cấu trúc dự án

Rất nhiều công ty có cấu trúc bố trí theo các phòng ban chức năng ví dụ như phòng kỹ thuật, phòng tiếp thị...Ban giám đốc có thể bố trí dự án phù hợp với các phòng ban chức năng.. Dự án

1 Cấu trúc tổ chức của dự án

Có rất nhiều dạng cấu trúc tổ chức được sử dụng cho các dự án Sau đây là 5 dạng chính thường gặp :

Cấu trúc theo chức năng Rất nhiều công ty có cấu trúc bố trí theo các phòng ban

chức năng ví dụ như phòng kỹ thuật, phòng tiếp thị Ban giám đốc có thể bố trí dự án phù hợp với các phòng ban chức năng Khi đó, dự án sẽ được điều hành theo hệ thống điều phối quyền lực thông thường của công ty

Người đại diện dự án Dự án được thực hiện trong tổ chức của công ty với sự giám

sát và điều hành của một đại diện có nhiệm vụ phối hợp hoạt động của các phòng ban chức năng Hoạt độüng cũng như tài trợ của dự án vẫn được tiến hành theo các thông lệ bình thường và người đại diện có trách nhiệm báo cáo lên cấp trên

Cấu trúc ma trận Nhà quản lý dự án ( PM) chịu trách nhiệm hoàn toàn về dự án và

được phân bổ một nguồn chi phí riêng PM bàn bạc với các giám đốc chức năng để hoàn thành từng công đoạn của dự án, trong khi đó thì các giám đốc chức năng có nhiệm vụ phân bổ công việc trong bộ phận của mình và chịu trách nhiệm hoàn thành nó đúng thời hạn và các yêu cầu khác

Nhóm dự án Khi dự án có tính phức tạp cao, yêu cầu nhiều thời gian và nỗ lực để

hoàn thành thì các nhóm dự án thường được đảm nhiệm công việc này Nhóm sẽ có thành viên, có nguồn tài chính và tổ chức riêng

Cấu trúc kiểu dự án Khi một dự án rất phức tạp , thời gian hoạt động dài , yêu cầu

sự tham gia của rất nhiều các tổ chức khác thì thường có một người có trách nhiệm kiểm soát mọi hoạt động để thực hiện mục tiêu của dự án Bảng 1.1 liệt kê những lợi thế và bất lợi của tổ chức theo chức năng và tổ chức theo dự án

1.2 Nhà quản lý dự án ( Project Manager - PM)

Hoạt độüng trong môi trường có độ bất định cao, kèm theo những giới hạn về thông tin và kinh nghiệm, quản lý dự án là sự phối hợp nhịp nhàng giữa nghệ thuật & khoa học và hơn hết đó là khoa học logic Nhà quản lý dự án giỏi cần phải hiểu biết rất nhiều chuyên ngành và có những kỹ năng khác nhau Một nhà quản lý dự án nào cũng gặp phải các vấn đề kỹ thuật, quản lý tài chính , tiếp thị

Vai trò của nhà quản lý dự án có thể bắt đầu từ những thời điểm khác nhau của dự án Có những người có mặt từ những ngày khởi sự dự án, đóng góp vào việc tuyển chọn

đội ngũ cán bộ và thỏa thuận các hợp đồng Một số khác lại bắt đầu từ những giai đoạn sau , khi họ phải thực hiện điều hành dự án mà không phải là người xây dựng nên chúng Trong bất cứ trường hợp nào thì PM cũng phải đương đầu với các công việc sau : Lập kế hoạch hoạt động, kế hoạch chi phí, quản lý nhân lực và nguồn lực, quan hệ con người và kỹ năng đàm phán

Một vấn đề quan trọng và cũng có lẽ là khó nhất là nhà quản lý dự án phải tập trung giải quyết tất cả các vấn đề của dự án không bỏ qua các chi tiết dù nhỏ Một thực tế,

PM thường phải tạm gác những vấn đề chưa thật cấp bách để ưu tiên một vài chỉ tiêu Những câu hỏi như “ Cái nào quan trọng hơn trong lúc này, chi phí hay là thời hạn?” hoặc “ có nên huy động thêm nhân lực để hoàn thành đúng thời hạn dù chi phí có thể vượt quá giới hạn hoặc chất lượng có thể thay đổi đôi chút miễn là kịp thời hạn và trong giới hạn chi phí cho phép ” thường được đặt ra cho PM

1.2.1 Những chức năng chính của PM

Các kết quả nghiên cứu dự án đã xác định 6 chức năng chính của một PM :

1 Xác định mục đích và các việc cần thiết phải làm dưới dạng chi tiết để quá trình hoạt động và sửa đổi khi cần thiết được tiến hành dễ dàng

2 Quản lý nguồn nhân sự cần thiết sử dụng trong dự án

3 Quản lý thông tin giữa các bên tham gia đảm bảo nguồn thông tin chính xác , kịp thời để cho dự án được tiến hành như đã định

4 Quản lý thời gian bằng cách lập kế hoạch và đạt được kế hoạch đã đề ra

5 Quản lý chất lượng sao cho kết quả cuối cùng của dự án là tốt đẹp

6 Quản lý chi phí sao cho các hoạt động yêu cầu chi phí tối thiểu và trong kế hoạch Hình 1.2 Mối quan hệ của các thành viên nhóm dự án

Quản lý cấp cao Các cơ quan

chính phủ

Chuyên gia cố vấn

Nhóm dự án Các tổ chức khác Các nhà thầu

Quản lý chức

năng

Quản lý dự án Khách hàng

Quản lý dự án là một công việc rất phức tạp và đầy thách thức Một nhà quản lý dự án cần chuẩn bị cho mình kiến thức trong nhiều lĩnh vực đồng thời phải có những công cụ cần thiết để xử lý các công việc và quan hệ giữa chúng Các hệ thống lập kế hoạch và điều khiển công việc trên máy tính là rất cần thiết Ví dụ, những hệ thống như mạng CPM đường găng ( Critical Path Method) và kỹ thuật tổng quan và đánh giá PERT ( Program Evaluation and Review Technique )

1.2.2 Đặc tính của một nhà PM tốt

Nhà PM thường có trách nhiệm đảm bảo công việc hoàn thành đúng thời hạn và trong giới hạn chi phí, xong không phải là anh ta có toàn bộ quyền lực đối với những bên tham gia Trước hết, anh ta phải có tầm nhìn tổng thể về các công việc của dự án, từng phần của dự án phải được tiến hành dựa trên khả năng thuyết phục và đàm phán đối với các giám đốc chức năng cũng như các bên tham gia khác Các kỹ năng cần thiết cho một nhà quản lý dự án được tóm tắt trong hình 1.3

Một trong những kỹ năng quan trọng nhất là biết cân bằng giữa những mục tiêu đối nghịch và tìm đến giải pháp tối ưu trong mọi tình huống

Hình 1.3 Kỹ năng cơ bản của nhà quản lý dự án

Lập kế hoạch và quản lý thời gian

Kỹ thuật

Lập ngân sách và

kiểm sóat chi phí

Lãnh đạo

Tiếp thị, quan hệ khách hàng

Quản lý nhân lực

& nhân sự