Quy trình bieu mau xay dung KPI

Đối với người quản lý Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên về mức độ thực hiện công việc của họ so với các tiêu chuẩn mẫu và so với các nhân viên khác;  Có điều kiện thảo luận với

Trang 2

NỘI DUNG TRÌNH BÀY

1 GIỚI THIỆU VỀ KPI & BSC

QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI

2 QUY TRÌNH XÂY DỰNG KPI

3 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ KPI

Trang 3

1 GIỚI THIỆU VỀ KPI & BSC

Trang 4

QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

Trang 7

BSC LÀ GÌ?

BSC - Balanced Score Card: Thẻ điểm cân bằng, là tập hợp những mục tiêu của doanh nghiệp trên các khía cạnh Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ

và Học hỏi phát triển, được xây dựng nhằm đạt

được các mục tiêu chiến lược.

Trang 8

KPI xây dựng theo BSC

Trang 9

LỢI ÍCH CỦA KPI

Trang 10

Đối với người quản lý

 Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên về mức độ thực hiện công việc của họ so với các tiêu chuẩn mẫu và so với các nhân viên khác;

 Có điều kiện thảo luận với nhân viên về hiệu quả làm việc của họ, có chính sách khen thưởng, động viên hay kỷ luật kịp thời;

 Có cái nhìn bao quát về hiệu quả làm việc của nhân viên và trên cơ

sở đó xác định nhu cầu đào tạo của họ;

 Thảo luận thống nhất về mục tiêu của nhân viên, nhờ đó giúp họ có định hướng mục tiêu tốt hơn;

 Có cơ hội tự đánh giá và cải tiến hiệu quả quản lý của chính mình, thông qua sự phản hồi của nhân viên;

 Hiểu rõ năng lực và kỹ năng của nhân viên, nhờ đó phân công và ủy thác công việc hiệu quả hơn;

 Có thể hỗ trợ nhân viên kịp thời khi họ gặp khó khăn QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI

Trang 11

Đối với nhân viên

 Có động lực tốt vì được người quản lý cổ vũ, khích lệ;

 Biết rõ mục tiêu công việc và kế hoạch đạt mục tiêu;

 Biết rõ hiệu quả làm việc của chính mình, xác định những điểm cần cải thiện;

 Nhận được sự hỗ trợ kịp thời của người quản lý khi gặp khó khăn;

 Có định hướng phát triển nghề nghiệp rõ ràng nhờ những phản hồi của người quản lý.

Trang 12

MỤC ĐÍCH XD QUY TRÌNH

Trang 13

Đối với công ty

 Phân bổ mục tiêu, chiến lược của công ty thành mục tiêu của đơn vị và cá nhân trong công ty;

 Giúp các đơn vị, cá nhân có mục tiêu và kế hoạch rõ ràng trong thực hiện công việc hàng năm;

 Đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các nhiệm

vụ, trách nhiệm và quyền hạn trong bản mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể, tăng hiệu quả làm việc thông qua việc đạt được các mục tiêu KPIs.

Trang 14

Đối với nhân viên

 Nhằm đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên trong quá khứ, hiện tại và nâng cao hiệu quả làm việc trong tương lai;

 Xác định nhu cầu đào tạo phát triển của nhân viên;

 Đánh giá năng lực tiềm năng và khả năng thăng tiến trong tương lai của nhân viên;

 Đặt mục tiêu và xây dựng kế hoạch hành động, nhằm giúp nhân viên định hướng nghề nghiệp;

 Đánh giá kết quả thực hiện KPIs để làm cơ sở xác định mức lương, phụ cấp, thưởng.

 Tăng động lực làm việc cho nhân viên.

Trang 15

CÁC THUẬT NGỮ

KPI: Chỉ số đánh giá hiệu quả công việc chính (Key Performance

Indicators): Là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc chính của một cơ

quan, tổ chức, cá nhân Những hoạt động này là nhiệm vụ trọng tâm cốt lõi ở thời điểm hiện tại, đồng thời ảnh hưởng tới sự thành công và phát triển trong tương Những chỉ số này thông thường được đo lường hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm.

Chỉ số đánh giá hiệu quả công việc: Là chỉ số được công ty xây

dựng và sử dụng để xác định kết quả và hiệu quả làm việc của các đơn vị và tất cả cán bộ công nhân viên so với mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn thuộc Chiến lược phát triển, Kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty để đánh giá mức độ tiến bộ trong từng giai đoạn phát triển nhất định.

Trang 16

BAN HÀNH MỤC TIÊU CÔNG TY

XÂY DỰNG MỤC TIÊU CỦA ĐƠN VỊ

Trang 17

B1-Ban hành mục tiêu công ty

Ban Tổng giám đốc dựa vào mục tiêu chiến lược xây dựng và ban hành mục tiêu công ty hàng năm.

( theo biểu mẫu BM -01)

1 TÀI CHÍNH

Trang 18

B2-Trình duyệt và thông báo triển khai

Các đơn vị dựa theo mục tiêu do Ban Tổng giám đốc ban hành để xây dựng mục tiêu riêng cho đơn vị và trình Tổng giám đốc phê duyệt.

Phòng Nhân sự ban hành các thông báo và tài liệu hướng dẫn triển khai xây dựng KPI Các đơn

vị căn cứ theo thông báo và hướng dẫn xây dựng KPI tại đơn vị mình

Trang 19

QUY TRÌNH XÂY DỰNG KPI

Trang 20

B3- Xác định mục tiêu của các bộ phận

Các đơn vị phân bổ mục tiêu cho các bộ phận trực thuộc Các bộ phận trực thuộc xây dựng mục tiêu của bộ phận mình ( theo biểu mẫu BM-02)

Trang 21

B4- Xác định KPI của bộ phận và cá nhân

nhân của đơn vị mình;

nhất xây dựng.

Trang 22

Trang 23

B5-Xây dựng KPI cá nhân

Trang 24

B5.1- Viết nhật ký công việc

Tất cả cán bộ công nhân viên viết nhật ký công việc của mình

( theo biểu mẫu BM-03);

Thời gian

(1)

Nội dung công việc (2)

Phương pháp, công nghệ thực hiện (3)

Kết quả thực hiện (4)

Tổng kết các công việc chính

(5) Chỉ số KPI cơ bản (6) 07h30 –

08h30

11h00 –

11h30

Trang 25

B5.2- Xây dựng Bản mô tả công việc

Cán bộ quản lý trực tiếp thống nhất với nhân viên viết bản mô tả công việc dựa trên nhật ký công việc ( theo biếu mẫu BM- 04);

STT Nội dung

Tần suất (ngày/ tuần/

Trang 26

B5.3- Xác định KPI mục tiêu & KPI cơ bản

KPI cơ bản:

– Mục đích chính của phần này là kiểm soát và cái thiện các công việc hàng ngày, những công việc cơ bản, từ đó gia tăng hiệu quả làm việc của cá nhân; – Những mục tiêu nhằm khuyến khích được sự sáng tạo, cải tiến, nâng cao hiệu quả, hiệu suất công việc;

– Kiểm soát việc thực hiện các quy trình và quy định trong công việc.

Trang 27

B5.3- Xác định KPI mục tiêu & KPI cơ bản

Lưu ý để đo lường và đánh giá hiệu quả công việc cần

áp dụng cả 3 loại chỉ số:

– Chỉ số kết quả chính: đo lường và kiểm soát những kết quả

đạt được của mục tiêu đề ra Ví dụ sản lượng, định mức,

– Chỉ số hiệu suất: đo lường và kiểm soát những việc cần làm

để đạt được mục tiêu Ví dụ: Số lần kiểm tra thiết bị, số lần bơm dầu mỡ hàng ngày, số lần gọi điện thoại cho khách hàng,…

– Chỉ số hiệu suất chính yếu: đo lường và kiểm soát những

việc cần làm để tăng hiệu suất làm việc một cách cao nhất

Ví dụ: các công việc để kiểm soát tránh dừng sản xuất,…

Trang 28

Trang 29

B5.4- Xây dựng KPI tổng hợp cho CB-CNV

Từ bảng KPI mục tiêu và bảng KPI cơ bản hình thành triển khai xây dựng KPI tổng hợp cho cá nhân ( Theo biểu mẫu BM-05);

STT Nội dung số (%) Trọng

Tần suất (ngày/tuần /tháng…)

Chỉ số đo lường

Ghi chú

Thước đo KPI

Hiện tại Chỉ tiêu

I KPI tổng hợp ( của chức danh công việc), x1

Trang 30

 KPI tổng hợp cá nhân hàng tháng có thể thay đổi tùy thuộc theo công việc hoặc mục tiêu;

 Lưu ý, tất cả mục tiêu cần xây dựng theo nguyên tắc SMART (cụ thể, dễ hiểu; đo lường được; vừa sức; thực tế; có thời hạn);

Trang 31

Xác định nội dung chi tiết của KPI:

– Xác định thành tố bao gồm: các thành phần, dữ liệu cấu tạo nên thành phần

của KPI và công thức tính toán; Việc xác định các dữ liệu cấu tạo nên thành phần của KPI phải căn cứ vào các quy định của pháp luật, của công ty liên quan đến KPI.

– Hình thức thể hiện KPI: Căn cứ vào thành phần cấu tạo nên KPI để xác định

hình thức thể hiện cho phù hợp, thuộc một trong các dạng dưới đây:

Thể hiện hình thức con số: chỉ số = giá trị

Thể hiện hình thức số phần trăm (%): Chỉ số

Thể hiện hình thức phân số: a/b

– Tần suất đánh giá KPI:Xác định tần suất đánh giá tùy theo yêu cầu tính chất

công việc của đơn vị (theo ngày, tuần, tháng, quý, năm…).

– Xác định chỉ tiêu gốc và chỉ tiêu phấn đấu

Trang 32

Tỉ lệ giữa KPI và năng lực đóng góp

 Áp dụng là 70% trọng số thuộc về KPI và 30% là năng lực đóng góp Trong đó 3 yếu tố của năng lực đóng góp là kiến thức, kỹ năng và thái độ, mỗi yếu tố chiếm 10% ( Tham khảo thêm bộ Từ điển năng lực của công ty)

 Căn cứ vào năng lực của người lao động, người quản lý trực tiếp đánh giá theo trọng số quy định mỗi yếu tố tối

đa là 10%;

 Phần tự nhận xét của nhân viên chỉ mang tính chất tham khảo, kết quả đánh giá của người quản lý là kết quả cuối cùng.

Trang 33

Từ bảng KPI mục tiêu và bảng KPI cơ bản hình thành triển khai xây dựng KPI tổng hợp cho cá nhân ( Theo biểu mẫu BM-05);

Ghi chú

Thước đo KPI

Trang 34

XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU CỦA CÁC BỘ PHẬN TRỰC THUỘC THUỘC

XÂY DỰNG KPI CỦA CÁC BỘ PHẬN

TRỰC THUỘC

XÂY DỰNG KPI CỦA CÁC BỘ PHẬN

TRỰC THUỘC

XÂY DỰNG KPI MỤC TIÊU

VIẾT BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC & XÂY DỰNG KPI CƠ

Trang 35

B6- Tập hợp lưu hồ sơ và đánh giá thực hiện

 Phòng Nhân sự là đơn vị tập hợp KPI của các đơn vị trong toàn công ty ( theo biểu mẫu BM-05)

 Các đơn vị theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện KPI của đơn vị, cá nhân và báo cáo về phòng Nhân sự.

Trang 36

TÓM TẮT QUY TRÌNH XÂY DỰNG KPI

B1-Ban hành mục tiêu công ty

B2-Trình duyệt và thông báo triển khai

B3- Xác định mục tiêu của các bộ phận

B4- Xác định KPI của bộ phận và cá nhân

B5-Xây dựng KPI cá nhân

B6- Tập hợp lưu hồ sơ và đánh giá thực hiện

Trang 37

3 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ KPI

ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÁC CHỈ TIÊU KPI ĐÃ ĐĂNG KÝ

TỔNG HỢP HÀNG THÁNG

TỔNG HỢP CẢ NĂM DUYỆT

KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÁC CHỈ TIÊU KPI

Trang 38

Hàng ngày/ hàng tuần/ hàng tháng CB-CNV và cấp quản lý trực tiếp đánh giá kết quả thực hiện KPI của từng cá nhân đơn vị mình theo bản KPI đã đăng ký ( theo biểu mẫu BM- 06).

Ghi chú

Thước đo KPI

Trang 39

B2- Duyệt kết quả KPI

Trang 40

Trước ngày 27 hàng tháng Phòng Nhân sự tổng hợp đánh giá kết quả thực hiện KPI của các đơn

vị ( theo biểu mẫu BM-07);

Trước ngày 30 hàng tháng Phòng Nhân sự rà soát kết quả đánh giá tổng hợp của các đơn vị trình Ban Tổng giám đốc phê duyệt.;

Tháng 12 hàng năm, Phòng Nhân sự tổng hợp KPI cả năm để trình Tổng giám đốc phê duyệt.

B3- Tổng hợp kết quả KPI

Trang 41

TỔNG HỢP KẾT QUẢ KPI

I BỘ PHẬN 1: ……….

1 Nguyễn Văn A Trưởng phòng

2 Nguyễn Văn B Chuyên viên

II BỘ PHẬN 2: ……….

1 Nguyễn Văn C Trưởng phòng

2 Nguyễn Văn D Chuyên viên

Trang 42

B4- Sử dụng kết quả KPI

Phòng Nhân sự sử dụng kết quả đánh giá thực hiện KPI để sử dụng vào việc xác định lương, thưởng ( có thể tăng, giảm hoặc giữ nguyên) cho người lao động;

Phòng Nhân sự thông báo kết quả đánh giá KPI tổng hợp cả năm đến người lao động;

Phòng Nhân sự thông báo kết quả xác định/ điều chỉnh lương, thưởng ( có thể tăng, giảm hoặc giữ nguyên) đến người lao động;

Dựa trên kết quả đánh giá, cán bộ quản lý xác định những mảng cần cải thiện, đặt mục tiêu rõ ràng, cụ thể để lên kế hoạch phát triển cho người được đánh giá thông qua kèm cặp, đào tạo, phát triển.

Trang 43

B5- Lưu hồ sơ tại P.NS

Trang 44

TÓM TẮT QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ KPI

B1- Đánh giá kết quả thực hiện KPI

B2- Duyệt kết quả KPI

B3- Tổng hợp kết quả KPI

B4- Sử dụng kết quả KPI

B5- Lưu hồ sơ tại P.NS

Trang 45

DANH SÁCH BIỂU MẪU

1) Biểu mẫu BM- 01: Phân bổ mục tiêu của công ty; 2) Biểu mẫu BM- 02: Phân bổ mục tiêu của đơn vị;

3) Biểu mẫu BM- 03: Mẫu nhật ký công việc;

4) Biểu mẫu BM- 04: Bảng mô tả công việc;

5) Biểu mẫu BM- 05: Mục tiêu KPI cá nhân năm;

6) Biểu mẫu BM- 06: Đánh giá công việc cá nhân;

7) Biểu mẫu BM-07: Bảng tổng hợp kết quả đánh giá

KPI.

Trang 46

QUY CHE QUAN LY DANH GIA KPI

Tiêu đề	Quy trình xây dựng và đánh giá KPI
Trường học	Trường Đại học Quốc Gia Hà Nội
Chuyên ngành	Quản trị nguồn nhân lực
Thể loại	Bài viết hướng dẫn
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	46
Dung lượng	1,28 MB