Tiểu luận đàm phán kinh doanh quốc tế chủ đề quá trình đàm phán kinh doanh quốc tế

Để đạt được sự chỉn chu đó, đoàn đàm phán nói chung và mỗi cá nhân đàm phán nóiriêng cần có sự chuẩn bị thật kỹ lưỡng Trong đó, chúng ta phải vạch rõ mục tiêu của cuộc đàm phán, lựa chọn

ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HCMKHOA KI NH TẾ QUỐC TẾ

T I Ể U L U Ậ NĐÀM PHÁN KINH D OANH QUỐC TẾCHỦ ĐỀ:QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁNKINH DOANH QUỐC TẾ

GVHD: NGUYỄN VĂN TIẾN

NHÓM 5

Vũ Thị Lan Anh - 030836200007Trần Cao Kỳ Duyên - 030836200026 

Ngu yễn Thị Xuân H uyền -030836200066Trần Thị Trà My - 030836200098 

Ngô Thị Phượng - 030836200264Nguyễn Minh Thi - 030836200184 

Hồ Thị Ngọc Trâm (TN) - 030836200215 

MỤC LỤC

Lời nói đầu 4

1 Giai đoạn chuẩn bị đàm phán 5

1.1 Các nội dung cần đàm phán 5

1.2 Lựa chọn phương án để đàm phán 5

1.3 Nhân sự đàm phán 5

1.4 Thời gian và địa điểm đàm phán 7

1.5 Chương trình đàm phán 7

2 Giai đoạn tiếp xúc 7

2.1 Mở đầu đàm phán 7

2.1.1 Lời mở đầu đóng 1 vai trò hết sức quan trọng, bởi nó: 7

2.1.2 Các phương pháp để mở đầu đàm phán 8

2.1.3 Những quy tắc mở đầu đàm phán 8

2.2 Trao đổi thông tin 9

2.2.1 Mục đích của trao đổi thông tin nhằm: 9

2.2.2 Trao đổi thông tin bao gồm: 9

2.2.3 Phương pháp và kỹ thuật 10

3 Giai đoạn đàm phán 10

3.1 Lập luận, đưa ra yêu cầu và lắng nghe đối tác trình bày 11

3.1.1 Lập luận tác động đến sự thay đổi lập trường của đối tác 11

3.1.2 Một số phương pháp lập luận tiêu biểu: 11

3.1.3 Chiến thuật thuật trong lập luận 13

3.1.4 Đưa ra yêu cầu và lắng nghe đối tác trình bày 14

3.2 Nhận và đưa ra nhượng bộ 15

3.3 Phá vỡ bế tắc 15

3.4 Tiến tới thỏa thuận 15

4 Giai đoạn ra quyết định và kết thúc đàm phán - Ký kết hợp đồng 15

4.1 Nhiệm vụ của giai đoạn ra quyết định và kết thúc đàm phán 15

4.2 Kỹ thuật thúc đẩy việc ra quyết định 16

4.2.1 Tăng tốc trực tiếp 16

4.2.2 Tăng tốc gián tiếp 17

4.3 Ký kết hợp đồng 17

5 Kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm 18

Kết luận 21

Lời nói đầu

 Như chúng ta đã biết, đàm phán, đặc biệt là trong kinh doanh quốc tế đòi hỏirất nhiều điều, yêu cầu chúng ta - những nhà đàm phán phải thật sự đầu tư chỉn chu

Để đạt được sự chỉn chu đó, đoàn đàm phán nói chung và mỗi cá nhân đàm phán nóiriêng cần có sự chuẩn bị thật kỹ lưỡng

Trong đó, chúng ta phải vạch rõ mục tiêu của cuộc đàm phán, lựa chọn cáckiểu đàm phán phù hợp với các mục tiêu đó Thêm vào đó, việc xây dựng trước một

kế hoạch đàm phán mang tính khoa học, chi tiết và cụ thể là rất cần thiết

 Nhiều người vẫn lầm tưởng rằng đàm phán trong kinh doanh chỉ đơn thuần góigọn trong một giai đoạn tổ chức đàm phán Điều đó là hoàn toàn sai Vì để thực hiệnmột cuộc đàm phán, chúng ta cần quan tâm đến rất nhiều giai đoạn Các giai đoạn nàykéo dài và nối tiếp nhau xuyên suốt từ khi nảy sinh ý định đàm phán đến khi kết thúcđàm phán Mỗi giai đoạn đóng vai trò quan trọng, góp phần làm cho quá trình đàm phán diễn ra tối ưu nhất

Thông thường, đàm phán có thể chia làm 5 giai đoạn là giai đoạn chuẩn bị, giai đoạntiếp xúc, giai đoạn đàm phán, giai đoạn kết thúc đàm phán, ra quyết định và ký hợpđồng, cuối cùng là giai đoạn kiểm tra và rút kinh nghiệm

1 Giai đoạn chuẩn bị đàm phán

Chuẩn bị đàm phán kinh doanh là một công việc khó khăn, phức tạp và có tròđặt biệt quan trọng, là chìa khoá quyết định thành công cho toàn bộ quá trình đàm phán

1.1 Các nội dung cần đàm phán

• Tên hàng

• Nội dung về số lượng

• Về quy cách phẩm chất, về bao bì kỹ mã hiệu

• Các nội dung về giá cả, về thanh toán

• Về thời gian và địa điểm giao hàng

• Các nội dung về vận tải bảo hiểm, bảo hành các nội dung về kiểm tra hàng hoá,

về phạt và bồi thường thiệt hại

• Nội dung về bất khả kháng, về trọng tài và một số nội dung khác

1.2 Lựa chọn phương án để đàm phán

Các căn cứ để lựa chọn phương án đàm phán

• Căn cứ vào đặc điểm của thị trường trong nước, thị trường nước ngoài và thịtrường quốc tế

• Phải căn cứ vào tình hình đối tác

• Phải căn cứ vào tình hình của doanh nghiệp

• Phải căn cứ vào điều kiện cụ thể của hoạt động kinh doanh cần đàm phán1.3 Nhân sự đàm phán

 Năng lực của người đàm phán

Muốn trở thành nhà đàm phán giỏi, có năng lực trên bàn đàm phán cần phải:

Chuẩn bị về kiến thức: có kiến thức và khả năng toàn diện về thương mại, luật,ngoại giao, tâm lý, giỏi ngoại ngữ, kiến thức văn hoá và kiến thức chuyên môn

Chuẩn bị về phẩm chất tâm lý: chuyên gia đàm phán cần có tư duy nhạy bén, biết suy nghĩ và hành động đúng, có nghị lực, nhẫn nại, không nóng vội, hấp tấp, biếtkiềm chế cảm xúc, không tự ti, không tự kiêu.

Chuẩn bị các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ: ví dụ như laptop, họ sử dụng laptop

để có thể minh hoạ các buổi thuyết trình sinh động, rõ ràng, thuyết phục hơn, chuyển

và nhận thông tin dễ dàng…

Có kỹ năng đàm phán tốt: có khả năng sử dụng ngôn ngữ tốt: diễn đạt được ýkiến của mình, trình bày vấn đề rõ ràng, khúc chiết, dùng từ chuẩn xác Sử dụng tốttiếng Mẹ đẻ và các ngoại ngữ thích hợp Kỹ năng lắng nghe, đặt câu hỏi, diễn thuyết,giỏi thoả hiệp…

Tổ chức đoàn đàm phán:

Vấn đề nhân sự trong đàm phán có vị trí đặc biệt quan trọng, đòi hỏi phải có sựchuẩn bị chu đáo Nhân sự cho cuộc đàm phán phải được lựa chọn kỹ lưỡng phù hợpvới mục tiêu, nội dung và đối tác đàm phán Những người tham gia đoàn đàm phánchia thành ba nhóm chính sau đây:

Thứ nhất, trưởng đoàn đàm phán là người lãnh đạo đoàn đàm phán Đây làngười rất quan trọng, người có vai trò quyết định đến thành công của cuộc đàm phán.Trưởng đoàn đàm phán là người mở đầu, trình bày và quyết định kết thúc đàm phán. Người lãnh đạo chỉ huy tổ chức đàm phán Họ phải nắm chắc mục tiêu, nội dung vàtoàn bộ kế hoạch chuẩn bị đàm phán

Thứ hai, các chuyên gia tham gia đoàn đàm phán Đây là những người có vị tríhết sức quan trọng Có thể nói họ là những trợ thủ đắc lực của chủ thể đàm phán.Trong những cuộc đàm phán quan trọng, đội ngũ chuyên môn gồm nhiều chuyên giakinh tế, chuyên gia pháp luật, chuyên gia kỹ thuật - công nghệ

Thứ ba, thư ký đoàn đàm phán Nhóm này có thể từ 1 đến 3 người Họ giúp tất

cả các công việc sự vụ cho đoàn đàm phán như: lo các điều kiện phục vụ đàm phán;ghi chép lại tất cả các vấn đề bản luận; ghi chép lại các kết luận; chỉnh sửa văn bảnthoả thuận…

1.4 Thời gian và địa điểm đàm phán

Chuẩn bị thời gian: phần lớn phụ thuộc vào sự thỏa thuận trước giữa hai bên,trên cơ sở tính toán sự khác biệt múi giờ giữa hai nước cũng như sự thuận tiện cho các bên

Chuẩn bị địa điểm: Quan điểm chung là địa điểm đàm phán phải đảm bảo tâm

lí thoải mái và tiện nghi, phù hợp cho cả hai bên

1.5 Chương trình đàm phán

• Lập ra một chương trình đàm phán cụ thể

• Tham khảo ý kiến của đối tác để thống nhất chương trình

• Điều chỉnh chương trình đàm phán cho thích hợp và phù hợp với doanh nghiệp

2 Giai đoạn tiếp xúc

Đây là giai đoạn trước khi cuộc đàm phán chính thức xảy ra Trong giai đoạnnày, cần làm những công việc sau:

Tạo không khí tiếp xúc: cuộc đàm phán sẽ diễn ra thuận lợi khi tạo nhữngkhông khí thân mật, hữu nghị Muốn vậy, phải làm cho đối tác tin cậy ở mình, phảitìm mọi cách thể hiện những thành ý của mình Cần chú ý làm cho đối tác tin cậy ở mình, bằng những hành động chứ không chỉ bằng lời nói

• Thăm dò đối tác

• Sửa đổi lại kế hoạch (nếu cần)

2.1 Mở đầu đàm phán

2.1.1 Lời mở đầu đóng 1 vai trò hết sức quan trọng, bởi nó:

• Tiếp xúc được với đối tượng đàm phán

• Chuyển tải thông tin, thể hiện ý đồ, mong muốn của người phát biểu đối vớivấn đề đàm phán

• Tạo không khí tiếp xúc tốt

• Lôi cuốn sự chú ý

Phương pháp kiếm cớ: Phương pháp này cho phép nêu vấn đề, sự kiện ngắngọn làm cớ để liên hệ với nội dung đàm phán.Từ điểm mấu chốt này mà triển khaiđàm phán theo kế hoạch ấn định.

Phương pháp kích thích trí tưởng tượng: Yêu cầu của phương pháp này là nêumột loạt câu hỏi về các vấn đề cần bàn bạc và giải quyết Phương pháp đặt câu hỏi đócho phép thu được kết quả tốt trong trường hợp đối tượng có cách nhìn vấn đề sángsuốt, lạc qua

Phương pháp mở đầu trực tiếp: Thông báo ngắn gọn nguyên nhân tổ chức cuộcđàm phán Nhanh chóng chuyển từ vấn đề chung sang vấn đề cụ thể

2.1.3 Những quy tắc mở đầu đàm phánKhi mở đầu đàm phán có một vài vấn đề nhỏ nhặt nhưng có thể dễ dàng tạo nên bầukhông khí thuận lợi cho đàm phán như:

• Lời phát biểu khai mạc phải rõ ràng, ngắn gọn, cô đọng;

• Phải gọi tên đối tượng đầy đủ khi nói chuyện với họ;

• Trang phục, tư thế, vẻ mặt phải phù hợp;

• Thể hiện thái độ tôn trọng nhân cách người đối thoại, chú ý đến ý kiến, nhu cầucủa họ;

• Có nhận xét đánh giá tích cực về địa điểm đàm phán, cách trang trí nội thất,cách bố trí sản xuất, uy tín, thanh danh trong kinh doanh của cơ quan chủ trì đàm phán.

• Nhắc lại một số tình hình đã thay đổi từ cuộc đàm phán lần trước đến nay (nếucó);

• Đề nghị mọi người phát biểu ý kiến, chỉ dẫn, khuyên nhủ;

2.2 Trao đổi thông tin

2.2.1 Mục đích của trao đổi thông tin nhằm:

• Thu thập tin tức về các vấn đề chuyên môn, tìm hiểu nhu cầu, đòi hỏi, nguyệnvọng của đối tượng đàm phán cũng như cơ quan mà họ đại diện;

• Làm sáng tỏ động cơ, mục đích của đối tượng đàm phán;

• Truyền đạt thông tin đã chuẩn bị cho sẵn theo kế hoạch;

• Tạo cơ sở cho việc lập luận, kiểm tra tính đúng đắn của đối tượng nhằm sửdụng ở các giai đoạn đàm phán tiếp theo (nếu thấy cần thiết);

• Phân tích, kiểm tra lập trường, quan điểm của đối tượng đàm phán;

• Tùy theo khả năng mà xác định sơ bộ phương hướng hoạt động tiếp theo, giúpcho việc thông qua quyết định được đơn giản, dễ dàng;

• Lựa chọn các phương pháp và phương tiện tối ưu để truyền đạt thông tin trongquá trình đàm phán Bảo đảm tính hiệu quả và hợp lí của hệ thống thông tin cần truyềnđạt tới đối tác

Mục đích trên đây phải được quán triệt trong quá trình đàm phán để đảm bảo rằngthông tin được đầy đủ, chính xác và kịp thời

2.2.2 Trao đổi thông tin bao gồm:

Thông báo những vấn đề cơ bản, có mục đích cho đối tượng đàm phán;

• Đặt câu hỏi;

• Nghe đối tượng đàm phán;

• Quan sát và phân tích phản ứng theo quan điểm tâm lý học.

Việc truyền đạt thông tin và hơn thế nữa là việc đặt vấn đề đòi hỏi phải chuẩn bị, soạnthảo kỹ lưỡng có cân nhắc về nội dung và hình thức cụ thể

 Nghe và phân tích phản ứng của đối tượng đàm phán đòi hỏi chúng ta phải cókhả năng nhạy bén, sự kiên trì, chú ý cao độ, lịch sự và tập trung tư tưởng Điều hếtsức cơ bản là không cho phép uy tín của chúng ta gây áp lực với đối tượng đàm phán.Ảnh hưởng của uy tín như vậy trong nhiều trường hợp là nguyên nhân chính dẫn đếnviệc đối tượng hoặc đồng nghiệp của chúng ta thông tin thiếu chính xác, không đầy đủ

3 Giai đoạn đàm phán

Đây chính là giai đoạn quan trọng nhất - chủ chốt của toàn bộ quá trình đàm phán Trong giai đoạn này thì các bên tập trung tiến hành bàn bạc, thỏa thuận về cácvấn đề đôi bên cùng quan tâm và mong muốn được giải quyết như: hàng hóa, chấtlượng, giá cả…nhằm đi đến một ý kiến thống nhất là ký hợp đồng mua bán hàng hóa.Giai đoạn này bao gồm:

• Lập luận, đưa ra yêu cầu và lắng nghe đối tác trình bày yêu cầu của họ

• Nhận và đưa ra nhượng bộ

• Phá vỡ những bế tắc.

• Tiến tới những thỏa thuận

3.1 Lập luận, đưa ra yêu cầu và lắng nghe đối tác trình bày

3.1.1 Lập luận tác động đến sự thay đổi lập trường của đối tác

Lập luận trong đàm phán là quá trình sắp xếp những ý nghĩ, lý lẽ một cách có

hệ thống để trình bày nhằm chứng minh một kết luận về một vấn đề trong đàm phán.Chính vì vậy mà việc lập luận trong kinh doanh rất quan trọng, chúng ta có thể thayđổi lập trường của đối tác bằng lời nói, từ suy nghĩ “có” chuyển sang “không” vàngược lại Nếu lập luận sắc bén, chặt chẽ có tính quyết tâm cao sẽ có khả năng thuyết phục khách hàng hơn Nên chúng ta cần hết sức chú ý đến việc nâng cao năng lực lậpluận, tránh sơ hở, non kém đồng thời cũng phải chuẩn bị và hoàn chỉnh chiến thuậtđàm phán trước, suy nghĩ, dự kiến xem đối tác của mình sẽ đưa ra điều gì bất ngờ, làmthế nào để lôi kéo họ về phía chúng ta

 Khi lập luận cần chú ý:

• Sử dụng các khái niệm rõ ràng, đơn giản, chính xác, có tính thuyết phục cao

• Trình bày ý kiến một cách rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu, đúng trọng tâm, đúng vấn

đề, đúng mực, phù hợp hoàn cảnh và phù hợp với tâm lý của đối tác

3.1.2 Một số phương pháp lập luận tiêu biểu:

a Phương pháp lập luận hùng biện:

trường hợp này thì chúng ta có điều kiện để nêu lên ý kiến của mình nhằm phá tan cơ 

sở lập luận ban đầu của họ

 Phương pháp phỏng vấn

Phương pháp này dựa vào việc đặt câu hỏi (chủ động đặt câu hỏi) Câu hỏi làcông cụ sắc bén của bất kỳ cuộc đàm phán nào Muốn tìm hiểu vấn đề khác ngoài điềuđối tác đã nói ra ta cần phải cân nhắc, suy nghĩ, dự đoán tình huống, có thể hỏi đối táctheo một tốc độ và trình tự nào đấy Câu hỏi phải ngắn gọn, có nội dung, dễ hiểu,chính xác Thực tế đã chứng minh rằng, nếu biết lựa chọn câu hỏi hợp lý thì có thểthuyết phục được bất kỳ đối tác nào Câu hỏi là một dạng đặc biệt của lập luận Tuynhiên cũng không nên đặt hết các câu hỏi ra mà phải giữ yếu tố bí mật, bất ngờ Cóthể hỏi đối tác một số câu hỏi nhằm xác định rõ lập trường, quan điểm của họ (dù mớichỉ là những nét chung nhất) Trong quá trình đó ta buộc đối tác phải bộc lộ ý kiến,quan điểm của mình

 Phương pháp chia cắt

Ta chia lời phát biểu của đối tác thành các phần riêng biệt: “phần này đúng”,

“phần kia phải bàn thêm”, “phần tiếp theo thì hoàn toàn sai” Chỉ nên chú ý dến nhữngđiểm yếu để mà bác bỏ Phương pháp này dựa vào luận điểm: Trong bất kỳ hoàn cảnhnào cũng có thể phát hiện ra một điều gì đó sai lầm hoặc phóng đại Nếu kiên quyết

“tấn công” theo phương pháp này thì có khả năng thoát khỏi cả những tình huống khókhăn nhất Trên thực tế phương pháp này được áp dụng rất thường xuyên

b Phương pháp lập luận tự biện:

1) Nghệ thuật phóng đại Điểm mấu chốt của phương pháp tự biện này là khái quát, phóng đại, rút ra kết luận vội vàng

2) Nghệ thuật hài hước Một nhận xét thông minh, sắc sảo, một câu chuyện hài hướcđúng lúc có thể phá tan hoàn toàn lập luận đã được chuẩn bị công phu Nhưng nếu sau

đó phân tích nội dung nhận xét hài hước đó thì thấy nó không liên quan gì đến đề tàiđối tác đang tranh luận Vì thế, nếu áp dụng thủ thuật này một lần nữa sẽ không có tácdụng

 3) Nghệ thuật dựa vào uy tín Trích dẫn lời nói, ý kiến, tác phẩm của những người nổitiếng, tuy điều đó không thừa nhận là chứng minh cho quan điểm của chúng ta, vì vấn

đề đang bàn có thể hoàn toàn khác Nhưng người nghe (thính giả) chỉ cần được nghenhắc đến tên một nhân vật quen thuộc của mình cũng là đủ Dựa vào uy tín của nhânvật được nhắc tới, có thể lôi kéo được đối tác đồng tình với quan điểm của ta

4) Nghệ thuật chuyển hướng Đối tác không tấn công vào luận cứ của ta mà chuyểnsang vấn đề khác, không có liên quan gì đến đề tài tranh luận Thực ra đối tác muốntránh “điểm nóng” và muốn làm cho chúng ta chú ý, quan tâm đến những vấn đề khác.Trong trường hợp này cần cảnh giác, kịp thời ngăn chặn mọi thủ đoạn tương tự củađối tác

3.1.3 Chiến thuật thuật trong lập luận

Chiến thuật lập luận và phương pháp lập luận là 2 phạm trù khác nhau và cụ thể là:Phương pháp lập luận - cách xây dựng lập luận như thế nào, còn chiến thuật lập luậnchính là sự triển khai phát triển kỹ thuật lập luận trong từng tình huống cụ thể

• Những nội dung cơ bản của chiến thuật lập luận thường bao gồm:

 1) Sử dụng luận cứ:

 Mở đầu lập luận cần sôi nổi, không do dự, ngạc nhiên Trong mọi trường hợp thuậntiện cần trình bày luận cứ cơ bản, nhưng phải nêu được khía cạnh mới của nó sau mỗilần

 2) Lựa chọn kỹ thuật:

Tùy theo đặc điểm tâm lý của đối tác thương lượng mà lựa chọn các phương pháp lậpluận khác nhau Ba bốn chữ số đối với nhà kỹ thuật tỉnh táo còn có ý nghĩa hơn làhàng nghìn lời nói Vì thế trong trường hợp này cần phải lựa chọn phương pháp lậpluận cơ bản có kèm theo các số liệu cần thiết

 3) Tránh căng thẳng trong lập luận:

 Muốn cho quá trình lập luận diễn ra bình thường cần tránh gây căng thẳng và mâuthuẫn, vì bầu không khí nặng nề và các quan điểm đối lập xuất hiện khi trình bày mộtvấn đề có thể dễ dàng lan sang vấn đề khác