Thực trạng công tác kế toán NVL và kiểm soát quản lý chi phí NVL tại CTCP công nghiệp thực phẩm huế

Tuy nhiên, trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay,không phải bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể đứng vững, biết nắm bắt cơ hội vàtìm ra những hướng đi riêng mà họ luôn

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ.

1 Lý do chọn đề tài:

Sau 6 năm gia nhập tổ chức Thương Mại Thế Giới (WTO), nền kinh tế Việt Nam

đã có nhiều thay đổi đáng kể như: môi trường kinh doanh, chính sách pháp luật Vìvậy, hoạt động SXKD diễn ra trên quy mô lớn với chất lượng và hiệu quả ngày càngcao Môi trường kinh doanh và thị trường ngày càng được mở rộng đã tạo “một lànsóng” thành lập doanh nghiệp, khu vực kinh tế tư nhân phát triển bùng nổ, toàn dânlàm kinh tế Tuy nhiên, trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay,không phải bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể đứng vững, biết nắm bắt cơ hội vàtìm ra những hướng đi riêng mà họ luôn phải đương đầu với những khó khăn và rủi ro.Trong giai đoạn kinh tế thế giới cũng như Việt Nam đang gặp khó khăn, để có thể tồntại và phát triển, đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm mọi biện pháp để không ngừng hạgiá thành sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng tính cạnh tranh và tích lũy.Đối với các doanh nghiệp sản xuất, khoản mục chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớntrong toàn bộ chi phí sản xuất của doanh nghiệp Mọi sự biến động về chi phí NVLđều ảnh hưởng đến giá thành, từ đó tác động không nhỏ đến khả năng cạnh tranh và lợinhuận của doanh nghiệp Chính vì vậy, nhà quản lý phải nhận thức được vai trò củathông tin kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng Việc tổ chức công tác kế toánNVL để phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác số hiện có và tình hình biến động NVL ởdoanh nghiệp có vai trò đặc biệt quan trọng Nó giúp các nhà quản trị doanh nghiệp cónhững thông tin kịp thời và chính xác để lựa chọn phương án SXKD tốt nhất, lập dựtoán chi phí NVL đảm bảo cung cấp đủ số lượng, đúng chất lượng và kịp thời cho sảnxuất giúp quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng theo đúng kế hoạch Đồng thời, xácđịnh được nhu cầu NVL dự trữ hợp lý tránh gây ứ đọng vốn và nâng cao hiệu quả sửdụng NVL nhằm hạ giá thành sản phẩm Mặt khác, trong các doanh nghiệp sản xuấtNVL gồm nhiều chủng loại, được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau nên thườngxuyên biến động về giá cả cũng như số lượng Do đó, cần phải có biện pháp theo dõi

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

quản lý từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ cho đến sử dụng NVL về cả chỉ tiêu sốlượng và giá trị, góp phần đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục.

Như đã nói ở trên, số lượng doanh nghiệp được thành lập tăng rất nhanh trongthời gian ngắn, trung bình một năm chúng ta có thêm tới 80.000 doanh nghiệp Theocông bố ngày 14/3/2012 của Phòng Thương Mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) vàNgân hàng Thế giới (WB), trong năm 2011 cả nước có 79.014 doanh nghiệp giải thể.Điều này cho thấy khả năng cạnh trạnh, năng lực tài chính và quản lý của các doanhnghiệp Việt Nam đang còn thấp Khủng hoảng kinh tế đã hệ lụy tới hầu hết các thànhphần kinh tế của nhiều nước trên thế giới Doanh nghiệp đối mặt với thách thức cắtgiảm chi phí – một thách thức không nhỏ và có thể đưa doanh nghiệp tới bờ vực phásản Để chèo lái thành công doanh nghiệp qua cơn bão khủng hoảng và tiếp tục xâydựng doanh nghiệp lớn mạnh trong môi trường toàn cầu hóa, doanh nghiệp phải xâydựng hệ thống kiểm soát quản lý chi phí một cách hiệu quả và phù hợp Từ đó, tìm rahướng đi hợp lý về hiệu quả chi phí hoạt động và đầu tư Hệ thống kiểm soát quản lýchi phí tốt và phù hợp không những “cứu” doanh nghiệp ra khỏi những giai đoạn khókhăn mà còn là “bệ phóng” vững chắc cho sự phát triển của doanh nghiệp Tuy nhiên,kiểm soát quản lý chi phí không có nghĩa là cắt giảm chi phí một cách tùy tiện hay tiếtkiệm chi phí một cách tối đa Đó là một công việc mà mỗi nhà quản lý cần am hiểunhiều kiến thức chuyên môn cũng như kinh nghiệm nghề nghiệp Nó sẽ mang lại chodoanh nghiệp những thành công vượt bậc trong quản trị doanh nghiệp

Qua quá trình tham khảo các tài liệu, tôi nhận thấy đa số khóa luận tốt nghiệp chỉnghiên cứu về mặt hạch toán kế toán NVL Điều này góp phần cung cấp thông tin chonhà quản lý nhưng không đủ cơ sở để đưa ra các biện pháp hạ chi phí sản xuất Do đó,ngoài công tác kế toán NVL còn phải đi tìm hiểu hệ thống kiểm soát quản lý chi phíNVL, từ đó cung cấp thông tin một các đầy đủ và chính xác nhất

Đối với CTCP Công nghiệp Thực phẩm Huế, chi phí NVL chiếm một tỷ trọng 60

- 70% trong giá thành sản phẩm Do đó, công tác kế toán NVL rất được chú trọng, đăcbiệt là vấn đề kiểm soát và quản lý chi phí NVL

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Vì những lí do trên, tôi lựa chọn đề tài “Thực trạng công tác kế toán NVL và

kiểm soát quản lý chi phí NVL tại CTCP Công nghiệp Thực phẩm Huế” để đi sâu

nghiên cứu nhằm góp một tiếng nói vào công cuộc phát triển các doanh nghiệp trongnền kinh tế thị trường nhiều cạnh tranh và rủi ro hiện nay, nhằm góp phần phát triểnkinh tế một cách bền vững

2 Mục tiêu nghiên cứu.

2.1 Mục tiêu chung.

Đề tài thông qua việc đánh giá thực trạng công tác kế toán NVL và kiểm soátquản lý chi phí NVL tại CTCP Công nghiệp Thực phẩm Huế để từ đó đề xuất một sốgiải pháp nhằm nâng cao hơn nữa công tác kế toán NVL và kiểm soát quản lý chi phíNVL trong thời gian tới

- Nhận xét, đánh giá công tác kế toán NVL và kiểm soát quản lý chi phí NVL Từ

đó, đưa ra giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL, xây dựng hệ thống kiểmsoát quản lý chi phí NVL để hạ giá thành sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm vàtăng tính cạnh tranh

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.

3.1 Đối tượng nghiên cứu.

Công tác kế toán NVL và kiểm soát quản lý chi phí NVL tại CTCP Công NghiệpThực phẩm Huế

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

3.2 Phạm vị nghiên cứu.

- Phạm vi không gian: Đề tài của tôi tập trung nghiên cứu công tác kế toán NVL

và kiểm soát quản lý chi phí NVL tại Nhà máy bánh kẹo Huế; cụ thể tại phòng kế toán– tài vụ, phòng kỹ thuật, phòng kế hoạch - kinh doanh và bộ phận kho

- Phạm vi thời gian:

+ Đề tài sử dụng số liệu hạch toán năm 2009, 2010, 2011 và quý I năm 2012.+ Thời gian nghiên cứu từ ngày 01/02/2012 đến ngày 05/05/2012

4 Phương pháp nghiên cứu.

4.1 Phương pháp thu thập số liệu.

4.1.1 Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp.

- Thu thập các thông tin, số liệu liên quan đến Công ty như tình hình tài sản,nguồn vốn, lao động, kết quả hoạt động kinh doanh từ các phòng ban của Công ty

- Thu thập các tài liệu liên quan từ Internet, tạp chí, sách tham khảo và các khóaluận tốt nghiệp đại học

4.1.2 Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp.

- Tài liệu sơ cấp được thu thập qua trực tiếp tìm hiểu, quan sát, hỏi trực tiếp một

số cán bộ của Công ty (cán bộ kế toán, thủ kho, NVKT, cán bộ thu mua) để thu thậptài liệu cần thiết về tình hình sản xuất chung của Công ty cũng như về công tác kế toánNVL và kiểm soát quản lý chi phí NVL tại Công ty

5 Kết cầu đề tài.

Phần I: Đặt vấn đề

Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán NVL và kiểm soát quản lý chi phí NVL trongcác doanh nghiệp sản xuất

Chương 2: Tổng quan về CTCP Công nghiệp Thực phẩm Huế

Chương 3: Thực trạng công tác kế toán NVL và kiểm soát quản lý chi phí NVLtại CTCP Công nghiệp Thực phẩm Huế

Chương 4: Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kế toán NVL và kiểmsoát quản lý chi phí NVL tại CTCP Công nghiệp Thực phẩm Huế

Phần III: Kết luận và kiến nghị

6 Tính mới của đề tài:

Nhìn chung, các đề tài về mảng NVL chủ yếu đi sâu nghiên cứu về mặt hạch toáncông tác kế toán NVL và có một phần nhỏ nói về quản lý chi phí Tuy nhiên, nếu chỉnghiên cứu về công tác hạch toán kế toán thì chưa đủ cơ sở để đưa ra các giải phápnhằm hạ giá thành sản phẩm Vì vậy, ngoài việc đi sâu nghiên cứu về công tác kế toánNVL thì đề tài của tôi còn tìm hiểu về hệ thống kiểm soát quản lý chi phí NVL củaCông ty Từ đó, nhìn nhận một cách tổng quát nhất về NVL tại Công ty từ công táchạch toán kế toán đến vấn đề thu mua, bảo quản và sử dụng Thông qua đó, phân tíchbiến động chi phí NVL về số lượng và giá cả nhằm tìm ra nguyên nhân và có nhữnggiải pháp kịp thời để kiểm soát và quản lý tốt chi phí NVL

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

(1): Giáo trình 26 Chuẩn mực kế toán và kế toán tài chính doanh nghiệp – PGS.TS Võ Văn Nhị

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU.

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NVL VÀ KIỂM

SOÁT QUẢN LÝ CHI PHÍ NVL TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

SẢN XUẤT.

1.1 Cơ sở lý luận về kế toán NVL.

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm và nhiệm vụ của hạch toán NVL (1)

a Khái niệm: NVL là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình SXKD, tham

gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp

đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất (Trích từ 26 Chuẩn mực kế toán và kế

toán tài chính doanh nghiệp – PGS.TS Võ Văn Nhị).

b Đặc điểm: NVL là đối tượng lao động nên có các đặc điểm sau: tham gia vào

một kỳ sản xuất, thay đổi hình dáng ban đầu sau quá trình sử dụng và chuyển toàn bộgiá trị vào giá trị của sản phẩm được sản xuất ra

và ngăn ngừa kịp thời những trường hợp sử dụng vật liệu sai mục đích, lãng phí

- Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, phát hiện kịpthời các loại vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, chưa cần sử dụng và có biện pháp giảiphóng để thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế thiệt hại

- Thực hiện kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo về vật liệu,tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ, sử dụng vật liệu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

1.1.2 Yêu cầu quản lý NVL, vai trò của tổ chức hạch toán đối với việc quản lý và sử dụng NVL.

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận đã trở thành mục đích cuối cùngcủa SXKD Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuận ngày càng được quantâm Vì thế các doanh nghiệp đều ra sức tìm con đường giảm chi phí sản xuất, hạ giáthành sản phẩm Do vậy với tỷ trọng chiếm khoảng 60-70% tổng chi phí, NVL cầnđược quản lý thật tốt Nếu doanh nghiệp biết sử dụng NVL một cách tiết kiệm, hợp lýthì sản phẩm làm ra càng có chất lượng tốt mà giá thành lại hạ tạo ra mối tương quan

có lợi cho doanh nghiệp trên thị trường Quản lý NVL càng khoa học thì cơ hội đạthiệu quả kinh tế càng cao Với vai trò như vậy nên yêu cầu quản lý NVL cần chặt chẽtrong tất cả các khâu từ khâu thu mua, dự trữ và bảo quản đến khâu sử dụng

- Trong khâu thu mua: các doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành thu muaNVL để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầukhác của doanh nghiệp Tại đây đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách,chủng loại và giá cả

- Trong khâu dự trữ và bảo quản: để quá trình sản xuất được liên tục phải dự trữNVL đầy đủ, không gây gián đoạn sản xuất nhưng cũng không được dự trữ quá lượngcần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích Đồng thời phải thực hiện đầy đủ chế độ bảoquản theo tính chất lý hoá học của vật liệu

- Trong khâu sử dụng: doanh nghiệp cần tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giáNVL có trong giá vốn của thành phẩm Do vậy trong khâu sử dụng phải tổ chức tốtviệc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng NVL trong SXKD đảm bảo sửdụng tiết kiệm, hiệu quả

Để có thể đáp ứng yêu cầu quản lý, tổ chức kế toán NVL cần phải thực hiện tốtcác nhiệm vụ sau:

- Tổ chức hệ thống chứng từ cần tuân thủ các quy định về mẫu của Bộ Tài chính,thời gian lập, trình tự luân chuyển, bảo quản và lưu trữ chứng từ Trình tự luân chuyểnphải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho những người quản lý NVL, bảo đảm sự

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

an toàn cho chứng từ, cập nhật vào sổ kế toán đầy đủ, kịp thời, tránh sự trùng lặp hoặcluân chuyển chứng từ qua những khâu không cần thiết và phải giảm thời gian luânchuyển chứng từ tới mức thấp nhất.

- Hệ thống tài khoản kế toán vận dụng phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất và nguyêntắc thích ứng Tài khoản tổng hợp của doanh nghiệp xây dựng căn cứ vào chế độ kế toán vàthống nhất chung theo chế độ ban hành Bên cạnh đó các tài khoản chi tiết được xây dựngdựa trên đặc điểm riêng của doanh nghiệp sao cho phù hợp với công tác kế toán của doanhnghiệp và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác kế toán

- Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán NVL cũng cần đảm bảo hai nguyên tắc thốngnhất và thích ứng, xây dựng đầy đủ các loại sổ bắt buộc do Bộ Tài chính ban hànhđồng thời xây dựng các loại sổ phục vụ cho quản lý NVL cung cấp thông tin đầy đủ,kịp thời

- Các báo cáo về NVL cũng cần được xây dựng theo đúng chế độ kế toán banhành, đảm bảo lập đúng kỳ và được chuyển đến các bộ phận chức năng quản lý NVL

1.1.3 Phân loại và tính giá NVL.

1.1.3.1 Phân loại NVL

Vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại có công dụng khác nhau,được sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau, có thể được bảo quản, dự trữ trên nhiều địabàn khác nhau Do vậy, để thống nhất công tác quản lý vật liệu giữa các bộ phận cóliên quan, phục vụ cho yêu cầu phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, sử dụng vật liệucần phải có các cách phân loại thích ứng

Có nhiều cách phân loại vật liệu như phân loại theo nguồn gốc, theo vai trò tácdụng, chức năng Hiện nay cách phân loại chủ yếu là phân loại vật liệu theo tác dụngcủa nó đối với quá trình sản xuất Theo cách phân loại này thì vật liệu được chia ra cácloại như sau:

a NVL chính: bao gồm các loại nguyên liệu, vật liệu tham gia trực tiếp vào quá

trình sản xuất để cấu tạo nên thực thể bản thân của sản phẩm

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

b Vật liệu phụ: bao gồm các loại vật liệu được sử dụng kết hợp với vật liệu chính

để nâng cao chất lượng cũng như tính năng, tác dụng của sản phẩm và các loại vật liệuphục vụ cho quá trình hoạt động và bảo quản các loại tư liệu lao động, phục vụ chocông việc lao động của công nhân

c Nhiên liệu: bao gồm các loại vật liệu được dùng để tạo ra năng lượng phục vụ

cho sự hoạt động của các loại máy móc thiết bị và dùng trực tiếp cho sản xuất (nấuluyện, sấy ủi, hấp )

d Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại vật liệu được sử dụng cho việc thay thế,

sửa chữa các loại tài sản cố định là máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, truyền dẫn

e Vật liệu và thiết bị XDCB: là những vật tư được sử dụng cho công việc XDCB.

Đối với thiết bị XDCB bao gồm cả thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ,khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt cho công trình XDCB

f Các loại vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu không thuộc những loại vật

liệu đã nêu trên như bao bì đóng gói sản phẩm, phế liệu thu hồi được trong quá trìnhsản xuất và thanh lý tài sản

 Căn cứ vào nguồn gốc NVL được chia thành:

- NVL mua ngoài

- NVL tự chế biến, gia công

 Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, NVL được chia thành:

và hạch toán vật liệu: Phương pháp KKTX hoặc phương pháp KKĐK

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

- Phương pháp KKTX là phương pháp được áp dụng phổ biến hiện nay Đặcđiểm của phương pháp này là mọi nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu đều được kế toán theodõi, tính toán và ghi chép một cách thường xuyên theo quá trình phát sinh.

- Phương pháp KKĐK có đặc điểm là trong kỳ kế toán chỉ theo dõi, tính toán vàghi chép các nghiệp vụ nhập vật liệu, còn trị giá vật liệu xuất chỉ được xác định mộtlần vào cuối kỳ khi có kết quả kiểm kê vật liệu hiện còn cuối kỳ

Trị giá VL xuất

dùng trong kỳ =

Trị giá VL tồnđầu kỳ +

Trị gái VL nhậptrong kỳ -

Trị giá VL tồncuối kỳ

+ Chi phíthu mua +

Các khoản thuếkhông đượchoàn lại

- CKTM,

GGHBTrong đó:

+ Chi phí thu mua: bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức.+ Các khoản thuế không được hoàn lại: như thuế nhập khẩu, thuế GTGT (nếudoanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp)

 Vật liệu tự sản xuất: GNK là giá thành thực tế sản xuất vật liệu

 Vật liệu thuê ngoài chế biến:

Giá thực tế của

VL thuê ngoài

gccb

= Giá thực tế của VLxuất thuê ngoài gccb +

Chi phí thuêngoài gccb +

Chi phí vậnchuyển (nếu có)

 Vật liệu được cấp:

GNK = Giá do đơn vị cấp thông báo + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ

 Vật liệu nhận vốn góp: GNK là giá do hội đồng định giá xác định (được sựchấp nhận của các bên có liên quan)

 Vật liệu được biếu tặng: GNK là giá thực tế được xác định theo giá trên thị trường

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

b Tính giá xuất kho:

Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế NVL xuất kho phải căn cứ vào đặcđiểm của từng doanh nghiệp về số lượng danh điểm, số lần nhập xuất NVL, trình độcủa nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện kho tàng của doanh nghiệp Điều 13 chuẩnmực số 02 nêu ra 4 phương pháp tính giá xuất HTK: thực tế đích danh, nhập trước -xuất trước (FIFO), nhập sau - xuất trước (LIFO), bình quân gia quyền Khi sử dụngphương pháp tính giá phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán

Tính theo phương pháp bình quân:

Theo phương pháp này, trị giá xuất của vật liệu bằng số lượng vật liệu xuất nhân vớiđơn giá bình quân Đơn giá bình quân có thể xác định theo 1 trong 3 phương pháp sau:

- Bình quân cuối kỳ trước:

Đơn giá bình quân

cuối kỳ trước =

Trị giá vật tư tồn đầu kỳ

Số lượng vật tư tồn đầu kỳ

Ưu điểm: Phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế toán

vì giá vật liệu xuất kho tính khá đơn giản, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình biếnđộng của vật liệu trong kỳ

Nhược điểm: Độ chính xác của việc tính giá phụ thuộc tình hình biến động giá cả

NVL Trường hợp giá cả thị trường NVL có sự biến động lớn thì việc tính giá NVLxuất kho theo phương pháp này trở nên thiếu chính xác

- Bình quân cả kỳ dự trữ:

Đơn giá BQ cả kỳ dự trữ = (Trị giá vật tư tồn đầu kỳ + Trị giá vật tư nhập trong kỳ) / (S.lượng vật tư tồn đầu kỳ + S.lượng vật tư nhập trong kỳ)

Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết NVL, không

phụ thuộc vào số lần nhập xuất của từng danh điểm vật tư

Nhược điểm: Dồn công việc tính giá NVL xuất kho vào cuối kỳ hạch toán nên

ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Đơn giá BQ liên hoàn = (Trị giá vật tư tồn trước lần nhập n + Trị giá vật tư nhập lần n) / (S.lượng vật tư tồn trước lần nhập n + S.lượng vật tư nhập lần n)

Ưu điểm: Phương pháp này cho giá vật liệu xuất kho chính xác nhất, phản ánh kịp

thời sự biến động giá cả, công việc tính giá được tiến hành đều đặn

Nhược điểm: Công việc tính toán nhiều và phức tạp, chỉ thích hợp với những

doanh nghiệp sử dụng kế toán máy

Tính giá theo phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO).

Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả địnhvật liệu nào nhập trước thì được xuất dùng trước và tính theo đơn giá của những lầnnhập trước Như vậy, nếu giá cả có xu hướng tăng lên thì giá trị HTK cao và giá trị vậtliệu xuất dùng nhỏ nên giá thành sản phẩm giảm, lợi nhuận tăng Ngược lại giá cả có

xu hướng giảm thì chi phí NVL trong kỳ sẽ lớn dẫn đến lợi nhuận trong kỳ giảm

Ưu điểm: Cho phép kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp thời, phương pháp

này cung cấp một sự ước tính hợp lý về giá trị vật liệu cuối kỳ

Nhược điểm: Các chi phí phát sinh hiện hành không phù hợp với doanh thu phát

sinh hiện hành Doanh thu hiện hành có được là do các chi phí NVL nói riêng và HTKnói chung vào kho từ trước Như vậy chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phảnứng kịp thời với giá cả thị trường của NVL

Tính giá theo phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO).

Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả địnhvật liệu nào nhập sau được sử dụng trước và tính theo đơn giá của lần nhập sau

Ưu điểm: Đảm bảo nguyên tắc doanh thu hiện tại phù hợp với chi phí hiện tại.

Chi phí của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của NVL Làm chothông tin về thu nhập và chi phí của doanh nghiệp trở nên chính xác hơn

Nhược điểm: Phương pháp này làm cho thu nhập thuần của doanh nghiệp giảm

trong thời kỳ lạm phát và giá trị vật liệu có thể bị đánh giá giảm trên bảng cân đối kếtoán so với giá trị thực của nó

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Phương pháp giá thực tế đích danh.

Theo phương pháp này, vật tư xuất thuộc lô nào theo giá nào thì được tính theođơn giá đó Phương pháp này thường được áp dụng cho những doanh nghiệp có ít loạimặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được

Ưu điểm: Xác định được chính xác giá vật tư xuất làm cho chi phí hiện tại phù

hợp với doanh thu hiện tại

Nhược điểm: Trong trường hợp đơn vị có nhiều mặt hàng, nhập xuất thường

xuyên thì khó theo dõi và công việc của kế toán chi tiết vật liệu sẽ rất phức tạp

1.1.4 Kế toán chi tiết NVL.

1.1.4.1 Tổ chức hệ thống chứng từ

Hệ thống chứng từ về NVL trong các doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán

doanh nghiệp được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20 tháng 03

năm 2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính Hệ thống chứng từ về NVL theo chế độ kếtoán đã ban hành bao gồm:

 Phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT

 Phiếu xuất kho Mẫu số 02-VT

 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Mẫu số 03-VT

 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Mẫu số 04-VT

 Biển bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Mẫu số 05-VT

 Bảng kê mua hàng Mẫu sood 06 – VT

 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ Mẫu số 07 –VT

 Hoá đơn GTGT (bên bán lập) Mẫu số 01GTKT-3LL

 Hoá đơn thông thường (bên bán lập) Mấu số 02GTT-3LL

 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Mẫu số 03PXK-3LL

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

1.1.4.2 Các phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu.

Tổ chức tốt kế toán chi tiết vật liệu có ý nghĩa quan trọng đối với công tác bảoquản vật liệu và công tác kiểm tra tình hình cung cấp, sử dụng vật liệu Kế toán chi tiếtvật liệu vừa được thực hiện ở kho, vừa được thực hiện ở phòng kế toán

Kế toán chi tiết vật liệu được thực hiện theo một trong 3 phương pháp: phươngpháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư

a Phương pháp thẻ song song.

Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của

từng thứ vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng Hàng ngày khi nhận được chứng từnhập, xuất vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồighi sổ số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho trên cơ sở các chứng từ đó

Cuối tháng, thủ kho tính ra tổng số nhập, xuất và số tồn cuối kỳ của từng loại vậtliệu trên thẻ kho và đối chiếu số liệu với kế toán chi tiết vật tư

Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ hoặc thẻ chi tiết vật liệu ghi chép sự biến động

nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị Hàng ngày hoặc định kỳsau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu do thủ kho nộp, kế toán kiểmtra ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại chứng từ và vào sổ chi tiết vật liệu Cuối

kỳ kế toán tiến hành cộng sổ và tính ra số tồn kho cho từng loại vật liệu, đồng thời tiếnhành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết vật liệu với thẻ kho tương ứng Căn cứvào các sổ kế toán chi tiết vật liệu kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhậpxuất tồn vật liệu

Sơ đồ 1.1: Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối kỳ

Đối chiếu

Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu,

dễ phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danhđiểm NVL kịp thời, chính xác

Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán ở chỉ tiêu số lượng, làmtăng khối lượng công việc của kế toán, tốn nhiều công sức và thời gian

b Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống như phương pháp thẻ song

song

Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển NVL theo từng kho,

cuối tháng trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất NVL theo từng danh điểm và theotừng kho, kế toán lập Bảng kê nhập vật liệu, Bảng kê xuất vật liệu Rồi ghi vào sổ đốichiếu luân chuyển Cuối kỳ đối chiếu thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển

Sơ đồ 1.2: Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân

chuyển

Ghi cuối kỳĐối chiếu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Ưu điểm: Tiết kiệm công tác lập sổ kế toán so với phương pháp thẻ song song,

giảm nhẹ khối lượng ghi chép của kế toán, tránh việc ghi chép trùng lặp

Nhược điểm: Khó kiểm tra, đối chiếu, khó phát hiện sai sót và dồn công việc vào

cuối kỳ nên hạn chế chức năng kiểm tra thường xuyên, liên tục, hơn nữa làm ảnhhưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác

c Phương pháp sổ số dư:

Tại kho: Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn ngoài

ra cuối tháng thủ kho còn phải ghi số lượng tồn kho trên thẻ kho vào Sổ số dư

Tại phòng kế toán: Định kỳ 5 đến 10 ngày, kế toán nhận chứng từ do thủ kho

chuyển đến, có lập phiếu giao nhận chứng từ Căn cứ vào đó, kế toán lập Bảng luỹ kếnhập xuất tồn Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên Sổ số dư do thủ kho chuyển đến và đốichiếu tồn kho từng danh điểm NVL trên sổ số dư với Bảng luỹ kế nhập xuất tồn

Sơ đồ 1 3: Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư

Ghi cuối kỳĐối chiếu

Ưu điểm: Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lặp và dàn đều công

việc ghi sổ trong kỳ nên không bị dồn công việc vào cuối kỳ

Nhược điểm: Sử dụng phương pháp này sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm

tra, đối chiếu và phát hiện sai sót

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

+ Giá thực tế của NVL nhập kho do

mua ngoài, tự chế, thuê ngoài

GCCB, nhận góp vốn liên doanh,

được cấp hoặc nhập từ nguồn khác.

+ Trị giá NVL thừa phát hiện khi

kiểm kê.

+ Giá thực tế NVL xuất kho dùng cho sản xuất, xuất bán, thuê ngoài GCCB hoặc góp vốn liên doanh.

+ Trị giá NVL được giảm giá, CKTM hoặc trả lại người bán.

+ Trị giá NVL thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê.

Dư Nợ: Giá thực tế NVL tồn kho.

Tài khoản 152 có thể mở chi tiết theo từng loại NVL tuỳ theo yêu cầu quản lý củadoanh nghiệp Chi tiết theo công dụng có thể chia thành 5 tài khoản cấp 2:

b.Tài khoản 151 "Hàng mua đi đường":

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại NVL mà doanh nghiệp đã mua,

đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng cuối kỳ chưa về nhập kho

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Kết cấu TK 151:

TK 151 – HÀNG MUA ĐI ĐƯỜNG

Giá trị NVL đang đi đường Giá trị NVL đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển

giao cho các đối tượng sử dụng.

Dư Nợ: Giá trị NVL đi đường

- Hóa đơn cước vận chuyển

- Biên bản kiểm nghiệm

- Phiếu nhập kho

- Phiếu YCVT

- Phiếu xuất kho

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

1.1.5.1.3 Phương pháp hạch toán.

Sơ đồ 1 4: Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

1.1.5.2 Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK.

1.1.5.2.1 Tài khoản sử dụng

a Tài khoản 611 "Mua hàng":

Tài khoản này dùng để phản ánh giá thực tế của số vật liệu mua vào, xuất trong

kỳ Kết cấu TK 611:

TK 611 – MUA HÀNG

+ Kết chuyển trị giá vật tư tồn đầu kỳ.

+ Trị giá vật tư nhập trong kỳ.

+ Kết chuyển trị giá vật tư tồn cuối kỳ + Kết chuyển trị giá vật tư xuất trong kỳ.

Không có s ố dư cuối kỳ.

Tài khoản 611 có 2 tài khoản cấp 2:

 TK 6111 "Mua NVL"

 TK 6112 "Mua hàng hoá"

b Tài khoản 152 "NVL", 151 "Hàng mua đi đường":

-Bên Nợ:

+ Giá trị vật tư tồn, vật tư đi đường đầu kỳ

+ Giá trị vật tư tồn, vật tư đi đường cuối kỳ

-Bên Có:

+ Kết chuyển giá trị vật tư tồn, vật tư đi đường đầu kỳ

1.1.5.2.2 Chứng từ sử dụng:

Hơn đơn GTGT, HĐBH, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm,…

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

1.1.5.2.3 Phương pháp hạch toán:

Sơ đồ 1.5 : Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK

1.1.6 Kế toán kiểm kê NVL.

1.1.6.1 Mục đích, vai trò

a Mục đích:

- Xác định chính xác số lượng, chất lượng, giá trị NVL thực tế tồn kho tại thờiđiểm kiểm kê Thông qua đó xác định trách nhiệm vật chất của người bảo quản vậtliệu và giải quyết tình trạng thừa thiếu NVL, tình trạng NVL kém, thiếu phẩm chất

Từ đó, làm cơ sở cho việc ghi chép sổ sách kế toán

b Vai trò của kế toán :

- Cung cấp số liệu về tình hình nhập - xuất NVL ở thời điểm kiểm kê và tiến hànhkhóa sổ kế toán

- Hướng dẫn các bộ phận trong đơn vị thực hiện việc kiểm kê

- Làm bảng tổng hợp đối chiếu giữa số liệu thực tế và số liệu tồn kho trên sổ sách

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

thiếu trong định mức, ngoài định mức và đề xuất giải pháp giải quyết đối với vật tưthừa, thiếu để ghi sổ kế toán cho từng trường hợp.

Có TK 1381 - TS thiếu chờ xử lý.

1.1.7 Kế toán dự phòng giảm giá NVL.

1.1.7.1 Tài khoản sử dụng:

Tài khoản 159 - Dự phòng giảm giá HTK có kết cấu:

TK 159 – DỰ PHÒNG GIẢM GIÁ HÀNG TỒN KHO

Giá trị dự phòng giảm giá HTK được hoàn

nhập ghi giảm GVHB trong kỳ

Giá trị dự phòng giảm giá HTK đã lậptính vào GVHB trong kỳ

Dư Có: Giá trị dự phòng giảm giá HTK hiện có cuối kỳ.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

1.2 Cơ sở lý luận về kiểm soát quản lý chi phí NVL.

1.2.1 Những vấn đề chung về HTKSNB.

1.2.1.1 Khái niệm:

Theo COSO: "KSNB là một quá trình được thực hiện bởi các nhà quản lý, cácnhân viên của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằmthực hiện các mục tiêu sau: hoạt động hữu hiệu và hiệu quả; thông tin đáng tin cậy;tuân thủ các luật lệ và các quy định"

1.2.1.2 Mục tiêu và nhiệm vụ của hệ thống KSNB

a Mục tiêu:

- Mục tiêu kết quả hoạt động: Hiệu quả và hiệu năng hoạt động

- Mục tiêu thông tin: Độ tin cậy, tính hoàn thiện và cập nhật thông tin tài chính

và quản lý

- Mục tiêu tuân thủ: Sự tuân thủ pháp luật và quy định Đảm bảo mọi hoạt độngcủa doanh nghiệp đều tuân thủ

b Nhiệm vụ:

- Ngăn ngừa các sai phạm trong hệ thống xử lý nghiệp vụ

- Phát hiện kịp thời các sai phạm trong quá trình xử lý nghiệp vụ

- Bảo vệ đơn vị trước những thất thoát có thể tránh

- Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh

1.2.1.3 Ý nghĩa của HTKSNB trong doanh nghiệp

- Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại,các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm )

- Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp

- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và BCTC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổchức cũng như các quy định của luật pháp.

- Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt đượcmục tiêu đề ra

- Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ

1.2.1.4 Các yếu tố cấu thành HTKSNB

Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức trong các đơn vị, và HTKSNB giữacác đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu của từng nơi, thế nhưng bất kỳ HTKSNB nào cũng phải bao gồm những bộ phận cơbản Báo cáo COSO (1992) cũng đưa ra 5 yếu tố có mối liên hệ với nhau quyết địnhtính hiệu quả của HTKSNB:

- Môi trường kiểm soát

- Đánh giá rủi ro

- Các hoạt động kiểm soát

- Thông tin và truyền thông

+ Tính chính trực và giá trịđạo đức

+ Đảm bảo về năng lực.+ HĐQT và UBKT

+ Triết lý quản lý vàphong cách điều hành.+ Cơ cấu tổ chức

+ Phân định quyền hạn vàtrách nhiệm

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

+ Chính sách về nhân sự.

2 Đánh giá

rủi ro

Đơn vị phải nhận biết và đối phó với các rủi

ro bằng cách thiết lập mục tiêu của tổ chức

và hình thành một cơ chế để nhận dạng,phân tích và đánh giá rủi ro liên quan

+ Xác định mục tiêu củađơn vị

+ Phân chia trách nhiệmđầy đủ

+ Kiểm soát quá trình xử

lý thông tin

+ Kiểm soát vật chất.+ Kiểm tra độc lập việcthực hiện

+ Phân tích soát xét thực hiện

+ Hệ thống thông tin, baogồm cả hệ thống thông tin

kế toán phải đảm bảo chấtlượng thông tin

+ Truyền thông phải đảmbảo các kênh thông tin bêntrong và bên ngoài hoạtđộng hữu hiệu

5 Giám sát Toàn bộ quy trình hoạt động phải được

giám sát và điều hành khi cần thiết Hệthống phải có khả năng phản ứng năngđộng, thay đổi theo môi trường bên trong

1.2.2 Chi phí NVL và Kiểm soát quản lý chi phí NVL trong doanh nghiệp.

1.2.2.1 Khái niệm, phân loại chi phí NVL trong doanh nghiệp

a Khái niêm:

Chi phí NVL: Bao gồm toàn bộ giá trị nguyên liệu, vật liệu, phụ tùng thay thế,công cụ, dụng cụ xuất dùng cho sản xuất, kinh doanh trong kỳ báo cáo trừ nguyên liệu,vật liệu…bán hoặc xuất cho XDCB

b Phân loại: Theo tapchiketoan.com, chi phí NVL bao gồm:

 Chi phí NVL trực tiếp và gián tiếp:

- Chi phí NVL trực tiếp: là các chi phí của NVL được sử dụng để cấu thành nênsản phẩm và có thể nhận diện tách biệt cho từng loại sản phẩm Do vậy, chi phí này cóthể được phân bổ trực tiếp và toàn bộ vào một đơn vị sản phẩm được sản xuất ra

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

(2): Giáo trình Kiểm soát quản lý - TS Nguyễn Thị Phương Hoa - NXB: ĐHKT Quốc Dân

- Chi phí NVL gián tiếp: là chi phí của các loại nguyên liệu, vật liệu cần thiết đểchế tạo sản phẩm nhưng không thể nhận diện và tách biệt cho từng sản phẩm Vì vậy,chi phí này không thể phân bổ trực tiếp và toàn bộ vào một đơn vị sản phẩm được sảnxuất ra

Chi phí tồn trữ: Nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất, doanh nghiệp thường

mua dự trữ một số loại NVL quan trọng Các chi phí phát sinh trong quá trình tồn trữnày gọi là chi phí tồn trữ Đó là một số chi phí như:

+ Tiền lãi mà lẽ ra doanh nghiệp được hưởng nếu đem vốn đi gửi tiết kiệm thay

vì tồn trữ NVL Đây có thể được xem là “chi phí cơ hội”

+ Tiền lãi phải trả nếu như khoản tiền để mua NVL tồn trữ là khoản vốn đi vay.+ Chi phí bảo quản NVL

+ Chi phí thuê mặt bằng kho

1.2.2.2 Những vấn đề cơ bản về kiểm soát quản lý chi phí NVL

1.2.2.2.1 Khái niệm của kiểm soát quản lý(2)

a Khái niệm:

Theo TS Nguyễn Thị Phương Hoa: Kiểm soát là quá trình đo lường, đánh giá vàtác động lên đối tượng kiểm soát nhằm bảo đảm mục tiêu, kế hoạch của tổ chức đượcthực hiện một cách có hiệu quả

Quản lý là sự tác động có tổ chức của chủ thể quản lý lên đối tượng bị quản lýnhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức

Từ khái niệm kiểm soát và quản lý, có thể đi đến hiểu: Kiểm soát quản lý là quátrình trong đó chủ thể kiểm soát (các nhà quản lý) tác động lên các thành viên của đơn

vị hay tổ chức để thực hiện các kế hoạch, mục tiêu của tổ chức đó

1.2.2.2.2 Sự cần thiết phải kiểm soát quản lý chi phí

Doanh nghiệp là một tổ chức kinh doanh, được thành lập với mục đích thu đượclợi nhuận Dù cung cấp những sản phẩm hay dịch vụ khác nhau, song hoạt động chủyếu của các doanh nghiệp là chuyển hoá các dạng khác nhau của nguồn lực kinh tế

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

thành các dạng khác có giá trị hơn để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng Vấn đềtiêu hao các nguồn lực kinh tế ban đầu của các doanh nghiệp trong kế toán đó đượcxem là chi phí Như vậy, chi phí là khoản tiêu hao của các nguồn lực đã sử dụng chomột mục đích, biểu hiện bằng tiền Đối với nhà quản lý thì các chi phí là mối quan tâmhàng đầu, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của nhữngchi phí đã chi ra Do đó, kiểm soát chi phí là vấn đề quan trọng và mang tính sống cònđối với doanh nghiệp.

Kiểm soát quản lý chi phí là hoạt động thiết yếu cho bất kỳ doanh nghiệp nào.Hiểu được các loại chi phí, các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, chúng ta có thể kiểmsoát được chi phí, từ đó có thể tiết kiệm chi phí, vấn đề chi tiêu sẽ hiệu quả hơn, và saucùng là tăng lợi nhuận hoạt động của doanh nghiệp

1.2.2.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến việc thiết kế hệ thống kiểm soát quản lý

- Quy mô của tổ chức: Hệ thống kiếm soát nên biến đổi theo quy mô của tổ chức.Đơn vị có quy mô nhỏ thường dựa vào các công cụ kiểm soát không chính thức và conngười thực hiện Đơn vị có quy mô lớn dựa nhiều vào kiểm soát chính thức, kiểm soátthông tin phản hồi và luân chuyển giữa các cá nhân

- Vị trí và mức độ trong tổ chức: Cá nhân ở vị trí càng cao trong đơn vị, càng cầnnhiều một tập hợp các tiêu chí kiểm soát Ngược lại, các công việc ở mức độ thấp hơn

có định nghĩa cụ thể hơn về hoạt động cho phép sự diễn đạt hẹp hơn về hoạt động thực

tế Các tiêu chí đánh giá do đó có ít và dễ đo lường

- Sự phân quyền trong tổ chức: Tổ chức càng có sự phân quyền nhiều, nhà quản

lý càng cần nhiều thông tin phản hồi về hoạt động của người ra quyết định cấp dưới

- Văn hóa doanh nghiệp: Văn hóa doanh nghiệp có thể theo các cách thức khácnhau như tin cậy, tự chủ, cởi mở, hỗ trợ lẫn nhau; hay lo sợ, đe dọa và trả thù.Trong hình thức thứ nhất, dễ thấy có các thủ tục tự kiểm soát không chính thức vàtrong hình thức thứ hai, nhiều thủ tục kiểm soát thiết lập từ bên ngoài, các hệ thốngkiểm soát chính thức Loại kiểm soát và phạm vi kiểm soát nên nhất quán với vănhóa doanh nghiệp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

- Tầm quan trọng của hoạt động: Tầm quan trọng của một hoạt động ảnh hưởngđến liệu hoạt động đó có bị kiểm soát và bị kiểm soát như thế nào Nếu kiểm soát tốnkém và sự tái diễn của lỗi là nhỏ, hệ thống kiểm soát có thể không cần chi tiết hóa.Tuy nhiên, nếu lỗi có thể gây tác hại đáng kể đối với doanh nghiệp, kiểm soát trênphạm vi rộng có khả năng được thực hiện mặc dù tốn kém.

1.2.2.2.4 Trình tự chung kiểm soát quản lý

a Triển khai các mục tiêu.

Bước đầu tiên của quá trình kiểm soát là xác định doanh nghiệp muốn đạt đượcđiều gì, đó là lý do để ban lãnh đạo triển khai các mục tiêu Điều quan trọng lớn nhất

về mặt quá trình kiểm soát là tính hợp lý của các mục tiêu được xây dựng cẩn thận nhưthế nào, có đặc thù ra sao, có sự chấp nhận tính hợp pháp của nó không, mức độ thựchiện mục tiêu có đo lường được không

 Cái gì phải được kiểm soát: Để triển khai việc kiểm soát có ý nghĩa doanh

nghiệp phải biết cái gì cần được kiểm soát; đây là một vấn đề được đặt ra cho toàn bộdoanh nghiệp và cho mỗi cấp hoạt động

Những mục tiêu được xác định như thế nào: việc xác định cái gì phải chịu sự

kiểm soát dẫn doanh nghiệp đến vấn đề cần xác định mục tiêu cụ thể như thế nào Vìthế doanh nghiệp cần chú ý đến những đặc trưng sau: phải cụ thể, khả năng lượng hóatối đa, định rõ những mốc thời gian, dự đoán giai đoạn đo lường

Mục tiêu sẽ được xây dựng cụ thể như thế nào: Khi xây dựng các mục tiêu cần

chú ý đến các dữ liệu: số liệu quá khứ, những nhân tố mới trong tình hình hiện tại, dựkiến tương lai, thói quen suy luận, thách thức của việc xây dựng mục tiêu

b Đo lường các kết quả.

Doanh nghiệp cần biết thực tế đã hoàn thành được gì trong tiến trình thực hiệncác mục tiêu đã đặt ra Ở giai đoạn này có một số điểm cần lưu ý:

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

- Nhất quán với cơ cấu của mục tiêu: số liệu về việc thực hiện phải giống như đãxây dựng các mục tiêu.

- Chính xác: yêu cầu cơ bản thứ hai là số liệu về thực hiện phải nêu chính xác

- Sử dụng những cách tính toán sơ bộ

- Phân phối: trong một hệ thống kiểm soát có hiệu lực thì số liệu về thành tíchtrước tiên được đưa đến cấp giám sát có trách nhiệm trực tiếp, rồi số liệu đó được tậphợp để cấp quản lý kế trên sử dụng

c So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu.

Ở giai đoạn này chúng ta đem số liệu thực hiện so sánh với các mục tiêu đã đượcxây dựng; từ đó biết được những số chênh lệch Tuy so sánh là một bước riêng trongquá trình kiểm soát, nhưng trong thực thực tế thì nó được kết hợp với báo cáo kết quảhoạt động Việc so sánh sẽ tuỳ thuộc vào sự thực hiện cụ thể và các mục tiêu đã đượctính toán Nhưng có một số điểm cần xem xét : trình bày rõ ràng và dễ hiểu, điều chỉnhtrong các chuẩn mực, sử dụng các dự kiến tương lai

d Phân tích nguyên nhân chênh lệch.

Khi có sự chênh lệch xảy ra chúng ta phải tìm ra nguyên nhân của nó Phải xácđịnh những nguyên nhân trực tiếp và những nguyên nhân cơ bản đồng thời cũng đánhgiá nhận định của những nhân tố cá biệt quan trọng ảnh hưởng cụ thể như thế nào Thểhiện ở các công việc sau: phạm vi công việc phân tích, định thời gian phân tích, nhậnbiết những nguyên nhân có thể kiểm soát

- Bổ sung phân tích: việc xác định cái gì phải làm đòi hỏi có kiểm tra rõ ràng củacông việc phân tích đầy đủ.

- Định thời gian: khi đề ra quyết định về hành động cần phải cân nhắc kỹ khôngnên vội vàng, song cũng phải xác định được mốc thời gian để tiến hành

- Đánh giá những nhân tố mâu thuẫn: trong việc xác định hành động cần xem xétcác nhân tố trái ngược nhau để tránh được rủi ro đáng tiếc

- Nhu cầu mềm dẻo: cuối cùng của việc xác định hành động thích hợp đòi hỏiphải có cách làm mềm dẻo

f Hành động.

Để có hành động quản lý thích hợp thì chỉ thị cần thiết được đưa ra phải xem xét tớitính cấp bách của nó, tới trình độ của nhân viên thừa hành và tới tính phức tạp của nhữnghành động Hành động cần thực hiện có thể nhanh (như sửa chữa một sai lầm) hoặc phải

có một thời gian (như điều chỉnh một hệ thống phức tạp) Để làm được điều đó cần xácđịnh: ai phải thực hiện hành động, hành động phải được thực hiện như thế nào

g Tiếp tục đánh giá lại.

Đây chính là việc kiểm tra tiếp tục sự đúng đắn của việc xác định hành động cầnthiết trước đây và cách thức tiến hành những hành động đó Việc đánh giá lại cần xemxét tới những điểm sau:

- Yêu cầu một thái độ học tập: các nhân viên phải có một thái độ mong muốn cảitiến các nghiệp vụ và thực hiện tốt các hành động đã đề ra

- Chuẩn bị thông tin phản hồi: thông tin phản hồi cho biết hành động kiểm soát cóhiệu lực như thế nào, phải làm gì để cải tiến

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

1.2.2.2.5 Nội dung công tác kiểm soát quản lý chi phí NVL.

a Kiểm soát vật chất.

a1 Kiểm soát chu trình mua NVL.

Phân chia trách nhiệm: Bao gồm việc áp dụng nguyên tắc phân công phân

nhiệm và bất kiêm nhiệm nhằm ngăn chặn sự gian lận

Kiểm soát việc lập kế hoạch, đề nghị mua NVL.

- Việc lập kế hoạch phải được căn cứ vào hàng tồn, nhu cầu thực tế và dung hoàvới khả năng tài chính cũng như điều kiện cơ sở vật chất của đơn vị nhằm tránh lãngphí hoặc ứ đọng vốn của doanh nghiệp

- Nên chuẩn hoá và đánh số trước các phiếu đề nghị mua hàng hiện tại để đảmbảo rằng đề nghị mua hàng được đặt hàng và hàng được nhận chính xác

- Yêu cầu mua NVL phải được người có thẩm quyền xét duyệt và phê chuẩn để hạnchế các quy định mua hàng không đúng mục đích, không đúng tiêu chuẩn, khối lượng

Kiểm soát việc đặt hàng NCC.

- Tách biệt giữa chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng

- Phòng thu mua chỉ nên đặt hàng NCC khi nhận được giấy đề nghị mua hàng tiêuchuẩn đã được người có thẩm quyền phê duyệt ĐĐH phải được đánh số trước và thamchiếu đến số của phiếu đề nghị mua hàng, phòng đề nghị mua hàng, nó phải cung cấpđầy đủ thông tin về hàng mua, số lượng, giá cả, quy cách Các liên của ĐĐH nênđược chuyển đến phòng nhận hàng, phòng kế toán, phòng đề nghị mua hàng để giúpkiểm tra nhận hàng và đề nghị thanh toán sau đó

Kiểm soát công tác mua NVL của nhân viên mua hàng.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

- Doanh nghiệp nên áp dụng cách thức đòi hỏi ít nhất 3 báo giá từ 3 NCC độc lậpvới nhau mỗi khi mua hàng để tránh trường hợp có sự thông đồng giữa nhân viên muahàng và NCC để báo với giá cao.

- Nhân viên mua hàng phải kiểm tra nội dung của cả 3 liên hoá đơn GTGT đểđảm bảo chúng có cùng nội dung, đặc biệt là số tiền ghi trên đó và phải ký cùng lúc 3liên nhằm tránh gian lận của người bán để trốn thuế

- Doanh nghiệp nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạngmột người có thể có mối quan hệ với một số NCC nhất định trong một thời gian dài

để nảy sinh sự thông đồng

Kiểm soát việc nhận NVL.

- Khi nhận hàng, bộ phận nhận hàng phải kiểm tra về mẫu mã, chất lượng, thờigian hàng đến và các điều kiện khác để lập báo cáo nhận hàng Để ngăn ngừa gian lận,phải phân công nhân viên tiếp nhận độc lập với kho và phòng kế toán Và điều quantrọng là hàng phải được kiểm soát chặt chẽ từ khi nhận hàng cho đến lúc chuyển vàokho Báo cáo nhận hàng (hoặc Phiếu nhập kho) là bằng chứng về việc nhận hàng vàkiểm tra hàng, và dùng để theo dõi thanh toán Báo cáo này phải nêu rõ về loại hàng,

số lượng nhận, ngày nhận và các sự kiện khác có liên quan Sau đó, báo cáo nàythường sẽ được gửi cho bộ phận mua hàng, bộ phận kho và kế toán nợ phải trả Nếu bộphận nhận hàng được tổ chức độc lập với kho, báo cáo nhận hàng này phải có chữ kýcủa cả nhân viên nhận hàng và thủ kho

a2 Kiểm soát quá trình nhập kho NVL:

- Sau khi nhận hàng, tất cả NVL sẽ được chuyển tới kho và sẽ được kiểm tra vềchất lượng, số lượng trước khi nhập vào kho Thủ kho phải lập Phiếu nhập kho và cótrách nhiệm ký nhận vào phiếu rồi sau đó thông báo cho Phòng kế toán về số lượng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

hàng nhận và cho nhập kho Nên tách biệt chức năng lưu giữ sổ sách HTK (kế toánHTK) khỏi chức năng giữ HTK (thủ kho).

a3 Kiểm soát quá trình bảo quản vật tư, xuất kho:

- Từ khi nhận về, hàng được lưu giữ tại kho cho đến khi xuất ra để sản xuất hoặcbán, do đó cần phải xác lập quy trình bảo quản tồn trữ để giảm hao hụt, không bị mấtphẩm chất Một vấn đề không kém phần quan trọng trong kiểm soát NVL là duy trìmức độ dự trữ hợp lý

- Bộ phận kho phải chịu trách nhiệm về số hàng mà mình quản lý Do vậy, bất cứtrường hợp xuất kho nào thì bộ phận kho đều đòi hỏi phải có Phiếu YCVT đã đượcphê duyệt của người có thẩm quyền từ các đơn vị sử dụng

- Bên cạnh đó, cần phải thiết lập nội quy của khu vực sản xuất và quy trình sảnxuất để theo dõi sản lượng, kiểm soát chất lượng, kiểm soát phế liệu

b Kiểm soát quá trình ghi chép.

b1 Hệ thống kế toán chi tiết:

- Áp dụng phương pháp KKTX là cách thức giúp cho KSNB hoạt động hiệu quảnhất Đơn vị phải duy trì một hệ thống sổ chi tiết nhằm theo dõi tình hình nhập xuất vàtồn kho của từng mặt hàng về cả số lượng và giá trị Nhờ đó, đơn vị sẽ kiểm soát đượclượng HTK, bảo đảm thống nhất giữa tổng hợp và chi tiết vào cuối kỳ, số liệu kiểm kê

sẽ được đối chiếu với sổ sách để phát hiện các trường hợp nhầm lẫn, thất thoát HTK

b2 Hệ thống kế toán tổng hợp:

Đối với doanh nghiệp sản xuất, để KSNB hữu hiệu thì cần phải tổ chức công tác

kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm, gọi chung là hệ thống kế toán chi phí Một

hệ thống kế toán chi phí hữu hiệu sẽ là cơ sở bảo đảm sự đúng đắn của các số liệu vềsản phẩm dở dang, thành phẩm tồn kho và BCTC của doanh nghiệp sản xuất

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Để tổ chức hệ thống kế toán chi phí, đơn vị cần hoàn thiện hệ thống thông tin kếtoán trong chu trình sản xuất Bên cạnh việc bảo đảm nhân viên kế toán có đủ nănglực, một vấn đề quan trọng là tổ chức các chứng từ và sổ sách thích hợp, bao gồm:

- Báo cáo sản xuất và báo cáo sản phẩm hỏng: Là chứng từ ban đầu phản ánh sựvận động của NVL trong sản xuất Đây cũng là cơ sở giúp xác định chi phí phát sinhqua từng giai đoạn của quy trình sản xuất

- Chứng từ chi phí: Bao gồm các chứng từ ghi nhận về sự phát sinh của chi phíNVL, nhân công và sản xuất chung Các chứng từ này có ý nghĩa quan trọng trongviệc tập hợp và phân tích chi phí cho từng sản phẩm hoặc dịch vụ Một hệ thống kếtoán chi phí tốt đòi hỏi phải tổ chức hữu hiệu chứng từ về kế toán chi phí, bao gồmviệc thiết kế các biểu mẫu đầy đủ, luân chuyển chứng từ hợp lý, đối chiếu định kỳ giữacác bộ phận liên quan

- Sổ sách kế toán chi phí: Gồm các phiếu tính giá thành và các tài khoản chi phínhằm tập hợp chi phí NVL, lao động và sản xuất chung - theo công việc hay theo quytrình sản xuất

1.3 Đánh giá các đề tài cùng lĩnh vực.

Kế toán NVL là một trong những phần hành quan trọng trong công tác kế toán tạicác doanh nghiệp Công tác hạch toán và quản lý NVL hiệu quả góp phần cung cấpchính xác, kịp thời và đầy đủ thông tin cho nhà quản lý trong các quyết định về giá

thành Chính vì những vai trò to lớn như vậy nên đề tài Kế toán NVL tại các doanh

nghiệp luôn được nhiều người nghiên cứu Các đề tài này tập trung nghiên cứu ở mọi

loại hình doanh nghiệp từ CTCP đến DNTN với mọi hình thức kế toán như nhật kýchung, chứng từ ghi sổ

Trong quá trình làm khóa luận, tôi đã nghiên cứu những đề tài sau tại trườngĐHKT Huế:

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Hạch toán NVL tại nhà máy đóng tàu Bến Thủy Hà Tĩnh (Nguyễn Thị Diệp K38A Kế toán).

Kế toán NVL tại xí nghiệp 185 Tổng Công ty xây dựng Trường Sơn (Nguyễn Thu Phương - K38B kế toán).

- Tổ chức kế toán vật liệu tại Công ty công nghiệp tàu thủy Quảng Bình (Trần Thi Tuyến - kế toán K35-QB).

Hạch toán NVL tại Công ty dệt may xuất khẩu Bình Định (Huỳnh Thị Đào Lý

-Kế toán K35).

Nhìn chung, các đề tài này đã thể hiển rõ các khía cạnh sau:

- Tổng hợp và khái quát đầy đủ về cơ sở lý luận công tác kế toán NVL

- Tình hình đặc điểm kinh doanh, tổ chức bộ máy quản lý, tình hình tài chính,

và thực trạng công tác kế toán NVL tại đơn vị thực tập

- Đưa ra những nhận xét, đánh giá về công tác kế toán NVL tại đơn vị Từ đó,kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán NVL

Tuy nhiên, các đề tài trên chưa làm rõ quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho,nhập kho Ngoài ra các giải pháp đưa ra cũng chưa thích hợp với tình hình thực tế

Đề tài của tôi ngoài việc nghiên cứu công tác kế toán NVL thì còn tìm hiểu côngtác kiểm soát quản lý chi phí NVL tại CTCP Công nghệ Thực phẩm Huế để từ đó tìm

ra biện pháp nhằm tiết kiệm chi phí NVL Đề tài tập trung tìm hiểu về quy trình luânchuyển chứng từ và các thủ tục mà Công ty áp dụng để kiểm soát chi phí Từ nhữngnhận xét đánh giá về thực trạng Công ty, tôi sẽ đưa ra một số góp ý nhằm hoàn thiệnhơn các thủ tục đó Đề tài này cũng bao gồm các nội dụng sau: hệ thống hóa cơ sở lýluận về công tác kế toán NVL và kiểm soát quản lý chi phí NVL; tìm hiểu thực trạng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

tại Công ty và đưa ra một số giải pháp để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán NVL vàkiểm soát quản lý chi phí NVL.

Tóm tắt chương 1: Chương 1 đã khái quát được cơ sở lý luận về kế toán NVL

và kiểm soát quản lý chi phí NVL, bao gồm các khái niệm, phân loại và tính giá NVL,

kế toán chi tiết cũng như kế toán tổng hợp NVL; khái niệm kiểm soát quản lý, quytrình chung trong kiểm soát quản lý và nội dung công tác kiểm soát chi phí NVL Đặcbiệt, tôi đã nêu ra một số điểm khác biệt trong đề tài của mình so với đề tài cùng lĩnhvực của các khóa trước

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ CTCP CÔNG NGHIỆP THỰC

PHẨM HUẾ.

2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty.

CTCP Công Nghiệp Thực Phẩm Huế là doanh nghiệp chuyên sản xuất và chếbiến các sản phẩm lương thực, thực phẩm và đồ uống các loại Công ty được thànhlập vào năm 1983 từ việc sát nhập hai xí nghiệp: xí nghiệp sản xuất nước đá và xínghiệp sản xuất rượu, nước ngọt; lấy tên là “Xí nghiệp Công nghiệp Thực phẩm Huế”.Đến năm 1995 đổi tên thành “Công ty Công nghiệp Thực phẩm Huế” Là đơn vịSXKD của Tỉnh Thừa Thiên Huế, có kinh nghiệm sản xuất lâu năm, liên tục kinhdoanh nhiều năm có lãi, có kinh nghiệm sản xuất các sản phẩm nước đá, các loại rượu

và bia hơi - sản phẩm có chất lượng khá cao, có uy tín trên thị trường Xuất phát từtình hình thực tế đó cùng với nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng trong nướcnói chung và tỉnh Thừa Thiên Huế nói riêng về các loại bánh kẹo cao cấp, Công ty đãquyết định lập dự án đầu tư xây dựng dây chuyền sản xuất bánh cao cấp với công suất350kg/giờ vào tháng 8/1999, do UBND thành phố Huế làm chủ quản đầu tư Sau đó,UBND tỉnh Thừa Thiên Huế đã ra Quyết định số 2064/QĐ-UB phê duyệt dự án đầu tưxây dựng Nhà máy bánh kẹo Huế và lấy tên là “Nhà máy bánh kẹo Huế” Năm 2006,Công ty chính thức trở thành CTCP Công Nghiệp Thực Phẩm Huế

Tọa lạc tại Khu công nghiệp Hương Sơ, thành phố Huế ngay trục lộ chính, CTCPCông Nghiệp Thực Phẩm Huế có vị thế thuận lợi cho việc sản xuất và cung ứng hànghoá Phát huy các lợi thế về năng lực thiết bị, vị trí địa lý và nguồn nhân lực dồi dào,trong những năm qua, Công ty không ngừng ổn định và phát triển sản xuất, đa dạnghoá sản phẩm, nghiên cứu nâng cao chất lượng sản phẩm, đồng thời phát triển mạnglưới tiêu thụ Công ty đang từng bước xây dựng thương hiệu với phương châm:Đẹp về

ki ểu dáng sản phẩm, Uy tín về chất lượng và giá cả phù hợp cho tất cả các đối tượng khách hàng Đến nay, sản phẩm bánh cao cấp của Công ty đã có đại lý phân

phối hầu như khắp các tỉnh thành trong cả nước Xét trên thị trường miền Trung, Công

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

ty đã có những lợi thế nhất định về khả năng hội nhập và cạnh tranh, đặc biệt là các

loại sản phẩm bánh như sau (Xem Phụ Lục 1).

Trụ sở chính: 118B - Lý Thái Tổ - TP.Huế

Tên giao dịch: Công ty cổ phẩn Công Nghiệp Thực Phẩm Huế

Tên giao dịch quốc tế: Hue Industrial Foods Joint-Stock Company (viết tắt làINFOCO)

2.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty.

a Chức năng: Chức năng chính của Công ty là sản xuất và chế biến các sản phẩm

lương thực, thực phẩm và đồ uống các loại…

Đảm bảo cho Công ty có tình hình tài chính ổn định, lành mạnh, tiết kiệm chiphí trong quản lý và sản xuất để nâng cao năng lực cạnh tranh và hiệu quả SXKD

Không để thất thoát vật tư, tiền vốn, tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ trên sổsách kế toán, thống kê hàng tháng, quý, năm để có quyết toán chính xác

Thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước, nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật quy định

2.3 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất của Công ty.

Sản phẩm của Công ty khá đa dạng, sản xuất theo kế hoạch của Công ty và theoĐĐH Sản phẩm sản xuất đủ số lượng, đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lý Tất cả cácnguyên liệu được công nhân đem cân với mục đích đưa tất cả các nguyên liệu về đúng

tỷ lệ định mức theo công thức pha trộn rồi sau đó mới đưa vào máy đánh trộn Nhânviên làm ở khâu này yêu cầu phải cân đong đúng số lượng đã quy định Sau đó, cả hỗn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ