tai lieu huong dan su dung mail bacninh gov vn

QUẢN LÝ HỆ THỐNG THƯ Các danh mục chức năng chính: - Thư: Hiển thị danh sách các danh mục : Hộp thư, Thư nháp, Đã gửi, Thùng rác, Thư rác; hiển thị danh sách các thao tác như: Nạp lại

Trang 1

TỈNH BẮC NINH

TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

- -

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG QUẢN TRỊ THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH BẮC NINH

http://mail.bacninh.gov.vn

Trang 2

Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ tỉnh Bắc Ninh: http://mail.bacninh.gov.vn

-

PHẦN I - HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WEBMAIL 4

I NGƯỜI DÙNG ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG 4

II QUẢN LÝ HỆ THỐNG THƯ 4

1 Quản lý thư 5

1.1 Hộp thư đến 5

1.2 Thư nháp 12

1.3 Đã gửi 12

1.4 Thùng rác 13

1.5 Thư rác 13

2 Sổ địa chỉ 13

2.1 Thêm mới danh bạ 13

2.2 Loại khỏi nhóm 14

2.3 Xóa danh bạ 14

2.4 Sửa thông tin danh bạ 14

2.5 Tìm kiếm danh bạ 15

2.6 Thêm nhóm 15

2.7 Đổi tên nhóm 16

2.8 Xóa nhóm 17

2.9 Update danh bạ trong file 18

2.10 Trích xuất danh bạ 18

2.11 Soạn thư 18

2.12 Tìm kiếm nâng cao 18

3 Thiết lập cấu hình 19

3.1 Sở thích 19

3.2 Quản lý các thư mục 24

3.3 Các nhận diện 25

3.4 Các phản hồi 26

3.5 Bộ lọc 26

3.6 Thiết lập tự động trả lời trong kỳ nghỉ 26

3.7 Mật khẩu 27

PHẦN II - HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ VỚI PHẦN MỀM MICROSOFT OUTLOOK 2010 28

PHẦN III - HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM MOZILLA THUNDERBIRD TRONG QUẢN LÝ THƯ ĐIỆN TỬ 36

I DOWNLOAD PHẦN MỀM VÀ CÀI ĐẶT 36

Trang 3

II THIẾT LẬP TÀI KHOẢN 39

PHẦN IV - HƯỚNG DẪN THIẾT LẬP TRÊN MOBILE 45

I MỞ ỨNG DỤNG TRÊN HỆ ĐIỀU HÀNH ANDROID 45

II MỞ ỨNG DỤNG TRÊN HỆ ĐIỀU HÀNH (IOS) 46

Trang 4

Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ tỉnh Bắc Ninh: http://mail.bacninh.gov.vn -

II QUẢN LÝ HỆ THỐNG THƯ

Các danh mục chức năng chính:

- Thư: Hiển thị danh sách các danh mục : Hộp thư, Thư nháp, Đã gửi,

Thùng rác, Thư rác; hiển thị danh sách các thao tác như: Nạp lại (để làm mới hộp thư cá nhân), Soạn thư, Trả lời thư (trả lời thư đến), Trả lời tất cả, Chuyển tiếp (chuyển tiếp thư), Xóa thư, Đánh dấu

- Sổ địa chỉ: Hiển thị danh sách nhóm địa chỉ, danh bạ thuộc các nhóm

- Thiết lập cấu hình: Hiển thị các thông tin phục vụ cho việc cấu hình hệ

thống hộp thư cá nhân

Trang 6

+ Người dùng nhập thông tin tiêu đề, thông tin nội dung, nhập địa chỉ hòm thư người nhận, nhập địa chỉ hòm thư của nhiều người dùng khác Cc khác (nếu

có nhu cầu gửi tới nhiều người), địa chỉ hòm thư gửi bí mật Bcc Trong trường hợp Người dùng không nhớ địa chỉ hòm thư của người nhận thì có thể nhập

phím Enter để tìm kiếm Khi hiển thị kết quả địa chỉ hòm thư tìm kiếm thì

Người dùng có thể click vào tên địa chỉ và click vào các biểu tượng “To+” – địa chỉ người nhận, “Cc+” – đồng kính gửi, “Bcc+” gửi tới địa chỉ bí mật

+ Người dùng cũng có thể đính kèm file bằng cách click vào nút “Kèm theo tập tin” và chọn tới file cần đính kèm Tiếp theo là click vào biểu tượng

để gửi thư đi

+ Ngoài ra, click vào biểu tượng để lưu thư thành dạng nháp, click

thao tác bằng cách click vào biểu tượng để hủy thư đã soạn

- Trả lời thư :

+ Người dùng click chọn một thư đến bất kỳ trong danh sách thư đến Tiếp

Trang 7

+ Tương tự như phần “Soạn thư”, Người dùng nhập tiêu đề trả lời, nhập

nội dung thư trả lời, đính kèm thêm tập tin Sau đó click vào biểu tượng để gửi thư trả lời

- Trả lời tất cả :

+ Người dùng click chọn một thư đến bất kỳ trong danh sách thư đến Tiếp đến click vào biểu tượng để trả lời thư tới danh sách những người nhận, Cc, Bcc

Trang 8

+ Tương tự như trong quá trình “Soạn thư”, Người dùng nhập tiêu đề trả

lời, nhập nội dung thư trả lời, đính kèm thêm tập tin Sau đó click vào biểu tượng để gửi thư trả lời

- Chuyển tiếp :

+ Người dùng click chọn một thư đến bất kỳ trong danh sách thư đến Tiếp

+ Chuyển tiếp thư : Là hình thức chuyển tiếp nội dung thư tới một người dùng khác nhưng không kèm theo file đính kèm của thư đến

+ Chuyển tiếp theo phương cách đính kèm : Là hình thức chuyển tiếp thư tới một người dùng khác nhưng bao gồm cả file đình kèm của thư đến đó

Trang 9

+ Tương tự như trong quá trình “Soạn thư”, Người dùng nhập tiêu đề trả

lời, nhập nội dung thư trả lời, đính kèm thêm tập tin Sau đó click vào biểu tượng để gửi thư trả lời

- Xóa thư :

+ Người dùng click chọn thư đến bất kỳ trong danh sách thư đến Tiếp đến

click vào biểu tượng để xóa thư đã chọn Thư được xóa sẽ được di chuyển

vào “Thùng rác”

- Đánh dấu thư :

+ Người dùng click chọn thư đến bất kỳ trong danh sách thư đến Tiếp đến click vào biểu tượng

+ Chọn các phương án : “Là đã đọc”, “Là chưa đọc”, “Là quan trọng”,

“Là không quan trọng” để đánh dấu trạng thái thư

- Thêm thao tác :

+ Người dùng click chọn thư đến bất kỳ trong danh sách thư đến Tiếp đến click vào biểu tượng

Trang 10

+ Người dùng lựa chọn các phương án để thực thi

+ Người dùng click vào biểu tượng ởhình bên trên (Mục Selector là các

ô check box để thao tác chọn thư nhanh)

Trang 11

+ Người dùng có thể tùy chỉnh hiện thị các thông tin trong hộp thư đến

- Xem chi tiết thư (Đọc thư) :

+ Người dùng click đúp vào một thư đến bất kỳ trong danh sách Chi tiết của thư đến sẽ được hiển thị như hình minh họa phía dưới Người dùng có thể tải file đính kèm bằng cách click vào tên file đính kèm

Trang 12

+ Các thao tác “Soạn thư”, “Trả lời thư”, “Trả lời tất cả”, “Xóa” ,

“Đánh dấu”, “Thêm” tương tự như các bước ở phía trên

 Khi hiển thị chi tiết thư, Người dùng có thể in thư bằng cách click vào biểu tượng

 Người dùng click vào biểu tượng

 Lựa chọn nơi để di chuyển

1.2 Thư nháp

- Hiển thị những thư đã được lưu nháp Người dùng click vào biểu tượng

để xem danh sách các thư nháp Người dùng có thể thao

tác : “Soạn thư”, “Chuyển tiếp”, “Xóa” , “Đánh dấu” với thư nháp tương tự như trong phần “Hộp thư” ở phần bên trên

1.3 Đã gửi

- Hiển thị những thư đã gửi Người dùng click vào

để xem danh sách những thư đã được gửi đi Để xem chi tiết thư đã gửi, Người dùng click đúp chọn một thư đã gửi bất kỳ Các thao

Trang 13

tác “Soạn thư”, “Trả lời thư”, “Trả lời tất cả”, “Chuyển tiếp”, “Xóa”, “Đánh dấu” tương tự trong phần “Hộp thư” bên trên

1.4 Thùng rác

- Hiển thị những thư mà Người dùng đã xóa đi Người dùng click vào

để xem danh sách những thư đã được xóa.Để xem chi tiết thư trong thùng rác, Người dùng click đúp chọn một thư trong thùng rác bất

kỳ Các thao tác “Soạn thư”, “Trả lời thư”, “Trả lời tất cả”, “Chuyển tiếp”,

“Xóa”, “Đánh dấu” tương tự trong phần “Hộp thư” bên trên

1.5 Thư rác

- Hiển thị những thư đã được đánh dấu là thư rác Người dùng click vào

để xem danh sách những thư được đánh dấu là thư rác.Để xem chi tiết thư được đánh dấu là thư rác, Người dùng click đúp chọn

một thư bất kỳ trong thư rác Các thao tác “Soạn thư”, “Trả lời thư”, “Trả lời tất cả”, “Chuyển tiếp”, “Xóa”, “Đánh dấu” tương tự trong phần “Hộp thư”

bên trên

2 Sổ địa chỉ

Danh mục “Sổ địa chỉ” bao gồm các nhóm địa chỉ, danh bạ thuộc các

nhóm được thêm bởi Người dùng

2.1 Thêm mới danh bạ

Trang 14

các ô text và click vào nút “Lưu” để lưu lại thông tin hoặc click vào nút “Hủy”

để hủy bỏ toàn bộ thao tác Ngoài ra, Người dùng có thể thêm trực tiếp danh bạ vào nhóm bằng cách: Click chọn một nhóm bất kỳ ->click ở cột danh bạ ->

điền đầy đủ thông tin và click nút “Lưu” để kết thúc việc thêm mới danh bạ vào

một nhóm

2.2 Loại khỏi nhóm

- Người dùng click chọn một nhóm bất kỳ Tiếp đến click chọn một danh

nhóm

2.3 Xóa danh bạ

- Người dùng có thể xóa danh bạ bằng cách click chọn một danh bạ bất kỳ hoặc giữ phím Ctrl + click chọn danh bạ để chọn nhiều danh bạ Tiếp đến click

2.4 Sửa thông tin danh bạ

- Người dùng click chọn danh bạ và click vào nút “Sửa liên lạc”

Trang 15

- Chuyển qua các tabs (“Các thuộc tính”, “Thông tin cá nhân”, “Các ghi chú”)nhập các thông tin và click vào nút “Lưu” để lưu lại thông tin Click vào nút “Hủy” để hủy bỏ thao tác

2.5 Tìm kiếm danh bạ

- Người dùng nhập thông tin tìm kiếm vào ô tìm kiếm

và nhấn phím Enter để tìm kiếm

2.6 Thêm nhóm

Trang 16

- Người dùng click vào biểu tượng và nhập tên nhóm, tiếp đến nhấn phím Enter để lưu

2.7 Đổi tên nhóm

Trang 17

- Người dùng click chọn một nhóm -> click vào biểu tượng và lựa chọn

“Đổi tên nhóm” Tiếp đến nhập tên nhóm mới và nhấn phím Enter để lưu tên

nhóm mới

2.8 Xóa nhóm

- Người dùng click chọn một nhóm -> click vào và lựa chọn “Xóa nhóm”

Trang 18

2.9 Update danh bạ trong file

- Người dùng click vào biểu tượng

- Click nút “Chọn tệp” ->chọn tới file lưu danh bạ và click vào nút

“Nhập” để update danh bạ hoặc click vào nút “Hủy” để hủy bỏ thao tác

2.10 Trích xuất danh bạ

file danh bạ xuống máy client

2.11 Soạn thư

- Người dùng click chọn một danh bạ bất kỳ Tiếp đến click vào biểu tượng

để soạn thư như bước soạn thư ở phần “Hộp thư” phía trên

2.12 Tìm kiếm nâng cao

- Người dùng click vào biểu tượng

Trang 19

- Nhập các thông tin và click vào nút “Tìm kiếm” để tìm kiếm thông tin danh bạ Ngoài ra, Người dùng cũng có thể lựa chọn các tabs tìm kiếm : “Các thuộc tính”, “Thông tin cá nhân”, “Loại khác” để lựa chọn các phương án tìm

kiếm

3 Thiết lập cấu hình

3.1 Sở thích

Trang 20

- Thiết lập giao diện Người dùng :

+ Click chọn danh mục “Sở thích”, tiếp đến click chọn “Giao diện người dùng”

Trang 21

+ Người dùng nhập các thông tin và tùy chọn bề mặt giao diện Click vào

nút “Lưu” để lưu thông tin

- Trình cảnh hộp thư :

+ Người dùng click chọn danh mục “Sở thích”, tiếp đến click chọn “Trình cảnh hộp thư” Sau đó thiết lập các thông tin và click vào nút “Lưu” để lưu lại

các thông tin đã thiết lập

- Tùy chỉnh hiển thị thư :

Trang 22

+ Người dùng click chọn danh mục “Sở thích”, tiếp đến click chọn “Đang hiển thị thư” Sau đó thiết lập các thông tin và click vào nút “Lưu” để lưu lại

- Tùy chỉnh đang viết thư :

+ Người dùng click chọn danh mục “Sở thích”, tiếp đến click chọn “Đang viếtthư” Sau đó thiết lập các thông tin và click vào nút “Lưu” để lưu lại các

thông tin đã thiết lập

- Thiết lập sổ địa chỉ

Trang 23

+ Người dùng click chọn danh mục “Sở thích”, tiếp đến click chọn “Sổ địa chỉ” Sau đó thiết lập các thông tin và click vào nút “Lưu” để lưu lại các thông

tin đã thiết lập

- Thiết lập thư mục đặc biệt

+ Người dùng click chọn danh mục “Sở thích”, tiếp đến click chọn “Thư mục đặc biệt” Sau đó thiết lập các thông tin và click vào nút “Lưu” để lưu lại

- Thiết lập máy chủ

Trang 24

+ Người dùng click chọn danh mục “Sở thích”, tiếp đến click chọn “Thiết lập máy chủ” Sau đó thiết lập các thông tin và click vào nút “Lưu” để lưu lại

3.2 Quản lý các thư mục

Thiết lập các thuộc tính của thư mục, quản trị thông tin thư mục

- Để tạo một thư mục con, Người dùng click vào biểu tượng Tiếp

đếnnhập các thông tin và click vào nút “Lưu” để lưu lại thông tin Ngoài ra, click vào nút “Hủy” để hủy bỏ quá trình

- Áp dụng thêm thư mục con tương tự với trường hợp : “Thư nháp”, “Đã gửi”, “Thùng rác”, “Thư rác”

Trang 25

- Người dùng click chọn thư mục con, tiếp đến click vào biểu tượng sẽ

có các phương án :

- Click vào lựa chọn “Xóa”và xác nhận “OK” để xóa thư mục con Xác nhận “Hủy” để hủy bỏ thao tác xóa thư mục con Ngoài ra lựa chọn “Trống” ở

trên để xóa tất cả các thư trong thư mục con

- Áp dụng các thao tác trên với các trường hợp khác : “Thư nháp”, “Thư

đã gửi”, “Thùng rác”, “Thư rác”

3.3 Các nhận diện

Cập nhật thông tin tài khoản của người dùng

Trang 26

- Người dùng click vào danh mục “Các nhận diện”, tiếp theo click chọn

click vào nút “Lưu”để lưu lại các thông tin

3.4 Các phản hồi

3.5 Bộ lọc

3.6 Thiết lập tự động trả lời trong kỳ nghỉ

Khi người dùng nhận được một thư đến và đọc thư đến, một thư trả lời sẽ được gửi tới cho người gửi thư đến đó

- Người dùng click vào danh mục “Thiết lập tự động trả lời trong kỳ nghỉ”

Trang 27

- Nhập thông tin và click vào nút “Lưu” để lưu thông tin tự động trả lời

trong kỳ nghỉ

3.7 Mật khẩu

Chức năng này thay đổi thông tin mật khẩu của Người dùng

- Người dùng click vào danh mục “Mật khẩu” Hệ thống sẽ hiển thị giao

diện form thay đổi mật khẩu Người dùng nhập mật khẩu hiện tại, mật khẩu mới,

xác nhận mật khẩu mới vào các ô text tương ứng và click vào nút “Lưu” để thay

đổi mật khẩu Mật khẩu bao gồm ít nhất 1 ký tự số và 1 ký tự đặc biệt

Trang 28

PHẦN II - HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ VỚI PHẦN

MỀM MICROSOFT OUTLOOK 2010

- Cài đặt phần mềm Outlook 2010 cho máy tính, mở phần mềm lên, giao diện hiện ra:

Hình 2.1: Giao diện Outlook 2010

- Các bạn chọn File và chọn Add Account

Hình 2.2: Cài đặt Outlook (bước 1)

Trang 29

- Chọn “Manually configure server settings or additional server types”

và bấm “Next” để sang bước tiếp theo:

Hình 2.3: Cài đặt Outlook (bước 2)

- Chọn “Internet E-Mail” và bấm “Next” để tiếp tục:

Trang 30

Hình 2.4: Cài đặt Outlook 2007 (bước 3)

- Điền vào các thông tin như hình 2.5:

- Your Name: Tên hiển thị trên mail

- E-mail Address: địa chỉ email của người dùng

- Account Type: chọn IMAP

- Incomming mail server: mail.bacninh.gov.vn

- Outgoing mail server(SMTP): mail.bacninh.gov.vn

- Username: tên địa chỉ email đăng nhập Không cần đuôi

@bacninh.gov.vn

- Password: mật khẩu đăng nhập vào mail

Trang 31

Hình 2.5: Nhập thông tin đăng nhập

- Sau khi điền đầy đủ thông tin Bấm chọn “More Settings…” để cài đặt

thêm, một màn hình sẽ hiển thị như hình 2.6

Hình 2.6

- Chuyển sang mục “Outgoing Server” và bấm chọn vào “My out going server (SMTP) requires authentication” như hình 2.7

Định dạng
Số trang	49
Dung lượng	3,78 MB