CÓ MẶT TẠI VĂN PHÒNG

Trong mục Tùy chọn, có rất nhiều thông tin cho cấu hình tùy theo yêu cầu của mỗi người Chức năng Trợ lý khi không có mặt tại văn phòng là một trong

những chức năng cần được quan tâm Khi người dùng đi công tác xa hay nghỉ phép không có mặt ở văn phòng… không thể nhận mail được Chức năng này sẽ giúp người nhận tự động gửi thư ngược lại cho người gửi thông báo vắng mặt ở văn phòng

Cách thực hiện: click Tùy chọn/Trợ lý lúc Không có mặt tại văn phòng/Tự

động gửi thư hồi đáp Không có mặt tại văn phòng/điền khoảng thời gian vắng

mặt/viết nội dung thư hồi đáp/ click Lưu để lưu lại cấu hình.

Hình 4: Trợ lý khi không có mặt tại văn phòng

 TÙY CHỌN GỬI THƯ

Cấu hình tuỳ biến giao diện và tài khoản như có bao nhiêu thư được thể hiện trong một trang, thông báo cho người dùng biết có mail mới, tạo ra chữ ký ở cuối thư khi gửi thư cho mọi người

Để tạo ra chữ ký, click vào Chữ kí E-mail rồi nhập những thông tin của chữ ký

và sau đó Lưu để lưu lại cấu hình.

Hình 5: Tạo chữ ký cho mail

 THAY ĐỔI MẬT KHẨU TRÊN GIAO DIỆN OUTLOOK WEB ACCESS

Đăng nhập vào hệ thống mail qua giao diện Outlook Web Access Tại cửa sổ

chính, chọn mục Tùy chọn/Thay đổi mật khẩu Xuất hiện màn hình Thay đổi

mật khẩu, nhập mật khẩu cũ và mật khẩu mới 2 lần, click Lưu để hoàn tất quá

trình đổi mật khẩu

Hình 6: Thay đổi mật khẩu

 ĐỊNH DẠNG HÒM THƯ VÀ TẠO MỚI THƯ MỤC

Đối với hệ thống mail Exchange 2007 người sử dụng cần cấu hình trên MS

Outlook Trong giao diện MS Outlook chọn menu Tools/ Rules and Alerts… Cửa sổ Rules and Alerts xuất hiện, click New Rule…

Cửa sổ Rules Wizard xuất hiện click Next để tiến hành tạo cho hòm thư những định đạng phù hợp với từng trường hợp sử dụng

Hình 7: Lựa chọn các định đạng phù hợp

Ngoài ra còn có một số tùy chọn khác:

Cài đặt vùng

Chính tả

Tùy chọn lịch

Luật lệ

Bảo mật E-Mail

E-Mail rác

Cài đặt chung

Quản lí mục đã xóa

Quản lí các thiết bị di động

Chi tiết có thể xem thêm ở phần trợ giúp

2.2 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG OUTLOOK 2003

2.2.1 ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG MAIL EXCHANGE 2007 QUA MS OUTLOOK 2003

 TRUY CẬP NHẬP HỆ THỐNG MAIL EXCHANGE TRONG MẠNG

NỘI BỘ QUA MICROSOFT OUTLOOK 2003.

- Trên máy trạm mới cài đặt Outlook 2003, vào Start và chọn Control Panel + Nếu chế độ hiển thị là Category View, ở bên trái cửa sổ kích vào Other

Control Panel Options và chọn Mail.

+ Nếu chế độ hiển thị là Classic View, nháy kép vào Mail.

* Trong cửa sổ Mail Setup, dưới mục Profiles, kích vào Show Profiles.

Hình 8: Mail setting

Trong cửa sổ Mail kích vào Add.

Trong cửa sổ Name, nhập vào tên của profile, ví dụ như My ở cửa sổ New

Profile, trong hộp Profile Exchange Mail rồi nhấn OK.

* Trong cửa sổ E-mail Accounts, chọn Add a new e-mail account và nhấn Next Trong cửa sổ Server Type chọn Microsoft Exchange Server nhấn Next

Trong cửa sổ E-mail Accounts nhập vào các thông tin sau:

 Trong ô Microsoft Exchange Server nhập vào tên của mailsrv.tnu.edu.vn.

 Chọn Use Cached Exchange Mode

 Trong ô USER NAME, nhập vào địa chỉ EMAIL của người dùng, ví dụ

ntthang@tnu.edu.vn, click NEXT và FINISH

 TRUY CẬP BẰNG MICROSOFT OUTLOOK TỪ INTERNET

YÊU CẦU TRÊN MÁY TRẠM

Hệ điều hành Microsoft Windows® XP with Service Pack 1 and 331320 hotfix hoặc Microsoft Windows Server 2003 (Thông thường đã thoả mãn)

Đã cài đặt Microsoft Outlook 2003 (Thông thường đã thoả mãn)

Máy trạm kết nối internet và truy cập được https (Thông thường đã thoả mãn) Đã Trust Root CA cấp phát certificate cho Exchange 2003 Server Thông thường yêu cầu này chưa thoả mãn vì Root CA của TNU là hệ thống tự xây dưng

Do đó, root certificate của CA server chưa được trust Để trust root CA của TNU, thực hiện những công việc sau:

 Yêu cầu quản trị hệ thống cấp cho file chứa certificate của root CA của TNU

 Nháy kép vào file nhận được Trong cửa sổ Certificate hiện ra nhấn Install

Certificate.

 Chọn Next trong cửa sổ Certificate Import Wizard.

 Trong cửa sổ Certificate Store của Certificate Import Wizard chọn Place all certificates in the following store và nhấn Browse

 Trong cửa sổ Select Certificate Store chọn Trusted Root Certification Authorities như trong hình dưới đây rồi nhấn OK

Hình 9: Select Certificate Store

 Nhấn Next trong cửa sổ Certificate Store và nhấn Finish trong cửa sổ Certificate Import Wizard

2.2.2 THAY ĐỔI CẤU HÌNH MS OUTLOOK 2003 ĐÃ KẾT NỐI VỚI EXCHANGE 2003

(Sử dụng cho những máy đã cấu hình Outlook 2003 để kết nối đến hệ thống Exchange 2003 của TNU)

Bật ứng dụng Microsoft Outlook 2003, vào menu Tools/E-Mail Accounts.

Trong E-mail Accounts wizard/View or change existing e-mail accounts/Next Trong cửa sổ E-mail Accounts/Microsoft Exchange Server account/Change Trong cửa sổ Exchange Server Settings/More Settings

Trong cửa sổ Microsoft Exchange Server thực hiện các thao tác sau:

 Chuyển sang tab Connection, trong cửa sổ Connection chọn Connect using

my Local Area Network (LAN) hoặc Connect using Internet Explorer's or a 3rd party dialer tuỳ vào người dùng đang kết nối internet bằng ADSL hay dial-up

Hình 10: Cửa sổ Connection

 Trong tab Connection, dưới phần Exchange over the Internet chọn Connect

to my Exchange mailbox using HTTP

 Nhấn vào Exchange Proxy Settings

Trong cửa sổ Exchange Proxy Settings, trong phần Connections Settings,

nhập các thông tin như hình dưới đây:

Hình 11: Cửa sổ Exchange Proxy Settings

Nhấn OK trong cửa sổ Exchange Proxy Settings, OK trong cửa sổ

Microsoft Exchange Server, Next trong cửa sổ E-mail Accounts, và Finish để

kết thúc wizard

2.2.3 QUẢN LÝ DUNG LƯỢNG HÒM THƯ TRÊN MÁY CHỦ

Hiện tại, người dùng của hệ thống Mail Exchange 2003 được cấp một tài khoản trên hệ thống với hạn mức dung lượng hòm thư trên máy chủ là 1 Gb bao gồm: thư gửi đi (sent items), thư nhận được (Inbox), thư bị xóa (Deleted Items),…

do đó nếu người dùng không định kỳ dọn dẹp hòm thư của mình, đến một lúc nào

đó hòm thư sẽ bị đầy dẫn đến không thể tiếp tục gửi nhận mail

Tính năng AutoArchive của Ms Outlook cho phép quản lý dung lượng hộp

thư một cách tự động bằng cách xóa các e-mail đã quá hạn lưu trên máy chủ

(thời hạn lưu do người dùng xác lập) và lưu về máy trạm với tên file và đường

dẫn mặc định như sau: C:\Documents and Settings\your username\Local

Settings\ Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

Sau khi chương trình thực hiện lưu trữ lần đầu, người dùng có thể truy cập trực

tiếp các mail được lưu trữ từ Archive Folders trong mục Folder List của

Outlook Trong Archive folders, cấu trúc thư mục được giữ nguyên như trên hòm

thư và người dùng tương tác với các email này như với các email được lưu trên hòm thư Nếu muốn các e-mail trong Archive Folders được chuyển về hòm thư trên máy chủ, có thể chuyển từ file lưu trữ (mặc định là: Archive.pst) hoặc copy từng email bằng tay

Ưu điểm khi sử dụng tính năng AutoArchive:

Giúp người dùng chủ động quản lý được số lượng email trên hòm thư, tránh trường hợp hòm thư bị đầy ảnh hưởng đến quá trình gửi nhận thư Vì các email mới nhất vẫn được lưu ở hòm thư trên Máy chủ nên khi người dùng đi công tác vẫn có thể đọc được những email này khi truy cập qua Outlook Web Access

Hình 12:

 CẤU HÌNH AUTOARCHIVE

Để Outlook tự động chuyển các thư quá hạn trên hòm thư về máy trạm, thực

hiện như sau: Mở Ms Outlook 2003, chọn Tools/Options/Others/AutoArchive Thiết lập cấu hình: Trong cửa sổ AutoArchive, chọn các thông số sau phù hợp

với việc sử dụng email:

 Tần suất chạy AutoArchive: 1 ngày, 2 ngày,…(hình minh họa đặt 5 ngày)

 Thiết lập thời hạn lưu thư trên máy chủ (hình minh họa: 30 ngày, nếu quá

30 ngày, email sẽ được xóa trên hòm thư và lưu về máy trạm)

 Các cấu hình khác như hình minh họa

Hình 13: Cấu hình Auto Archive

 Kích chọn Apply these settings to all folders now/OK để hoàn tất cấu

hình

 CẤU HÌNH ARCHIVE

Có thể thực hiện Archive một thư mục nào đó bằng tay, các bước thực hiện:

Mở chương trình Ms Outlook 2003, trên thanh công cụ chọn File/Archive.

Hình 14: Archive

Thiết lập cấu hình:

 Nếu muốn thực hiện lưu trữ theo như cấu hình trong mục  (AutoArchive)

thì click chọn Archive all folders according to their AutoArchive settings/OK

 Nếu muốn Archive một folder nào đó (bao gồm cả các thư mục con), ví dụ thư mục Inbox:

 Chọn Archive this folder and all subfolders/chọn Inbox.

 Xác lập ngày giới hạn: Ví dụ: 04/04/2008, Tất cả các mail nhận được trước ngày này sẽ được lưu trữ về máy Local PC

 Kích chọn OK để hoàn tất

2.2.4 HƯỚNG DẪN CẤU HÌNH MICROSOFT OUTLOOK KHI THAY ĐỔI MÁY TÍNH

 EXPORT DỮ LIỆU TRÊN MÁY CŨ

Mở File /Import and Export để bật Import and Export Wizard Trong cửa sổ

hiện ra chọn Export to a file và nhấn Next

Hình 15: Export to File

Trong cửa sổ Export to a File chọn kiển file là Personal Folder (.pst) nhấn Next

Hình 16: Chọn dạng file là Pst

Trong cửa sổ Export Personal Folder kích vào dấu “-“ bên cạnh thư mục

“Mailbox- Full name of User” nhỏ cấu trúc thư mục để hiện ra toàn bộ các thư

mục của hệ thống Kích vào dấu tích Include subfolders và chọn Archive

Folders để Export các dữ liệu đã được Archive về máy, lưu dữ liệu này thành file Archive.pst vào một vị trí thích hợp, ví dụ thư mục C:\Backup.

Thực hiện tương tự đối với thư mục Personal Folders và lưu dữ liệu được export ra thành file Personal.pst trong thư mục đã file Archive.pst.

Lưu ý:

1 Các thư mục Mailbox và Public Folders được lưu trên máy chủ nên không

cần export ở máy cũ và import vào máy mới

2 Tuỳ vào cấu hình của máy cũ mà trên máy người dùng sẽ có hoặc không có

các thư mục Archive Folders và Personal Folders, có thể không có cả hai Do

đó, trên máy trạm của người dùng có thư mục nào thì sẽ thực hiện export thư mục

đó

3 Copy các file Archive.pst và Personal.pst vừa được export từ máy cũ sang máy mới

 IMPORT DỮ LIỆU TRÊN MÁY MỚI

Mở Microsoft Outlook đã được cài đặt và cấu hình trên máy mới Vào menu File  Import and Export … để bật Import and Export Wizard

Trong cửa sổ Export and Import Wizard, chọn Import from another program or file và nhấn Next