Tiểu luận Quản Trị Điều Hành Văn Phòng Phân Tích Công Tác Tổ Chức Sắp Xếp Nơi Làm Việc Tại Công Ty Sữa Vinamilk

Không có một quy định cụ thể nào về diện tích sử dụng dành cho cá nhân, nhưngthông thường vị trí quản lí, người có chức vụ thì thường được bố trí mặt bằng rộnghơn, tuỳ vào

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG

KHOA KINH TẾHọc phần Quản trị văn phòng



Đề tài: PHÂN TÍCH CÔNG TÁC TỔ CHỨC SẮP XẾP NƠI LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY SỮA VINAMILK (Vietnam Dairy Products Joint Stock Company)

( Trụ sở chính :10 Tân Trào, phường Tân Phú, quận 7, TP Hồ Chí

Minh, Việt Nam)

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 : LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SẮP XẾP CHỖ LÀM

VIỆC 3

1.1 Mục đích: 3

1.2 Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc 4

1.2.1 Đáp ứng nhu cầu sử dụng: 4

1.2.2 Phù hợp với mối tương quan giữa luồng công việc, người làm việc và thiết bị làm việc: 4

1.2.3 Bàn ghế phù hợp với nhu cầu sử dụng: 4

1.3 Các yếu tố tác động đến năng suất lao động 5

1.3.1 Không khí 5

1.3.2 Nhiệt độ 5

1.3.3 Âm thanh 6

1.3.4 Màu sắc 6

1.3.5 Ánh sáng 7

1.3.6 Tiện nghi vệ sinh 7

1.3.7 Tư thế và thao tác lao động 7

1.4 Không gian mở của văn phòng: 7

1.4.1 Hạn chế việc sử dụng phòng riêng: 7

1.4.2 Không gian mở với văn phòng sử dụng vách ngăn 8

1.5 Áp dụng tiêu chuẩn 5S trong sắp đặt và bố trí văn phòng: 8

1.5.1 Seri - Sàng lọc: loại bỏ những thứ không cần thiết 8

1.5.2 Seiton - Sắp xếp: Đặt mọi thứ đúng chỗ sao cho thuận lợi khi sử dụng 9

1.5.3 Seiso - Sạch sẽ: Làm vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc 9

1.5.4 Seiketsu - Săn sóc: Duy trì sự vệ sinh sạch sẽ ở mức độ cao 10

1.5.5 Shiketsuke - Sẵn sàng: Thực hiện các S trên một cách tự giác mà không cần phải có ai đó nhắc nhở hay ra lệnh 10

CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC TỔ CHỨC SẮP XẾP NƠI LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY SỮA VINAMILK 11

2.1 Giới thiệu về công ty cổ phần sữa việt nam Vinamilk 11

2.1.1 Giới thiệu: 11

2.1.2 Cơ cấu bộ máy tổ chức của Vinamilk 12

2.1.3 Các sản phẩm: 14

2.2 Công tác tổ chức sắp xếp nơi làm việc tại công ty sữa Vinamilk 14

2.3: Kết luận 18

CHƯƠNG 1 : LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SẮP XẾP CHỖ LÀM VIỆC

1.1 Mục đích:

Tổ chức phòng làm việc là một vấn đề phức tạp Nó là sự kết hợp nhiều yếu tốthuộc các lĩnh vực nghiệp vụ, chuyên môn khác nhau như chọn màu sắc, ánh sáng,trang thiết bị, cách trang trí…Trong việc tổ chức phòng làm việc thì phòng làm việccủa thư ký đáng được quan tâm Bởi vì ở đây thể hiện bộ mặt của doanh nghiệp trongđó người thư ký là người đại diện đầu tiên của doanh nghiệp Sự gọn gàng, ngăn nắp,cách trang trí hài hòa, bố trí phương tiện hợp lý, sạch sẽ, sẽ làm cho khách có tình cảmtốt đẹp về doanh nghiệp và bản thân người thư ký

Việc tổ chức phòng làm việc phải xuất phát từ những mục đích nhất định Tùytheo nội dung, tính chất công việc và hoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp mà mục đíchnày hay mục đích khác được nhấn mạnh, nhưng nói chung đều phải xuất phát từ nhữngmục đích chủ yếu dưới đây:

- Tạo ra môi trường thích hợp cho công việc của giám đốc và thư ký Từ môitrường làm việc thích hợp đó, người giám đốc và người thư ký có thể phát huy đượckhả năng lao động, hoàn thiện công việc của mình một cách năng suất, chất lượng

- Tạo những tiền đề cần thiết cho việc tiếp khách của doanh nghiệp có hiệuquả

- Tạo ra các yếu tố tâm lý phù hợp với lứa tuổi, giới tính, sở thích, hoàn cảnhxuất thân của người thư ký để nâng cao năng suất lao động và yêu thích nơi làm việccủa mình

- Bảo đảm những nguyên tắc nhất định để giữ gìn bí mật văn bản, giấy tờ vànhững tài liệu, phương tiện khác

1.2 Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc

1.2.1 Đáp ứng nhu cầu sử dụng:

Trước khi bố trí văn phòng hay cần thay đổi cách bố trí hiện tại, người quản lí cần biết rõ nhu cầu về sử dụng mặt bằng, máy móc cũng như thiết bị văn phòng Không có một quy định cụ thể nào về diện tích sử dụng dành cho cá nhân, nhưngthông thường vị trí quản lí, người có chức vụ thì thường được bố trí mặt bằng rộnghơn, tuỳ vào diện tích mặt bằng chung mà công ty có được

Vị trí của văn phòng cũng được chọn tuỳ theo chức năng công việc Chẳng hạn,nếu là văn phòng cung tiêu thì nên bố trí gần xưởng hoặc kho để phục vụ sản xuất.Các phòng có chức năng tiếp xúc nhiều với khách hàng thì nên sắp xếp ở phía trước,gần cổng Việc cung cấp máy móc, thiết bị cũng cần phù hợp với tính chất công việc

và số người thực hiện công việc

1.2.2 Phù hợp với mối tương quan giữa luồng công việc, người làm việc và thiết bị làm việc:

Trong công việc văn phòng việc sắp xếp, bố trí cũng phải theo hướng hạn chế sự

di chuyển không cần thiết, công việc đi theo đường thẳng, tránh đi xuyên ngang hoặc

đi theo đường vòng Nhờ vào lưu đồ các quy trình nghiệp vụ, người quản trị sẽ có cáchthức bố trí, sắp xếp phòng làm việc thích hợp với luồng công việc, bằng cách nghiêncứu khoảng cách di chuyển giữa chỗ làm việc của nhân viên đến chỗ làm việc của lãnhđạo, vị trí bàn vi tính so với máy in hay khoảng cách từ bàn nhân viên đến tủ hồ sơ, Những bộ phận thực hiện công việc có liên quan thì nên bố trí gần nhau Khi bố trí vănphòng cũng cần lưu ý lối thoát hiểm trong những trường hợp cấp bách và ngăn ngừacác nguy cơ

1.2.3 Bàn ghế phù hợp với nhu cầu sử dụng:

Khi lựa chọn bàn ghế, người quản trị cần chú ý tạo ra một môi trường làm việcthoái mái cho nhân viên Cần lựa chọn loại ghế phù hợp với vị trí từng công việc Loạighế sử dụng cho văn phòng thường là loại có thể điều chỉnh được độ cao, có tựa lưng

và dễ dàng xoay chuyển khi cần thiết Nói chung, cách lựa chọn và sắp xếp bàn ghếkhông chỉ ảnh hưởng năng suất làm việc mà đến cả sức khoẻ và sự an toàn của nhânviên

1.3 Các yếu tố tác động đến năng suất lao động

Ai cũng biết trong 24 giờ ngoài số giờ giành cho việc nghỉ ngơi ăn uống, ít nhất

ai cũng làm việc 8 giờ/ngày và sống tại nơi làm việc và thời gian 8 giờ này kể ra cũngkhá dài Nếu nhân viên có đủ sự khoan khoái hứng thú trong công việc, họ sẽ cảm thấythời gian trên rút ngắn lại Khi nhân viên hứng thú trong công việc, năng suất lao độngsẽ cao Do đó, trong hoạt động văn phòng cần tạo những điều kiện lao động để tăngnăng suất, hào hứng và an toàn, cũng như giữ gìn khả năng công tác lâu dài

Trong kỹ thuật tổ chức nơi làm việc ngày nay người ta chú trọng đến sự tạohoàn cảnh thuận tiện cho nhân viên làm việc và nhận thấy hoàn cảnh ảnh hưởng đếncon người trên hai phương diện tâm lý và sinh lý

+ Ảnh hưởng sinh lý: Nếu con người tiếp xúc với môi trường thuận tiện thì conngười sẽ khỏe mạnh ít bệnh tật; ngược lại nếu con người tiếp xúc thường xuyênvới môi trường bất tiện như nóng nực, ồn ào, chói mắt, độc hại, ẩm ướt, bụi bặm,

…thì con người sẽ phát bệnh, ảnh hưởng đến sức công tác

+ Ảnh hưởng tâm lý: Khi làm việc trong môi trường thuận tiện, mát mẻ, sạchsẽ,…thì con người cảm thấy phấn chấn hẳn lên và sẽ làm việc hăng say

Các yếu tố tác động đến năng suất lao động:

1.3.1 Không khí

Không khí trong phòng làm việc rất quan trọng Để đảm bảo yếu tố này phònglàm việc phải rộng, không khí trong phòng phải trong sạch và lưu thông Người ta tínhrằng, trong 4 giờ làm việc trong phòng, một người cần 7 m3 không khí trong sạch

1.3.2 Nhiệt độ

Nhiệt độ ảnh hưởng đến sức khỏe con người

- Ở nhiệt độ thấp, phần lớn năng lượng của cơ thể bị tiêu phí để chống lạnh Khinhiệt độ bên ngoài hạ xuống thì hoạt động trao đổi nhiệt độ và điều hòa nhiệt của

cơ thể tăng lên, sự hao tổn năng lượng tăng lên, khả năng chú ý của con ngườigiảm nhanh, dẫn đến giảm năng suất lao động

- Ở nhiệt độ cao, cơ thể phải mất thêm năng lượng để giữ cho nhiệt độ cơ thểbình thường Điều đó làm cho sự hô hấp tăng nhanh, mồ hôi tiết ra nhiều làmgiảm lượng muối trong cơ thể, dẫn đến uể oải, các tác động chậm lại, và kết quảlao động giảm xuống

Để có nhiệt độ bình thường, phải có thiết bị phù hợp với thời tiết mỗi mùa:

+ Mùa đông phải có thiết bị sưởi ấm

+ Mùa hè phải có hệ thống thông gió, quạt điện, máy điều hòa nhiệt độ

Ngoài ra phải sử dụng hợp lý hài hòa màu sắc trên các bức tường, màu sơn cửa sổ,quần áo thích hợp cho mỗi loại thời tiết và có chế độ nghỉ ngơi phù hợp

Nhiệt độ thích hợp với cơ thể con người là khoảng 18 -24 độ C, để theo dõi nhiệt độtrong phòng ta dùng nhiệt kế để bàn hay treo tường

1.3.3 Âm thanh

Âm thanh ảnh hưởng đến thần kinh con người và năng suất lao động

-Âm nhạc ảnh hưởng tốt đến thần kinh con người, một số bản nhạc có thể làm

giảm căng thẳng thần kinh, tăng tư duy

- Trong khung cảnh quá ồn ào, con người sẽ bị đãng trí Nếu tiếng động lớn vàliên tục có thể gây ra tình trạng rối loạn thần kinh Để do tiếng động, người tadùng đơn vị deciben, cường độ càng mạnh số deciben càng lớn

Văn phòng trung bình có mức ồn từ 45 -50 deciben Độ ồn trên 90 deciben cóthể gây thương tổn cho thích giác và lâu dần thì ảnh hưởng đến sức khỏe thần kinh.Một số biện pháp có thể làm giảm độ ồn như sử dụng các vật liệu cách âm hoặc thẩm

âm (trần, tường, tấm ngăn, kính cửa,…); kiểm soát âm thanh của các thiết bị gây ồn( máy in phun, máy photocopy )bằng cách đặt chúng ở vị trí thích hợp hoặc điều chỉnh

âm thanh (máy điện thoại)

+ Các màu lạnh như màu xanh nước biển, xanh lá cây, màu xám và độ đậm nhạtcủa chúng giúp vào việc tập trung tinh thần, giữ vững và ổn định năng suất laođộng

Màu sắc chọn lọc thích hợp sẽ làm tăng cường độ sáng của phòng làm việc và biến đổicảm giác về không gian Các màu nóng có cảm giác làm nhỏ không gian Các màulạnh có cảm giác làm lớn không gian Các phòng quá lớn, trần nhà cao cũng có thể gâycảm giác hạ thấp xuống bằng cách sơn trần nhà với màu nóng

1.3.5 Ánh sáng

Ánh sáng phải đủ để làm việc nếu không sẽ ảnh hưởng đến thị lực Tránh để đènquá gần hoặc ánh sáng chiếu loé, nên tận dụng ánh sáng tự nhiên

1.3.6 Tiện nghi vệ sinh

Khoảng hơn 1/3 thời gian trong ngày nhà quản trị và nhân viên văn phòng sốngtại nơi làm việc của mình Vì vậy khi con người cảm thấy dễ chịu và yêu mến nơi làmviệc của mình thì năng suất lao động sẽ tăng lên rõ rệt Một trong những điều kiện đểbảo đảm cho con người thoải mái là việc bố trí tiện nghi vệ sinh thích hợp, thuận tiện,không gây ra những phiền phức, khó chịu

1.3.7 Tư thế và thao tác lao động

Trong lao động của con người trong văn phòng, thường có những động tác thừa,nếu bỏ được những động tác đó, tăng tốc độ với những động tác cần thiết thì sẽ tiếtkiệm được thời gian và năng lượng hao phí trong lao động

Các công trình nghiên cứu đã đưa ra các yêu cầu để cải tiến các tư thế và thao táclao động như sau :

a) Thay đổi tư thế

b) Tốc độ các thao tác

c) Tính nhịp nhàng trong thao tác

d) Việc sử dụng đồng thời hai tay

e) Tầm với hoạt động của thao tác phù hợp với góc độ và thể chất

f) Giải lao và ăn uống bổ sung

h) Điều chỉnh hoạt động khi công việc không có kết quả

i) Phân bố công việc

j) Sắp xếp trật tự khi kết thúc công việc

1.4 Không gian mở của văn phòng:

1.4.1 Hạn chế việc sử dụng phòng riêng:

Ngày nay, khi bố trí văn phòng xu hướng chung là hạn chế việc sử dụng phòngriêng cho bộ phận hành chính Nguyên nhân là vì việc sử dụng phòng riêng làm tăngchi phí mặt bằng, điện, nước;chiếm nhiều diện tích; không linh hoạt trong công việcthay đổi công việc và điều quan trọng hơn cả là không gian đóng làm trì trệ luồng công

việc và khó kiểm tra Tuy nhiên, thông thường công ty cũng sẽ có một số phòng riêng,thường là phòng dành cho lãnh đạo, cho các bộ phận làm việc cần tập trung hoặc sựsáng tạo và cho các công việc cần bảo mật

1.4.2 Không gian mở với văn phòng sử dụng vách ngăn

Môi trường làm việc công sở có tác động và ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quảcông việc và tinh thần làm việc nhóm Vì vậy, các quản trị văn phòng luôn hướng tớimột hướng tới một không gian mở mà ở đó chỉ có những người và máy móc luôn đượcgắn kết với nhau một cách dễ dàng, hoàn toàn không có cách biệt, ngăn cách Mỗi mộtkhông gian đảm bảo riêng tư và tăng tính độc lập nhưng không tách biệt

Một không gian văn phòng thoáng đãng, gọn gàng luôn gây được thiện cảm vớimọi người và tạo hiệu quả cao cho công việc Thông thoáng trong văn phòng rất quantrọng vì mật độ người ngồi làm việc thường lớn Mật độ tiêu chuẩn nhất nên nằm trongkhoảng từ 0, 8 đến 1, 2 m2 /một người

Khi thiết kế văn phòng cần quan tâm đến chức vụ của mỗi người để bố trí saocho họ giao tiếp với nhau thuận tiện

Khi trang trí nội thất cho văn phòng, dựa theo tính chất của công ty mà phongcách thiết kế sao cho phù hợp Chẳng hạn, nếu công ty mang tính chất sang trọng thìphong cách thiết kế cần mang dáng dấp cổ điển, sang trọng, dùng nhiều vật liệu gỗ,thảm

Nội thất văn phòng phải ưu tiên cho hiệu qủa lao động Hệ thống ánh sáng, cácthiết bị cá nhân của nhân viên phải bố trí sao cho từng diện tích sử dụng hiệu qủa nhất

mà vẫn tạo ra ngăn nắp Bàn làm việc của nhân viên của nhân viên là những vách ngăncao vừa tầm, đủ lượng ánh sáng làm việc Để tiết kiệm điện năng thì thông thườngmàu sắc của văn phòng là những màu sáng mà không quá chói

1.5 Áp dụng tiêu chuẩn 5S trong sắp đặt và bố trí văn phòng:

1.5.1 Seri - Sàng lọc: loại bỏ những thứ không cần thiết

Sàng lọc cũng là nghệ thuật biết loại bỏ Vận dụng 5S để phân biệt những thứthiết yếu và những thứ không cần thiết để làm cho môi trường làm việc trở nên gọngàng hơn

Trước hết hãy quan sát kĩ nơi làm việc của mình cùng một vài đồng nghiệp pháthiện và loại bỏ những thứ không cần thiết Nếu không tự mình quyết định thì hãy để ramột thời hạn xử lý

Chú ý:

a) Khi sàng lọc, không được quên những gì ở trong ngăn tủ

b) Khi huỷ những thứ thuộc tài sản công ty nên báo cáo cho người có thẩm quyềnbiết

1.5.2 Seiton - Sắp xếp: Đặt mọi thứ đúng chỗ sao cho thuận lợi khi sử dụng

Sắp xếp là sắp đặt mọi thứ ngăn nắp, theo đúng trật tự để có thể tìm thấy dễ dàng

và nhanh chóng Khi sắp xếp các đồ vật có tần suất sử dụng cao ta nên để nó gần tầmvới Do vậy, hàng ngày cần sắp xếp lại đồ dùng , tài liệu sao cho không mất thời giantìm kiếm Điều quan trọng là tạo ra một hệ thống thông tin hiệu quả không bỏ quađiều kiện an toàn và chất lượng Như vậy cần phải bố trí, sắp đặt từng vật theo chứcnăng sử dụng

Nên dùng màu sắc để phân biệt và mang lại sự nhận diện tức thời Tài liệu của hồ

sơ nên luôn luôn được đưa vào phía sau hướng dẫn Tài liệu sau cùng được lưu trữ nênđặt ở trên cùng của tập hồ sơ Mỗi hồ sơ cần dán nhãn, kí hiệu để nhanh chóng nhậndiện khi cần thiết Cần thống nhất với các đồng nghiệp về vị trí của các vật dụng để họtự sử dụng mà không cần hỏi ai Hãy ghi chú trên từng ngăn kéo, ngăn tủ, cặp tài liệuđể mọi nguời biết cái gì để lưu giữ Hãy áp dụng nguyên tắc này để chỉ rõ nơi đặt bìnhcứu hoả và những chỉ dẫn cần thiết khác

1.5.3 Seiso - Sạch sẽ: Làm vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc

Sạch sẽ nghĩa là môi trường làm việc phải luôn vệ sinh Một khi mọi thứ đã xếpđặt theo đúng trật tự cần phải duy trì nơi làm việc luôn sạch sẽ Cần phải quét dọn rác,bụi bẩn, lau sàn và máy móc thiết bị bởi vì việc này cũng giúp ta kiểm tra trạng tháihoạt động của chúng, phát hiện sớm các chi tiết hoạt động bất thường Mặt khác, môitrường làm việc sạch sẽ đảm bảo nâng cao chất lượng, độ chính xác của công việc