Giáo trình Tin học (Ngành May thời trang – Trình độ Cao đẳng) - Trường CĐ Kinh tế - Kỹ thuật Vinatex TP. HCM

Giáo trình Tin học được biên soạn làm tài liệu học tập, giúp học sinh – sinh viên ngành May thời trang nắm vững kiến thức cơ bản từ đó giúp học sinh – sinh viên ứng dụng, tiếp thu có hiệu quả các môn học chuyên ngành. Tài liệu bao gồm 3 phần với những nội dung cơ bản về Word, Excel, Powpoint. Mời các bạn cùng tham khảo để biết thêm nội dung chi tiết.

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ TPHCM

GIÁO TRÌNH MÔN HỌC/MÔ ĐUN: TIN HỌC NGÀNH/NGHỀ: MAY THỜI TRANG

TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG

TP.HCM, năm 2021

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN

Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể đƣợc phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm

LỜI GIỚI THIỆU

Giáo trình Tin học được biên soạn làm tài liệu học tập, giúp học sinh – sinh viên ngành May thời trang nắm vững kiến thức cơ bản từ đó giúp học sinh – sinh viên ứng dụng, tiếp thu có hiệu quả các môn học chuyên ngành

Tài liệu bao gồm 3 phần với những nội dung cơ bản nhất:

Phần I: Xử lý văn bản nâng cao

Chương 1: Thiết lập môi trường

Chương 2: Định dạng nâng cao

Chương 3: Tham chiếu và liên kết

Chương 4: Trường và biểu mẫu

Phần II: Sử dụng bảng tính nâng cao

Chương 1: Thiết lập môi trường

Chương 2: Thao tác bảng tính

Chương 3: Biên tập và lần vết

Phần III: Sử dụng trình chiế nâng cao

Chương 1: Lập kế hoạch cho việc trình chiếu

Chương 2: Trang thuyết trình chủ và các mẫu

Chương 3: Các đối tượng đồ họa

Chương 4: Liên kết, nhúng, nhập/xuất các trang chiếu, bản trình chiếu Chương 5: Quản lý các bản trình chiếu

Mặc dù đã rất nhiều cố gắng trong quá trình biên soạn, song không thể tránh được thiếu sót Chúng tôi mong nhận được sự góp ý của bạn đọc để giáo trình ngày càng được hoàn thiện

Xin chân thành cảm ơn

TPHCM, ngày……tháng……năm………

Tham gia biên soạn

MỤC LỤC6

Chương 1: THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU 6

I Lựa chọn chế độ và thiết lập phù hợp 6

II Áp dụng mẫu 9

Chương 2: ĐỊNH DẠNG NÂNG CAO 12

I Văn bản 12

II Đoạn 14

III Cột 15

IV Bảng 166

Chương 3: THAM CHIẾU VÀ LIÊN KẾT 288

I Tiêu đề, chân trang, chân bài 288

II Mục lục và chỉ mục 30

Chương 4: TRƯỜNG VÀ BIỂU MẪU 444

I Trường văn bản 444

Phần II: XỬ LÝ BẢNG TÍNH NÂNG CAO 50

Chương 1: THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU 50

I Thiết lập bảng tính, các thuộc tính của bảng tính 50

II Sử dụng mẫu 54

III Bảo mật dữ liệu 577

Chương 2: THAO TÁC BẢNG TÍNH 61

I Ô và vùng ô 61

II Trang tính 655

III Hàm và công thức 70

IV Biểu đồ 83

V Liên kết, nhúng và nạp dữ liệu từ ngoài 90

VI Phân tích dữ liệu 93

VII Sắp xếp dữ liệu 966

VIII Kiểm tra dự hợp thức của dữ liệu 102

Chương 3: BIÊN TẬP VÀ LẦN VẾT 104

I Ghi chú, nhận xét, thay đổi nội dung trang tính 104

II Lần vết các thay đổi đối với bảng tính 1055

Phần III: SỬ DỤNG TRÌNH CHIẾU NÂNG CAO 1086

CHƯƠNG 1: LẬP KẾ HOẠCH CHO VIỆC TRÌNH CHIỀU 1088

I Tìm hiểu về bối cảnh trình chiếu 1088

II Thiết kế nội dung và hình thức trình bày hiệu quả 1088

I Trang thuyết trình chủ 11010

CHƯƠNG 3: CÁC ĐỐI TƯỢNG ĐỒ HỌA 1155

I Định dạng các đối tượng đồ họa, tranh ảnh 1155

II Xử lý các đối tượng đồ họa 1188

III Sử dụng đồ thị, sơ đồ 1188

IV Đa phương tiện trong trang chiếu 1233

CHƯƠNG 4: LIÊN KẾT, NHÚNG, NHẬP/XUẤT CÁC TRANG CHIẾU, BẢNG TRÌNH CHIẾU 1244

I Liên lết nhúng 1244

II Nhập/xuất các trang chiếu 1266

CHƯƠNG 5: QUẢN LÝ CÁC BẢN TRÌNH CHIẾU 1288

I Trình chiếu theo yêu cầu 1288

II Thiết lập cách thức trình bày 1299

III Kiểm soát việc chiếu các trang 12931

Tài liệu tham khảo 13032

GIÁO TRÌNH MÔN HỌC/MÔ ĐUN

Tên môn học: TIN HỌC

Mã môn học: MH 05

Vị trí, tính chất của môn học:

- Vị trí: Là môn học được phân bố vào học kỳ 2, dành cho sinh viên cao đẳng

- Tính chất: Là môn học chung, bắt buộc trong chương trình đào tạo

Mục tiêu môn học:

- Kiến thức:

 Trình bày được các chức năng tùy chỉnh nâng cao trong Word

 Trình bày được bảng tính chuyên nghiệp trong Excel

 Hiểu được các hiệu ứng nâng cao trong PowerPoint để tạo ra các bài thuyết trình khác biệt và ấn tượng

 Có trình độ Tin học tương đương chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT nâng cao

- Kỹ năng:

 Định dạng tham chiếu, liên kết, trường và biểu mẫu trong văn bản

 Thiết lập các hàm xử lý dữ liệu trong bảng tính

 Ứng dụng các hiệu ứng nâng cao trong thiết kế trình chiếu

- Năng lực tự chủ và trách nhiệm:

 Tích cực tham gia tự học, xây dựng bài học, làm việc nhóm

Phần I: XỬ LÝ VĂN BẢN NÂNG CAO

Chương 1: THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU

2 Chọn font chữ mặc định

Tại thẻ Home, nhóm Font, nhấn nút

mũi tên ở góc dưới bên phải

Lựa chọn các thông số cho font, sau đó

nhấn nút Set As Default Chọn OK

Hình 1.3

3 Chọn đơn vị trên thước đo

Chọn menu File /Options/Advanced Trong mục Show measurements in units of, chọn đơn vị đo phù hợp, OK

Hình 1.4

4 Bỏ chế độ sửa lỗi tự động

Chọn Proofing Trong nhóm When correctings spelling and grammar in Word: Click

bỏ chọn tất cả các hộp chọn

Hình 1.5

5 Lưu tập tin tự động theo định kỳ

Chọn Save Trong mục Save AutoRecover information every,

chọn thời gian định

kỳ Word sẽ tự động lưu những thay đổi trong tập tin Mặc định là 10 phút

Hình 1.7

II Áp dụng mẫu

1 Sử dụng mẫu có sẵn trong Word

Chọn menu File New, nhấp chuột vào mẫu có sẵn, tập tin mới sẽ có sẵn bố cục và định dạng trang trí nhƣ mẫu

- Dùng lệnh File/New/My Templates, click chọn Template/OK

Hình 1.11

Chương 2: ĐỊNH DẠNG NÂNG CAO

2 Tạo hình nền bảo vệ trang văn bản

Watermark giúp bạn định dạng những dòng chữ mờ nằm dưới các ký tự trên trang văn bản (BẢN GỐC, KHÔNG ĐƯỢC SAO CHÉP, BẢN THẢO, ) nhằm giúp bảo vệ văn bản gốc của bạn tránh bị trường hợp người khác Photocopy

Hình I.13

- Chọn Watermark trong thẻ Page Layout

- Có thể chọn hình nền mờ (Picture watermark) hoặc chữ mờ (Text watermark)

Hình I.14

3 Tạo khung trang

- Chọn tiếp biểu tƣợng lệnh Page Borders trên thẻ Page Layout

Hình I.15

Setting: lựa chọn các mẫu viền khung

- None: không viền khung

- Box: viền khung bằng nét viền quanh văn bản

Style: lựa chọn kiểu nét viền khung

Color: lựa chọn màu nét viền khung

Width: độ dày nét viền khung

- Art: lựa chọn hình để thay thế nét viền quanh khung

- Horizontal Line: lựa chọn các hình từ ngoài vào để làm khung viền Khi bạn nhấn chọn sẽ hiển thị hộp thoại Horizontal Line hiển thị:

- Nhấn chuột vào biểu tượng More

- Một danh sách các kiểu mẫu định dạng hiển thị

Lựa chọn một mẫu định dạng áp dụng cho văn bản, khi di chuyển chuột lên các mẫu định dạng thì đoạn văn bản chọn định dạng sẽ hiển thị cho xem trước ngay kết quả trong vùng soạn thảo văn bản trên Word

 Khi đang áp dụng bất kỳ kiểu định dạng nào, muốn quay lại kiểu mặc định

hình bên

 Save Selection as a New Quick Style: lưu kiểu định dạng của bạn vào danh sách để sử dụng lần sau

Một menu lệnh hiển thị cung cấp cho bạn các kiểu định dạng cột, hãy chọn một kiểu định dạng cột thích hợp với văn bản đang soạn thảo

Nếu muốn có các lựa chọn riêng định dạng cột theo ý thích, chọn vào lệnh More Columns

o Presets: chọn xác định dạng chia cột theo mẫu

định sẵn

o Number of columns: chọn xác định số cột cần

chia trong văn bản

o Width and spacing: xác định chiều rộng và

khoảng cách giữa các cột

- Các ô trong cột Col# hiển thị tên cột

- Các ô trong cột Width hiển thị chiều rộng của các cột tương ứng

- Các ô trong cột Spacing hiển thị khoảng cách giữa các cột tương ứng

o Equal columns width: đánh dấu check để tự

động điều chỉnh chiều rộng các cột, hoặc bỏ check

để tự thay đổi các thông số trên cho các cột trong các ô giá trị tương ứng

o Line between: đánh dấu check để hiển thị đường phân chia giữa các cột

Khi thực hiện các thao tác lựa chọn, khung Preview sẽ hiển thị cho bạn xem trước các lựa chọn đó

Sau khi thực hiện xong, click OK để chấp nhận và thoát khỏi hộp thoại Columns

IV Bảng

1 Tạo bảng

Hình I.19

Muốn tạo một bảng có bao nhiêu hàng và cột thì bạn nhấn giữ và di chuyển chuột chọn bấy nhiêu

ô trong danh sách Trong minh họa chúng tôi chọn một bảng có 2 hàng và năm cột, các ô bạn chọn sẽ thể hiện ở dạng màu cam Khi bạn thả chuột ra bạn

sẽ được một bảng ứng với số ô bạn chọn

 Insert Table: nếu không muốn sử dụng các ô để

tạo bảng, có thể nhấn chọn lệnh Insert Table Hộp thoại Insert Table hiển thị:

 Table size:

o Number of columns: số lượng cột cần tạo

o Number of rows: số lượng hàng cần tạo

AutoFit behavior:

o Fixed column width: xác định chiều rộng cho các cột, bạn chọn Auto để Word tự động điều chỉnh giá trị này

o AutoFit to contents: độ rộng của bảng sẽ hiển thị theo giá trị ký tự bạn nhập vào mỗi khung

o AutoFit to window: độ rộng của các khung được canh theo bằng độ rộng của trang văn bản

Những định dạng này sẽ được giữ mặc định cho lần tạo bảng sau

Nhấn OK để áp dụng

Draw Table: sử dụng bút để vẽ tạo bảng trên trang văn bản Bạn nhấn giữ chuột

và kéo trên trang vẽ để tạo bảng, mỗi lần bạn kéo vẽ sẽ tạo ra một đường thẳng và bảng sẽ do những đường thẳng đó ghép lại (nhấn giữ phím Shift để vẽ đường thẳng hàng), nếu bạn kéo theo đường chéo sẽ tạo ra một hình chữ nhật

Kéo để tạo đường thẳng kéo theo đường chéo

Quick Tables: tạo nhanh bảng dựa theo các mẫu có sẵn

Hình I.22

- Alignment: xác định cách trình bày bảng trong văn bản canh trái (Left), canh giữa (Center), canh phải (Right) Nếu chọn canh trái thì xác định từ lề trái trang văn bản đến bảng trong ô Indent from left

- Text wrapping: xác định chữ trong văn bản có bao quanh bảng hay không Không bao quanh (None), có bao quanh (Around)

- Xác định xong, click OK để lựa chọn

3 Di chuyển bảng trong văn bản

- Đưa trỏ chuột đến bảng cần di chuyển cho đến khi trên góc trái của bảng xuất hiện hình

- Đưa trỏ chuột đến hình , trỏ chuột sẽ hiển thị hình

- Nhấn giữ chuột và đồng thời kéo bảng đến vị trí mới

Hình I.23

4 Phóng to, thu nhỏ kích thước của bảng

- Đưa trỏ chuột đến bảng cần thay đổi kích thước cho đến khi góc dưới phải của

- Bạn nhấn giữ chuột và kéo để phóng to hay thu nhỏ bảng

Hình I.24

5 Chia một bảng thành hai bảng

Để chia một bảng thành hai bảng con có tổng số hàng bằng số hàng của bảng

cũ, tiến hành theo hai bước sau:

- Đưa dấu chèn đến hàng muốn chọn làm hàng đầu tiên trong bảng thứ hai

- Chọn hàng muốn tạo tiêu đề trong bảng

- Chọn lệnh Repeat Header Rows trong nhóm lệnh Layout

Hình I.28

- Tiêu đề chỉ tạo ra khi nội dung của bảng chuyển sang trang văn bản mới

- Để xóa bỏ việc tạo tiêu đề cho bảng, chọn tiêu đề trên bảng, sau đó chọn lệnh Repeat Header Rows trong nhóm lệnh Layout Và bây giờ, trên mỗi trang đều

có hàng tiêu đề mà ta đã chọn

7 Định dạng đường viền và nền cho bảng theo mẫu

Để định dạng đường viền cho bảng, thực hiện các cách sau:

Hình I.31

Khi một kiểu mẫu đƣợc áp dụng, nếu muốn chỉnh sửa lại kiểu mẫu đó ta chọn

lệnh Modify Table Style

Clear: xóa các mẫu định dạng viền đang áp dụng cho bảng

New Table Style: tạo một mẫu mới áp dụng cho lần định dạng viền sau

Khi nhấn chọn Modify Table Style, hộp thoại Modify Style hiển thị:

o Name: đặt tên cho kiểu mẫu

định dạng viền bạn đang sửa

o Style based on: lựa chọn kiểu

o Biểu tƣợng giúp bạn chọn màu viền cho

o Biểu tƣợng giúp bạn lựa chọn canh chữ trong các ô Chọn biểu tƣợng sẽ hiển thị một bảng cho các lựa chọn

Thao tác lựa chọn xong, bạn nhấn vào nút OK để áp dụng

Hình I.32

Ngoài các thao tác sử dụng lệnh, còn có thể sử dụng bút vẽ để vẽ trực tiếp lên viền trong bảng để thay đổi nét viền, màu viền,

- Chọn các ô muốn tô màu trong bảng

- Trên thanh thẻ lệnh, chọn nhóm lệnh Design

Hình I.33

Nhóm Draw Borders hiển thị cung cấp cho bạn các lựa chọn:

Line Style: lựa chọn kiểu nét viền cho bảng

Line Weight: lựa chọn độ dày cho nét viền

Khi lựa chọn xong các thông số trên, chọn lệnh Draw Table Lúc này trên trang vẽ sẽ thấy con trỏ chuột hiển thị thành biểu tượng , nhấn chuột lên nét viền để

tô màu cho viền

Hình I.34

8 Chèn công thức vào bảng

Thao tác chèn các công thức toán học vào bảng trong môi trường Word được thực hiện tương tự như trong môi trường Excel Trong Word quy định:

- Tên cột đầu tiên là A, tiếp đến là B, C, tính từ trái sang phải

- Tên hàng đầu tiên là 1, tiếp đến là 2, 3, tính từ trên xuống dưới

- Tham trỏ ô là điểm giao nhau giữa cột và hàng

Hình I.35

Thao tác chèn công thức toán học vào bảng:

Đưa con trỏ chuột vào ô muốn hiển thị kết quả

Hình I.36

Nhấn chọn lệnh Formula trong nhóm lệnh Layout

Hình I.37

Hộp thoại Formula hiển thị

Hình I.38

- Nhập các phép toán học và các tham trỏ sau dấu bằng (=) trong trường Formula

- Hoặc chọn hàm trong hộp danh sách Paste function, các hàm được tính tương

tự như nhập công thức cho Excel

Chọn kiểu định dạng số trong hộp Number format:

Hình I.39

- #,##0: hiển thị số với dấu phẩy không có chữ số thập phân

- #,##0.00: hiển thị số với các dấu phẩy và hai chữ số thập phân

- $#,##0.00: hiển thị số với các dấu dollar, dấu phẩy, hai chữ số thập phân và các số âm trong dấu ngoặc đơn

- 0: hiển thị toàn bộ số đã làm tròn tăng, không có dấu phẩy, không có số thập phân

- 0%: hiển thị số phần trăm được làm tròn tăng

- Click OK để chấp nhận và sẽ nhận được giá trị đúng với công thức nhập trong

ô Formula

9 Chuyển bảng thành văn bản và ngƣợc lại

9.1 Chuyển bảng thành văn bản

Để chuyển dữ liệu từ dạng bảng sang văn bản, tiến hành theo các thao tác sau:

- Chọn các hàng trong bảng cần chuyển sang dạng văn bản

- Chọn lệnh Convert to Text trong nhóm lệnh Layout

Hình I.41

Hộp thoại Convert Table To Text hiển thị

o Paragraph marks: mỗi ô đƣợc phân cách

bởi một dấu ngắt đoạn

o Tabs: mỗi ô đƣợc phân cách bởi một Tab

o Commas: mỗi ô đƣợc phân cách bởi một dấu

- Chọn khối văn bản cần chuyển sang dạng bảng

- Chọn lệnh Table trong nhóm lệnh Insert

Hình I.43

Một danh sách hiển thị, bạn chọn lệnh Convert Text to Table

 Hộp thoại Convert Text to Table hiển thị

Hình I.44

- Number of columns: xác định số cột cần chia

- Number of rows: xác định số hàng cần chia

- Fixed column width: xác định chiều rộng cho các cột

- Paragraphs: chia ô theo dấu ngắt đoạn

- Tabs: chia ô theo dấu Tab

- Commas: chia ô theo dấu phẩy (,)

- Other: chia ô theo ký hiệu khác do bạn nhập vào

- Click OK để thực hiện việc chuyển sang bảng

Chương 3: THAM CHIẾU VÀ LIÊN KẾT

I Tiêu đề, chân trang, chân bài

Header và Footer là nơi hiển thị các thông tin chung trong văn bản của bạn như: tiêu đề, tên tác giả, số trang,

Để văn bản có những thông tin này mà khỏi mất nhiều thời gian nhập vào nhiều lần cho nhiều trang, bạn nên chèn Header và Footer vào văn bản

- Chọn nhóm lệnh Insert

- Chọn tiếp vào biểu tượng lệnh Header (tiêu đề) hoặc Footer (chân trang)

Hình I.45

- Một danh mục các mẫu tiêu đề hiển thị, chọn một mẫu thích hợp cho văn bản

Hoặc tự tạo tiêu đề:

o Edit Header: Hiển thị khung nhập liệu

cho tiêu đề, nếu chọn mục này mà không chọn mẫu được tạo sẵn, bạn phải thực hiện trang trí tiêu đề theo ý bạn

o Remove Header: Loại bỏ tiêu đề trên

hoặc chân trang (Remove Footer)

 Khi chọn mẫu xong, lúc này trên văn bản sẽ hiển thị một khung nhập liệu cho tiêu đề

Hình I.46

Hình I.48

- Page Number: chèn số trang thứ tự cho tiêu đề

- Date & Time: chèn ngày tháng năm cho tiêu đề

- Picture: chèn hình ảnh vào tiêu đề

- Clip Art: chèn Clip Art cho tiêu đề

- Go to Header: di chuyển đến tiêu đề trên để hiệu chỉnh, nếu tiêu đề trên đang được hiệu chỉnh thì biểu tượng lệnh này sẽ ẩn

- Go to Footer: di chuyển đến chân trangđể hiệu chỉnh, nếu chân trang đang được hiệu chỉnh thì biểu tượng lệnh này sẽ ẩn

- Different First Page: chỉ có trang đầu tiên hiển thị tiêu đề riêng biệt với các trang khác Tiêu đề trang đầu được thay đổi tự do, không ảnh hưởng đến các trang khác khi mục được đánh dấu chọn Different First Page

- Different Odd & Even Pages: nếu được đánh dấu chọn Different Odd & Even Pages sẽ hiển thị tiêu đề khác biệt nhau tùy thuộc vào trang chẵn và lẽ,

cụ thể những trang chẵn sẽ cùng một tiêu đề và trang lẽ sẽ riêng cùng một tiêu

đề

- Show Document Text: nếu được chọn sẽ hiển thị nội dung trang văn bản khi

- Header Position from Top: thay đổi giá trị để định khoảng cách giữa dòng trên cùng đầu tiên của trang văn bản so với tiêu đề trên

- Footer Position From Bottom: thay đổi giá trị để định khoảng cách giữa dòng cuối cùng dưới của trang văn bản so với tiêu đề dưới

- Close Header and Footer: nhấn để thoát khỏi vùng soạn thảo tiêu đề trở về vùng soạn thảo văn bản

- Đặt con trỏ vào nơi muốn tạo mục lục

- Chọn thẻ References/ nút Table of Contents/ Insert Table of Contents

Hình I.50

Lựa chọn các thông số

- Chọn Update page mumber only: nếu chỉ thay đổi số trang

- Chọn Update entire table: nếu có thay đổi nội dung đề mục

2 Chỉ mục

Chọn cấp độ heading

- Để tạo chỉ mục, bạn đánh dấu mục bằng cách cung cấp tên của mục nhập chính và tham chiếu chéo trong tài liệu của bạn, và sau đó bạn lập chỉ mục

- Bạn có thể tạo một mục chỉ dẫn cho một riêng lẻ từ, cụm từ hoặc ký hiệu, chủ

đề mà trải rộng qua nhiều trang, hoặc có tham chiếu tới mục khác, Word sẽ thêm một trường đặc biệt XE (mục chỉ dẫn) bao gồm mục nhập chính đã được đánh dấu và bất kỳ thông tin tham chiếu chéo mà bạn chọn để bao gồm

Hình I.54

Word thu thập các mục nhập chỉ mục, sắp xếp chúng theo thứ tự bảng chữ cái, tham chiếu số trang của họ, tìm và loại bỏ mục trùng lặp từ cùng một trang và hiển thị chỉ mục trong tài liệu

- Để định dạng số trang xuất hiện trong chỉ mục, hãy chọn hộp kiểm Đậm hoặc Nghiêng bên dưới Định dạng số trang

- Bấm Mark all để đánh dấu chuỗi text này ở mọi nơi xuất hiện trong tài liệu

- Để đánh dấu mục chỉ dẫn bổ sung, chọn văn bản, bấm trong hộp thoại Đánh dấu mục chỉ dẫn và sau đó lặp lại bước 3 và 4

Tạo chỉ mục

Sau khi bạn đánh dấu mục, bạn đã sẵn sàng chèn chỉ mục vào tài liệu

- Qua một trang mới thường là trang cuối trong tài liệu

- Trên thẻ References, nhóm Index, chọn Insert Index

- Trong hộp thoại Index, bạn có thể chọn định dạng cho mục nhập văn bản, số trang, tab và đường chỉ dẫn ký tự

Hình I.59

Sửa, định dạng một mục nhập và cập nhật chỉ mục

Nếu đánh dấu thêm mục nhập sau khi tạo chỉ mục, cần phải cập nhật chỉ mục để xem chúng

- Nếu không nhìn thấy các trường XE, bấm Hiện/ẩn

- Tìm trường XE cho mục nhập mà bạn muốn thay đổi, ví dụ, {} XE "hiển thị" thành “trình bày” có định dạng nghiêng, gạch dưới Để sửa hoặc định dạng một mục, hãy thay đổi văn bản bên trong dấu ngoặc kép

- Để cập nhật chỉ mục, chọn bảng chỉ mục, sau đó nhấn F9 Hoặc bấm Update Index

Hình I.60

Bảng chỉ mục cũ

- Chọn Bookmark ở cột trái, chọn tên bookmark ở bên phải nhấn Go To, con trỏ

sẽ di chuyển đến phần văn bản tương ứng

Gỏ tên bookmark rồi Add

Hình I.62

3.2 Tham chiếu

Tham chiếu chéo cho phép bạn nối kết đến các phần khác của cùng một tài liệu Chẳng hạn, có thể sử dụng tham chiếu chéo để nối kết đến biểu đồ hoặc đồ họa xuất hiện ở nơi khác trong tài liệu Tham chiếu chéo sẽ xuất hiện dưới dạng một nối kết vốn đưa người đọc đến mục được tham chiếu

 Nếu muốn nối kết đến một tài liệu riêng biệt, bạn có thể tạo siêu kết nối (hyperlink) Tạo mục mà bạn đang tham chiếu chéo đến đó

Bạn không thể tham khảo qua một cái gì đó mà không tồn tại, vì vậy hãy đảm bảo tạo biểu đồ, tiêu đề, trang số, v.v., trước khi tìm cách nối kết đến nó Khi chèn tham chiếu chéo, sẽ thấy một hộp thoại liệt kê tất cả mọi thứ có sẵn cho nối kết đến Đây là ví dụ

Hình I.63

Chèn tham chiếu chéo

- Trong tài liệu, hãy nhập văn bản bắt đầu tham chiếu chéo

- Trên thẻ Insert, bấm Cross-Reference

Hình I.64

- Trong hộp Insert Reference to, hãy bấm vào danh sách thả xuống để chọn

mục bạn muốn nối kết đến Danh sách mục sẵn có tùy thuộc vào loại mục (đầu

đề, số trang, ) mà bạn đang nối kết đến

- Trong hộp For which heading, hãy bấm vào mục cụ thể mà bạn muốn tham

chiếu đến, chẳng hạn như "Chèn tham chiếu chéo"

- Để cho phép người dùng đi đến mục được tham chiếu, hãy chọn hộp

kiểm Insert as hyperlink

- Chọn Include above/ below, để xác định vị trí tương đối của mục được tham

Trong bài viết này Vforum.vn sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước để các bạn chèn link website (Hyperlink) hoặc link đường dẫn file thư mục trong phiên bản word 2013,

các phiên bản 2007, 2010, 2016 hoặc 2003 bạn cũng có thể làm tương tự

Trước tiên việc chèn link trong word thì bạn có thể chèn link vào text, vào hình ảnh, vào chính link đó Ví dụ ở đây mình chèn 1 link vào Text Diễn đàn tin học công nghệ Vforum thì sẽ đánh chữ này ra, sau đó bôi đen hết dòng này, hoặc bạn chỉ muốn chèn và một, hai chữ thì chỉ cần bôi đen phần muốn chèn link vào

Tiếp tục vào tab Insert  Chọn Hyperlink

Hình I.65

Một cửa sổ sẽ hiển thị, bạn có thể lựa chọn chèn File có sẵn trong windows hoặc chèn trang web, nếu click xuống dưới bạn có thể chọn thư mục của đường dẫn chưa văn bản, tạo 1 văn bản mới hoặc chèn Email

Chèn link website – Hyperlink

Trước tiên để chèn 1 link website các bạn cần đánh link đường dẫn đó vào phần Address Lưu ý là luôn phải đánh có chữ http:// ở đầu rồi mới tới tên của website, thiếu

là không được Ví dụ ở đây mình link tới vforum.vn thì gõ htt://vforum.vn

Hình I.66

Sau khi hoàn thành đoạn text bạn chèn link đã hoàn thành và thường sẽ đổi thành màu khác là màu link được quy định trong windows, khi rê chuột vào sẽ hiển thị thông báo đường link kèm hướng dẫn nhấn nút Ctrl đồng thời click vào chữ để mở link ra cửa sổ mới, cũng có thể test bằng cách này

Hình I.67

Chèn đường dẫn của file, thư mục

Đây cũng là yêu cầu khá thường gặp yêu cầu bạn phải chèn đường dẫn của file

và thư mục để khi click nó sẽ mở file đó dễ dàng xem hơn, cũng giống như việc chèn link bạn cũng chọn Hyperlink sau đó tìm tới đường dẫn của file hoặc thư mục và click vào để chọn, ví dụ ở đây mình chọn thư mục sound Recordings

Hình I.70

Và thư mục được mở lên dễ dàng và nhanh chóng

Hình I.71

4.2 Nhúng dữ liệu

Tạo liên kết dữ liệu tự động giữa Word & Excel 2010

Khi soạn thảo văn bản trong Word và cần lấy các dữ liệu từ bảng tính Excel, đa

số người dùng đều dùng thao tác quen thuộc là copy và paste từ Excel vào Word Tuy nhiên, cách này chỉ phù hợp khi dữ liệu của bạn không nhiều hoặc ít thay đổi Trong trường hợp bạn phải lấy nhiều số liệu từ Excel hay dữ liệu trong bảng Excel thay đổi liên tục thì cách làm này rất dễ nhầm lẫn và mất nhiều thời gian, công sức để cập nhật