Tiểu luận- Quản trị hành chính văn phòng

Quản trị hành chính văn phòng

Lời cam đoan

Em xin cam đoan đề tài tiểu luận : “ Tìm hiểu nghiệp vụ tổ chức cuộc hop Xây dựng một tình huống cụ thể trong doanh nghiệp” là một công trình nghiên

cứu độc lập dưới sự hướng dẫn của giáo viên hướng dẫn: Lưu Minh Huyên Đề tài,nội dung báo cáo là sản phẩm mà em đã nỗi lực nghiên cứu, tìm hiểu trong quátrình thu thập và khảo sát thực tế, tổng hợp thông tin và nhận được sự giúp đỡ tân

tình từ ban lãnh đạo, cán bộ văn thư của Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Thành Phát LPT Các kết quả trình bày trong báo cáo này là hoàn toàn

ttung thực, em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm, kỷ luật của bộ môn và nhà trường

đề ra nếu như có vấn đề xảy ra

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

Hồng Hoàng Thị Hồng

Mục lục

LỜI MỞ ĐẦU 3

CHƯƠNG I: Khái quát về tổ chức Công ty 5

1.1 Lịch sử hình thành 5

1.1.1 Tên, địa chỉ và quy mô hoạt động 5

1.1.2 Lịch sử phát triển 6

1.1.3 Lĩnh vực hoạt động theo giấy phép kinh doanh 7

1.2 Cơ cấu tổ chức 8

1.3 Quy mô lao động 10

CHƯƠNG II: Khái quát chung về tổ chức cuộc họp 12

2.1 Khái niệm 11

2.2 Các loại hình hội họp 12

2.3 Các nguyên tắc tổ chứ cuộc họp 12

2.4 Các bước tổ chức và điều hành cuộc họp 12

2.4.1 Giai đoạn chuẩn bị cho các cuộc họp 12

2.4.2 Công việc của người thư ký trong thời gian diễn ra cuộc họp 17

2.5 Những giải pháp khắc phục lỗi 22

CHƯƠNG III: Tình huống cụ thể trong doanh nghiệp 24

A Mô Tả 24

B.Tiến hành tình huống cụ thể 25

KẾT LUẬN 27

TÀI LIỆU THAM KHẢO 28

Lời mở đầu

Hầu hết mọi ngưởi trong chúng ta đều dành phần lớn thời gian cho công việc,

vì vậy mà môi trường làm việc có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng cuộc sống củachúng ta, tác động rất lớn đến nhiều khía cạnh khác trong đời mỗi người Bên cạnhnăng lực và sự yêu thích công việc là những yếu tố không thể thiếu thì việc bày tríkhông gian làm việc một cách hài hòa cân đối sẽ góp phần giúp bạn đạt kết quảthuận lợi cho công việc của mình Trong lĩnh vực quản trị thì bất cứ cấp quản trịnào có văn phòng làm việc đều phải quản trị văn phòng của mình và viết gọn lại là

“Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng” Hầu hết mọi xí nghiệp chúng ta hiện nay đều

có phòng hành chính, chính vì thế Quản Trị Hành Chính đã, đang và sẽ lá một lĩnhvực không thể thiếu trong mọi cơ quan, mọi tổ chức kinh doanh Nơi làm việc làmviệc dù có không gian nhỏ hay hẹp thì sự bố trí không gian màu sắc…thì tất cảcủng mang cho chúng ta tinh thần thoải mái hoặc sự khó chịu, ảnh hưởng đến trạngthái tinh thần cũng như sức khỏa và hiệu quả công việc,và tương tự, khi bạn tổchức tốt khu vực hành chính của cơ quan Và ngày nay để tìm giải pháp cho cácvướng mắc trong thế thế giới được tìm thấy xuyên qua các cuộc họp và thảo luậnnhóm Một cuộc họp vẩn tốt hơn là điện thoại, máy fax, máy vi tính…hoặc là làmviệc một mình Tổ chức tốt một cuộc họp cũng quan trọng như việc bạn tổ chứckhoa học khu vực hành chính vậy Nó đem lại hiểu quả rất lớn cho công việc và

Bendeich, một tác giả người Úc trong tác phẩm” Office skills- Update” đã phátbiểu một câu rất hay sau:

“Nhiều nhà kinh doanh thành công, trong đó có một số người đướng đầu cómột số công ty lớn trên thế giới, trước đã bắt đầu sự nghiệp của mình bằng nghềthư ký Các kỹ năng hay nghiệp vụ , mà họ đã học được khi làm thư ký hay nhânviên hành chính văn phòng đã giúp họ thành công trong nghề nghiệp của chínhmình

Một công ty hay một tổ chức nào dù có nguồn tài chính dồi dào, máy mócthiết bị hiện đại đến đâu cũng sẽ trở nên vô nghĩa nếu không biết quản trị nguồnnhân lực Chính quản trị nhân lực sẽ tạo ra bộ mặt, bầu không khí vui tươi phấnkhởi hay căng thẳng, u ám trong công ty Ta không phủ nhận vai trò của các lĩnhvực khác như quản trị sản xuất, quản trị hành chính, kế toán… nhưng rõ ràng quảntrị nguồn nhân lực đóng một vai trò rất quan trọng trong mọi doanh nghiệp Để côngviệc được hoàn thành có hiệu quả, đòi hỏi người thực hiện công việc phải có những

kỹ năng tương ứng với yêu cầu của công việc đó Trong quản trị cũng vậy, để hoànthành tốt các chức năng quản trị, đòi hỏi nhà quản trị phải có các kỹ năng chủ yếunhư: kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng nhân sự, kỹ năng tư duy… Tất cả các nhà quản trị,

dù làm việc ở lĩnh vực nào cũng đều phải có đầy đủ 3 loại kỹ năng này Tuy nhiêntầm quan trọng của mỗi kỹ năng lại tùy thuộc vào cấp bậc của nhà quản trị Kỹnăng nhân sự thì như nhau đối với nhà quản trị ở mọi cấp

Một nhà quản trị nhân sự cần trang bị cho mình những kỹ năng nhân sự cơbản và cần thiết, một trong những kỹ năng cần thiết đó chính là kỹ năng tổ chứcmột cuộc họp Cuộc họp là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khítrang trọng Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo sẽ trở nên kém hiệu quả vàmất thời gian Do vậy người tổ chức cuộc họp cần có những kỹ năng cơ bản nhất vềcách thức để tổ chức một cuộc họp thành công Tổ chức thành công một cuộc họp

là công việc mà bất cứ nhà quản trị có năng lực nào cũng phải có khả năng thựchiện Đây là một việc không dễ dàng gì Các cuộc họp nên được tổ chức thế nào?Làm thế nào để biết chắc chắn người tham dự sẽ đến đúng giờ? Truyền đạt cho mọingười như thế nào? Tổ chức thực hiện công việc sau cuộc họp ra sao?

Là một nhà quản trị và cũng là người tổ chức cuộc họp thì cần phải xây dựngmục tiêu cho cuộc họp, hình thành nội dung sát với thực tế, tiếp xúc với nhữngngười khác trong cuộc họp và lập kế hoạch để biến những quyết định thành hànhđộng

Kết cấu bài tiểu luận gồm: 3 chương

Chương 1: khái quát chung về tổ chức Công ty TNHH Thương Mại Dịch VụVận Tải Thành Phát LPT

Chương 2: Khái quát chung về tổ chức cuộc họp

Chương 3: Tình huống cụ thể trong doanh nghiệp

Chương 1: khái quát chung về tổ chức Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ

Vận Tải Thành Phát LPT

1.1 Lịch sử hình thành

1.1.1 Tên, địa chỉ và quy mô hoạt động của doanh nghiệp.

1 Tên công ty: Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Thành Phát LPT

2 Trụ sở: Thôn Đào Viên - Xã Dân Tiến - Huyện Khoái Châu - Hưng Yên

3 Điện thoại/ Fax: 0987 573 333 Fax: 02213 714 316

4 Mã số thuế: 0900277050

5 Email: congtythanhphatlpt@gmail.com

6 Giấy chứng nhận ĐKKD số 0900277050 đăng ký lần đầu ngày 29/11/2007

và đăng ký thay đổi lần thứ 4 ngày 28/04/2016 do Sở kế hoạch và Đầu Tư tỉnhHưng Yên cấp

7 Người đại diện: Hoàng Văn Tùng Chức vụ: Giám đốc

8 Ngành nghề kinh doanh: Buôn bán vật liệu xây dựng, lốp ôtô, vận tải hàng

hoá bằng đường bộ và đóng mới thùng xe, sữa chữa chăm sóc…

9 Tài khoản số: 2407 211 000 320081 tại Ngân hàng Agribank_CN Hưng Yên

II

4661 00000 38422 tại Ngân hàng BIDV_CN Bắc Hưng Yên

11 000000 55913 tại Ngân hàng Vietinbank_CN Bắc Hưng YênCùng với phát triển công ty không ngừng mở rộng hoạt động kinh doanh lĩnh

đã chiếm lĩnh được thị trường trong tỉnh và các tỉnh bạn - một thị trường đòi hỏi có

sự cạnh tranh khốc liệt về giá cả … Dưới lãnh đạo giám đốc Hoàng Văn Tùng

đồng tâm hợp lực đội ngũ CBCNV có trình độ chuyên môn , giàu kinh nghiệm, tậntụy, giỏi tay nghề giúp cho công ty phát triển lớn mạnh không ngừng Chiến lượcphát triển công ty tiếp tục mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh sản phẩm dựa khaithác mạnh để đáp ứng thiết thực yêu cầu phát triển KT-XH, phát triển đa ngành, đanghề nhiều lĩnh vực để hỗ trợ lẫn Phát triển nhanh phải đảm bảo hiệu bền vững,phấn đấu xây dựng công ty thành doanh nghiệp mạnh khu vực miền bắc vào năm

2020 Với thành đạt với kinh nghiệm tận tâm Công Ty TNHH Thương Mại Dịch VụVận Tải Thành Phát LPT địa chỉ tin cậy của khách hàng đối tác

Quy mô hoạt động của doanh nghiệp

- Diện tích mặt bằng

Tổng diện tích 3.980 m2 đất, nằm trên diện tích đất tại xã Dân Tiến,

huyện Khoái Châu, tỉnh Hưng Yên

1 Vốn điều lệ: 20.000.000.000 đồng (hai mươi tỷ triệu đồng)

1.1.2 Lịch sử phát triển của doanh nghiệp

Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Thành Phát LPT là một công tytrách nhiệm hữu hạn ngoài NN hoạt động kinh với các lĩnh vực buôn bán vật liệuxây dựng, lốp ô tô, vận tải hàng hoá bằng đường bộ và đóng mới thùng xe, sữachữa chăm sóc Được thành lập ngày 29/11/ 2007 theo quyết định của Sở Kế HoạchĐầu Tư tỉnh Hưng Yên

Tên giao dịch của công ty là LPT THANH PHAT CO.,LTD

Địa chỉ giao dịch (trụ sở chính) tại Thôn Đào Viên, xã Dân Tiến, huyện KhoáiChâu, tỉnh Hưng Yên

Từ một xưởng sản xuất phụ tùng nhỏ nay Công Ty TNHH Thương Mại Dịch VụVận Tải Thành Phát LPT đã phát triển thành một đơn vị thành viên với các chứcnăng: Với các lĩnh vực buôn bán vật liệu xây dựng, lốp ô tô, vận tải hàng hoá bằngđường bộ và đóng mới thùng xe, sữa chữa chăm sóc….Cho đến nay công ty Tronglĩnh vực kinh doanh vận tải hàng hoá bằng đường bộ trong nước và quốc tế, hàngnăm công ty chúng tôi đã vận chuyển hàng nghìn tấn hàng hoá và nhiều lô thiết bịđảm bảo đúng yêu cầu tiến độ của khách hàng…

1.1.3 Lĩnh vực hoạt động theo giấy phép kinh doanh

Kinh doanh ngành nghề cấp phép chấp hành đầy đủ chế độ pháp luật Nhà nướcnhằm nâng cao tính hiệu hợp pháp hoạt động Phát triển thêm ngành nghề Công ty,nâng tỷ trọng sản xuất công nghiệp, dịch vụ, đầu tư thiết bị công nghệ đại, nâng caochất lượng khả cạnh tranh thị trường

Buôn bán vật liệu xây dựng, lốp ô tô, vận tải hàng hoá bằng đường bộ và đóngmới thùng xe, sữa chữa chăm sóc…

HÌNH ẢNH XE TRONG CÔNG TY

1.2 Cơ cấu tổ chức

*Sơ đồ cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

Sơ đồ: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ

Vận Tải Thành Phát LP

Nguồn: Phòng nhân sự Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Thành Phát

LPT

- Ban giám độc: Giám đốc Công ty là người đại diện theo pháp luật, chịu trách

nhiệm trước điều hành Công ty theo hướng và các quyết định của Công ty

Nghĩa vụ, và quyền hạn của Giám đốc như sau:

+ Trực tiếp điều hành và phân công nhiệm vụ để giải quyết các công việc hàngngày của Công ty

+ Quyết định kịp thời mọi vấn đề phát sinh liên quan đến công việc hàng ngày củaCông ty

+ Ký các văn bản, chứng từ, các hợp đồng, giao dịch theo thẩm quyền

+ Quyền hạn, nhiệm vụ và thực hiện nghĩa vụ theo quy định của Điều lệ Công ty vàLuật Doanh nghiệp

Ban giám đốc

Phòng tàichính- kế toán

Bộ phận an toàngiao thông

Phòng điềuhành vận tảiPhòng kinh

doanh

- Phòng kinh doanh :

+ Tham mưu giúp ban Giám đốc Công ty trong vông việc triển khai thực hiện cácNghị quyết của Công ty về công tác định hướng kế hoạch kinh doanh cũng như quyđịnh hướng khách hàng

+ Trực tiếp triển khai tổ chức các hoạt động kinh doanh theo kế hoạch và mục tiêu

đề ra

+ Tham mưu giúp ban Giám đốc nắm bắt thông tin kịp thời về chiến lược phát triểnkinh tế, xây dựng kế hoạch năm, kế hoạch dài hạn về sản xuất – kinh doanh củacông ty theo mục tiêu mà Nghị quyết của Giám đốc đề ra

+ Thường xuyên nắm vững thông tin về thị trường Tổ chức thực hiện tốt kế hoạchsản xuất - kinh doanh trong phạm vi toàn cầu Công ty

+ Quản lý hàng hóa theo quy chế, quy định của công y, thường xuyên kiểm tra tìnhhình sản xuất - kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc, kịp thời báo cáo để ban Giámđốc có biện pháp chỉ đạo

+ Theo dõi thống kê, tổng hợp báo cáo chính xác, kịp thời định kỳ và đột xuất

- Phòng điều hành vận tải: Giúp Giám đốc điều hành các hoạt động của Công ty;

Điều hành hoạt động kinh doanh của đội xe, quản lý và phân công nhiệm vụ cho láixe

- Bộ phận an toàn giao thông: Kiểm tra an toàn xe trước khi thực hiện chu trình

vận hành mới Xây dựng quy trình đảm bảo an toàn giao thông của Công ty, tổchức thực hiện các biện pháp an toàn như tuyên truyền pháp luật, phổ biến kiếnthức về an toàn giao thông, an toàn lao động; xử lý các vấn đề liên quan đến tai nạngiao thông, tai nạn lao động

1.3 Quy mô lao động

Bảng 1: Cơ cấu lao động của công ty tính đến tháng 5/2020

Nguồn: Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Thành Phát LPT

Chương 2: Khái quát chung về tổ chức cuộc họp

2.1 Khái niệm

- Họp là một trong những hoạt động thường xuyên, có tính phổ biến ở các cơ quan

tổ chức hiện nay để phổ biến các chủ trương, chính sách và bàn bạc để tìm ra cácbiện pháp quản lý, điều hành Hội thảo là một dạng họp để thảo luận về những vấn

đề có tính khoa học, phục vụ cho hoạt động quản lý

- Các cuộc họp là một yếu tố quan trọng trong cuộc sống của doanh nghiệp Trong

xã hội kinh doanh phức tạp hiện nay, mỗi cá nhân hầu như đều không có đầy đủnhững thông tin cần thiết để làm các quyết định quan trọng Doanh nghiệp tuỳthuộc vào các cá nhân cung cấp thông tin, xem xét để đưa ra các quyết định quantrọng Phương pháp tôt nhất để lấy tư tưởng của nhiều cá nhân một lúc là các cuộchội họp, hội nghị

- Trong các cuộc hội họp, hội nghị các thành viên đưa ra các ý kiến tham gia nênhội họp, hội nghị là cơ sở để thực hiện dân chủ, tạo điều kiện thuân lợi để thực thicác quyết đinh quản lý sau này

- Mục đích - ý nghĩa của cuộc họp - hội họp:

Hội họp, hội nghị là một yếu tố quan trọng trong cuộc sống của doanh nghiệp.Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được tư tưởng của nhiều người cùng một lúc

Là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiếntrình làm quyết định Tuy nhiên, các cuộc họp thường làm tiêu tốn nhiều thời gian

và tiền bạc, là hai thứ rất quí đối với chúng ta Do đó, chỉ nên tổ chức cuộc họp khicần thiết và đảm bảo rằng các cuộc họp đó phải ngắn gọn và mang lại hiệu quả.Như vậy, thế nào là cuộc họp? Một cuộc họp gồm những người có liên quan hợp lại

để bàn bạc, thảo luận và giải quyết hay quyết định vấn đề nào đó Để cuộc họp cókết quả, cần phải tiến hành một cách nghiêm túc, có ấn định thời gian, địa điểm,thành phần tham dự và nội dung (nếu cần thiết, những nội dung chính có thểđược gửi trước cho những người tham dự)

 Hội họp:

- Hội họp nội bộ, bình thường không nghi thức: là các cuộc hội họp nhỏ có tính

cách nội bộ, không nghi thức, diển ra để bàn luận quyết định những vấn đề mangtính chất nội bộ như cuộc họp của các phòng ban, các cuộc họp về khen thưởng kỷluật, các cuộc họp báo cáo tình hình…

- Hội họp trang trọng theo nghi thức: áp dụng trong các trường hợp sau đây:

- Nguyên tắc ghi nhận thông tin

2.4 Các bước tổ chức và điều hành cuộc họp

2.4.1 Giai đoạn chuẩn bị cho các cuộc họp

+ Họp để thông qua 1 quyết định quản lý.

+ Họp để sơ kết, tổng kết, đánh giá tình hình hoạt động

+ Họp để khen thưởng, kỉ luật

Căn cứ vào tính chất, mục đích của từng cuộc họp, người quản trị văn phònghoặc thư ký sẽ lập kế hoạch tổ chức cũng như bố trí địa điểm và chuẩn bị các trangthiết bị cho phù hợp

Chẳng hạn: Cuộc họp có số lượng đông để thông qua1 kế hoạch sản xuất thìcần bố trí địa điểm rộng và tiện cho việc đi lại

b) Lên kế hoạch tổ chức cuộc họp

- Thông thường đối với những cuộc họp đơn giản thì kế hoạch tổ chức được nhà

quản trị văn phòng dự kiến nhanh trong đầu và thực hiện theo tuần tự

- Tuy nhiên đối với những cuộc họp có quy mô lớn và quan trọng thì nhà quan

trọng phải xây dựng kế hoạch tổ chức và phân công người thực hiện từng côngviệc, tránh quên việc và sai sót Thông thường kế hoạch tổ chức một cuộc họp gồmmột số việc cụ thể sau:

- Thành phần tham dự bao gồm: Thành viên chính và khách mời (đại biểu)

- Thông báo hoặc gửi giấy mời tới các thành phần tham dự Trong trường hợp khẩn

cấp có thể gọi điện.

Lập chương trình của cuộc họp hoặc hội nghị:

- Các hoạt động chính sẽ diễn ra trong cuộc họp hoặc hội nghị và trình tự của cáchoạt động đó.

- Người hoặc bộ phận được giao thực hiện hoặc phụ trách việc điều hành các hoạtđộng trong cuộc họp

- Thời gian tối thiểu và tối đa dành cho từng hoạt động, thời gian nghỉ giữa các hoạtđộng

- Những hoạt động dự phòng và các biện pháp xử lý khi có các tình huống đột xuấtxảy ra

Chuẩn bị địa điểm và các trang thiết bị cho cuộc họp

- Việc bố trí địa điểm cho các cuộc họp phải căn cứ vào tính chất, mục đích củacuộc họp; căn cứ vào số lượng và đặc điểm, vị trí của những người tham dự; căn cứvào điều kiện hiện có của cơ quan Khi đã dự kiến địa điểm phù hợp, thư ký vănphòng cần đăng ký với bộ phận quản trị để sắp xếp trước, tránh chồng chéo với cáchoạt động khác Địa điểm họp cần được thông báo cụ thể trong công văn mời họphoặc giấy mời

- Điều cần lưu ý là, tuy đã xác định được địa điểm cần thiết, nhưng đối với nhữngcuộc họp quan trọng, đại biểu từ các nơi xa đến dự thì cần phải có địa điểm dựphòng, để nếu có trương hợp bất trắc xẩy ra thì không phải hoãn cuộc họp vì lý dođịa điểm

- Địa điểm cần được trang trí phù hợp với yêu cầu và mục đích của cuộc họp, tránhphô trương, hình thức nhưng cũng không được đại khái, qua loa Một số cuộc họpphải được trang trí theo nghi lễ quy định (băng, cờ, khẩu hiệu)

- Việc bố trí bàn ghế trong phòng họp cũng là vấn đề mà các thư ký cần chú ý Hầuhết các cuộc họp được bố trí theo kiểu hội trường, gồm một bục cao để diễn giả nói

và bên dưới là ghế của đại biểu và những người tham dự Cũng có cuộc họp ngoàibục diễn giả còn có thêm bàn Chủ tịch đoàn (hoặc người chủ toạ) và bàn riêng cho

bộ phận thư ký