Các hệ thông tin phổ biến tổ chức kinh tế xã hội

Mục đích yêu cầu  Giới thiệu các hệ thống thông tin:  Hoạch định nguồn lực xí nghiệp Enterprise Resources Planning – ERP  Hệ thống quản lý dây chuyền cung ứng vật tư hàng hóa Supply

Bài 4 Các hệ thông tin phổ biến trong

các tổ chức kinh tế xã hội

Mục đích yêu cầu

 Giới thiệu các hệ thống thông tin:

 Hoạch định nguồn lực xí nghiệp (Enterprise Resources Planning – ERP)

 Hệ thống quản lý dây chuyền cung ứng vật tư hàng hóa (Supply Chain Management – SCM)

 Hệ thống quản lý mối liên hệ khách hàng (Customer Relationship Management – CRM)

 Nguyên tắc vận hành, khai thác các hệ thống này.

 Lợi ích của việc sử dụng chung

I- Hệ thống họach định nguồn lực xí nghiệp hoặc hệ

thống xí nghiệp (Enterprise Resources Planning– ERP/ Enterprise Systems – ES.

Trên tòan thế giới, giờ đây các công ty được kết nối với nhau trong nội bộ thông qua mạng Intranet, cũng như ra bên ngòai với các đối tác kinh doanh khác (thông qua mạng Internet)

Các công ty này muốn có khả năng phản ứng tức thì khi một khách hàng đặt mua một số hàng quan trọng hoặc khi một chuyến hàng từ nhà cung cấp đến chậm (có thể làm hỏng việc của khách hàng)

Các nhà quản lý muốn biết ảnh hưởng của những tình huống này trên mỗi bộ phận kinh doanh cũng như muốn biết công ty làm ăn thế nào vào bất cứ thời điểm nào

Enterprise Resources Planning - ERP (hoặc còn họi là

Enterprise System – ES) đem lại một sự hội nhập (integration) hoặc tích hợp đối với các tình huống này

Bây giờ, ta thử xem các hệ thống ERP hoạt động thế nào

và xem các hệ thống này đem lại cho xí nghiệp những điều tốt lành gì

I.1- Hệ thống họach định nguồn lực (Enterprise

Resources Planning – ERP là gì ?

Hệ thống ERP tập trung quan tâm vào việc tích hợp các business process chủ chốt của công ty Các hệ thống ERP này dựa trên một lọat những module phần mềm tích hợp

và một căn cứ dữ liệu trung tâm duy nhất dùng chung cho tòan thể xí nghiệp

Căn cứ dữ liệu này sẽ thu thập dữ liệu từ vô số ứng dụng (phần kết xuất) cũng như cung cấp dữ liệu được cất trữ cho các ứng dụng này (phần dữ liệu nhập)

Các ứng dụng này hỗ trợ hầu như tất cả họat động kinh doanh trong nội bộ công ty, khi một thông tin nào đó mới được đưa vào bởi một process khác sử dụng đến (nếu có được quyền hạn) Xem hình XVIII

& Production

Centralized Database

Nếu một đại lý bán hàng cho đặt mua một mặt hàng nào

đó, thì hệ thống ERP sẽ kiểm tra xem mức tín dụng còn hợp lệ hay không, bố trí lịch trình gởi hàng, nhận diện lộ trình tốt nhất và dành sẵn mặt hàng cần thiết tại kho chờ đóng hàng gởi đi

Nếu hàng hụt kho để có thể thỏa mãn đơn đặt hàng, thì hệ thống ra lệnh cho nhà máy sản xuất thêm mặt hàng này, cho đặt mua vật liệu và linh kiện tương ứng nơi nhà cung cấp

Các dự đóan về tiêu thụ và sản xuất sẽ lập tức được nhật

tu Các số liệu trên các tài khỏan General Ledger (Sổ Cái)

và tài khỏan Cash của công ty sẽ được nhật tu về thông tin thu nhập và giá phí từ đơn đặt hàng này

Các người sử dụng có thể truy cập vào hệ thống để xem tình hình của một đơn đặt hàng đã “bò” tới đâu rồi Điều đáng nói ở đây là ban quản lý cũng như lãnh đạo, với những chương trình phần mềm thích ứng có thể lấy thông tin bất cứ lúc nào liên quan đến hoạt động của công ty mà khỏi cần đến sự báo cáo của nhân viên cấp dưới (đôi khi là báo cáo láo, không kịp thời và không chính xác)

Hệ thống ERP còn có thể kết sinh ra dữ liệu bao trùm toàn công ty cho phép ban lãnh đạo phân tích giá thành sản phẩm cũng như mức lợi nhuận của từng sản phẩm một

Phần mềm ERP bao gồm một tập họp những module tùy thuộc lẫn nhau chịu hỗ trợ những business process nội bộ

cơ bản đối với các lĩnh vực chức năng tài chính và kế toán, quản lý nguồn nhân lực, chế tạo và sản xuất (bao gồm hậu cần và phân phối), tiêu thụ và tiếp thị

Các module này cho phép dữ liệu được sử dụng bởi nhiều chức năng khác nhau cũng như bởi business process khác nhau dưới sự điều khiển nhịp nhàng và chính xác của tổ chức Bảng XI mô tả một vài business process được hỗ trợ bởi phần mềm ERP

Bảng XI: Các business process được hỗ trợ bởi Enterprise Systems

Các process Financial & Accounting, bao gồm General Ledger (Sổ Cái),

Accounts Payable (Công nợ nhà cung cấp), Accounts Receivable (Công nợ Khách hàng), Fixed Assets (tài sản cố định) Cash Management & Forecasting (Quản lý tiền mặt và Dự toán), Product Cost Accounting (kế toán giá thành sản phẩm), Cost Center Accounting (kế toán trung tâm Phí tổn), Asset Accounting (kế toán tài sản

cố định), Tax Accounting (Kế toán Thuế), Credit Management (Quản lý Tín dụng)

và Financial Reporting (Báo cáo Tài chính).

Các process Human Resources, bao gồm personnel administration (quản lý hành

chính nhân viên), time accounting payroll (kế toán lao động tiền lương), personnel planning and development (hoạch định phát triển nhân viên), benefits accounting (kế toán phúc lợi), applicant tracking (theo dõi hồ sơ xin việc) time management, compensation (quỹ đãi ngộ), workforce planning (hoạch định lực lượng lao động), performance management (quản lý năng suất) và travel expense reporting (báo cáo chi phí đi công tác)

Bảng XI: Các business process được hỗ trợ bởi

Enterprise Systems

Các process Manufacturing & Production, bao gồm procurement (thu

mua), inventory management (quản lý tồn kho), purchasing (đặt mua hàng, cung tiêu), shipping (chuyên chở), production planning (kế hoạch sản xuất), production scheduling (đặt lịch trình sản xuất) Material requirements planning (hoạch định nhu cầu vật tư), quality control (kiểm tra chất lượng), distribution (phân phối), transportation execution (thi hành chuyên chở) và equipment maintenance (bảo trì máy móc thiết bị).

Các process Sales & Marketing, bao gồm order processing (xử lý đơn

đặt hàng), quotations (hiến giá), contracts (hợp đồng), production configuration (cấu hình sản xuất), pricing (cho giá), billing (tính hóa đơn), credit checking (kiểm tra mức tín dụng), incentive and commission management (quản lý khen thưởng và huê hồng) và sales planning (kế hoạch tiêu thụ).

Phần mềm ERP được xây dựng xung quanh hàng ngàn business process được định sẵn trước Các tổ chức nào thiết đặt phần mềm ERP này, trước tiên phải chọn ra những chức năng hệ thống nào họ muốn dùng rồi sau đó “ánh xạ” business process của họ lên business process đã định sẵn trước trong phần mềm ERP

Tiến trình này ánh xạ, hoặc qui chiếu các mô hình mà nhà sản xuất phần mềm ERP cung cấp thường được dựa trên sự hiểu biết của business process và best practice

Best practices (cung cách hành nghề tốt nhất) là những giải

pháp thành công nhất hoặc những phương pháp giải quyết vấn đề một cách nhất quán và hữu hiệu nhất cho phép đạt đến những mục tiêu được đề ra Các nhà sản xuất phần mềm ERP (hoặc ERP) thường cung cấp những best practice mà họ

đã nghiên cứu kỹ liên quan đến một ngành nghề nào đó mà

họ cho là chuẩn

Thí dụ, ta có thể ánh xạ tiến trình (process map) mua sắm thiết bị mới Process map sẽ cho thấy các bước đi cần được thực hiện để hoàn thành process và vai trò của các kỹ sư bảo trì, nhà quản lý vật liệu (material manager) và kế toán viên tài sản cố định

Phần mềm ERP tự động hóa phần lớn các bước đi, cho tích hợp công việc bảo trì nhà máy, quản lý vật liệu và kế toán tài sản cố định

Các công ty có thể sử dụng các bảng dữ liệu cấu hình (configuration table) mà phần mềm ERP cung cấp để “cắt ni” phù hợp với một khía cạnh đặc biệt của hệ thống theo cách kinh doanh của xí nghiệp Thí dụ, công ty có thể dùng các bảng cấu hình này để chọn ra việc công ty muốn theo dõi doanh số theo dòng sản phẩm hay không, hoặc theo đơn

vị địa lý hành chính, hoặc theo kênh phân phối, v, v…

Cách tốt nhất là phải “theo chiều gió” nghĩa là công ty phải thay đổi cách làm ăn của mình cho phù hợp với business process của phần mềm ERP và cấu hình hóa một cách tối thiểu (nghĩa là chấp nhận những giá trị mặc nhiên của cấu hình nguyên thủy).

Mặc dù lúc ban đầu các hệ thống ERP được thiết kế cho những business process “back office” trong nội bộ công ty, nhưng giờ đây các hệ thống ERP thiên về bên ngoài ngày càng nhiều có khả năng liên lạc trực tiếp với khách hàng, nhà cung cấp cũng như với các tổ chức khác.

I.3.1- Một tổ chức đồng nhất hơn

Các tổ chức có thể sử dụng hệ thống ERP để hỗ trợ cấu trúc tổ chức mà trước đây ta không thể làm được hoặc để tạo ra một nền “văn hóa tổ chức” (organizational culture)

có kỹ luật hơn

Thí dụ, công ty có thể sử dụng hệ thống ERP để tích hợp công ty xuyên lục địa hoặc xuyên biên giới các đơn vị business hoặc tạo một văn hóa tổ chức đồng nhất theo đấy mỗi đơn vị sẽ dùng những process và thông tin giống nhau

Và sự đồng nhất này có thể đem áp dụng lên toàn thế giới Thí dụ, hãng Nestlé SA (Thụy Sĩ) đã cài đặt hệ thống SAP R/3 như là cách để chuẩn hóa và phối hợp họat động business process trong 500 cơ sở trên 80 quốc gia

Ban lãnh đạo nhận ra rằng việc quản lý phân tán như hiện nay cũng như sự thiếu vắng các business process chuẩn lẫn CNTT sẽ ngăn không cho công ty nâng tầm kiểm soát toàn cầu có được sức mạnh đấu thầu thu mua nông sản vật liệu thô ở giá thấp nhất và đánh giá hiệu quả của các họat động khuyến mãi của mình

I.3.2-Các họat động hiệu quả hơn và những business

process thiên về khách hàng nhiều hơn

Các hệ thống ERP có thể giúp tạo nền tảng cho một tổ chức thiên về khách hàng nhiều hơn Bằng cách tích hợp các business process riêng rẽ đứng độc lập như trước đây trong tiêu thụ, sản xuất và hậu cần, toàn bộ tổ chức sẽ đáp ứng hữu hiệu hơn trước các yêu cầu của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ, dự đoán các sản phẩm mới và chế tạo, giao hàng như theo yêu cầu

Bộ phận chế tạo sẽ có thông tin tốt hơn liên quan đến việc chỉ chế tạo những gì khách hàng đã đặt, chỉ thu mua đúng

số lượng linh kiện và vật liệu để sản xuất theo đúng đơn đặt hàng hiện thời, theo dõi tiến độ sản xuất và giảm đi tối thiểu thời gian lưu kho đối với các linh kiện vật liệu hoặc thành phẩm

Thí dụ, sau khi cài đặt hệ thống ERP của Oracle vào năm

1999, hãng Lucent Microelectronics Group (Mỹ) đã giảm thời gian những process thường bỏ ra 10 đến 15 ngày, nay chỉ còn mất 8 tiếng đồng hồ ở Mỹ, hãng có thể giao đặt mua một chip silicon dùng trong điện thọai di động chỉ trong vòng 56 tiếng đồng hồ sau khi nhận được đơn đặt hàng

Nếu một nhà máy nào đó không thể họat động vì bị cúp điện kéo dài hoặc bị thiên tai, hãng Lucent có thể chuyển việc sản xuất qua một nhà máy khác trong vòng 8 tiếng đồng hồ

Hệ thống ERP đã giúp cho công ty giảm chi phí hậu cần (bao gồm chi phí lưu kho, chuyên chở và nhân viên) từ 1,5% thu nhập xuống dưới 1%

ty (căn cứ dữ liệu trung ương – centralized database) Dữ liệu sẽ có những định nghĩa chuẩn, mang cùng một dạng thức mà toàn bộ tổ chức đã chấp nhận.

Các số liệu về hiệu năng sẽ mang cùng ý nghĩa xuyên suốt công ty và có thể được tự động cung cấp kkhông có sự can thiệp của con người Bất cứ lúc nào ban lãnh đạo cũng có thể biết một đơn vị trong tổ chức hoạt động thế nào mà khỏi cần báo cáo của cấp dưới (thường nếu để báo cáo thì bao giờ cũng được tô hồng)

Thí dụ, hệ thống ERP có thể giúp ban lãnh đạo xác định ngay liền sản phẩm nào tồi tệ nhất không đem về lợi nhuận cho công ty (để công ty tùy nghi quyết định tiếp tục hoặc lọai khỏi quá trình sản xuất)

Các phần mềm ERP thường bao gồm các công cụ phân tích bằng cách dùng dữ liệu được tồn trữ trong hệ thống để

đo lường hiệu quả hoạt động của công ty một cách tổng thể

Phần mềm ERP của SAP bao gồm những thống kê liên quan đến quản lý lợi nhuận,quản lý chi phí sản phẩm và dịch vụ, quản lý chi phí gián tiếp, quản lý rủi ro, balanced scored (chấm điểm cân bằng), quản lý việc hoạch định đầu

tư và các công cụ khác cho ban lãnh đạo một cái nhìn tổng thể về hiệu quả hoạt động của công ty

Khi đặt mua hàng, khách hàng ngày nay đều nhấn mạnh đến giá trị lớn hơn của mặt hàng (ngày càng giàu, người

ta không thích mua hàng giá rẻ bình dân), thỏa mãn đơn đặt hàng nhanh hơn cũng như dịch vụ hậu mãi phải tốt và phản ứng nhanh trước các thị hiếu hay thay đổi của khách hàng

Chu kỳ « tuổi thọ » của sản phẩm ngày càng ngắn đi (khái niệm « ăn chắc mặc bền » của các cụ xưa đã bị lỗi thời), việc thu mua sản phẩm tại nguồn (sourcing) bỏ qua môi giới trung gian, mang tính toàn cầu cũng như chủng loại các mặt hàng ngày càng đa dạng phong phú, do đó chi phí dây chuyền cung ứng vật tư hàng hóa và sự phức tạp ngày càng tăng

Chuỗi giá trị (value chain) của phần lớn doanh nghiệp được kết nối với nhau làm cho lợi thế cạnh tranh có thể được dựa trên trọn dây chuyền cung ứng vật tư hàng hóa thay vì trên từng doanh nghiệp riêng rẽ

Hệ thống SCM ngày nay không chỉ giới hạn vào việc thỏa mãn trọn vẹn đơn đặt hàng mà còn được gắn liền với những vấn đề chiến lược, chẳng hạn khả năng tạo ra những mặt hàng rất nhanh và nhanh chóng đến tay khách hàng cũng như tạo và thiết đặt những mô hình kinh doanh mới Bạn cứ xem thị trường điện thoại di động thì biết

II.1- Dây chuyền cung ứng vật tư hàng hóa là gì ?

Hệ thống SCM liên quan đến việc kết nối chặt chẽ và việc phối hợp các hoạt động liên quan đến thu mua, sản xuất

và di chuyển (vận tải) một sản phẩm SCM sẽ tích hợp các business process để tăng tốc các luồng thông tin, sản phẩm và nguồn vốn lên xuống dọc theo dây chuyền để giảm thời gian, công sức trùng lắp và chi phí tồn kho

Dây chuyền cung ứng vật tư hàng hóa là một mạng lưới

tổ chức và business process lo việc thu mua vật liệu thô (raw materials), chế biến các vật liệu này thành bán thành phẩm hoặc thành phẩm, rồi phân phối sản phẩm hoàn tất cho khách hàng

SCM nối liền các nhà cung cấp, các nhà máy chế biến nằm rải rác nhiều nơi trên thế giới, các trung tâm phân phối, các nhà bán lẻ và khách hàng để cung cấp hàng hóa dịch

vụ từ người cung cấp vật liệu cho đến nơi tiêu thụ sản phẩm hoàn tất

Các luồng nguyên vật liệu, thông tin và thanh toán chạy xuyên suốt qua dây chuyền trong cả hai chiều

Các mặt hàng bắt đầu đi từ nguyên vật liệu, di chuyển qua

hệ thống hậu cần và nhà máy sản xuất cho tới khi đến tận tay khách hàng

Các mặt hàng bị trả về lại theo chiều ngược lại từ người mua về phía người bán

Supplier Nhà cung cấp

Manufacturer Nhà Chế tạo

& Sản xuất

Manufacturer Nhà Chế tạo

& Sản xuất

Distributor Nhà Phân phối

Distributor Nhà Phân phối

Retailer Nhà Bán lẻRetailerNhà Bán lẻ

Customer Khách hàngCustomer Khách hàng

Capacity, Inventory level, delivery schedule,

payment terms (Năng lực, mức tồn kho, lịch trình giao hàng,

điều kiện thanh toán)

Orders, return requests, repair & service,

payments (Đơn đặt hàng, yêu cầu trả hàng về, sửa chữa &

dịch vụ, thanh toán)

Downstream

Tier 1 Suppliers

Hình XIX cho thấy một minh họa đơn giản về dây chuyền cung ứng vật tư hàng hóa Bạn thấy dòng chảy của thông tin cũng như nguyên vật liệu xuyên qua nhà cung cấp, nhà máy sản xuất, nhà phân phối, nhà bán lẻ và khách hàng

Phần ngược dòng (upstream) của dây chuyền liên quan

đến tổ chức nhà cung cấp và những nhà cung cấp của họ

và những qui trình quản lý mối liên hệ với họ

Còn phần xuôi dòng (downstream) bao gồm việc tổ chức

và qui trình phân phối và giao hàng cho khách hàng đầu cuối

Các nhà máy sản xuất cũng phải quản lý các qui trình dây chuyền nội bộ lo chế biến nguyên vật liệu, linh kiện và dịch vụ (cung cấp bởi các nhà cung cấp upstream) để cho

ra bán thành phẩm và sản phẩm hoàn tất cũng như lo quản

lý các vật liệu và tồn kho

Các nguyên vật liệu chảy xuôi dòng từ nguồn vật liệu xuyên qua các cơ sở chế biến (nhà máy) nguyên vật liệu thành bán thành phẩm (còn được gọi là linh kiện – component hoặc parts)

Các bán thành phẩm này sẽ được ráp tại cấp kế tiếp để cho ra thành phẩm (hoặc sản phẩm hoàn tất – finished goods) Các sản phẩm hoàn tất này sẽ được chuyển cho các trung tâm phân phối và từ đấy gửi tiếp cho các nhà bán lẻ và khách hàng

Dây chuyền cung ứng được bởi hình XIX là đã được đơn giản hóa khá nhiều Phần lớn các dây chuyền, đặc biệt những dây chuyền tại các công ty cỡ lớn, chẳng hạn các công ty sản xuất xe hơi, thường theo nhiều tầng nấc multi-tier với hàng ngàn nhà cung cấp tầng 1 (sơ cấp – primary tier), tầng 2 (cấp trung – secondary tier) và tầng 3 (cao cấp – tertiary tier)

Các nhà cung cấp cấp 1 này lại có riêng cho mình những nhà cung cấp nhỏ (nhà cung cấp cấp 2) và đến phiên những người này lại có cho mình những nhà cung cấp nhỏ cấp 3.

I.1.1- Supply chain processes

Có nhiều process và subprocess tham gia vào việc quản lý dây chuyền để thúc đẩy dòng chảy thông tin

và nguyên vật liệu này

Hiệp hội Supply Chain Council (SCC) ở Mỹ đã triển

khai một Supply Chain Operations Reference Model (SCOR – Mô hình qui chiếu tác nghiệp dây

chuyền) như là một mô hình qui chiếu process liên thông kỹ nghệ dùng quản lý dây chuyền (SC)

Các thành viên của SCC quan tâm đến việc áp dụng và thúc đẩy tiến bộ trong việc sử dụng các hệ thống SCM

SCOR định nghĩa một tập hợp process thông dụng của các supply chain giúp các công ty hiểu tường tận các vấn đề về quản lý SC và đặt để những mục tiêu trong việc cải tiến SC

SCOR nhận diện 5 kế hoạch chính đối với SC process:

Plan : Bao gồm các process làm cân bằng tổng hợp những

nhu cầu và cung ứng để triển khai một đường lối hành động

để đáp ứng các yêu cầu thu mua (sourcing), sản xuất và giao hàng

Source : Bao gồm các process lo thu mua hàng hóa và dịch vụ

cần thiết để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể nào đó

Make : Bao gồm các process lo chế biến một sản phẩm hoàn

tất đáp ứng mục tiêu hoặc yêu cầu hiện thời.

Deliver : Bao gồm các process cung cấp thành phẩm và dịch

vụ đáp ứng nhu cầu hiện thời hoặc theo kế hoạch, bao gồm quản lý các đơn đặt hàng, quản lý chuyên chở và quản lý phân phối.

Return : Bao gồm các process được gắn liền với các sản

phẩm bị trả về hoặc nhận đặt hàng bị trả về, kể cả việc hỗ trợ khách hàng sau khi đã giao hàng

Hậu cần : (logistic) giữ một vai trò quan trọng trong các

process này, liên quan đến việc hoạch định và kiểm soát tất cả các yếu tố có một ảnh hưởng trên việc chuyên chở đúng món hàng hoặc đúng dịch vụ tới nơi tới chốn kịp thời với phí tổn thấp nhất (người ta tính ra ở Mỹ chi phí hậu cần chiếm vào khoảng 12% đến 14% trong giá thành COGS)

Hệ thống SCM cung cấp một cơ may tối ưu hóa sự di chuyển vật liệu và hàng hóa xuyên qua các thành viên khác nhau của dây chuyền cung ứng

Muốn quản lý SC, một công ty phải cố gắng loại bỏ những bước trùng lắp (redundant), những trễ nải và nguồn lực tiêu hao cùng với cách quản lý các mối liên hệ với các thành viên trong dây chuyền

Các hệ thống thông tin sẽ làm cho hệ thống SCM hữu hiệu hơn bằng cách cung cấp thông tin giúp các công ty phối hợp hành động, bố trí lịch trình và kiểm soát việc thu mua vật liệu, sản xuất, quản lý tồn kho và giao hàng hoặc dich vụ

Plan

•Balance resources with requirements

(Cân bằng nguồn lực với yêu cầu vật tư hàng hóa)

• Align supply chain plan with business financial plan

(Canh kế hoạch SC với kế hoạch tài chính kinh doanh)

Plan

•Balance resources with requirements

(Cân bằng nguồn lực với yêu cầu vật tư hàng hóa)

• Align supply chain plan with business financial plan

(Canh kế hoạch SC với kế hoạch tài chính kinh doanh)

Deliver

• Select carriers (chọn nhà chuyên chở)

II.2- Thông tin và Supply Chain Management

Những việc làm không có hiệu quả trong SC, chẳng hạn hụt linh kiện vật tư, sử dụng dưới công suất nhà máy, tồn kho thành phẩm quá cao, chi phí chuyên chở vượt quá định mức thường bị gây ra bởi thông tin thiếu chính xác hoặc không kịp thời

Thí dụ, phần lớn các giám đốc nhà máy chế tạo có thể cho trữ quá nhiều tồn kho một linh kiện nào đó vì họ không biết một cách chính xác khi nào họ sẽ nhận được hàng nhà cung cấp giao Các nhà cung cấp có thể cho đặt mua quá ít vật liệu vì họ cũng không có thông tin chính xác về nhu cầu

Những việc làm không hiệu quả của SCM này có thể lãng phí vào khoảng 25% chi phí tác nghiệp của công ty

Nếu nhà sản xuất có thông tin chính xác bao nhiêu đơn

vị sản phẩm khách hàng muốn đặt, khi nào khách hàng muốn có chúng và khi nào phải chế tạo các sản phẩm này thì lúc ấy mới có thể thiết đặt một chiến lược JIT (just-in-time – vừa đúng lúc) rất hiệu quả Các linh kiện

sẽ đến đúng lúc cần đến và thành phẩm sẽ được chuyển

đi đúng vào lúc sản xuất xong

Tuy nhiên, trong một SC, những bất trắc thường xảy ra

vì nhiều tình huống mà ta không lường trước được – nhu cầu sản phẩm không chắc ăn, hàng đến trễ, vật liệu hoặc linh kiện bị hỏng, hoặc qui trình sản xuất «sụm bà chè»

Để thỏa mãn khách hàng, các nhà sản xuất thường phải quan tâm đến những bất trắc cũng như những điều không lường trước vừa kể trên bằng cách tồn trữ nhiều vật liệu hoặc linh kiện hơn là hiện thời cần thiết, nghĩa là phải có một mức an toàn tồn kho đối với một số mặt hàng

Tồn kho an toàn (safety stock) giữ vai trò cái đệm (buffer) do sự thiếu uyển chuyển trong hệ thống SCM Mặc dù tồn kho quá lớn thì tốn kém, nhưng tồn kho quá

ít xảy ra hụt kho thì cũng sẽ bị mất mối làm ăn do việc đơn đặt hàng bị hủy bỏ

Một vấn đề thường xuyên xảy ra trong hệ thống SCM là

tác động được gọi là bullwhip effect (hiệu ứng roi quất,

xem hình XXI), theo đấy thông tin liên quan đến nhu cầu đối với một mặt hàng sẽ bị méo mó khi nó đi từ một chủ thể này qua chủ thể kế tiếp trong dây chuyền

Một gia tăng nho nhỏ về nhu cầu mặt hàng nào đó sẽ gây

ra việc các thành viên trong dây chuyền- nhà phân phối, nhà sản xuất, nhà cung cấp chính, nhà cung cấp cấp 2, nhà cung cấp cấp 3 – sẽ tăng tồn kho lên để mỗi người một ít cho là “phòng khi”

Những “gợn sóng” thay đổi này suốt dọc dây chuyền sẽ cộng hưởng làm cho tồn kho tăng lên, sản xuất cũng tăng lên kéo theo tăng phí tồn lưu kho cũng như chuyên chở v.v …

Tác động bullwhip có thể giải quyết được bằng cách giảm sự bất trắc liên quan đến nhu cầu của khách hàng khi tất cả các thành viên trong dây chuyền có thông tin chính xác và được cập nhật kịp thời

Nếu tất cả các thành viên trong dây chuyền có thể chia

sẻ sử dụng thông tin liên quan đến mức tồn kho, lịch trình sản xuất, dự đóan nhu cầu và vận chuyển, thì lúc này các thành viên sẽ có cơ sở điều chỉnh kế hoạch thu mua, sản xuất và phân phối riêng của mình

Các hệ thống SCM đem lại lọai thông tin cho phép giúp các thành viên trong dây chuyền làm những quyết định tốt hơn trong việc thu mua và bố trí lịch trình sản xuất

và vận chuyển