CHUYÊN ĐỀ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MICROSOFT PROJECT 2003

CHUYÊN ĐỀHƯỚNG DẪN SỬ DỤNGMICROSOFT PROJECT 2003BỘ XÂY DỰNGHỌC VIỆN CÁN BỘ QUẢN LÝ XÂY DỰNG VÀ ĐÔ THỊMICROSOFT PROJECT 20031A. GIỚI THIỆU CHUNG MICROSOFT PROJECTB. TẠO MỘT DỰ ÁNI. Thiết lập một dự án mớiII. Cách thức nhập và tổ chức các công việcIII. Thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc côngNỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH2III. Thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc côngviệcIV. Khởi tạo tài nguyên, nhân lực cho công việcV. Xem xét hệ thống công việcVI. Xem và in báo cáoA. GIỚI THIỆU CHUNG MICROSOFT PROJECT1. Khái niệm chung và các yêu cầu của MicrosoftProject Microsoft Project là một chương trình chuyên dùngđể quản lý các dự án, là chương trình có những côngcụ mạnh và thuận tiện. Microsoft Project có thể làmviệc với nhiều chế độ, nhiều công cụ, chức năng đểthực hiện các thao tác tạo lập và hiệu chỉnh trên dựán đồng thời tiết kiệm thời gian và tiền bạc. 3MỤCĐÍCH CỦA MICROSOFT PROJECT 2003Tổ chức lập kế hoạch và quản lý dự án.Lên lịch công tác.Chỉ định các tài nguyên và chi phí cho các công việc trongdự án.Điều chỉnh kế hoạch để thíchứng với cácđiều kiện ràngbuộc.Chuẩnbị các báo biểucần thiết chodự án.4Chuẩnbị các báo biểucần thiết chodự án.Dự trù các tác

A GI Ớ I THI Ệ U CHUNG MICROSOFT PROJECT

A GI Ớ I THI Ệ U CHUNG MICROSOFT PROJECT

Project

Microsoft Project là một chương trình chuyên dùng

để quản lý các dự án, là chương trình có những công

cụ mạnh và thuận tiện Microsoft Project có thể làm việc với nhiều chế độ, nhiều công cụ, chức năng để thực hiện các thao tác tạo lập và hiệu chỉnh trên dự

án đồng thời tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

3

Đ ánh giá tài chính chung c ủ a d ự án.

In ấ n các báo bi ể u ph ụ c v ụ d ự án.

Làm vi ệ c và qu ả n lý theo nhóm.

Rút kinh nghi ệ m trong khi th ự c hi ệ n d ự án.

2 Khái ni ệ m v ề Qu ả n lý d ự án

Qu ả n lý d ự án là m ộ t quá trình l ậ p k ế ho ạ ch, đ i ề u ph ố i th ờ i gian, ngu ồ n l ự c và giám sát quá trình phát tri ể n c ủ a d ự án

nh ằ m đả m b ả o cho d ự án hoàn thành đ úng th ờ i h ạ n trong

ph ạ m vi ngân sách đượ c duy ệ t và đạ t đượ c các yêu c ầ u v ề k ỹ thu ậ t và ch ấ t l ượ ng s ả n ph ẩ m, d ị ch v ụ b ằ ng nh ữ ng ph ươ ng pháp và đ i ề u ki ệ n t ố t nh ấ t cho phép.

Hầu hết các dự án đều có những điểm chung bao gồm

việc phân chia dự án thành các công việc nhỏ dễ dàng quản

5

việc phân chia dự án thành các công việc nhỏ dễ dàng quản

lý, lập lịch thực hiện các công việc, trao đổi với nhóm và theodõi các tiến trình thực hiện công việc Mọi dự án đều bao gồm

ba pha chính sau:

L ậ p k ế ho ạ ch d ự án Theo dõi các thay đổ i và qu ả n lý d ự án

K ế t thúc d ự án.

Các pha này càng được thực hiện tốt bao nhiêu, khả năngthành công của dự án càng nhiều bấy nhiêu

2 Khái ni ệ m v ề Qu ả n lý d ự án

• Quản lý dự án là một quá trình lập kế hoạch, điều phối thờigian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án

nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn trong

phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu về

kỹ thuật và chất lượng sản phẩm, dịch vụ bằng những

phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép

6

3 Các nhân t ố chính t ạ o nên m ộ t d ự án

D ự án ch ỉ có th ể thành công n ế u hi ể u rõ đượ c 3 nhân t ố hình thành nên m ỗ i d ự án, đ ó là:

Th ờ i gian: G ồ m th ờ i gian để hoàn thành t ừ ng công vi ệ c trong m ỗ i m ộ t giai đ o ạ n.

Ngân sách: G ồ m các chi phí tài nguyên: nhân l ự c, thi ế t b ị , nguyên v ậ t li ệ u để hoàn thành các công

ph ầ n khác đồ ng th ờ i t ạ o ra m ộ t k ế ho ạ ch cho d ự án.

Gi ố ng nh ư m ộ t b ả ng tính, Microsoft Project th ể hi ệ n k ế t

qu ả ngay sau các tính toán Tuy nhiên k ế ho ạ ch c ủ a d ự

8

qu ả ngay sau các tính toán Tuy nhiên k ế ho ạ ch c ủ a d ự

án s ẽ không đượ c l ậ p cho đế n khi hoàn thành các thông tin quan tr ọ ng c ủ a các công vi ệ c.

Microsoft Project l ư u gi ữ thông tin nh ậ p vào và thông tin

nó tính toán trong các tr ườ ng nh ư tên công vi ệ c hay kho ả ng th ờ i gian th ự c hi ệ n Trong Microsoft Project, m ỗ i

tr ườ ng đượ c th ể hi ệ n trong m ộ t c ộ t.

5 M ộ t s ố t ừ khóa trong Microsoft Project 2003

•Task: Công việ c, nhi ệ m v ụ

•Duration: Thờ i gian th ự c hi ệ n công vi ệ c

•Start: Ngày bắ t đầ u

•Finish: Ngày kế t thúc

•Predecessors: Công việ c làm tr ướ c

•Successors: Công việ c k ế ti ế p

•Task list: Danh sách các công việ c

•Resource: Tài nguyên hay nhân lự c, máy móc th ự c hi ệ n các công vi ệ c c ủ a

d ự án

•Work: Số gi ờ công đượ c gán để th ự c hi ệ n công vi ệ c

9

•Work: Số gi ờ công đượ c gán để th ự c hi ệ n công vi ệ c

•Unit: Khả n ă ng lao độ ng c ủ a tài nguyên

•Milestone: Loạ i công vi ệ c đặ c bi ệ t ( đ i ể m m ố c) có Duration=0, dùng để k ế t thúc các giai đ o ạ n trong d ự án.

•Recurring Task: Công việ c đị nh k ỳ , l ặ p đ i l ặ p l ạ i nhi ề u l ầ n theo chu k ỳ trong

th ờ i gian th ự c hi ệ n d ự án Ví d ụ các bu ổ i h ọ p giao ban đầ u tu ầ n

•Shedule: Lị ch trình c ủ a d ự án

•Baseline: Theo kế ho ạ ch

•Summary Task (Công việ c tóm l ượ c): Công vi ệ c mà ch ứ c n ă ng duy nh ấ t c ủ a

nó là ch ứ a đự ng và tóm l ượ c th ờ i kho ả ng, công vi ệ c và chi phí c ủ a các công

vi ệ c khác.

M ộ t s ố t ừ khóa trong Microsoft Project 2003

•Constraint type: Kiể u ràng bu ộ c

•Variance: Khoả ng thay đổ i gi ữ a th ự c t ế và k ế ho ạ ch.

•Overview: Các biể u t ổ ng quan v ề d ự án.

•Current Activities: Báo cáo về các công vi ệ c.

•Cost: Các biể u báo v ề tài chính c ủ a d ự án.

•Assignment: Báo biể u v ề phân b ố tài nguyên.

•Workload: Báo biể u v ề th ự c hi ệ n công vi ệ c và s ử d ụ ng tài nguyên.

•Std Rate: Giá chuẩ n

•Ovr Rate: Giá ngoài giờ

•Cost/use: Phí sử d ụ ng tài nguyên

10

•Cost/use: Phí sử d ụ ng tài nguyên

•Actual cost: Chi phí đ ã s ử d ụ ng t ớ i th ờ i đ i ể m hi ệ n t ạ i

•Current cost: Chi phí đ ã s ử d ụ ng t ớ i th ờ i đ i ể m hi ệ n t ạ i + Chi phí còn l ạ i theo

th ờ i đ i ể m hi ệ n t ạ i

•Remaining cost: Chi phí cầ n có để ti ế p t ụ c th ự c hi ệ n d ự án.

B T Ạ O M Ộ T D Ự ÁN

Bài này g ồ m có 3 đ i ể m chính sau:

T ạ o m ớ i m ộ t d ự án

Nh ậ p các thông tin quan tr ọ ng v ề d ự án.

Thi ế t l ậ p h ệ th ố ng th ờ i gian trong d ự án.

I THIẾT LẬP MỘT DỰ ÁN MỚI

11

1 T ạ o m ộ t d ự án m ớ i

B1: Kích nút New trên thanh công c ụ hay trong

menu File, ch ọ n New

12

T ạ o m ộ t d ự án m ớ i

date cho d ự án, và sau đ ó kích nút OK.

13

T ạ o m ộ t d ự án m ớ i

B3 : Kích nút Save hay trong menu File, ch ọ n m ụ c

Save để l ư u gi ữ thông tin d ự án.

B4 : Trong m ụ c File name , nh ậ p tên d ự án, và sau

đ ó nh ấ n nút Save.

Chú ý: Có th ể thay đổ i thông tin v ề d ự án b ấ t c ứ th ờ i

đ i ể m nào b ằ ng cách ch ọ n m ụ c Project Information trên menu Project

14

menu Project

2 Nh ậ p các thông tin quan tr ọ ng cho d ự án

B1: Trên menu File, kích Properties, và sau đ ó

kích tab Summary.

B2: Trong Tab Summary, nh ậ p nh ữ ng thông tin liên quan đế n d ự án, nh ư ng ườ i l ậ p và qu ả n lý file

d ự án, m ụ c đ ích c ủ a d ự án, hay b ấ t c ứ đ i ề u gì có th ể

gây khó kh ă n trong quá trình th ự c hi ệ n d ự án.

Khi k ế t thúc nh ậ p các thông tin c ầ n thi ế t thì k ế t thúc b ằ ng vi ệ c nh ấ n nút OK.

15

thúc b ằ ng vi ệ c nh ấ n nút OK.

Có th ể thay đổ i th ờ i gian làm vi ệ c c ủ a d ự án để ph ả n ánh s ố ngày c ũ ng nh ư s ố gi ờ làm vi ệ c c ủ a m ỗ i

ng ườ i trong d ự án c ũ ng nh ư xác đị nh th ờ i gian ngh ỉ

B1: Trên menu View, kích Gantt Chart.

3 Thi ế t l ậ p h ệ th ố ng l ị ch làm vi ệ c cho d ự án

16

B2: Trên menu Tools, kích Change Working Time.

3 Thi ế t l ậ p h ệ th ố ng l ị ch làm vi ệ c cho d ự án

17

B3: Trên h ộ p tho ạ i Chage Working Time, ch ọ n l ị ch

3 Thi ế t l ậ p h ệ th ố ng l ị ch làm vi ệ c cho d ự án

18

B4: Kích Nonworking time đố i v ớ i nh ữ ng ngày ngh ỉ , hay Nondefault working time để thay đổ i th ờ i gian làm vi ệ c c ủ a m ộ t ngày nào đ ó.

B4: Kích OK

3 Thi ế t l ậ p h ệ th ố ng l ị ch làm vi ệ c cho d ự án

19

II CÁCH TH Ứ C NH Ậ P VÀ T Ổ CH Ứ C CÁC

CÔNG VI Ệ C

Liệt kê các bước để hoàn thành dự án

Chia nhỏ những khối công việc thành những khối nhỏ hơn.Chia đến khi thành những công việc nhỏ có thể phân giao

Cuối cùng nhập các khoảng thời gian cho từng công việc

Tạo những công việc định kỳ.

Phân cấp công việc

Hiệu chỉnh hệ thống công việc

M ộ t d ự án là m ộ t chu ỗ i nh ữ ng công vi ệ c có liên quan

Chú ý: Không nên nh ậ p ngày b ắ t đầ u và k ế t thúc trong các

tr ườ ng Start và Finish đố i v ớ i m ỗ i công vi ệ c :

B1 : Trên menu View, kích Gantt Chart.

II.1 Nh ậ p các công vi ệ c và th ờ i gian th ự c hi ệ n

21

B2 : Trong cột Task Name, đánh tên công việc, và sau đó

giờ = hphút = m

B4 : Nhấn phím ENTER.

T ạ o m ố c d ự án là m ộ t vi ệ c r ấ t có ý ngh ĩ a trong k ế ho ạ ch

ch ọ n ki ể u hi ể n th ị trong danh sách là Milestones. Để hi ể n th ị

l ạ i toàn b ộ các công vi ệ c trong d ự án, ch ọ n All task trong

danh sách ki ể u hi ể n th ị

Công việc định kỳ là những công việc thường xuyên lặp đi lặp

lại, ví dụ như 1 buổi họp giao ban thứ hai hàng tuần Công

việc định kỳ có thể xảy ra hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng,hàng năm Có thể xác định khoảng thời gian thực hiện đối với

mỗi lần công việc xuất hiện hay thời gian nào nó sẽ xảy ra

B1 : Trong cột Task Name, chọn nơi muốn công việc định kỳ

B3 : Trong hộp thoại Recurring Task Information, đánh têncông việc.

25

B4 : Trong phần Duration, nhập thời gian thực hiện công việc

mỗi khi công việc xảy ra

B5 : Dưới Recurrence pattern, kích Daily, Weekly, Monthly, hay Yearly để chọn kiểu xuất hiện của công việc theo hàngngày, hàng tuần, hàng tháng hay hàng năm.

B6 : Phía bên phải Daily, Weekly, Monthly, hay Yearly, xác

định tần xuất công việc xảy ra Ví dụ nếu như một công việc

định kỳ xuất hiện vào thứ hai hàng tuần

26

định kỳ xuất hiện vào thứ hai hàng tuần

B7 : Dưới Range of recurrence, nhập ngày bắt đầu và sau

đó chọn ngày kết thúc sau một số lần xảy ra (mục End After)

hay công việc sẽ được kết thúc vào thời gian nào (End By).

N ế u ch ọ n End after, ch ọ n s ố l ầ n công vi ệ c x ả y ra.

N ế u ch ọ n End by, nh ậ p ngày mu ố n công vi ệ c này k ế t thúc.

B8 : Nhấp OK để đồng ý

Việc phân cấp giúp tổ chức các công việc thành những khối

dễ dàng quản lý, các công việc được tạo thành một hệ thốngphân cấp, công việc này có thể là cấp con của công việc khác

nhưng cũng có thể là cấp cha của một số công việc Thời gian

bắt đầu và kết thúc một công việc cha được tính theo thờigian bắt đầu sớm nhất và thời gian kết thúc muộn nhất củacác công việc con của nó

Ngay khi t ạ o danh sách công vi ệ c, có th ể chia nh ữ ng

III TH Ờ I GIAN B Ắ T ĐẦ U VÀ TH Ờ I GIAN K Ế T

THÚC CÔNG VI Ệ C

Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc.

Các công việc gối Chia một công

Trong ph ầ n này có 5 đ i ể m chính g ồ m:

29

Các công việc gối chồng lên nhau và các công việc ngắt

quãng.

Thời gian bắt đầu và kết thúc của một công việc.

Xác định hạn cuối cùng cho

1 công việc.

Chia một công việc thành nhiều phần.

Công vi ệ c k ế ti ế p : Là công vi ệ c có ngày b ắ t đầ u và k ế t thúc ph ụ thu ộ c vào công vi ệ c khác.

Công vi ệ c làm tr ướ c : Là công vi ệ c mà công vi ệ c k ế

ti ế p ph ụ thu ộ c vào.

Microsoft Project m ặ c đị nh để quan h ệ k ế t thúc- b ắ t đầ u (Finish- to- Start).

B1 : Trên menu View, ch ọ n s ơ đồ Gantt.

III.1 Thi ế t l ậ p m ố i quan h ệ gi ữ a các công vi ệ c

30

B1 : Trên menu View, ch ọ n s ơ đồ Gantt.

B2 : Trong c ộ t Task Name, ch ọ n hai hay nhi ề u công vi ệ c

mu ố n liên k ế t v ớ i nhau.

B3 : Trên menu Edit ch ọ n nút Link Tasks.

B4 : Để thay đổ i ki ể u liên k ế t, kích đ úp vào đườ ng liên k ế t

gi ữ a 2 công vi ệ c đ ang mu ố n thay đổ i.

M ộ t h ộ p tho ạ i Task Dependency

xu ấ t hi ệ n

III.1 Thi ế t l ậ p m ố i quan h ệ gi ữ a các công vi ệ c

31

B5 : Trong hộp liệt kê Type, chọn kiểu liên kết, sau đó kích OK.

Chú ý: Để hu ỷ b ỏ liên k ế t gi ữ a các công vi ệ c, ch ọ n các công vi ệ c

mu ố n hu ỷ trong c ộ t Task Name, và kích nút Unlink Tasks

Sau khi các công việc đã được liên kết với nhau, có thể gối chồng hay thêm một khoảng trễ thời gian giữa 2 công việc Trong Microsoft Project, có thể nhập khoảng thời gian gối chồng hay thời gian ngắt quãng đối với các công việc có liên kết.

B1 : Trong cột Task Name, chọn công việc muốn thêm thờigian gối chồng hay thời gian trễ (đây là những công việc kế

tiếp), và trong menu Project, chọn mục Task Information

III.2 Các công vi ệ c g ố i ch ồ ng lên nhau

32

tiếp), và trong menu Project, chọn mục Task Information

B2: Hộp thoại Task Information hiện lên, Kích Tab

Predecessors.

III.2 Các công vi ệ c g ố i ch ồ ng lên nhau

33

B3: Trong cột Lag, nhập thời gian gối chồng hay thời gian trễ.

Nh ậ p th ờ i gian g ố i ch ồ ng theo s ố âm (ví d ụ , –2d cho 2 ngày

g ố i ch ồ ng)

Nh ậ p th ờ i gian ch ậ m theo s ố d ươ ng.

Chú ý: Để nhanh chóng đưa thời gian xếp chồng hay thời gian trễ cho một công việc kế tiếp, kích đúp vào đường kết nối giữa công việc đó và công việc làm trước Gantt Chart và sau đó nhập thời gian gối chồng hay thời gian trễ trong hộp thoại Task

III.2 Các công vi ệ c g ố i ch ồ ng lên nhau

34

nhập thời gian gối chồng hay thời gian trễ trong hộp thoại Task

Dependency.

B1: Trong cột Task Name, chọn công việc muốn xác định thời

III.3 Thi ế t l ậ p th ờ i gian b ắ t đầ u và th ờ i gian

III.3 Thi ế t l ậ p th ờ i gian b ắ t đầ u và th ờ i gian

k ế t thúc c ủ a công vi ệ c

36

B4: Chọn ngày trong Constraint date, và kích OK.

Sau đây là bảng liệt kê các kiểu ràng buộc.

III.3 Thi ế t l ậ p th ờ i gian b ắ t đầ u và th ờ i gian

k ế t thúc c ủ a công vi ệ c

Kiểu ràng buộc Ý nghĩa

As soon as possible Công việc không bị ràng buộc

As Late as possible Công việc này phải bị trì hoạn càng lâu càng tốt.

Finish No Earlier than Công việc phải kết thúc sau ngày tháng chỉ định.

37

Finish No Earlier than Công việc phải kết thúc sau ngày tháng chỉ định.

Finish No Later than Công việc phải kết thúc vào ngày hoặc sơm hơn ngày

tháng chỉ định.

Must Finish On Công việc phải kết thúc chính xác vào ngày tháng đã

định.

Must Start On Công việc phải kết thúc vào ngày tháng đã định

Start No Earlier than Công việc bắt đầu vào ngày tháng hoặc muộn hơn ngày

tháng chỉ định.

Start No Later than Công việc phải bắtđầu trước ngày tháng chỉ định.

Khi thiết lập một hạn cuối cho 1 công việc, MicrossoftProject sẽ thể hiện một dấu hiệu thông báo nếu công việc trong

kế hoạch là kết thúc sau thời hạn cuối

III.4 Xác đị nh h ạ n cu ố i cho 1 công vi ệ c

38

Việc thiết lập một hạn định cho 1 công việc không ảnh

hưởng nhiều đến kế hoạch công việc về Đó là cách MicrosoftProject thông báo cho biết rằng công việc đó sẽ kết thúc mà

vượt quá thời gian hạn định để có thể điều chỉnh kế hoạch hợp

lý hơn

B4:

B1: Trên menu View, chọn khung nhìn Gantt Chart.

B2: Trong cột Task Name, chọn công việc muốn thiết lập hạn

định thời gian

B3: Chọn nút Task Information và sau đó chọn Tab

Advanced.

B4: Trong phần Deadline, chọn ngày hạn định và kích OK.

III.4 Xác đị nh h ạ n cu ố i cho 1 công vi ệ c

39

Có thể chia nhỏ một công việc nếu thời gian cho công việc bị

ngắt quãng Điều này rất có ích, ví dụ sẽ có thời gian tạm thời

dừng công việc đang làm để chuyển sang một công việc khác

Có thể chia một công việc thành nhiều phần nếu cần thiết

III.5 Chia m ộ t công vi ệ c thành nh ữ ng ph ầ n nh ỏ

40

B1: Trên menu View, chọn khung nhìn Gantt Chart.

B2: Kích nút Split Task hay trong menu Edit chọn mục Split Task.

B3: Trên thanh ngang biểu diễn công việc, kích vào ngày muốnchia công việc, sau đó kéo phần còn lại tới ngày muốn công

việc lại bắt đầu tiếp tục

Chú ý: Có th ể ghép l ạ i các ph ầ n b ằ ng cách kéo các ph ầ n công vi ệ c

ch ạ m vào nhau.

IV KH Ở I T Ạ O TÀI NGUYÊN, NHÂN L Ự C CHO

CÔNG VI Ệ C

Kh ở i t ạ o tài nguyên cho các công vi ệ c trong d ự án để :

Theo dõi mức độ sử dụng tài nguyên trong dự án

Theo dõi được chi phí cho tài nguyên

Bài này bao g T ạ o danh ồ m các đ i ể m chính sau:

sách các

tài nguyên

Thay đổ i th ờ i gian làm vi ệ c cho nhân viên hay máy móc

41

S ử a đổ i kho ả ng th ờ i gian th ự c hi ệ n công vi ệ c

`

Ki ể m tra hi ệ u

ch ỉ nh vi ệ c kh ở i

t ạ o tài nguyên

Sử dụng khung nhìn Resource Sheet trong Microsoft Project

để tạo một danh sách các tài nguyên sử dụng trong dự án như

nhân công, thiết bị, nguyên vật liệu

B1: Trên menu View, chọn khung nhìn Resource Sheet.

IV.1 T ạ o danh sách tài nguyên

42

B2: Trên menu View, chỉ tới Table, và sau đó kích Entry.

43

B3: Trong cột Resource Name, đánh tên tài nguyên.`