TIN HỌC CƠ SỞ LOGO MICROSOFT EXCEL

TIN HỌC CƠ SỞ LOGO MICROSOFT EXCEL (21tiết) 1 Bài giảng do Bộ môn THCS, Khoa CNTT biên soạn NỘI DUNG 1 Làm quen với Microsoft Excel (1t) 2 Làm việc với dữ liệu trong Excel (3) 3 Giới thiệu và sử dụngc.

NỘI DUNG

1 Làm quen với Microsoft Excel (1t)

2 Làm việc với dữ liệu trong Excel (3)

3 Giới thiệu và sử dụngcác hàm số trong Excel (15t)

4 Khai thác cơ sở dữ liệu (1,5t)

5 Đồ thị trong Excel

6 Trình bày trang in (0,5t)

KHỞI ĐỘNG & THOÁT KHỎI MS EXCEL

 Khởi động: Có nhiều cách khởi động MS Excel

- Cách 1: Vào Start, chọn Programs (hoặc All Programs), chọn Microsoft Office, chọn tiếp mục Microsoft Office Excel 2007

- Cách 2: Nhấp đúp lên biểu tượng MS Excel trên màn hình nền (nếu

có)

 Thoát: Để thoát khỏi chương trình Word, bạn có nhiều cách để thực hiện:

- Cách 1: Vào menu File, chọn Exit

- Cách 2: Nhấp chuột vào biểu tượng Close trên thanh tiêu đề

- Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt-F4

- Cách 4: Nhấp phải chuột lên biểu tượng chương trình Word ở dưới thanh Taskbar rồi chọn Close (hoặc Close Group)

3

CÁC THÀNH PHẦN CỦA CỬA SỔ EXCEL

Ô Name Box Thanh công thức

Formula Bar Địa chỉ cột

Địa chỉ dòng

Con trỏ ô

Các nút duyệt bảng tính

Danh sách bảng tinh (Sheet)

Con trỏ chuột

THANH CÔNG CỤ RIBBON

 Chứa các nút lệnh cho hầu hết các tính năng của Excel

 Có thể được thu gọn để có nhiều không gian hơn cho bảng tính

MỘT SỐ KHÁI NIỆM

- Bảng tính (Sheet): Là một bảng để nhập dữ liệu

- Tập bảng tính (Workbook): Là một tập tin của MS Excel dùng để chỉ một tập

hợp các bảng tính hiện có trong tập tin Trong mỗi Workbook có thể chứa tối đa

255 Sheet Mặc định mỗi lần khi khởi tạo một Workbook thì Excel chỉ tạo sẵn 3 Sheet Khi thêm một Sheet mới thì vào Insert, chọn Worksheet

- Cột (Column): Là một cột trong một trang bảng tính Mỗi cột trong một Sheet

được đánh dấu bằng một tên gọi là địa chỉ cột Trong mỗi Sheet có tất cả 256 cột được đánh địa chỉ từ A, B, C, …,Z, AA, AB, AC, … , AZ, BA, BB, …

- Dòng (Row): Là một dòng trong một bảng tính Mỗi dòng trong bảng tính được

đánh dấu bằng một số thứ tự được gọi là địa chỉ dòng Trong mỗi Sheet có tất cả

là 655536 dòng, dòng được đánh địa chỉ từ 1 đến 655536 6

MỘT SỐ KHÁI NIỆM

 Thuật ngữ cần nhớ

- Ô (Cell): Là giao của một cột và một dòng trong bảng tính Ô cũng được định

dạng bằng một địa chỉ từ việc kết hợp địa chỉ cột và địa chỉ dòng

Ví dụ: Ô đang được chọn trong hình có địa chỉ là C2

- Vùng (Range, Area): Là một tập hợp các ô liên tiếp Mỗi vùng được xác định

bằng một địa chỉ có dạng: Địa chỉ ô góc bên trái : Địa chỉ góc dưới bên phải

LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH

1 Các thao tác với tập tin bảng tính

9

CÁC THAO TÁC VỚI TẬP TIN BẢNG TÍNH

 Lưu bảng tính

Để lưu nội dung của các bảng tính hiện hành vào đĩa thì ta thực hiện một trong 3 cách sau:

 Cách 1: Vào menu File, chọn Save

 Cách 2: Nhấp biểu tượng Save trên thanh công cụ

 Cách 3: Nhấp tổ hợp phím Ctrl + S

 Khi lưu văn bản mới lưu lần đầu tiên thì Excel hiển thị hộp

thoại Save As

 Chọn thư mục muốn lưu

 Tại ô File Name đặt tên cho tập tin

 Tại ô Save As Type, nhấp vào mũi tên rồi chọn Microsoft

Office Excel Workbook

 Nhấp vào nút Save để lưu

11

CÁC THAO TÁC VỚI TẬP TIN BẢNG TÍNH

MỞ BẢNG TÍNH ĐÃ CÓ TRÊN ĐĨA

 Bước 1: Thực hiện lệnh Open

 Cách 1: Vào menu File, chọn lệnh Open

 Cách 2: Nhấp biểu tượng Open trên thanh

công cụ chuẩn

 Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O sẽ xuất hiện

hộp thoại Open Nhấn chọn tên file cần mở Nếu muốn mở nhiều file thì giữ thêm phím Ctrl trong khi chọn các file Nhấn nút Open (hoặc nhấn phím Enter)

TẠO MỘT TẬP TIN BẢNG TÍNH MỚI

 Cách 1: Vào menu File, chọn lệnh New xuất hiện

Workbook

 Cách 2: Nhấp biểu tượng New trên thanh công cụ

 Cách 3: Nhấn Ctrl + N

THAO TÁC VỚI WORKSHEET

 Chèn thêm Worksheet mới vào Workbook: 4 cách

1 Nhấn trên thanh sheet tab

2 Shift+F11 chèn sheet mới vào trước sheet hiện hành

3 Home / nhóm Cells / Insert / Insert sheet

4 Nhấp phải chuột lên sheet tab / chọn Insert…, hộp thoại Insert hiện ra, chọn

Worksheet /nhấn OK Sheet mới sẽ chèn vào trước sheet hiện hành

 Đổi tên Worksheet : Nhấn chuột phải vào sheet cần đổi tên và chọn Rename

 Xóa Worksheet:

1 Chọn sheet muốn xóa , chọn Home / chọn nhóm Cells / Delete / Delete sheet

2 Nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau đó chọn Delete, xác nhận xóa OK.

 Sắp xếp thứ tự các worksheet

1 Nhấp trái chuột lên tên sheet cần sắp xếp và giữ chuột kéo đến vị trí mới và thả chuột

 Sao chép/Copy Worksheet

 Nhấp phải chuột lên sheet, chọn Move or Copy…chọn vị trí đặt bản sao trong vùng Before sheet / đánh dấu chọn vào hộp Creat a copy / nhấn nút OK

 Để sao chép nhanh bạn nhấn giữ phím Ctrl rồi dùng chuột chọn lên tên sheet

cần sao chép / giữ trái chuột rê đến vị trí đặt bản sao trên thanh sheet tab / thả trái chuột

15

THAO TÁC VỚI WORKSHEET

 Sao chép/Copy Worksheet (2)

 Để sao chép nhiều sheet cùng lúc cũng làm tương tự nhưng phải chọn nhiều sheet trước khi

thực hiện lệnh Để chọn được nhiều sheet bạn hãy giữ phím <Ctrl + nhấp chuột> để chọn

sheet

 Để chép một hay nhiều sheet sang một workbook khác, bạn hãy mỡ workbook đó lên sau đó

thực hiện lệnh Move or Copy… và nhớ chọn tên workbook đích tại To book (nếu chọn

workbook đích (new book) thì sẽ sao chép các sheet đến một workbook mới)

 Ẩn/ Hiện worksheet

Tab Color: chọn mầu cho sheettab

THAO TÁC VỚI WORKSHEET

THAO TÁC VỚI Ô & VÙNG

NHẬN DẠNG Ô & VÙNG (cells, range)

 Nhận dạng ô và vùng (cells, range)

Địa chỉ một ô trong Excel được xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự của dòng Một vùng trong bảng tính được x c định bằng địa chỉ của ô ở góc trên bên trái của vùng

và địa chỉ ô góc dưới bên phải của vùng (có dấu : phân c ch) Đặc biệt, địa chỉ của

cả một cột hoặc dòng được x c định là <tên cột>:<tên cột> (ví dụ cột A thì được x c định ngắn gọn là A:A) và <số dòng>:<số dòng> (ví dụ: địa chỉ của cả một dòng 4 là 4:4)

Ví dụ: Hình bên dưới ô hiện hành có địa chỉ là B11 vì nó có tiêu đề cột là B và số dòng

là 11, vùng được bao bởi nét chấm đứt có địa chỉ là H2:H12 vì ô đầu tiên của vùng

có địa chỉ là H2 và ô cuối của vùng là H12

THAO TÁC VỚI Ô & VÙNG

 Chọn vùng: dùng chuột, shift + các mũi tên, Ctrl+A

 Sao chép và di chuyển vùng

 Dán đặc biệt (Paste Special): Trong qu trình sao chép đôi khi chúng ta c ần dán nội dung đã

sao chép hay cắt từ bộ nhớ vào với một số chọn lọc nào đó, khi đó thay vì dùng lệnh Paste bạn hãy sử dụng Paste Special… au khi chọn vùng, ra lệnh Copy, đến đích cần sao chép đến và nhấp phải chuột, chọn lệnh Paste Special… hộp thoại Paste Special có một số lựa chọn như bảng sau:

 All: Dán cả giá trị và định dạng của vùng nguồn

 Formulas: Dán giá trị và công thức, không định dạng

 Values : Chỉ dán giá trị và kết quả của công thức,

 Đặt tên vùng: Việc đặt tên vùng có lợi rất lớn trong quá trình thao tác và

xử lý tính toán như: Vùng được gán tên sẽ giúp gợi nhớ và dễ hiểu công dụng của nó hơn là các địa chỉ đơn thuần, đặt tên giúp việc tham chiếu tính

to n ít sai sót hơn và

 di chuyển hay chọn các vùng đã được đặt tên rất nhanh chóng từ Name box

 (hoặc dùng Go to – F5).… Tên dài tối đa 255 ký tự không chứa khoảng

trắng và

 dấu chấm, tên phải bắt đầu là ký tự không được bắt đầu là số, tên không

được

 đặt giống c c địa chỉ tham chiếu Formulas / Defined Names / Define Name

 Thêm chú thích cho ô: Review / Comments / New Comment

THAO TÁC VỚI Ô & VÙNG

 Chèn, xóa ô, dòng và cột

 Dùng chuột

 Dùng menu: Chọn Home / chọn nhóm Cells / Insert hoặc Delete

 Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng

 Bước 1 Chọn dòng hoặc cột cần điều chỉnh chiều cao hoặc độ rộng

 Bước 2 Chọn Home / Cells / Format / Chọn lệnh phù hợp

 Nhanh: Dùng chuột đánh dấu các dòng hoặc cột cần thay đổi, đặt con trỏ vào đường kẻ giữa dòng hoặc cột cho đến khi xuất hiện hãy kéo chuột để lấy kích thước mong

muốn

21

THAO TÁC VỚI Ô & VÙNG

 Nối (Merge)

Nối các ô: chỉ dữ liệu ở ô góc trên cùng bên trái của nhóm được dữ lại

 Bước 1 Chọn các ô cần nối lại

 Bước 2 Chọn Home / Alignment / chọn Merge & Center

 Chuyển một ô đã nối về lại nhiều ô (Unmerge)

Bỏ nối các ô: nội dung sẽ hiện tại ô ở góc trên cùng bên trái

 Bước 1 Chọn ô đang bị nối

 Bước 2 Chọn Home / Alignment / chọn lại Merge & Center hoặc Unmerge Cells

THAO TÁC VỚI Ô & VÙNG

 Sử dụng Freeze Panes khóa hàng/cột trong bảng có nhiều hàng, cột không di chuyển khi di

chuyển thanh trượt (ngang/dọc): View/ Freeze Panes

23

THAO TÁC VỚI Ô & VÙNG

BÀI TẬP LÀM QUEN VỚI MS EXCEL

 Tìm hiểu về môi trường Excel, các nhóm lệnh trên thanh Ribbon

 Mở một Workbook (tệp Excel) có sẵn:

• Thao tác với Worksheet

• Thao tác với ô, vùng

• Thêm, xóa chỉnh sửa hàng, cột

LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU TRONG EXCEL

NHẬP LIỆU – HIỆU CHỈNH

 Nhập số, chuỗi, thời gian, ngày tháng năm

B1: Trên Worksheet, chọn ô cần nhập liệu

B2: Nhập vào con số, chuỗi văn bản, ngày tháng hay thời gian, …

mà bạn cần

B3: Nhập xong nhấn Enter (ô hiện hành chuyển xuống dưới)

hoặc Tab (ô hiện hành chuyển qua phải để kết thúc

NHẬP LIỆU – HIỆU CHỈNH

 Một số lưu ý khi nhập liệu:

Nếu nhập các con số vào mà Excel hiển thị ##### là do chiều rộng cột

không đủ, bạn phải tăng thêm chiều rộng cột

Mặc định Excel sẽ dùng dấu (.) để phân cách phần số nguyên và thập phân

Khi nhập các con số mà con số này không cần tính toán thì bạn nên định

dạng ô là Text (Home nhóm Number Chọn Text từ danh sách)

Ngày và thời gian nhập vào ô thì nó dùng định dạng ngày mặc định

trong Control Panel Regional and Language Options

Khi nhập ngày dùng dấu / hoặc – để phân cách, ví dụ 10/05/2007 hoặc

10 – 05 – 2007 Khi muốn nhập ngày hiện tại vào ô hãy gõ <Ctrl + Shift>

 Gõ địa chỉ tuyệt đối của ô và miền trong công thức: dùng phím F4

VD: cần gõ $A$5:$C$8: dùng chuột chọn miền A5:C8, rồi ấn phím F4

NHẬP LIỆU – HIỆU CHỈNH

Ví dụ nhập các loại dữ liệu

29

 Nhập các ký tự đặc biệt

 Bước 1 Muốn nhập ký tự đặc biệt vào, trước tiên chọn ô và đến nơi cần

chèn trong ô

 Bước 2 Chọn Insert / nhóm Text / chọn Symbol

 Bước 3 Trong hộp thoại Symbol hãy chọn ký tự cần, có thể đổi kiểu Font

tại hộp Font

 Bước 4 Nhấn nút Insert để chèn

NHẬP LIỆU – HIỆU CHỈNH

NHẬP LIỆU – HIỆU CHỈNH

Công cụ này Excel sẽ giúp bạn điền tự động dữ liệu theo các mẫu AutoFill có sẵn Ngoài ra bạn còn có thể tạo thêm các mẫu phục

vụ cho công việc của mình

Bạn muốn điền các số lẻ trong khoảng từ 1 đến 25 vào cột A bạn làm như sau:

B1: Chọn ô đầu tiên A1 và nhập vào số 1

B2: Chọn ô tiếp theo A2 và nhập vào số 3 (bước nhảy bằng 3-1= 2, Excel sẽ cộng số 2 vào ô chứa số lẻ trước đó để được số lẻ kế tiếp)

B3: Chọn 2 ô A1:A2, di chuyển chuột xuống dấu vuông nhỏ màu đen (Fill

handle) ở góc dưới bên phải vùng chọn cho chuột biến thành dấu cộng màu đen

B4: Giữ trái chuột kéo xuống phía dưới cho đến khi hiện số 25 thì dừng lại

31

NHẬP LIỆU – HIỆU CHỈNH

 Sử dụng chức năng AutoFill

MỘT SỐ KỸ THUẬT KHI NHẬP LIỆU

 Gõ địa chỉ tuyệt đối của ô và miền trong công thức: dùng

 Nếu nhập các con số vào mà Excel hiển thị ##### là do chiều

rộng cột không đủ bạn phải tăng thêm chiều rộng cột

ĐỊNH DẠNG

 Định dạng chung

 Bảng và định dạng bảng (table)

33

ĐỊNH DẠNG

 Định dạng chung: Các nút định dạng thông dụng của Excel được bố trí rất thuận lợi truy

cập trong nhóm Home của thanh Ribbon

 Khi cần các định dạng phức tạp hơn ta sử dụng hộp thoại Format Cells được trình bày ở tiếp

theo

ĐỊNH DẠNG BẰNG Format/Cells

- Chọn Home / nhóm Cells / Format / Format Cells…

+ Tab Number: định cách hiển thị số

+ Tab Alignment: định cách chỉnh vị trí dữ liệu

+ Tab Font: định font chữ

+ Tab Border: định đường kẻ viền các ô

+ Tab Fill: Đặt màu nền

+ Protection: Bảo mật dữ liệu

Tìm hiểu chi tiết từng nội dung của mỗi tab trong tài liệu Microsoft Excel

Kiểu hiển

thị số

Hiển thị đinh dạng của giá trị trong ô

Số chữ số thập phân

Chọn ô này nếu muốn sử dụng ký hiệu ngăn cách hàng nghìn

Chọn loại định dạng hiển thị số âm

Chú giải

Format/Cells… Tab Number

Chọn font

chữ

Chọn kích thước chữ

Chọn màu chữ

39

Không kẻ

khung

Màu đường kẻ

ĐỊNH DẠNG

 Định dạng bảng: Excel thiết lập sẵn rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng và còn hỗ trợ tạo

thêm các biểu mẫu mới

Áp dụng định dạng bảng cho danh sách và chuyển danh sách thành bảng

 Bước 1 Chọn vùng cần định dạng bảng (Ví dụ B2:B8 )

 Bước 2 Chọn Home / nhóm Styles / chọn Format As Table

 Bước 3 Cửa sổ Style liệt kê rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng, chọn một trong các biểu

mẫu Ví dụ chọn mẫu Light số 9

 Bước 4 Cửa sổ Format As Table hiện lên nhấn OK để xác nhận

TÌM KIẾM & THAY THẾ DỮ LIỆU

 Ý nghĩa và cách sử dụng Find/ Replace tương tự trong Word

 Để tìm dữ liệu hoặc tìm và thay thế dữ liệu:

 Kích nút Find & Select trên nhóm Editing của tab Home

 Chọn Find hoặc Replace

41

 Khái niệm Cơ sở dữ liệu

tiên trong cột Mỗi cột gọi là một trường – Field Tên của các

cột thể hiện ở dòng đầu tiên trong bảng dữ liệu gọi là dòng tiêu

đề - Heading row. Lưu ý rằng dòng tiêu đề là một dòng đơn không có sự gộp ô

 Mỗi dòng trong bảng là một tập hợp các dữ liệu tương ứng với các trường của bảng mô tả cho một đối tượng cụ thể Mỗi

dòng được gọi là một bản ghi – Record

43

CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG EXCEL

 Ví dụ: Bảng sau là một cơ sở dữ liệu

 Thông thường một cơ sở dữ liệu (CSDL) có một số lượng dòng và cột lớn Thông qua cơ sở dữ liệu người sử dụng có thể:

- Tổng hợp số liệu

- Thống kê dữ liệu Ví dụ: Tính số lượng nhân viên của từng phòng ban

- Trích lọc ra các dòng dữ liệu theo các yêu cầu Ví dụ: Liệt kê danh sách các nhân viên ở phòng Tổ chức Hành chính (TCHC)

CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG EXCEL

45

2 Sắp xếp dữ liệu

 Bôi đen vùng dữ liệu cần sắp xếp

 Vào Data, chọn Sort… để mở hộp thoại sort

 Tại ô Sort by, chọn tên cột cần sắp xếp ở mức ưu tiên nhất Nếu cần sắp xếp thêm các điều kiện khác thì chọn tại ô Then by

 Mỗi cột cần sắp xếp ta chọn phương án sắp xếp Order là tăng dần

(Ascending) hoặc giảm dần (Discending)

 Lưu ý rằng nếu vùng cơ sở dữ liệu có chứa dòng tiêu đề thì tích

chọn My data has Headers , nếu không thì bỏ chọn và như thế nó

sẽ sắp xếp luôn dòng đầu tiên

 Ví dụ: Trong hình vẽ dưới đây là sắp xếp bảng số liệu theo cột Tên

trước, sau đó sắp xếp theo Họ và tất cả sắp xếp theo kiểu tăng dần Đồng thời, do bôi đen luôn cả dòng tiêu đề nên ta phải chọn Header

rows để loại trừ dòng tiêu để ra không sắp xếp

CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG EXCEL

CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG EXCEL

Chọn tên

sắp xếp

47

3 Lọc dữ liệu

 Khái niệm: Lọc (Filter) là liệt kê ra các dòng dữ liệu từ trong bảng CSDL thỏa

mãn một số điều kiện nào đó

 Ví dụ:

 Liệt kê danh sách sinh viên lớp 08CDKT2A có điểm thi dưới 5

 Liệt kê danh sách chi tiết các lần bán mặt hàng Cà phê trong thời gian từ ngày 01/04/2008 đến ngày 31/05/2008

- Để thực hiện lọc ta cần nắm rõ các yếu tố cơ bản sau:

 Vùng (miền) dữ liệu: Hay còn gọi là CSDL (Database), là vùng chứa toàn

bộ dữ liệu cần xử lý kể cả dòng tiêu đề

 Vùng điều kiện (Criteria): Là vùng bất kỳ trên bảng tính nằm ngoài vùng

CSDL, chứa các điều kiện (điều kiện mà các bản ghi phải thỏa mãn) Vùng điều kiện tối thiểu có hai hàng: Hàng đầu tiên chứa dòng tiêu đề của vùng

và các hàng bên dưới liệt kê các điều kiện Có hai loại vùng điều kiện: Vùng điều kiện so sánh trực tiếp, vùng điều kiện so sánh gián tiếp

CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG EXCEL