Nghiệp vụ thư kí văn phòng

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI TRÁCH NHIỆM CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG TRONG TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO VÀ XÂY DỰNG BỘ TÀI LIỆU CHO CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO TẠI VĂN PHÒNG UBND VĨNH LONG BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Nghiệp vụ Thư ký Văn phòng Mã phách Hà Nội – 2021 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1 Lý do chọn đề tài 1 2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3 phương pháp nghiên cứu đề tài 1 4 Ý nghĩa nghiên cứu đề tài 2 PHẦN NỘI ĐUNG 3 I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THƯ KÝ VĂN PHÒ.

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TÊN ĐỀ TÀI: TRÁCH NHIỆM CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG TRONG TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO VÀ XÂY DỰNG BỘ TÀI LIỆU CHO CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO TẠI VĂN

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài: 1

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu: 1

3 phương pháp nghiên cứu đề tài 1

4 Ý nghĩa nghiên cứu đề tài: 2

PHẦN NỘI ĐUNG 3

I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 3

1.1 khái niệm thư ký, Thư ký văn phòng: 3

1.1.1 khái niệm thư kí: 3

1.1.2 khái niệm thư kí văn phòng: 3

1.2 Những nhiệm vụ của thư kí văn phòng 3

1.3 Nghiệp vụ của thư kí văn phòng 4

1.3.1 Nghiệp vụ thu thập, tiến hành xử lý và cung cấp các thông tin 4

1.3.2 Nghiệp vụ tham mưu cho lãnh đạo 5

1.3.3 Nghiệp vụ trong tổ chức các công việc 6

II TRÁCH NHIỆM CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG CHO CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO 8

2.1 Mục đích chuyến đi công tác của lãnh đạo 9

2.2 Lập kế hoạch chuyến đi công tác 9

2.2.1 Phân loại chuyến đi công tác 9

2.2.2 Các cách lập kế hoạch chuyến đi công tác 9

2.3 Trách nhiệm của thư ký văn phòng trong chuẩn bị chuyến đi công tác cho lãnh đạo: 10

2.3.1 Giải quyết các công việc hành chính cần thiết cho chuyến đi công tác 10

2.3.2 Liên hệ với nơi công tác 10

2.3.3 Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu 10

2.3.4 Chuẩn bị phương tiện giao thông 11

2.4 Nhiệm vụ của người thư ký văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi công tác

11

2.4.1 Trước khi lãnh đạo đi công tác 11

2.4.2 Trong thời gian lãnh đạo đi công tác 12

2.4.3 Trách nhiệm của người thư ký lãnh đạo khi thủ trưởng trở về 13

2.5 Những thứ bắt buộc phải có cho chuyến đi công tác xa hay công tác ở nước ngoài của lãnh đạo: 13

III XÂY DỰNG TÀI LIỆU CHO CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH VĨNH LONG 15

3.1 kế hoạch học tập kinh nghiệm về quản lý Khối nhà làm việc Ủy ban nhân dân tỉnh và các cơ quan thuộc Khối tổng hợp - Khu hành chính tỉnh,hoạt động của Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Vĩnh long: 15

3.2 Công văn liên hệ công tác cho cơ quan, các phòng ban, lãnh đạo của tỉnh Vĩnh Long 18

3.3 Thư cảm ơn sau chuyến đi công tác của văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Long 21

KẾT LUẬN 22

LIỆU THAM KHẢO 23

đi công tác của mỗi cơ quan phải được diễn ra một cách thường xuyên và hiệu quả

Tổ chức chuyến đi công tác là hoạt động vô cùng quan trọng Nó là điều kiện cho việc nghiên cứu thị trường, đàm phán và kí kết hợp đồng giữa các đối tac hay giải quyết những bất ổn của các cơ quan Bởi vậy, công tác chuẩn bị các chuyến đi công tác cho lãnh đạo không hề đơn giản và phải giao cho một đơn vị đảm nhiệm một cách chi tiết Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên

em đã chọn đề tài nghiên cứu: “ Trách nhiệm của Thư kí văn phòng trong tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo và xây dựng bộ tài liệu chuyến đi công tác của lãnh đạo tại Văn phòng UBND Vĩnh Long ”

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu:

Đánh giá một cách toàn diện, khách quan, khoa học về chất lượng các cuộc họp và trách nhiệm của thư kí văn phòng trong tổ chức chuyến đi công tác

Hệ thống cơ sở lý luận về công tác chuẩn bị cho chuyến đi công tác của lãnh đạo

3 phương pháp nghiên cứu đề tài

- Phương pháp sử dụng tài liệu: Đọc và phân tích các tài liệu trên sách, báo, một số luận văn, khoá luận, giáo trình liên quan đến đề tài Từ đó tổng hợp, hệ thống hoá, kết luận cần thiết phục vụ cho hoạt động nghiên cứu

- Phương pháp tổng hợp lý luận có liên quan đến trách nhiệm của Thư kí cho chuyến đi công tác của lãnh đạo;

- Phương pháp phân tích đánh giá và so sánh tài liệu đã thu thập được;

2

- Phương pháp phân tích tổng hợp: Trên cơ sở những thông tin thu thập được, phân tích, chọn lọc và tổng hợp thông tin phục vụ cho quá trình nghiên cứu

4 Ý nghĩa nghiên cứu đề tài:

Đề tài góp phần làm phong Phú hơn hệ thống lý luận về văn phòng và hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh dạo cơ quan, tổ chức

Việc nghiên cứu đề tài cũng là tài liệu tham khảo cho các cá nhân quan tâm đến thư kí văn phòng và trách nhiệm của thư kí văn phòng cho chuyến đi công tác của lãnh đạo một cách chi tiết hơn

Đề tài giúp bản thân em hiểu rõ hơn về trách nhiệm của thư kí văn phòng cho chuyến đi công tác của lãnh đạo, đồng thời là tài liệu để em tham khảo trong quá trình học và áp dụng vào thực tế trong quá trình đi thực tập hay làm việc tại một cơ quan tổ chức

3

PHẦN NỘI ĐUNG

I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG

1.1 khái niệm thư ký, Thư ký văn phòng:

1.1.1 khái niệm thư kí:

- Thứ nhất, thứ kí là người được giao làm các công việc liên quan đến văn thư, liên lạc, thư tín và thủ tục hành chính ở văn phòng của một cơ quan, tổ chức

- Thứ hai, thư ký là người được giao việc ghi chép hoặc soạn thảo những văn bản, giấy tờ quan trọng trong một cuộc họp hay hội nghị ( Thư kí hội nghị, Thư kí hội đồng khoa học…)

- Thứ ba, thư ký là người đại diện hoặc được giao nhiệm vụ điều hành công việc hàng ngày của một tổ chức

1.1.2 khái niệm thư kí văn phòng:

Theo nghĩa rộng: Thư kí văn phòng dùng để chỉ tất cả những cán bộ, công chức làm việc trong các văn phòng của cơ quan , tổ chức, doanh nghiệp

Theo nghĩa hẹp: Thư kí giúp việc riêng cho một cấp lãnh đạo về công tác hành chính văn phòng

Thư ký văn phòng là một trong những công việc trong ngành quản trị văn , phòng Là gười đảm nhận các công việc liên quan đến công tác quản lý, điều hành chung trong văn phòng Đồng thời thực hiện các vấn đề liên quan đến giấy

tờ, các công việc tạp vụ hành chính nhân sự, hồ sơ, văn bản, họp hành, tiếp khách, lên lịch trình,… Đây được xem là vị trí đóng vai trò hỗ trợ quan trọng và thiết thực tại các văn phòng

1.2 Những nhiệm vụ của thư kí văn phòng

Khi đã hiểu được bản cháu và nằm được khái niệm của thư kí văn phòng thì việc xác định nhiệm vụ của thư kí văn phòng trở nên đơn giản hơn rất nhiều

Cụ thể thì những nhiệm vụ mà một thư kí văn phòng cần làm bao gồm:

- Đảm nhận việc thu thập thông tin, xử lý số liệu và cung cấp thông tin cho

cơ quan, tổ chức cũng như người lãnh đạo

4

- Thực hiện soạn thảo, biên tập văn bản và chuyển giao tới các bộ phận liên quan

- Chịu trách nhiệm quản lý các loại văn bản đặc thù, lưu trữ các loại hồ sơ

và và tra cứu thông tin trong văn bản liên quan

- Chịu trách nhiệm giải quyết là hoàn thành các thủ tục về hành chính, giấy

tờ, thực hiện công việc như liên lạc, giao dịch theo các yêu cầu từ phía của lãnh đạo

- Thực hiện công việc có liên quan đến lễ tân

- Chịu trách nhiệm đảm bảo các vấn đề cơ sở vật chất, trang thiết bị cũng như các phương tiện đi chuyển nhầm phục vụ cho công việc của cơ quan cũng như của lãnh đạo

1.3 Nghiệp vụ của thư kí văn phòng

1.3.1 Nghiệp vụ thu thập, tiến hành xử lý và cung cấp các thông tin

Đây là một trong những nhiệm vụ cơ bản của người thư kí văn phòng và thực tế thì mọi công việc của thư ký văn phòng đều liên quan tới việc tập hợp, xử

lý và cung cấp thông tin này

- Đối với việc thu thập các thông tin, các thư ký văn phòng có thể thu thập thông tin theo nhiều nguồn khác nhau Ví dụ như các văn bản, sách báo, truyền hình, thậm trí là truyền miệng thông qua các cuộc gọi liên quan,…

Sau khí đã có được những thông tin cần thiết thì thư kí văn phòng cần phải phân loại những thông tin mình có được Là thông tin kinh tế, thông tin chính trị hay thông tin văn hoá- xã hội, Thông tin nào có sự ảnh hưởng nhiều tới cơ quan, lãnh đạo, thông tin nào ít quan trọng hơn, Tất cả đều cần được phân loại một cách cụ thể và rõ ràng

- Việc xử lý thông tin, đây là một nghiệp vụ quan trọng đòi hỏi thư ký văn phòng cần có sự hiểu biết cũng như có sự chắc chắn trong công tác xử lý thông tin

mà mình có được Các giai đoạn gồm:

+ kiểm chứng tính chính xác của thông tin: khi có thông tin được phân loại

ở trên thì thư ký văn phòng cần phải kiểm chứng các thông tin đó Xác định những

5

thông tin mà mình có được có thực sự chính xác hay không, nguồn cung cấp thông tin đảm bảo hay không,…

+ Hệ thống hoá các thông tin

Việc hệ thống hoá thông tin sẽ giúp thư ký văn phòng tổng hợp lại được những thông tin chung và lược bỏ được những thông tin có sự trùng lặp Từ đó có thể khái quát toàn bộ thông tin mà mình có để xác định những vấn đề cụ thể mà thông tin truyền tải

+ Thực hiện việc phân tích các thông tin

Thư kí văn phòng sẽ đánh giá các thông tin mà mình có là nói về một vấn

đề nhỏ hay lớn Nếu là vấn đề lớn thì cần phải chưa và tách ra thành những vấn đề nhỏ và cụ thể hơn Còn nếu là vấn đề nhỏ thì cần tổng hợp lại để đưa ra một vấn

đề cụ thể và bao quát

1.3.2 Nghiệp vụ tham mưu cho lãnh đạo

Với nhiệm vụ tham mưu và giúp lãnh đạo có thể đưa ra các quyết định chính xác hơn, thư kí văn phòng cần có kỹ năng, nghiệp vụ tham mưu cho mình Vấn đề tham mưu cần lưu ý những điều sau:

- Phát hiện ra vấn đề tham mưu

Thực tế thì việc phát hiện ra những vấn đề đề thư kí văn phòng có thể tham mưu là không quá khó Nếu như bạn có kỹ năng xử lý thông tin tốt thì việc phát hiện ra những vấn đề là rất dễ dàng

- Vấn đề để tham mưu

Vấn đề được lựa chọn để tham mưu cần là những vấn đề nóng hổi, bức xúc

và có như cầu được giải quyết ngay lập tức Thêm vào đó thì những vấn đề này cần là vấn đề mang tính khả thi cáo, có thể thực hiện, triển khai hay giải quyết

- Thời gian, địa điểm để tham mưu

Tốt nhất thì việc tham mưu nên đưa ra trong thời gian là việc và ngay tại cơ quan làm việc Điều này đảm bảo sự chuyên nghiệp trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của thư kí văn phòng

- Phương pháp tham mưu

6

Các phương thức để tham mưu có thể bằng văn bản, lời nói hay kết hợp cả hai Tuỳ yêu cầu của lãnh đạo như phong cách làm việc của thư kí văn phòng mà

có thể lựa chọn phương thức tham mưu phù hợp nhất

1.3.3 Nghiệp vụ trong tổ chức các công việc

Với nhiệm vụ tổ chức công việc, Thư kí văn phòng cần có các nghiệp vụ chuyên môn cụ thể như sau

- Thực hiện việc xây dựng các kế hoạch, lịch làm việc cho cơ quan và lãnh đạo

Đây là công việc không thể thiếu của một thư kí văn phòng Các chương trình, kế hoạch làm việc có thể trong 1 tuần 1 tháng hay 1 năm tuỳ theo quy trình hoạt động của cơ quan, tổ chức cũng như lãnh đạo

Những công việc có thể kể đến như việc hội họp, tiếp khách, đi công tác hay nghiên cứu và giải quyết công việc tại văn phòng … tất cả cần được sắp xếp

và lên kế hoạch chi tiết và cụ thể nhất

Bên cạnh đó, Thư kí văn phòng cần có các kế hoạch dự trù để đề phòng cho những trường hợp khẩn cấp cần phải thay đổi lịch trình hay hủy bớt một lịch nào đó,…

- Thực hiện việc tổ chức các cuộc họp, cuộc hội thảo, chương trình

Với vai trò là người thư kí văn phòng thì việc tộc chức các cuộc họp hay cuộc hội thảo là điều đương nhiên Công việc như

+ Xác định mục đích của cuộc họp, cuộc hội thảo, chương trình sắp được tổ chức

+ xây dựng kế hoạch cụ thể và chi tiết về việc tổ chức cuộc họp, hội thảo hay chương trình đó

+ kiểm tra và giám sát các công tác chuẩn bị

+ Trực tiếp tham gia vào đón tiếp các đại biểu, khách mời

+ Thực hiện việc điều hành cuộc họp, hội thảo và chương trình

+ Chịu trách nhiệm ghi các biên bản liên quan

+ Đảm nhận các công hiện sau khi chương trình kết thúc

Việc nắm bắt thông tin sẽ giúp thư kí văn phòng có thể thực hiện việc chuẩn

bị tốt nhất cho chuyến đị công tác của cơ quan cũng như lãnh đạo Những sự chuẩn bị kỹ càng trước chuyến đi được diễn ra luôn yêu cầu đối với các thư kí văn

phòng

8

II TRÁCH NHIỆM CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG CHO CHUYẾN ĐI

CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO

a

Sơ đồ hóa trách nhiệm của thư ký văn phòng cho chuyến đi công tác của Lãnh đạo

Trách nhiệm của thư kí VP cho chuyến đi công tác của lãnh đạo

Nhiệm vụ của thư kí trong

thời gian chuẩn bị cho

chuyến đi

Nhiệm vụ của thư kí trong thời gian lãnh đạo đi công tác

Nhiệm vụ của thư kí sau chuyến đi công tác của lãnh đạo

Xác định rõ mục đích

của chuyến đi

Duy trì công việc thường ngày

Báo cáo tóm tắt những diễn biến của cơ quan

Lập kế cho hoạch

chuyến đi

Xác định những thông

tin cơ bản như: thời

gian, nội dung, thành

phần, kinh phí, các giấy

tờ tài liệu, địa điẻm,…

Lập hồ sơ chuyến đi

Những vấn đềcần ý kiến của lãnh đạo thì phải liên lạc để giải quyết Giúp lãnh đạo giải quyêt những công việc được

ủy quyền

Xử lí được những hồ sơ theo mức độ quan trọng

Nên phân loại ra làm 4 loại: Hồ sơ khẩn; hồ sơ ghi những công việc cần giải quyết; các thông báo; những công việc đã

thực hiện

Trình bày những công văn, sách báo, thư từ cho lãnh đạo Báo cáo sổ tóm tắt thư tín, sổ nhật kí các hoạt động hành chính

Nhận giấy tờ chứng từ chi phí công tác để làm thủ tục thanh toán

Soạn thảo các thư cảm ơn những người đã tiếp đón

và giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi trong chuyến đi

Lưu trữ tài liệu, hồ sơ của

chuyến đi

9

2.1 Mục đích chuyến đi công tác của lãnh đạo

Chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan nhằm thực hiện những nhiệm vụ đặt ra trong thực hiện chức năng quản lý nói chung

Chuyến đi công tác của lãnh đạo nhằm giúp lãnh đạo nắm bắt được tình hình thực tế tại cơ sở, học hỏi kinh nghiệm,… để phát triển tổ chức

Chuyến đi công tác của lãnh đạo nhằm giải quyết những công việc cụ thể nằm trong kế hoạch công tác hằng năm của tổ chức

Chuyến đi công tác của lãnh đạo thật sự cần thiết trong bối cảnh giao lưu và hợp tác quốc tế và quan hệ hữu nghị giữa các nước ngày càng phát triển, do đó chuyến đi công tác của lãnh đạo không chỉ bó hẹp trong phạm vi quốc gia mà còn

mở rộng ra phạm vi quốc tế

2.2 Lập kế hoạch chuyến đi công tác

2.2.1 Phân loại chuyến đi công tác

Chuyến đi công tác có tính chất thường kỳ: Những chuyến đi trong tuần, tháng có thời gian ngắn và trong cùng địa bàn của cơ quan Chuyến đi công tác không định trước:

Những chuyến đi khảo sát tình hình, tham khảo kinh nghiệm của các cơ quan, tổ chức, đối tác trong và ngoài nước, chuyến đi công tác với mục đích nghiên cứu, thăm dò, trao đổi, ký kết hợp đồng,… Chuyến đi công tác để tham dự hội họp, hội thảo, hội nghị, lễ hội.,…

2.2.2 Các cách lập kế hoạch chuyến đi công tác

Đối với chuyến đi công tác thường kỳ: Người lãnh đạo tổ chức, người lãnh đạo tham gia chuyến đi tự quy định ngày giờ trong tuần, tháng hoặc căn cứ vào công văn mời tham dự cuộc họp mà tự bố trí thời gian thích hợp Cán bộ phụ trách hay người thư ký không cần lập kế hoạch

Đối với chuyến đi công tác không định trước: Văn phòng hoặc thư ký phải lên kế hoạch cụ thể Ở một số cơ quan, tổ chức lớn có nhiều cơ sở trực thuộc văn phòng hoặc thư ký lãnh đạo các cơ sở đó phải lập kế hoạch đi công tác của đơn vị mình và gửi về cơ quan, tổ chức quản lý

Cần nắm rõ những vấn đề sau:

- Thời gian bắt đầu và kết thúc, thời gian khởi hành chuyến đi

- Phương tiện di chuyển, nơi ăn nghỉ cho đoàn

- Các cuộc gặp gỡ, trao đổi,…(mục đích, lịch trình, thành phần tham dự,…)

2.3 Trách nhiệm của thư ký văn phòng trong chuẩn bị chuyến đi công tác cho lãnh đạo:

2.3.1 Giải quyết các công việc hành chính cần thiết cho chuyến đi công tác

Lập danh sách thành viên theo quyết định cử đi công tác, hoặc sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan, tổ chức, giấy giới thiệu, giấy đi đường, công lệnh

Nếu là đoàn đi công tác nước ngoài phải hướng dẫn đoàn chuẩn bị các thủ tục hành chính kịp thời cho chuyến đi công tác như hộ chiếu, visa,…

Chuẩn bị địa chỉ và số điện thoại của đại sứ quán ở nước ngoài, và các địa chỉ liên lạc của những nơi quen biết

Thông báo cho các thành viên tham gia chuyến đi chuẩn bị giấy tờ tuỳ thân

Chuẩn bị danh thiếp, thiệp mời, thẻ tín dụng và quà tặng cho đối tác

2.3.2 Liên hệ với nơi công tác

Cần liên hệ trước thời gian và nội dung với nơi đến công tác Nếu nội dung công tác là những vấn đề lớn và thời gian chuyến đi dài thì phải đưa vào kế hoạch hằng năm của nơi đến công tác

Trước thời gian của mỗi chuyến đi, cần thông báo cho nơi đến biết về kế hoạch, thời gian của chuyến đi, danh sách người đến, phương tiện đi đến để họ có

kế hoạch đón tiếp

2.3.3 Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu

Tùy theo mục đích của chuyến đi mà nội dung công tác chuẩn bị cần khác nhau