Quản lý hàng hóa tại Công ty DIGWORLD

Báo cáo thực tập: Quản lý hàng hóa tại Công ty DIGWORLD

MỤC LỤC

I KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 4

I.1 Giới thiệu tổng quát 4

I.2 Lý do chọn đề tài 6

I.3 Hiện trạng quản lý kinh doanh ở công ty 6

I.4 Các quy trình quản lý 8

I.5 Một số mẫu đơn từ được sử dụng trong quá trình hoạt động kinh doanh 10

II PHÂN TÍCH VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN 13

II.1 Phân tích 13

II.2 Lập dự án 14

CHƯƠNG II LỰA CHỌN MÔI TRƯỜNG CÀI ĐẶT 16

I Giới thiệu về Visual Basic 6.0 16

I.1 Các công cụ điều khiển ( controls) 16

I.2 Chương trình ( Program) 16

I.3 Khả năng kết nối với cơ sở dữ liệu của Visual Basic 18

II GIỚI THIỆU VỀ CÁC HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU SQL SERVER 18

Cấu trúc cơ sở dữ liệu của SQL Server 2000 18

CHƯƠNG III PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 21

I HỆ THỐNG THÔNG TIN 21

II TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 21

II.1 Các đối tượng yêu cầu quản lý 21

II.2 Các chức năng của hệ thống 23

III SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG (BPC) CỦA HỆ THỐNG 24

III.1 Sơ đồ phân rã tổng thể 24

III.2 Sơ đồ chức năng chi tiết 24

IV BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU 28

IV 1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 29

IV 2 Bểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 30

IV.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 31

V MÔ HÌNH THỰC THỂ 34

V.1 Xác định các thực thể của hệ thống và các thuộc tính của chúng 34

V.2 Xây dựng mô hình thực thể liên kết 41

CHƯƠNG IV XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH 44

I Phần dữ liệu 44

II MÔ HÌNH TỔ CHỨC DỮ LIỆU 44

II.1 THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 44

KẾT LUẬN VÀ ĐÁNH GIÁ 68

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HÀNG HOÁ 68

I Những kết quả đạt được 68

II Những tồn tại của chương trình 68

III Hướng phát triển chương trình 68

TÀI LIỆU THAM KHẢO 70

Lời nói đầu

Ngày nay cùng với sự phát triển nhanh chóng của Công nghệ thông tin và việc ứng dụng nó vào thực tế của các ngành kinh tế và đời sống đã đem lại những lợi ích

vô cùng to lớn Có thể nói rằng kỹ nguyên của chúng ta là kỹ nguyên của công nghệ thông tin

Trong đó Bưu Điện, Ngân Hàng, Kinh Doanh là những ngành phát triển các ứng dụng công nghệ tin học hàng đầu Nhưng thực tế tại Công ty Cổ phần Thế Giới

Số (Digiworld Corporation) chưa hoàn toàn tin học hoá trong quản lý kinh doanh Quản lý xuất nhập hàng hoá là một trong các công tác hoạt động chính của công ty, hiện tại đang cần một hệ thống quản lý mới phù hợp hơn bởi vì hầu hết các chương trình quản lý được xây dựng trên môi trường ACCESS và tính toán trên Excell nên vẫn còn nhiều hạn chế và chưa đáp ứng được với nhu cầu thực tế

Qua thời gian thực tập, tiếp xúc thực tiễn với Công ty Digiworld em được các

cô chú và anh chị trong công ty gợi ý và giúp đỡ, em đã quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty Digiworld” làm đề tài thực tập tốt nghiệp của mình

Với đề tài này em chia thành 4 chương như sau:

Chương I : Khảo sát & phân tích hiện trạng

Chương II : Giới thiệu các công nghệ liên quan

Chương III : Phân tích và thiết kế hệ thống

Chương IV: Xây dựng chương trình

Do thời gian hạn chế và kiến thức còn hạn hẹp nên trong đề tài này không thể tránh khỏi những thiếu sót Kính mong thầy cô giáo và các bạn sinh viên đóng gớp ý kiến để cho đề tài này ngày càng hoàn thiện hơn, ứng dụng thực tiễn cao hơn

Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Đặng Minh Ất – Trưởng bộ môn CNTT trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân – Hà Nội đã tận tình hướng dẫn em trong quá trình thực hiện đề tài thực tập tốt nghiệp này

Hà Nội 5 - 2008 Sinh viên thực hiện

Lê Thị Thắm

CHƯƠNG I KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG

I KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG

I.1 Giới thiệu tổng quát

Công ty CP Thế Giới Số - Digiworld Corporation thành lập 1997, hiện là Nhà phân phối chính thức của các hãng Acer, HP, Fujitsu, Toshiba, DELL, Lexmark, InFocus với hệ thống kênh phân phối hơn 800 đại lý trên cả nước, Digiworld mang đến cho người tiêu dùng cơ hội tiếp cận sản phẩm công nghệ cao, dịch vụ chính hãng với chất lượng, giá cả cạnh tranh nhất Liên tục trong nhiều năm liền, Digiworld được trao tặng nhiều giải thưởng uy tín như: “Nhà phân phối có chương trình Marketing xuất sắc nhất khu vực năm 2005” của Tập đoàn Lexmark, “Nhà phân phối máy tính xách tay xuất sắc nhất năm 2006” của tập đoàn Acer, “Doanh nghiệp vừa và nhỏ có thương hiệu uy tín năm 2007” do UBND TP và hội Doanh nhân TpHCM trao tặng Xếp thứ 2 trong “VNR500 – top 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam”, ngành CNTT Digiworld corporation cũng là công ty thiết lập và điều hành hệ Hệ thống Cửa hàng chuyên doanh máy tính xách tay Thế Giới Số – Notebook Professional Shop đầu tiên tại Việt Nam

Có thể nói Digiworld Corporation là một trong những Công ty Tin Học hàng đầu tại Việt Nam, hiện có các hoạt động chính và dịch vụ như sau:

I.1.1 Thế Giới Số - Notebook Professional shop

Hệ thống cửa hàng chuyên doanh máy tính xách tay Thế Giới Số là nơi trưng bày giới thiệu sản phẩm của tất cả các nhà sản xuất nổi tiếng nhất trên Thế giới như: Acer, HP, Toshiba, DELL, NEC, Sony Vaio, Fujitsu, BenQ…

I.1.2 Digiworld – Công ty tích hợp hệ thống CNTT

Với Đội ngũ kỹ sư được huấn luyện và cấp chứng chỉ theo các tiêu chuẩn quốc tế: CCNA, MCSE,… Digiworld cung cấp các dịch vụ thiết kế hệ thống, tích hợp giải pháp thông tin trọn gói Dịch vụ bảo trì đảm bảo hoạt động thông suốt độ an toàn cao, tăng cường hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Điều đó đã minh chứng

hơn 80 Công ty, tập đoàn lớn trong và ngoài nước đã và đang được Digiworld phục

vụ như: Prudential, TCT Bia Việt Nam (Tiger Beer, Heineken Beer), Uni-President, Tập đoàn Bảo hiểm Bảo Minh CMG, BAT, Samsung Mobile, Netsoft , Đại Học Luật

TP HCM…

I.1.3 Digiworld – Nhà phân phối ủy quyền chính hãng

Hiện Digiworld là nhà phân phối ủy quyền chính hãng của các tập đoàn toàn

cầu: Acer, HP, Fujitsu, Toshiba, DELL, Lexmark, InFocus Thông qua hệ thống phân phối hơn 800 đại lý trên cả nước sẽ giúp người tiêu dùng dễ dàng tiếp cận những sản

phẩm và dịch vụ chất lượng cao một cách hiệu quả nhất Digiworld đồng thời là đại

lý chính thức cung cấp sản phẩm, dịch vụ ủy quyền chính hãng của IBM lenovo, Microsoft, Samsung, Sony Vaio, Ben Q, Elead …

I.1.4 Digiworld – Trung tâm bảo hành – DigiCare

Cung cấp dịch vụ bảo hành tiêu chuẩn dưới sự trợ giúp, đào tạo, giám sát của nhà sản xuất Tỷ lệ tăng trưởng cao hằng năm trên 40% trong suốt 10 năm qua khẳng định uy tín, sự phát triên bền vững, và nền tài chính lành mạnh của Digiworld

Về nhân sự: Hơn 300 nhân viên với các bằng cấp Tiến sỹ, thạc sỹ, kỹ sư, cử nhân và

các chứng chỉ đào tạo của các hãng như Microsoft, Cisco, Lexmark, IBM, HP, Acer hoạt động tại 3 văn phòng ở Tp HCM, Hà Nội và Đà Nẵng

I.2 Lý do chọn đề tài

Hiện nay, ngành quản lý kinh doanh nói chung và Công ty Digiworld Corp., nói riêng, vấn đề áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý đang được đặt lên hàng đầu nhằm hoàn chỉnh hoá hệ thống giao dịch và quản lý hàng của công ty, tăng khả năng hoạt động, giảm bớt số lượng nhân viên quản lý, đảm bảo độ chính xác và khả năng bảo mật, an toàn dữ liệu cao Vì những lý do đó cho nên việc thay thế và nâng cấp hệ thống quản lý kinh doanh mới đang là vấn đề cấp bách

Công ty Digiworld Corp., hiện nay đang sử dụng hệ thống quản lý kinh doanh

do tổng công ty đưa ra cho các chi nhánh Hệ thống này chạy trên nền hệ hệ quản trị CSDL Access và Foxpro

Hệ thống trên nhìn chung có nhiều ưu điểm về tính đồng nhất, chạy nhanh, kích thước dữ liệu nhỏ và không đòi hỏi cấu hình của máy tính cao, cái mà những năm trước đây còn là vấn đề khó khăn cho ngành kinh tế Nhưng hiện nay việc đầu tư

cơ sở vật chất cho hệ thống thông tin quản lý kinh doanh không còn là vấn đề khó khăn hàng đầu nữa, mà vấn đề đặt ra là tính chính xác, nhanh, lưu trữ lớn, an toàn và

độ bảo mật cũng như khả năng quản lý toàn diện để tăng tính cạnh tranh và giảm bớt nhân sự đang là vấn đề mới cho mọi ngành quản lý

Quản lý nhập xuất hàng là hoạt động chính của công ty Hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ được tích hợp chung trong hệ thống thông tin quản lý kinh doanh của công ty

Tuy có những tính năng và ưu điểm như đã trình bày ở trên nhưng nó cũng còn nhiều hạn chế như chạy chậm khi khối lượng dữ liệu lớn, khả năng quản lý khối lượng dữ liệu còn hạn chế, khả năng bảo mật chưa cao, giao diện chưa thân thiện với người sử dụng

I.3 Hiện trạng quản lý kinh doanh ở công ty

Qua quá trình khảo sát và tìm hiểu thực tế quy trình quản lý kinh doanh ở Công ty, em nắm được một số hiện trạng của Công ty như sau:

Công ty CP Thế Giới Số - Digiworld Corporation hiện là Nhà phân phối chính thức của các hãng Acer, HP, Fujitsu, Toshiba, DELL, Lexmark, InFocus với hệ thống kênh phân phối hơn 800 đại lý trên cả nước

I.3.1 Sơ đồ hoạt động kinh doanh của Digiworld

Chức năng của từng thành phần trong sơ đồ

- Tổng công ty: tổng công ty nhập khẩu trực tiếp các sản phẩm tin học và cung cấp hàng cho các chi nhánh của công ty

- Các chi nhánh của công ty chịu trách nhiệm phân phối các sản phẩm tới các cửa hàng (Shop) và các đại lý

I.3.2 Sơ đồ tổ chức của chi nhánh Công ty

- Ban Giám đốc chi nhánh : Điều hành hoạt động Công ty.

I.4 Các quy trình quản lý

I.4.1 Quy trình quản lý nhập hàng

- Bộ phận kinh doanh căn cứ vào nhu cầu mua hàng của khách hàng, số lượng hàng hoá tồn tối thiểu, số lượng hàng hoá tồn tối đa trong kho và danh sách các mặt hàng hiện có của tổng công ty để lập đơn đặt hàng Trong đơn đặt hàng có đầy đủ thông tin về chi nhánh công ty, danh sách và

số lượng các mặt hàng cần nhập về

- Bộ phận kinh doanh sẽ trình đơn đặt hàng lên ban giám đốc ký duyệt

- Nếu đơn đặt hàng đã được ban giám đốc ký duyệt thì bộ phận kinh doanh

sẽ gửi đơn đặt hàng tới tổng công ty

- Nếu được tổng công ty chấp thuận cung cấp hàng thì bộ phận kinh doanh

sẽ lập phiếu nhập hàng và nhận hàng đưa về kho

- Mỗi lần nhập hàng đều phải làm một phiếu nhập bao gồm: Thông tin đầy

đủ về nhà cung cấp, danh sách các mặt hàng, số lượng, ngày nhập, đơn giá, ngày hẹn trả tiền theo mẫu đã được in sẵn

- Bộ phận kinh doanh sẽ chuyển phiếu nhập hàng và phiếu thanh toán tới bộ phận kế toán để thanh toán tiền hàng cho tổng công ty

- Mỗi lần nhập hàng về, kinh doanh phải tiến hành cập nhật lại danh mục hàng hoá như: thêm mặt hàng (nếu đó là mặt hàng mới), cập nhật lại số lượng, tính lại đơn giá (bằng phương pháp tính đơn giá bình quân gia quyền)

haptk S

Sltondk

Tgnhaptk Tgtondk

dgbqck

ln

++

=

Trong đó:

Dgbqck: đơn giá bình quân cuối kỳ

Tgtondk: tổng giá tồn đầu kỳ

Tgnhaptk: tổng giá nhập trong kỳ

Sltondk: số lượng tồn đầu kỳ

Slnhaptk: số lượng nhập trong kỳ

I.4.2 Quy trình quản lý xuất hàng

- Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng thì làm một đơn đặt hàng theo mẫu

in sẵn bao gồm: Thông tin khách hàng, danh sách mặt hàng đặt mua, số lượng, đơn giá từng loại và ngày nhận hàng

- Khi mua hàng, khách hàng có thể trả tiền trước hay hẹn trả sau khi nhận hàng một số ngày quy định

- Đơn đặt hàng được đưa đến bộ phận kinh doanh để xem xét Nếu khách hàng còn nợ trễ hạn quá một số tiền quy định thì bộ phận kinh doanh từ chối bán hàng Nếu hàng tồn kho đủ thì cung cấp cho khách hàng theo đơn đặt hàng

- Hàng ngày bộ phận kinh doanh xem xét các đơn đặt hàng đồng thời so sánh tồn kho, để làm giấy báo cho khách hàng nhận hàng, giấy báo nợ cho khách hàng và đặt hàng cho nhà cung cấp khi lượng hàng tồn vượt dưới mức tồn tối thiểu

- Mỗi lần xuất hàng đều phải làm một phiếu xuất bao gồm : Thông tin khách hàng, danh sách mặt hàng, số lượng, ngày nhập xuất, đơn giá, ngày hẹn trả tiền

I.4.3 Thống kê

- Định kỳ hàng tháng phải báo cáo xuất, nhập tồn hàng hoá trong tháng theo mẫu đã định

- Tại bất kỳ thời điểm nào, nếu được yêu cầu của người có thẩm quyền thì phải báo cáo tình hình hàng hoá của từng loại, từng kho, tình hình công nợ.

I.5 Một số mẫu đơn từ được sử dụng trong quá trình hoạt động kinh doanh I.5.1 Mẫu phiếu đặt hàng

Mẫu phiếu đặt hàng này dùng chung cho cả công ty đặt mua hàng và khách đặt hàng

Địa chỉ: ……… Đường: ……… Phường: …………Quận: ………

MS thuế: ………… Giao hàng: ………giờ, ngày …… tháng………năm………

Người nhận đặt hàng: ………Đặt hàng TEL:…….

STTMẶT HÀNGSỐ LƯỢNGĐƠN GIÁTHÀNH TIỀN N 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7 8 8 9 9 10 1 TỔNG CỘNG N LƯU Ý:

* Phương thức thanh toán: Tiền mặt: Trả chậm: ………ngày.

Trả tiền phiếu trước mới nhận giao hàng phiếu sau.

Phải kiểm tra số lượng, chất lượng hàng khi nhận Chỉ nhận đổi lại hàng móp, rách bao bì, xì nước … Trong vòng 03 ngày.

* Công nợ cũ của khách hàng số HDD: ……… ngày mua hàng ………Trị giá………

- Họ và tên người giao hàng: ………

- Theo ……… số……… ngày ……… tháng…………năm……….

Của ……….

Nhập tại kho : ………

STT TÊN, NHÃN HIỆU, QUY CÁCH, PHẨM CHẤT VẬT TƯ

(SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ) Mã sốĐơn vị tínhSỐ LƯỢNGĐơn giáThành tiền n Theo chứng từThực nhập p ABCD1234 A A A A A A A A A CỘNGxxxxx ngày …… tháng …… năm ….

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ NGƯỜI NHẬN NGƯỜI GIAO NGƯỜI LẬP PHIẾU

I.5.4 Mẫu phiếu đề nghị thanh toán

Đơn vị : ………

Địa chỉ : … ………

PHIẾU XUẤT KHO Ngày … tháng … Năm …….

Số : …………

Nợ:………

Có: … ………

Họ và tên người nhận hàng: ………

Địa chỉ (bộ phận): ………

Lý do xuất kho: ………

Xuất tại kho: ………

STT TÊN, NHÃN HIỆU, QUY CÁCH, PHẨM CHẤT VẬT TƯ (Sản phẩm hàng hoá) Mã sốĐơn vị tínhSỐ LƯỢNGĐơn giáThành tiền n Yêu cầuThực xuất t ABCD1234 A A A A A A A A A CỘNG: Tổng số tiền (Viết bằng chữ): ………

Xuất, ngày …… tháng …… năm ……

Phụ trách bộ phận Phụ trách kế toán Người nhận Thủ kho

Mẫu phiếu này dùng chung cho cả công ty và khách mua hang.

II PHÂN TÍCH VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN

II.1 Phân tích

Qua thực tế khảo sát, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ thống quản lý

xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp và khách mua hàng), Hàng hoá, Kho.

II.1.1 Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của Công ty (bao gồm cả nhà cung

cấp và khách mua hàng) đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau:

(Họ khách hàng, Tên khách hàng, Tên giao dịch, Địa chỉ, Số điện thoại, Số fax, Số tài khoản ngân hàng)

Trong đó địa chỉ khách hàng bao gồm: (Số nhà, Đường, Huyện, Tỉnh, Thành phố, Quốc gia)

OFFICIAL RECEIPT PHIẾU THU

Date: ……/ …… / ………

CREDIT TÀI KHOẢN GHI CÓ ………

II.1.2 Quản lý hàng hoá: Mỗi mặt hàng được quản lý các thông tin sau:

(Tên mặt hàng, Nhóm hàng, Nơi sản xuất (hãng sản xuất, nước sản xuất), Đơn

vị tính, Số lượng tồn tối thiểu, Số lượng tồn tối đa)

II.1.3 Quản lý kho: Hàng hoá được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các

thông tin sau:

(Tên kho, Địa chỉ kho, Điện thoại kho, Số fax, Thủ kho)

- Phải đảm bảo độ chính xác, an toàn và tin cậy cao

II.3 Dữ liệu vào, dữ liệu ra và các chức năng xử lý của hệ thống

- Thông tin về kho hàng: tên kho, địa chỉ, điện thoại, fax, thủ kho

Dữ liệu ra :

- Đưa ra danh sách chi tiết về khách hàng

- Danh sách chi tiết về các mặt hàng

- Danh sách chi tiết về các kho hàng

- In ra danh sách các đơn đặt hàng

- In ra danh sách các phiếu xuất/ nhập hàng

- In ra các phiếu thanh toán

- Thống kê tổng số lượng hàng nhập, tổng số lượng hàng xuất trong kỳ và số lượng hàng tồn ton cuối kỳ.

- Cho phép xuất dữ liệu ra máy in hoặc màn hình từng hạn mục yêu cầu In

ấn các hoá đơn chứng từ

Chức năng trung tâm :

- Xử lý, lưu trữ đơn đặt hàng, phiếu xuất nhập hàng, phiếu thanh toán và tính toán giá trị hàng hoá

- Lưu trữ và bảo mật dữ liệu quản lý hoá đơn chứng từ liên quan đến việc xuất/ nhập hàng, hàng hoá, kho hàng và khách hàng

Chức năng của nhà quản lý như:

+ Lập đơn đặt hàng,+ Lập phiếu xuất/ nhập hàng,+ Lập phiếu thanh toán,+ Lập báo cáo về tình hình hoạt động kinh doanh

CHƯƠNG II LỰA CHỌN MÔI TRƯỜNG CÀI ĐẶT

Với mục tiêu xây dựng một phần mềm đáp ứng được các chức năng trong việc quản lý giao dịch xuất nhập, đồng thời dễ sử dụng và thân thuộc với người sử dụng,

em lựa chọn giải pháp lập trình ứng dụng trên nền Windows được cài đặt bằng ngôn ngữ lập trình Microsoft VisualBasic 6.0 với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server

I Giới thiệu về Visual Basic 6.0.

Microsoft Visual Basic 6.0 tuy không còn là hiện thân mới nhất và độc đáo của ngôn ngữ BAISIC như cách đây vài năm nhưng nó vẫn còn tính năng ưu việt cho bạn hệ thống phát triển ứng dụng của Windows toàn diện và trọn gói Microsoft Visual Basic 6.0 có nhiều công cụ hổ trợ mà bạn có thể viết thêm và biên dịch các file trợ giúp Nó bao gồm:

I.1 Các công cụ điều khiển ( controls).

Bao gồm các công cụ trên cửa sổ toolbox , những cái mà bạn có thể đặt vào biểu mẫu để tương tác với người dùng và điều khiển luồng chương trình

I.2 Chương trình ( Program).

Là tập hợp các câu lệnh để cho máy tính thực hiện các công việc nào đó theo ý muốn người lập trình Bản thân Microsoft Visual Basic là trình ứng dụng Bạn tải và thực hiện hệ thống giống như thực hiện các chương trình ứng dụng khác Nó còn là công cụ rất tuyệt vời, các lập trình viên viết, kiểm tra và chạy các trình ứng dụng của Windows Nó cung cấp các Form windows là vùng làm việc, nó duy trì các đối tượng tương tác của chương trình như các nút lệnh, các nhãn, các hộp thoại văn bản, các thanh cuộn và các công cụ điều khiển khác

1. Đề án (Project): là tập hợp các file bạn tạo cho chương trình ứng dụng

Windows của mình

2. Wizard : Đây là các hộp thoại hỏi và trả lời tự động làm việc

3. Trình biên dịch (Compiler): là hệ thống chuyển đổi chương trình bạn

viết thành trình ứng dụng khả thi của máy tính

4. Developer Studio: là môi trường phát triển của Visual Basic Mặc dù

Microsoft Visual Basic là ngôn ngữ lập trình toàn diện, nhưng nó vẫn duy trì ngôn ngữ BASIC thừa kế nó Các lập trình viên vào cuối thập niên 1950

đã phát triển ngôn ngữ lập trình BASIC cho các lập trình viên sơ cấp BASIC dễ sử dụng hơn các ngôn ngữ lập trình khác nhiều lần, như COBOL và FORTRAN Microsoft không bao giờ quên nền tảng của VB khi phát triển nó Nó giúp cho người lập trình có được nhiều chương trình Windows chỉ trong thời gian ngắn

Microsoft Visual Basic 6.0 có nhiều ấn bản khác nhau bao gồm : Standard, Profectional và Enterprise Ấn bản Enterprise cung cấp cho các lập trình viên phần mềm client /server với các công cụ mở rộng cho các máy tính ở xa và phân phối các trình ứng dụng Microsoft tăng cường tính năng làm việc trên mạng, môi trường phân phối cho những người dùng phiên bản Enterprise

Một số tính năng mới trong Visual Basic 6.0 :

Microsoft Visual Basic 6.0 có nhiều tính năng mới, các điều khiển mới cho phép ta viết chương trình ứng dụng kết hợp giao diện, các xử lý và tính năng của office 97 và trình duyệt WEB Internet Explorer Microsoft Visual Basic 6.0 cho phép

ta lập trình để thêm điều khiển vào dự án tự động và có thể tạo ra các ActiveX hiệu chỉnh Ta cũng có thể viếc các ứng dụng phía máy chủ ( server-side) dùng HTML động nhúng kết với các thư viện liên kết động của Internet Information Server Một vài ứng dụng với các cãi tiến giúp cho truy cập dữ liệu ở tầm cở vĩ mô liên quan đến hàng trăm, hàng nghìn người sử dụng qua mạng hay qua Internet

I.3 Khả năng kết nối với cơ sở dữ liệu của Visual Basic

Minh hoạ khả năng kết nối dữ liệu của VB với CSDL

Sử dụng Visual Basic 6.0 bạn có thể tạo các thành phần gói gọn từng bước trong một hệ thống truy cập dữ liệu Khởi đầu với data source, Microsoft Visual Data Tools (Việc truy cập dữ liệu thông qua cửa sổ Dataview) cung cấp cho bạn các khả năng để xem và thao tác trên các đố tượng Table, views, Stored procedures, và các sơ

đồ cơ sở dữ liệu trên các hệ thống SQL Server và Oracle

II GIỚI THIỆU VỀ CÁC HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU SQL SERVER Cấu trúc cơ sở dữ liệu của SQL Server 2000

SQL Server tổ chức dữ liệu lưu trong Cơ sở dữ liệu (CSDL) thành những thành phần logic User làm việc trên những thành phần logic này như bảng (table), view, procedure… Thành phần vật lý của những file thì trong suốt (transparent), chỉ

có người quản lý Cơ sở dữ liệu mới được làm việc trên đó

Data

ActiveX EXE DLL Midder Tier

Data Source

Form Client

Control

DCOM, Remotables,ADO Recordsets, Remoting

UDTs

Microsoft Transaction Server

Microsoft Visual

Database Tool

(Dataview)

SQL Server có 4 cơ sở dữ liệu hệ thống ( master, msdb, model, temdb database ) và các cơ sở dữ liệu của user Hình minh họa

- Master database: Ghi lại cấu hình hệ thống của SQL Server Nó ghi lại tất

cả tài khoản đăng ký của user và cấu hình hệ thống, những file primary chứa thông tin khởi động của Cơ sở dữ liệu của user, chứa thông tin khởi động của SQL Server Những thao tác sau gây ra những thay đổi trong master database: Tạo, thay đổi, xóa cơ sở dữ liệu, thay đổi transaction log Thêm hay xóa của những sever sử dụng thủ tục hệ thống như sp-addserver (thêm server) and sp-dropserver (bỏ server)

- Temdb database : chứa những bảng tạm và những stored procedure tạm

Những bảng tạm và những stored procedure của user khi nối kết vào hệ

thống được lưu trong temdb database Khi SQL khởi động thì tất cả các bảng tạm và các stored procedure trong temdb database đều mất.

- Stored procedure : là 1 tập hợp biên dịch trước của những câu lệnh của

Transact-SQL được lưu và xử lý như 1 đơn vị (unit) Stored procedure sẵn sàng cho việc quản lý SQL Server và hiển thị thông tin của cơ sở dữ liệu, của những người sử dụng SQL Server cung cấp những stored procedure gọi là stored procedure hệ thống

- Model database : được dùng như 1 khuôn mẫu của CSDL trong hệ thống

Khi tạo ra 1 CSDL thì phần đầu của CSDL là bản sao của model database, phần còn lại là những trang trống

- Msdb database : SQL Server Agent dùng msdb database để lập kế hoạch

alert, job Alert là 1 định nghĩa của người sử dụng đáp ứng 1 sự kiện của SQL Server Alert có thể thực thi cả nhiệm vụ định nghĩa hoặc gởi e-mail đến 1 người chỉ định Job là sự thực hiện 1 hành động quản lý chứa 1 hoặc nhiều bước, thay thế cho thuật ngữ task của phiên bản SQL Server cũ

CHƯƠNG III PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

- Hệ thống nghiệp vụ: bao gồm người, phương tiện, phương pháp trực tiếp tham gia vào quá trình biến đổi luồng vào thành luồng ra

- Hệ thống quyết định: bao gồm người, phương tiện, phương pháp tham gia vào việc đề xuất các quyết định

- Hệ thống thông tin: bao gồm người, phương tiện, phương pháp tham gia vào việc xử lý các thông tin

 Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống thông tin:

- Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa bên trong và bên ngoài hệ thống và những hệ thống con

- Nhiệm vụ của hệ thống thông tin: nhằm thu thập, lưu trữ, kiểm tra, kết xuất, truyền đạt thông tin

II TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Hệ thống thông tin giao dịch xuất nhập hàng là một hệ thống thông tin hoạt động với sự trợ giúp của tin học nhằm quản lý và thực hiện các giao dịch xuất nhập Đầu vào của hệ thống là thông tin chi tiết về tên, giá cả, số lượng các danh mục hàng hoá xuất – nhập, tồn kho, các tổng kết về quá trình giao dịch xuất nhập

II.1 Các đối tượng yêu cầu quản lý

Qua quá trình khảo sát thực tế, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ

thống quản lý xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp và khách mua hàng), Hàng hoá, Kho, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập/ xuất hàng, phiếu thanh toán.

II.1.1 Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của Công ty (bao gồm cả nhà cung

cấp và khách mua hàng) đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau:

- Số tài khoản ngân hàng

Trong đó địa chỉ khách hàng bao gồm:

- Số lượng tồn tối thiểu

- Số lượng tồn tối đa

II.1.3 Quản lý kho: Hàng hoá được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các

thông tin sau:

- Mã kho

- Tên kho

II.1.6 Quản lý phiếu thanh toán:

- Mã phiếu thanh toán

- Ngày thanh toán

- Số tiền

II.1.7 Quản lý ngân hàng:

- Mã ngân hàng

- Tên ngân hàng

II.2 Các chức năng của hệ thống

 Quản lý nhập hàng: quản lý các thông tin về nhập hàng hoá

- Thông tin vào: các thông tin cơ bản về mặt hàng cần nhập (mã hàng, tên hàng, số lượng, giá nhập, nhà cung cấp)

- Thông tin ra: danh mục hàng cần nhập

 quản lý xuất hàng: quản lý các thông tin liên quan trong công tác xuất hàng của Công ty.

- Thông tin vào: các thông tin cơ bản khách hàng yêu cầu, thông tin về hàng hoá, thông tin về kho hàng

- Thông tin ra: danh mục hàng xuất kho, phiếu xuất hàng

 Thống kê: thống kê và báo cáo về hoạt động giao dịch kinh doanh

- Thông tin vào: các yêu cầu thống kê

- Thông tin ra: báo cáo thống kê

 Tìm kiếm: tìm kiếm các thông tin liên quan đến hoạt động nhập, xuất hàng hoá

- Thông tin vào: các yêu cầu tìm kiếm

- Thông tin ra: các kết quả tìm kiếm

Qua trên ta thấy được các chức năng chủ yếu của một hệ thống thông tin giao dịch xuất nhập hàng hoá Các chức năng này được chia nhỏ ra và được trình bày trong sơ đồ phân rã chức năng dưới đây, để cho ta hình dung hệ thống một cách chi tiết hơn

III SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG (BPC) CỦA HỆ THỐNG

III.1 Sơ đồ phân rã tổng thể

III.2 Sơ đồ chức năng chi tiết.

HOẠT ĐỘNG GIAO DỊCH XUẤT NHẬP HÀNG

QUẢN

LÝ XUẤT HÀNG

THỐNG KÊ

VÀ BÁO CÁO

TÌM KIẾM

QUẢN

LÝ NHẬP HÀNG

III.2.1 Chức năng quản lý nhập hàng.

Giải thích các chức năng:

- Chọn nhà cung cấp mới: Khi công ty muốn nhập hàng thì trước hết phải

chọn nhà cung cấp thích hợp để làm đối tác, tiêu chí chọn nhà cung cấp được dựa trên các thông tin về nhà cung cấp và các mặt hàng mà nhà cung cấp đó có khả năng cung ứng

- Ghi nhận nhà cung cấp mới: Khi nhà cung cấp nào đó được chọn làm

đối tác thì sẽ lưu lại các thông tin về nhà cung cấp (Họ tên nhà cung cấp, địa chỉ, điện thoại, …)

- Lập đơn đặt hàng: Khi đã chọn nhà cung cấp nào đó làm đối tác rồi thì

bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập đơn đặt hàng để gửi tới nhà cung cấp đặt mua hàng

- Lập phiếu nhập hàng: Khi đã được nhà cung cấp thoả thuận cung ứng

hàng hoá thì bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu nhập hàng và nhận hàng về công ty

- Cập nhật danh mục hàng: Mỗi khi nhập hàng về thì tiến hành cập nhật

lại danh mục hàng như là Tên mặt hàng (nếu là mặt hàng mới), số lượng,

…

QUẢN LÝ NHẬP HÀNG

GHI NHẬN NHÀ CUNG CẤP MỚI

LẬP ĐƠN ĐẶT HÀNG

LẬP PHIẾU NHẬP HÀNG

THANH TOÁN

CẬP NHẬT DANH MỤC HÀNG

- Khớp với đơn hàng về: Tiến hành so sánh các hoá đơn chứng từ với

lượng hàng nhận về xem đã đủ số lượng, đúng mặt hàng như yêu cầu hay chưa

- Thanh toán: Sau khi khớp với đơn hàng về xong mà không sai sót gì thì

bắt đầu lập phiếu thanh toán, tiến hành việc thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp

III.2.2 Chức năng quản lý xuất hàng.

Giải thích các chức năng:

- Ghi nhận khách hàng mới: Khi có khách hàng mới đặt mua hàng thì sẽ

lưu lại một số thông tin về khách hàng mới đó (như là Họ tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, …)

- Giải quyết đơn đặt hàng: Sau khi nhận đơn đặt hàng của khách hàng thì

bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành giải quyết đơn đặt hàng, nếu đủ điều kiện thì chấp nhận bán hàng, ngược lại thì hẹn lại với khách hàng hoặc từ chối bán hàng

- Lập phiếu xuất hàng: Dựa vào các đơn đặt hàng đã được giải quyết, bộ

phận kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu xuất hàng

- Giải quyết xuất hàng: Lập các hoá đơn chứng từ xuất hàng, tiến hành

xuất hàng cho khách mua hàng

LẬP PHIẾU XUẤT HÀNG

CẬP NHẬT DANH MỤC HÀNG

THANH TOÁN

GIẢI QUYẾT XUẤT HÀNG

- Cập nhật danh mục hàng: Mỗi lần xuất hàng thì phải tiến hành cập nhật

lại danh mục hàng

- Thanh toán: Sau khi giải quyết xuất hàng thì bắt đầu lập phiếu thanh toán,

tiến hành thu tiền bán hàng

III.2.3 Chức năng thống kê và báo cáo.

Giải thích các chức năng:

- Thống kê hàng nhập: Thống kê lượng hàng hoá nhập về theo tháng hoặc

theo yêu cầu của ban quản lý

- Thống kê hàng xuất: Thống kê lượng hàng hoá xuất bán theo tháng hoặc

theo yêu cầu của ban quản lý

- Thống kê hàng tồn: Thống kê lượng hàng hoá còn tồn trong kho theo

tháng hoặc theo yêu cầu của ban quản lý

III.2.4 Chức năng tìm kiếm.

TÌM KIẾM

TÌM KIẾM PHIẾU NHẬP HÀNG

TÌM KIẾM PHIẾU THU

TÌM KIẾM PHIẾU CHI

TÌM KIẾM PHIẾU XUẤT HÀNG

THỐNG KÊ VÀ BÁO CÁO

THỐNG

KÊ HÀNG NHẬP

THỐNG

KÊ HÀNG XUẤT

THỐNG

KÊ HÀNG TỒN

THỐNG

KÊ NHẬP XUẤT CHI TIẾT

Giải thích các chức năng:

- Tìm kiếm phiếu nhập hàng: Tiến hành tìm kiếm phiếu nhập hàng khi

nhà cung cấp yêu cầu

- Tìm kiếm phiếu xuất hàng: Tiến hành tìm kiếm phiếu xuất hàng khi

Dùng biểu đồ phân cấp chức năng ta có các mức như sau:

-Mức khung cảnh: có một chức năng với các luồng vào ra

-Mức đỉnh: chức năng của hệ thống được phân ra thành nhiều chức năng con.-Mức dưới đỉnh: giải thích mỗi chức năng tương tứng của mức đỉnh

IV 1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

NHÀ CUNG CẤP

KHÁCH HÀNG

Hoạt động giao dịch xuất nhập hàng

Thông tin về hàng Đơn đặt hàng

Hoá đơn

Từ chối

Phiếu trả tiền Hàng hoá Thông báo hoá đơn sai Y/C tìm kiếm ĐĐH/ PTT

Thống kê Báo cáo

Thông tin về hàng Đơn đặt hàng

Từ chối

Hoá đơn

Phiếu trả tiền Y/C tìm kiếm ĐĐH/ PTT

Hàng hoá

Yêu cầu thống kê

BAN QUẢN

LÝ

IV 2 Bểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

NHÀ CUNG

Quản lý xuất hàng

Thông tin về hàng Đơn đặt hàng

Hoá đơn

Từ chối

Phiếu trả tiền Thông báo HĐ sai Thông boá HĐ sai

BAN QUẢN LÝ

Thống kê

Tìm kiếm

Danh mục hàng

Phiếu N/X

Phiếu TT

Y/C tìm kiếm

IV.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

IV.3.1 Chức năng quản lý nhập hàng

Lập phiếu thanh toán

Khớp đơn với hàng về

Thanh toán

Ghi nhận NCC mới

Chọn

NCC

Lập đơn đặt hàng

Nhà cung cấp

Đơn đặt hàng Nhà cung cấp

Phiếu nhập hàng Danh mục hàng

Thông báo hoá đơn sai

Cập nhật

DM hàng

Lập phiếu nhập hàng

IV.3.2 Chức năng quản lý xuất hàng

Thanh toán

Khách hàng

Khách hàng

Phiếu xuất hàng Danh mục hàng

Thông tin về hàng hoá

Từ chối

Thông tin về KH mới

Đơn đặt hàng

Hoá đơn

Lập phiếu xuất hàng

Hoá đơn

Phiếu trả tiền Đơn đặt hàng

Phiếu thanh toán

Thông báo về hoá đơn sai

Giải quyết xuất hàng

Đơn ĐH được giải quyết

Phiếu xuất hàng

Phiếu phát hàng

Lập báo

IV.3.3 Chức năng thống kê

IV.3.4 Chức năng tìm kiếm

Thống kê hàng xuất

Phiếu N/X

Yêu cầu thống kê

Yêu cầu

Yêu cầu

Yêu cầu thống kê

MaKH = K0001 có HoKH & TenKH = Lê Văn Nam.

MaKH = K0002 có HoKH & TenKH = Hồ Thị Phượng.

MaKH = C0001 có HoKH & TenKH = Trần Thị Mỹ Hoa.

Ý nghĩa: Mỗi khách hàng có một mã riêng để phân biệt giữa các khách hàng với nhau

MaDVT : Mã đơn vị tính của đơn vị tính

MaHSX : Mã hãng sản xuất của hãng sản xuất.

MaNhom : Mã nhóm của nhóm hàng

Ví dụ:

MaHang = A001 có TenHang = Acer3250.

MaHang = H001 có TenHang = HPV3200.

MaHang = T001 có TenHang = ToShiBa3700.

Ý nghĩa: Mỗi mặt hàng có một mã riêng để phân biệt giữa các mặt hàng với nhau

MaKho = NTMK1 có TenKho = Kho LapTop.

MaKho = NTMK2 có TenKho = Kho Printer.

Ý nghĩa: Mỗi kho có một mã riêng để phân biệt giữa các kho với nhau