Bai giang Word nang cao-Update 2013

Bai giang Word nang cao Update 2013 12/09/2017 Võ Quốc Lương vqluongsp@gmail com 0988936592 � Các thao tác với Form � Định dạng dùng style, tạo mục lục tự động, tạo tiêu đề đầu cuối � Trộn thư (Mail M[.]

Võ Quốc Lương vqluongsp@gmail.com 0988936592

Các thao tác với Form Định dạng dùng style, tạo mục lục tự động, tạo tiêu đề đầu cuối

Trộn thư (Mail Merge)

2

BÀI 1

3

Võ Quốc Lương vqluongsp@gmail.com 0988936592

Chọn mục Customize Ribbon

Đánh dấu ( ) vào mục Developer trong danh sách Main Tabs

4

B1:Tạo biểu mẫu bằng văn bản theo yêu cầu

Ví dụ:

B2: Chèn đối tượng tương ứng vào những chỗ cần nhập thông tin trong biểu mẫu:

Từ Tab Developer chọn mục Legacy Tools trong nhóm Controls

Text Form Field: cho phép nhập chữ, số, tính toán … Check box Form Field: tạo ô chọn hoặc không chọn

B3: Định dạng cho đối tượng:

Cách 1: Double click vào đối tượng

Cách 2: Chọn đối tượng, từ Tab Developer chọn

Properties

Cách 3: Click chuột phải vào đối tượng chọn

Properties

B4: Thiết lập chế độ bảo vệ Form

7

3.1 Text Form Field

8

Kiểu dữ liệu nhập

Số ký tự tối đa

Đặt tên cho đối tượng

Tự động tính toán khi nhập xong

Giá trị hiển thị mặc định

Định dạng

dữ liệu khi nhập vào

3.1 Text Form Field

Type:

Regular text: nhập chữ

Number: nhập số

Date: ngày tháng

Calculation: tính toán

Current date: ngày tháng hiện tại

Current time: giờ hiện tại

9

3.1 Text Form Field (tt)

Text fomat: (Type: Regular text)

Uppercase: chữ hoa Lowercase: chữ thường First capital: viết hoa đầu câu Tile case: viết hoa đầu mỗi từ

10

3.1 Text Form Field (tt)

Text fomat: (Type: Number, Calculation)

0: Số nguyên, không phân cách

0.00: Hai chữ số thập phân

#,##0: phân cách hàng ngàn

#,##0 vnd;(#,##0 vnd): đơn vị

tiền tệ

3.1 Text Form Field (tt)

Text fomat: (Type: Date, Current date)

Các kiểu ngày/tháng/năm

3.2 Check Box Form Field

13

Kích thước

Checkbox

Chọn

Checkbox

hay không

Đặt tên

3.3 Drop-Down Form Field

14

Nhập dữ liệu Thêm dữ liệu vào dánh sách

Đặt tên

Chuyển dữ liệu lên xuống trong danh sách Xóa dữ liệu

khỏi dánh sách

Tạo đối tượng Text Form Field cho ô thực hiện

phép tính

15

Chọn

Calculation

ở mục Type

Đặt tên cho

đối tượng

Chọn dấu

check ở mục

Calculate on

exit

Gõ công thức:

=sl*dg sl: Là tên ô số lượng dg: Là tên ô đơn giá

Định dạng dữ liệu

Có thể sử dụng các hàm để tính toán tương tự trong bảng.

Từ Tab Developer:

Tắt chế độ Design Mode Chọn mục Restrict Editing

16

Trên thanh Restrict Formatting and Editing:

Đánh dấu check vào ô Allow only

this type of editing in the document

Chọn Filling in form

Chọn Yes, start Enforcing Protection

Tại hộp thoại Start Enforcing Protection

Nhập mật khẩu vào 2 ô

OK

Chú ý: Để gỡ bỏ chế độ bảo vệ form:

Chọn Stop Protection trên thanh Restrict Formatting and Editing:

Nhập vào mật mã bảo vệ Nhấn OK.

BÀI 2

19

Võ Quốc Lương vqluongsp@gmail.com 0988936592

B1: Chọn các đoạn văn bản cần định dạng một style:

Chọn một một đoạn văn bản bất kỳ trong các đoạn cần định dạng Home/Select/

Select Text with Similar Formatting

Nếu chọn lệnh trên mà không chọn được hết những đoạn cần định dạng thì nhấn Ctrl + dùng chuột chọn tiếp các đoạn cần định dạng

20

B2: Tạo style để định dạng:

Click chuột phải tại một trong những đoạn văn bản đã

chọn chọn Styles chọn Create a Style

Đặt tên cho styles

(vd: mau1, mau2)

21

B3: Định dạng cho style:

C1:

▪ Chọn một đoạn văn bản của style cần định dạng

▪ Tiến hành định dạng cho đoạn văn bản trên theo yêu cầu ( Đóng khung, tô màu, canh lề… )

▪ Click chuột phải vào slyte tương ứng với đoạn văn

bản đã định dạng chọn Update Style1 to Match Selection để cập nhật định dạng này cho Style (Style1 là tên Style tương ứng)

22

B3: Định dạng cho style:

C2:

▪ Click chuột phải vào slyte tương ứng chọn Modify…

▪ Hộp thoại xuất hiện Chọn các định dạng trong hộp thoại

này.

Để đổi tên 1 slyte:

Phải chuột vào style cần đổi tên trong bảng styles Chọn Rename

Để đưa một đoạn văn bản vào style:

Chọn văn bản

Chọn style cần đưa văn bản vào trong bảng Styles

Để đẩy một đoạn văn bản ra khỏi style:

Chọn văn bản Phải chuột

Chọn Styles Clear formatting

25

Đánh số thứ tự theo cấp đề mục:

Tab Home chọn Multilevel List

Chọn Define New Multilevel List …

26

Đánh số thứ tự theo cấp đề mục (tt):

Chọn cấp

Enter formating for number:

định dạng cho số

Number style for this level:

kiểu đánh số

Include level number from:

thêm số ở cấp trước vào

cấp này (1.1.)

Link level to style: chọn

style tương ứng với cấp

(cấp 1-> mau1,…)

27

2.1 Mục lục cho văn bản thường

B1: Tạo cấp cho đề mục:

Tab View Outline Click chuột vào từng đề mục rồi chọn cấp tương ứng (chọn cấp ở Tab Outlining)

VD:

▪ I level 1

▪ 1.1 level 2

▪ 1.2 level 2

▪ II level 1

▪ 2.1 level 2

28

2.1 Mục lục cho văn bản thường (tt)

B2: Tạo mục lục:

Đặt trỏ chuột tại nơi muốn chèn mục lục (thường ở

trang đầu hoặc trang cuối)

Tab References -> Chọn Table of Contents

Chọn Insert Table of Contents

2.1 Mục lục cho văn bản thường (tt)

B2: Tạo mục lục (tt):

Tùy chỉnh từ hộp thoại:

▪ Tab leader: kiểu đường liên kết giữa tiêu đề và số trang

▪ Show level: số cấp level đề mục cần hiển thị

▪ OK

2.2 Mục lục văn bản theo định dạng style:

B1: Tab References Table of Contents

Insert Table of Contents

B2: Chọn Options từ hộp thoại đầu

B3: Hộp thoại tiếp:

Tại phần TOC level xóa hết

các số của heading

Tìm đến phần tên style đã

định dạng chọn cấp hiển thị

từ 1 2 3… cho các style

cần làm mục lục

OK

31

2.3 Cập nhật lại mục lục:

Phải chuột vào vùng đã tạo mục lục chọn Update Fields

Bỏ số trang và Leader mục lục:

Alt+F9

{Toc \h \z \t “….” \n “1-1”} (1-1 bỏ Cấp 1, 1-2 bỏ cấp(1,2)

Alt + F9 Update mục lục: Update entire table

32

Cập nhật lại số trang Cập nhật lại toàn bộ

3.1 Tạo tiêu đề

(Footer)

Gõ nội dung header, footer

33

3.2 Đánh số trang cho văn bản

Top of Page: Số trang ở Header Bottom of Page: Số trang ở Footer Current Position: Số trang tại vị trí đặt con trỏ chuột

Format Page Number…: Định dạng số trang

34

3.2 Đánh số trang cho văn bản (tt)

Format Page Number…

Chọn kiểu số cần đánh

Số bắt đầu đánh ở

3.2 Đánh số trang cho văn bản (tt)

Không đánh số ở trang đầu:

Vào Header hoặc Footer rồi chọn Tab Design Chọn Different First Page

3.3 Định dạng tiêu đề

Định dạng trang chẵn, lẻ khác nhau:

Vào Header hoặc Footer rồi chọn Tab Design Chọn

Different Odd & Even Page

Định dạng Header/Footer cho trang lẻ

Định dạng Header/Footer cho trang chẵn

37

3.3 Định dạng tiêu đề (tt)

Header/ Footer từng trang khác nhau

Ngắt trang cần định dạng khác: Tab Page Layout Breaks Next Page

Vào Header/Footer của trang vừa ngắt rồi chọn Tab Design

bỏ mục Link to Previous

Đánh lại tiêu đề, số trang cho trang

38

Ngắt trang cần định dạng: Tab Page Layout

Breaks Next Page (ngắt cả trang phía sau trang

cần định dạng ngang)

Đặt con trỏ tại trang cần định dạng nằm ngang

Landscape (trang ngang)

Portrait (trang đứng)

39

Watermark

Picture watermark: dùng hình làm nền

Text watermark: dùng chữ làm nền

40

Chỉnh sửa Watermark:

Click vào Header/Footer

Click chọn phần watermark cần chỉnh sửa

Định dạng watermark

Double click chuột ra

vùng trắng để hoàn thành

BÀI 3

Võ Quốc Lương

Mail Merge là công cụ giúp người dùng có thể trộn 1

danh sách vào mẫu có sẵn, đặc biệt có khả năng trích

lọc theo điều kiện

Mục đích chính của Mail Merge là để tạo các thư mời,

thư cảm ơn, giấy báo trúng tuyển, … , một cách nhanh

chóng

Các loại Maillings thường dùng:

Letter: các dạng thư

Envelopes: tạo bì thư

Label: tạo nhãn

Directory: liệt kê theo dạng danh sách.

43

B1: Tạo file dữ liệu gốc (word hoặc excel).

B2: Tạo loại file mẫu để trộn (letter, enviloper, label, directory).

B3: Tiến hành trộn B4: In kết quả trộn

44

Tạo file dữ liệu gốc:

Sử dụng word:

▪ Tạo file mới

▪ Chèn bảng

▪ Gõ tiêu đề ở hàng đầu

▪ Gõ dữ liệu vào các hàng kế tiếp

Sử dụng excel:

▪ Tạo file mới

▪ Gõ tiêu đề ở tùy ý trong trong bảng tính

▪ Gõ dữ liệu vào các hàng kế tiếp

45

Ho ten Ngay sinh Que quan

Võ Quốc Tèo 10/02/1981 Hà Tĩnh Trần Thị Tẹt 01/01/1982 Huế

Tạo file mẫu:

Letter: Tab Mailings Start Mail Merge Letters

46

Tạo file mẫu (tt):

Enviloper: Tab Mailings Start Mail Merge Envilopers

Chọn kích thước

bì thư

Tạo file mẫu (tt):

Label: Tab Mailings Start Mail Merge Labels

Tạo file mẫu (tt):

Label (tt):

49

Chiều cao nhãn Đặt tên

nhãn

Khổ giấy

Chiều rộng nhãn

Số nhãn trên hàng

Số nhãn trên cột

Tạo file mẫu (tt):

Directory: Tab Mailings Start Mail Merge Directory

50 Trộn xong

Tiến hành trộn:

Lựa chọn dữ liệu trộn:

▪ Tab Mailings Select Recipients Use Existing

List

▪ Chọn đến file dữ liệu gốc

51

Tiến hành trộn (tt):

Lọc dữ liệu cần trộn:

▪ Tab Mailings Edit Recipients.

▪ Chọn Filter từ hộp thoại

▪ Thiết lập điều kiện lọc ở hộp thoại tiếp

52

Lọc lấy những người là sinh viên

và có điểm >=8

Tiến hành trộn (tt):

Chèn thông tin vào file mẫu :

▪ Đặt con trỏ ở nơi cần chèn thông tin

▪ Tab Mailings Insert Merge Field

▪ Chọn thông tin cần chèn

Tiến hành trộn (tt):

Xem kết quả:

▪ Tab Mailings Preview Results

In kết quả trộn:

Tab Mailings Finish & Merge Chọn tiếp:

▪ Edit Individual Documents: In ra file văn bản.

▪ Print Documents: In ra máy in.

55

Nhấn OK Chọn All

Để hiển thị các thông tin dựa vào nguồn dữ liệu cho trước.

VD: Nếu giới tính là Nam thì thêm chữ Thầy trước Tên ngược lại thêm chữ Cô.

56

Đặt con trỏ tại vị trí cần điền thông tin bằng IF

57