Đồ án quản lý nhân sự

Đồ án quản lý nhân sự

LỜI MỞ ĐẦU

Cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin con người đã phát minh

ra rất nhiều các ứng dụng phục vụ cho nhu cầu và lợi ích của mình Trong đó xây dựng phần mềm phục vụ công việc là một trong những vấn đề mà các nhà lập trình viên luôn

người quan tâm nhiều nhất Nó phục vụ cho công tác nghiệp vụ quản lý của các công ty, làm giảm thiểu tối đa những vất vả trong công việc như: hồ sơ trước đây phải lưu trữ rất nhiều trong các kho, thì bây giờ chỉ cần một chiếc máy tính nhỏ gọn cũng có thể lưu trữ cả kho hồ sơ của công ty

Với mong muốn tìm hiểu một phần nhỏ trong kho tàng phát triển của công nghệ thông tin, chúng em đã đi vào tìm hiểu về cách thức tổ chức và hoạt động của công ty để từ

đó xây dựng nên phần mềm Qu ản lý nhân sự nhằm phục vụ cho lợi ích của công ty Ứng dụng phần mềm có thể chưa hoàn chỉnh, nhưng một phần nào đã thể hiện được sự cố gắng của chúng em trong những bước đầu hoà nhập với môi trường làm việc bên ngoài và thế giới công nghệ mới

Mặc dù rất cố gắng để hoàn thành đề tài, xong thời gian có hạn và kinh nghiệm kiến thức chưa nhiều nên việc phân tích, thiết kế còn thiếu sót Vì vậy, chúng em mong nhận được ý kiến đóng góp của quý Thầy cô và bạn bè để đề tài được hoàn thiện hơn

Nội dung báo cáo đồ án chuyên ngành gồm 3 chương:

Chương 1: Khảo sát và mô tả hệ thốngChương 2: Phân tích và thiết kế hệ thốngChương 3: Xây dựng hệ thống

Chương 1 KHẢO SÁT VÀ MÔ TẢ HỆ THỐNG

1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

Hội Đồng Quản TrịGiám ĐốcPhó Giám Đốc

Phòng

Kế hoạch-Kinh doanh

PhòngTài chính kế toánPhòng

TCHC

1.2 Quy trình quản lý nhân sự

1.2.1 Sơ đồ thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ và ký hợp đồng

Hình 1.2 Sơ đồ thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ và ký hợp đồng

Hồ sơ vị trí tuyển dụng

Duyệt ví trí tuyển dụng

Báo cáoThống kê

Hợp đồnglao động

Hợp đồngthử việc

Phỏng vấn và duyệt hồ sơ

Tiếp nhận hồ sơ lao động

Bảng thông báo tuyển dụnglao động

1.2.2 Sơ đồ thực hiện nhiệm vụ theo dõi quá trình công tác

Hình 1.3 Sơ đồ thực hiện nhiệm vụ theo dõi quá trình công tác

Theo dõi Quá trình công tác

Lập báo cáo quản

Tiếp nhận, thực hiện

1.2.3 Sơ đồ thực hiện nhiệm vụ giải quyết Chế độ, Khen thưởng/Kỷ luật

LĐTBXH

Hình 1.4 Sơ đồ thực hiện nhiệm vụ giải quyết Chế độ, Khen thưởng/Kỷ luật

Quyết định Khen thưởng/Kỷ luật

Đơn xin nghỉ

chế độ

Biên bản

Lập hồ sơ giải quyết thôi việc

Theo dõi thôi việc

Lập hồ sơ giải quyết nghỉ chế độ

Theo dõi nghỉ chế độ

Thống kê

Quyết định nghỉ chế độ

1.3 Bài toán quản lý nhân sự

Chương trình quản lý nhân sự được xây dựng áp dụng cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ Mỗi phòng ban đảm nhiệm một chức năng khác nhau Việc quản lý nhân sự thuộc trách nhiệm của phòng Tổ chức hành chính (TCHC), được thực hiện trên giấy, cồng kềnh và tốn nhiều thời gian, cần xây dựng một chương trình quản lý nhân sự nhằm tiết kiệm thời gian và công sức cho người quản lý

Việc quản lý được thực hiện bắt đầu từ khi người lao động được ký hợp đồng, kể

từ đó tất cả các thông tin của nhân viên về quá trình công tác, về khen thưởng, kỷ luật, về nghỉ việc, nghỉ ốm đều được cập nhật thường xuyên

Chương trình gồm các chức năng sau:

- Quản lý về hồ sơ nhân viên;

- Quản lý về quá trình công tác;

- Quản lý về khen thưởng, kỷ luật;

- Quản lý về giải quyết chế độ cho người lao động

1.4 Bài toán mô tả nghiệp vụ quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự không chỉ đơn thuần là quản lý hồ sơ nhân viên mà ở đây chúng

ta quản lý tất cả những thông tin liên quan đến nhân viên, có thể cập nhật thông tin mỗi khi có sự thay đổi nhân sự hoặc hiện trạng làm việc của từng nhân viên Quy trình quản lý bắt đầu từ khi người lao động được ký hợp đồng làm việc cho đến khi nghỉ việc

Khi công ty có nhu cầu tuyển dụng để bổ sung, thay thế nhân lực, các phòng ban sẽ lên danh sách những vị trí cần tuyển dụng gửi lên phòng TCHC, phòng TCHC xem xét,

trình Ban lãnh đạo duyệt Nếu đồng ý duyệt, Ban lãnh đạo sẽ ra quyết định tuyển dụng và

phòng TCHC sẽ đưa ra thông báo tuyển dụng tới người lao động

Sau khi nhận thông báo, người lao động nộp hồ sơ vào công ty để xin việc Hồ sơ

phải đầy đủ các thông tin cá nhân, trình độ chuyên môn, trình độ học vấn

Sau khi tiếp nhận hồ sơ lao động, phòng TCHC cùng với lãnh đạo phòng ban liên quan duyệt hồ sơ và phỏng vấn người lao động.

Nếu đạt, công ty sẽ ký hợp đồng thử việc với người lao động Thời gian thử việc

tùy thuộc vào trình độ của người lao động và vị trí mà người lao động được tuyển dụng

Trong thời gian thử việc, người lao động sẽ được hưởng mức lương và chế độ ưu đãi theo chế độ thử việc.

Sau thời gian thử việc, nếu đạt thì công ty sẽ ký hợp đồng lao động với người lao

động theo thời hạn là 1 năm lần thứ nhất, sau khi hết hạn hợp đồng lần 1 người lao động

sẽ được ký hợp đồng có thời hạn 1 năm lần thứ 2, sau khi hết hạn hợp đồng lần 2 người lao động sẽ được ký hợp đồng có thời hạn 1 năm lần thứ 3 Sau đó người lao động sẽ được ký hợp đồng có thời hạn là mỗi 3 năm Sau khi đã ký hợp đồng lao động với người lao động, công ty có trách nhiệm đóng các khoản như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động để đảm bảo lợi ích chính đáng cho người lao động trong thời gian làm việc tại công ty

Tùy vào từng khả năng trình độ chuyên môn của người lao động và nhu cầu, vị trí của đơn vị có nhu cầu bổ sung lao động mà người lao động sẽ được phân công lao động vào từng vị trí khác nhau Việc phân công lao động sẽ được ghi trong quyết định bổ nhiệm lao động

Trong quá trình làm việc tại công ty, người lao động sẽ chịu sự giám sát và quản lý trực tiếp của lãnh đạo phòng ban đó Người lao động có thể được điều chuyển công tác từ phòng ban này sang phòng ban khác theo nhu cầu công việc hoặc theo nguyện vọng của

người lao động Khi đó, Ban lãnh đạo sẽ ra quyết định điều động công tác Phòng TCHC

có nhiệm vụ thông báo cho người lao động thực hiện

Trong quá trình làm việc người lao động có thể được cử đi công tác bên ngoài

công ty theo nhu cầu của công việc Khi đó, Ban lãnh đạo sẽ ra quyết định đi công tác

Phòng TCHC có nhiệm vụ thông báo cho người lao động thực hiện Tuy nhiên, nếu người lao động đang trong thời gian nghỉ hưởng chế độ thì không được phân người lao động đó

đi công tác

Trong khi làm việc, phòng TCHC của công ty có trách nhiệm lập biên bản đối với những trường hợp vi phạm, đồng thời tổng hợp thành tích của người lao động đã đạt

được Sau đó, báo cáo Ban lãnh đạo xét duyệt, nếu đồng ý duyệt Ban lãnh đạo sẽ ra quyết

định Khen thưởng/Kỷluật Phòng TCHC có nghiệm vụ thực hiện các quyết định mà Ban

lãnh đạo đã đưa ra và lưu trữ các quyết định này để tổng hợp và báo cáo lên công ty

Giải quyết các trường hợp nghỉ chế độ như: nghỉ ốm, nghỉ thai sản, đi học để nâng

cao trình độ tay nghề thì được phòng TCHC theo dõi trong sổ nghỉ chế độ nhằm đảm bảo các lợi ích cho người lao động.

Giải quyết thôi việc: Các trường hợp thôi việc sẽ có quyết định thôi việc và được

theo dõi trong sổ theo dõi thôi việc, đồng thời phòng TCHC sẽ làm thủ tục để người lao động được hưởng chế độ nghỉ việc

* Bộ phận quản lý nhân sự có nhiệm vụ:

- Tuyển lao động mới cho công ty khi có nhu cầu từ các phòng ban;

- Quản lý, lưu trữ thông tin của tất cả cán bộ, công nhân viên trong công ty;

- Sắp xếp, phân công lao động;

- Theo dõi và quản lý quá trình công tác của lao động;

- Chịu trách nhiệm về việc đảm bảo lợi ích cho người lao động: giải quyết các chính sách, chế độ;

- Thống kê, báo cáo về tình hình nhân sự và quá trình công tác của cán bộ công nhân viên trong công ty với Ban lãnh đạo công ty

* Yêu cầu của hệ thống thực:

- Lưu trữ hồ sơ lao động;

- Lưu trữ quá trình công tác của lao động;

- Lưu trữ khen thưởng kỷ luật của lao động;

- Các thông tin mới nhất sẽ dễ dàng được cập nhật;

- Giải quyết các chính sách, chế độ cho người lao động một cách nhanh chóng và chính xác

* Quá trình xử lý dữ liệu:

- Các thông tin về lao động được lưu trữ trong kho dữ liệu hồ sơ;

- Các thông tin phát sinh trong quá trình công tác sẽ liên tục được cập nhậtnhanh chóng, chính xác và kịp thời;

- Đối với các trường hợp đặc biệt như: điều động, chuyển công tác, nghỉ chế

độ, nghỉ việc thì các dữ liệu liên quan sẽ được xử lý tuỳ theo yêu cầu cụ thể của người quản lý

* Các chức năng của hệ thống:

- Chức năng quản trị hệ thống: Cấp quyền sử dụng, đăng nhập hệ thống;

- Chức năng quản lý hồ sơ: Cập nhật các danh mục liên quan, cập nhật hồ sơ lao động, tìm kiếm thông tin lao động, báo cáo danh sách lao động;

- Chức năng quản lý quá trình công tác: cập nhật các thông tin phát sinh trong quá trình công tác như thông tin đi công tác, thông tin về khen thưởng kỷ luật, thông tin về thuyên chuyển công tác;

- Thống kê báo cáo về quá trình công tác

1.5 Đánh giá thực trạng quản lý và phương hướng giải quyết

Trên thực tế, trong công ty số lượng công nhân viên không phải là nhiều Nhưng quản lý nhân sự không chỉ đơn thuần quản lý về lý lịch của công nhân viên làm việc tại công ty Ngoài ra còn quản lý các thông tin như: trình độ cá nhân, trình độ ngoại ngữ

Vì vậy, việc lưu trữ, xử lý thông tin công nhân viên thế nào cho tiện nhất, đáp ứng các yêu cầu của công việc quản lý nhân sự

Nếu mọi thông tin, hồ sơ nhân viên được lưu trữ trên giấy tờ và được thực hiện bằng tay Việc quản lý, tìm kiếm đòi hỏi thời gian và thao tác thủ công quá nhiều gây khó khăn cho việc thống kê, tổng hợp, quản lý, tham mưu đề xuất, các báo cáo định kỳ và các báo cáo đột xuất của Ban lãnh đạo

Giải pháp đặt ra ở đây là đưa ra một phương pháp quản lý mới, dựa trên nền tảng khoa học công nghệ của xã hội phù hợp cho việc quản lý, đó là phần mền tin học giúp cho việc cập nhật, tìm kiếm, thống kê, báo cáo được quản lý trên một giao diện thống nhất, đáp ứng được các yêu cầu tác nghiệp một cách thân thiện, nhanh gọn, đầy đủ và chính xác, tiện lợi và dễ dàng tiếp cận cho người sử dụng

Chương 2 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

2.1 Thiết lập biểu đồ ngữ cảnh hệ thống

Hình 2.1 Biểu đồ ngữ cảnh

Kết quả cập nhật nhân viên

Kết quả thống kê báo cáo

Thông tin yêu cầu thống kê báo cáo

5

3

1

Thông tin cập nhật nhân viên

Thông tin cập nhật danh mục

Thông tin đăng nhập

hệ thống

6

4Kết quả cập nhật danh mục

2Kết quả đăng nhập

0

Hệ thống quản

lý nhân viên

2.2 Thiết lập biểu đồ phân rã chức năng

Hình 2.2 Biểu đồ phân rã chức năng

Cập nhật thông tin nhân viên

Quá trình công tác Trình độ Chức vụ Nghỉ việc

Khen thưởng/

Kỷ luật

Nghỉ chế độ

Hướng dẫn sử dụng Liên hệ

QUẢN LÝ NHÂN SỰ

Quản lý danh mục

Hệ thống Quản lý

nhân sự

Trợ giúp Quản lý

DS NV nghỉ chế độ

DS NV chuyển công tác

DS NV được khen thưởng

DS NV hết hạn HĐ

DS NV thử việc

DS NV nghỉ việc

Chuyên môn Trình độ Ngoại ngữ Tin học Phòng ban Chức vụ Hợp đồng

Tôn giáo

Dân tộc

2.3 Sơ đồ mức 0 của hệ thống

Hình 2.3 Sơ đồ ngữ cảnh

2.4 Sơ đồ mức 1

2.4.1 Quản lý danh mục

Hình 2.4 Sơ đồ mô tả chức năng quản lý danh mục

2.4.2 Quản lý nhân viên

Hình 2.5 Sơ đồ mô tả chức năng quản lý nhân viên

sơ nhân viên

Nhân viênTCHCNhân viênTCHC

hồ sơ chế độ

Nhân viênTCHC

3 Kết quả tra cứu thông tin nhân viên

2 Thông tin nhân viên

1 Thông tin tra cứu nhân viên

Nhân viênTCHC

D2 Hồ sơ nhân viên

4.1 Tra cứu thông tin nhân viên

2.4.5 Thống kê báo cáo

Hình 2.8 Sơ đồ mô tả chức năng thống kê báo cáo 2.5 Mô hình dữ liệu quan niệm

2.5.1 Xác định các thực thể

2.5.1.1 Thực thể Nhanvien

Bảng 2.1 Xác định thực thể Nhân viên

Ban lãnh đạo

5.2 Thống kê nhân viên

D2 Hồ sơ nhân viên

MaChuyenMon Mã chuyên môn

TenChuyenMon Tên chuyên môn

Tên thuộc tính Diễn giải

2.5.1.14 Thực thể KhenThuongKyLuat

Bảng 2.14 Xác định thực thể Khen thưởng/Kỷ luật

2.5.1.15 Thực thể ChiTietKhenThuongKyLuat

Bảng 2.15 Xác định thực thể Chi tiết Khen thưởng/Kỷ luật

GhiChu Ghi chú

2.5.1.16 Thực thể ChiTietNgoaiNgu

Bảng 2.16 Xác định thực thể Chi tiết Ngoại ngữ

2.5.1.17 Thực thể ChiTietCM

Bảng 2.17 Xác định thực thể Chi tiết Chuyên môn

MaChuyenMon Mã chuyên môn

NgayBatDau Ngày bắt đầu nghỉ

2.5.2 Xác định liên kết giữa các thực thể

2.5.2.1 Mối quan hệ 1-1

1- Quan hệ giữa thực thể Nhân viên và thực thể Tài khoản: Một nhân viên phải có

một tài khoản và mỗi tài khoản phải thuộc về một nhân viên

2- Quan hệ giữa thực thể Nhân viên và thực thể Thôi việc: Một nhân viên có một

lần bị thôi việc và mỗi một quyết định thôi việc chỉ cho 1 nhân viên

2.5.2.2 Mối quan hệ 1-n:

1- Quan hệ giữa thực thể Nhân viên và thực thể Dân tộc: Mỗi nhân viên thuộc 1

dân tộc, mỗi dân tộc có thể có 0 hoặc nhiều nhân viên

2- Quan hệ giữa thực thể Nhân viên và thực thể Tôn giáo: Mỗi nhân viên thuộc 1

tôn giáo, mỗi tôn giáo có thể có nhiều nhân viên

Xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự

3- Quan hệ giữa thực thể Nhân viên và thực thể Tin học: Mỗi nhân viên có 1 trình

độ tin học, một trình độ thuộc nhiều nhân viên

4- Quan hệ giữa thực thể Nhân viên và thực thể Ngoại ngữ: Mỗi nhân viên có thể

biết nhiều ngoại ngữ, một loại ngoại ngữ có thể có nhiều nhân viên biết

Quan hệ giữa thực thể Nhân viên và thực thể Ngoại ngữ là quan hệ n-n nên ta tách

liên kết này thành 2 liên kết 1-n như sau:

5- Quan hệ giữa thực thể Nhân viên và thực thể Loại hợp đồng: Mỗi nhân viên khi

được nhận vào làm việc được ký hợp đồng ngắn hạn, và có thể được ký hơp đồng dài hạn tiếp theo Như vậy mỗi nhân viên có thể có nhiều hợp đồng, một loại hợp đồng thuộc về nhiều nhân viên

Quan hệ của 2 thực thể nhân viên và loại hợp đồng là liên kết n-n Ta tách thành 2 liên kết 1-n như sau:

6- Quan hệ giữa thực thể Nhân viên, thực thể Trình độ và thực thể Chuyên môn:

Mỗi nhân viên có nhiều trình độ, chuyên môn; mỗi trình độ, chuyên môn thuộc nhiều nhân viên

Liên kết giữa 2 thực thể Nhân viên với Trình độ và liên kết giữa thực thể Nhân viên

và Chuyên môn là liên kết n-n, tách thành các liên kết 1-n như sau:

Xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự

Chi tiết hợp đồng

Chi tiết CM

Trình độNhân viên

Chi tiết Ngoại ngữ

7- Quan hệ giữa thực thể Nhân viên và thực thể Chức vụ: Mỗi nhân viên đảm

nhiệm 1 chức vụ, mỗi chức vụ có nhiều nhân viên

8- Quan hệ giữa thực thể Nhân viên và thực thể Phòng ban: Mỗi nhân viên thuộc 1

phòng ban, mỗi phòng ban có nhiều nhân viên

9- Quan hệ giữa thực thể Nhân viên và thực thể Điều động: Một nhân viên có thể

được điều động nhiều lần, mỗi quyết định điều động chỉ cho 1 nhân viên

10- Quan hệ giữa thực thể Nhân viên và thực thể Công tác: Mỗi nhân viên có

nhiều lần đi công tác, trong một đợt công tác một nhân viên chỉ có 1 lần đi công tác

11- Quan hệ giữa thực thể Nhân viên và thực thể Khen thưởng kỷ luật: Mỗi nhân

viên có thể được nhận nhiều hình thức khen thưởng hoặc kỷ luật, mỗi loại khen thưởng kỷ luật có thể áp dụng cho nhiều nhân viên

Liên kết giữa 2 thực thể trên là liên kết n-n, tách thành 2 liên kết 1-n như sau:

Xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự

Điều độngNhân viên

Công tácNhân viên

Chi tiết Khen

Chức vụNhân viên

Phòng banNhân viên

12- Quan hệ giữa thực thể Nhân viên và thực thể Chế độ: Mỗi nhân viên được

hưởng nhiều loại chế độ, mỗi loại chế độ được áp dụng cho nhiều nhân viên

Liên kết giữa 2 thực thể trên là liên kết n-n, tách thành 2 liên kết 1-n như sau:

Chi tiết nghỉ chế

độ

Thôi việc

Mã NV Ngày đi

Tài khoản

Nhân viên

Mã NV

Họ lót Tên Giới tính Ngày sinh Nơi sinh

Hộ khẩu TT Chỗ ở hiện tại CMND

Phòng ban Mã nhân viên

Mã chế độ Ngày bắt đầu

2.6 Thiết kế cơ sở dữ liệu

2.6.1 Các quan hệ

ChucVu(MaCV, TenCV, PhuCap).

PhongBan(MaPB, TenPB, Chucnang, DienThoai).

NhanVien(MaNV, HoLot, Ten, GioiTinh, NgaySinh, NoiSinh, HoKhauTT,

ChoOHienTai, CMND, MaDT, MaTG, DienThoai, MaPB, MaCV, MaCCTH, NgayVaoLam, SoBHYT, SoTheATM, GhiChu)

DieuDong(SoQD, MaNV, NgayQD, MaCVCu, MaPBCu, MaCVMoi, MaPBMoi,

GhiChu)

ChiTietNgoaiNgu(MaNV, MaNN, TrinhDo, NoiCap).

ThoiViec(SoQDTV, MaNV, LyDoThoiViec, GhiChu).

ChiTietCM(MaNV, MaChuyenMon, MaTD, NoiCap, GhiChu).

CongTac(MaNV, NgayDi, NgayVe, NoiDen, GhiChu).

TaiKhoan(TaiKhoan, MatKhau, MaNV, Quyen).

ChiTietHopDong(SoHD, MaNV, MaLoaiHD, NgayKy, NgayKetThuc, LuongCB)

CTNghiCheDo(MaNV, MaCheDo, NgayBatDau, NgayKetThuc, GhiChu).

ChiTietKhenThuongKyLuat(SoQD, NgayQD, MaNV, MaLoai, HinhThuc,

GhiChu)

2.6.2 Mô hình dữ liệu quan hệ

Hình 2.10 Mô hình dữ liệu quan hệ 2.7 Các bảng dữ liệu vật lý

2.7.1 Bảng CHI TIẾT CHUYÊN MÔN

Tên bảng: ChiTietCM

Tác dụng: lưu trữ thông tin chi tiết chuyên môn của nhân viên

Hình 2.11 Dữ liệu vật lý bảng Chi tiết Chuyên môn

2.7.2 Bảng NHÂN VIÊN

Tên bảng: NhanVien

Tác dụng: lưu trữ các thông tin về nhân viên trong công ty

Hình 2.12 Dữ liệu vật lý bảng Nhân viên

2.7.3 Bảng CHI TIẾT HỢP ĐỒNG

Tên bảng: ChiTietHopDong

Tác dụng: lưu trữ thông tin chi tiết từng hợp đồng với nhân viên

Hình 2.13 Dữ liệu vật lý bảng Chi tiết Hợp đồng