Giải pháp phát triển hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ tại Hội sở Eximbank TP.HCM

LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGÂN HÀNG VÀ GIỚI THIỆU VỀ NGÂN HÀNG TMCP XUẤT NHẬP KHẨU THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 1.1 Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong NHTM 1.1.1 Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Theo khoản 1, điều 3 Thông tư 44/2011/TT-NHNN về Quy định hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài, có giải thích: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài được xây dựng phù hợp theo quy định và được tổ chức thực hiện nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra.”

Chương 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGÂN HÀNG VÀ GIỚI THIỆU VỀ NGÂN HÀNG TMCP XUẤT NHẬP KHẨU THÀNH PHỐ HỒ

CHÍ MINH

1.1 Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong NHTM

1.1.1 Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo khoản 1, điều 3 Thông tư 44/2011/TT-NHNN về Quy định hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài, có giải thích: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các

cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài được xây dựng phù hợp theo quy định

và được tổ chức thực hiện nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra.”

Hình 1: Hệ thống Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

1.1.2 Các nội dung của Hệ thống Kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ của Ngân hàng bao gồm một tập hợp các biện pháp xử

lý của Ban Quản lý nhằm đảm bảo hoạt động đúng đắn của Ngân hàng, quản lý chính xác các khoản mục tài sản và nợ phải trả một cách trung thực và hợp lý

Hệ thống Kiểm soát nội bộ bao gồm 5 cấu phần cụ thể là:

Môi trường kiểm soát là nền tảng cho toàn bộ các cấu phần của Hệ

thống Kiểm soát nội bộ, bao gồm cơ cấu tổ chức, cơ chế phân cấp, phân quyền, các chính sách, thông lệ về nguồn nhân lực, đạo đức nghề nghiệp, năng lực, cách thức quản trị, điều hành của các cấp lãnh đạo

Các nhân tố trong môi trường kiểm soát:

(iii) Chính sách nhân sự;

Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố ảnh hưởng đến Hệ thống Kiểm soát nội bộ

Hệ thống quản lý và đánh giá rủi ro là quy trình định dạng và phân

tích mọi rủi ro liên quan đến việc hoàn thành các mục tiêu của tổ chức tín dụng, cụ thể bao gồm:

(iii) Việc định dạng các rủi ro liên quan;

(iv) Đánh giá rủi ro;

Hoạt động kiểm soát là các chính sách, quy trình, thông lệ được xây

dựng nhằm đảm bảo thực hiện các kế hoạch, các yêu cầu do các cấp quản lý điều hành đặt ra và các quy trình giảm thiểu rủi ro liên quan

Hệ thống thông tin và cơ chế trao đổi thông tin là hệ thống hỗ trợ toàn

bộ các cấu phần của Hệ thống Kiểm soát nội bộ thông qua việc đảm bảo các thông tin được nắm bắt đầy đủ và kịp thời trong toàn Ngân hàng

Cơ chế giám sát hoạt động kiểm soát là quá trình đánh giá chất lượng

của Hệ thống Kiểm soát nội bộ do Tổng Giám đốc/Giám đốc ngân hàng tổ chức thực hiện và do Bộ phận Kiểm toán nội bộ của Ngân hàng và/hoặc tổ chức Kiểm toán độc lập bên ngoài thực hiện

1.1.3 Vị trí của kiểm toán nội bộ trong kiểm tra, kiểm soát nội bộ

Theo IIA – Viện Kiểm toán nội bộ tại Mỹ định nghĩa “Kiểm toán nội bộ

là các hoạt động đánh giá và tư vấn độc lập trong nội bộ tổ chức, được thiết kế nhằm cải tiến và làm tăng giá trị cho các hoạt động của tổ chức đó, giúp tổ chức đạt được các mục tiêu bằng việc đánh giá và cải tiến một cách hệ thống

và chuẩn tắc tính hiệu lực của quy trình quản trị, kiểm soát và quản lý rủi ro” Nói cách khác, kiểm toán nội bộ là công cụ giúp phát hiện và cải tiến những yếu điểm của hệ thống quản lý doanh nghiệp Nhờ nó mà Ban Giám đốc và Hội đồng quản trị có thể kiểm soát hoạt động và quản lý rủi ro tốt hơn một khi quy mô và độ phức tạp của doanh nghiệp vượt quá tầm kiểm soát trực tiếp của một nhóm người Kiểm toán nội bộ giống như tai, mắt cho Hội đồng quản trị

và Ban Giám đốc, điều này giúp tăng thêm niềm tin của cổ đông vào chất lượng quản lý và kiểm soát nội bộ, tăng giá trị doanh nghiệp Thực tiễn trên thế giới cho thấy, các công ty có kiểm toán nội bộ thì thường khả năng gian lận thấp và hiệu quả hoạt động kinh doanh cao hơn

Một số công ty có Bộ phận Kiểm toán nội bộ chịu trách nhiệm đảm bảo

hệ thống kiểm soát nội bộ được tuân thủ Kiểm toán nội bộ không được là

thành viên của Phòng Kế toán, bởi vì các biện pháp kiểm soát nội bộ cũng áp dụng cho cả Phòng Kế toán

Cụ thể Bộ phận Kiểm toán nội bộ sẽ thực hiện những công việc như sau:

- Kiểm tra việc tuân thủ các chính sách và quy trình kế toán cũng như

việc đánh giá tính chính xác và hợp lý của báo cáo tài chính và báo cáo quản trị;

quả và xây dựng kế hoạch giảm thiểu những điều này

Kiểm toán nội bộ báo cáo trực tiếp lên Tổng Giám đốc hoặc Hội đồng quản trị Do đó, với một Kiểm toán nội bộ làm việc hiệu quả thì Hệ thống Kiểm soát nội bộ của Ngân hàng sẽ liên tục được kiểm tra và hoàn thiện

1.2 Tổ chức hệ thống kiểm toán nội bộ trong ngân hàng thương mại

1.2.1 Bản chất của kiểm toán nội bộ

Ở Việt Nam, mặc dù luật pháp quy định bắt buộc đối với các Doanh nghiệp Nhà nước, trong đó các NHTM Việt Nam phải có hệ thống kiểm tra, kiểm soát, kiểm toán nội bộ Nhưng do những bất cập của các quy định pháp luật như đã nêu về mô hình tổ chức không phù hợp với thông lệ quốc tế, do nhận thức chưa đầy đủ về sự cần thiết, những lợi ích của hệ thống kiểm tra, kiểm toán nội bộ nên chất lượng hoạt động của công tác này trong các Ngân hàng Quốc doanh nói chung và trong các NHTMCP Việt Nam nói riêng rất kém hiệu quả Cụ thể những yếu kém đó được thể hiện như sau:

- Hơn nữa, công tác đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của kiểm toán nội

bộ không đảm bảo tính độc lập, khách quan, dẫn đến kết quả hoạt động kiểm tra, kiểm soát, kiểm toán nội bộ trong suốt thời gian qua mới chỉ dừng lại ở công tác hậu kiểm, những vấn đề phát hiện thường là những sai phạm đã xảy ra, chưa có tác dụng trong việc phát hiện, ngăn ngừa, quản lý rủi ro và nhất là tư vấn cho việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực hiện có

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của kiểm toán nội bộ

Theo điều 8 thông tư 44 quy định về Hệ thống Kiểm soát nội bộ và Kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài có nói

rõ về chức năng của Kiểm toán nội bộ như sau:

- Kiểm toán nội bộ hoạt động vì sự an toàn, hiệu quả của tổ chức tín

dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài

hiệu lực và hiệu quả của Hệ thống Kiểm sát nội bộ nhằm cải tiến, hoàn thiện HTKSNB Để thực hiện mục tiêu này, đơn vị thực hiện kiểm toán nội bộ được khuyến khích thực hiện hoạt động tư vấn, tham gia vào quá trình xây dựng cải tiến và hoàn thiện HTKSNB với điều kiện không vi phạm nguyên tắc độc lập, khách quan

- Phát hiện và ngăn chặn hành vi vi phạm pháp luật, nâng cao hiệu quả

quản lý, điều hành và hoạt động của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài

- Đảm bảo an toàn bảo mật thông tin và tính hoạt động liên tục của hệ

thống thông tin trong hoạt động nghiệp vụ

quy định, góp phần bảo đảm tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài hoạt động an toàn, hiệu quả, đúng pháp luật

Do đó, Bộ phận Kiểm toán nội bộ trong ngân hàng phải hoạt động dựa trên năm nguyên tắc: độc lập, bảo mật, chuyên nghiệp, hoạt động liên tục và khách quan

1.2.3 Phạm vi hoạt động kiểm toán nội bộ

Theo điều 15 thông tư 44 quy định về Hệ thống Kiểm soát nội bộ và Kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài có nói

rõ về phạm vi của kiểm toán nội bộ bao gồm:

bộ phận của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài;

đồng thành viên, Ban kiểm soát, Tổng giám đốc hoặc Giám đốc

1.2.4 Các mô hình kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ đã được tổ chức ở nhiều Ngân hàng thương mại tại Việt Nam Bước đầu, Bộ phận Kiểm toán nội bộ có những đóng góp tích cực vào hoạt động quản lý cũng như hoạt động kiểm soát nói chung trong NHTM Việt Nam Tuy nhiên, hoạt động kiểm toán nội bộ trong NHTM đã phát sinh những vấn đề trong tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ Theo quan sát, hiện nay các Ngân hàng thương mại tại Việt Nam áp dụng những mô hình kiểm toán nội

bộ sau:

+ Mô hình chuẩn

Mô hình này được áp dụng ở hầu hết các quốc gia phát triển Kiểm toán nội bộ làm việc cho ban kiểm soát, ban kiểm soát độc lập với Hội đồng quản trị

+ Mô hình biến tấu 1

Tại Việt Nam, chức năng của Ban Kiểm soát rất mờ nhạt, hầu hết các công ty chỉ dựng lên Ban Kiểm soát cho đủ ban bệ và tuân thủ theo quy định của pháp luật Vì vậy mới phát sinh mô hình trên

Mô hình này được áp dụng khi Tổng Giám đốc là người do Hội đồng quản trị thuê và điều hành Kiểm toán nội bộ làm việc cho Hồi đồng quản trị, báo cáo trực tiếp cho Hội đồng quản trị

+ Mô hình biến tấu 2

Tổng Giám đốc

Các bộ phận chuyên môn

Kiểm toán nội bộ

Trong mô hình trên, Tổng Giám đốc không nắm giữ số lượng cổ phiếu chi phối và Hội đồng quản trị tách biệt hẳn khỏi chức năng điều hành Tuy nhiên, tại Việt Nam, Hội đồng quản trị vừa làm chức năng định hướng, vừa làm chức năng điều hành, quyền lực nằm trong tay Tổng giám đốc, Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng Giám đốc Kiểm toán nội bộ làm việc trực tiếp dưới sự điều hành của Tổng Giám đốc

+ Mô hình biến tấu 3

Tổng giám đốc

Giám đốc các công ty con

Giám đốc tài chính

Các bộ phận chuyên môn

Kiểm toán nội bộ

Mô hình trên thường được áp dụng cho công ty có mô hình mẹ con, tập đoàn tách khỏi chức năng kinh doanh mà chỉ quản lý các công ty con Mô hình này được khá nhiều tập đoàn lớn tại Việt Nam đang áp dụng

1.2.5 Tổ chức Bộ phận Kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ được thực hiện theo phương pháp kiểm toán “định hướng theo rủi ro”, ưu tiên tập trung nguồn lực để kiểm toán các đơn vị, bộ phận, quy trình được đánh giá có mức độ rủi ro cao

Kế hoạch kiểm toán nội bộ phải được xây dưng dựa trên kết quả đánh giá rủi ro và phải được cập nhật, thay đổi, điều chỉnh phù hợp với các diễn biến, thay đổi trong hoạt động của các ngân hàng và sự thay đổi của các rủi ro kèm theo

1.3 Các tiêu chí đánh giá chất lƣợng kiểm soát nội bộ của NHTM

Bộ bốn tiêu chí đánh giá được dùng trong hoạt động kiểm soát nội bộ bao gồm: (i) tính kinh tế; (ii) tính hiệu quả; (iii) tính hiệu lực và (iv) năng lực quản lý Bốn tiêu chí này là một thể hữu cơ giúp Ban Giám đốc Ngân hàng

xem xét và đánh giá, đo lường kết quả hoạt động từ nhiều góc nhìn, và do đó làm cho nhà quản lý thấy rõ nhất mức độ đạt tới mục tiêu mà ngân hàng đặt ra

1.3.1 Tiêu chí tính kinh tế

Theo các chuẩn mực kiểm toán thì tính kinh tế được hiểu là tối thiểu hóa các chi phí về nguồn lực để đạt được các mục tiêu của các hoạt động, nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng đầu ra Đó là quá trình tối thiểu hóa việc chi dùng các nguồn lực mà không làm ảnh hưởng đến yêu cầu, việc tối ưu hóa các giải pháp tiết kiệm trong quá trình thực hiện

1.3.2 Tiêu chí tính hiệu quả

Tính hiệu quả được thể hiện ở ba góc độ: 1- Với cùng một mức chi phí như nhau, có thể cho ra kết quả nhiều hơn mà chất lượng vẫn đảm bảo; 2- Để đạt được kết quả mong muốn chỉ cần một lượng chi phải ít hơn và 3- Số lượng sản phẩm theo yêu cầu ban đầu, chi phí được sử dụng hết nhưng sản phẩm đầu

ra có chất lượng và tính năng vượt trội

1.3.3 Tính hiệu lực

Một hoạt động được coi là có hiệu lực khi ý đồ của quyết định các tiêu thức về đầu ra, các giới hạn chi phí, nguồn lực, các giải pháp kinh tế - kỹ thuật đồng bộ đã cho phép các chương trình, dự án đạt tới kết quả cụ thể cuối cùng của chúng Tức là hiệu lực phản ánh sự hiện hữu các mục tiêu, ý tưởng của các chính sách, của quyết định trong thực tế khi kết thúc hoạt động

Tính hiệu lực của hoạt động có tác động sâu sắc đến quản lý vi mô, quả

lý vĩ mô cả trong hiện tại và tương lai Nó tạo dựng niềm tin đối với nhà quản

lý

1.3.4 Năng lực của nhà quản lý

Hiệu năng quản lý của bộ máy điều hành một hệ thống thể hiện ở độ am hiểu và quyết tâm thực thi các định chế, trình độ tổ chức, điều hành và kiểm soát để đạt được các mục tiêu đã chọn lựa, là khả năng nhận biết và ứng xử với mọi mối quan hệ phát sinh, tính khoa học, tính kế hoạch, tính linh hoạt trong điều hành, là sự gương mẫu, tính trách nhiệm cao của các Nhà lãnh đạo và cuối

cùng là các thách thức làm cho hoạt động KSNB kết thúc đúng hạn với hiệu

quả và chất lượng cao nhất

Các tiêu chí trên chỉ là các mặt cơ bản cấu thành bản chất kết quả các

hoạt động, các mặt đó có tính độc lập tương đối, tuy nhiên giữa chúng có mối

quan hệ gắn bó hữu cơ với nhau trong nghiên cứu đánh giá một hoạt động cụ

thể Chúng thể hiện kết quả hoạt động ở các góc nhìn khác nhau, đồng thời

cũng thể hiện các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.4 Giới thiệu về Hội sở Ngân hàng Thương mại cổ phần Xuất nhập khẩu

Thành phố Hồ Chí Minh

1.4.1 Sự ra đời và phát triển của Hội sở Eximbank TP.HCM

Ngân hàng thương mại cổ phần Xuất Nhập khẩu Việt Nam (Vietnam

Eximbank), được thành lập vào ngày 14/05/1989 theo quyết định số 140/CT

của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng với tên gọi đầu tiên là Ngân hàng Xuất Nhập

khẩu Việt Nam (VietNam Export Import Bank), là một trong những Ngân

hàng thương mại cổ phần đầu tiên của Việt Nam Ngân hàng đã chính thức đi

vào hoạt động ngày 17/01/1990

Sau 24 năm hoạt động, tính đến thời điểm 31/12/2012 vốn điều lệ của

Eximbank đạt 12.335.229 đồng Vốn chủ sở hữu đạt 13.317 tỷ đồng, Eximbank

hiện là một trong những Ngân hàng có vốn chủ sở hữu lớn nhất trong khối

Ngân hàng TMCP tại Việt Nam

Eximbank có địa bàn hoạt động rộng khắp cả nước với Trụ Sở Chính

đặt tại tầng 8 tòa nhà Vincom số 72 Lê Thánh Tôn, Q.1, TP.HCM và 207 chi

nhánh và phòng giao dịch trên toàn quốc và đã thiết lập quan hệ đại lý với 869

Ngân hàng tại 84 quốc gia trên thế giới

1.4.2 Cơ cấu tổ chức

Theo định hướng chiến lược, Eximbank từng bước triển khai thực hiện

việc chuẩn bị các điều kiện hình thành “Tập đoàn tài chính đa năng Eximbank”

theo mô hình tổ chức và quản trị phù hợp với thông lệ quốc tế

Hình 2: Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Eximbank Hội sở TP HCM

Hình 3: Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Eximbank Hội sở TP HCM

1.4.3 Các sản phẩm, hoạt động kinh doanh chủ yếu của Ngân hàng 1.4.3.1 Tiết kiệm – tiền gửi

hàng cá nhân gửi tiết kiệm bằng VNĐ, ngoại tệ hoặc vàng với các kỳ hạn và phương thức trả lãi khác nhau

- Tiết kiệm hỗn hợp: là một phương thức huy động vốn từ khu vực dân

cư Tiết kiệm hỗn hợp là sự kết hợp giữa tiết kiệm không kỳ hạn và có

kỳ hạn, đồng thời gắn với các chức năng thanh toán không dùng tiền mặt giúp khách hàng có thể thanh toán hàng hóa và dịch vụ Người gửi tiết kiệm hỗn hợp được lựa chọn kỳ hạn tính lãi hoặc đề nghị ngân hàng tính lãi khi có yêu cầu

qua ngân hàng

1.4.3.2 Tín dụng, bảo lãnh

Đây là một hình thức cho vay của Eximbank trong đó ngân hàng và khách hàng vay thỏa thuận về phương thức cho vay phù hợp với nhu cầu sử dụng vốn vay của khách hàng và khả năng của Eximbank trong việc kiểm tra, giám sát việc sử dụng vốn vay Loại tiền cho vay có thể là VNĐ, ngoại tệ (USD, EUR…)

1.4.3.3 Thanh toán quốc tế - Chiết khấu chứng từ

Thông qua mạng lưới hơn 720 ngân hàng đại lý tại 65 nước trên toàn thế giới, các nghiệp vụ thanh toán xuất khẩu được thực hiện theo tập quán quốc

tế UCP 500, URR 525, URC 522 … của Phòng thương mại và công nghiệp quốc tế (ICC) và các quy định pháp luật của Nhà nước Việt Nam

1.4.3.4 Dịch vụ tài chính du học

Nhằm đáp ứng nhu cầu học tập ở nước ngoài ngày càng tăng cao, Eximbank đã đưa ra dịch vụ tài chính trọn gói hỗ trợ du học bao gồm: tư vấn, giới thiệu du học, tín dụng du học, xác nhận khả năng tài chính, phát hành thẻ tín dụng quốc tế và phát hành Bankdraft, chuyển tiền ra nước ngoài với chi phí

ưu đãi, trong đó một số nghiệp vụ được cung cấp miễn phí nhằm tạo điều kiện cho du học sinh tiếp cận nền giáo dục quốc tế

1.4.3.5 Kinh doanh ngoại tệ/vàng

Eximbank thực hiện tất cả các nghiệp vụ mua bán ngoại tệ phục vụ nhu cầu thanh toán quốc tế thông thường cũng như cung cấp các dịch vụ ngoại hối Ngoài việc thực hiện các giao dịch mua – bán ngoại tệ dưới hình thức tiền mặt

và chuyển khoản cho hầu hết các loại ngoại tệ mạnh như: USD, EUR, HKD, CHF, JPY, AUD, SGD, NZD, Eximbank còn cung cấp các dịch vụ tư vấn về tỷ giá cũng như các biện pháp bảo hiểm tỷ giá Eximbank là ngân hàng đầu tiên được NHNN cho phép thực hiện nghiệp vụ quyền chọn (option) – một trong những nghiệp vụ phòng chống rủi ro tỷ giá tiên tiến nhất hiện nay bên cạnh các nghiệp vụ đã triển khai như mua bán giao ngay (spot), mua bán kỳ hạn (forward), hoán đổi (swaps) Hoạt động kinh doanh ngoại tệ được xác định là một mảng nghiệp vụ lớn và quan trông tại Eximbank, làm trợ lực thúc đẩy các nghiệp vụ khác như hỗ trợ xuất khẩu, kiều hối, tín dụng Ngoài ra, Eximbank là một trong ba ngân hàng có hoạt động kinh doanh vàng mạnh và hiệu quả nhất hiện nay

1.4.3.7 Hoạt động đầu tƣ tài chính

Nhằm đa dạng hóa danh mục đầu tư và tận dụng thời cơ, từ tháng 06/2006, Eximbank đã thành lập Phòng Đầu tư tài chính nhằm đưa nguồn vốn vào sử dụng với mức sinh lợi cao, góp phần tăng cường hiệu quả trong hoạt

động của Eximbank Đây là mục tiêu chiến lược của Eximbank trong việc phát

triển quy mô hoạt động ngân hàng và đa dạng hóa tài sản có

1.4.4 Kết quả hoạt động kinh doanh

Bảng 1: Bảng cân đối kế toán của Eximbank tại 31/12/2012, 31/12/2011,

64.529.045 32.060.138

1 Tiền, vàng gửi tại các TCTD khác

36.342.449

64.529.021 32.060.121

2 Cho vay các TCTD khác

21.172.582 24 17

3 Dự phòng rủi ro cho vay các TCTD khác (*)

- - -

IV Chứng khoán kinh doanh - - -

1 Chứng khoán kinh doanh (1)

74.044.518 61.717.617

1 Cho vay khách hàng

74.922.289

74.663.330 62.345.714

2 Dự phòng rủi ro cho vay khách hàng (*)

(606.337)

(618.812) (628.097)

VII Chứng khoán đầu tư

11.752.036

26.376.794 20.694.745

1 Chứng khoán đầu từ sẵn sàng để bán (2)

1.002.192 2.192 44.817

2 Chứng khoán đầu tư giữ đến ngày đáo hạn

10.749.844

26.374.602 20.662.148

3 Dự phòng giảm giá chứng khoán đầu tư (*)

- - (12.220)

VIII Góp vốn, đầu tư dài hạn

3.252.273

1 Đầu tư vào công ty con

870.000

4 Đầu tư dài hạn khác

2.356.030

911.339 1.188.864

5 Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn (*)

(86.131)

(85.149) (53.847)

IX Tài sản cố định

2.507.731

1 Tài sản cố định hữu hình

858.213

a Nguyên giá TSCĐ

1.391.489

b Hao mòn TSCĐ (*)

(533.276)

(370.837) (245.075)

a Nguyên giá TSCĐ

1.706.778

b Hao mòn TSCĐ (*)

(57.260)

(45.350) (36.174)

1 Các khoản phải thu

2.589.127

2 Các khoản lãi, phí phải thu

2.650.444

2.493.023 1.348.052

3 Tài sản thuế TNDN hoãn lại - - -

4 Tài sản Có khác

139.748

345.493 4.252.865

- Trong đó: Lợi thế thương mại

170.201.188

183.680.052 131.105.060

B Nguồn vốn

I Các khoản nợ Chính phủ và NHNN

15.025

II Tiền gửi và vay các TCTD khác

58.046.426

71.859.441 33.369.593

1 Tiền gửi của các TCTD khác

32.553.784

65.697.327 31.380.593

2 Vay các TCTD khác

25.492.642

6.162.114 1.989.000

III Tiền gửi của khách hàng

70.516.238

53.756.243 58.150.698

IV

Các công cụ tài chính phái sinh và các

khoản nợ tài chính khác

87.679

19.210.987 20.854.784 VII Các khoản nợ khác

13.854.002

21.070.741 3.116.798

1 Các khoản lãi, phí phải trả

2.150.122

19.080.058 2.091.845

4

Dự phòng rủi ro khác (Dự phòng cho công

nợ tiềm ẩn và cam kết ngoại bảng)

43.020

53.440 38.699

Tổng nợ phải trả

154.399.725

167.366.909 117.599.138 VIII Vốn và các quỹ

15.801.463

16.313.143 13.505.922

1 Vốn của TCTD

12.526.947

12.526.947 12.526.947

a Vốn điều lệ

12.355.229

12.355.229 10.560.069

b Vốn đầu tư XDCB

15.396 15.396 15.396

c Thặng dư vốn cổ phần

156.322

156.322 1.951.482

3 Chênh lệch tỷ giá hối đoái (3) - - -

4 Chênh lệch đánh giá lại tài sản

183.680.052 131.105.060

4.890.211 6.089.145

1 Bảo lãnh tài chính

1.855.770

1.817.619 1.404.808

2 Cam kết trong nghiệp vụ L/C

2.247.816

3.050.062 2.958.776

3 Bảo lãnh khác

786.625

II Các cam kết đưa ra

151.739

Tổng cộng

5.041.950

Bảng 2: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Eximbank cho

năm tài chính kết thúc tại 31/12/2012, 31/12/2011, 31/12/2010

Triệu đồng Triệu đồng Triệu đồng

1 Thu nhập lãi và các khoản thu nhập tương tự

16.931.873 17.549.005 7.543.195

2 Chi phí lãi và các chi phí tương tự

(12.040.711) (12.251.447) (4.661.833)

I Thu nhập lãi thuần

4.891.162 5.297.558 2.881.362

3 Thu nhập từ hoạt động dịch vụ 407.962 692.186 560.005

4 Chi phí hoạt động dịch vụ

(167.991) (127.225) (85.756)

II Lãi/(lỗ) thuần từ hoạt động dịch vụ

V Lãi/(lỗ) thuần từ mua bán chứng khoán đầu tư

VII Thu nhập từ góp vốn, mua cổ phần

Tổng thu nhập hoạt động

5.358.901 6.245.674 3.663.253

Chi phí cho nhân viên

(1.114.229) (1.044,341) (542.811) Chi phí khấu hao

(191.165) (145.033) (97.331) Chi phí hoạt động khác

(985.943) (713.691) (385.146)

VIII Tổng chi phí hoạt động

(2.291.337) (1.903.065) (1.025.288)

IX

Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh trước

chi phí dự phòng rủi ro tín dụng

3.067.564 4.342.609 2.637.965

Chi phí dự phòng tín dụng cho vay khách hàng (256.138) (265.142)

7 Chi phí thuế TNDN hiện hành

(710.967) (1.017.425) (576.246)

XII Chi phí thuế TNDN

(710.967) (1.017.425) (563.002)

Bảng 3: Bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ của Eximbank cho năm tài chính

kết thủc ngày 31/12/2012, 31/12/2011, 31/12/2010

Năm 2012 (Triệu đồng) (Triệu đồng) Năm 2011 (Triệu đồng) Năm 2010

Chỉ tiêu

LƯU CHUYỂN TIỀN TỪ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

Lợi nhuận thuần chưa phân phối - - - Thu nhập lãi và các khoản thu nhập tương tự nhận được

16.787.239

16.356.577 6.737.439 Chi phí lãi và các khoản chi phí tương tự đã trả

(11.827.832)

(11.300.458) (4.007.196) Thu nhập từ hoạt động dịch vụ nhận được

239.971

564.961 474.249 Chênh lệch số tiền thực thu/ thực chi từ hoạt động kinh

doanh chứng khoán, vàng bạc, ngoại tệ

(300.033)

(102.006) (109.370) Thu nhập /Lỗ từ hoạt động khác

50.582

21.693 147.807 Tiền thu các khoản nợ đã được xử lý xoá, bù đắp bằng

nguồn dự phòng rủi ro

57.858

Tiền chi trả cho nhân viên và nhà cung cấp

(2.228.147)

(1.659.245) (970.756) Tiền thuế thu nhập thực nộp trong kỳ

(955.685)

(845.567) (503.649)

Lưu chuyển tiền tệ từ hoạt động kinh doanh trước

những thay đổi về tài sản và nợ phải tra

1.823.952

3.049.396 1.796.336

Những thay đổi về tài sản hoạt động

Tăng các khoản tiền, vàng gửi và cho vay các TCTD khác

(30.040.779)

(13.535.435) (9.823.136) Tăng các khoản về đầu tư chứng khoán

14.924.758

(7.769.829) (9.299.970) Tang các khoản cho vay khách hàng

(258.959)

(12.316.627) (23.963.859) (Tăng)/giảm các công cụ tài chính phái sinh và các tài sản tài

chính khác

- 16.848 (12.726) Giảm nguồn dự phòng để bù đắp tổn thất các khoản (tín

dụng, chứng khoán, đầu tư dài hạn)

(262.202)

Tăng/(giảm) khác về tài sản hoạt động

1.433.999

2.192.102 (3.933.283)

Những thay đổi về công nợ hoạt động:

-

Tăng/(giảm) các khoản nợ Chính phủ và NHNN

(1.297.332)

(793.491) 494.773 Tăng/(giảm) các khoản tiền gửi, tiền vay các TCTD

(13.813.015)

38.489.848 30.841.939 Tăng/(giảm) tiền gửi của khách hàng

16.759.995

(4.394.455) 19.384.233 (Giảm)/tăng phát hành giấy tờ có giá (ngoại trừ giấy tờ có giá

phát hành được tính vào hoạt động tài chính)

(7.330.632)

(1.643.797) 12.631.756 Tăng/(giảm) vốn tài trợ, uỷ thác đầu tư, cho vay mà TCTD

chịu rủi ro

-

(1.417) (4.959) Tăng/(giảm) các công cụ tài chính phái sinh và cáckhoản nợ

tài chính khác

(69.461)

Tăng (giảm) khác về công nợ hoạt động

(7.031.879)

17.973.750 134.441 Chi từ các quỹ

(244.410)

(88.683) (38.007)

Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động kinh doanh

(25.405.965)

21.068.938 18.207.538 LƯU CHUYỂN TIỀN TỪ HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ

-

Mua sắm tài sản cố định

(1.590.915)

(1.256.697) (482.584) Tiền thu từ thanh lý, nhượng bán TSCĐ

543.027

402.376 247.207 Tiền chi từ thanh lý, nhượng bán TSCĐ

(523.150) (609.752) Tiền thu đầu tư, góp vốn vào các đơn vị khác

178.598

Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động đầu tư

(2.950.217)

(1.318.594) (778.304) LƯU CHUYỂN TIỀN TỪ HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH

Tiền thu từ phát hành giấy tờ có giá dài hạn có đủđiều kiện

tính vào vốn tự có và các khoản vốn vay dài hạn khác

Tiền chi thanh toán giấy tờ có giá dài hạn có đủđiều kiện tính

vào vốn tự có và các khoản vốn vay dài hạn khác

Cổ tức trả cho cổ đông, lợi nhuận đã chia

(2.381.248)

(1.425.609) (352.003) Tiền chi ra mua cổ phiếu ngân quỹ

(2.381.248) (1.425.609) Lưu chuyển tiền thuần trong kỳ

(30.737.430)

18.324.735 17.077.231

Tiền và các khoản tương đương tiền tại thời điểm đầu kỳ

50.445.486

32.120.751 15.043.520

Điều chỉnh ảnh hưởng của thay đổi tỷ giá

50.445.486 32.120.751

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Hoạt động kinh doanh của Ngân hàng luôn tiềm ẩn rủi ro nên việc thiết

ập một Hệ thống Kiểm soát nội bộ tốt sẽ giúp phát hiện, kiểm soát và ngăn

ngừa rủi ro phát sinh Cùng với sự phát triển của xã hội và kỹ thuật hiện đại,

rủi ro ngày càng phát sinh với mức độ đa dạng hơn, phức tạp hơn Do vậy, việc

không ngừng hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ là cần thiết cho việc mở

rộng và phát triển hoạt động kinh doanh của Ngân hàng Eximbank

Chương 2 NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA HỘI SỞ NGÂN HÀNG TMCP XUẤT NHẬP

- Ban Kiểm soát chịu trách nhiệm trước cổ đông của Ngân hàng về các

hoạt động giám sát của mình Ban Kiểm soát có trách nhiệm giám sát tình hình tài chính Ngân hàng, tính hợp pháp trong các hành động của thành viên Hội đồng quản trị, hoạt động của Tổng giám đốc, cán bộ quản lý Ngân hàng, sự phối hợp hoạt động giữa Ban Kiểm soát với Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc và cổ đông, và các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ Ngân hàng nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp của Ngân hàng và cổ đông

viên tham dự họp ít nhất là hai phần ba (2/3) số thành viên Ban Kiểm soát Biên bản họp Ban Kiểm soát được lập chi tiết rõ ràng Thư ký và các thành viên Ban Kiểm soát tham dự họp phải ký tên vào các biên bản cuộc họp Các biên bản họp của Ban Kiểm soát phải được lưu giữ như những tài liệu quan trọng của Ngân hàng nhằm xác định trách nhiệm của từng thành viên Ban Kiểm soát đối với các nghị quyết của Ban Kiểm soát

- Trong các cuộc họp của Ban Kiểm soát, Ban Kiểm soát có quyền yêu

cầu thành viên Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, thành viên kiểm toán

nội bộ và thành viên kiểm toán độc lập tham gia và trả lời các vấn đề mà

Ban Kiểm soát quan tâm

2.1.2 Quy trình

Hình 4: Sơ đồ quy trình Kiểm soát nội bộ tại Eximbank

3

Trưởng Bộ phận Kiểm soát nội bộ Trưởng đoàn kiểm toán

Bước 1: Yêu cầu kiểm tra

Bộ phận KSNB có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra, đánh giá mức độ

rủi ro của từng hoạt động nghiệp vụ của các phòng ban trong Ngân hàng, hoặc

Yêu cầu kiểm tra

Xem xét yêu cầu kiểm tra

Lập kế hoạch kiểm tra, thống nhất kế hoạch và thong báo cho các bên liên quan

Thực hiện kiểm tra

Lập biên bản kiểm tra

Lập Báo cáo tổng hợp và kết quả kiểm

tra

yêu cầu kiểm tra cũng có thể xuất phát từ các quyết định kiểm tra đột xuất của Ban Kiểm soát, của Hội đồng quản trị Người trực tiếp tiếp nhận các yêu cầu kiểm tra là Trưởng Bộ phận Kiểm soát nội bộ

Bước 2: Xem xét yêu cầu kiểm tra

Căn cứ vào các yếu tố tại Bước 1, Trưởng Bộ phận KSNB sẽ xin ý kiến Tổng Giám đốc về việc thực hiện kiểm tra

Nếu Tổng Giám đốc chấp thuận yêu cầu kiểm tra thì sẽ thông báo cho Trưởng Bộ phận biết để thực hiện Bước 3

Nếu Tổng Giám đốc không chấp thuận thì sẽ thông báo cho Trưởng Bộ phận biết để thông báo cho đơn vị đề xuất và kết thúc quy trình

Riêng các đợt kiểm tra đã có trong kế hoạch được phê duyệt hằng năm thì sẽ không cần xin ý kiến của Tổng Giám đốc nữa

Bước 3: Lập kế hoạch kiểm tra, thống nhất và thông báo cho các bên liên quan

Trưởng Bộ phận KSNB thành lập Đoàn kiểm tra bao gồm các nhân viên của Phòng Kiểm soát nội bộ để thực hiện kiểm tra Trưởng Đoàn kiểm tra lập

đề cương kiểm tra và xin ý kiến của Trưởng Bộ phận KSNB

Nếu Trưởng Bộ phận KSNB không đồng ý với đề cương kiểm tra thì sẽ chuyển lại cho Trưởng Đoàn kiểm tra để chỉnh sửa

Nếu Trưởng Bộ phận KSNB thống nhất với nội dung kiểm tra thì Trưởng Đoàn kiểm tra sẽ liên hệ với đơn vị được kiểm tra để thống nhất về thời gian kiểm tra Sau khi thống nhất thời gian với đơn vị được kiểm tra, Trưởng Đoàn kiểm tra sẽ gửi thông báo chính thức kèm theo đề cương kiểm tra cho đơn vị được kiểm tra và Tổng Giám đốc để báo cáo

Bước 4: Thực hiện kiểm tra

Căn cứ vào kế hoạch kiểm tra đã được thống nhất, Đoàn Kiểm tra thực hiện kiểm tra theo trình tự sau:

i) Chuẩn bị kiểm tra:

- Thu thập các số liệu cần thiết liên quan đến hoạt động của đơn vị được

kiểm tra;

ii) Kiểm tra:

- Rà soát các hồ sơ, đối chiếu với các quy định của pháp luật, của

Eximbank

+ Kiểm tra việc tuân thủ các quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ của Eximbank, quy định của pháp luật;

+ Xác định rủi ro trong từng hoạt động của đơn vị

Trong quá trình kiểm tra, các thành viên Đoàn Kiểm tra, Trưởng Đoàn Kiểm tra phải tập hợp tất cả các phát hiện (sai sót, nghi vấn, rủi ro tiềm ẩn, …) thành biên bản kiểm tra sơ bộ

Trách nhiệm của đơn vị được kiểm tra: đơn vị có trách nhiệm phối hợp,

hỗ trợ Bộ phận Kiểm soát nội bộ để đảm bảo công tác kiểm tra diễn ra thuận lợi, đúng tiến độ và đạt hiệu quả cao

Trong quá trình kiểm tra tùy thuộc vào tình hình thực tế, Trưởng Đoàn kiểm tra có thể thay đổi nội dung kiểm tra, Trưởng Đoàn kiểm tra có thể thay đổi nội dung kiểm tra so với kế hoạch và có trách nhiệm báo cáo cho Trưởng

Bộ phận Kiểm soát nội bộ

Bước 5: Lập biên bản kiểm tra

Sau khi kết thúc công việc kiểm tra, Đoàn kiểm tra sẽ thống nhất với các bên liên quan Biên bản các phát hiện sau kiểm tra và ký vào Biên bản đó Đoàn kiểm tra giữ 1 bản và đơn vị được kiểm tra giữ 1 bản

Bước 6: Lập báo cáo kết quả kiểm tra

Sau khi Biên bản đã được ký kết, Đoàn kiểm tra có trách nhiệm lập Báo cáo Kết quả kiểm tra gửi Trưởng Bộ phận Kiểm soát nội bộ và Tổng Giám đốc Biên bản kiểm tra phải có những thông tin sau:

- Các thông tin cơ bản giới thiệu tình hình hoạt động của đơn vị;

Trong trường hợp có sự khác biệt về ý kiến, Đoàn Kiểm tra sẽ ghi nhận

ý kiến của đơn vị và ý kiến của Đoàn vào Báo cáo;

bản kiểm tra trong vòng 5 ngày làm việc sau khi kết thúc kiểm tra

2.2 Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ tại Hội sở Eximbank TP.HCM

2.2.1 Môi trường kiểm soát

2.2.1.1 Đặc thù về quản lý

Thành phần của Hội đồng quản trị tại ngày 31/12/2012 bao gồm 1 chủ tịch HĐQT, 3 Phó Chủ tịch HĐQT và 7 Ủy viên

Bảng 4: Danh sách các cổ đông lớn của NH tại 31/12/2012

Thành phần Ban điều hành của Eximbank Hội sở TP HCM tại 31/12/2012 gồm có 1 Tổng Giám đốc, 9 Phó Tổng Giám đốc và 1 Kế toán trưởng

Bảng 5: Danh sách Hội đồng quản trị của NH tại 31/12/2012

Ông Trương Văn Phước Thành viên

Ông Philip Simon Rupert Skevington Thành viên

Bảng 6: Danh sách Ban điều hành và Kế toán trưởng của NH tại 31/12/2012

Ông Trương Văn Phước Tổng Giám đốc điều hành Ông Trần Tấn Lộc Phó Tổng Giám đốc thường trực

Ông Đào Hồng Châu Phó Tổng Giám đốc Ông Nguyễn Quốc Hường Phó Tổng Giám đốc

Bà Đinh Thị Thu Thảo Phó Tổng Giám đốc Ông Kenji Kuroki Phó Tổng Giám đốc Ông Nguyễn Thành Nhung Phó Tổng Giám đốc Ông Nguyễn Đức Thành Phó Tổng Giám đốc Ông Nguyễn Hồ Hoàng Vũ Kế toán trưởng

Thành phần của Ban Kiểm soát tại ngày 31/12/2012 gồm có 1 Trưởng Ban kiểm soát và 2 Kiểm soát viên

Bảng 7: Danh sách thành phần Ban Kiểm soát của NH tại 31/12/2012

Mức thu nhập của CBCNV Eximbank không ngừng được cải thiện và tăng dần qua các năm, cụ thể như sau:

- Năm 2011 là: 17.809.040 đồng/tháng/người

Về chủ trương, tất cả các nhân viên trong hệ thống Eximbank đều có cơ hội tham dự các lớp huấn luyện đào tạo nghiệp vụ theo nhu cầu công việc bên trong và bên ngoài ngân hàng, được ngân hàng tài trợ mọi chi phí

Bên cạnh cử cán bộ, nhân viên đi đào tạo dài hạn và ngắn hạn ở các viện, trường đại học chuyên ngành trong nước và nước ngoài, Eximbank còn tự

tổ chức đào tạo và đào tạo lại các nghiệp vụ chuyên môn lẫn kỹ năng quản trị ngân hàng Các lớp đào tạo bồi dưỡng đã đáp ứng việc trang bị cho nhân viên tinh thông nghiệp vụ, rèn luyện kỹ năng tác nghiệp qua thực hành để thực thi công việc theo đúng quy trình, quy chế, đạt yêu cầu chất lượng, góp phần nâng cao hiệu quả công tác và hiệu quả kinh doanh, phục vụ

Chế độ khen thưởng cho nhân viên của Eximbank gắn liền với kết quả hoạt động kinh doanh và chất lượng dịch vụ của mỗi nhân viên thực hiện cho khách hàng Về quy định chung, Eximbank có các chế độ cơ bản như sau:

- Thưởng trong các dịp lễ tết của quốc gia và kỷ niệm thành lập Ngân

hàng

Tất cả cán bộ, nhân viên ký hợp đồng lao động chính thức của Eximbank đều được hưởng các chế độ của người lao động theo đúng Luật Lao động Bên cạnh đó, nhân viên của Eximbank còn nhận được các phụ cấp theo chế độ như phụ cấp độc hại, phụ cấp xa nhà, phụ cấp chuyên môn,…

2.2.1.4 Công tác kế hoạch

Chương trình, nội dung và dự kiến các vấn đề quyết nghị tại cuộc họp Hội đồng quản trị phải được gửi đến các thành viên Ban kiểm soát cùng thời gian gửi đến thành viên Hội đồng quản trị Các nghị quyết của Hội đồng quản trị được gửi đến Tổng Giám đốc và đồng thời gửi đến Ban Kiểm soát

Căn cứ vào báo cáo hoạt động thường kỳ và những yêu cầu cung cấp thông tin cá biệt của Ban Kiểm soát, Ban Kiểm soát có quyền đề nghị Hội đồng quản trị xem xét lại các quyết định của Tổng Giám đốc

Trong trường hợp có dấu hiệu vi phạm pháp luật, Điều lệ Ngân hàng và

có thể gây thiệt hại lớn về vật chất, uy tín của ngân hàng, Ban Kiểm soát có quyền đề nghị Tổng Giám đốc dừng ngay việc thực hiện các quyết định đó Trong vòng 24 giờ kể từ khi có yêu cầu, Ban Kiểm soát thông báo ý kiến của Ban Kiểm soát với các thành viên Hội đồng quản trị Chủ tịch Hội đồng quản trị sẽ ra thông báo về việc thực hiện quyết định của Tổng Giám đốc

Ban Kiểm soát có nghĩa vụ bảo mật tuyệt đối các thông tin thu được trong quá trình giám sát hoạt động Ngân hàng Việc tiết lộ các thông tin này chỉ khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền hoặc được sự đồng ý của Đại hội đồng cổ đông

2.2.1.5 Ủy ban kiểm soát

Trong năm 2012, Ban Kiểm soát đã họp 23 phiên để triển khai và thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình Bên cạnh đó, các thành viên BKS cũng đã chủ trì 38 phiên họp với các Đoàn Kiểm toán và các đơn vị được thực hiện kiểm toán để thảo luận, xem xét và chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm toán nội bộ theo kế hoạch một cách độc lập – khách quan (đảm bảo phản ánh đúng thực trạng về tình hình hoạt động của các đơn vị được kiểm toán), cũng như các vấn đề cần giải quyết với các Đoàn Kiểm toán nội bộ

Thông qua hệ thống thông tin nội bộ, Ban Kiểm soát thực hiện công tác giám sát từ xa tất cả các hoạt động kinh doanh chủ yếu tại các bộ phận trong

Hệ thống Eximbank Ví dụ như: giám sát tình hình huy động vốn, tình hình sử dụng vốn, trạng thái ngoại hối,…

Trong năm 2012, Ban Kiểm soát đã cử 40 Đoàn công tác (do các thành viên BKS trực tiếp chỉ đạo) đến các đơn vị trực thuộc để thực thuộc để thực hiện kiểm toán nội bộ theo kế hoạch và đột xuất tại 35 CN và 127 PGD trực thuộc 35 CN này, 2 đợt thực hiện rà soát, thẩm định Báo cáo tài chính 6 tháng

đầu năm 2012 và Báo cáo tài chính năm 2012 của Ngân hàng, 1 đợt kiểm tra phòng chống rửa tiền trong toàn hệ thống, và 2 đợt kiểm tra xác minh theo yêu cầu của HĐQT Trong đó, các thành viên Ban Kiểm soát đã trực tiếp tham gia

và chỉ đạo 38 Đoàn công tác, thực hiện giám sát từ xa 2 Đoàn công tác

Kết quả kiểm toán trong năm 2012 đã thực hiện kiểm toán 35/41 CN và các PGD thuộc 35 CN này, còn 6 CN và các PGD thuộc 6 CN này sẽ tiếp tục kiểm toán ngay từ đầu năm 2013 (6 CN này, cơ quan TTGS NHNN cũng mới vừa kết thúc kiểm tra trong quý 3 và quý 4/2012 Ban Kiểm soát ghi nhận kết luận thanh tra và đang giám sát việc khắc phục chỉnh sửa

Kết quả kiểm toán năm 2012 tại 35 CN và 132 PGD, các Đoàn công tác

đã đưa ra 2.865 khuyến nghị tại các đơn vị được kiểm toán, và 7 khuyến nghị đối với hệ thống (Hội sở) Trong đó, gần 50% các khuyến nghị tập trung ở nghiệp vụ tín dụng Sau quá trình theo dõi, rà soát việc khắc phục chỉnh sửa, đến 31/12/2012 đã có 2.077 khuyến nghị được khắc phục và chỉnh sửa, 788 khuyến nghị đang tiếp tục giám sát và yêu cầu khắc phục chỉnh sửa Đồng thời, thông qua kết quả kiểm toán nội bộ năm 2012, Đoàn công tác đã tổng hợp và nêu ra 7 khuyến nghị đối với Hội sở để xem xét bổ sung, chỉnh sửa các quy định quản trị nội bộ của Eximbank phù hợp với tình hình hoạt động thực tế hiện nay, nhằm tăng cường công tác quản lý của Hội sở đối với các chi nhánh

để giảm thiểu rủi ro trong hoạt động ngân hàng

Thông qua việc kiểm tra giám sát hoạt động của hệ thống, các Đoàn công tác đã có các kiến nghị bằng văn bản liên quan đến quản trị điều hành và

ý thức tuân thủ và kiến nghị kiểm điểm, xử lý trách nhiệm các cá nhân tại một

số chi nhánh có sai phạm Các kiến nghị này được Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc tiếp nhận xử lý và chấn chỉnh kịp thời

Về việc kiểm soát chi phí hoạt động thì được thực hiện thông qua kiểm tra việc chấp hành và tuân thủ quy chế chi tiêu nội bộ, cụ thể: chọn mẫu kiểm soát chứng từ thanh toán, thẩm quyền phê duyệt, kế hoạch chi phí tại Hội sở và

một số chi nhánh, phòng giao dịch (được thực hiện vào thời điểm kết thúc báo cáo tài chính 6 tháng và cả năm)

Về việc kiểm toán báo cáo tài chính thì Ban Kiểm soát đã phân công các thành viên chuyên trách, trực tiếp tham gia và chỉ đạo các Đoàn kiểm toán nội

bộ (kết hợp với kiểm toán độc lập – cụ thể là công ty kiểm toán Ernst & Young) để thực hiện rà soát và kiểm toán báo cáo tài chính 6 tháng đầu năm và báo cáo tài chính cả năm 2012 của Ngân hàng

2.2.2 Hệ thống quản lý và đánh giá rủi ro

Để xác định các rủi ro liên quan đến hoạt động ngân hàng thương mại của Eximbank, chúng tôi phân loại các nhân tố rủi ro thành rủi ro lãi suất, rủi

ro tín dụng, rủi ro ngoại hối, rủi ro thanh khoản, rủi ro từ các hoạt động ngoại bảng, rủi ro hoạt động, rủi ro luật pháp và các loại rủi ro khác

2.2.2.1 Rủi ro về lãi suất

Rủi ro lãi suất phát sinh khi có sự chênh lệch về kỳ hạn tái định giá giữa tài sản nợ và tài sản có của Ngân hàng do các biến động của lãi suất thị trường, gây ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập của một Ngân hàng

Để hạn chế rủi ro, Eximbank luôn quan tâm chặt chẽ đến việc điều hành lãi suất theo hướng chủ động và linh hoạt: lãi suất cho vay, lãi suất huy động… đối với từng loại hình sản phẩm, dịch vụ trong từng thời kỳ, thu hẹp chênh lệch

kỳ hạn bình quân giữa tài sản có và tài sản nợ, thời điểm và các địa bàn khác nhau trên cơ sở đảm bảo tính hiệu quả cao nhất Đặc biệt đối với các khoản vay trung và dài hạn, vốn là sản phẩm thường gặp rủi ro nhiều về lãi suất, Eximbank áp dụng chính sách lãi suất thả nổi linh hoạt theo lãi suất thị trường trong từng thời kỳ, từ đó giảm thiểu rủi ro về lãi suất

Hoạt động của Ủy ban Quản lý Tài sản nợ - Tài sản có (ALCO) trong mối quan hệ tương tác với các phòng ban chức năng khác trong mô hình quản trị rủi ro hướng đến việc tiếp cận các thông lệ quốc tế cũng giúp nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro lãi suất của Eximbank

2.2.2.2 Rủi ro về tín dụng

Rủi ro về tín dụng là loại rủi ro dẫn đến tổn thất tài sản trong trường hợp khách hàng vay vốn/được cấp tín dụng không có khả năng thực hiện một phần hoặc toàn bộ những cam kết nêu tại Hợp đồng tín dụng đã ký với Ngân hàng Rủi ro này bao gồm cả rủi ro thanh toán khi một bên thứ ba (bên bảo lãnh) không thực hiện các nghĩa vụ của mình đối với ngân hàng

Để quản lý rủi ro trong hoạt động tín dụng, Eximbank thực hiện các biện pháp sau:

- Thực hiện chính sách phân tán rủi ro theo ngành, không tập trung vốn vào một hoặc vài ngành kinh tế mà trải đều trên nhiều ngành từ sản xuất đến thương mại, dịch vụ, tiêu dùng cá nhân

- Quy định cụ thể hạn mức tín dụng đối với từng chi nhánh, đồng thời ban hành đầy đủ các quy định hướng dẫn chi tiết quá trình cấp tín dụng và quản lý sau cho vay

- Chủ động trích lập Quỹ dự phòng rủi ro theo quy định của pháp luật nhằm đảm bảo an toàn cho hoạt động tín dụng của ngân hàng Thường xuyên kiểm tra trước, trong và sau khi cho vay

2.2.2.3 Rủi ro về ngoại hối

Rủi ro về ngoại hối phát sinh khi có sự chênh lệch về kỳ hạn, về loại tiền tệ của các khoản ngoại hối nắm giữ, qua đó có thể lảm cho ngân hàng phải gánh chịu thua lỗ khi tỷ giá ngoại hối biến động

Để giảm thiểu rủi ro ngoại hối, Eximbank tuân thủ các biện pháp đảm bảo an toàn như sau:

- Luôn duy trì một tỷ lệ cân xứng giữa tài sản nợ và tài sản có ngoại

tệ, duy trì trạng thái ngoại hối ròng ở mức hợp lý;

- Có chính sách đào tào đội ngũ cán bộ có chuyên môn cao, có khả năng phân tích và dự báo tình hình biến động tỷ giá của các loại đồng tiền, và ra quyết định mua, bán các hợp đồng ngoại tệ đúng đắn

- Sử dụng các công cụ tài chính có khả năng phòng ngừa rủi ro như hợp đồng forwards, futures, swap hay option… trong hoạt động kinh doanh ngoại hối

Hoạt động ngoại hối của Eximbank chủ yếu nhằm phục vụ thanh toán quốc tế cho các khách hàng doanh nghiệp và hoạt động mua bán ngoại tệ trên thị trương quốc tế Quản lý rủi ro ngoại hối tập trung vào quản lý trạng thái ngoại hối ròng và các trạng thái kinh doanh vàng (không được dương hoặc âm quá 30% vốn tự có của Ngân hàng), tuân thủ đúng các quy định hiện hành của NHNN

2.2.24 Rủi ro về thanh khoản

Rủi ro về thanh khoản là khả năng Ngân hàng không thể đáp ứng các nhu cầu rút tiền thường xuyên hoặc đột xuất của người gửi tiền cũng như không chi trả được kịp thời các nghĩa vụ tài chính khác Rủi ro thanh khoản bắt nguồn từ sự không phù hợp về quy mô và kỳ hạn giữa các tài sản nợ và tài sản

có của Ngân hàng tại thời điểm hiện tại hay trong tương lai Ngoài ra, yếu tố tâm lý, niềm tin của khách hàng cũng là một nhân tố quan trọng có thể gây nên rủi ro thanh khoản Do vậy, rủi ro thanh khoản luôn hiện hữu thường trực trong hoạt động kinh doanh trong Ngân hàng

Để hạn chế rủi ro thanh khoản, Eximbank thực hiện các biện pháp sau:

- Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của NHNN về tỷ lệ an toàn vốn

và thanh khoản trong hoạt động Ngân hàng

- Căn cứ vào cơ sở dữ liệu quá khứ và định hướng hoạt động để tính toán chính xác nhu cầu thanh toán ở từng thời điểm nhằm đảm bảo

dự trữ hợp lý, đồng thời hạn chế lãng phí vốn ảnh hưởng đến lợi nhuận hoạt động;

- Xây dựng danh mục đầu tư hợp lý với tỷ trọng đầu tư vào các loại chứng khoán, giấy tờ có giá, các loại tài sản … có khả năng chuyển đổi nhanh sang tiền mặt với chi phí thấp;

- Tăng cường hiệu quả quản lý tài sản, thực hiện cơ chế điều hành công khai, minh bạch, dự báo kịp thời nhu cầu rút tiền của khách hàng trong từng thời kỳ, xây dựng chính sách tạo lòng tin đối với người gửi tiền để có thể chủ động thu xếp nguồn vốn chi trả theo yêu cầu

- Quản lý rủi ro thanh khoản tại Eximbank được thực hiện trong một

kế hoạch tổng thể về quản lý rủi ro thanh khoản và ứng phó với các

sự cố rủi ro thanh toán

2.2.2.5 Rủi ro từ các hoạt động ngoại bảng

Đây là loại rủi ro chủ yếu xuất phát từ các hoạt động cam kết cho vay, cam kết bảo lãnh cho khách hàng và khi khách hàng không thực hiện được nghĩa vụ tài chính thì Eximbank phải thực hiện nghĩa vụ thanh toán thay

Các hoạt động ngoại bảng của Eximbank chủ yếu bao gồm các khoản cam kết cho vay và các hình thức bảo lãnh Tỷ trọng cam kết giao dịch ngoại hối như cam kết mua/bán ngoại tệ có kỳ hạn (forward) và quyền chọn mua/bán ngoại tệ (options) có tỷ lệ rất nhỏ Eximbank thực hiện chính sách bảo lãnh thận trọng, phần lớn các khoản bảo lãnh đều có tài sản thế chấp

2.2.2.6 Rủi ro hoạt động

Rủi ro hoạt động xuất phát từ những biến cố xảy ra từ chính bản thân Ngân hàng trong quá trình điều hành hoạt động như: sai sót từ việc áp dụng quy trình nghiệp vụ, hệ thống công nghệ thông tin bị lỗi, tác động của con người…

Để phòng chống rủi ro này, Eximbank đã triển khai tích hợp các biện pháp quản lý rủi ro hàng ngày từ các phòng ban, cá nhân, chuẩn hóa toàn bộ các quy trình nghiệp vụ và các quy trình trong quản lý bao gồm: tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nội bộ, thiết kế và phát triển sản phẩm, quản lý tài sản khách hàng… Đồng thời, hệ thống công nghệ thông tin của ngân hàng thường xuyên được cải tiến để nâng cao tính ổn định, an toàn và bảo mật

Việc quản lý rủi ro hoạt động của Eximbank còn được kiểm tra và giám sát bởi hệ thống kiểm tra, kiểm toán nội bộ của Ngân hàng Hệ thống kiểm tra, kiểm toán nội bộ thường xuyên đánh giá tính đầy đủ, phù hợp của quy trình, quy chế hoạt động nghiệp vụ và tính tuân thủ; cảnh báo rủi ro của các bộ phận nghiệp vụ đối với quy trình, quy chế này Thông qua Hệ thống kiểm tra, kiểm soát, kiểm toán nội bộ này, Eximbank có thể phát hiện ra những sai sót, lỗ hổng trong quá trình tác nghiệp để đưa ra các cảnh báo và giải pháp khắc phục phù hợp

Báo cáo kiểm tra, kiểm toán nội bộ được gửi tới Ban Điều hành, Ban Kiểm soát và Hội đồng quản trị

2.2.2.7 Rủi ro luật pháp

Rủi ro luật pháp là rủi ro phát sinh do việc không áp dụng kịp thời, không đúng các văn bản pháp luật đối với hoạt động ngân hàng

Eximbank là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tài chính, tiền tệ, do

đó bên cạnh những quy định chung của pháp luật về doanh nghiệp, hoạt động của Eximbank còn chịu sự điều chỉnh bởi các quy định của Ngân hàng Nhà nước

Để hạn chế những rủi ro luật pháp phát sinh trong quá trình hoạt động, Eximbank thực hiện các biện pháp sau:

- Cụ thể hóa các quy định của pháp luật thong qua việc ban hành các quy chế, quy định và quy trình nhằm điều chỉnh và hướng dẫn các hoạt động của Eximbank đảm bảo tuân thủ pháp luật

- Eximbank luôn chủ động trong việc nắm bắt và cập nhật các quy định của pháp luật, thường xuyên tổ chức các đợt tập huấn để phổ biến và hướng dẫn các văn bản, chính sách mới của Nhà nước và của Ngân hàng cho toàn hệ thống Eximbank

- Tăng cường vai trò của bộ phận pháp chế và kiểm soát nội bộ trong việc hỗ trợ về pháp lý và kiểm tra kiểm soát việc tuân thủ pháp luật trong toàn hệ thống Eximbank

2.2.2.8 Rủi ro khác

Rủi ro khác liên quan đến những trường hợp bất khả kháng như: thiên

tai, lụt lội, cháy, nổ… Tại Eximbank, trên toàn hệ thống từ Hội sở đến các chi

nhánh, phòng giao dịch và công ty trực thuộc, tất cả tài sản bao gồm nhà và

thiết bị làm việc (hệ thống máy tính, các thiết bị văn phòng, …) đều được mua

bảo hiểm chống rủi ro cháy nổ Ngoài ra, do đặc trưng của hoạt động Ngân

hàng, tiền và các tài sản giữ hộ của khách hàng trong kho và tiền vận chuyển

trên đường đi đều được mua bảo hiểm đầy đủ

2.2.3 Hoạt động kiểm soát

Tại Hội sở Ngân hàng thương mại cổ phần Xuất Nhập khẩu Thành phố

Hồ Chí Minh, các thủ tục kiểm soát do Ban Quản trị xây dựng dựa trên ba

nguyên tắc cơ bản, đó là: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công,

phân nhiệm rõ ràng và chế độ ủy quyền

Ví dụ: Quy trình cấp tín dụng của Hội sở Ngân hàng TMCP Xuất Nhập

khẩu Thành phố Hồ Chí Minh được thực hiện bởi những cá nhân sau:

Bảng 8: Tìm hiểu sơ lược về quy trình cấp tín dụng tại Hội sở Eximbank TP

Thẩm định tín dụng Nhân viên của công ty quản lú nợ và khai thác tài

sản (AMC) trực thuộc Eximbank

- Giám đốc chi nhánh/Giám đốc vùng

- Giám đốc Hội sở khu vực TP.HCM

- Giám đốc khối phát triển tín dụng

- Phó Tổng Giám đốc tập đoàn tài chính Eximbank

đăng ký giao dịch tài sản bảo đảm

Ký bởi Khách hàng, Nhân viên tín dụng và Giám đốc

Giám sát và theo dõi sử dụng vốn tín

dụng

Giải chấp TSĐB/Chuyển nợ Nhân viên công ty AMC

Nhân viên tín dụng



2.2.3.1 Trình tự xét duyệt chi tiêu

1 Chi tiền

- Tiền mặt: Kế toán thanh toán chuẩn bị và gửi yêu cầu thanh toán kèm

các chứng từ tới Kế toán trưởng và Giám đốc để phê duyệt Trên cơ sở

đó, Kế toán thanh toán ghi vào phần mềm kế toán Oracle Sau đó, thủ quỹ in phiếu chi và ghi vào Oracle để làm rõ tài khoản đối ứng Phiếu chi được phê duyệt bởi Kế toán trưởng và một người trong Ban Giám đốc, rồi được gửi tới Thủ quỹ

- Tiền gửi ngân hàng: Eximbank duy trì hai loại tài khoản: Tài khoản

hoạt động và tài khoản chuyên dụng Tài khoản hoạt động được sử dụng cho các giao dịch hàng ngày, còn tài khoản chuyên dụng được sử dụng cho các hợp đồng đặc biệt Khách hàng khi đến ngân hàng gửi tiền tiết kiệm/tiền gửi thanh toán thì sẽ được chuyển tiền (theo hợp đồng) vào tài khoản chuyên dụng này

2 Thu tiền

- Tiền mặt: Dựa trên tờ khai được chuẩn bị bởi Thủ quỹ, Kế toán phải thu

in Phiếu thu và các chứng từ đi kèm để kế toán trưởng phê duyệt, rồi ghi vào phần mềm Oracle

- Tiền gửi ngân hàng: Hằng ngày, Kế toán tiền gửi ngân hàng nhận sổ

phụ ngân hàng và ghi chép tất cả các giao dịch liên quan vào phần mềm

3 Đối chiếu với ngân hàng

- Eximbank dựa trên sổ phụ tiền gửi ngân hàng tại các Ngân hàng có giao dịch liên quan để ghi chép các giao dịch và đối chiếu giữa số liệu ghi chép với sổ phụ ngân hàng vào cuối tháng Tại thời điểm

31/12/2012, Eximbank xác định được số dư cuối kỳ để lập khoản mục

“tiền gửi ngân hàng” trên báo cáo tài chính

4 Kiểm kê tiền mặt tại quỹ

- Kiểm kê tiền mặt tại quỹ thường được thực hiện vào cuối năm, trong năm 2012 thì việc kiểm kê được thực hiện vào 28/12/2012 và dưới sự quan sát, báo cáo độc lập của công ty TNHH Kiểm toán Ernst & Young Việt Nam

- Ngoài ra, việc kiểm kê đôi khi được thực hiện bất ngờ trong một số trường hợp nhất định

2.2.3.2 Quản lý và kiểm soát đối với tài sản có định

1 Mua tài sản cố định

- Dựa trên nhu cầu mua tài sản cố định, mỗi phòng chuẩn bị Giấy đề nghị mua tài sản cố định Tùy thuộc vào giá trị mua, trưởng phòng đề nghị Giám đốc/Phó Giám đốc xem xét và phê duyệt Sau đó, Giấy đề nghị mua được chuyển tới phòng kế toán Giấy đề nghị thanh toán được phê duyệt bởi Kế toán trưởng và Phó Giám đốc trước khi thanh toán Sau khi nhận đề nghị (đã duyệt), Kế toán tài sản cố định thu thập báo giá của các nhà cung cấp khác nhau Nhà cung cấp tốt nhất (dựa trên điều kiện chất lượng, giá và thương hiệu) sẽ được chọn Khi đó lập Giấy đề nghị mua hoặc Hợp đồng mua với nhà cung cấp

2 Bàn giao và quản lý tài sản cố định

- Dựa trên việc nhận tài sản cố định, trưởng phòng kiểm tra tài sản cố định và chữ ký trên biên bản bàn giao tài sản cố định Sau đó, biên bản bàn giao tài sản cố định được chuyển tới Phòng Kế toán để ghi nhận vào phần mềm kế toán tài sản cố định

- Theo sự tư vấn về việc kiểm soát tài sản cố định trong ngân hàng Eximbank của Ernst and Young, phần mềm Oracle về kế toán tài sản

cố định được trình bày dưới hai file: “Tổng hợp Tài sản cố định” và

“Kiểm kê Tài sản cố định” Việc kiểm kê tài sản cố định được thực

hiện 1 lần/năm vào cuối năm và biên bản kiểm kê tài sản cố định phải

có chữ ký của 3 người kiểm kê và người quan sát

2113

Thiết bị văn phòng

Bảng 11: Kiểm kê Tài sản cố định

Ngày hết hạn sử dụng

Nguyên giá

Khấu hao/tháng

Số tháng khấu hao

Giá trị khấu hao

Thời gian sử dụng hữu ích của Tài sản cố định phải tuân thủ theo Thông

tư 203/2009/QĐ-BTC của Bộ tài chính Tuy nhiên, Eximbank vẫn ghi nhận

một vài trường hợp về máy móc thiết bị là 2 năm, như vậy là chưa phù hợp với

Thông tư 203

3 Thanh lý Tài sản cố định

Để thanh lý Tài sản cố định, bộ phận có tài sản cố định cần thanh lý lập

Giấy đề nghị thanh lý Kế toán Tài sản cố định kiểm tra tình trạng của TSCĐ,

rồi đệ trình Đề nghị này lên Giám đốc phê duyệt Biên bản thanh lý được lập

và ký tuân theo quy định chung Kế toán TSCĐ cập nhật việc thanh lý vào

phần mềm

2.2.3.3 Kiểm soát các khoản cho vay

Cho vay là chức năng kinh tế hàng đầu của các Ngân hàng thương mại

Với hầu hết các Ngân hàng, khoản mục cho vay chiếm từ 50% đến 70% nguồn

thu nhập của Ngân hàng (thu nhập từ lãi cho vay) Ngoài lãi cho vay, Ngân

hàng còn có nguồn thu từ các loại phí khác nhau từ các hoạt động cho vay Ví

dụ như phí bắt nguồn khoản cho vay, phí dịch vụ/đại lý, phí dự phòng/cam kết,

phí liên quan đến lãi suất,… Đồng thời rủi ro trong hoạt động Ngân hàng

thường tập trung vào danh mục các khoản cho vay Vì thế, hoạt động cho vay

thường là khu vực tập trung sự chú ý quản lý

Tại Eximbank, tổ chức bộ phận tín dụng gồm có những thành phần sau:

- Ủy ban Điều hành: Gồm có Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Giám

đốc Tài chính, các nhà điều hành cấp cao Ủy ban chịu trách nhiệm hoàn

toàn cho tất cả các khoản vay được cấp Đồng thời, Ủy ban chịu trách