Giáo trình nghiệp vụ thư ký văn phòng

Từ các nghĩa trên, có thể đi tới một khái niệm chung nhất: “Thư kỷ là người giúp việc cho một tập thể hoặc cá nhân lãnh đạo trong một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; thực hiện các công

2

LỜI NÓI ĐẦU

Những năm gần đây, khi nền kinh tế Việt Nam phát triển, nhiều cơ quan, to chức và doanh nghiệp rất cần đến lao động co nghiệp vụ và kỹ nang của người thư

ký Thư ký là một nghề được nhiều người, nhất là lớp trẻ ngày nay lựa chọn

việc phức tạp hơn Phạm vi chuyên môn nghiệp vụ thư ký bao quát rộng, ngoài các nghiệp vụ hành chính văn phòng còn bao hàm một số các nghiệp vụ chuyên môn, dịch vụ khác như kế toán, tài chính, quản trị nhân sự, quản trị văn phòng, thống kê tổng hợp, lễ tân đối ngoại Do đó, muốn thỏa mãn yêu cầu ngày càng cao của thị trường lao động hiện nay thì người thư ký phải được đào tạo theo một nội dung chương trình qui định

Bằng kinh nghiệm nhiều năm đảm trách công việc thư ký văn phòng tại các

cơ quan, công sở, doanh nghiệp, cộng với sự tham khảo học tập, kế thừa kiến thức trong các giáo trình thư ký đã biên soạn những năm trước đây của Tiến sỹ Dương

tiếp làm thư ký, giảng dạy thư ký ở các trường thuộc hệ thống giáo dục Việt Nam,

chúng tôi biên soạn cuốn giáo trình Nghiệp vụ thư ký nhằm đáp ứng nhu cầu

giảng dạy và học tập của giáo viên và sinh viên chuyên ngành Thư ký văn phòng

và Thư ký giám đốc Giáo trình gồm 10 chương:

Chương I: Những vấn đề chung về ngươi thư kỹ Chương II: Kỹ

năng giao tiệp cóng sơ Chương III: Tộ chưc phóng làm việc

Chương IV: Nhiệm vụ của người thư kỹ trong cóng tàc văn thư

Chương V: Người thư kỹ với hóàt động thóng tin liện lac

Chương VI: Xàỹ dưng chương trình, kế hoạch

Chương VII: To chức càc cụọc họp, hoi nghị

Chương VIII: To chưc càc chủỹện đi cong tàc

Chương IX: Tiệp khàch và đãi khàch

Chương X: Tác phong, nếp sống vá tính thẩm mỹ củá người thư kỹ trong công sở

Giáo trình được các tác giả cố gắng biên soạn tương đối hoàn chỉnh, với hy vọng mang đến những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ thư kỷ, giúp cho giáo viên, học sinh vá những người muốn lựa chọn nghề thư kỷ đát đưởc những mục tiêu của mình Tuy nhiên, thư kỷ là một nghề chỉ phát triển mạnh nhất vào những năm gần đây; việc vận dụng những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ thư kỷ còn phụ thuộc vào khả năng, trình độ cũng như sự nẩng đông của từng người Do đó, giáo trình không tránh khỏi những thiếu sót nhất định, rất mong được sự góp ỷ của đồng nghiệp, sinh viên vá những ngưởi quan tám đến lĩnh vực náỹ để giáo trình được hoàn thiện hơn

Mục lục Lời nói đầu

Chương I: Những vấn đề chung ve người thư ky

Chương II: Kỹ nang giao tiếp công sờ

Chương III: TÔ chưc phông lam việc

Chương IV: Nhiệm vụ cua người thư kỹ trong công tac van thư

Chương V: Người thư kỹ vời hoạt đọng thông tin liến lac

Chương VI: Xay dưng chường trình, kế hoach

Chương VII: To chưc cac cuộc hop, hoi nghị

Chương VIII: To chưc cac chuyến đi cong tac

Chương IX: Tiếp khach va đai khách

Chương X: Tac phong, nếp song va tính tham mỹ cua người thư

kỹ trong cong sờ

4

Thệo Tư điện tiếng Việt của tác giả Đào Duy Anh thì thư ký “là người giụp việc biện chép, viết lách, lam cac cong việc vệ giấy tô; la ngưôi lam nhiệm vụ soan thao van ban giấy tợ qụan trong, điếu hanh cac cong việc hang ngay cua mọt to chưc,

cô qụan; la ngưôi giụp việc mọt nhan vật cao cấp trong cac cong việc vế giấy tờ, giào thiệp, sàp xếp và chuàn bị nội dung cong việc hàng ngày”

Thếo cac tac gia Pham Hưng, Lệ Van In, Nghiệm Ky Hong thì “Thư ký được hiểu trưôc hết la ngưôi lao đông, la ngưôi nam nhiệụ thong tin, biết nhiệụ vấn đế va lam được nhiệụ việc”

Thếo qụan điếm cua Khoa Van ban va Cong nghệ Hanh chính, thụộc Hoc viện Chính trị - Hanh chính Qụốc gia TP Ho Chí Minh thì “Thư ky la ngưôi giụp việc, trợ giụp cho mot tap thế quan ly hoạc ca nhan mọt thụ trưông đế giụp cho cac cấp quan ly đat được hiệụ qua hoat đong cao hợn”

Thếo Hiệp hoi Thư ky chuyến nghiệp (IPS)“Thư ky la trợ ly cua cấp quan trị,

la ngượi nam vưng cac nghiệp vụ hanh chính van phòng, co kha nang nhạn lanh trach nhiệm ma khong can kiếm tra trưc tiếp, co oc phan đoan, sang kiến va biết đưa ra qụyết định trong pham vi quyến hàn củà mình”

Thếo PGS - TS Vụ Thị Phụng (Trượng Dai hoc Khoa hoc Xa hoi va Nhan van - Dai hoc Quoc gia Ha Noi): “Thư ky van phong la ngượi được giao đam nhan mot phan hoac toan bo cac cong việc co liến quan đến nhưng lĩnh vưc chụyến mon cua van phong như quan ly van ban, ho sợ tai liệụ; đam nhan cac yệụ caụ vế thong tin, liến lac, giao tiếp va to chưc, sap xếp cong việc hang ngay

nham ho trờ, phuc vu cho hoat đông cua mot cờ quan hoăc người lanh đao cua mọt cơ quan, to chức va doanh nghiệp”

Như vậy, từ các cách hiểu khác nhau, khái niệm thư ký đề cập tới các nội dung

cơ bản sau:

Thứ nhất: la người đườc giao lam cac cong viếc co liến quan tời cong tac van

thư, liến lac thư tín va thu tuc hanh chính ờ cac van phong (nhan viến van thứ, lứu trữ,

lệ tân )

Thứ hai: là người đườc giao ghi chếp hay soan thao nhưng van bản, giấy tờ

quan trong trong cuoc hop, hoi nghị, hoi thao (thứ ky hoi nghị, thư ky hoi đong khoa hoc)

Thứ ba: là người giup viếc cho thu trường cờ quan hay ca nhan co vị trí cao

cấp trong cong viếc hang ngày, đườc hiểu la thư ky riếng hay trờ ly (trờ ly giam đốc, thư ky riêng cua Bo trường)

Thứ tư: hiến nay ờ Viết Nam cũng như trên thế giới thư ky con đườc hiếu la

cac chưc danh quản lý như: Chánh, Pho Văn phòng; Trường, Pho phong Hanh chính

Từ các nghĩa trên, có thể đi tới một khái niệm chung nhất: “Thư kỷ là người

giúp việc cho một tập thể hoặc cá nhân lãnh đạo trong một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; thực hiện các công việc có liên quan tới văn bản và công việc tổ chức nhằm

hô trợ cho quá trình quản lỷ và điều hành của lãnh đạo”

2 Chức nang của người thư ký

Lao đọng cua nhà lanh đao la loai hình lao đong phưc tap va co ảnh hưởng trực tiếp đến nang suất và hiếu qua cong viếc cua tổ chức đó Đế người lanh đao co nhiều thời gian suy nghĩ sang tao, ban hành các quyết định đúng đắn, tùy từng cấp độ

vị trí lãnh đạo, can co mọt hoăc nhiếu người làm nhiệm vụ thư ky, giúp việc Thếo V.I.Lế-nin thì nhiệm vụ của người thư ký la loai lao đông “đế tất ca cac vấn đệ đứơc chon loc va đanh gia sơ bọ”

Chưc nang cua người thư ky la giup viếc cho cong tac quan ly va điếu hanh cua lanh đao cung như cua to chưc, giai phong lanh đao khoi nhưng cong viếc sự vu, tap trung vao cac cong viếc quan trong Chưc nang cơ bản của người thư ký có thể chia thành hai nhóm chính sau:

Nhom chưc nang liến quan đến cong tac to chưc thong tin phục vụ cho lãnh đạo bao gom: xay dựng va ban hanh van ban, to chưc quan ly va giai quyết van bản;

xử lý phân tích tổng hợp thông tin để bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý; theo dõi và báo cáo kịp thời việc thực hiện cảc quyết định quản lý, chỉ thị cua người lãnh đạo

Nhom chực nảng thuộc vế công tảc tổ chực bao gồm: lập kế hoạch làm việc,

6

lịch tiếp khách của lãnh đạo; tổ chực và thực hiện việc giao tiếp; tổ chực các cuộc họp, hội nghị; chuản bị cho lãnh đạo đi công tảc; tổ chức, sắp xếp phòng làm việc

3 Nhiệm vụ của người thư ký

Với chức năng của mình, người thư ký hàng ngày phải thực hiện rất nhiều công việc khác nhau, thậm chí có người cho rằng công việc của người thư ký có thể được ví von trong mấy chữ “bưng, bê, kê, dọn; dầu, đèn, kèn, trống” Thực tế thì nhiệm vụ của người thư ký không phải như vậy Các nhiệm vụ của người thư ký được thể hiện ở các nhóm nhiệm vụ cơ bản sau:

3.1 Những nhiệm vụ ca nhan

Trong hoạt động của mình, người thư ký phải độc lập thực hiện những công việc như tiếp khảch đến liến hệ công tảc; chuẩn bị cảc chuyến đi công tảc cuả thu trựởng, giữ liến lảc với lãnh đạo khi lãnh đạo đi công tảc; giảô tiếp điến thôải; phân phối thông tin và truyền đạt các công việc

3.2 Những nhiệm vụ liên qụan đến van ban

Đây là công việc chiếm nhiều thời gian làm việc của người thư ký Đó là những công việc như sôản thảô, đảnh mảy văn bản theo yêu cầu của người lãnh đạo; chuyển giảô vản bản, hồ sơ tới cảc (đơn vị, bô phản thếô yếu cảu của nhà quản lý; giải quyết các vản bản đớn giản thếô chỉ thị cuả lãnh đạo, lập hồ sơ công việc, hô sớ nguyên tảc; ghi biến bản cảc cuôc họp, cảc cuôc thảô luận

3.3 Những nhiệm vụ về tổ chưc công việc

Một trong những nhiệm vụ quan trọng của thư ký là tổ chức hoặc phối hợp tổ chức, sắp xếp công việc của lãnh đạo cũng như của bản thân thư ký Đó là xử lý văn bản; biên tập tổng hợp xây dựng đề án; thảm giả xảy dựng chương trình, kế hôạch công tảc củả cơ quản, tổ chức, dôảnh nghiệp; sảp xếp phông lảm viếc cuả lãnh đạo Người thư ký còn thực hiện nhiều công việc theo yêu cầu công tác như bảô cảô

về tình hình hoạt động chung trong cơ quan, doanh nghiệp hay cung cấp các thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo; làm việc với tài chính, ngân hàng, công ty bảo hiểm, luật

sư, tòa án; thực hiện các nghiệp vụ kế toán; quản ly thư viện, tủ tư liệu riêng củả lãnh đạo, có thể làm phiên dịch cho lãnh đạo

Như vậy, có thể nói nhiệm vụ của người thư ký rất đa dạng, với các yêu cầu về chất lượng công việc rất khác nhau Điều đó đòi hỏi người thư ký phải có sự hiểu biết rộng, am tường về chuyên môn nghiệp vụ cũng như các kỹ năng nghề nghiệp thành thạo, có như vậy mới có thể hoàn thành tốt các nhiệm vụ của mình

Thư kỷ lă người thu thập, cung căp thông tin kịp thời, đầy đu vă chính xâc cho hôăt đông quăn ly vă điều hănh củă lânh đẵ Thông tin phục vụ cho hoạt động của

một cơ quan, tổ chức đến từ nhiíu nguôn khảc nhảu, chính vì vậy viíc thu thảp câc thông tin một câch đảy đủ, xử ly câc thông tin chính xảc cũng như bâo câo kịp thới chô lênh đạo lă hôảt đông hăng ngăy cuả người thư ký Thư ký lả “bộ nhớ” của lanh đạo Người lênh đạo hăng ngăy phải giải quyết một khối lượng công việc rất lớn với câc nhu cầu thông tin hết sức đa dạng, thường xuyín yíu cầu thư ký cung cấp câc thông tin như số liệu, bâo câo, đề ân, kế hoạch, câc thông tin quy phạm phâp luật có liín quan Vì thế, người thư ky cần phải có phương phâp lưu trữ thông tin một câch khoa học thông qua sắp xếp văn bản, sổ sâch, giấy tờ, hồ sơ hoặc lưu trữ trong câc phương tiện kỹ thuật để dễ dăng tra tìm vă cung cấp kịp thời phục vụ lênh đạo Cô trí nhớ tốt, chính xảc cũng lă điều quan trọng để giúp người thư ký hoăn thănh nhiệm vụ của mình một câch nhanh, có hiệu quả

T hư kỷ lă người noi liền vă duy trì căc moi quăn hề cuă lănh đạo trong nôi bô

vă bền ngoăi Hôảt đông cuả lảnh đảô luôn gản liín với cảc môi quản hí đả chiíu

trông vă ngoăi cơ quản, tổ chức Trông nôi bô cớ quản, tô chưc, đó lă mối quan hệ công tâc với nhưng cản bô, viín chưc thuôc quyín Với môi trướng bín ngôải lă quản

hí với lênh đạo của cớ quản cấp trín, cơ quan cấp dưới, lênh đạo câc cơ quan tổ chức đối tâc; với cớ quản, tô chưc nước ngôải; với chính quyín địả phương nơi đong trụ sở Tat ca cac moi quan hệ đó đước thưc hiín thông quả nhiíu hình thức khảc nhảu như qua văn bản, điín thôải, giảô tiếp hoặc quả câc cuộc hôp, hội nghị vả phần nhiều thông quả nhđn tố trung giản lả ngưới thư ky Chính vì vảy, người thư ky bảng viíc thưc thi nhiím vu cuả mình gôp phản quan trong trong việc dụy trì va thiết lap cac moi quan hệ đa chiệụ đo Thai đo va phong cach lam việc cua người thư ky sệ gop phan tang cượng, mợ rong cac mối qụan hệ nhưng cụng co thế gay anh hượng tiếu cưc tợi cac moi quan hệ đo

Thư kỷ lă người gop phần đầm bảo cho hoạt động của lênh đạo được đều đặn

vả thong suot Trong qua trình thưc hiện nhiệm vụ quan ly, điếu hanh, ngượi lanh đao

phai tiến hanh rất nhiệụ cac hoat đong khac nhau: hoi hop, đam phăn, giăộ tiếp vời quy mo, tính chất, thănh phăn khâc nhau Dế cac hoat đong đo được tiến hanh co hiệụ qua can phai sap xếp mot cach khoa hoc va hợp ly nếu khong sế gay anh hượng đến hiệụ qua hoat đong cua cợ qụan cụng như ụy tín cua lanh đao Việc sap xếp, tổ chức

8

các hoạt động đó cung la trach nhiệm cua ngượi thư ký

2 Yệu cău đối vôi ngứôi thứ ký

Dế co thế lam việc được tot, ngoai yệụ caụ đam bao đụ sưc khoế như nhưng loai hình lao đong khac, ngượi thư ky can co nhưng yệụ caụ sau:

2.1 Yệu cău vệ năng lức chuyện mốn nghiệp vu

2.1.1 Thư ky phải co trình đo chuyên mon nghiệp vụ vững vàng

Người thư ký phải hiếu biết sau sac và thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn của mình Các nghiệp vụ chuyên môn cơ bản như: Biên tập và xử lý văn bản; nhận và nói điện thoại; tiếp khách, đãi khách; thụ thap, xử ly thong tin; tổ chức hội nghị; tổ chức các chuyến đi công tác; đánh máy, sao in phát hành văn bản; lập hồ sơ; hỗ trợ công tác quản lý; làm việc với tài chính, ngân hàng, bảo hiểm người thư ký phải thực hiện nhanh chóng, chính xác theo đúng yêu cầu

Người thư ký cũng phai co kha nang truyện đat va hượng dan cac nghiệp vụ chuyện mon cho ngượi khac Trong cợ quan, tổ chức, doanh nghiệp co rất nhiều thành viên với nhiệụ lưa tuổi và kinh nghiệm, kiến thưc khac nhau Do đo can co sự trao đoi, truyện đat kinh nghiệm, hoc hoi kiến thưc nham mục đích đam bao cho hoat đong cua

cợ quan được thong suot va hiệụ qua Để thực hiện các nhiệm vụ chung, đôi khi người thư ky can truyện đat, hượng dan đế đồng nghiệp, đối tác thưc hiện thếo đung yệụ caụ chuyện mon Ví dụ: về thể thức văn bản khi các đơn vị soạn thảo trình bày không đúng theo quy định, thư ký cần giúp đỡ hay hướng dẫn các đơn vị này thực hiện lại cho đúng

2.1.2 Chu động, quyết đoán trong cong việc

Thư ky phai luon chu đọng, linh hoat trong việc thưc hiện chưc trach ma mình

đa được giao, nam vưng nhiệm vụ, phai tự mình tìm toi, sap xếp, triến khai công viếc,

đế rả cảc phựớng ản giải quyết không lế thuôc vảô cấp trến Công viếc sảu khi thực hiến xông phải tự kiếm trả, đôi chiếu lải đế phảt hiến cảc sải sôt, nhảm lản vả kịp thới sựả chựả Đảy cũng là môt trông nhựng tiếu chí đế đảt đựớc sự tín nhiếm, lông tin cuả lảnh đảô vả đông nghiếp Sự chu đông của thư ký được thế hiến thông quả việc hôản thảnh xuất sảc nhiếm vu cuả mình, luôn cô y thực nảng đông, sảng tảô trông viếc thực thi nhiếm vụ, biết phản đôản nhựng yếu cảu cuả lảnh đảô, chu đông thực hiện những công việc cần thiết mà không đợi phải nhắc nhở Yếu cảu nảy đôi hôi thự ky phải nảm vựng chuyến môn nghiếp vu, sự nhảnh nhẹn cung nhự tính quyết đôản trông công viếc

Trông quá trình thực hiện nhiệm vụ, không phải lúc nào mọi việc cũng diễn ra theo đúng chương trình kế hoạch đã được xây dựng từ trước, đôi khi có những tình huống bất ngờ có thể ảnh hưởng tới công việc chung Do đó, người thư ký phải biết linh hoạt vận dụng các kinh nghiệm và khả năng quyết đoán của mình để đưa ra cách

9

xử lý tình huống thích hợp mà không ảnh hưởng tới công việc hay uy tín của lãnh đạo Tuy nhiên, cách xử lý tình huống trong công việc phải dựa trên các quy tắc, quy định trong tổ chức, phải phù hợp với thẩm quyền và nhiệm vụ của mình

/ ^ I 7 Ạ _ _ 1 _ ^ _ _ _ V _ _

.2 Yệụ caụ vệ ký nang

2.2.1 co kỹ nàng tố chức và phối hợp làm việc khoa học

Phương pháp làm việc khoa học được hiểu là khi thực hiện một nhiệm vụ nào

đó thì cần phải suy nghĩ thấu đáo, có hệ thống và dựa trên những căn cứ xác thực Người thư ký khi thực hiện các nhiệm vụ của mình cần phải suy xết vấn đế hết sực thấu đảô ớ môi khíả cạnh, môi gôc đô trựớc khi đựả rả quyết định cuối cung đế thực hiến

Công việc của người thư ký mang tính trớ giup vả môt phản phu thuôc vảô hoạt động của lãnh đạo Việc sắp xếp, tổ chứchớp lý các công việc là rất quan trọng vì nó đảm bảo cho người thư kýhoàn thành đầyđủ các công việc được giao theo đúng tiến độ, đúng yêu cầu Ví dụ: nếu viếc xây dựng các kế hoạch làm việc hàng ngày, hàng tuần một cách chi tiết, khả thi sẽ giúp thư ký thực hiện tốt các nhiệm

vụ trên theo đúng yêu cầu

Trong nhiều trường hợp, để hoàn thành được nhiệm vụ của mình, người thư ký phải phối hợp, cộng tác với các đồng nghiệp một cách chặt chẽ Điều đó đòi hỏi thư

ký phải có sự phối hợp một cách tích cực, chủ động với đồng nghiệp trên tinh thần hợp tác, hiểu biết lẫn nhau vì lợi ích chung

2.2.2 Kỹ năng giao tiếp, ứng xử

Một trong những công việc của người thư ký là thường xuyên giao tiếp với lãnh đạo, với đồng nghiệp và với các đối tác Đâỹ la công việc mà người thư ký phải có khả năng quan sat va phan loai đoi tường giao tiếp thong qua hình thức bên ngoài như tuổi tac, trang phục, hình dang, phong cach; kha nang dự đoan đong cơ, nhu cầu của đối tượng giao tiếp để đưa ra các phương án phù hợp Nghế thuật đat moi quan hẹ, sự nhaỹ cảm, kha nang phan tích, phan đoan tình huống cùng với sự ton trong đoi tường giao tiếp sẽ giúp cho thư ký tiến hành trao đổi, phối hợp làm việc được thuận lợi

Phong cach giao tiếp khong chỉ đờn gian la nhưng biếu hiến co tính thường xụỹến, liến tục của hanh vi ma con phan anh trình đo van hóa, trình đo hoc vấn, thai

đo ton trong va kha nang thu hụt cua người thư kỹ vời đoi tường giao tiếp Điếu naỹ cung co nghĩa đế co mọt kỹ năng giao tiếp tết, người thư kỹ phai lựa chon hanh vi phu hờp vời đoi tường giao tiếp,văn hoa giao tiếp, môi trường giao tiếp .Thái độ ton trọng, phong cách tự tin, ngon ngữ chuẩn xác kết hợp với nhưng nghi thưc giao tiếp cờ ban biểu hiến cua mọt phong cach giao tiếp tất Phong cach giao tiếp tot sế giúp thư kỹ bườc đau tao ấn tường va niếm tin vời đoi tường giao tiếp

2.2.3 Ky nang ghi nhô chính xăc

2

10

Kỹ năng ghi nhớ chính xác sẽ giụp thư ký giai quỹết cong viếc đườc nhanh chong, chính xac, tiết kiếm thời gian cong sưc trong viếc tra cưu tai liếụ Thư kỹ la người giúp việc đac lực cho lanh đao, đong thời lá “bộ nhờ” của lánh đao Nhiều thong tin ma thư kỹ can nhờ nhanh là chưc nang, nhiêm vu, cờ cấu tó chưc cua cờ quan; họ tến, vị trí cong tac cua cac vị trí quản lý trong cờ quan; cac lanh đạo, ca nhan haỹ cờ quan thường xụỹến cộng tac vời cờ quan, lanh đao mình; vị trí lưu giữ ho sờ, tai liếụ; số điện thoại và các năng lực sở trường, thói quen, cá tính của một số người nhất định

Cac thong tin đo được thư kỹ nhờ chính xac sẽ co thế đáp ứng ngay các ỹếụ cau cua lanh đao haỹ các vị trí quản lý khác trong cờ quan, giúp lãnh đạo có thể đưa ra các quyết định cua mình nhanh hơn, chính xác hơn Đaỹ la mợt ỹếụ cau vừa phụ thuộc vào năng lực, vừa đòi hỏi người thư ký phai rến lụỹến thường xụỹến

2.2.4 Kỹ năng sử dụng trang thiết bị van phong

Hoat đọng van phong bao gom nhiều nghiếp vụ khac nhau, giữa cac nghiệp vụ

đo co sự tường tac lan nhau, đoi hoi người thư kỹ khong chỉ thanh thao cong viếc chụỹến mon ma con ma phai biết sử dụng thanh thao cac trang thiết bị

văn phòng hiện đại như máy vi tính, thiết bị sao chụp in nhanh, tổng đài điện thoại, máy fax và các phương tiện viễn thông khác, máy chiếu, thiết bị hội nghị

2.3 Yêu cấu ve phẩm chất

2.3.1 Yêu nghề, co y thức vươn lên trong nghê nghiệp

Yệu nghệ lạ một phạm chất cạn thiết củạ người lạo động Người thư ky cũng vậy, co yếủ nghệ thì mời toàn tạm toàn y vời cong việc đườc giạo vạ hoạn thạnh mọt cạch xủất sạc Hoạt đọng củạ người thư ky khong trực tiếp lạm rạ sạn phạm mạ lạ trờ giủp cho cạc hoạt đông chủng củạ cờ quạn, củạ lạnh đạo Vì thế, nhưng người lạm cong việc nạy phại vườt qủạ mạc cạm tạm ly vệ vị trí vạ tính chất củạ cong việc trong moi tường qủạn chủng củạ cạ cờ qủạn, to chưc Trong xã hội, con co mot số’ ít người

co cạch nhìn lệch lạc vệ người thư ky nện đoi khi củng ạnh hường đến tạm ly vạ y thưc nghệ nghiệp Chính vì vạy, người thư ky phại co long yệủ nghệ vạ co y thưc đủng đạn, tự tin, tự tôn trọng nghệ củạ mình vạ phại thể hiện no bạng chính hiệủ qủạ cong việc hạng ngạy

2.3.2 Có y thức ky luật, tinh thần trách nhiệm cao vơi cong việc

Khi đườc giạo nhiệm vụ, người thư ky phại thưc hiện vời tinh thạn trạch nhiệm cạo nhất Khong nện to thại đo xệm thường mạ thưc hiện qủạ loạ, đại khại, chiếủ lệ hoặc khong thưc hiện tời củng Cũng không được quan trọng hóa, đề cao vị trí của mình khi thường xuyên được tiếp xúc với lãnh đạo các cấp Điệủ đo dạn đến việc giạm ủy tín, khong đườc tín nhiệm củạ cả đong nghiệp vạ củạ lãnh đạo, ạnh hường đến qủạ trình lạm việc củạ người thư ky Trong mot so trường hờp củ thế, thư ky co

11

thế đệ nghị từ chối nhưng cong việc khong thủoc nhiệm vủ củạ mình nếủ như thấy rạng mình khong thế hoạn thạnh đườc; mạnh dạn phấn tích, giại thích rõ ràng cho lạnh đạo vời thại đo bình tĩnh, nhệ nhạng, tôn trọng lãnh đạo; khong nện co nhưng biểủ hiện boc phát, thiếủ sự kìm chế Ngược lại, khi nhạn nhiệm vụ, người thư ký cạn thưc hiện vời tất cạ tạm hủyết, trí tủệ vạ giại qủyết mot cạch triệt đế

2.3.3 Nàng động, linh hoat trong công việc

Trông giải quyết công viếc thuôc nhiếm vu cuả mình, ngựới thự ky phải nảng đông, linh hôảt Nảng đông, linh hôảt trông công viếc lả phải nhảy bến tìm môi cảch

đế thực hiến tôt yếu cảu đế rả, cô cảch xử ly giải quyết công viếc không cựng nhắc, mảy môc mả vản giữ đựớc nguyến tảc lảm viếc phu hớp Ví du: Khi gảp nhựng vấn đế ngôải dự kiến, nhựng vấn đế khô vựớt thảm quyến của mình, người thư ky cần phải nhanh chong xin y kiến lanh đạo hoặc trao đổi ngay vời đong nghiệp đế đườc ho trờ

Ngoài ra, sự nang đọng, linh hoat còn giúp người thư ký hiểu được tam trang, suy nghĩ của lãnh đạo thông qua những biểu hiện phi ngôn ngữ Đây thực sự là điều quan trọng vì không phải lúc nào lãnh đạo cũng có thể nói ra những điều suy nghĩ của mình Nếu như thư ký làm việc với lãnh đạo một cách “ăn ý” như vậy sế đem lại hiệu quả công việc rất cao trong moi tình huống

Trong thực tế công việc tại các cơ quan, tổ chức, người lanh đao khong thể và không có thời gian kiếm soat hết mọi cong việc của người thư ky, ma thường đat trọn niềm tin vao người giúp việc của mình Vì vậy, người thư ký phai tao dưng đườc niềm tin của người lãnh đạo đối với bản thân Trườc hết, người thư ky can lam tốt chưc nang của mình, hoàn thành xuất sắc các nhiêm vủ đườc giao, luôn tự giac va chủ động, tìm tòi sáng tạo trong quá trình thực thi nhiệm vụ Người thư ký luôn học hỏi để vững vàng trong chuyên môn nghiệp vụ, ngoài ra còn trau dồi phẩm chất chính trị, đạo đức, lối sống lành mạnh tuân thủ nghiêm túc kỷ luật lao động Tất cả những cố gắng đó theo thời gian sẽ tạo nên được niềm tin của lanh đao và la yếủ tô" qủan trong khang định vai trò của người thư ky trong sự phat triển của cờ qủan, tổ chức

Công việc của thư ký tiếp xúc nhiều với thông tin của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, trong đó có thể bao gồm cả những thông tin quan trọng liên quan đến quyết định quản lý, tổ chức - nhân sự, các chính sách trong sản xuất, kinh doanh, tình hình tài chính Có thể sẽ gây ra hậu quả nghiêm trọng nếu như thư ký không biết bảo vệ những thông tin đó Chính vì vậy, người thư ký cần nắm chắc quy chế thông tin trong

cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Không nói, không cung cấp thông tin hay tài liệu cho những đối tượng không có chức năng, nhiệm vụ hay trách nhiệm, thẩm quyền Không

12

để văn bản, tài liệu mà thiếu sự quản lý sắp xếp bảo quản; hủy ngay những tài liệu in sai hay photo thừa, bảo vệ các thông tin lưu giữ trong máy tính; cẩn trọng trong phát ngôn, truyền đạt thông tin Những vấn đề tưởng như nhỏ nhặt ấy sẽ giúp thư ký bảo vệ hiệu quả thông tin của cơ quan, doanh nghiệp, tránh được những sai sót đáng tiếc có thể xảy ra

2.3.6 Biết kiềm chê' cảm xúc cá nhân

Trong quá trình thực hiện các cong viẹc hang ngay, co rất nhiềủ nhưng tình hủấng dẫn tới cac sac thai tâm lý khac nhaủ của thư ký như ap lưc cong viẹc năng nề, đoi tường giao tiếp kho chịủ, chủyến Tiếng của ca nhan, những bất đồng quan điểm với đồng nghiệp Những yếu tố đó co thế làm cho thư ký dễ có những phản ưng khô kiêm sôảt như: khó chịu, nông giản, bức xúc hôảc cảc hảnh vi tiêu cưc, các biểu hiện tâm lý phản cảm Chính vì thế, người thư ky cản phải biết tự kiêm chế trông nhưng tình huông cảng thảng, khô xử Phải luôn luôn giữ đước sự bình tĩnh, tỉnh táo, cản bảng vê tảm ly đê cô thê xử sự chô phu hớp với cương vị công tác để không ảnh hướng đến nhiêm vu đước giảô, đến uy tín của cơ quan, doanh nghiệp cũng như bản thân người thư ký

Để có thể thực hiện tốt yêu cầu này, thư ký cần chú y tới những vấn đề cơ bản sau: Bình tĩnh vả cô" gảng kiêm sôảt bản thân và quả trình giảô tiếp, không cảu gảt, thóa mả hảy cô nhưng hảnh vi thiếu lịch sự, thiếu vản hôả, thiếu suy nghĩ chín chản trước khi nói cần tư duy nhanh đế đưả rả cảc biên phảp giải quyết phu hớp

.4 Yeu cau ve hieu biet xa hội

2.4.1 Người thư ky phải cộ kiên thức xã hội

Nếu như trình đô nghiệp vụ giup thư ky đưả rả giải pháp chính xảc khi thưc hiên nhiêm vu thì kiến thưc xả hôi lải lả cớ sớ giup thư ky thiết lảp cảc quản hê giảô tiếp vả xảy dưng hình ảnh cuả môt người thư ký chuyên nghiệp Các kiến thức về kinh

tế, văn hóa, xã hội, lịch sử có vai trò quan trọng giúp thư ký hoàn thành tốt các nhiệm

vụ và khẳng định vị trí, vị thế của mình

2.4.2 Cộ kiên thức tảm ly

Hiểu biết sâu sắc tảm ly học sê giup thư ky dảnh được thiện cảm cuả đôi tướng giảô tiếp vả có thể giup lãnh đạo hản chế vả lôải trừ nhưng mảu thuẫn ớ nới lảm viêc Tuy nhiên, cung với kiến thưc vê tảm ly, thư ky phải cô kiến thưc vê vản hôả bới trảng thải tảm ly cuả cả nhản còn phu thuôc vảô vung vả nên vản hôả nới cả nhản đô sông

2.4.3 Cộ kiên thức vê ngộn ngư

Đảy lả môt trông nhưng điêu kiên bảt buôc bới ngôn ngữ chính lả phướng tiện

cớ bản, quản trọng mả ngưới thư ky sử dung đê thu thập, khải thảc thông tin vả thiết 2

2.4.4 Có khă năng thích ưng với hoản cảnh

Yêu cầu này đòi hỏi người thư ký phải thích ưng nhanh vợi hoan canh công tác, vợi moi trượng lam việc.Thực tế công việc đòi hỏi người thư ký thường xuyên di chuyển; khí hậu thay đổi, văn hóa khác lạ của các địa phương trong các chuyến công tác; nhiệụ việc có áp lực, cường độ làm việc lớn Bên cạnh đó, những thay đổi ngay

từ chính người lãnh đạo và những đòi hỏi của họ nhiều khi cũng gây nên sự mệt mỏi cho người thư ký Thích ứng với hoản cảnh la yếu to" can thiết đế ngượi thư ky nhanh chong nam bat va lam chu tình hình, khong lam vao thế bị đọng Để làm được điều

đó, thư ký cần phải rèn luyện bản lĩnh, có sức khỏe tốt và có ý chí, nghị lực vững vàng, luôn học hỏi để nâng cao sự hiểu biết vế kiến thức chuyên môn va kiến thức xã hội khác

2.4.5 Co khả năng vận dung nhưng quy phạm xả hoi (quy phảm phảp luật, quy phạm đạo đức, phong tục, tập quán truyền thong ) vào các tình huong

Thư ky luon la ngượi đưng trung gian trong việc thiết lap cac moi quan hệ Giao tiếp đa trợ thanh mọt trong nhưng hoat đong cợ ban cua thư ky Hiệụ qua trong giao tiếp cua thư ky khong chỉ la nhưng gia trị thong tin thụ thap, mà việc tao ấn tượng tot la việc thư ky phai thưc hiện Do đo, kha nang van dụng sang tao cac qụy pham xa họi sệ la điều kiện để thư ky thiết lap cac quan hệ giao tiếp co tính xa họi trược khi thiết lap cac quan hệ chính thưc Bến canh cac mọi quan hệ vế cong việc, chưc vụ, địà vị giàộ tiếp cong sờ cung khong thế nàm ngoai va đi ngược lai cac qụy luat cua xa họi

CAU HOI ON TẬP VA THAO LUẬN:

1 Khai niệm, chưc nang, nhiệm vụ của người thư ký

2 Nhưng yệụ caụ can thiết đế trợ thanh mọt ngượi thư ky Thếo anh (chị)yệụ cau nao

la quan trọng nhất, tai sao?

4 Co y kiến cho ràng: “Thư ky là một nghệ đợn giản, ai cung co thế lam được, khong càn chuyến mon” Anh chị co suy nghĩ gì, tài sào?

14

Chương II KỸ NĂNG GIAO TIẾP CÔNG SỞ

I Giao tiếp công sở

Theo từ điển tiếng Việt của tác giả Nguyễn Như Ý - 1998 “Giao tiếp là trao đổi, tiếp xúc với nhau”

Từ các khái niệm trên chúng ta có thể hiểu giao tiếp là một hoạt động đơn

giản của con người mà ở đó con người giao tiếp với nhau trên quan điếm bình đẳng nhằm thỏa mãn nhu cầu nhất định

1.2 Giao tiếp công sở

Giao tiếp công sở là hoạt động xác lập mối quan hệ và sự tiếp xúc giữa con người với nhau nhằm đạt được mục tiêu nhất định, giao tiếp còn là sự giao lưu tình cảm, tư tưởng để phát triển nhân cách con người trong cơ quan, tổ chức, dôảnh nghiếp

2 Vai trò của giao tiếp

Giao tiếp là một nhu cầu của con người trong xã hội Trong cuộc sống đời thường ai cũng khao khát được người khác quan tâm chú ý đến bản thân mình Sự quan tâm chú ý, sự đùm bọc, thương yêu, sự chăm sóc, lắng nghe, sự khoan dung, động viên vỗ về của mọi người xung quanh có giá trị tích cực giúp mỗi người chúng

ta trở thành con người lành mạnh, làm nảy nở trong tâm hồn những giá trị cao quý, những tình cảm lớn

Giao tiếp đóng một vai trò rất quan trọng trong sự hình thành và phát triển nhân cách của mỗi cá nhân, giao tiếp ảnh hưởng không nhỏ tới đời sống tinh thần của mỗi người Không ai có thể hình thành và phát triển nhân cách hoàn thiện mà không

15

cần giao tiếp

Giao tiếp là con đường dẫn chúng ta đạt tới hạnh phúc trong cuộc sống Vai trò này thể hiện ở các khía cạnh: tạo điều kiện và cơ hội tăng trưởng phát triển tri thức; hình thành cá tính độc lập và cá tính riêng qua giao tiếp với nhiều người, nhiều

cá tính khác nhau

Sức khỏe và tâm lý con người cũng được xây dựng trong giao tiếp Theo Johnson (1980), khả năng xây dựng và duy trì các mối quan hệ hợp tác và phụ thuộc lẫn nhau với những người khác thường được xem như là sự biểu lộ sờ khởi của sức khỏe tâm lý Một số người vì một vài lý do nào đó không thể xác định nổi các mối quan hệ giao tiếp với mọi người, thường có thái độ lo âu, suy nghĩ, bất lực và cô đơn

Kỹ năng giao tiếp vụng về cũng là tâm bệnh của con người

3 Chức năng của giao tiếp

3.1 Chức năng xã hội

Thông tin - tổ chức: chức năng này bao quát tất cả quá trình chuyển và nhận thông tin Qua việc giao tiếp, trao đổi giữa chủ thể và khách thể quản lý, các thông tin được phát đi, thu nhận (phản hồi) để tổ chức thực hiện các quyết định quản lý

Phản ánh, điều khiển, điều chỉnh, đánh giá: Trong giao tiếp có thể tác động đến động cơ, mục đích, chương trình, ra quyết định đến việc thực hiện các hoạt động riêng biệt và kiểm tra, kiểm soát các hoạt động đó Qua đó, quá trình kích thích và điều chỉnh hành vi, hoạt động được thực hiện

Tổ chức hoạt động phối hợp cùng nhau: Con người luôn cần có sự giúp đỡ của người khác Họ luôn luôn sống, hoạt động cùng với người khác Ngay từ đầu đã bộc

lộ mối quan hệ duy vật giữa con người với nhau, những nhu cầu này do phương thức sản xuất quyết định Muốn thắng lợi thì mỗi người phải dựa vào số đông (tập thể, xã hội) Không có giao tiếp, con người không thể trao đổi kinh nghiệm, thống nhất mục đích, phương pháp hành động, do đó hoạt động phối hợp cùng nhau cũng không thể

có được

Động viên, khuyến khích, kích thích: Trong giao tiếp, con người không chỉ truyền thông tin cho nhau hay tác động, điều chỉnh lẫn nhau mà còn tạo ra trạng thái cảm xúc kích thích, khuyến khích, động viên, an ủi để cùng làm việc có hiệu quả hơn

3.2 Chức năng tâm lý xã hội

Chức năng này thể hiện chủ yếu là hình thành, phát triển và hoàn thiện các mối quan hệ liên nhân cách, đây là chức năng quan trọng và phức tạp nhất Sự phân tích chức năng này đòi hỏi phải có sự nghiên cứu kết hợp nhiều lĩnh vực:Tâm lý học,

Xã hội học, Đạo đức học và cả Kinh tế học Các quan hệ đồng chí, bạn bè hay ngược lại thù địch được hình thành như thế nào, cơ chế tâm lý của các hiện tượng đó ra sao, vai trò của chúng trong sự phát triển của cá nhân như thế nào phụ thuộc rất nhiều vào giao tiếp Các chức năng trên được thực hiện như thế nào còn phụ thuộc vào những mối quan hệ được hình thành giữa những người giao tiếp với nhau

16

4 Cac nguyen tac trong giao tiếp

Thư ký là người phải thường xuyên tiếp xúc với khách hàng, những người đến

cơ quan để liên hệ công tác Họ cũng là người trực tiếp liên hệ với lãnh đạo để trao đổi, tổ chức công việc Từ đặc thù công việc đó, có thể thấy rằng thư ký là một “nhân vật” vô cùng quan trọng, vì vậy, người thư ký phải biết giữ những nguyên tắc cho mình

4.1 Ân cần

Trong giao tiếp người thư ký tránh tỏ ra thờ ơ, lạnh nhạt hoặc có vẻ mặt khó chịu, bực tức, luôn thể hiện sự quan tâm và tôn trọng của mình với đối tượng giao tiếp

4.3 Đồng cảm, ôn hoà

Khi giao tiếp, người thư ký cần thể hiện cảm xúc đúng lúc, đúng chỗ, mắt luôn hướng về người đối thoại bày tỏ sự quan tâm, đồng cảm với thái độ người nói Không vung tay tùy tiện, đặc biệt là chỉ ngón tay về phía mặt đối tượng giao tiếp theo “nhịp điệu” lời nói “đanh thép”; phải có thái độ ôn hòa, không hách dịch với khách hay tỏ ra

“trên cơ”, nhũng nhiễu những người có nhu cầu cần gặp lãnh đạo hoặc giải quyết nhanh một vấn đề nào đó; không làm việc riêng nhất là cắt móng tay, cắt móng chân hoặc trang điểm

4.4 Nhiệt tình

Người thư ký phải thể hiện sự sẵn sàng phối hợp giúp đỡ người khác khi cần thiết, đừng tỏ ra khó khăn, ích kỷ hay tư lợi Tuy nhiên, sự nhiệt tình của người thư ký trong giao tiếp cũng cần vừa đủ để tạo thuận lợi cho cả các bên giao tiếp tránh sự hiểu lầm từ phía đối tác khi thấy thái độ quá nhiệt tình của người thư ký

4.5 Nhất quán, khiêm nhường

Người thư ký cần khắc phục sự phát ngôn bất nhất, thay đổi tuỳ tiện, bác bỏ những gì mình đã nói ra hoặc dễ dàng hứa nhưng không làm theo lời hứa

Khiêm nhường là đức tính tốt mà người thư ký cần trau dồi, học hỏi Người thư

ký cần tránh tranh luận không cần thiết, hoặc thích bộc lộ sự hiểu biết, sự khôn ngoan của mình hơn người; không nên dồn đối tượng giao tiếp vào thế bí để giành phần thắng về mình

17

5 Các dòng giao tiếp trong công sở

5.1 Giao tiếp trong hệ thống chỉ huy

Có 3 khả năng xảy ra

- Thông tin bị biến dạng, xuyên tạc khi đi từ cấp dưới lên cấp trên;

- Thông tin bị thất lạc khi đi từ cấp trên xuống cấp dưới;

- Sự giao tiếp hàng ngang có thể bị trở ngại do tính cách cá nhân

5.2 Giao tiếp từ cấp trên xuống cấp dưới

- Để hướng dẫn công việc;

- Để trả lời;

- Khuyến khích động viên, tạo nên cảm hứng làm việc

5.3 Giao tiếp từ dưới lên trên

- Phản hồi lại các quyết định của cấp trên;

- Báo cáo công việc;

- Đề xuất ý kiến mới

5.4 Giao tiếp hàng ngang

- Giao tiếp giữa các bộ phận cùng cấp nhằm trao đổi công việc;

- Sự phối hợp giữa cá nhân với cá nhân hoặc với bộ phận cùng cấp

6 Càc yếu tổ’ anh hưởng (rào cản) trong giao tiếp

6.1 Rào cản tâm lý

Nhận thức, trình độ, sự hiểu biết: khả năng nhận thức nhanh - chậm, khả năng hiểu biết đúng - sai, trình độ học vấn, địa vị xã hội, khác quan điểm, trạng thái tâm lý, không tập trung, tư duy rập khuôn, thiếu phản hồi của mỗi người khác nhau có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình giao tiếp

Tâm trạng; phụ thuộc vào nội dung, tính chất vấn đề của cuộc giao tiếp mà tâm trạng các bên đối thoại có những diễn biến tâm lý khác nhau

6.2 Rào cản ngôn ngữ

Trong tất cả các phương tiện mà con người sử dụng để giao tiếp thì ngôn ngữ

là phương tiện thoả mãn được các nhu cầu giao tiếp nhiều nhất Sở dĩ ngôn ngữ trở thành một công cụ giao tiếp vạn năng của con người vì nó hành trình cùng con người,

từ lúc con người xuất hiện cho đến nay Trong thực tế, hầu như không còn ngôn ngữ

18

nào là chưa có ảnh hưởng của nền văn hoá ngoại lai Nói cách khác, tất cả các ngôn ngữ đang tồn tại hiện nay đều đã từng trải qua những quá trình tiếp xúc văn hoá với ngôn ngữ khác bên ngoài Chính vì vậy, chúng ta không thể nói về độ thuần khiết (pure), độ trong sáng của một ngôn ngữ xét theo nguồn gốc, xét theo nguyên lai Do vậy khi sử dụng ngôn ngữ để giao tiếp không phải các bên tham gia giao tiếp đều hiểu biết để có thể truyền đạt thông tin một các chính xác nên đôi khi giao tiếp bằng ngôn ngữ cũng gặp những trở ngại làm cho cuộc giao tiếp không được thành công trọn vẹn

6.3 Rào cản văn hóa

Trong từng văn hóa vùng miền và văn hóa dân tộc đều có những sự khác biệt,

sự khác biệt đó có ảnh hưởng trong giao tiếp (các khác biệt phi ngôn ngữ; tên và cách xưng hô; phong tục, tập quán; trang phục; giới tính.) Để vượt qua rào cản này người thư ký phải lưu ý:

- Tìm hiểu sự khác biệt của các nền văn hóa, xem sự khác biệt đó như một

cơ hội;

- Nhận thức được hành vi giao tiếp của mình bị chi phối bởi văn hóa;

- Linh động và sẵn sàng thay đổi;

- Nhạy cảm đối với các hành vi giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ;

- Nhận thức được giá trị, niềm tin và thông lệ của các nền văn hóa

6.4 Rào cản vật chất

Các yếu tố có thể ảnh hưởng: tài liệu, trang thiết bị

Để giao tiếp có hiệu quả và truyền đạt được thông điệp của mình mà không bị hiểu lầm hay lúng túng, người thư ký phải hạn chế những ảnh hưởng của các rào cản bằng cách giao tiếp một cách rõ ràng, mạch lạc, chính xác trên cơ sở có chuẩn bị chu đáo về tâm lý và các vấn đề khác liên quan đến cuộc giao tiếp (cơ sở pháp lý, văn hóa giao tiếp, ngôn ngữ giao tiếp, cơ sở vật chất.)

7 Một so' ky nàng trong giao tiếp

7.1 Kỹ năng noi

Nói là ngôn ngữ hướng vào người khác, được biểu hiện bằng âm thanh và được tiếp thu bằng cơ quan phân tích thính giác Ngôn ngữ nói là hình thức cổ xưa nhất trong lịch sử loài người Cùng với sự phát triển của xã hội, lời nói của con người đến nay đã phát triển đến mức độ cao (nói hoa mỹ, nói bóng bẩy, nói ý, nói so sánh.) Ngôn ngữ nói gồm hai loại độc thoại và đối thoại

Trong giao tiếp bằng lời nói, người thư ký cần lưu ý:

- Âm điệu của lời nói: vừa phải, dễ nghe, không cao giọng quá, nói to quá hoặc nói nhỏ quá;

- Khi nói chuyện nên tập trung vào chủ đề đang thảo luận, tránh để tư tưởng bị

19

phân tán dẫn đến không hiểu nội dung câu chuyện;

- Khi đối tượng giao tiếp đang nói thì ta nên lắng nghe, tránh ngắt lời hoặc cướp lời của người nói khi họ chưa nói hết ý của họ;

- Trong khi giao tiếp nên tránh "thao thao bất tuyệt" mà không chú ý đến thái

độ của đối tượng giao tiếp, hoặc đưa ra nhiều câu hỏi cùng một lúc khiến người khác không kịp trả lời;

- Khi nói về một chủ đề nào đó, nếu thư ký không được rõ thì nên lắng nghe chứ không nên "nói bừa", nghĩa là phải đảm bảo sự thành thật và chính xác trong lời nói của mình Không nên tỏ ra mình là kẻ hiểu biết nhiều hơn tất cả mọi người;

- Không nên bảo thủ chỉ coi trọng ý kiến của mình mà không tôn trọng ý kiến của người khác

7.2 Kỹ năng viết

Viết là thứ ngôn ngữ hướng vào người khác, được biểu hiện bằng các ký hiệu chữ viết và được tiếp thu bằng cơ quan phân tích thị giác Ngôn ngữ viết cho phép con người tiếp xúc với nhau một cách gián tiếp trong khoảng cách không gian và thời gian lớn Ngôn ngữ viết có những yêu cầu nhất định đối với cả người viết và người đọc Trong ngôn ngữ viết, người viết không thể sử dụng những phương tiện phụ, hỗ trợ như giọng nói, cử chỉ điệu bộ, nét mặt Không phải lúc nào người ta cũng biết trước được phản ứng của người đọc đối với điều mình viết ra vì không nghe, không nhìn thấy người đọc Về phía người đọc cũng khó khăn vì họ không thể bày tỏ ý kiến môt cách trực tiếp Vì vậy, để khắc phục những khó khăn trên, ngôn ngữ viết có những yêu cầu chặt chẽ hơn: phải viết tỷ mỷ, chính xác, tuân thủ đầy đủ các quy tắc ngữ pháp, chính tả và lô gíc

Trong giao tiếp bằng chữ viết, đặc biệt là ngôn ngữ sử dụng trong soạn thảo văn bản, người thư ký cần tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu ngôn ngữ và văn phong(chuẩn xác, đơn nghĩa, nhất quán, dễ hiểu, lịch sự, ngắn gọn, cô đọng, lưu ý cách xưng hô, sử dụng từ và cụm từ.)

7.3 Kỹ năng nghe

Có thể có người cho rằng để thành công trong giao tiếp cần có “thuật ăn nói”, điều đó cũng đúng Nhưng ngày nay, khoa học rất nhấn mạnh về “nghệ thuật lắng nghe” và coi nó là một kỹ năng căn bản trong truyền thống cũng như tư vấn hay quản

lý Nghe ở đây không chỉ bằng đôi tai mà còn bằng cả khối óc, bằng con tim và cảm xúc Khi tiếp chuyện với ai, người thư ký nên nhìn vào đôi mắt họ để thu hút hết điều

họ nói, cả những điều họ chưa diễn tả đầy đủ bằng lời Vì nghe tức là học, lắng nghe

là một triết lý, một kỹ thuật ngày càng được quan tâm nhưng rất khó thực hiện Trong cuộc sống, bất kỳ ai cũng có điểm gì đó hơn mình và mình có thể học từ họ, cho nên người thư ký “bớt lời để nghe nhiều” đó là người thư ký hoàn hảo

Để việc giao tiếp đạt hiệu quả, người thư ký phải biết lắng nghe và có sự phản hồi

20

Lắng nghe: luôn tỏ ra là mình đang chú ý tới người nói bằng cách gật đầu hay phản ứng đáp lại bằng những câu ngắn gọn thể hiện sự chăm chú của bạn như: dạ,vâng, ừ, à, thế à, vậy ư

Phản hồi: nghĩa là sử dụng những từ ngữ của mình để nhắc lại nội dung câu chuyện mà đối tượng đang nói bằng những câu tóm tắt ngắn gọn, mục đích là để mình hiểu rõ và chính xác hơn về thông tin mà đối tượng đưa ra, tránh hiểu nhầm Đôi khi chúng ta nghĩ là chúng ta hiểu được người nói nhưng thực ra chúng ta lại không hiểu Trong trường hợp như vậy, người thư ký sử dụng hình thức phản hồi để hiểu rõ hơn những thông điệp mà người nói đang đề cập

7.4 Ký nang lạp luận

Lập luận là trình bày có lý lẽ, hệ thống để chứng minh cho kết luận về một vấn

đề nào đó

Lập luận dựa trên 4 quá trình:

- Khái quát hóa và suy diễn: Khái quát hóa là quá trình đi đến nhận định về một nhóm sự vật, hiện tượng, căn cứ trên thông tin đã có về một bộ phận của nhóm đó

mà ta được biết là giống nhau với các bộ phận khác của nhóm Suy diễn là vận dụng một khái quát vào một trường hợp cụ thể

- So sánh và tìm ra sự tương phản: quá trình này cho phép rút ra kết luận về sự giống nhau hay khác nhau

- Nguyên nhân và kết quả: để quan hệ nhân quả tham gia vào sự lập luận phải

có hai điều kiện

+ Có nhân thì có quả, không có nhân thì không có quả

+ Có quả ắt phải có nhân, không có quả nào lại không có nguyên nhân gây

ra

- Sự suy nghĩ sáng taọ: giúp ta thêm bớt hay phối hợp các kinh nghiệm đã tích lũy được để tạo ra ý mới Suy nghĩ sáng tạo huy động tư duy trừu tượng để cấu tạo lại, tạo hình lại các khái niệm đã có

Trên thực tế, có ba cách lập luận: Lập luận dựa vào hệ thống giá trị chung; lập luận dựa vào quyền thế; lập luận dựa vào chứng cứ và lôgíc

Trong ba cách lập luận nói trên, lập luận dựa vào chứng cứ và lôgíc là thiết thực nhất và đúng đắn nhất Với cách lập luận này, chúng ta không chỉ tiết kiệm được thời gian, tránh được việc tranh luận, thậm chí cãi vã, công kích nhau, mà còn tìm ra được giải pháp phù hợp nhất để giải quyết những vấn đề đang phát sinh trong cuộc sống Tranh luận dựa vào chứng cứ đòi hỏi phải có thông tin và có nghiên cứu

Kỹ năng lập luận là kỹ năng phức tạp, đòi hỏi người thư ký phải thành thục các kỹ năng khác, đồng thời phải có khả năng tư duy nhanh, tầm hiểu biết rộng, khả năng phân tích tổng hợp tốt các thông tin liên quan đến vấn đề lập luận

21

7.5 Ngôn ngữ không lời (giao tiếp phi ngôn ngữ)

Giao tiếp không lời tức là nói đến ngôn ngữ của cơ thể như: ánh mắt, nụ cười,

cử chỉ, điệu bộ, tư thế, trang phục đều góp phần tạo nên hiệu quả cho giao tiếp

Giao tiếp phi ngôn ngữ là một loạt phương tiện quan trọng của sự biểu đạt Đó

là tất cả các kích thích bên ngoài không phải là lời nói và chữ viết, bao gồm sự chuyển động của thân thể, các đặc điểm của cơ thể được biểu lộ ra bên ngoài, các đặc điểm giọng nói và sự sử dụng không gian và khoảng cách

Đặc điểm của giao tiếp phi ngôn ngữ:

Giao tiếp phi ngôn ngữ luôn có giá trị giao tiếp cao

Hành vi phi ngôn ngữ mang tính mơ hồ

Giao tiếp phi ngôn ngữ chủ yếu biểu lộ thái độ

Phần lớn hành vi phi ngôn ngữ phụ thuộc vào văn hóa

Giao tiếp phi ngôn ngữ đã thể hiện được vai trò quan trọng trong cuộc sống của con người Chúng giúp cho giao tiếp của người thư ký thêm hoàn thiện và phong phú Nếu người thư ký nắm bắt được lợi thế từ giaotiếp phi ngôn ngữ để sử dụng đúng lúc, đúng chỗ sẽ mang lại hiệu quả cao trong công việc

Trong giao tiếp không lời, người thư ký cần chú ý nhất đến sự giao tiếp bằng ánh mắt, nụ cười: Trong khi giao tiếp, có thể hiểu được cảm xúc người khác thông qua ánh mắt để có cách ứng xử phù hợp Ánh mắt đi kèm theo lời nói sẽ làm cho lời nói truyền cảm hơn, tự tin hơn, thuyết phục hơn Người thư ký phải thể hiện đúng ánh mắt mình muốn chuyển tải điều cần nói

Nụ cười được xem là một trang sức trong giao tiếp và cũng là phương tiện làm quen hay xin lỗi rất tinh tế, ý nhị Biết sử dụng nụ cười đúng lúc, hợp lý là một nghệ thuật cần được rèn luyện thường xuyên của người thư ký, luôn nở nụ trên môi sẽ tạo được kết quả giao tiếp tốt cho người thư ký tại công sở

Sự thành công của người thư ký không chỉ phụ thuộc vào tính chuyên nghiệp

và sự siêng năng làm việc mà còn ở các mối quan hệ cá nhân và kỹ năng giao tiếp Thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp với người thư ký

II Giao tiếp giữa người thư ký với lãnh đạo và đồng nghiệp

1 Giao tiếp giữa người thư ký với lãnh đạo

Lãnh đạo trực tiếp là người rất quan trọng và ảnh hưởng nhiều đến bản thân và công việc của người thư ký Biết cách giao tiếp tốt, hiệu quả với lãnh đạo sẽ đem lại rất nhiều thuận lợi Ngược lại, nếu quan hệ giao tiếp với lãnh đạo kém, người thư ký luôn trong trạng thái ức chế tinh thần Trong mối quan hệ giao tiếp với lãnh đạo, người thư ký phải tuân theo những nguyên tắc sau:

1.1 Tôn trọng lãnh đạo

Tôn trọng là coi trọng và quý mến, tôn trọng nhau cũng là truyền thống tự hào của dân tộc Việt Nam, tôn trọng lãnh đạo là coi trọng và quý mến lãnh đạo vì lãnh đạo

22

là người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có quyền quyết định đến công việc của người thư ký Sự tôn trọng thể hiện không chỉ vì tuổi tác, chức vụ, vì năng lực hay tư cách đạo đức của lãnh đạo mà còn vì công việc phải biết tôn trọng để cùng nhau giải quyết Nếu người thư ký không có sự tôn trọng lãnh đạo dẫn đến nảy sinh những mâu thuẫn trong công việc tạo nên không khí làm việc nặng nề, ức chế, thiếu sự thoải mái, hiệu quả công việc không cao

1.2 Chấp hành nghiêm chỉnh các quyết định của lãnh đạo

Thư ký là người trợ thủ đắc lực của lãnh đạo, công việc của thư ký luôn gắn liền với sự hoàn thành nhiệm vụ của người lãnh đạo.Vì vậy, chỉ có chấp hành nghiêm chỉnh các quyết định của lãnh đạo thì toàn bộ các hoạt động chung của cơ quan, tổ chức, đơn vị mới có thể đạt hiệu quả như mong muốn

Khi lãnh đạo truyền đạt mệnh lệnh, thư ký lắng nghe, không chỉ nghe lãnh đạo nói gì mà còn hiểu ý nghĩ của lãnh đạo, chú ý ghi chép những điều mà mình thấy cần thiết, chưa rõ để sau đó khi lãnh đạo dứt lời, suy nghĩ một chút rồi đưa ra một hai câu hỏi làm rõ những điểm chính

Người thư ký giỏi phải tùy từng tình huống, hoàn cảnh, sự hiểu biết của mình

để giữ được sự độc lập riêng Tôn trọng những ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo vì họ có kinh nghiệm hơn, có quyền uy hơn Tuy nhiên, người thư ký cũng phải biết tự giới thiệu về mình với lãnh đạo, đưa ra những đề nghị mới Nếu có bất đồng ý kiến với lãnh đạo, thư ký không phản ứng quá gay gắt mà im lặng Sau đó có thể chuyển tất cả những nguyện vọng lên trang giấy, viết email để giải bày tâm tư, nguyện vọng của mình

1.3 Bảo vệ uy tín cho lãnh đạo

Người lãnh đạo có uy tín sẽ làm cho những người dưới quyền phục tùng theo mệnh lệnh và tự giác phục tùng với niềm tin mãnh liệt Đó là niềm tin không phải chỉ bằng lời nói mà xuất phát từ trái tim của họ “tâm phục, khẩu phục”

Trên thực tế, để có uy tín, trước hết người lãnh đạo phải là người có trí tuệ, có

tư duy khoa học sâu sắc, có kiến thức về lĩnh vực được giao, có lối sống cần kiệm, liêm chính, chí công vô tư, nói đi đôi với làm, có tấm lòng nhân ái, vị tha, độ lượng Phong cách lãnh đạo, quản lý mang lại hiệu quả cụ thể, thiết thực thu phục được lòng người, chứ không phải dùng quyền lực để cai quản, áp đặt người dưới quyền Người lãnh đạo có uy tín là người có bản lĩnh, dũng cảm, kiên cường bảo vệ người ngay thẳng, trung thực, đấu tranh với những hành vi sai trái, những biểu hiện cơ hội, thực dụng, không xu nịnh và không ưa nịnh Tuy nhiên không phải lãnh đạo lúc nào cũng hoàn chỉnh với các tiêu chuẩn trên, đôi lúc lãnh đạo cũng có khiếm khuyết, sai lầm Những lúc như thế này cần có sự bảo vệ của người thư ký

Một số cách bảo vệ uy tín tốt nhất mà người thư ký giúp lãnh đạo:

- Giúp lãnh đạo hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ: hiệu quả của công việc tạo nên

uy tín lớn nhất cho lãnh đạo

- Giúp lãnh đạo mạnh dạn tự phê bình và phê bình: Chủ tịch Hồ Chí Minh cho rằng “Uy tín của người lãnh đạo là ở chỗ mạnh dạn thực hiện tự phê bình và phê bình,

Muốn có mối quan hệ tốt, đồng thuận với lãnh đạo, người thư ký cần tham khảo 10 nguyên tắc sau đây:

1 Tỉ mỉ lắng nghe

2 Nói chuyện rành mạch, đơn giản

3 Linh hoạt uyển chuyển

4 Bản thân tự giải quyết khó khăn

5 Lượng thứ, thông cảm với cấp trên

6 Thái độ tích cực

7 Giữ lời hứa

8 Đi sớm nhưng không về muộn quá

9 Tìm hiểu lãnh đạo

10 Giữ khoảng cách

2 Quan hệ giao tiếp giữa người thư ký với đồng nghiệp

Ngoài mối quan hệ tốt với lãnh đạo, người thư ký còn phải tạo mối quan hệ giao tiếp tốt với đồng nghiệp Nếu quan hệ tốt với đồng nghiệp sẽ có được sự hậu thuẫn giúp đỡ trong cả công việc lẫn cuộc sống Ngược lại, sẽ có thêm những nguy cơ phiền phức từ chính những người làm việc bên cạnh mình

2.1 Giữ mối quan hệ tốt vì mục tiêu chung

Quan hệ của người thư ký với đồng nghiệp trước tiên phải là quan hệ tốt vì mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức Khi giao tiếp với đồng nghiệp, người thư ký cố gắng để cả hai bên cùng hiểu nhau, tránh tạo ra hiểu lầm; đưa ra cách giải quyết mọi vấn đề trên tinh thần hợp tác và vì lợi ích chung Tránh bức xúc quá mức khi đồng nghiệp có sai sót Nếu chẳng may mối quan hệ của người thư ký và đồng nghiệp nào

đó có sự trục trặc, hãy chủ động đứng lên giải quyết vấn đề, không để sự rạn nứt ngày càng trở nên nghiêm trọng hơn

2.2 Hiểu biết lẫn nhau

Trong công sở không phải lúc nào mối quan hệ giữa người thư ký với đồng nghiệp cũng tốt đẹp, đôi khi có những bất đồng xảy ra (bất đồng về chuyên môn, quan điểm, cách giải quyết một vấn đề ) Cái tôi và lòng tự trọng của mỗi cá nhân là nguyên nhân chủ yếu của các cuộc mâu thuẫn Vì thế, người thư ký cần phải hiểu biết

24

đồng nghiệp trong công việc và trong cả cuộc sống Nếu có những bất đồng với đồng nghiệp, thư ký cần phải giải quyết ngay bằng cách gặp trực tiếp để nói chuyện, bình tĩnh giải thích và làm hoà không để quá lâu sẽ gây thêm căng thẳng

2.3 Đoàn kết, tương trợ

Đoàn kết tương trợ giúp đỡ lẫn nhau là truyền thống lâu đời của dân tộc Đoàn kết là sức mạnh, làm việc trong tập thể thì sự đoàn kết gắn bó là điều quan trọng tạo nên sự thành công của mọi hoạt động

Trong công sở, người thư ký cần biết chia sẻ giúp đỡ đồng nghiệp trong công việc, tạo nên mối quan hệ mật thiết gắn bó cùng phát triển Tuy nhiên, g iúp đỡ đồng nghiệp trong công việc là rất tốt nhưng nếu vì quá cả nể thì sẽ không có lợi cho bản thân mình Người thư ký không nên bất cứ lúc nào, việc gì đồng nghiệp nhờ giúp đỡ cũng đồng ý ngay Như vậy sẽ khiến đồng nghiệp ỷ lại vào mình, làm chậm tiến độ công việc chung Người thư ký hãy giúp đỡ đồng nghiệp làm những công việc trong khả năng cho phép, biết cách từ chối nếu mình không thể thực hiện được

Đoàn kết tương trợ đồng nghiệp còn thể hiện cách sống hòa hợp, không nên có bất kỳ biểu hiện nào đố kỵ với mọi người Đố kỵ sẽ khiến cho mình luôn có suy nghĩ không tốt về đồng nghiệp, tạo cho mình khoảng cách và khó hòa đồng với mọi người Nếu không kìm nén và gạt bỏ sự đố kỵ thì mình sẽ là người đầu tiên chịu khổ cùng nó Người thư ký phải biết chấp nhận thành công của người khác với thái độ chia sẻ và thật lòng, kìm nén và "thuần hóa" tính đố kỵ của mình để có được sự thoải mái và thiện cảm từ đồng nghiệp

2.4 Chân thành và trung thực

Người thư ký hoàn hảo rất đáng trân trọng nhưng không buộc phải hoàn hảo, tuy nhiên tính trung thực thì buộc phải có Tính trung thực khiến người thư ký có cái nhìn thực tế trước những gì mình có thể làm được và những gì chưa hoặc không làm được Cố gắng phấn đấu trung thực với bản thân, nghĩa là giữ cho mình luôn trong tư thế sẵn sàng đón nhận những bài học từ đồng nghiệp, từ cuộc sống

Tính trung thực thể hiện trong từng công việc, từng cách ứng xử cụ thể Nếu

có sai sót, người thư ký phải biết nhận trách nhiệm về mình Có rất nhiều mối quan hệ đồng nghiệp vẫn tốt đẹp cho tới khi công việc sai sót, gặp sự cố không lường trước được Lúc này ai cũng sợ phải nhận trách nhiệm về mình, phần lớn tất cả mọi người đều e ngại, né tránh trách nhiệm, tìm cách quy tội cho người khác Người thư ký hãy biết nhận trách nhiệm khi đó là sai sót của mình, hãy nghĩ rằng đó là một thử thách và chỉ khi vượt qua được thử thách mới cảm thấy cuộc sống có ý nghĩa

2.5 Uy tín

Uy tín rất trừu tượng nhưng lại rất cụ thể Uy tín của người thư ký trở thành tài sản vô hình cho bản thân và cho cả cơ quan Uy tín là sự bảo đảm cho thành công và thành công bồi đắp thêm uy tín Chính vì thế, đối với người thư ký, xây dựng uy tín và giữ được uy tín là công việc đầu tiên cần phải làm ngay sau khi nhận nhiệm vụ

Muốn tạo nên uy tín của mình trước đồng nghiệp, người thư ký trước hết phải hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Hãy chủ động và nỗ lực hoàn thành những nhiệm

vụ được giao ở mức độ càng cao càng tốt Thư ký phải có ảnh hưởng, lôi cuốn đồng

CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ THẢO LUẬN

1 Khái niệm, vai trò, chức năng, nguyên tắc của giao tiếp

2 Các kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong công sở

3 Trình bày mối quan hệ giữa người thư ký với lãnh đạo Có quan điểm cho rằng người thư ký chỉ cần được lòng lãnh đạo là người thư ký hoàn chỉnh Anh (chị) suy nghĩ thế nào về quan điểm này?

4 Trình bày mối quan hệ giữa người thư ký với đồng nghiệp

Chương III TỔ CHỨC SẮP XÉP PHÕNG LÀM VIỆC

I Mục đích, yêu cầu

1 Mục đích

Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm mà cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công việc.Văn phòng cũng là nơi con người gắn bó với nhau và được coi như là ngôi nhà thứ hai của mình, vì thời gian con người có mặt ở đó đôi khi còn nhiều hơn thời gian sinh hoạt ở nhà, văn phòng còn là nơi để con người dành nhiều tâm lực, suy nghĩ và cống hiến cho công việc

Sắp xếp chỗ làm việc tại văn phòng la một nhiệm vụ tổ chức công việc của người thư ký Trứớc đày ngứời tà sắp xếp chỗ làm việc thếỗ lỗi cỗ điển, tắch thành tứng phông, cô tứờng xắy ngắn cắch, cứà rà vắô đứờc đông kín, khôắ lài Ngày này vời qụàn điếm côi côn ngứời là nhắn vắt trụng tắm, là chụ thế sắng tắô trông vắn phông, kiếụ bô' trí phông lắm việc thếô kiếụ cụ đô dàn dàn đứờc thày bắng cắc vắn phông mờ

Trông việc tổ chức sắp xếp phòng làm việc thì phòng làm việc của người thư

ký đáng được quan tâm bởi vì ở đây thể hiện bộ mặt của cơ quan, tổ chức trong đó

26

người thư ký là người đại diện đầu tiên của cơ quan, tổ chức Cách bố trí hài hòa ngăn nắp, sạch sẽ tạo cho khách có tình cảm tốt đẹp đối với cơ quan và chính bản thân người thư ký

Tùy theo đặc điểm, tính chất, phạm vi hoạt động, hoàn cảnh cụ thể của cơ quan, tổ chức mà mục đích này hay mục đích khác được quan tâm chú ý nhưng nói chung khi tổ chức sắp xếp phòng làm việc đều xuất phát từ những mục đích sau:

- Tạo ra môi trường làm việc thích hợp, liên hoàn giữa người thư ký với các

bộ phận, phòng ban khác, nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc, giảm bớt sức lao động của con người

- Nhằm dễ bố trí và sắp xếp nhân sự, dễ kiểm tra, tập trung trang thiết bị, đơn giản các thủ tục hành chính

- Đưa hoạt động hành chính văn phòng thống nhất, dưới sự điều hành của lãnh đạo cơ quan, tổ chức

Việc sắp xếp các phòng ban, bộ phận phải mang tính “mở”, khi cần dễ thay đổi theo sự phát triển của cơ quan

Trong phòng làm việc phải đƣợc trang bị các thiết bị hiện đại, cây xanh, cây cảnh, nếu cần có thêm các bản đồ, sơ đồ, biểu đồ

28

29

II Các trang thiết bị dùng trong văn phòng

1 Các thiết bị dùng trong văn phòng

Máy vi tính để bàn và xách tay đều có các bộ phận với các chức năng giống nhau, tuy nhiên các bộ phận của máy xách tay được chế tạo nhỏ và gọn hơn để phù hợp với hình dáng của nó Máy vi tính để bàn và xách tay có thể được tích hợp các công nghệ mới nhất phù hợp cho việc sử dụng Trong khi các công nghệ của máy vi tính để bàn chủ yếu là tốc độ cao và sự ổn định thì công nghệ của máy vi tính xách tay lại chú trọng nhiều vào khả năng tiết kiệm năng lượng Máy vi tính để bàn có thể hoạt động liên tục và chịu được áp lực công việc cao, các bộ phận có công suất lớn nên tiêu hao nhiều điện năng Các thiết bị như bàn phím, chuột nằm bên ngoài và có kích thước vừa tay nên rất đễ sử dụng Máy vi tính để bàn có các linh kiện rời, dễ bảo trì hoặc sửa chữa khi cần thiết và chi phí cũng không quá cao Máy vi tính xách tay chuyên dùng để di chuyển nên có thể sử dụng được cả nguồn Pin và điện, tuy nhiên thời gian sử dụng Pin không được lâu Do có cấu tạo nhỏ gọn nên các thao tác khi sử dụng máy vi tính xách tay sẽ khó khăn hơn so với máy để bàn Máy vi tính xách tay

có các linh kiện nhỏ gọn và chuyên dụng nên rất khó khăn trong việc sửa chữa, thay thế, chi phí thường rất cao

Một chiếc máy vi tính để bàn để làm việc, giải trí và một chiếc máy xách tay

để sử dụng khi đi công tác cùng với lãnh đạo đối với người thư ký là sự lựa chọn tốt nhất Tuy nhiên, việc trang bị máy vi tính loại nào còn phụ thuộc vào điều kiện của từng cơ quan, tổ chức

1.2 Máy Phôtôcopy

Trước đây, việc sao in văn bản thường được sử dụng trong văn phòng là máy đánh chữ (bao gồm máy chữ cơ giới, máy chữ điện) và máy in rônêô (bao gồm máy quay tay, máy điện) Ngày nay, dụng cụ để sao in văn bản chủ yếu là máy phôtôcopy Máy phôtôcopy không cần làm maket (bản mẫu), thời gian sao chụp nhanh, số bản sao nhiều hay ít tùy thuộc yêu cầu giải quyết công việc Trên thị trường hiện nay có rất nhiều chủng loại máy, tùy thuộc vào công việc, khả năng tài chính mà các văn phòng

có thể trang bị loại máy thích hợp Nhìn chung trong phòng làm việc của thủ trưởng

và thư ký phải có máy Phôtôcopy để đảm bảo việc in sao văn bản một cách thuận tiện

và nhanh chóng

30

1.3 Điện thoại

Điện thoại là một thiết bị viễn thông dùng để truyền và nhận âm thanh (thông dụng nhất là truyền giọng nói) từ xa Hầu hết điện thoại truyền bằng tín hiệu điện qua

mạng điện thoại phức tạp cho phép người sử dụng liên lạc với người sử dụng khác

Các loại điện thoại thông dụng hiện nay là điện thoại để bàn và điện thoại di động

Điện thoại để bàn: Điện thoại để bàn có nhiều loại với nhiều chức năng khác

nhau Các điện thoại bàn có những chức năng hiện đại như: Không dây (Cordless), có

bộ nhớ (Memmory), ghi âm cuộc gọi (Record), tự động trả lời (Answer System) Hiện nay có loại điện thoại ngoài các chức năng như điện thoại thường còn có thêm các nút chức năng khác: OGM (Outgoing Message) thu giọng nói của mình để trả lời khi có cuộc gọi đến mà mình không nhấc máy; (Ring Time) chọn số lần chuông reo sẽ chuyển sang OGM, nếu chọn số 2 thì sau 2 hồi chuông mà không nhấc máy thì hệ thống sẽ phát ra lời nói của mình và chuyển sang chế độ ghi âm tin nhắn của người gọi; (Rec Time) chọn thời gian ghi âm tin nhắn của người gọi đến, khoảng vài phút (Đèn Led) hiển thị số tin nhắn đã được ghi âm; (Play/Stop)phát lại tin nhắn đã được ghi âm, nhấn một lần nữa để dừng (Delete) xóa tin nhắn đang nghe; (Repeat) khi đang nghe tin nhắn nhấn vào nút này để nghe lại tin nhắn vừa nghe; (Skip) chuyển sang nghe tin nhắn kế tiếp; (Volume) chỉnh âm lượng phát ra của tin nhắn; (Memo - 2 Way Record); dùng để ghi âm lại cuộc gọi và lời nhắn của mình vào điện thoại

Điện thoại di động: Điện thoại di động, hay còn gọi là điện thoại cầm tay, là

thiết bị viễn thông liên lạc có thể sử dụng trong không gian rộng, phụ thuộc vào nơi phủ sóng của nhà cung cấp dịch vụ Chất lượng sóng phụ thuộc vào thiết bị mạng và phần nào địa hình nơi sử dụng máy chứ ít khi bị giới hạn về không gian Hiện nay, điện thoại di động là một thiết bị không thể thiếu trong cuộc sống Thiết bị viễn thông này sử dụng được nhờ khả năng thu phát sóng Ngoài chức năng thực hiện và nhận cuộc gọi, điện thoại di động còn được tích hợp các chức năng khác như: nhắn tin, duyệt web, nghe nhạc, ghi âm, chụp ảnh, quay phim, xem truyềnhình

Với chức năng, nhiệm vụ của người thư ký cần trang bị cả hai loại trên, tuy nhiên trang bị loại nào còn phụ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức

Khi đã được trang bị các loại điện thoại trên, người thư ký cần phải giữ gìn, bảo quản sạch sẽ ông nghe của điện thoại thường xuyên tiếp xúc với nước bọt khi nói nên sẽ có mùi hôi, cần phải lau chùi thường xuyên Các phím số cũng cần phải được

vệ sinh, dây xoắn nối ống nghe với thiết bị không nên để rối mà phải gỡ ra và giữ sạch

sẽ Khách đến văn phòng sẽ đánh giá người thư ký khi nhìn thấy các vật dụng mà thư

ký dùng cùng với khu vực làm việc, khách có thể đánh giá người thư ký có chuyên nghiệp hay không qua sự ngăn nắp, sạch sẽ tại phòng làm việc

1.4 Máy ghi âm

Trong thời đại khoa học công nghệ phát triển mạnh như hiện nay, việc trang bị máy ghi âm trong văn phòng nói chung và phòng làm việc của người thư ký nói riêng

là điều hết sức cần thiết

31

Việc trang bị máy ghi âm trong văn phòng để ghi lại các diễn biến của các cuộc hội nghị, hội thảo các bài phát biểu của lãnh đạo giảm bớt rất nhiều công việc ghi tốc ký của người thư ký

Trên thị trường có rất nhiều loại máy ghi âm kỹ thuật số, đa dạng về kiểu dáng, chất lượng và phong phú về giá cả Tùy vào mục đích sử dụng mà ta có thể lựa chọn loại máy ghi âm phù hợp

Người thư ký hoặc những người cần sử dụng máy ghi âm thường xuyên với chất lượng âm thanh cao, nên chọn máy ghi âm chuyên dụng Những loại máy này cho phép ghi âm liên tục vài chục tiếng đồng hồ với chất lượng âm thanh rất chuẩn Cao cấp hơn là máy ghi âm chuyên dụng mới với những tính năng ưu việt đều có thể ghi âm trên 30 tiếng liên tục, có chức năng ghi âm chồng lên các tập tin, ngắt đoạn, cài đặt giờ phát và xử lý tệp tin trên máy vi tính Các loại máy này còn cho phép chèn tập tin vào giữa hai tập tin khác tạo thành một đoạn ghi âm hoàn chỉnh

Hiện nay trên thị trường có nhiều loại máy ghi âm chuyên dùng ghi âm các cuộc điện thoại và có thể kết nối với máy tính để quản lý toàn bộ hệ thống điện thoại Một vài dòng máy có khả năng ghi âm, ngăn ngừa các cuộc gọi đến và đi Các loại máy này còn có khả năng lưu trữ các file ghi âm với đầy đủ thông số như thời gian gọi, ngày tháng, số điện thoại gọi đến hoặc đi Đặc biệt có loại ghi âm được 64 line điện thoại đồng thời, tích hợp chức năng chuyển đổi file ghi âm sang định dạng WAV Máy ghi âm loại này cũng có thể sử dụng để ghi âm cho các cuộc hội thảo Các loại máy này thường dùng pin AAA với thời gian hoạt động của pin từ 15 giờ trở lên

Ngoài ra máy ghi âm đa chức năng “n trong 1” đang thu hút người tiêu dùng Sản phẩm này có tính năng máy ghi âm, nghe nhạc MP3, MP4, nghe FM, lưu dữ liệu

và quay camera

1.5 Thiết bị hội nghị

Với sự phát triển mạnh mẽ về khoa học công nghệ nên các thiết bị hội nghị ngày càng hiện đại, đáp ứng được các hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức, nhất là các công ty có chi nhánh khắp cả nước Các thiết bị hiện đại có thể giảm bớt thời gian và chi phí đi lại, ăn uống, khách sạn cho các cuộc họp, hội nghị cách xa nhau với các chi nhánh của công ty, doanh nghiệp ở Cần Thơ, TP.Hồ Chí Minh, Đà

32

Má) tlui -► Máy dill bìcu

Máy phát «- Máy d;ii biêu

chu lịch • phiên dịch ị i 1 đ^i ỉn cu đại bit'll

2 Các đồ dùng văn phòng

Nẵng, Hà Nội, Nếu muốn thiết lập hệ thống hội nghị giữa các chi nhánh thì có thiết

bị có thể giúp chúng ta thiết lập giải pháp hội nghị với chi phí thấp và tối ưu nhất

Giải pháp hội nghị thường quan tâm đến thoại hội nghị và Video hội nghị (hội nghị truyền hình), với mỗi giải pháp có những ứng dụng khác nhau và thiết bị đi theo cũng khác nhau

Giải pháp thoại hội nghị (Conference Phone) ứng dụng trong các doanh

nghiệp có nhiều chi nhánh nói chuyện hội nghị bằng tiếng với 3 điểm cá ch xa nhau cùng lúc bằng kết nối quay số PSTN bưu điện hoặc trên đường truyền IP, thiết bị có thể kết nối trực tiếp với bưu điện hoặc qua tổng đài nội bộ thiết bị thường đặt trong phòng họp có bán kính từ 3 - 20 mét cho 3 đến 20 người cùng họp với nhau

Giải pháp Video Conference (hội nghị truyền hình) là phương thức thông tin

hiện đại bằng hình ảnh và âm thanh cùng lúc, với chất lượng âm thanh trung thực và hình ảnh sắc nét đã làm triệt tiêu khoảng cách và trở ngại về không gian giữa các chi nhánh cách xa nhau, kết nối cùng lúc từ 4 đến vài chục điểm khác nhau trên nền IP với chi phí cực kỳ thấp Hệ thống hội nghị truyền hình còn có thể chia sẽ dữ liệu trên máy tính với các điểm hội nghị khác kết hợp với trình chiếu rất hiệu quả quả cho việc điều hành công việc của cơ quan tổ chức

Tuy nhiên, mỗi cơ quan, tổ chức muốn trang bị được các sản phẩm tối ưu trên phải có kinh phí, và phải xem xét đến nhu cầu đã cần sử dụng hay chưa? Tránh trang

bị theo phong trào hay sở thích của lãnh đạo

Sơ đồ tổ chức một hội nghị truyền hình

Dưới đây là sơ đồ khối của hệ thống hội nghị truyền hình digital, của hội nghị

có một số đại biểu ở địa điểm xa (sơ đồ khối điển hình)

33

Trong văn phòng cần đến rất nhiều đồ dùng, tùy theo tính chất công việc để sử dụng Tuy nhiên, để một một văn phòng có thể hoạt động có hiệu quả cần có một số các đồ dùng sau:

Đối với phòng làm việc của người thư ký cần trang bị như sau:

Bàn: Trang bị loại bàn có nhiều ngăn kéo, bàn dùng để đánh máy cần có bốn ngăn kéo trở lên để đựng các vật phẩm đơn giản phục vụ cho các hoạt động văn phòng

như: giấy in, sổ, giấy viết, bút (chì, bi), ghim, kẹp, giấy bóng kính, túi nhựa, cặp nhựa, băng dính, hồ dán, phong bì, túi bìa cứng, sổ, cặp tài liệu và đồ dùng cá nhân

Ghế: Dùng loại ghế ngồi có trụ xoay được thiết kế theo ba nấc điều chỉnh theo

tư thế ngồi phù hợp với môi trường làm việc của người thư ký

2.2 Tủ đựng hồ sơ

Trong văn phòng nhất thiết phải có tủ đựng hồ sơ, nhất là hồ sơ mật cần phải

có tủ đảm bảo an toàn cho tài liệu mật Tùy theo số lượng hồ sơ nhiều hay ít để trang

III Các yếu tố ảnh hưởng đến năng suất lao động

Muốn lao động của người thư ký đạt được năng suất cao thì phải quan tâm đến các yếu tố ảnh hưởng đến môi trường làm việc

Nên đưa cây xanh vào phòng làm việc, tủ, bàn làm việc cũng phải phù hợp với màu sắc căn phòng tránh chật quá, ngột ngạt Cần tính toán theo đúng quy phạm để tạo môi trường làm việc tiện nghi và đảm bảo sức khoẻ cho thư ký Mật độ tiêu chuẩn nhất nên nằm trong khoảng từ 0,8 m2 đến 1,2 m2/ một người

2 Nhiệt độ

Nhiệt độ cũng ảnh hưởng đến sức khỏe và năng suất lao động của người thư

ký Nhiệt độ thấp buộc cơ thể phải tăng nhiệt, làm hao tốn năng lượng Nhiệt độ cao làm mất năng lượng, hô hấp tăng, mồ hôi tiết ra nhiều làm giảm lượng muối trong cơ thể, dẫn đến sự mệt mỏi, các động tác chậm lại

Để có nhiệt độ bình thường cần có các thiết bị phù hợp với thời tiết theo mùa Mùa đông phải có thiết bị sưởi ấm, mùa hè phải có máy điều hòa nhiệt độ, ngoài ra còn chú ý đến trang phục của người thư ký

Nhiệt độ thích hợp là 22oC đến 26oC, phải duy trì nhiệt độ trong và ngoài phòng làm việc hài hòa với nhau tránh sự chênh lệch quá lớn ảnh hưởng đến sức khỏe con người

Tiếng ồn làm ảnh hưởng đến tinh thần và sự tập trung của người thư ký Nơi không có tiếng ồn là môi trường lý tưởng để tập trung vào công việc và nảy sinh sáng kiến

Tiếng ồn chủ yếu là âm thanh phát ra từ các nhà máy sản xuất hay thiết bị cơ giới, xe cơ động Người ta thường dùng đơn vị đềxiben để đo tiếng ồn, đềxiben càng lớn thì tiếng ồn càng lớn Ví dụ, tiếng lá cây xào xạc khoảng 20 đềxiben, tiếng nói chuyện bình thường là 50 đềxiben,

Tiếng ồn khoảng 50 đềxiben sẽ ảnh hưởng đến giấc ngủ và nghỉ ngơi, từ 70 đềxiben trở lên sẽ gây ra mệt mỏi, thiếu tập trung, ảnh hưởng đến công việc, thậm chí 3

35

dẫn đến sự cố Nếu làm việc lâu trong môi trường có tiếng ồn trên 70 đềxiben thì khả năng nghe sẽ bị tổn thương, đồng thời dẫn đến đau đầu, buồn nôn, huyết áp không ổn định, và nhịp tim tăng nhanh

Nhiều nghiên cứu khoa học cho thấy, tiếng ồn có thể làm giảm khả năng mẫn cảm của mắt đối với ánh sáng Khi tiếng ồn đạt đến 90 đềxiben thì tính mẫn cảm để phân biệt ánh sáng của mắt bắt đầu giảm, đến 95 đềxiben thì khoảng 2/3 số người nhìn mọi vật lờ mờ

Khi tiếng ồn lên đến 115 đềxiben, khả năng thích ứng ánh sáng nhãn cầu của mắt ở tất cả mọi người đều giảm, tuy nhiên, mức độ giảm ở mỗi người có khác nhau Chính vì vậy, những người ở lâu trong môi trường có tiếng ồn dễ phát sinh chứng mỏi mắt, đau mắt, hoa mắt và chảy nước mắt

Sau nhiều quan sát thực tế, các chuyên gia y tế đã đưa ra bằng chứng, hầu hết mọi người trong văn phòng yên tĩnh, sáng sủa thì tinh thần đều thoải mái, bình tĩnh và

họ có thể làm việc năng suất, minh mẫn hơn

Các chuyên gia y tế cũng cho rằng, ảnh hưởng không tốt của tiếng ồn đối với mắt sẽ phá vỡ sự cân bằng của một số vitamin trong cơ thể Vì thế, người làm việc trong môi trường có tiếng ồn cần ăn nhiều rau xanh, hoa quả để giảm bớt sự mất cân bằng các loại vitamin trong cơ thể

4 Màu sắc

Việc trang trí phối hợp hài hòa màu sắc trong văn phòng cũng phải được quan tâm chú ý Làm tốt việc này có nghĩa là đã tạo ra được một không gian rất thoải mái cho phòng làm việc của mình

Tùy theo tính năng và diện tích của từng phòng mà sử dụng màu sắc cho phù hợp

Có 3 màu cơ bản: xanh da trời, vàng và đỏ Từ vàng ngả qua xanh hoặc pha trộn là các gam màu lạnh Từ vàng ngả qua đỏ hoặc pha trộn là các gam màu nóng

Phòng làm việc có trần cao, diện tích rộng nếu sơn màu nóng sẽ làm cho căn phòng nhỏ lại Các màu ấm tạo nên sự nghiêm trang Các màu chói kích thích sự hưng phấn, nhất là màu đỏ nhưng mau làm mệt thần kinh Các màu tối tạo sự tĩnh lặng, trầm cảm, buồn Các màu sáng tạo sự vui tươi, kích thích sáng tạo Các màu lạnh làm cho căn phòng như rộng ra, làm dịu thần kinh, nhưng tạo ra sự lạnh lẽo, cô độc

Xanh lục nhạt tốt trong văn phòng quản trị vì nó kích thích cảm giác tăng trưởng trong một cơ quan (gợi ý sức lớn mạnh của một cây) Nó tượng trưng sự hòa hợp và dễ tiếp thu Tuy nhiên, dùng nhiều quá sẽ có cảm giác thiếu nền móng vững chắc

Một số kinh nghiệm về sử dụng màu sắc cho văn phòng:

Hành lang: sử dụng màu sáng như vàng, trắng để khắc phục thiếu ánh sáng tự nhiên

36

Các phòng làm việc chung: trần dùng màu trắng, tường màu mát

Phòng tiếp tân: dùng màu tươi trung hòa, tránh đơn điệu

Phòng họp: dùng màu ấm tạo sự nghiêm trang

Phòng vệ sinh: phòng nam dùng màu xanh da trời, phòng nữ dùng màu

hồng

Phòng làm việc của người thư ký, sử dụng màu sắc đậm, nhạt phải tính đến màu sắc của ánh sáng (ánh sáng tự nhiên, ánh sáng nhân tạo), bởi vì dưới ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo có sự khác nhau nên màu sắc sử dụng cũng phụ thuộc theo từng điều kiện cụ thể

5 Ánh sáng

Ánh sáng đóng vai trò quan trọng trong văn phòng nói chung và phòng làm việc của người thư ký nói riêng, không có ánh sáng thì cũng không có màu sắc Vì những lý do sức khỏe và an toàn, nguồn sáng đầy đủ là điều tối cần thiết cho phòng làm việc Phòng làm việc phải luôn đầy đủ ánh sáng và có thể cần phải sử dụng nhiều loại ánh sáng khác nhau để đáp ứng thích hợp cho từng loại công việc đang thực hiện trong mỗi phòng Hiện nay, người ta đang sử dụng ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo để đáp ứng đủ nguồn ánh sáng cho văn phòng

Ánh sáng tự nhiên

Dạng ánh sáng tốt nhất cho phòng lam việc chính là ánh sáng tự nhiên Cơ thể con người cần ánh sáng không chỉ để nhìn, mà còn để hấp thu vitamin D từ ánh sáng mặt trời khi tiếp xúc với da Ở những quốc gia tiếp nhận ít ánh sáng trời vào những thời gian nhất định trong năm, các cư dân ở đó dễ mắc bệnh SAD ( người mắc bệnh này thường cảm thấy uể oải, thụ động vào mùa đông do lượng ánh sáng trời bị giảm) gây ra bởi sự dư thừa chất melatonin, một hóc môn do não con người tiết ra khi trời tối Những người phải làm việc thường xuyên trong ánh sáng nhân tạo gần như không thể khỏe mạnh bằng người làm việc dưới ánh sáng tự nhiên Triệu chứng phổ biến là chứng trầm cảm và uể oải; có thể gây ra nhiều chứng bệnh khác như nhức đầu, buồn nôn, thị lực giảm sút, stress và mệt mỏi

Tuy nhiên, cũng nên đề phòng khi màn hình vi tính và bàn làm việc kê sát cửa

sổ vì ánh sáng chói chang của mặt trời có thể gây vấn đề Cần phải lọc bớt ánh sáng này bằng cách dùng rèm cửa hoặc cây xanh

Ánh sá ng nhân tạo

Chất lượng ánh sáng rất quan trọng, người ta thiết kế loại ánh sáng có đủ quang phổ với mục đích tạo ra một bản sao thật giống ánh sáng tự nhiên Nhưng sử dụng ánh sáng này độ bức xạ của tia cực tím cao hơn ánh sáng tự nhiên.Để tạo ra ánh sáng tự nhiên cho phòng làm việc người ta sử dụng các loại đèn sau:

Đèn huỳnh quang thường được sử dụng vì nó dễ lắp đặt và rẻ tiền nhưng loại

Đèn treo trên cao rất phù hợp với những văn phòng có trần thấp hoặc ở những nơi người ta không muốn chiếu sáng chỉ một chỗ trên bàn làm việc Ánh sáng phản chiếu từ tường hay trần nhà là nguồn ánh sáng bổ sung; màu sắc của vật dụng trang trí nội thất sẽ gây ảnh hưởng đến hiệu quả của ánh sáng

Phòng làm việc của người thư ký phải có cửa sổ thích hợp để lấy ánh sáng tự nhiên, ngoài ra cũng cần có các loại đèn chiếu sáng phù hợp đảm bảo tốt về ánh sáng phục vụ yêu cầu công việc

rp» Ạ _ _ 1_ _ • _ Ạ _ • 1_

Tiện nghi vệ sinh

Khoảng thời gian làm việc tại văn phòng của người thư ký chiếm 1/3 thời gian trong ngày vì vậy tạo ra cảm giác thoải mái tại nơi làm việc thì năng suất lao động sẽ tăng lên Một trong những điều kiện tạo nên sự thoải mái cho người thư ký đó là việc

bố trí tiện nghi vệ sinh thích hợp Khi thiết kế xây dựng khu vệ sinh cần lưu ý đến đến vấn đề phong thủy, tính riêng tư và tính thẩm mỹ

7 Tư thế và thao tác lao động

Cấu trúc cơ thể của con người vốn dĩ không có khả năng ngồi làm việc trong một thời gian dài hoặc làm việc ở những vị trí khó khăn, nguy hiểm vì nó sẽ làm cho chúng ta mắc phải chứng đau cơ hoặc giãn cơ một cách thường xuyên Điều bất lợi ở đây là hầu hết các công việc hàng ngày của người thư ký phải hoạt động cơ thể rất nhiều Vì vậy, một không gian làm việc tốt cùng với một tư thế ngồi đúng đắn cho người thư ký là điều kiện cần thiết để giảm thiểu và ngăn chặn các căn bệnh tiềm ẩn

do tính chất công việc gây ra

Tư thế ngồi làm việc không đúng cách của người thư ký có thể gây các bệnh

về khớp như cổ, lưng, vai, tay, ngón tay Tránh nguy cơ mắc bệnh không phải là quá khó nếu người thư ký tự kiểm tra mình đã thực hiện đúng những quy tắc sau chưa:

- Phải có một không gian làm việc đủ rộng rãi để tránh được những tư thế ngồi không đúng cách khi xoay chuyển trong công việc: trả lời điện thoại, hoặc mang các hồ sơ từ tủ đến bàn, v.v

- Điện thoại không được đặt quá tầm tay với của người thư ký Điều này cho phép thư ký làm được những việc khác dễ dàng trong khi vẫn nghe điện thoại Việc sử dụng tai nghe được khuyến khích đưa vào văn phòng vì nó cho phép hai tay được tự

do thoải mái và tránh được tư thế nghiêng cổ sang một bên khi nghe điện thoại

- Khi sử dụng các thiết bị chiếu sáng, nên để ánh sáng chiếu từ bên hông chiếu 6

38

vào (chiếu từ bên trái qua hoặc ngược lại), không nên để ánh sáng chiếu trực tiếp

- Hạn chế tối đa những tiếng ồn gây ra do lỗ thông hơi, điện thoại, máy in, và tiếng nói chuyện của đồng nghiệp

- Nhiệt độ và lưu lượng không khí trong phòng làm việc phải được kiểm tra và điều chỉnh cho phù hợp

- Đỉnh của các thiết bị máy vi tính dùng để làm việc phải đặt ngang tầm mắt người thư ký, góc độ của bàn phím, con chuột và pad phải đặt sao cho phù hợp, dễ sử dụng, màn hình phải có kính bảo vệ ánh chói

- Tư thế ngồi làm việc của người thư ký với máy vi tính nên theo cách sau đây: đặt hai chân lên sàn nhà, đầu gối phải vuông một góc 90 độ, trục thắt lưng phải dựa vào thành ghế để hỗ trợ cho xương sống, hai vai thả lỏng, các khuỷu tay tạo thành một góc 90 độ, cổ tay đặt ở vị trí giữa Cổ tay không được tì vào cạnh bàn, nhưng có thể dùng lòng bàn tay để hỗ trợ cho cổ tay

- Các hồ sơ công việc nên đặt ngay tầm mắt để tránh mỏi cơ mắt Đầu nên giữ

ở giữa hai vai, không nên nghiêng qua nghiêng lại Những người đeo kính nên có 2 bộ kính: một cái dùng để làm việc với máy tính, cái kia dùng để làm công việc khác

- Ghế ngồi làm việc phải được thiết kế sao cho bề mặt phẳng, độ cao phù hợp,

có các trục lăn, đường cong hỗ trợ thắt lưng

8 Giải lao

Cho dù cố gắng đến đâu thì cũng có một lúc nào đó người thư ký uể oải và không muốn tiếp tục làm việc Mỗi buổi làm việc, người thư ký cần có những thời gian giải lao để lấy lại sức khỏe làm việc

Khi giải lao, người thư ký cần hít thở không khí trong lành; có thể đứng lên và

đi ra ngoài một chút: đi dạo, đi uống nước, theo qui tắc 50-10 (cứ 50 phút ngồi làm việc trên ghế nên giải lao 10 phút) Trong thời gian giải lao, nên đi vòng vòng để làm

co giãn các cơ, trò chuyện với đồng nghiệp, hoặc uống nước, v.v Tuy nhiên việc giải lao phải diễn ra một cách nhanh chóng và không quá thường xuyên Việc đứng lên thư giãn lấy lại tinh thần là để làm việc tốt hơn, chứ không phải để làm việc riêng hay trễ nải công việc

Đôi khi người thư ký cần thay đổi môi trường để lấy lại cảm hứng làm việc Nếu ngồi mãi một chỗ và nhìn vào màn hình máy tính khiến cho mình cảm thấy nhàm chán thì có thể in tài liệu ra giấy và mang vào phòng họp hoặc phòng làm việc khác còn trống nào đó để làm tiếp Sự thay đổi này sẽ làm cho công việc của người thư ký tốt hơn

IV Sắp xếp phòng làm việc và các trang thiết bị

1 Nguyên tắc

Việc sắp xếp phòng làm việc và các trang thiết bị hiện nay thường xuất phát từ các nguyên tắc:

Phòng làm việc của thư ký phải bố trí sát và có cửa thông sang phòng của thủ trưởng cơ quan Người thư ký phải biết được tất cả khách ra vào trong phòng thủ trưởng Bàn làm việc của người thư ký được kê ở vị trí có thể quan sát được cửa ra vào, bàn tiếp khách và cửa phòng của thủ trưởng Trong phòng phía gần cửa có bàn tiếp khách hoặc một số ghế cho khách ngồi đợi Có thể dùng một tấm chắn cao khoảng 1,2m đến 1,4m ngăn giữa bàn làm việc của thư ký với bàn tiếp khách

Trên bàn làm việc của thư ký phải được sắp xếp gọn gàng ngăn nắp, phía tay phải bố trí máy tính, phía tay trái là điện thoại, phía sau hoặc hai bên kê tủ hồ sơ, giá

để tài liệu Ưu tiên xếp những thứ quan trọng hay dùng nhất lên trên bàn, để chúng ở những chỗ dễ lấy: bút, kéo để trong một chiếc ống đặt ngay trước mặt, những giấy tờ, tài liệu quan trọng để trong ngăn kéo sát bên mình Với những đồ vật nhỏ, lặt vặt nên cho chúng vào những chiếc hộp sẽ thấy bàn làm việc của mình gọn gàng hơn rất nhiều Khi dùng xong một đồ vật nào đó, nếu như không quá vội thì hãy cất chúng vào đúng chỗ cũ trước khi chuyển sang làm việc khác Trên bàn làm việc cần tránh để các vật dụng dư thừa làm phân tán sự chú ý tập trung Bàn làm việc gọn gàng, ngăn nắp sẽ làm cho người thư ký không bị mất thời gian để đi tìm đồ đạc mỗi khi cần đến

nó

Trong phòng làm việc của thủ trưởng và của thư ký cần có thêm 2 hoặc 3 cây xanh và chậu cảnh Ngoài chức năng điều hòa khí hậu còn mang lại hiệu quả thẩm mỹ cao, giảm bớt sự khô cứng trong căn phòng, giảm bớt sự hấp thụ nhiệt, giúp cho chủ nhân căn phòng có cảm giác dễ chịu và mang lại sự hứng khởi, mềm mại, quyến rũ cho không gian sống trong phòng

Sắp xếp phòng làm việc là một nghệ thuật, đòi hỏi phải có những kiến thức nhất định Tùy theo yêu cầu công việc, kinh phí, sở thích cá nhân mà văn phòng được trang bị và sắp xếp khác nhau Tuy nhiên muốn cho công việc đạt hiệu quả cao, người

40

thư ký phải biết cách bố trí, sắp xếp phòng làm việc của mình nói riêng và văn phòng nói chung một cách khoa học, ngăn nắp, sạch sẽ, có tính thẩm mỹ để tạo thiện cảm với khách và đồng nghiệp

CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ THẢO LUẬN

1 Trình bày mục đích, yêu cầu của việc tổ chức phòng làm việc

3 Nêu các yếu tố ảnh hưởng đến năng suất lao động

3 Các nguyên tắc và phương pháp tổ chức sắp xếp phòng làm việc và các trang thiết

bị

4 Theo anh (chị) tại sao khi sắp xếp phòng làm việc, thư ký phải lưu ý đến yếu tố tâm

lý, sở thích, lứa tuổi, giới tính?

5 Theo anh (chị) khi bố trí phòng làm việc cho thủ trưởng, thư ký cần những thông tin nào, tại sao?

Chương IV NHIỆM VU CỦA NGƯỜI THƯ KY TRONG

CONG TAC VĂN THƯ

Công tác văn thư là một nghiệp vụ quan trọng mà bất kỳ một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng cần chú trọng vì đây là một trong những yếu tố đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp đó đạt hiệu quả Là một thành viên trong tổ chức, người thư ký trong việc thực hiện các nhiệm vụ của mình cũng tham gia rất nhiều vào nghiệp vụ này Trong nội dung chương trình đào tạo ngành Thư ký văn phòng, học sinh đã được học môn nghiệp vụ văn thư Vì vậy, nội dung chương này chỉ đề cập tới các nhiệm vụ cơ bản mà người thư ký phải thực hiện trong công tác văn thư

I Hiểu biết chung về công tac van thư

1 Khai niềm

1.1 Van thư

Van thư la van bản, giấy tờ công tác của các cơ quan, tổ chức

Nói môt cach rông hờn, van thư la phương tiện ghi tin va xử ly thông tin trong công tac quan ly

1.2 Công tac van thư

Công tac la hôat đông đam baô thông tin bang van ban phuc vu công tac quan

ly, baô gôm tôan bô cac công việc vệ sôan thaô, ban hanh van ban va tô chức quan ly