Tiểu luận nghiệp vụ thư ký văn phòng

Đi đôi với sự phát triển của thời đại mới là khối lượng công việc nhiều đa dạng đến từ nhiều nhóm thành phần lao động trí thức trong xã hội. Không thể phủ nhận rằng công nghệ cho đến thời điểm 2022 là một công cụ đồng hành giúp các vấn đề được giảm đi đáng kể theo nhiều mặt. Tuy vậy, kiến thức có thể được kế thừa và sao chép nhưng cảm xúc thì không. Đến đây mới thấy, dù thế giới có phát triển đến kỷ nguyên công nghệ nào đi nữa thì những vi mạch ấy cũng không thể hoàn toàn thay thế được bộ não của con người. Ví dụ như ngành thư ký.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUỐC TẾ HỒNG BÀNG

KHOA KHXH VÀ NNQT NGÀNH: NHẬT BẢN HỌC

TIỂU LUẬN MÔN: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG

HỌ VÀ TÊN: TRẦN THỊ THU UYÊN

MSSV: 201603008

LỚP: NN20DHNB1

GIẢNG VIÊN BỘ MÔN: NGÔ PHAN LAN DUNG

Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng 6 năm 2022

MỤC LỤC

Lời mở đầu 3 Câu hỏi tiểu luận 4 Trả lời câu hỏi 5

1 Là một người thư ký văn phòng, theo em, phẩm chất nào la quan trọng nhất? Tại sao? 5

2 Là thư ký, bạn sẽ chuẩn bị cho chuyến công tác nước ngoài của sếp như thế nào? 5

3 Cách bố trí phòng họp nội bộ Giải thích cách bố trí như vậy và có hình ảnh minh họa 6

4 Chọn 1 nền văn hóa được học trong học phần Trình bày những đặc điểm nổi bật liên quan đến văn hóa kinh doanh của quốc gia đó 8 Tài liệu tham khảo 10 Kết luận 11

LỜI MỞ ĐẦU

Đi đôi với sự phát triển của thời đại mới là khối lượng công việc nhiều - đa dạng đến từ nhiều nhóm thành phần lao động trí thức trong xã hội

Không thể phủ nhận rằng công nghệ cho đến thời điểm 2022 là một công cụ đồng hành giúp các vấn đề được giảm đi đáng kể theo nhiều mặt Tuy vậy, kiến thức có thể được kế thừa và sao chép nhưng cảm xúc thì không Đến đây mới thấy, dù thế giới có phát triển đến kỷ nguyên công nghệ nào đi nữa thì những vi mạch ấy cũng không thể hoàn toàn thay thế được bộ não của con người Ví dụ như ngành thư ký

Cụ thể, môn học Nghiệp vụ thư ký văn phòng ngoài việc đã cho ta hiểu rằng: các cơ quan

tổ chức sẽ không thể tồn tại lâu dài và thịnh vượng nếu chỉ có khoa học kỹ thuật mà thiếu

đi các bộ phận văn phòng nói chung và ngành văn thư nói riêng Theo đó, vị trí thư ký là một mảnh ghép đặc biệt quan trọng bởi tính “đa năng” trong việc quản lý thời gian, thông tin; là một cầu nối giữa sếp và các phòng ban; là đại diện phát ngôn đối nội – đối ngoại hết sức chuyên nghiệp và khôn khéo Có thể nói, thư ký là một mắc xích không thể thiếu trong bất kì cơ quan tổ chức nào

Với những kiến thức được tiếp thu, ngoài trả lời về các câu hỏi được đặt ra, em đã chọn Pháp để nói về văn hóa kinh doanh cho câu hỏi 4 Do thời gian và môi trường nghiên cứu hạn hẹp, em hi vọng sẽ được thầy cô bộ môn có thể đóng góp ý để giúp bài tiểu luận cũng như phần kiến thức cá nhân em có thể được hoàn thiện hơn

CÂU HỎI TIỂU LUẬN

1 Là một người thư ký văn phòng, theo em, phẩm chất nào la quan trọng nhất? Tại sao?

2 Là thư ký, bạn sẽ chuẩn bị cho chuyến công tác nước ngoài của sếp như thế nào?

3 Cách bố trí phòng họp nội bộ Giải thích cách bố trí như vậy và có hình ảnh minh họa

4 Chọn 1 nền văn hóa được học trong học phần Trình bày những đặc điểm nổi bật liên quan đến văn hóa kinh doanh của quốc gia đó

TRẢ LỜI CÂU HỎI

1 Là một người thư ký văn phòng, theo em, phẩm chất nào la quan trọng nhất? Tại sao?

Là một ngành nghề với mức lương thưởng hấp dẫn, hiển nhiên sẽ có yêu cầu rất nhiều cũng như rất cao, đòi hỏi những người thư ký này phải thành thạo và giỏi các tác vụ văn phòng, khả năng ứng xử thông minh, linh hoạt đối với lượng công việc chất cao; không những thế, trong những kĩ năng chuyên môn có thể đào tạo và bổ sung được, thư ký là ngành có sự sàng lọc vô cùng khắt khe về tính cách bởi phải đạt ở mức độ chuyên nghiệp như: sự kiềm chế, tỉ mỉ và chu đáo, tinh ý và quyết đoán, thích ứng và chủ động, sự logic

và phối hợp, v.v Tuy nhiên, phẩm chất quan trọng nhất vẫn là sự kín đáo và bảo mật Xem xét, thư ký văn phòng có nhiều phân loại, dù là tháp tùng các vị lãnh đạo hay chỉ chuyên văn thư tại văn phòng, người thư ký vẫn là người có và biết được lượng thông tin khổng lồ của toàn bộ cơ quan, tổ chức lên đến 80 – 90% chỉ dưới các vị lãnh đạo Nếu thông tin cơ mật bị lộ ra ngoài, điều này có thể gây tổn thất không hề nhỏ đối với bất kỳ

cơ quan tổ chức nào

So sánh để làm rõ hơn về mức độ nghiêm trọng và vì sao đòi hỏi sự bảo mật cao trong nghiệp vụ thư ký, cá nhân và một tổ chức sẽ được đặt lên bàn cân: Thông thường, ở mức

độ nhẹ nhất đối với cá nhân, lộ thông tin về thông tin cá nhân và số liên lạc, những người này sẽ bị các “nhà bán hàng viễn thông” liên tục gọi đến và mời chào, điều này chỉ gây phiền toái đến người nghe; ở mức độ cao hơn, những cá nhân lộ thông tin sẽ trở thành

“con mồi béo bở” cho các chiêu trò lừa gạt tinh vi khiến tài sản bị thất thoát Cá nhân là đại diện cho một người thì tổ chức chính là một tập thể, nếu thông tin thuộc dạng có thể gây bất lợi cho bất kỳ cơ quan tổ chức nào bị rò rỉ ra ngoài:

- Thuộc nền kinh tế: con số thiệt hại có thể lớn theo quy mô của công ty

- Thuộc về chính trị: thiệt hại về tài sản chỉ là con số, nền an ninh quốc gia mới là thứ đang bị đe dọa

Ví dụ: Năm 2012 đã từng có một vụ phát giác từ Trung Quốc cáo buộc Washinton đã cài gián điệp là nguyên thư ký riêng của một Thứ trưởng thuộc Bộ An ninh Quốc gia Trung Quốc Viên thư ký, được xác định rằng đã làm được nhiều năm và tiết lộ mạng lưới gián điệp của Trung Quốc ở nước ngoài cho CIA (Cơ quan Tình báo Trung ương Hoa Kỳ) Tuy từ chối tiết lộ về thiệt hại từ phía Trung Quốc và sự im lặng về cáo buộc trên từ Washinton nhưng có thể nói đây là vụ bê bối gián điệp lớn nhất của hai bên từ trước đến nay

2 Là thư ký, bạn sẽ chuẩn bị cho chuyến công tác nước ngoài của sếp như thế nào?

Là một thư ký tháp tùng, để chuẩn bị cho chuyến công tác nước ngoài của sếp cần:

- Đặt lịch hẹn với đối tác

- Xây dựng lịch trình: nơi đến, phương tiện, thời gian đi, các điểm dừng, ghi chú, bảng chi phí dự trù

- Chuẩn bị giấy tờ, thủ tục thông hành (hộ chiếu, visa, giấy xét nghiệm PCR âm tính tạm thời, )

- Chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ, hợp đồng cho các cuộc gặp gỡ, tọa đàm

- Chuẩn bị các thiết bị nghe nhìn (máy phiên dịch, máy tính xách tay, các thiết bị dùng

để sao chép dữ liệu cuộc họp, )

- Thông báo về thời gian sếp vắng mặt

- Sắp xếp lại lịch trình các cuộc gặp, cuộc họp tại công ty trong thời gian sếp vắng mặt

- Chuẩn bị giấy tờ, dữ kiện để bàn giao cho thư ký văn thư tại văn phòng

- Lập giấy ủy nhiệm và trình duyệt

- Lập danh sách những thứ cần kiểm tra lại một lần cuối trước khi đi

Là một thư ký văn thư tại văn phòng, để chuẩn bị cho chuyến công tác nước ngoài của sếp:

- Phân loại và xử lý các giấy tờ đã được bàn giao

- Đón tiếp khách hàng và đặt lịch hẹn trong thời gian sếp đi vắng

- Luôn sẵn sàng xử lý, thông báo công việc từ yêu cầu của sếp từ xa

- Đối với những thông tin quan trọng, cần thông báo cho thư ký tháp tùng hoặc sếp

3 Cách bố trí phòng họp nội bộ Giải thích cách bố trí như vậy và có hình ảnh minh họa.

Phòng họp không chỉ là nơi trao đổi, bàn bạc các vấn đề giữa các thành viên đại diện trong công ty Ngoài thiết kế, việc bố trí hợp lí các chỗ ngồi trong bàn họp là điều vô cùng quan trọng, dựa vào bàn họp, ta có thể đánh giá được mức độ quan trọng cũng như chức vị lớn bé của các thành viên bàn tọa

Nơi được làm phòng họp phải là vị trí yên tĩnh, tránh những khu vực có thể có người đi qua lại thường xuyên Thường là phòng họp sẽ chiếm luôn một tầng đối với các công ty lớn hoặc được dựng ở trong góc đối với các công ty có diện tích hạn chế Ngoài ra, trong phòng họp ngoài bàn ghế và các thiết bị chiếu, hầu như sẽ không có thêm nội thất để tránh gây xao nhãng, mất tập trung trong khi họp

Với cuộc họp nội bộ, tùy theo quy mô nhóm (team), gặp gỡ đối tác hoặc lớn hơn mà có nhiều cách bày trí, sắp xếp ghế khác nhau Thường có ba kiểu bày trí: quyền uy, đối kháng và tự do

- Kiểu quyền uy:

Là kiểu bày trí khi nhìn vào có thể thấy rõ cấp bậc Ở vị trí đầu bàn sẽ dành cho chủ tọa – người quan trọng nhất trong công ty Ghế có thể được dùng khác màu hoặc cùng màu Kế đến là vị trí của các thành viên: càng ngồi gần chủ tọa thì vị trí của người đó càng lớn, càng quan trọng Xung quanh phòng (không bắt buộc) sẽ có những ghế ngồi sát tường, những người này thường sẽ tham dự cuộc họp nhưng không tham gia đóng góp ý kiến Hiện nay, kiểu sắp xếp này là kiểu thông dụng nhất

Ngoài ra còn có một kiểu khác của kiểu quyền uy: hai ghế chủ tọa sẽ ngồi đối diện ở hai

đầu bàn Hai vị trí này thể hiện sự đối kháng (thường theo nghĩa tiêu cực) của hai đại diện

- Kiểu đối kháng:

Kiểu đối kháng thường được dùng để tranh luận hoặc bàn bạc với đối tác Người có khả năng tranh luận sẽ ngồi ở giữa và đối mặt với nhau, những người còn lại sẽ ngồi hai bên

- Kiểu tự do:

Kiểu tự do thường là cách bố trí dành cho những cuộc họp có quy mô nhỏ, mang tính teamwork (làm việc nhóm) Ở kiểu này sẽ không phân cấp bậc, không có chủ tọa, mọi người trong bàn họp đều có vị trí ngang nhau, không có vách ngăn địa vị Điều này sẽ làm cho không khí của buổi họp thoải mái hơn, năng động hơn

4 Chọn 1 nền văn hóa được học trong học phần Trình bày những đặc điểm nổi bật liên quan đến văn hóa kinh doanh của quốc gia đó.

PHÁP VÀ NỀN VĂN HÓA KINH DOANH Pháp là nước lớn nhất ở tây Âu, là một trong những trung tâm văn hóa và là điểm thu hút đầu tư lớn nhất cả châu Âu Chất lượng sản phẩm, tính chất dự án tuy vẫn là điều kiện tiên quyết hàng đầu trong việc hợp tác, nhưng với vị thế và tác phong có sẵn, người Pháp tuy mang phong thái chuyên nghiệp trong kinh doanh, tuy vậy hầu hết các cơ quan tổ chức luôn mang trong mình một chút sự ngạo mạn Họ luôn tỏ ra mình là người có vai

vế cao hơn, ánh mắt có chút nhìn xuống đối với mọi đối tác bởi họ tin rằng họ là độc nhất

vô nhị

Theo trên, tính cách của họ mang nét cá nhân và rất độc lập Cũng giống như Nhật Bản,

họ vô cùng tự hào về đất nước của mình Một số nét văn hóa kinh doanh đặc trưng:

a Cấp bậc

Do nét văn hóa đặc biệt tế nhị và lịch sự, nên cách xưng hô với cấp trên và cấp dưới rất quan trọng Vị trí càng cao sẽ càng được mọi người tôn trọng, điều đó không đồng nghĩa với cấp bậc càng thấp sẽ càng bị xem thường Tuy có phần tự cao trong tính cách nhưng lời nói phải luôn luôn cẩn trọng và đúng mực Ngoài năng lực làm việc, việc ứng xử với các cấp bậc tại Pháp cũng là yếu tố quyết định cho việc thăng quan tiến chức

Mối quan hệ giữa người lãnh đạo và nhân viên chỉ là truyền cảm hứng, tạo ra bầu không khí làm việc thoải mái chứ không mang tính chất thân thiết, gần gũi

b Không gian làm việc

Không gian làm việc của người Pháp luôn phảm đảm bảo trong trạng thái tĩnh lặng Một phần là do phong cách làm việc, một phần là do đức tính lịch sự, sợ làm phiền người khác

đã tạo nên môi trường làm việc chuyên nghiệp

Ngoài ra, người Pháp luôn khắt khe trong việc giờ giấc cũng như tác phong làm việc

c Phát biểu trong cuộc họp và đàm phán

Thường các vấn đề sẽ được tập trung giải quyết ngay trong cuộc họp Việc đóng góp ý kiến trong cuộc họp rất được người Pháp coi trọng Khi làm việc họ đề cao sự sáng tạo và tinh xây dựng Tuy nhiên trong đàm phán thì lại rất khó lường, có thể nói đoán ý của người Pháp là chuyện khó bởi họ chỉ biểu lộ biểu cảm xã giao nhiều hơn là thái độ đối với một vấn đề nào đó đang được nhắc đến

Các buổi đàm phán, thương lượng với đối tác đa phần được diễn ra tại nhà hàng một cách trang trọng Trong các buổi gặp mặt, rượu vang là thức uống không thể thiếu, nhưng say xỉn là việc thiếu tôn trọng, không giống tại Việt Nam, Hàn Quốc,

Thời gian thích hợp để đặt lịch hẹn gặp mặt là 11h hoặc 15h30 Nên tránh đặt lịch hẹn vào khoảng tháng 7 – 8 vì đây là khoảng thời gian nghỉ ngơi của người Pháp

d Trao đổi danh thiếp

Danh thiếp kinh doanh được trao nhận ngay khi gặp mặt và không cần lễ nghi gì đặc biệt Một trong 2 mặt của danh thiếp nên được dịch sang tiếng Pháp Nếu có bằng cấp hoặc giải thưởng đặc biệt, hãy in chúng lên tấm danh thiếp, điều này chính là điểm cộng vô cùng lớn với người Pháp

e Quà tặng

Trong kinh doanh, việc trao đổi quà tặng rất là hiếm, ngoại trừ vào dịp lễ Giáng sinh và đêm giao thừa Đối với người Pháp, món quà có giá trị không phải là món mang giá trị vật chất cao, mà là món mang giá trị tinh thần hoặc có giá trị sử dụng cao

- Nên tặng: sách, tranh, hoa, rượu vang, trang sức, chocolate, các tấm vé xem kịch, buổi hòa nhạc; những thứ liên quan đến sự lãng mạn, nghệ thuật hoặc giải trí có thể giúp ích cho đời sống tinh thần, thể chất

- Không nên tặng: quà tặng mang tính xúc phải, bôi bác văn hóa Pháp; các loại hoa được

bó lẫn lộn với nhau; quà tặng có in logo công ty;

Chú ý: Không nên vội vàng tặng quà cho người Pháp khi mới quen nhau lần đầu, điều này làm họ mất tự nhiên và cảm thấy bị xu nịnh Nếu muốn xây dựng mối quan hệ lâu dài thì có thể tặng vào những dịp gặp gỡ lần sau

TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] N Hường, “Lộ danh tính thứ trưởng TQ có thư ký làm gián điệp cho CIA,” Giáo Dục Việt Nam, 16 6 2012 [Trực tuyến] Available:

https://giaoduc.net.vn/tieu-diem/lo-danh-tinh-thu-truong-tq-co-thu-ky-lam-gian-diep-cho-cia-post68446.gd.

[2] T T Oanh, “Cách Bố Trí Chỗ Ngồi Trong Phòng Họp Khoa Học Nhất,” Công

ty CP Nội Thất Miền Bắc, 4 7 2021 [Trực tuyến] Available:

https://noithatmienbac.vn/noi-that-phong-hop/cach-bo-tri-cho-ngoi.html.

KẾT LUẬN

Ngành thư ký văn phòng là một ngành không chỉ yêu cầu cao về sự toàn diện mà còn phải không ngừng nâng cấp đổi mới tri thức và bản thân thường xuyên bởi đây là môi trường mang tính cạnh tranh gắt gao do chế độ lương thưởng hậu đại nhưng lại yêu cầu tuổi nghề nên khả năng bị đào thải cao

Nhờ học phần Nghiệp vụ thư ký văn phòng mà sinh viên có thể hiểu rõ về tính chất môi trường làm việc cơ bản cũng như được trải nghiệm những kĩ năng nhỏ trong số các nhiệm

vụ và đức tính mà một người thư ký văn phòng phải làm và phải có

Qua bài tiểu luận lần này, những ý chính được tóm tắt như sau:

- Bảo mật và kín đáo là đức tính quan trọng nhất của người thư ký

- Những công việc cần chuẩn bị cho một chuyến công tác nước ngoài của sếp

- Cách bố trí phòng họp

- Văn hóa kinh doanh của người Pháp

Cám ơn thầy cô đã đọc!