microsoft acces chương 4 query

Các thành phần cơ bản trong QBEField Thể hiện các cột, biểu thức trong truy vấn Table Tên bảng tương ứng của cột Sort Cho phép sắp xếp thứ tự cột tăng/ giảm Show Hiện hoặc ẩn cột Criteri

Microsoft Access

Chương 4 Query

Giới thiệu

 Query là công cụ cho phép truy vấn và xử

lý dữ liệu, rút trích để hiển thị những thông tin cụ thể từ các Table và thay đổi dữ liệubằng nhiều cách khác nhau

 Query còn được dùng để tạo nguồn số

liệu cơ sở cho các công cụ khác Form,

Report, kể cả Query khác

Query Query

Nguồn dữ liệu

Để thực hiện Query, bắt buộc phải có

database , trong database phải có

table , và trong table phải có dữ liệu , và trong table phải có dữ liệu

Một số thuật ngữ

sự hỗ trợ của Microsoft Access.

của Microsoft Access Chúng ta sẽ sử dụng cách này!

• Action Query: Là loại query có chức năng thay

đổi dữ liệu trong cơ sở dữ liệu

Các loại Query thường dùng

1. Select query (query chọn số liệu)

2. Delete query (query xóa số liệu)

3. Update query (query cập nhật số liệu)

4. Append query (query nối số liệu)

5. Make-table query (query tạo ra table)

6. CrosTab query (querry tham chiếu chéo)

7. Find Duplicate query (query tìm các

record trùng lặp)

8. Find Unmatched query (query tìm các

record không khớp nhau)

9. Union query (query hợp số liệu)

10. Pass-through query (query chuyển giao)

11. Data-definition query (query định nghĩa

dữ liệu)

Các loại Query khác

 B1: Chọn ngăn Query , click

Chọn Design View

Tạo Query bằng Design view

Click OK

Cách khác: click đúp vào Create query in Design

view trong ngăn Query.

Các thành phần cơ bản trong QBE

Field Thể hiện các cột, biểu thức trong truy vấn

Table Tên bảng tương ứng của cột

Sort Cho phép sắp xếp thứ tự cột tăng/ giảm

Show Hiện hoặc ẩn cột

Criteria Biểu thức chứa điều kiện lọc

Or Hàm OR: kết hợp điều kiện hoặc để lọc

 B2: Đưa các table/query nguồn vào (dùng hộp thoại Show table) Có thể mở hộp thoại này bằng cách click chuột phải vào khu vực chứa table/query rồi chọn Show Table.

 B3: Lần lượt kéo thả các trường vào trong lưới QBE hoặc tự tạo thêm các trường tính toán mới.

 B4: Thiết lập các điều kiện chọn dữ liệu.

 B5: Click nút Datasheet View hoặc vào View\Datasheet view để xem kết quả.

 Click nút Design View hoặc vào View\Design view để trở lại chế độ thiết kế.

Tạo Query bằng Design view

Một số thao tác trên Query

1 Thêm hoặc xóa các bảng trong khi tạo Query

2 Chèn thêm dòng tên bảng vào QBE

3 Chèn thêm cột vào QBE

4 Xóa cột trong QBE

5 Tạo các cột tính toán (Calculated Field) hoặc một

biểu thức trong truy vấn

6 Xem trước kết quả (thực hiện Query)

7 Lưu Query

8 Sử dụng các tham số trong vùng QBE để lọc dữ

liệu

Lưu ý

 Tất cả các Table/Query tham gia trong Query phải được liên kết với nhau (có thể tạo kết

nối giữa các table trong Query)

 Bảng dữ liệu nguồn phải có mặt trong danh sách các bảng tham gia truy vấn

 Giá trị của khóa chính không hiển thị trùng

lắp

Xây dựng Calculated Field

 Đặt con trỏ tại cột muốn sử dụng Calculated Field

 R-click chọn Build , hoặc click trên thanh công cụ

 Chèn Field, Control (điều khiển ), Functions

(Hàm), Constants (Hằng)… và các toán tử từ các thành phần trong hộp thoại để xây dựng biểu thức

 Tất cả những thành phần trong công thức phải có mặt trong các Table/Query nguồn của Query hiện tại

 Nếu sử dụng một Field hoặc Control từ

Form hoặc Report thì phải mở Form hay Report đó trước

Lưu ý khi xây dựng Calculated Field

Thực hiện

 Thiết kế trước 1 select Query

 View\Totals

 hoặc R-Click vào vùng lưới QBE chọn Totals

 hoặc biểu tượng Σ trên thanh công cụ Design

 Sử dụng hàm tính toán tại dòng Totals để thực hiện các phép toán cho các cột trong truy vấn

Truy vấn nhóm dữ liệu

Các hàm tính toán trong Totals

 Group by: Trường dùng để nhóm dữ liệu

 Sum: Tính tổng

 Max/min: hàm lấy giá trị lớn nhất/nhỏ nhất

 Avg: hàm lấy giá trị trung bình

 Count: hàm đếm giá trị

 First: lấy mẫu tin đầu tiên

 Last: lấy mẫu tin cuối cùng

 Where: Trường điều kiện

 Expression: Cột tính toán ra một field mới

Lưu ý:

Count, First… được tạo ra với tên là Sumof,

Countof, …đổi tên:

 Ghi tiêu đề mới ngay trên cột

 Ghi vào thuộc tính tiêu đề (Caption)

Totals tương ứng phải là Expression

dòng Totals tương ứng là Where và không cho hiển thị kết quả (tắt dấu  ở dòng Show)

Thuộc tính của cột trong Query

• View\Properties

• R-Click\Properties

• Click biểu tượng trên công cụ Query Design

Chuỗi mô tả cột Định dạng dữ liệu

Mặt nạ nhập liệu Tiêu đề

R_Click vào vùng trống của Query, chọn Properties

Thuộc tính của Query

Tổng số record sẽ được hiển thị khi thi hành Query Yes: không hiển thị record trùng; No: ngược lại Yes: không hiển thị giá trị trùng; No: ngược lại

Không

đồng

thời là

Yes/No

Query nhóm dữ liệu (Group by query)

Truy vấn con

 Là một truy vấn chọn lựa (select query) được sử dụng như một điều kiện bên trong một truy vấn khác

Thực hiện truy vấn lồng nhau

 Tạo truy vấn con trong cùng nhất, chép nội dung câu lệnh SQL

 Tạo truy vấn cha, dán nội dung câu lệnh SQL của truy vấn con vào dòng điều kiện của cột cần so sánh điều kiện

 Lưu ý:

 Số cột trả về của truy vấn con phải là một

 Khái niệm: là truy vấn mà việc tính tóan tương đối phức tạp đòi hỏi phải có nhiều truy vấn lồng vào nhau

 Thí dụ: cho biết danh sách các sinh viên

có học bổng cao nhất trong khoa tin học

Truy vấn con

 Bước 1: Tạo truy vấn 1 để tìm ra số tiền

học bổng cao nhất trong khoa tin học

 Bước 2: Tạo truy vấn 2 sẽ chọn các sinh viên có học bổng cao nhất mà chúng ta đã tìm ở truy vấn 1 và sinh viên đó phải đồng thời học ở khoa tin học

Cách 1: (không dùng truy vấn con)

 Bước 1: Tạo truy vấn 1 để tìm ra số tiền học

bổng cao nhất trong khoa tin học, chạy xem kết quả.

 Bước 2: Tạo truy vấn cha tạo ra các sinh viên học ở khoa tin học và có học bổng bằng với giá trị trả về của truy vấn 1 (Chép nội dung câu lệnh SQL của truy vấn con (truy vấn 1) và lồng vào 1 cột tương ứng tại vùng criteria của truy vấn cha,

có thể dùng cac toán tử so sánh như: Not, in, >,

<…)

Cách 2: (Dùng truy vấn con)

Crosstab Query

 Thiết kế 1 Select Query

 Chuyển Select Query sang Crosstab Query (R-Click vào vùng lưới QBE/ Chọn Query Type/Crosstab Query

 Crosstab:

 Tổng hợp theo hàng (Row heading)

 Tổng hợp theo cột (Column heading)

 Lấy giá trị trả về (Value)

 Total: nhóm tổng hợp số liệu theo một field

Crosstab query

 Thống kê số lượng mỗi loại hoá đơn theo từng kho?

Query có tham số (Parameter query)

 Tham số trong truy vấn dùng để thực hiện các truy vấn theo một điều kiện "động" nào đó

 Điều kiện động có thể ở một trong 2 dạng:

 Là một giá trị được người sử dụng nhập vào khi thực hiện một truy vấn

 Hoặc là một giá trị của một điều khiển (control) nằm trên một biểu mẫu đang mở ở chế độ cập nhật

dữ liệu.

Query có tham số (Parameter query)

 Đặt tên tham số giữa 2 dấu ngoặc vuông [] ở dòng Criteria

 Ví dụ:

 [Ngay hoa don]

 [Loại hóa đơn]

 Ví dụ: Thể hiện tất cả các hóa đơn nhập và xuất hàng của một kho bất kỳ nào đó mà khi chạy truy vấn người sử dụng sẽ nhập vào một

mã kho tương ứng muốn xem

 Thay đổi thuộc tính Top value của query

để có được giá trị min/max cần tìm

Các thành phần cơ bản trong Query

Biến • Biến trường: [ SINHVIEN ] ! [ HOTEN ]

• Biến tham số: [ Nhap ma sinh vien ]

Tên Table Tên biến trường

Biểu thức • BT logic (Dùng trong Criteria)

• BT tính toán được (Dùng trong Field)

 Đại diện cho nhiều kí tự ngay vị trí nó xuất hiện

 Được sử dụng khi:

 Bạn chỉ biết 1 phần giá trị muốn tìm

 Bạn muốn tìm những giá trị bắt đầu với 1 ký tự xác định

Lưu ý:

 Ký tự đại diện chỉ sử dụng trong kiểu dữ liệu:

 Text

 Date (qui định lại môi trường Regional Setting)

 Khi dùng ký tự đại diện để tìm các dấu * ? ! # , - [ phải đặt các thành phần này trong dấu [ ]

 Ví dụ [*], [?], [#]…

 Không thể tìm [ ] cùng 1 lúc vì nó ~ chuỗi rỗng

Các ký tự đại diện (tt)

Toán tử

Toán tử số học (+ , - , * , / , ^ , \ , Mod)

Toán tử logic (= , <> , > , >= , < , <= , And , or , Not )

Toán tử khác: & , Like , Between , In , Format , Is Null, Is Not Null)

Toán tử số học

+ , - , * , / : cộng, trừ, nhân, chia

^: lũy thừa Ví dụ: 2^3 = 8

\: chia lấy phần nguyên Ví dụ: 7\2 = 3

Mod: chia lấy phần dư Ví dụ: 7 Mod 2 = 1

>, >= : Lớn hơn, lớn hơn hoặc bằng

<, <= : Bé hơn, bé hơn hoặc bằng

&

Toán tử &

Ghép chuỗi

“Cơ sở Tin học đường 3/2”

“Cơ sở” & “Tin học” & “đường 3/2”

VD 1:

“Họ và tên nhân viên”

[HONV] & [TENNV]

VD 2: C2,3,4)

Toán tử Like

Cú pháp: <BT> Like <Mẫu>

Biểu thức chuỗi Chuỗi ký tự (có thể dùng ký tự đại diện)

Cho kết quả là True nếu biểu thức thỏa mẫu

Ngược lại cho kết quả là False

True

Ví dụ: “aBBBa” Like “a*a”

Ví dụ: “F” Like “[A-E]” False

Toán tử Format

Cú pháp: Format(x,n)

Số Kiểu định dạng hiển thị số

Cho kết quả là số hiển thị theo kiểu định dạng

(tương tự như hàm làm tròn trong Excel)

Ví dụ: Format (1234,64558, “#,###.###”) = 1,234.646

Ví dụ: Format (1234,64558, “#,###.##”) = 1,234.65

Ví dụ: Format (1234,64558, “#,###.#”) = 1,234.6

Ví dụ: Format (1234,64558, “#,###.#”) = 1,235

Toán tử Is Null

Cú pháp: Is Null(GTMT)

Mẫu tin tại trường cần kiểm tra

Cho kết quả True nếu giá trị của mẫu tin tại một trường là rỗng

Cho kết quả False nếu giá trị của mẫu tin tại một trường là không rỗng

Toán tử Is Not Null (ngược lại hàm Is Null)

Cú pháp: Is Not Null(GTMT)

Mẫu tin tại trường cần kiểm tra

Cho kết quả True nếu giá trị của mẫu tin tại một trường là không rỗng

Cho kết quả False nếu giá trị của mẫu tin tại một trường là rỗng

Các hàm cơ sở dữ liệu

Cú pháp chung:

<Tên hàm> (<Biểu thức>, <Phạm vi>,[Điều kiện])

Biểu thức: chuỗi dùng để xác định tên trường dùng tìm giá trị cần trả về

- Field của 1 Table

- Control của 1 Form

- Hằng, hàm của Access basic

Phạm vi: chuỗi dùng để xác định miền làm việc

- Tên Table hay Query

- Câu lệnh SQL

Điều kiện: biểu thức chuỗi dùng để hạn chế phạm vi

dữ liệu mà hàm thực hiện (có thể có hoặc không)

Hàm DCOUNT

Đếm số Record trong phạm vi xác định theo điều kiện Không đếm các record có giá trị Null Nếu dùng ký tự đại diện “*” hàm sẽ đếm các

record có giá trị Null

Hàm DMIN

Trả về giá trị nhỏ nhất trong phạm vi xác định theo điều kiện

 Hàm này chỉ làm việc với Field kiểu số

Hàm DMAX

Trả về giá trị lớn nhất trong phạm vi xác định theo điều kiện

 Hàm này chỉ làm việc với Field kiểu số

Điều kiện giá trị 1 giá trị 2

Cú pháp: IIF(“Điều kiện”,”Giá trị 1”,”Giá trị

2”)

Make-table Query

 Thiết kế 1 Select Query hoàn chỉnh

 Chuyển Select Query sang Make-table

Query (R-Click vào vùng lưới QBE/ Chọn Query Type/Make-table Query

 Nhập tên bảng mới vào ô Table name

 Lưu ý: Có thể chọn Current Database

hoặc Another Database

 Thiết kế 1 Select Query

 Chọn các field điều kiện và đặt điều kiện Update

 Nhập thông tin cần Update vào dòng Update to

Update Query

 Thiết kế 1 Select Query

 Chọn bảng có dữ liệu cần xóa

 Chuyển Select Query sang Delete Query (R-Click vào vùng lưới QBE/ Chọn Query Type/Delete

Query

 Chọn field đặt điều kiện xóa

 Lưu ý:Nếu những table liên kết với nhau theo quan

hệ 1-nhiều và qui định thuộc tính Cascade Delete Relate Record thì các Record bên bảng nhiều cũng

sẽ bị xóa

Delete Query

Append Query

 Thiết kế 1 Select Query

 Chọn bảng chứa dữ liệu nguồn (có thể không có)

 Chuyển Select Query sang Append Query (R-Click vào vùng lưới QBE/ Chọn Query Type/Append

Query

 Chọn bảng cần nối thêm dữ liệu

 Nhập giá trị hoặc field cần thêm vào tại dòng Field (Hằng số, Tham số, Field của 1 Table)

 Chọn dòng cần nối thêm tương ứng tại dòng

Append to

 Lưu ý: Khóa chính không nhập trùng

 Chọn Query\New\Find Duplicate Query

 Chọn Table hoặc Query làm dữ liệu nguồn

 Chọn trường cần đưa vào khóa xác định giá trị giống nhau trên các mẫu tin

 Chọn các trường kế tiếp

 Đặt tên cho Query, chọn Finish

Find Duplicate Query