UBND HUYỆN LONG ĐIỀN UBND HUYỆN LONG ĐIỀN PHÒNG GIÁO DỤC – ĐÀO TẠO Số 495/PGDĐT GDTrH V/v hướng dẫn sử dụng học bạ học sinh bậc THCS CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Long Điề[.]
Trang 1UBND HUYỆN LONG ĐIỀN
PHÒNG GIÁO DỤC – ĐÀO TẠO
Số: 495/PGDĐT-GDTrH
V/v hướng dẫn sử dụng
học bạ học sinh bậc THCS.
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Long Điền, ngày 19 tháng 10 năm 2016
Kính gửi: Hiệu trưởng các trường THCS.
Nhằm đảm bảo thực hiện một cách đồng bộ, thống nhất trong quản lý, sử dụng học bạ của học sinh Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Long Điền hướng dẫn các trường thực hiện một số nội dung như sau:
I- QUY ĐỊNH CHUNG.
1- Học bạ là hồ sơ pháp lý ghi nhận kết quả học tập và rèn luyện của học sinh do trường trung học lập và quản lý Học bạ chi trả lại cho học sinh khi thôi học, chuyển trường tốt nghiệp ra trường
2- Học bạ lập thành văn bản trên giấy theo mẫu của Bộ giáo dục và Đào tạo;
có dấu xác nhận của Phòng Giáo dục và Đào tạo ( phía trên bên trái trang bìa); có
đủ chữ ký trực tiếp (không sử dụng chữ ký có sẵn) của giáo viên chủ nhiệm, hiệu trưởng (phó hiệu trưởng); có đủ dấu nhà trường đóng giáp lai giữa hai trang liên tiếp (kể các trang bìa) và xác nhận chữ ký của hiệu trưởng (phó hiệu trưởng) có
bản sao giấy khai sinh kèm theo được dán liền với học bạ tại trang bìa 2
3- Chỉ ghi kết quả học tập và rèn luyện của học sinh vào học bạ sau khi đã
có kết quả tương ứng trên sổ gọi tên và ghi điểm, kết quả ghi ở học bạ phải hoàn toàn trùng khớp với kết quả ghi ở sổ gọi tên ghi điểm
4 Mực để ghi, ký xác nhận học bạ là mực đen hoặc xanh, (trừ nội dung sửa chữa bằng mực đỏ) Sử dụng chữ ký trực tiếp, không sử dụng chữ ký khắc sẵn Chữ ký của hiệu trưởng phải đúng với chữ ký đã đăng ký để giao dịch
5- Sử dụng chữ thường để ghi học bạ, riêng họ đệm và tên học sinh được ghi bằng chữ in hoa có dấu
6- Sử dụng chữ số Ả - Rập để ghi học bạ, đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn
10 và tháng một, tháng hai phải ghi thêm chữ số 0 ở bên trái; đối với những số chỉ năm phải có đủ 4 chữ số của mỗi năm; đối với số thập phân dùng dấu phẩy ngăn cách giữa phần nguyên và phần thập phân; đối với điểm TBm, Tbhk, TBcn là số nguyên phải có thêm dấu phẩy và chữ số 0 sau dấu phẩy
7- Địa danh (trước ngày, tháng, năm hiệu trưởng ký): Ghi theo địa danh xã
hoặc thị trấn nơi đặt địa điểm của trường
8- Sửa chữa khi ghi sai điểm hoặc ghi sai các nội dung khác: Người ghi sai hoặc ghi sai các nội dung khác dùng bút mực màu đỏ gạch 1 nét ngang nội dung cần sửa chữa, ghi các nội dung sửa chữa bên phải phía trên nội dung vừa gạch ngang
Trang 29- Học bạ phải được giữ gìn cẩn thận, sạch sẽ, không làm mất, làm hỏng, tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định; được bảo quản lưu giữ trong túi đựng hồ sơ học sinh cùng với các giấy tờ khác
10- Hiệu trưởng các đơn vị trường tổ chức kiểm tra đôn đốc việc quản lý, bảo quản và ghi, hoàn thiện học bạ, khen thưởng đối với tập thể cá nhân thực hiện tốt và xử lý kỷ luật đối với tập thể cá nhân vi phạm, Phòng Giáo dục và Đào tạo sẽ kiểm tra đôn đốc các trường thực hiện quản lý, sử dụng học bạ theo quy định tại văn bản này
II- QUY ĐỊNH RIÊNG ĐỐI VỚI CÁC TRANG BÌA CỦA HỌC BẠ THEO MÔ HÌNH TRUYỀN THỐNG VÀ MÔ HÌNH TRƯỜNG HỌC MỚI.
1- Mã học bạ: Phần ghi mã do Phòng Giáo dục và Đào tạo quy định
2- Số học bạ: ghi số thứ tự trong sổ đăng bộ (gồm 3 chữ số) và ghi số của năm học sinh vào học lớp đầu tiên của cấp học (gồm 4 chữ số); giữa các phần được ngăn cách bởi dấu chấm (ví dụ: học sinh có số thứ tự trong sổ đăng bộ là 008, vào học lớp 6 năm học 2016-2017 thì ghi 008.2016)
3- Họ, đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh, dân tộc, giới tính của học sinh: Ghi theo giấy khai sinh; trường hợp có thay đổi về dân tộc thì sửa theo đúng quy định;
giới tính ghi “Nam” hoặc “Nữ”
4- Nơi sinh: Ghi tên huyện (trực thuộc tỉnh), tỉnh theo giấy khai sinh,
trường hợp có thay đổi về địa danh hành chính thì ghi thêm địa danh mới trong dấu ngoặc Những khai sinh không rõ tỉnh nào thì nhà trường mời phụ huynh học sinh
(PHHS) vào để xác nhận cho đúng (có ghi biên bản và chữ ký của PHHS).
5- Con liệt sỹ, con thương binh, con bệnh binh, con của người được hưởng chế độ như con thương binh gia đình có công với cách mạng: Học sinh thuộc đối
tượng nào thì ghi đối tượng đó (kể cả trường hợp thuộc nhiều đối tượng) không
viết tắt
6- Chỗ ở hiện tại: Ghi theo hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú của học sinh
theo trình tự: Số nhà, tổ, ấp (khu phố), Xã (phường,Thị trấn) huyện (Thành phố trực thuộc tỉnh), tỉnh.
7- Họ tên cha, họ và tên mẹ, họ và tên người giám hộ: Ghi theo giấy khai sinh hoặc quyết định công nhận người giám hộ của cấp có thẩm quyền
8- Nghề nghiệp của cha, mẹ, họ và người giám hộ: Ghi nghề nghiệp cha mẹ, người giám hộ đang làm, ở nhà, nghỉ chế độ
9- Quá trình học tập Hiệu trưởng (phó hiệu trưởng) ký xác nhận từng năm
học; đóng dấu 01 lần khi lập học bạ và đóng dấu khi người học được chuyển từ trường khác đến
10- Ảnh của học sinh (ảnh kiểu chứng minh thư, kích thước 3x4cm, chụp tại thời điểm vào lớp học đầu tiên của cấp học) được giáo viên chủ nhiệm dán vào học
bạ tại trang 1
11- Chậm nhất sau ngày khai giảng 02 tháng, Hiệu trưởng và giáo viên chủ nhiệm hoàn thành các nội dung trên trang bìa và trang 1 của học bạ; hoàn thành đóng dấu giáp lai ảnh và giáp lai giữa hai trang liên tiếp của học bạ
Trang 3III- QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI CÁC TRANG KHÁC CỦA HỌC BẠ THEO
MÔ HÌNH TRUYỀN THỐNG VÀ MÔ HÌNH TRƯỜNG HỌC MỚI.
Hiệu trưởng chỉ đạo cán bộ, giáo viên thực hiện theo hướng dẫn cách ghi của Học bạ Trường hợp nào chưa rõ hoặc đăc biệt thì báo cáo về phòng GD&ĐT để xin ý kiến
Hiệu trưởng quy định thời gian hoàn thành học bạ theo từng nội dung
Chậm nhất sau 20 ngày sau ngày kết thúc năm học hoàn thành phê duyệt và
ký xác nhận đối với học bạ của học sinh được lên lớp thẳng; chậm nhất 10 ngày trước khi bắt đầu năm học tiếp theo hoàn thành phê duyệt và ký xác nhận đối với học bạ của học sinh hoặc rèn luyện thêm về hạnh kiểm Nội dung phê duyệt gồm:
Ghi đầy đủ: “ duyệt các nội dung trên”, xác nhận “trong trang này có sửa chữa
ở chỗ” (nếu có), ghi rõ “được lên lớp”,“không được lên lớp”,“đủ điều kiện xét tốt nghiệp”,“ không đủ điều kiện xét tốt nghiêp”
Chú ý:
- Đối với học bạ các lớp đầu cấp, nhà trường yêu cầu nộp thêm bản sao Sổ
hộ khẩu để đối chiếu, thống nhất các thông tin của học sinh trước khi ghi vào học bạ
- Đối với học bạ các lớp cuối cấp phải hoàn thành các nội dung theo quy định về thời gian xét tốt nghiệp hàng năm Học bạ của học sinh thôi học, chuyển trường và các trường hợp đặc biệt khác cần hoàn thiện đảm bảo nhanh chóng, kịp thời đáp ứng nhu cầu của người học
Trên đây là nội dung bổ sung hướng dẫn sử dụng học bạ học sinh trung học
cơ sở Văn bản này phải được nhà trường sao gửi cho từng cán bộ quản lý, giáo viên nhân viên được phổ biến, và quán triệt tới giáo viên nhân viên để thực hiện./
Nơi nhận:
- Lãnh đạo Phòng GD&ĐT;
- CM bậc THCS;
- Như kính gửi;
- Website Phòng GDĐT;
- Lưu: VT.
KT TRƯỞNG PHÒNG PHÓ TRƯỞNG PHÒNG
(Đã ký)
Đặng Ngọc Thái