Lý thuyết Microsoft Excel pptx

Ẩn/hiện các thanh công cụ: View Toolbars Customize o Formular Bar thanh công thức: chứa dữ liệu hoặc công thức của ô hiện hành.. Thực hiện lưu tập tin có nhiều cách: o Cách 1: Click bi

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ EXCEL

I Giới thiệu

Microsoft Exel là ứng dụng xử lý bảng tính, chạy trên môi trường Windows Microsoft Exel nằm trong bộ Microsoft Office của công ty Microsoft, ñược sử dụng phổ biến ñể xử lý tính toán trong công tác văn phòng

II Khởi ñộng

o Cách 1: Start
Programs
Microsoft Excel

o Cách 2: Double-click vào biểu tượng trên Desktop (nếu có)

o Cách 3: Start
Run
nhập Excel trong ô Open và click OK

III Cửa sổ Microsoft Excel

Title Bar Menu Bar Formular Bar Toolbars

Sheet Tab Status bar Worksheet Scroll Bar

o Title Bar (thanh tiêu ñề): chứa tên chương trình Microsoft Excel, tên của workbook ñang mở, các biểu tượng ñiều khiển cửa sổ

o Menu Bar (thanh thực ñơn): chứa các nhóm lệnh File, Edit, View, …

o Toolbars (thanh công cụ): chứa các lệnh thường dùng của Excel dưới dạng biểu tượng Hai thanh công cụ ñược sử dụng chủ yếu là Standard và Formatting

Ẩn/hiện các thanh công cụ: View
Toolbars
Customize

o Formular Bar (thanh công thức): chứa dữ liệu hoặc công thức của ô hiện hành

o Scroll Bar (các thanh cuộn): dùng ñể cuộn bảng tính trên màn hình bằng chuột

- Horizontal scroll bar (thanh cuộn ngang)

- Vertical scroll bar (thanh cuộn dọc)

o Status bar (thanh tình trạng):

- Cho biết chế ñộ làm việc hiện hành:

+ Ready : Sẵn sàng chờ nhập liệu

+ Enter : ðang nhập liệu vào ô

+ Point : ðang tham chiếu ñến một ñịa chỉ

+ Edit : ðang hiệu chỉnh dữ liệu hay công thức

- Tình trạng hiện hành của hệ thống:

+ CAPS : Chế ñộ nhập chữ hoa

+ NUM : Cho phép gõ phím số bên phải bàn phím

IV Cấu trúc Worksheet

Mỗi tập tin Excel (.XLS) còn gọi là Workbook chứa một hoặc nhiều bảng tính (Worksheet), ñược ñặt tên mặc ñịnh là Sheet1, Sheet2

1 Giới thiệu Worksheet

Một Worksheet là bảng gồm nhiều dòng (Row) và nhiều cột (Column)

o Dòng: Có 65536 dòng ñược ñặt tên lần lượt là: 1, 2, , 65536

o Cột: Có 256 cột ñược ñặt tên lần lượt là: A, B, , Z, AA, AB, , IV

o Ô (Cell): Là phần giao của một dòng và một cột

o Vùng (Range): Là một tập hợp các ô liên tiếp theo dạng hình chữ nhật

2 Các thao tác trên Worksheet

a ðổi tên Worksheet hiện hành

Click menu Format
Sheet
Rename (hoặc right click vào tên Sheet và chọn Rename) rồi nhập tên mới

b Chèn thêm một WorkSheet

Click menu Insert
Worksheet (hoặc right click vào tên Sheet và chọn Insert)

c Xóa WorkSheet hiện hành

Click menu Edit
Delete Sheet (hoặc right click vào tên Sheet và chọn Delete)

V Tùy chọn môi trường làm việc

Thực hiện Tools

Options

2 Trong thẻ Edit

o Enable AutoComplete for cell values: Bật/tắt chức năng ñiền giá trị ñã nhập trước

ñó vào ô hiện hành

o …

CHƯƠNG II: CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

I Các kiểu dữ liệu

1 Kiểu chuỗi (Text)

Dữ liệu bao gồm các ký tự tuỳ ý chữ (a, b, , z), các ký số (0, 1, 2, , 9) và các ký tự khác

o Nếu là chuỗi dạng số trong ô thì bắt ñầu dấu nháy ñơn (‘) theo sau là các ký số

o Mặc ñịnh dữ liệu kiểu chuỗi ñược canh trái trong ô

o Dữ liệu kiểu chuỗi trong công thức ñược ñặt trong cặp nháy kép (””)

Ví dụ: Tin học; ‘123

2 Kiểu số (Number)

Dữ liệu bao gồm các ký số (0, 1, 2, ,9), dấu âm (-), dấu dương (+), chữ E dạng số khoa học, ký hiệu tiền tệ, phân cách thập phân, phân cách nghìn phụ thuộc tùy chọn dạng trong Windows

o Nó tự ñộng canh phải trong ô

o Dữ liệu kiểu số trong công thức là số bình thường

Ví dụ: 290; 2E5 (hoặc 2.00E+05) là 2*105

Lưu ý: Kiểu dữ liệu dạng ngày là một ñịnh dạng của kiểu số

ðể vào tùy chọn dạng nhập ngày trong Windows:

o Start
Settings
Control Panel
Regional and Language Options

o Mục Short date format: Chọn ñịnh dạng ngày có sẵn (nếu có), hoặc nhập ñịnh dạng ngày riêng theo ý của mình

II Các phép toán

Loại

phép toán

Phép toán

- Số

Cộng Trừ

3+5 7-3

* /

^

Nhân Chia Nâng luỹ thừa

3*7 10/3 3^2

Nhỏ hơn Nhỏ hơn hoặc bằng Lớn hơn

Lớn hơn hoặc bằng Khác

a ðịa chỉ tương ñối

a Qui ước ựặt tên vùng

o Tên vùng gồm chữ, số, dấu gạch dưới ( _ )

o Bắt ựầu là ký tự chữ

o Không chứa ký tự trống và ký tự ựặc biệt

o Không phân biệt chữ hoa và chữ thường

o Không trùng tên với ựịa chỉ ô, không trùng tên với tên vùng ựã ựặt

o Không nên bỏ dấu tiếng Việt

b Thao tác ựặt tên cho vùng

o Cách 1: thực hiện qua các bước

B1: đánh dấu khối chọn vùng

B2: Nhập tên vùng vào hộp Name Box

o Cách 2: thực hiện qua các bước

B1: đánh dấu khối chọn vùng

B2: Chọn Insert
Name
Define

+ Names in workboOK: Nhập tên vùng

+ Refers to: địa chỉ vùng

B3: Click vào nút OK ựể hoàn tất thao tác ựặt tên cho vùng

IV Công thức

1 Biểu thức

Biểu thức là sự kết hợp có nghĩa giữa các toán tử và toán hạng Toán hạng có thể là hằng (số, chuỗi), ñịa chỉ ô, ñịa chỉ vùng, hàm…

Ví dụ: 3+7; 3*B5 (giả sử ô B5 chứa giá trị số) là các biểu thức

123+ “abc”, ñây không là biểu thức

CHƯƠNG III: THAO TÁC TẬP TIN VÀ BẢNG TÍNH

I Thao tác cơ bản trên tập tin

1 Lưu tập tin

Khi lưu tập tin cần thiết phải chọn vị trí lưu (ổ ñĩa và thư mục) và ñặt tên tập tin (mặc ñịnh tên tập tin Excel có phần mở rộng là XLS)

Thực hiện lưu tập tin có nhiều cách:

o Cách 1: Click biểu tượng trên thanh Standard

o Cách 2: Click menu File
Save

o Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S

Có hai tình huống xảy ra:

- Nếu lưu lần ñầu tiên xuất hiện hộp thoại:

+ Save In: Chọn ổ ñĩa và thư mục ñể lưu tập tin

+ File Name: Nhập tên tập tin

+ Click vào nút Save ñể hoàn tất việc lưu tập tin

- Nếu tiếp tục lưu từ lần thứ 2 trở ñi nó sẽ lưu chồng lên tập tin trước ñó (ñiều ñó có nghĩa là lưu với tên tập tin cũ và tại vị trí cũ)

Lưu ý: Nếu có nhu cầu lưu tập tin với tên khác hoặc vị trí khác ñã lưu trước ñó thì thực

hiện lệnh File

Save As (hộp thoại Save As như trên)

2 Mở tập tin

Thực hiện mở tập tin có nhiều cách:

o Cách 1: click biểu tượng trên thanh Standard

o Cách 2: click menu File
Open

o Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O

Xuất hiện hộp thoại Open

- Look In: Chọn thư mục chứa tập tin cần mở

- Click tên tập tin cần mở

- Click Open ựể hoàn tất thao tác mở tập tin

3 đóng tập tin

Thực hiện lệnh File
Close

(hoặc biểu tượng Close window trên thanh thực ựơn)

Khi ựóng tập tin, nếu chưa lưu lại các thay ựổi lần sau cùng thì Microsoft Excel sẽ xuất hiện hộp thoại nhắc nhở:

o Click Yes ựể lưu

o Click No: không lưu

o Cick Cancel: không ựóng tập tin

4 Tạo mới tập tin

Thực hiện mở tập tin có nhiều cách:

o Cách 1: Dùng biểu tượng trên thanh Standard

o Cách 2:

B1: Click menu File
New

B2: Click Blank WorkBook trên Task Pane

o Cách 3: Nhấn tổ hợp phắm Ctrl + N

II Thao tác cơ bản trên bảng tính

Page Up Lên 1 trang màn hình

Page Down Xuống 1 trang màn hình

Ctrl + Home Về ô ñầu tiên (A1)

Ctrl + End ðến ô cuối cùng có chứa dữ liệu

Ctrl + phím mũi tên

(,
,,)

Di chuyển ñến ô biên của khối dữ liệu hiện hành theo hướng mũi tên

Alt + Page Up Qua trái 1 trang màn hình

Alt + Page Down Qua phải 1 trang màn hình

o Cách 3: Nhập ñịa chỉ ô cần di chuyển ñến vào hộp Name Box

+ Nhiều dòng/cột liên tục: kéo rê chuột vào tên dòng/cột cần chọn

+ Nhiều dòng/cột không liên tục: Giữ Ctrl + click chuột vào tên dòng/cột cần chọn

B1: đánh dấu khối vùng dữ liệu nguồn cần chép

B2: Click vào biểu tượng trên thanh Standard

(hoặc click menu Edit

Copy hoặc nhấn tổ hợp phắm Ctrl + C)

B3: Chọn vùng ựắch

B4: Click vào biểu tượng trên thanh Standard

(hoặc click menu Edit
Paste hoặc nhấn tổ hợp phắm Ctrl + V)

Down (hoặc Ctrl + D): chép xuống dưới

Right (hoặc Ctr + R): chép qua phải

Up: chép lên trên

Left: chép qua trái

b Chép một thành phần của dữ liệu

Trong mỗi ô, dữ liệu gồm các thành phần: Formula (công thức), Value (giá trị), Format (ựịnh dạng) Có thể chỉ chép 1 thành phần dữ liệu trong các ô bằng cách:

B1: đánh dấu khối vùng dữ liệu nguồn cần chép

B2: Click vào biểu tượng trên thanh Standard

(hoặc Edit

Copy hoặc phắm Ctrl + C) B3: Chọn vùng ựắch

B4: Click menu Edit
Paste Special Xuất hiện hộp thoại:

B5: Click nút OK ñể hoàn tất thao tác chép một thành phần của dữ liệu

Lưu ý: Có thể sao chép ñịnh dạng bằng biểu tượng Format Painter:

B1: Chọn vùng ñịnh dạng nguồn

B2: Chọn biểu tượng trên thanh công cụ Standard

B3: Kéo rê lên vùng ñịnh dạng ñích

c Chép công thức

Khi sao chép công thức cần lưu ý ñịa chỉ tuyệt ñối và ñịa chỉ tương ñối trong công thức

o Công thức chứa ñịa chỉ tuyệt ñối: Khi sao chép ñến vùng ñích, ñịa chỉ tham chiếu của vùng ñích sẽ giống như ñịa chỉ của vùng nguồn

o Công thức chứa ñịa chỉ tương ñối: Khi sao chép ñến vùng ñích, ñịa chỉ tham chiếu của vùng ñích sẽ thay ñổi theo hướng và khoảng cách (ñộ dời) chép so với vùng nguồn

5 Di chuyển dữ liệu

o Cách 1:

B1: đánh dấu khối vùng dữ liệu nguồn cần di chyển

B2: Click vào biểu tượng trên thanh Standard

(hoặc click menu Edit
Cut hoặc tổ hợp phắm Ctrl + X)

B3: Chọn vùng ựắch

B4: Click vào biểu tượng trên thanh Standard

(hoặc click menu Edit
Paste hoặc tổ hợp phắm Ctrl + V)

B2: đánh dấu khối chọn hai ô vừa nhập

B3: Dùng chuột rê nút Fill Hande (nút vuông nhỏ nằm góc dưới phải của vùng chọn) của khối chọn theo cột hoặc dòng ựiền số thứ tự

o Cách 3:

B1: Nhập số thứ tự khởi ựầu

B2: Click menu Edit
Fill
Series

- Series in:

+ Rows: ựiền số thứ tự theo dòng

+ Columns: ựiền số thứ tự theo cột

+ Linear: tuyến tắnh

+ Growth: tăng lên

+

+ Date: ngày

+ AutoFill: ñiền tự ñộng

- Step value: nhập vào giá trị bước nhảy

- Stop value: nhập vào giá trị kết thúc

B3: Click vào nút OK

7 Chèn dòng, cột, ô

a Chèn dòng

B1: Chọn một hoặc nhiều dòng ñể chèn dòng trống bên trên

B2: Click menu Insert
Rows

b Chèn cột

B1: Chọn một hoặc nhiều cột ñể chèn cột trống bên trái

B2: Click menu Insert
Columns

c Chèn vùng

B1: Chọn vùng ñể chèn

B2: Click menu Insert
Cells

- Shift cells right: chuyển dữ liệu vùng ñã chọn sang phải

- Shift cells down: chuyển dữ liệu vùng ñã chọn xuống dưới

- Shift cells left: Chuyển dữ liệu vùng bên phải của vùng ñã chọn sang trái

- Shift cells up: Chuyển dữ liệu vùng bên dưới của vùng ñã chọn lên trên

- Entire row: Xóa dòng chứa vùng chọn

- Entire column: Xóa cột chứa vùng chọn

o Cách 1: Click biểu tượng trên thanh công cụ Standard

o Cách 2: Click menu Edit
Undo

o Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z

b Thao tác Redo

Sau khi thực hiện Undo, Redo dùng ñể quay trở lại trình trạng của bảng tính sau tình trạng hiện hành một hoặc nhiều thao tác

o Cách 1: Click biểu tượng trên thanh công cụ Standard

o Cách 2: Click menu Edit
Redo

B2: Rê biên phải của tên cột (hoặc rê chuột biên dưới tên dòng)

Lưu ý: Có thể double click vào biên phải cột (biên dưới dòng) sẽ tự ñộng thay ñổi kích

cỡ ô vừa bằng kích thước dữ liệu

o Cách 2: dùng menu

Thay ñổi ñộ rộng rộng cột

B1: Chọn các ô của những cột cần thay ñổi ñộ rộng cột

B2: Click menu Format
Column
Width

B3: Nhập ñộ rộng cột mới vào Column width

B4: Click nút OK

Thay ñổi chiều cao dòng

B1: Chọn các ô của những dòng cần thay ñổi chiều cao B2: Click menu Format
Row
Height

B3: Nhập chiều cao dòng mới vào Row height

Lưu ý: Nếu không tìm ñược dạng số trong các lớp ñể ñịnh dạng, có thể dùng mục Custom

3 Canh chỉnh dữ liệu trong ô

Dữ liệu trong ô có thể canh chỉnh theo chiều ngang (Horizontal), chiều dọc (Vertical) và theo hướng (Orientation)

B1: Chọn vùng dữ liệu ñể canh chỉnh

B2: Click menu Format

Cells

B3: Click thẻ Alignment

- Horizontal: canh theo chiều ngang

- Vertical: canh theo chiều ñứng

- Orientation: Chọn hướng trình bày dữ liệu

- Text control: chọn

+ Wrap text: nếu chiều dài của dữ liệu trong ô lớn hơn ñộ rộng cột thì dữ liệu tự ñộng xuống dòng

+ Shrink to fit: Dữ liệu sẽ thu nhỏ kích thước ñể chứa vừa trong ô

+ Merge cell: Trộn các ô thành một ô

- Line:

+ Style: Chọn kiểu ñường kẻ

+ Color: Chọn màu ñường kẻ

- Presets hoặc Border: Chọn hoặc bỏ ñường kẻ B4: Click nút OK

CHƯƠNG IV: HÀM CỦA MICROSOFT EXCEL

I Dạng tổng quát của hàm trong Excel

Microsoft Excel ñịnh nghĩa các hàm dùng ñể tính toán, thống kê dữ liệu

Hàm có dạng như sau:

TÊNHÀM(ñốisố1, ñốisố 2, …) Trong ñó:

o TÊNHÀM không phân biệt chữ thường hay chữ hoa

o ðối số: có thể là hằng, ñịa chỉ ô, ñịa chỉ vùng, hàm

- Nếu ñối số của hàm là hằng chuỗi (text) thì phải ñặt trong cặp nháy kép

B1: Click biểu tượng trên thanh công thức

B2: Trong hộp thoại Insert Function, chọn:

- Or select a category: Click chọn nhóm hàm (hoặc All)

- Select a function: Click chọn hàm

II Các hàm thông dụng

1 Hàm Số học

a ABS

o Cú pháp: ABS(Number)

Trong ñó: Number là dữ liệu kiểu số

o Công dụng: Hàm trả về giá trị tuyệt ñối của số Number

o Ví dụ:

Chọn nhóm hàm

Chọn hàm

Công thức là = 3+ABS(-2) thì có giá trị sẽ là 5

b INT

o Cú pháp: INT(Number)

Trong ñó: Number là dữ liệu kiểu số

o Công dụng: Hàm trả về giá trị phần nguyên của số Number

o Ví dụ:

- Giá trị trong ô A1 có giá trị là -5.3

- Công thức trong ô B1 là = INT(A1) thì có giá trị sẽ là -6

- Công thức trong ô C1 là = INT(ABS(A1)) thì có giá trị sẽ là 5

Trong ñó: Number, divisor là dữ liệu kiểu số

o Công dụng: Hàm trả về giá trị phần dư của phép chia nguyên số Number cho số divisor

o Công dụng: Hàm trả về giá trị trung bình cộng của các số Number1, Number2, …

o Lưu ý: Hàm này không tính các ô không có dữ liệu (ô trống)

o Ví dụ: Tính ñiểm trung bình của lớp trong bàng dưới ñây; trong ñó có ô B2, B5 là ô trống

o Công dụng: Hàm trả về giá trị số lớn nhất của các số Number1, Number2, …

o Ví dụ: Dữ liệu trong các ô B3, B4, B6, B7 lần lượt là: 9, 4, 6, 5

Công thức trong ô B10 là =MAX(B3:B7) trả về giá trị là 9

o Ví dụ: Tính tổng số học sinh của lớp dự thi trong bàng dưới ñây; trong ñó có ô B2, B5 là ô trống và ô B6 là kiểu chuỗi

o Công dụng: Hàm trả về giá trị ñếm số phần tử Value1, Value2, … là khác rỗng

o Ví dụ: Tính tổng số học sinh của lớp trong bàng dưới ñây; trong ñó có ô B2, B5 là ô trống và ô B6 là kiểu chuỗi

o Cú pháp: RANK(Number, Ref, Order)

o Công dụng: Hàm trả về thứ hạng của số Number trong vùng Ref

o Trong ñó:

- Number: Số cần xếp hạng

- Ref: Vùng chứa các số cần xếp hạng

- Order: Có 2 loại xếp hạng

+ Order = 0 (hay bỏ qua): Xếp hạng theo thứ tự giảm

+ Order = 1: Xếp hạng theo thứ tự tăng

o Ví dụ: Dựa vào ñiểm số của mỗi học sinh, hãy xếp hạng của lớp trong bảng dưới ñây

hạng

4 Nguyễn Trung Hiếu 6

=COUNT(B2:B7)

=COUNTA(B2:B7)

- Range: Là vùng cần ñếm số ô thỏa ñiều kiện

- Criteria: Là ñiều kiện có thể là số; Chẳng hạn: 5

Hoặc chuỗi văn bản, các toán tử so sánh =, >, <, >=, <= nằm trong cặp nháy kép; Chẳng hạn: “>1985”, “Nam”

o Ví dụ: Tính tổng số học sinh của lớp ñạt và không ñạt trong bàng dưới ñây

o Cú pháp: SUMIF(Range, Criteria, Sum_Range)

o Công dụng: Hàm trả về giá trị tổng số của những phần tử của vùng Sum_Range, những phần tử này tương ứng với những dòng của vùng Range có giá trị thỏa mãn ñiều kiện Criteria

Trong ñó:

- Range: Là vùng chứa các ô cần xét thỏa ñiều kiện

- Criteria: Là ñiều kiện có thể là số; ví dụ 5, hoặc chuỗi văn bản Các toán

tử so sánh =, >, <, >=, <= nằm trong cặp nháy kép; Chẳng hạn: “Nam”; “>1985”

ðặc biệt: Khi n=1 thì LEFT(Text, 1) = LEFT(Text)

o Ví dụ: Trích chuỗi con bên trái 3 ký tự của chuỗi MICROSOFT

=SUMIF($A$2:$A$7,D3, $B$2:$B$7)