3.Truyền thông Công tác truyền thông được thực hiện tốt có vai trò đặc biệt quan trong trong QTNS: Giúp cho các hoạt động của | tô chức được thong nhất Trong nội bộ DN, hoạt động truyền
Trang 1CHƯƠNG 4:
QUAN TRI NHAN SU’
2 Noi dung cua QTNS trong DN
Con người trong quá trình sản xuất chịu tác động của các yếu tố:
» Thu nhập
* Su tac dong cua tâm lý
* Su tac dong cua sinh ly
* Su tac dong cua điều kiện lao động
» Mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng LÐ
Các nhân tô này tác động lẫn nhau, trên cơ sở đồ nó tạo ra nhân
cách của con người Để quản lý tốt sức LÐ đó trong quá trình
SX thi phai 14 1 nha tô chức, 1 nhà xã hội học, 1 nhà chiến lược
"` dung cua QTNS:
Khai thac nguon nhan luc
Tuyên dụng nhân lực
Sử dụng nhân lực
Đảo tạo, bồi dưỡng
Trả công lao động
Thị đua, khen thưởng, kỷ luật
Phân tích đánh giá, lập kế hoạch lao động
2 QTNS toàn diện
QTNS toàn diện trong DN bao gồm: tuyên dụng và lựa chọn
nhận sự, tạo việc làm, áp dụng hợp lý ché độ khuyến khích vật
chất và thủ lao LÐ, đào tạo quản trị viên
3.Truyền thông
Công tác truyền thông được thực hiện tốt có vai trò đặc biệt quan
trong trong QTNS:
Giúp cho các hoạt động của | tô chức được thong nhất
Trong nội bộ DN, hoạt động truyền thông tạo môi quan hé gan bo
giữa cá nhân, giữa các bộ phận, và các cấp
Trong lĩnh vực QTNS, truyền thông có ý nghia trong tuyển dụng
nhan sw (thuyết phục nhân viên dự tuyển về những lợi ích sẽ
có nêu họ làm việc với công ty), hướng dẫn công việc, động
viên nhắc nhở người LĐ, giúp nhân viên làm quen nhanh
chóng với công việc, với cộng sự, với khách hàng,
Nhờ truyền thông cấp trên truyền cho cấp dưới biết được sự đánh
g1ả của mình,
I Téng quan vé quan tri nhan sw (QTNS) trong doanh nghiép
1 Mục tiêu của Quản trị nhần sự:
Nho 0u
- Mục tiêu XH
- Mục tiêu cúng có và phát triển tô chức: QTNS là 1 lĩnh vực QTDN và
cũng là phương tiện để khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn nôi lực của tô chức
- Mục tiêu thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của [011/7 Thông qua việc bó trí, sắp xép hợp lý nhân sự ở từng khâu làm việc để đạt được mục tiêu của hoạt động QTNS
=> 2 mục tiêu cơ bản:
+ Sử dụng hiệu quả nang lực làm việc của mọi thành viên trong DN, làm tăng năng suất
+ Bồi Lacey kip thời và thường xuyên năng lực làm việc của Bo, thành vién trén tat ca cdc mặt: trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đời song vật chất tinh thân
H CÁC LĨNH VỰC QTNS TRONG DN
1 Quản trị hành chính Trong lĩnh vực này, quản trị nhân sự phải được tiền hành dựa vào những mệnh lệnh, chỉ thị, nội quy quy định rõ các chức năng nhiệm
vụ của cá nhân, bộ phận, xác định trật tự từng nơi làm việc để tạo l
kỷ luật LĐSX nghiêm ngặt
Mệnh lệnh có vai trò quan trọng trong việc điều khiển nhân viên, là động lực thúc đây hoặc hạn ché sự phát triển của ] DN Bởi vậy nội dung mệnh lệnh phải phủ hợp với mục tiêu cần đạt, mệnh lệnh cần
rõ ràng và có khả năng thực thị
Đề duy trì kỷ cương trật tự, giáo dục cho người LÐ chấp hành ký
luật LĐ cần sử dụng các hình thức ký luật Các phương pháp cưỡng bách và hình thức ký luật đối với những người vi phạm ký luật được
ap dung Icach céng bang sẽ có tác động mạnh trong QTNS
4.Đảm bảo điêu kiện làm việc và an toàn lao động
5 Xác lập mỗi quan hệ xã hội trong và ngoài DN
DN được coi như 1a 1 XH thu nho với những méi quan hé da dang, phức tạp ở bên trong và ngoài DN (quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới, quan hệ đồng nghiệp, quan hệ gitta DN va ban hang )
ở Nhật bản họ đã nghiên cứu và thay răng các nhân viên làm việc cách nhau 1 khoảng cách 10m thì xác suất giao tiếp trong 1 tuần giữa họ là 8-9% , nêu khoảng cách này còn 5m thì xác suất giao
tiếp lên đến 25%
Các mối quan hệ này có liên quan đến lợi ich cua XH, cúa cộng đồng và từng cá nhân Trong DN cần có những hoạt động chung làm cho giữa nhân viên có sự hiểu biết, quý trọng lẫn nhau
Đề đạt được kết quả đó cần kết hợp nhiều biện pháp ve tô chức, giáo
dục (giáo dục lòng trung thành của nhân viên với DN, trang bị đồng phục ) và biện pháp hành chính, kinh tế (khen thướng, kỷ
luật, đề bạt, )
Trang 2II HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN SỰ TRONG DN
Hoạch định nguồn nhân sự là quá trình xác định 1 cách có hệ thống
những yêu cầu về số lượng chất lượng LÐ theo cơ cầu ngành nghẻ đáp
ứng nhu cây của các tô chức trong DN ở mỗi thời kỳ kinh doanh
1 Quy trình hoạch định nguồn nhân sự
Trước hết để hoạch định được nguồn nhân lực, ta nhận thấy rằng nguồn
nhân sự trong DN chịu sự tác động của môi trường vĩ mô (cơ ché QL
nhà nước, chính sách, ) và môi trường vi mô (nội tại trong DN) Bởi
vậy, việc hoạch định nguồn nhân sự cần dựa vào các căn cứ sau:
Chiến lược kinh doanh của DN
Luong, LD can bé sung va LD thay thê
Chất lượng LĐÐ
Tiến bộ kỹ thuật và khả năng ứng dụng tiến bộ kỹ thuật, chuyên giao
công nghệ
Năng lực tài chính của DN
Thị trường lao động
Từ đó, việc hoạch định nguồn nhân sự được thực hiện theo quy trình
bao gồm 4 bước sau:
* Bước 1: Xác định nhu cầu và khả năng nhân sự
Nhu cầu nhân sự cần được xác định ở từng bộ phận theo 1 co cau
LĐ tối ưu về số và chất lượng đáp ứng được chiến lược kinh doanh
của DN và có tính đến sự tác động của môi trường vi mô và vĩ mô
* Bước 2: Tính toán khả năng nhân sự sẵn so và nhu cầu nhân
SU:
Việc xác định khả năng nhân sự sẵn có dựa vào thống kê, đánh giá
lại đội ngũ hiện có về số lượng và chất lượng, từ đó so sánh với
nhu cầu nhân sự Có 3 khả năng xảy Ta:
THỊ: Nhu cầu bằng khả năng (Cung = Cầu)
TH2: Thừa LÐ ( Cung > Cầu)
TH3: Thiéu LD (Cung < Cau)
Từ đó DN sẽ có chính sách thích hợp ứng với mỗi trường hợp nêu
trên
IV TUYẾN CHỌN NHÂN VIÊN
1 Khái niệm và nguyên tắc của tuyến chọn nhân viên
a, Khái niệm:
Tuyén chon nhan vién 1a 1 qua trinh thu hút, tuyên chọn,
nghiên cứu và quyết định tiếp nhận 1 cá nhân vào 1 tô chức
b Nguyên tắc tuyển chọn:
Phải xuất phat tur loi ich cua DN va XH dé tuyén chon
Phai dwa vao yéu cầu cụ thể,tính chất công việc để tuyên chọn
Phải tính tới khả năng sử dụng tôi đa năng lực của quản trị
viên
Phải nghiên cứu thận trọng, toàn diện cá tính, pyrene chất, trí
tuệ và khả năng cá nhân người được tuyên chọn
Sơ đỏ Bước hoạch đỉnh nguồn nhân sự
- Tuyển dụng Không tuyển
dụng
& “
* Bước 3: Ra các chính sách và kế hoạch thực hiện Việc ra các chính sách và kế hoạch thực hiện các chính sách
thường gắn với việc cải tiền hệ thống tô chức, sắp xép bồ trí LD, các chính sách về XH đối với người LĐ, đào tạo, hưu trí, thăng
tiền
Kế hoạch thực hiện thường chia làm 2 loại:
Thiéu LD: c6 thé 1a
+ Thiếu về số lượng: khi đó cần tuyên dụng từ bên ngoài + Thiếu về chất lượng: cần có kế hoạch bó trí, sắp xép lại ,thuyên chuyền bồi đưỡng đào tạo
Thừa LĐ: cần hạn chế tuyển dụng, không tuyển dụng, giảm giờ
oe
* Bước 4: Kiếm soát và danh gid Nham kiêm tra việc thực hiện các mục tiêu về kê hoạch nhân sự, đánh giá tiên trình và mức độ đạt được
2 C«ngt, ctuych chan nh&h vi?n
Ph@i tÝh vụthiÕ kÕvPtrÝc«ngviŒ
Trang 3(1): nhu cầu cần tuyển dụng được dựa trên việc hoạch định nguồn nhân
lực, trường hợp thiếu nguồn nhân lực
(2) gồm xác định nhiệm vụ On) quát, trách nhiệm cụ thể và mối quan
hệ của vị trí đó với các mối quan hệ khác trong và ngoài DN
(3) Thực hiện tham dò nguồn tuyên dụng có thể qua Nguồn nhân sự bên
trong (DN) và Nguồn nhân sự bên ngoài
(4) Các phương pháp tuyên dụng:
+ Thông báo (áp dụng cho tuyên dụng nội LỘ ), quảng cáo
es cô điện như thông qua đơn xin`việc gồm van bang, so bo lý lịch,
giấy khám SK, ; thử tay nghẻ, thứ trình độ chuyên môn rồi mới làm
thủ tục tuyển aren
+ Thuê các công ty trung gian
(5) Ra quyết định tuyên chọn Với nhà QLNL phải làm sao cho người
LD moi nhanh chóng hoà nhập vào vị trí được tuyển chọn
(6) Xác định chỉ phí của TD: gồm
+ chi phi vé thoi gian: của công tác phân tích vị trí TD, thu nhận và
nghiên cứu hồ sơ, tiếp xúc với người TD,
+ chi phi kinh tế: thư từ, quảng cáo, thuê nnn gia (nếu có), đảo tạo
3 Những tiêu chuẩn cơ bản để tuyến chọn quản trị viên các cấp
a, Lica chon quan trị viên OTT cao:
- Quản trị viên cấp cao bao gồm các: tông giám đốc, giám đốc, phó
giám đốc
- Đặc điểm cúa nhóm người này là: chất lượng của các quản trị
viên có ảnh hướng lớn đến phương hướng, chiến lược cúa DN Do
đó, ngoài những kiến thức chuyên môn, nhóm người này cần đòi
hoi phai c6 kién thite thy té cao
- Tiêu chuẩn lựa chọn, cần có những khả năng sau:
Năng lực tô chức
Phẩm chất cá nhân: có ý thức trách nhiệm với tập thẻ, kiên quyết,
bình tĩnh
Trình độ kiến thức: cần có trình độ kiến thức tông hợp nhu kỹ
thuật, khoa học quản lý kinh tế, đối ngoai,
V PHAT TRIEN LUC LUONG QUAN TRI VIEN
Phát triển lực lượng quản trị viên bao gồm 3 khâu liên hoàn:
Đánh giá quản trị viên
Đảo tạo quản trị viên
Thang tién
1 Đánh giá quản trị viên
Có nhiều hình thức và phương pháp đánh giá quản trị viên như:
dùng phiếu kiểm tra, trả lời các bài tập tình huống, đàm thoại trực
tiếp với các nhà tâm lý, thành lập Hội đồng kiểm tra, dung các hình
thức thử
(7) Phân tích và thiết kế vị trí công việc:
+ Mục đích: Qua việc phân tích giúp cho nhà quản lý tiến hành ké hoạch lập dân sự, qua đó giúp cho việc tuyển dụng và bó trí nhân sự vào đúng vị trí phù hợp với yêu cầu => đạt được hiệu quả cúa người
tô chức và hiệu suất công việc
+ Phân tích công việc là việc thu thập thông tin về vị trí công việc và quy trình côngv iệc de thực hiện các công việc sơ đó
Tác dụng của phân tích công việc:
Giúp mô tả được những công việc có lợi và có hại cho người LĐ, an toàn trong LĐ như thế nào? qua đó xem xét được các đặc điểm về KTKT của công việc de bồ trí người LĐ cần thiết vào công việc đó
Giúp cho việc lập các kế hoạch về nhân sự, xác định các chương trình đào tạo, xác định các định mức trả lương
+ VỊ trí công việc: là chỗ làm việc cụ thể trong I lĩnh vực, trong! tô chức do 1 hay 1 số người lao động đảm nhiệm
Thiết kế vị trí công việc: là thiết kế công việc một cách phù hợp cho người LÐ
b Lựa chọn quản trị viên thừa hành:
- Quản trị viên thừa hành: gồm quản đốc phân xưởng, trưởng phòng chức năng
Quan déc phân xưởng: giữ vai trò quan trọng trong hệ cian chi huy sản xuất cần có những tiêu chuẩn sau: có khả Do om tô chức, lựa chọn và bố trí can bộ, có khả năng phân tích và truyền đạt, khả H119 tô chức thực hiện, sức sáng tạo, kiến thức tô chức sản xuất, Trong đó khả năng tô chức và khả năng hiểu biết cộng sự để xây dựng | tap thẻ thông nhất là tiêu chuẩn có ý nghĩa quyết định
Trướng phòng, ban chức năng: được đào tạo có hệ thống kiến thức
lý luận theo nghiệp vụ phụ trách, có đầu óc tổ chức để phân công lao động quản lý hợp lý, có khả năng tô chức các mối liên hệ công tác các công sự trong và ngoài đơn vị, có trình độ soạn thảo, lập các văn bản, bảo cáo
- Quản trị viên thực hiện (đóc công, nhân viên phòng ban): cần có kinh nghiệm thực tiên, có lòng say mê, có khả năng thực hiện các quyết định một cách linh hoạt, có khả năng thiết lập những mối
liên hệ với đồng nghiệp
a Phương pháp dùng phiếu kiểm tra:
Phiêu kiêm tra được lập ra dé từng cá nhân được etn tra trả lời, hoặc để các quản trị viên cùng R1 0U ÀI dudi cap vol người được kiểm tra trả (i đánh giá về các quản trị viên đó
Thông thường các phiêu kiểm tra phải nhằm mục đích
thu nhận được các thông tin cơ bản sau:
„ Năng lực
„ Kinh nghiệm làm việc
„ Nguyện vọng Sau khi nghiên cứu các phiếu trả lời, những ngudi cé
trách Ti sàng lọc thông tin để rút ra kết luận cần
thiét vé nang ns của người được đánh giá.
Trang 4b Phương pháp tông hợp gồm:
Nghiên cứu tiểu sử: gồm trình độ văn hoá, tình trạng sức khoẻ, nhu
cầu và sở thích chủ yếu, trí lực, trình độ giao tiếp
Đánh giá các thông tin thu nhận được: thông qua các hỗ sơ ghi chép
Sát hạch viết: các quản trị viên phải tự dự thảo l đề án, thảo 1 báo
cáo, chuẩn bị 1 băn bản giao dịch
Sát hạch vấn đáp: thông qua toạ đàm, phóng vấn hay tranh luận
nhóm
2 Đào tạo quản trị viên
a Nguyên tắc đào tạo
Xác định đúng RỂ tượng cần đảo tạo
Đào tạo lý luận kết hợp với thực hành
Kết hợp chặt chế giữa dao tao và dao tao lai voi nâng cao kha nang
tự bồi dưỡng
Đào tạo liên tục để có đội ngũ quản trị viên cap cao có trình độ và
kính nghiệm quản trị
VI CẢI TIỀN PHƯƠNG PHÁP LÀM VIÊC
1.Mục đích và phạm vi áp dụng của cải tiến phương pháp làm việc
Mục đích chủ yếu là chống lãng phí Đó là sự lãng phí về sức người,
thời gian, máy móc thiét bi, dién tich san xuat
Cai tién phương pháp làm việc được áp dụng cho mọi hoạt động của
con người trong DN, mọi loại LÐ (trí óc, chân tay)
Cải tiền phương pháp làm việc thực chất là đơn giản hoá công việc
2 Các bước tiễn hành:
a Lựa chọn công việc cần cải tiễn
Có những thao tác, động tác thừa
Thời gian thực hiện công việc kéo dài
Hao hụt nhiều nguyên liệu hoặc văn phòng phẩm, dụng cụ
Chi phí quả mức quy định
Cé sai s6t, nham lan lién tiép
Mục đích của lựa chọn công việc cần cải tiến là giảm đén mức téi
thiêu việc chuẩn bị, sap xép, diéu chỉnh lại trong mọi công việc,
b Yéu cau dao tao:
Những kiến thức cơ bản như kỹ năng giao tiếp, kiến thức về công
nghệ, phải được trang bị, bô sung thường xuyên Hay những môn học như hạch toán kề toán, Marketing, tâm lý học, cũng được trang bị đầy đủ cho QT viên
Đội ngũ QT viên phải trình độ kiến thức và kinh nghiệm cao để
đáp ứng ứng với nhu cầu thực tế
c Cac hình thức đào tạo:
Học tập tại các trường đại học và các cơ sở đảo tạo chuyên nghiệp
Tổ chức các khoá học và thực tập ngan han dé nâng cao trình độ chuyên môn
Tham quan khảo sát tại các DN tiên tiễn
3 Thăng ry Việc thăng tiên hợp ly sé thúc đây sự nỗ lực hành động của nhân viên Về tâm lý, sự At LiKe thường nhằm mục tiệu làđược thang
tién vao những vị trí quản trị hợp lý với khả năng
b Phân tích công việc cần cải tiễn
* Mục đích:
Giữ lại các thao tác cần thiết
Giảm đến mức tối thiểu các phần việc kiểm tra
Giảm bớt những biến động ngoài ý muốn Loại trừ những thời gian lãng phí
*Đối tượng: tất cả các tài liệu, hệ thông đường vận chuyền, lưu hành
của chúng (bản kế hoạch, bản vẽ thiết kẻ ), con người trong tô chức, NVL, MMTB
c Suy nghi về công việc cần cái tiễn:
Luôn đặt câu hỏi tại sao?
d Quyết định công việc cần cải tiễn Loại bỏ: đặc biệt các động tác, thao tác thừa Kết hợp: kết hợp các động tác, thao tác sao cho hợp lý nhất Thay đối: có quyết định thay đổi về con người, địa điểm, thời gian thực hiện, chỉ phí,
Đơn giản hoá
e, Hành động cải tiến công việc và kiểm tra các kết quả ứng dung