Bài tiểu luận: Tìm hiểu về công cụ Benchmarking

Trong nền kinh tế thế giới ngày nay, sự đổi mới và phát triển một cách hiệu quả là chìa khóa để thành công trên thị trường. Khi phải đối mặt với những áp lực cạnh tranh ngày càng tăng do quá trình toàn cầu hóa và những yêu cầu chất lượng sản phẩm dịch vụ từ phía khách hàng, các doanh nghiệp phải nâng cao năng suất và năng lực cạnh tranh để tồn tại và phát triển.Benchmarking là một phương pháp hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp làm được đi điều đó.

Bài tiểu luận Chủ đề: Tìm hiểu về công cụ Benchmarking

M c ụ l c ụ Mục lục _2

Mở đầu 3 Nội Dung 4

1.1 Quản lý chất lượng 4

1.1.1 Tổng quan hệ thống quản lý chất lượng 4

1.1.1.1 Quản lý chất lượng là gì? 4

1.1.1.2 Giới thiệu hệ thống quản lý chất lượng 4

1.1.1.3 Một số phương pháp quản lý chất lượng 4

1.1.1.4 Phạm vi áp dụng 5

1.1.1.5 Kiểm soát chất lượng 5

1.1.1.6 Kiểm soát Chất lượng toàn diện 5

1.1.2 Benchmarking 5

1.1.2.1 Giới thiệu về benchmarking 5

1.1.2.2 Lịch sử hình thành và phát triển 6

1.1.2.3 Tại sao benchmark quan trọng? 6

1.1.2.4 Những lợi ích của Benchmarking 7

1.1.2.5 Những ai liên quan đến Benchmarking? 7

1.1.2.6 Các cấp độ áp dụng benchmarking 8

1.1.2.7 Quy trình thực hiện benchmarking trong doanh nghiệp 8 Kết luận _9 Tài liệu tham khảo _10

M đ u ở ầ

Trong nền kinh tế thế giới ngày nay, sự đổi mới và phát triển một cách hiệu quả là  chìa khóa để thành công trên thị trường. Khi phải đối mặt với những áp lực cạnh  tranh ngày càng tăng do quá trình toàn cầu hóa và những yêu cầu chất lượng sản  phẩm dịch vụ từ phía khách hàng, các doanh nghiệp phải nâng cao năng suất và  năng lực cạnh tranh để tồn tại và phát triển.Benchmarking là một phương pháp hiệ

u quả có thể giúp doanh nghiệp làm được đi điều đó

N i ộ Dung 1.1 Quản lý chất lượng

1.1.1 Tổng quan hệ thống quản lý chất lượng

1.1.1.1 Quản lý chất lượng là gì?

Quản lý

chất lượng là các hoạt động có phối hợp để định hướng và kiểm soát một tổ chức

về chất lượng Việc định hướng và kiểm soát về chất lượng thường bao gồm lập chính sách, mục tiêu, hoạch định, kiểm soát, đảm bảo và cải tiến chất lượng quản lý chất lượng đã được áp dụng trong mọi ngành công nghiệp, không chỉ trong sản xuất mà trong mọi lĩnh vực, trong mọi loại hình công ty, qui mô lớn đến qui mô nhỏ, cho dù có tham gia vào thị trường quốc tế hay không Quản lý chất lượng đảm bảo cho công ty làm đúng những việc phải làm và những việc quan trọng Nếu các công ty muốn cạnh tranh trên thị trường quốc tế, phải tìm hiểu và áp dụng các khái niệm về quản lý chất lượng có hiệu quả

1.1.1.2 Giới thiệu hệ thống quản lý chất lượng

Một hệ thống quản lý chất lượng bao gồm các hoạt động theo đó tổ chức nhận biết các mục tiêu của mình và xác định các quá trình và nguồn lực cần thiết để đạt được kết quả mong muốn

Hệ thống quản lý chất lượng quản lý các quá trình tương tác và các nguồn lực cần thiết để mang lại giá trị và thu được các kết quả cho các bên quan tâm liên quan

Hệ thống quản lý chất lượng giúp lãnh đạo cao nhất tối ưu việc sử dụng nguồn lực có tính đến các hệ quả dài hạn và ngắn hạn của các quyết định của mình

Hệ thống quản lý chất lượng đưa ra phương thức nhận biết các hành động nhằm giải quyết các hệ quả dự kiến, ngoài dự kiến khi cung cấp sản phẩm và dịch vụ

1.1.1.3 Một số phương pháp quản lý chất lượng

Một phương pháp phổ biến nhất để đảm bảo chất lượng sản phẩm phù hợp với qui định là bằng cách kiểm tra các sản phẩm và chi tiết bộ phận nhằm sàng lọc

và loại ra bất cứ một bộ phận nào không đảm bảo tiêu chuẩn hay qui cách kỹ thuật

1.1.1.4Ph m vi áp d ng ạ ụ

Hệ thống quản lý chất lượng quốc tế được nhiều nước áp dụng:

 Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000

 Hệ thống quản lý chất lượng theo GMP

 Hệ thống quản lý chất lượng HACCP

 Hệ thống quản lý môi trường ISO 14000

 Hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM

Còn có hệ thống quản lý chất lượng Benchmarking – một hệ thống quản

lý chất lượng trong tương lai với nhiều ưu điểm nổi bật và cải tiến hơn so với nhiều hệ thống quản lý chất lượng khác

1.1.1.5 Kiểm soát chất lượng

Khái niệm Kiểm soát chất lượng (Quality Control - QC) ra đời

Để kiểm soát chất lượng, công ty phải kiểm soát được mọi yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình tạo ra chất lượng Việc kiểm soát này nhằm ngăn ngừa sản xuất ra sản phẩm khuyết tật

1.1.1.6  Kiểm soát Chất lượng toàn diện

Các kỹ thuật kiểm soát chất lượng chỉ được áp dụng hạn chế trong khu vực sản xuất và kiểm tra Để đạt được mục tiêu chính của quản lý chất lượng là thỏa mãn người tiêu dùng, thì đó chưa phải là điều kiện đủ, nó đòi hỏi không chỉ áp dụng các phương pháp này vào các quá trình xảy ra trước quá trình sản xuất và kiểm tra, như khảo sát thị trường, nghiên cứu, lập kế hoạch, phát triển, thiết kế và mua hàng, mà còn phải áp dụng cho các quá trình xảy ra sau đó, như đóng gói, lưu kho, vận chuyển, phân phối, bán hàng và dịch vụ sau khi bán hàng

1.1.2 Benchmarking

1.1.2.1 Gi i thi u v benchmarking ớ ệ ề

Benchmark hay Benchmarking trong kinh tế là một kỹ thuật quản trị nhằm cải thiện hoạt động của kinh doanh Kỹ thuật này sẽ được dùng để so sánh tình hình hoạt động giữa các tổ chức khác nhau nhưng có hoạt động lĩnh vực tương tự

nhau, hoặc giữa những bộ phận khác nhau trong cùng một tổ chức, doanh

nghiệp

Benchmarking là phương pháp mang tính liên tục trong việc đánh giá, cải tiến sản phẩm, dịch vụ và các thói quen nhằm đặt được vị trí dẫn đầu trong ngành, lĩnh vực nào đó Phương pháp này cũng được định nghĩa như là một phương pháp tốt nhất trong thực tiễn giúp cho doanh nghiệp hoạt động một cách tốt nhất. 

Benchmarking có thể so sánh được các phương thức kinh doanh tương tự nhau

mà không cần phải xem xét liệu việc sản phẩm đầu ra khác nhau hoặc đầu ra khó tính toán hay không. 

1.1.2.2L ch s hình thành và phát tri n ị ử ể

Theo G.H.Watson thì Benchmarking được hình thành và phát triển theo

05 giai đoạn Cụ thể như sau:

 Giai đoạn 1950-1975: Kỹ thuật đảo ngược - Reverse Engineering

 Giai đoạn 1976-1986: Benchmarking cạnh tranh - Competitive Benchmarking

 Giai đoạn 1982-1988: Benchmarking quá trình - Process Benchmarking

 Giai đoạn từ 1988: Benchmarking chiến lược - Strategic Benchmarking

 Giai đoạn từ 1993: Xuất hiện Benchmarking chuẩn thế giới Từ giai đoạn này, Benchmarking thực sự bắt đầu với hình thức hiện đại là Benchmarking cạnh tranh, được giới thiệu bởi Rank Xerox (1976)

Ngày nay, tại nhiều tổ chức đã có những phòng Benchmarking do các nhà quản lý chuyên về Benchmarking điều hành, hướng dẫn.

1.1.2.3 Tại sao benchmark quan trọng?

Thực tế chính phủ muốn phát triển các dịch vụ công cộng hiện đại, chất lượng cao, hiệu quả và tập trung vào các khách hàng Các doanh nghiệp giống như tổ chức của bạn sẽ được yêu cầu tập trung vào các kết quả cuối cùng và các tiêu

chuẩn dịch vụ hơn là chỉ đơn giản tập trung vào các hoạt động và phương pháp kinh doanh của họ Vì thế mà bạn cũng sẽ cần phải tìm cách cải thiện chất lượng dịch vụ đáng với số tiền mà người mua phải bỏ ra

Cần phải biết rằng doanh nghiệp của bạn đang hoạt động tốt ở mức nào để so sánh với các doanh nghiệp khác Bạn cũng cần biết nơi nào đáng bỏ thời gian và tiền bạc ra để cải tiến Vì thế mà phương pháp benchmarking sẽ giúp bạn tìm kiếm các cơ hội để cải thiện dịch vụ hoặc giảm chi phí vì có hiệu quả

Đối với các dự án xây dựng thì benchmarking là một bộ phận quan trọng của 

“Achieving Excellence initiative” Theo đó các doanh nghiệp là khách hàng sẽ phải so sánh việc quản lý các dự án xây dựng với những gì mà các tổ chức khác

đã đạt được. 

1.1.2.4 Những lợi ích của Benchmarking

Các tổ chức sử dụng phương pháp này thành công cho biết phương pháp này sẽ thu lại được lợi ích ít nhất là gấp mười lần so với chi phí phải bỏ ra

Benchmarking có thể được sử dụng để giúp cho tổ chức xác định những quy trình nào cần phải hoàn thiện, nghĩa là chúng ta sẽ phải đặt mục tiêu đạt được mức tối ưu trong những mặt nào Phương pháp này cũng có thể giúp cho việc xây dựng mục tiêu, tức là khoảng cách giữa các quy trình kinh doanh hiện tại trong tổ chức và thực tiễn hoạt động có tối ưu hay không Nó cũng trợ giúp nhiều khi kết hợp với một số phương thức cải thiện tình hình hoạt động như phân tích kinh doanh và thiết kế lại quy trình kinh doanh

1.1.2.5 Những ai liên quan đến Benchmarking?

Trong một tổ chức thi có 3 bên sẽ liên quan đến benchmarking:

Bộ phận kinh doanh: Tức là giám đốc phụ trách kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm tìm ra các dịch vụ để đáp ứng được các mục tiêu kinh doanh Mối quan tâm của khách hàng benchmarking sẽ là “Tôi có thể cải thiện tình hình hoạt động mua bán dịch vụ và kiểm soát các nhà cung cấp dịch vụ, hỗ trợ kinh doanh thông qua những dịch vụ của doanh nghiệp”

Người sử dụng cuối cùng bên ngoài như công chúng: Tức là bất kỳ ai sử dụng các dịch vụ của tổ chức để tiếp cận thông tin hoặc tiến hành các giao dịch với

chính phủ Mối quan tâm của họ trong benchmarking sẽ là “các dịch vụ được cải thiện như thế nào để đáp ứng cho tôi?”

Các nhà cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận với khách hàng Mối quan tâm của nhà cung cấp trong benchmarking sẽ là “Chúng ta sẽ cải tiến phương pháp cung cấp dịch vụ như thế nào để đáp ứng yêu cầu của khách hàng và dịch vụ nào sẽ

có hiệu quả về chi phí cũng như cung cấp kịp thời

1.1.2.6 Các cấp độ áp dụng benchmarking

3 cấp độ cơ bản như sau:

 Cấp độ hoạt động: Áp dụng trong từng đơn vị kinh doanh riêng lẻ

 Cấp độ chức năng: Có thể xem xét toàn bộ tổ chức Áp dụng benchmarking

ở cấp độ này sẽ giúp ích rất nhiều cho tất cả các bộ phận bên trong tổ chức

 Cấp độ chiến lược: Có ảnh hưởng tới hệ thống và quá trình thực hiện việc lập kế hoạch chiến lược của một tổ chức Benchmarking chiến lược không giúp bạn thắng lợi nhanh chóng nhưng nó có tiềm năng đạt được những lợi ích trong dài hạn

Hãy coi trọng phương pháp benchmarking bởi nó luôn thay đổi và đảm bảo benchmark đánh giá được những hoạt động hiện tại đang là những hoạt động ưu tiên Hy vọng qua bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn khái niệm benchmark là gì và các vấn đề liên quan đến phương pháp này

1.1.2.7 Quy trình thực hiện benchmarking trong doanh nghiệp

  Phân định rõ các ranh giới cho các quá trình của doanh  nghiệp

 Đánh giá các điểm mạnh yếu trong các quá trình hoạt động 

của doanh nghiệp

  Lựa chọn các quá trình Benchmarking

 Thành lập nhóm thực hiện Benchmarking

  Đào tạo Benchmarking cho nhóm dự án

 Tìm ra các công ty tốt nhất làm đối tác so sánh. 

 Lựa chọn  đối tác so sánh tốt nhất trong các đối tác đã tìm ra. 

  Lập kế hoạch dự án và các thoả thuận sơ bộ của quá trình  Benchmarking. 

 Thu thập các số liệu, phân tích số liệu và so sánh các hoạt 

động với các đối tác đã được lựa chọn

 Phân tích những thành tựu  đã đạt được với những vấn đề đang tồn tại. 

 Thực hiện Benchmarking bao gồm phân tích và đề xuất  hành động

  Theo dõi, kiểm tra quá trình thực hiện

K t lu n ế ậ

Ngày nay, Benchmarking có những ứng dụng rộng lớn trong giải quyết vấn đề, hoạ

ch định, lập chiến lược và rất nhiều những lĩnh vực khác tại các doanh nghiệp trên  khắp thế giới. Nó đã trở thành một kỹ năng cơ bản trong kinh doanh để góp phần tao nên chất lượng vượt trội của doanh nghiệp. Thành công của phương pháp này 

đã được biết đến ở tất cả các tổ chức, doanh nghiệp lớn trên thế giới, mang lại hiệu  quả cạnh tranh rõ rệt như trường hợp các hãng hàng không THAI Airways, Singap ore Airlines, , các tập đoàn TOYOTA, XeRox, tập đoàn Microsoft  Tuy vậy,  Benchmarking là một lĩnh vực rất mới, chưa được áp dụng một cách rộng rãi ở  Việt Nam. Hoạt động liên quan đến việc học hỏi, đúc rút, tích lũy kinh nghiệm và  cải tiến của chúng ta tuy đã đượcthực hiện thường xuyên nhưng chưa được hiểu và  thực hiện một cách bài bản.Hy vọng rằng trong tương lai chúng ta sẽ nhận thức rõ  được vai trò thực tiễn của Benchmarking, thực sự coi đó là một kỹ năng và quy trìn

h quan trọng của doanh nghiệp,nghiên cứu ứng dụng tính ưu việt của công cụ này n hằm giúp các doanh nghiệp Việt Nam có thể nâng cao chất lượng dịch vụ, cạnh  tranh một cách hiệu quả  trong môi trường toàn cầu hóa hiện nay

Tài li u tham kh o ệ ả

(1) Dương Thùy (11-11-2016) Giáo trình trường đại học Công Ngiệp thực phẩm tp Hồ Chí Minh

(2) GS.TS.K.ISHIKAWA (22-6-2016) Viện nghiên cứu quản trị kinh doanh UCI