Tiểu luận kết thúc môn quản trị học

TÊN ĐỀ TÀI Phân tích mối quan hệ giữa các Chức năng Quản trị (PODC) Chỉ ra những điểm giống và khác nhau khi thực hiện các chức năng quản trị của nhà quản trị cấp cao và nhà quản trị cấp thấp Lấy một.

TÊN ĐỀ TÀI: Phân tích mối quan hệ giữa các Chức năng Quản trị (PODC) Chỉ ra những điểm giống và khác nhau khi thực hiện các chức năng quản trị của nhà quản trị cấp cao và nhà quản trị cấp thấp Lấy một ví dụ thực tế mà anh (chị) biết để minh họa cho phân tích của anh chị.

1. Mối quan hệ giữa các Chức năng Quản trị (PODC):

- Hiện nay có 4 Chức năng Quản trị:

 Hoạch định: Chức năng này xác định mục tiêu cần đạt được và đề ra kế hoạch (chương trình) hành động để đạt mục tiêu trong từng khoảng thời gian nhất định

 Tổ chức (Organizing): Chức năng tạo dựng một cơ cấu tổ chức và thiết lập thẩm quyền cho các bộ phận, cá nhân, tạo sự phối hợp ngang, dọc trong hoạt động của tổ chức để hoàn thành mục tiêu

 Điều khiển (Directing): Chức năng liên quan đến lãnh đạo, động viên, khuyến khích nhân viên, thông tin và giải quyết xung đột nhằm hoàn thành mục tiêu kế hoạch đề ra

 Kiểm soát (Controlling): Chức năng liên quan đến kiểm soát việc hoàn thành mục tiêu thông qua đánh giá các kết quả đạt được trong việc thực hiện mục tiêu, tìm các nguyên nhân gây sai lệch và giải pháp khắc phục

- Bốn chức năng Quản trị trên có sự liên kết chặt chẽ với nhau tạo thành một thể thống nhất không thể thiếu trong Quản trị Giữa chúng có mối quan hệ qua lại, tác động và là tiền đề của nhau Vì các chức năng có mối quan hệ mật thiết với nhau, chúng bổ trợ, phối hợp nhịp nhàng với nhau nên việc tách rời hoặc bỏ một trong bốn phần sẽ ảnh hưởng đến việc Quản trị và

có thể dẫn đến việc tổ chức không thể phát triển cũng như lớn mạnh theo thời gian

- Ta có quy trình Quản trị theo sơ đồ dưới đây:

*

 Từ quy trình ta dễ dàng thấy được để đạt được Kết quả trong quá trình quản trị không thể thiếu 4 chức năng Một chức năng bất kỳ đều liên kết với ba chức năng còn lại Hoạch định là khởi đầu trong quy trình PODC nhằm xác định các mục tiêu thực hiện trong tương lai của tổ chức và đề ra kế hoạch thực hiện mục tiêu đó, đây cũng là chức năng

Nguồn lực:

Con người

Tài chính

Vật tư

Công nghệ

Thông tin

Hoạch định

Điều khiển

Tổ chức

Kiểm soát

Kết quả:

Đạt mục tiêu Sản phẩm Dịch vụ Hiệu suất Hiệu quả

quan trọng nhất quyết định khả năng thành công của cả quá trình Tổ chức là hoạt động theo sau hoạch định, ở đây sẽ lựa chọn những công việc và giao phó cho mỗi bộ phận một người chỉ huy với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cần thiết để thực hiện và nỗ lực hết mình với mục đích đạt được kế hoạch đã được đề ra một cách tốt nhất nhằm từng bước hoàn thành mục tiêu đã xác định trước đó Trong quá trình nỗ lực hoàn thành kế hoạch, chức năng điều khiển sẽ sử dụng ảnh hưởng để động viên bao gồm mặt thể chất lẫn mặt tinh thần (sử dụng những lý thuyết động viên như: Lý thuyết cấp bậc nhu cầu của Abraham Maslow, lý thuyết hai nhân tố của Herzberg…) nhằm tác động đến cấp dưới, khiến họ tự nguyện hăng hái làm việc và tuân thủ các mệnh lệnh, ngoài ra chức năng điều khiển còn có nhiệm vụ thông tin nhanh hiệu quả để xử lý kịp thời các xung đột

có liên quan đến tổ chức Trong suốt quá trình thực hiện hoạt động hướng tới mục tiêu, kiểm soát – chức năng hoạt động thứ tư trong quy trình quản trị, nhằm xác định tiến trình hoạt động, làm rõ các kết quả đã thực hiện, tìm ra những sai phạm từ đó xác định thứ tự

ưu tiên để điều chỉnh lại giúp đảm bảo quy trình Quản trị được diễn ra suôn sẻ, đây cũng được xem là chức năng cuối cùng của quy trình Quản trị có thể coi là chốt lại của ba chức năng trước đó

 Cả bốn chức năng đều có sự liên kết, móc nối với nhau theo vòng tròn,không chỉ vậy các chức năng còn đan xen, liên quan chặt chẽ, nhằm tạo nên sự vận động bền bỉ của doanh nghiệp, hỗ trợ hoạt động của doanh nghiệp vận động đúng quỹ đạo nhằm hướng tới mục tiêu đã định

- Một ví dụ về mối quan hệ giữa các chức năng Quản trị PODC: Công ty Amazon với nhà

quản trị Jeff Bezos: về việc hoạch định, Amazon đã đưa ra chiến lược chung về lợi thế cạnh tranh: “Khả năng lãnh đạo chi phí” Để đạt được mục tiêu đó, Amazon đã sử dụng công nghệ mạng và máy tính tiên tiến, tự động hóa quy trình… đồng thời đi theo mô hình cấu trúc tổ chức bộ phận bao gồm: Các nhóm dựa trên chức năng toàn cầu (tính năng quan trọng nhất), Phân cấp toàn cầu, Đơn vị địa lý; đây là bước đi hiệu quả trong việc hỗ trợ tăng trưởng quốc tế trong thị trường thương mại điện tử của công ty Tiếp theo đó,

Amazon đã sử dụng Chính sách đại ngộ nhân viên nhằm khích lệ tinh thần làm việc của

nhân viên nhưng đồng thời việc lãnh đạo lại vô cùng nghiêm ngặt Cuối cùng vấn đề kiểm soát của công ty được thực hiện rất gắt gao để đảm bảo chất lượng công việc và mang lại nhiều thành công cho Amazon mà với thời gian và chi phí tối thiểu nhất

2. Chỉ ra những điểm giống và khác nhau khi thực hiện các chức năng quản trị của nhà quản trị cấp cao và nhà quản trị cấp thấp

 Giống nhau:

 Các nhà quản trị đều phải có vị trí quản lý, điều này được thể hiện thông qua các chức danh lãnh đạo của họ

 Nhà quản trị cấp cao và cấp thấp đều có quyền lực lãnh đạo gắn liền với vị trí quản lý của mình

 Các nhà quản trị dù là cấp cao hay cấp cơ sở đều sử dụng kỹ năng nhận thức, nhân sự

và chuyên môn để thực hiện các chức năng quản trị như hoạch định, tổ chức, lãnh đạo

và kiểm soát trong mọi tổ chức doanh nghiệp

 Tuy mức độ và phương thức thực hiện khác biệt nhau nhưng chung quy lại thì các nhà quản trị đều phải chịu trách nhiệm, hậu quả khi sử dụng quyền lực trong hoạt động của mình

 Cả Nhà quản trị Cấp cao và Cấp cơ sở đều mang trong minh những kỹ năng: Kỹ thuật, Nhân sự và Tư duy

 Trong bốn chức năng quản trị, Nhà quản trị nào cũng dành ít thời gian nhất cho chức năng Kiểm soát bởi chức năng này có nhiệm vụ kiểm tra lại tiến độ hoàn thành mục tiêu, kiểm tra những sai sót… vì thế mà việc này cần được hoàn thiện nhanh chóng nhằm sửa chữa và thực hiện tiếp các mục tiêu đề ra

 Khác:

- Các nhà quản trị cấp cao như Chủ tịch hội đồng quản trị, Tổng giám đốc… có chức năng xây dựng chiến lược, kế hoạch hành động và phát triển tổ chức nhằm đạt được mục tiêu

đã được đề ra; họ còn là người ra quyết đinh trực tiếp ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức

- Các nhà quản trị cấp thấp (cấp cơ sở) như Tổ trưởng, Nhóm trưởng, Trưởng ca… có chức năng chỉ dẫn, thôi thúc, điều khiển công nhân trong công việc hàng ngày

Ta có biểu đồ thể hiện Thời gian các cấp quản trị dành cho các chức năng như sau:

Cấp Cơ Sở Cấp Trung Cấp Cao

22%

24%

33%

36%

28%

Tỷ lệ % thời gian dành cho từng chức năng quản trị theo cấp bậc

Hoạch Định

Tổ Chức Lãnh Đạo Kiểm Soát

Cấp bậc quản trị

Từ độ thị, ta rút ra nhận xét như sau:

- Nhà quản trị Cấp cơ sở (Cấp thấp):

 Với Nhà quản trị Cấp cơ sở thì nhiệm vụ chính của họ là hỗ trợ, chỉ dẫn trực tiếp nhân viên, giám sát và giải quyết những vấn đề phát sinh vì thế chức năng Lãnh đạo của họ chiếm nhiều thời gian nhất Lãnh đạo có vai trò vô cùng quan trọng trong việc quyết định tới sự thành công, phát triển của tổ chức Nếu ví một tổ chức hoạt động như con thuyền thì lãnh đạo là vị thuyền trưởng luôn khuyến khích, vận động các thuyền viên

để mọi người cùng nhau đạt được mục tiêu, vượt qua những con sóng, chướng ngại khó khăn

 Bên cạnh đó, để lãnh đạo tốt thì các Nhà quản trị này phải có thêm hoạt động Kiểm soát để nhanh chóng nắm bắt tình hình chung và so sánh để kịp thời sửa đổi nhằm đạt được mục tiêu hiệu quả nhất

 Với chức năng hoạch định và tổ chức, Nhà quản trị Cấp thấp vẫn lập cái kế hoạch, dự

án nhỏ để điều hành các nhân viên, đội nhóm để hoàn thành các mục tiêu cấp trên đưa

ra, nhưng thời lượng họ bỏ ra cho hai chức năng quản trị đó ít hơn bởi vì các nhà quản trị bên trên đã dành thời gian ra lên kế hoạch dài hạn và tổ chức hoạt động

- Nhà quản trị Cấp cao:

 Quan sát kỹ càng thì Nhà quản trị cấp cao tập trung và dành nhiều thời gian hơn cho các chức năng Tổ chức và Hoạch định trong khi các chức năng quản trị là Lãnh đạo và Kiểm soát lại chiếm tỷ lệ phần trăm thời gian ít hơn vì họ là những người đứng đầu tổ chức, họ có trách nhiệm hoạch định chiến lược cho tổ chức; lý do thứ hai là vì họ ít khi tiếp xúc với nhân viên cấp dưới do đó thời gian họ dnafh cho chức năng điều khiển sẽ ít hơn

 Sở dĩ có sự chênh lệch này là do vai trò của các chức năng với Nhà quản trị, như chức năng Hoạch định được coi là quan trọng nhất trong các chức năng quản lý, vì việc lựa chọn đưa ra chương trình hành động cho tổ chức, công ty… trong tương lai có mối liên quan mật thiết với chức năng này Và trong phần lớn các trường hợp, Hoạch định

có khả năng chi phối tất cả các chức năng còn lại

 Nếu coi chức năng Lãnh đạo là thuyền trưởng thì Hoạch định chính là lộ trình đường

đi (mục tiêu, chiến lược) để con thuyền hướng tới

 Để đạt được sự thành công yếu tố quan trọng không thể thiếu là chức năng Tổ chức, ở chức năng này Nhà quản trị sẽ xây dựng môi trường trong công ty nhằm hoàn thành mục tiêu tốt nhất Sự trường tồn của doanh nghiệp có lâu dài hay không phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố Tổ chức, vì vậy Nhà quản trị Cấp cao phải ưu tú trong Chức năng này

 Với hoạt động Tổ chức, Quản lý Cấp cao sẽ giao việc cho từng bộ phận từ đó các nhà quản trị các cấp sẽ giao việc cho nhân viên và từ đó hành động theo mục tiêu đã đề ra

Biểu đồ so sánh Kỹ năng của các nhà quản trị:

Kỹ năng tư duy (nhận thức): là khả năng phân tích thông tin, nhận diện vấn đề, tìm ra bản chất của hiện tượng, đề ra những giải pháp hợp lý

Kỹ năng nhân sự: nghệ thuật phát hiện, thu phục và sử dụng con người

Kỹ năng kỹ thuật: mức độ am hiểu nghề nghiệp và nắm bắt các kỹ năng cần thiết trong công việc

Ta thấy rõ ràng sự khác biệt về các kỹ năng của các nhà quản trị:

- Nhà quản trị cấp cao sở hữu kỹ năng tư duy tuyệt vời, nhưng kỹ năng kỹ thuật của họ lại kém hơn hẳn bởi càng lên cấp cao, nội dung chuyên môn hóa càng có tính phổ cập đồng thời công việc càng mang tính chuyên môn, đặc trưng quản trị hơn, họ đã được học và có một nền tảng kiến thức chuyên môn sâu rộng vì vậy họ ít thời gian tham gia vào các vấn

đề chuyên môn kỹ thuật hàng ngày Qua đó cũng có thể hiểu lý do vì sao nhà quản trị cấp cao thường bỏ ra phần lớn thời gian tập trung cho hoạt động hoạch định và tổ chức thay

vì lãnh đạo và kiểm soát bởi anh ta có kiến thức và khả năng tư duy tư duy những thứ thuộc phạm vi trừu tượng và phức tạp như: chính sách, điều khoản, chiến lược mở rộng, phát triển… Nhà quản trị cấp cao còn có khả năng tìm tòi và suy luận, đúc kết ra vấn đề Điều đó có nghĩa là họ có thể dễ dàng nhìn thấy bản chất mọi thứ nhờ việc phân tích và chuẩn đoán những vấn đề, hiện tượng khác nhau, giúp làm giảm những sự phức tạp rắc rối xuống một mức độ tối thiểu nhất Ngoài ra, kỹ năng này sẽ giúp nhà quản lý nhìn rộng

ra ngoài mục tiêu của công ty, giúp nhà quản trị tư duy hệ thống Đồng thời những nhà quản trị cấp cao thường ít khi tiếp xúc với nhân viên mà chỉ tiếp xúc với người đứng đầu các bộ phận vì vậy kỹ năng kỹ thuật của nhà quản trị cấp cao thường không tốt bằng nhà quản trị cấp thấp

- Các Nhà quản trị Cấp thấp có khả năng tốt về Kỹ năng kỹ thuật, họ là những người trực tiếp tiếp xúc với nhân viên, trực tiếp giải quyết các vấn đề liên quan đến khách hàng vì vậy đòi hỏi họ phải có trình độc chuyên môn kỹ thuật cao, đồng thời vì Nhà quản trị Cấp cao đã dành nhiều thời gian cho hoạch định, tổ chức (những điều cần nhiều kỹ năng tư duy) nên Nhà quản trị cấp thấp không phải làm quá nhiều các chức năng đó, mà họ sẽ dành nhiều thời gian để điều khiển, kiểm soát vì thế mà các nhà quản trị cấp thấp có điểm mạnh về kỹ năng kỹ thuật

Ta cũng xem xét trong mô hình kim tự tháp đảo ngược:

Ở đây, những nhà quản trị cấp cao sử dụng chức năng hoạch định của mình để lập ra kế hoạch, chiếc lược Nhà quản trị cấp cao là tâm sẽ truyền đạt lại mục tiêu, kế hoạch đồng thời hỗ trợ cho nhà quản trị cấp trung Những nhà quản trị cấp thấp là người trực tiếp tiếp xúc với nhân viên thậm chí là khách hàng, đối tác; họ sẽ được truyền tải mục tiêu, phương thức làm từ các nhà quản trị cấp trung Nhà quản trị cấp thấp sẽ kiểm ra, rà soát đồng thời khắc phục sớm nhất những lỗ hổng để nhanh chóng hoàn thành mục tiêu

Ví dụ: CEO Nguyễn Đức Tài rất tự tin với chiến lược nhân sự của ông, nhân viên của ông vô cùng tận tâm với công việc vì Thế Giới Di Động (TGDĐ) đã đặt nhân viên vào vị trí quan trọng, có quyền lợi sau khách hàng và cao hơn cả cổ đông Ở mô hình này, các cửa hàng trưởng

ở TGDĐ (nhà quản trị cấp thấp) sẽ chủ động xử lý các vấn đề, rắc rối xảy ra và đưa ra quyết định nhanh chóng giúp việc bán hàng đạt đến hiệu suất cao nhất và rủi ro tối thiểu nhất thay vì

Nhà quản trị cấp thấp

Nhà quản trị cấp trung

Nhà quản trị cấp cao

phải chờ đợi quyết định từ các lãnh đạo cấp cao Còn các quản lý cấp cao sẽ đóng vai trò giúp

đỡ, hỗ trợ tối ưu nhất để hệ thống vận hành trơn tru, hiệu quả nhất

3. Để hiểu rõ những phân tích trên, hãy cùng nghiên cứu ví dụ dưới đây:

- Là một trong những thành viên Hội đồng quản trị, là CEO của Vinamilk, bà Mai Kiều Liên đã được Tạp chí Quản trị Doanh nghiệp châu Á (HongKong) năm 2012 bình chọn là một trong những nhà quản trị doanh nghiệp (CEO) xuât sắc của Châu Á trong lĩnh vực Quan hệ với nhà đầu tư Vào tháng 5/2012 bà cũng được tạp chí này troa giải thưởng

“Nhà lãnh đạo doanh nghiệp xuất sắc nhất khu vực châu Á” trong linh vực Quản trị doanh nghiệp Với 30 năm lãnh đạo với tinh thần luôn sáng tạo – đổi mới, bà Mai Kiều Liên luôn đề ra các quyết sách để xây dựng và phát triển nguồn cung cho công ty, từ đó Vinamilk đã thành lập nên hệ thống trang trại và nhà máy hiện đại, đạt chuẩn quốc tế Bà Liên luôn là người tạo ra sự đột phá mới mẻ cho Vinamilk, vì vậy mà doanh nghiệp này trở nên thành công và ngày càng phát triển nhờ tinh thần dám nghĩ dám làm, kinh doanh hiệu quả; việc này đã góp phần thúc đẩy xã hội và được các chuyên gia ghi nhận Vinamilk là doanh nghiệp điển hình về cổ phần hóa hiệu quả của Việt Nam Ví dụ điển hình cho thấy bà Mai Kiều Liên là nhà quản trị vô cùng xuất sắc: khi Covid-19 gây tác động nghiêm trọng đến kinh tế và giao thương toàn cầu, CEO Mai Kiều Liên đã lái “con thuyền” Vinamilk vượt qua thời điểm khó khăn ấy, bằng chứng là Vinamilk đã nỗ lực để duy trì tăng trưởng doanh thu, lần đầu vượt mốc 60 nghìn tỷ đồng;  Vinamilk vẫn đẩy mạnh mảng kinh doanh quốc tế với tốc độ tăng trưởng rất đáng ghi nhận khi đạt mức tăng 7,4% và 10,2% lần lượt qua các năm 2020 và 2021

- Chị Yến Nhi hiện đang là quản trị viên tại một cửa hàng Thế Giới Di Động ở TP Hồ Chí Minh, nhiệm vụ của chị bao gồm việc giám sát và điều chỉnh các nhân viên, đồng thời luôn theo dõi doanh số tại các cửa hàng do chị quản lý nhằm đảm bảo các quy trình bán hàng, các quy định về an toàn, các chính sách về dịch vụ khách hàng được thực hiện đúng, và đồng thời xem xét số lượng sản phẩm trong kho lưu trữ… Không chỉ như vậy, chị còn hỗ trợ hoặc chỉ dẫn các nhân viên của mình trong công việc như xử lý rắc rối, chị còn lập kế hoạch đạt doanh số cho các chi nhánh và kể cả việc tiếp đón khách hàng Bên cạnh đó, chị còn luôn động viên, khích lệ, nhắc nhở và hướng dẫn nhân viên trẻ, ít kinh nghiệm làm việc và những việc khác đảm bảo theo đúng chính sách của công ty

Tài Liệu Tham Khảo:

https://baochinhphu.vn/nu-tuong-vinamilk-va-hanh-trinh-truyen-lua-de-vuon-tam-the-gioi-10222030716154617.htm

%C6%B0%E1%BB%A3c-m%C3%B4-h%C3%ACnh-qu%E1%BA%A3n-tr%E1%BB

%8B-hi%E1%BB%87u-qu%E1%BA%A3-v%C3%A0-ph%E1%BB%95-vu-khanh-nguyen

3 Giáo Trình môn Quản trị học thầy Phạm Văn Nam

4 Kỷ nguyên mới của quản trị ( new era of management), by Richard L Daft