mo ta cong viec

Phụ lục 3.1 : Bản mô tả công việc và tiêu chuẩn nhân viên Giám đốc phụ trách Kinh doanh Lo go công ty Chức danh công việc: GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH KINH DOANH Mã số công việc: Tóm tắt công việ

Phụ lục 3.1 : Bản mô tả công việc và tiêu chuẩn nhân viên

Giám đốc phụ trách Kinh doanh

Lo go công

ty

Chức danh công việc: GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH KINH DOANH

Mã số công việc:

Tóm tắt công việc (vì sao có công việc này, mục tiêu gì)

 Tham mưu cho Giám đốc, điều hành và chịu trách nhiệm về toàn bộ các vấn đề thuộc lĩnh vực kinh doanh

 Trực tiếp điều hành hoạt động của bộ phận kinh doanh

 Phát triển thị trường trong và ngoài nước

Quan hệ công việc

Báo cáo trực tiếp cho Tổng giám đốc

Báo cáo gián tiếp cho

Khách hàng

Đối thủ cạnh tranh

Chính quyền,

Công chúng

Tổng giám đốc

Bộ Bộ Bộ

Bộ phận kinh doanh

Khách hàng Đối thủ cạnh tranh, Chính quyền, Công chúng

Các công việc, trách nhiệm lien quan đến bên ngoài

Khách hàng Theo dõi doanh số bán hàng; đánh gía năng lực của khách

hàngvà các chính sách kinh doanh, chính sách khách hàng phù hợp

Chính quyền,

Công chúng

Tham gia càc hoạt động cộng đồng nhằm gia tăng uy tín,hình ảnh công ty

Giám đốc kinh doanh

Đối thủ cạnh tranh So sánh lợi thế cạnh tranh để có chiến lược kinh doanh phù

hợp

Các công việc, trách nhiệm liên quan đến các đ/v bên trong

Ban Giám đốc Báo cáo công việc hàng tháng, chịu trách nhiệm về hoạt

động kinh doanh trong công ty

Bộ phận Chì đạo, điều hành công tác của bộ phận

Các bộ phận

khác

Phối hợp trong công việc xây dựng định hướngvà triển khai các hoạt động tác nghiệp lien quan đến lĩnh vực kinh doanh

Các trách nhiệm chính

giá

I Các nhiệm vụ có tính chiến lược:

 Đề xuất chiến lược kinh doanh và cùng với Ban

Giám đốc xây dựng chiến lược kinh doanh,

thích hợp và hiệu quả

 Đề xuất với Giám đốc về bảng giá, phương thức

bán hàng, giao hàng ,giảm giá, khuyến mãi,

hạch toán tài chính, quảng cáo, tiếp thị, tổ chức,

phân công nhiệm vụ trong bộ phận

 Khi Tổng Giám Đốc vắng mặt, được thực hiện

ký duyệt các hợp đồng bên ngoài theo uỷ quyền

 Đề xuất các chính sách nâng cao sự thoả mãn

khách hàng

 Dự báo và phân tích tình hình kinh doanh và xu

hướnh thi trường

II Công việc tác nghiệp:

 Lên các mục tiêu phấn đấu và kế hoạch hành

động cùa bộ phận

 Giám sát, theo dõi nhu cầu khách hàng để ra

quyết định và lập kế hoạch bán hàng phù hợp

 Quản lý các chương trình nghiên cứu thị trường,

đánh giá hiệu quả của các hợp đồng tiếp thị

quảng cáo, khuyến mãi

 Duy trì đều đặn việc đánh giá tiềm năng thị

trường và đánh giá đối thủ từng thời điểm

I Chỉ tiêu tài chính

 Doanh số/năm

 Tỉ suất lợi nhuận/ năm

 Chi phí kinh doanh/ doanh thu/lợi nhuận

 Tỷ lệ nợ quá hạn

II Chỉ tiêu thị phần

và phát triển sản phẩm:

 % tăng trưởng của thị phần

 Doanh số các sản phẩm mới

III Khách hàng:

 Số lượng khách hàng mới

 Nâng cao mức độ hài long của khách hàng

 Các hoạt động xả hội của công ty,hình ảnh của công ty trong cộng đồng

IV Đối ngoại:

 Sự đánh giá của phía đối

 Ký duyệt các chi phí trong bộ phận theo định

mức

 Xác định bảng báo giá và tỉ lệ chiết khấu

Tác nghiệp với các đồng nghiệp, bộ phận khác:

 Kết hợp với trưởng bộ phận nghiên cứu để đánh

giá và phát triển sản phẩm mới

 Tư vấn cho phòng phát triển sản phẩm về các

đặc điểm sản phẩm như mẫu mã, kiểu, màu

sắc,bao bì

 phối hợp các trưởng bộ phận khác trong công ty

để đưa ra các biện pháp phối hợpcác hoạt động

có lien quan đến việc bán hàng, giao nhận hàng,

lên kế hoạch quảng cáovà trao đổi thông tinvề

đặc điểm khách hàngvà hàng hoá

 Cùng với bộ phận Nhân sự tiến hành định

hướngxây dựng và phát triển các chương trình

đào tạo cho CBNV kinh doanh

 Trực tiếp phối họp các hoạt động lien quan tới

việc

Tác nghiệp với bên ngoài:

 Đại diện công ty trong các hoạt động truyền

thong, công chúng nhằm nâng cao hình ảnh, uy

tín của công ty

 Đàm phán hợp đồng với khách hàngvà các nhà

phân phối để quản lý, phân phối sản phẩm,thiết

lập chiến lược và phát triển mạng lứơi phân

phối

 Giải quyết hoặcchỉ đạo giải quyết khiếu nạicủa

khách hàng vế các sản phẩm và dịch vụ

 Tư vấn khách hàng và nhà phân phối về chính

sách và sản phẩm, dịch vụ của công ty

 Lựa chọn các sản phẩm trưng bày tại các

chương trình hội chợ hay giới thiệu sản phẩm

III Công việc quản lý bộ phận:

Hoàn thiện các quy trình chuẩn:

 Hoàn tất các biểu mẫu sử dụng trong bộ phận

Tạo môi trường làm việc tốt, phân công bố trí NV:

 Tổ chức điều hành công việc của nhân viên

dưới quyền, kiểm tra chất lượng và đánh giá

tác với Công ty

 Sự ủng hộ của chính quyền địa phương

 Sự phát triển của hình ảnh, thương hiệu của công ty

V Quản lý và đào tạo:

 Hoàn thiện quy trình quản lý trong đ/v

 Trình độ, kỹ năng của nhân viên trong đ/v

 Mức độ tín nhiệm, hài long của CBNV trong đ/v

 Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc

hiệu quả công việc.

 Quản lý việc tuyển dụng, đào tạo và thực hiện

đánh giá nhân viên khách quan, công bằng

 Hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên cấp dưới, tạo

không khí thoải mái trong công việc giữa các

nhân viên

Huấn luyện, đào tạo cấp dưới:

 Kết hợp trưởng bộ phận nhân sự trong việc đào

tạo nhân viên

 Hướng dẫn nhân viên lập kế hoạch hành động

cá nhân để thực hiện mục tiêu đề ra

Tham gia các chương trình đào tạo nâng cao trình độ

cá nhân

IV Công việc báo cáo:

 Định kỳ báo cáo hoạt động kinh doanh

 Báo cáo về trình trạng thu nợ

Các trách nhiệm khác

Quyền hạn

Tài chính: Duyệt các khoản chi phí phục vụ cho công tác kinh doanh dưới……

đồng

Được Tổng giám đốc uỷ quyền ký kết các hợp đồng có giá trị dưới…… đồng

Phi tài chính:

 Quyết định trực tiếp các vấn đề phát sinh trong lĩnh vực kinh doanh theo lệnh củaTổng Giám đốc

 Tham gia vào quá trình ra quyết định có lien quan đến hoạt động kinh doanh chung của công ty

 Đề xuất quyết định tuyển dụng,khen thưởng bãi miễn CBNV trong bộ phận

Điều kiện làm việc

Thường xuyên đi công tác xa.

Phương tiện làm việc: máy tính để bàn, máy tính cá nhân, điện thoại.

Bản tiêu chuẩn công việc

Lo go công

ty

Chức danh công việc: GIÁM ĐỐC KINH DOANH

Mã số công việc:

Stt Tiêu thức Mức độ Tiêu chuẩn

1

Kiến thức văn

hoá, chuyên

môn

Cần thiết  Tốt nghiệp đại học một trong các

chuyên ngành: ĐH kinh tế chuyên ngành quản trị, ngoại thương

 Có kiến thức chuyên sâu về bán hàng và marketing

Mong muốn  Bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên sâu về

các nguyên tắc quản trị, kinh doanhbao gồm hoạch định chiến lược, phân bổ nguồn lực, phối hợp hoạt độngvới các bộ phận khác:

 Hiểu biết các kiến thức và quá trình chăm sóc khách hàng Có khả năng đánh giá nhu cầu khách hàng, đáp ứng những yêu cầu tiêu chuẩn chất lượng và đánh giá được mức độ hài lòng của khách hàng

 Có kiến thức cơ bản về tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện, phúc lợi cho nhân viên, hiểu biết về hệ thống thong tin nhân sự, những mối quan

hệ trong lao động

 Có hiểu biết về tiêu chuẩn chất lượng theo ISO

Ngoại ngữ Cần thiết  Thông thạo ít nhất 1 ngoại ngữ là

tiếng Anh

Vi tính

Cần thiết

Mong muốn

 Có kiến thức và có thể làm việc với các phương tiện truyền thong, sử dụng thành thạo máy vi tính và các thiết bị văn phòng khác

 Word,Excelvà các phần mềm thong dụng khác

2 Kinh nghiệm

Cần thiết  3 năm công tác trong lĩnh vực kinh

doanh

Mong muốn  Có kinh nghiệm quản lý kinh doanh

quốc tế

3

Các kỹ năng

làm việc với

con người

Cần thiết  Kỹ năng lắng nghe: quan tâm và

hiểu những gì người khác nói,biết cách đặt câu hỏi và chia sẻ

 Kỹ năng trình bày rõ rang, chính xác

và hiệu quả làm cho người nghe dễ tiếp nhận Biết cách truyền đạt thong tin cho cấp trên và nhận thong tin phản hồi từ cấp dưới

 Kỹ năngn đàm phán với khách hàng

 Kỹ năng ra quyết định, uỷ quyền

 Biết giao tiếp với những người bên ngoài tổ chức, giới thiệu tổ chức mình với khách hàng, với công chúng, chính quyền

 Biết quản lý thời gian của bản than

và người khác

Mong muốn  Kỹ năng thuyết phục người khácthay

đổi hành vi

 Kỹ năng tư vấn, giải đáp thắc mắc và biết cách giúp đỡ người khá

Các kỹ nãng

làm việc với

dữ liệu

Cần thiết  Phân tích và dự báo vấn đề trong

những điều kiện không đủ thong tin

 Quan sát, thu thập, xử lý chính xác thong tin sẵncó

 Có khả năng đọc, nghe, và hiểu thong tin; và chuyển hoá thành

thôngtin có ích dưới dạng văn bản.

 Có khả năng tinh toán chính xác Mong muốn  Thu thập, xử lý chính xác thông tin

từ tất cả những nguồn khác nhau

 Thống kê, kiểm tra, xử lý và phân tích thông tin, dữ liệu nhanh, chínnh xác

4

Phẩm chất cá

nhân

Cần thiết  Trung thực, năng động,sáng tạo, có

tinh thần trách nhiệm cao

 Nhạy cảm với những vấn đềquan trọng xảy ra

 Lương thiện và có đạo đức tốt

 Kiên trì, bền bỉ đối mặt với những thử thách

 Cẩn thận từng chi tiết nhỏtrong suốt quá trình làm việc

 Giữ bí mật các thông tin về kinh doanh của công ty

 Tác phong linh hoạt, văn minh, hoà đồng và cầu tiến

 Sức khoẻ tốt, có khả năng đi công tác xa

Sở thích và quan tâm  Vừa có đầu óc kinh doanh, thích

thiết lập và thực hiện các dự án, chỉ huy người khác và biết ra quyết định, biết chấp nhận rủi rotrong kinh doanh; vừa biết chấp nhận làm các công việc có thể có tính đơn điệu như tính toán chi tiết với các số liệu

CHƯƠNG 3:

PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Mục tiêu:

1 KHÁI NIỆM VÀ Ý NGHĨA CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 1.1Khái niệm

Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện cọng việc

Khi phân tích công việc cần xây dựng được hai tài liệu cơ bản là mô tả công việcvà bản tiêu chuẩn công việc

1.2.ý nghĩa:

Cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểmcủa công việc:

tạo ra sự đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp; đánh giá được chính xácyêu cầu của các công việc,tuyển được đúng nhân viên cho đúng nhân viên

Đánh giá được đúng năng lực thực hiện công việc của nhân viên

Là công cụ rất hữu hiệu giúp các tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang cần có sự cải tổ hoặc thay đổi cơ cấu tổ chức, tinh giản biên chế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

2 NHỮNG THÔNG TIN CẦN THU THẬP TRONG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

2.1.Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc

2.2.Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm việc

2.3 Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần cò

2.4 Thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc

2.5 Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân viên

3 NỘI DUNG, TRÌNH TỰ THỰC HIỆN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Theo Dessier, quá trình thực hiện phân tích công việc gồm các bước sau đây:

Bước 1: Xác định mục đích của phân tích công việc

Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản

Bước 3: chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt

Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin công

việc

Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin.

Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.

4 CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

4.1.phỏng vấn

4.1.1 Ưu điểm

Xây dựng tiêu chuẩn mẫu đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên, xác định nhu cầu đào tạo và xác định giá trị công việc

Phát hiện ra nhiều thọng tinvề các hoạt động và các mối quan hệ quan trọng

Cho ta cơ hội để giải thích các yêu cầu và chức năng của công việc

4.a.2 Nhược điểm

người bị phỏng vấn

nhân viên

Cán bộ phỏng vấn

b Bản câu hỏi

Là phương pháp hữu hiệu nhất để thu thập thông tin phân tích công việc

Để nâng cao chất lượng thông tin thu thập qua bản câu hỏi, cần lưu ý các vấn đề sau:

 Cấu trúc câu hỏi

 Cách thức đặt câu hỏi

 Nơi thực hiện

c Quan sát tại nơi làm việc

4.3.1 Ưu điểm

Cho phép các nhà phân tích chỉ ra đầy đủ và chi tiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, trách nhiệm

4.3.2 Nhược điểm

Có thể cung cấp các thong tin thiếu chính xác do hội chứng Hawthone

Đề nâng cao chất lượng thu thập thông tin, nên áp dụng:

Quan sát kết hợp với các phương tiện kỹ thuật Quan sát theo chu kỳ của công việc hoàn chỉnh Nói chuyện trực tiếp với các nhân viênthực hiện công việc

5 NỘI DUNG CHÍNH CÙA BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC.

a Bản mô tả công việc

Các bản mô tả công việc thường có các nội dung chủ yếu sau:

Nhận diện công việc

Tóm tắt công việc

Các mối quan hệ trong thực hiện công việc

Chức năng, trách nhiệm trong công việc

Quyền hạn của người thực hiện công việc

Tiêu chuẩn mẫu trong bđánh giá nhân viên thực hiện công việc

Điều kiện làm việc

b Bản tiêu chuẩn công việc

Những yếu tố chính thường đề cập đến trong văn bản tiêu chuẩn công việc

Trình độ văn hoá, chuyên môn…

Kinh nghiệm công tác

Tuổi đời

Sức khoẻ

Hoàn cảnh gia đình

Các đặc điềm cá nhân có lien quan đến thực hiện công việc

Dự đoán những đặc điểm cá nhân cần thiết để thực hiện công việc tốt Tuyển các ứng viên có các tiêu chuẩn tương ứng

Thực hiện chương trình đoà tạo

Dánh giá năng lực thực hiện công việc cùa nhân viên sau đào tạo và tuyển chọn những học viên tốt nhất trong đào tạo

Phân tích mối quan hệ giữa những đặc điểm yêu cầu đề ra ban đầu với thực tế thực hiện công việc của nhân viên từ đó rút ra kết luận cần thiết về những yêu cầu, tiêu chuẩn đối với học viên cho các khoá đào tạo sau

6 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Ở VIỆT NAM

Một số văn bản, tài liệu quan trọng do nhà nước ban hành có lien quan đến nội dung phân tích công việc là:

a bản phân loại hành nghề

b bản tiêu chuẩn nghiệp vụ công chức nhà nước,

c tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật cong việc; và

d tiêu chuẩn cấp bậc công nhân

7 VIỄN CẢNH CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Số lượng công việc giảm bớt Ranh giớigiữa các công việc và sự khác biệc giữa các doanh nghiệp trong công việc

Công việc sẽ được tổ chức theo các quá trình tổng hợp và được thực hiện bằng các tổ chức nhóm đội

Cơ cấu tổ chức được cải tiến và đơn giản hoá việc phân công bố trí nguồn nhân lực được hoàn thiện

O Nhân viên sẽ học được cách chú trọng các cố gắng cá nhân và sử dụng nguồn lực của tập thể nhằm thực hiện công việc một cách sáng tạo và linh hoạt

8 DÒNG CÔNG VIỆC VÀ ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ

8.1 Dòng công việc

Thể hiện tổ chức sắp xếp các công việc nhằm đạt được mục tiêu của

tổ chức về sản phẩm dịch vụ

Phân tích dòng công việc:

Nhằm xác định công việc được tạo ra và mang lại giá trị gia tăng Giúp cho nhà quản trị có thể kết hợp hoặc làm đơn giản một số công việc

8.2 Định biên nhân sự

Trình tự thực hiện :

Liệt kê tất cả dòng công việc chủ yếu

Ở mỗi dòng công việc xácđịnh tính hợp lý công việc ,mức độ nhiệm

vụ các bộ phận tham gia

Dùng kí hiệu để gh ilại tên các công việc sự phối hợp giữa các bộ phận

Xác định hao phí thời gian , tổng thời gian hao phí hợp lí

THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG (100% VỐN ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI ) Công ty TNNH 8X TWO là một doanh nghiệp mới thành lập chuyên sản xúât và kinh doanh các mặt hang thực phẩm chế biến từ sữa Nhằm đáp ưng nhu cầu phát triển của công ty Chúng tôi cần tuyển gấp Giám Đốc kinh doanh

Yêu cầu:

Nam / nữ 24 tuổi trở lên TNĐHKT chuyên ngành quản trị ngoại thương

Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm triong lĩnh vực kinh doanh

Có kinh nghiệm quản lí KDQT.

Sử dụng thành thạo máy vi tính chuyên ngành.

Anh vĂn lưu loát

Ư u tiên: có kinh nghiệm về ngành sữa

Các ứng viên vui long gửi đơn xin việc ( viết tay ) kèm bản tự giớ thiệu

có dán ảnh với mức lương đề nghị , gửi về địa chỉ

Văn phòng Công ty TNHH 8X TWO , V8.4;12 Nguyễn Văn Bảo ,F4 ,Q

GV TP.HCM ( góc chợ Gò Vấp ).

Gặp chị Liên 0901234567.