TIN HỌC CƠ SỞ LOGO Microsoft Word

TIN HỌC CƠ SỞ LOGO Microsoft Word (22 tiết) Bài giảng do Bộ môn THCS, Khoa CNTT biên soạn 2 Nội dung 1 Làm quen với MS Word (1t) 2 Soạn thảo và trình bày thông tin (10t) 3 Trình bày thông tin trong cộ.

2

Nội dung

3

1 Làm quen với MS Word

3 Cách hiển thị tài liệu

Môi trường MS Word

Môi trường MS Word

Thao tác với tệp

 Tạo mới

 Nhấp vào biểu tượng Office Button (hoặc Quick Access) / New

 Lưu tệp

 Nhấp vào biểu tượng Office Button (hoặc Quick Access) / Save

 Save as type: Lưu ý chọn version Word để lưu tài liệu (hiện nay nên lưu dưới dạng doc – Word 97-20003)

Hộp thoại Save As

Cách hiển thị tài liệu

 Hiển thị theo nhiều cách

 Print Layout view

 Full Screen Reading view

 Web Layout view

 Outline view

 Draft view

 Các tùy chọn khác trên tab View

 Hiển thị thước và lưới phân chia, Document map

 Sắp xếp cửa sổ, Thay đổi tỷ lệ hiển thị

 …

Cách di chuyển tài liệu

 Nhấp vào biểu tượng Office Button (hoặc Quick Access) / New

11

2 Soạn thảo & trình bày thông tin

1 Tạo tài liệu đầu tiên

Tạo tài liệu đầu tiên

 Thiết lập môi trường soạn thảo: Thao tác đầu tiên khi soạn thảo VB

 Khổ giấy, chiều ngang-dọc, lề, font mặc định

 Làm quen với cửa sổ soạn thảo

 Đoạn văn bản

 Sự khác nhau giữa dùng Shift + Enter và Enter

Tạo tài liệu đầu tiên (tiếp)

Chỉnh sửa văn bản (tiếp)

 Tìm kiếm và thay thế

 Home / Editing / Find hoặc Replace (Hoặc dùng phím tắt Ctrl + F)

Chỉnh sửa văn bản (tiếp)

 Sửa lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp (Review/ Spelling)

Tạo danh sách liệt kê (Bullets and Numbering)

 Để tạo danh sách liệt kê (đánh số thứ tự hoặc chèn ký tự đặt biệt một cách tự động vào đầu dòng của dòng đầu tiên trong mỗi đoạn văn bản), ta thao tác như sau:

o Dùng biểu tượng: Nháy chuột vào 1 trong 2 biểu tượng :

(Numbering) hoặc (Bullets) trong nhóm

Paragraph tại Tab Home

Làm cho VB trông đẹp mắt (tiếp)

 Watermark (dấu chìm): Page Layout/Watermark

 Background (màu nền): Page Layout/Page Color

Làm cho VB trông đẹp mắt (tiếp)

 Page Layout /Page Borders

 Chọn Borders để tạo đường viền cho

đoạn văn bản

- Chọn Box để đóng khung

- Chọn None để không đóng khung nữa

- Chọn kiểu của nét vẽ trong phần Style

 Nếu không cần tạo nền mờ, chọn OK

 Nếu muốn tạo nền mờ, hãy chọn hộp

Shading

+ Chọn 5% hoặc 10%

+ Chọn OK

 Chọn Page Border để đóng khung cho

các trang văn bản trong cả tài liệu

Làm cho VB trông đẹp mắt (tiếp)

 Tạo DropCap

 Insert / DropCap

Tab: Căn chỉnh, trình bày văn bản Tab có thể dùng để di chuyển con trỏ theo từng bước nhẩy (khi nhấn phím Tab)

 Tab Trái : Văn bản xuất hiện bên trái vị trí đặt dấu Tab

 Tab Phải : Văn bản xuất hiện bên phải vị trí đặt dấu Tab

 Tab Giữa : Văn bản được căn giữa so với vị trí đặt dấu Tab

 Tab Thập Phân: Dùng để căn các số theo kí hiệu phân tách phần nguyên và thập phân

 Tab Thanh Ngăn: Dùng để tạo ra một đường kẻ dọc có chiều cao bằng chiều cao của kí tự tại vị trí đặt Tab

21

Làm cho VB trông đẹp mắt (tiếp)

Cách đặt Tab (1)

Kiểm tra thanh thước đang để đơn vị là gì? Tốt nhất là để đơn vị cm

 Vào Home/ Paragraph bấm vào biểu tượng -> chọn Tabs

 Xác định được vị trí cần đặt Tab -> gõ số vào ô đầu tiên (Tab stop position)

 Chọn tab: phải, trái giữa, thập phân ở dòng dưới

(ở mục Alignment)

 Chọn kiểu hiện thị của tab (ở mục Leader)

 Sau đó bạn chọn Set để thiết lập

 Bạn có thể đặt nhiều tab trên 1 dòng

Chọn OK để kết thúc

 Để xuất hiện tab ở trang văn bản,

gõ chữ bình thường sau đó ấn phím Tab

trên bàn phím để hiển thị Tab

 Xóa Tab đã đặt: chọn Tab và nhấn Clear

 Có thể dùng công cụ “Chổi” để sao chép định dạng

Tab cho các dòng tiếp theo

22

Làm cho VB trông đẹp mắt (tiếp)

Mẹo đặt Tab nhanh

1 Kích chuột trái vào các vị trí tab cần đặt trên thước

2 Chỉnh sửa tab theo ý muốn bằng cách 1: trái, phải, … đặt

dấu gạch khi chạy tab (leader)

Cách này vẫn phải thực hiện một số công đoạn như cách 1, tuy nhiên ta có thể quan sát trực quan

các vị trí tab ngay trên thước so với phần ký tự đã gõ trên dòng định đặt tab

23

Làm cho VB trông đẹp mắt (tiếp)

 Theo dõi việc chỉnh sửa bằng Track Changes

 Vào tab Review/ Track Changes

24

Track Changes và Comments

 Accept và Reject Track Changes

 Nếu bạn không muốn nhìn thấy VB “sạch sẽ” thì hãy chọn Accept All

Changes để đồng ý tất cả thay đổi và xóa các đánh dấu thay đổi

• Nếu bạn đồng ý một thay đổi nào đó hoặc tất cả hãy chọn Accept Change (All Changes)

• Nếu bạn từ chối một thay đổi nào đó hoặc tất cả hãy chọn Reject Change (All Changes)

 Ẩn tạm thời những thay đổi: Review/Show Markup

25

Track Changes và Comments(tiếp)

28

3 Trình bày trong cột & bảng

1 Cách trình bày thông tin trong cột

2 Sử dụng Tab để tạo danh sách dạng bảng

3 Cách trình bày thông tin trong bảng

4 Định dạng bảng

5 Tính toán trong bảng

6 Sắp xếp dữ liệu trong bảng

 Sử dụng chức năng Columns để chia cột

 Page Layout / Columns

 Sử dụng hộp thoại Columns để thiết lập tùy chọn

29

Trình bày thông tin trong cột

Trình bày thông tin trong cột

 Chia cột sau khi gõ văn bản:

 Gõ văn bản bình thường

• Chọn khối văn bản cần chia cột

• Page Layout Click chuột vào biểu tượng trong nhóm Page Setup

Chọn More Columns

 Trong khung Presets:

- Chọn Line Between (nếu muốn có đoạn thẳng ngăn cách giữa các cột)

- Chọn khung Width, khung Spacing nếu muốn các cột có độ rộng khác nhau cũng như khoảng cách giữa các cột

- Chọn OK để được văn bản định dạng theo mong muốn

 Dùng khi trình bày dữ liệu đơn giản dạng

bảng

31

Dùng Tab để tạo DS dạng bảng

 Dùng khi trình bày dữ liệu đơn giản dạng

bảng

32

Trình bày thông tin trong bảng

 Tạo mới bảng: Insert / Table

33

Trình bày TT trong bảng (tiếp)

 Các thao tác với bảng

 Các thao tác chọn: bảng, dòng, cột, ô

 Các thao tác sửa đổi:

• Thay đổi kích thước dòng, cột, bảng

 Bạn có thể tạo nhanh một bảng bằng Quick Table

 Insert / Table / Quick Table

 Sử dụng tab ngữ cảnh Design để định dạng bảng

 Trong nhóm Table Styles bạn có thể chọn các kiểu

bảng có sẵn rất chuyên nghiệp và đa dạng

35

Định dạng bảng

 Tiêu chí sắp xếp

 Sắp xếp theo tăng / giảm

 Các tùy chọn: chú ý tiếng Việt (Sorting language)

37

Sắp xếp dữ liệu trong bảng

Bài tập thực hành

 Chia cột văn bảng bằng Columns

 Sử dụng Tab để trình bày dữ liệu dạng bảng đơn giản

 Bảng: tạo, chỉnh sửa, định dạng, sắp xếp

 Picture and Clip Art

 Insert / Picture hoặc Clip Art (Organize clips …)

40

Chèn và chỉnh sửa ảnh

 Insert / trong nhóm Text / WordArt

41

Tạo chữ nghệ thuật WordArt

 Sử dụng SmartArt Graphic vẽ các sơ đồ logic có

thứ bậc rõ ràng, hoặc luồng xử lý công việc

 Insert / Insert SmartArt Graphic

43

Tạo, chỉnh sửa sơ đồ (tiếp)

 Insert / Symbols

 Font: Normal text, Wingdings, Wingdings 2, Wingdings 3

44

Chèn ký tự đặc biệt

DÙNG MICROSOFT EQUATION

 Sử dụng Microsoft Equation để tạo các công thức phức tạp ta làm như sau:

- Đặt điểm chèn (con trỏ) nơi muốn tạo công thức;

- Chọn Insert/ Equation (trong nhóm Symbols)

- Chọn mẫu công thức phù hợp với yêu cầu

47

5 Hoàn tất tài liệu

1 In ấn

2 Căn bản về Header và Footer

3 Tìm hiểu về bảng mục lục (Table of Contents)

2 Soạn thảo tài liệu

3 Thiết lập tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang, đánh

số trang nếu cần

4 Xem tài liệu trước khi in (Print preview)

5 In tài liệu

IN ẤN

- Định dạng trang in: Đây là bước bạn phải làm đầu

tiên khi soạn thảo một tài liệu trên word;

- Soạn thảo tài liệu: bao gồm tât cả các kỹ năng bạn đã

học từ chương 1 đến chương 5;

- Thiết lập tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang

- Printer Preview: là khâu rất quan trọng Cho phép

bạn xem nội dung các trang in trước khi in

TÍNH NĂNG PAGE SETUP

khổ giấy in

 Vào Page Layout Chọn Page Setup Nhấn chọn Dialog Box Hộp thoại Page Setup xuất hiện

 Tab Margins cho phép thiết lập

lề trang in, chọn chiều in trên khổ

giấy

chọn khổ giấy in

 Insert / trong nhóm Header & Footer

 Thiết lập tiêu đề đầu trang Header

 Thiết lập tiêu đề chân trang Footer

 Thiết lập số trang Page Number

 Lưu ý: chỉnh font chữ, cỡ chữ,…

51

Header và Footer

 Dùng cho: luận văn, bài nghiên cứu, đề án, tài liệu,

giáo trình, hướng dẫn sử dụng …

 Yêu cầu: các đề mục định dạng bằng Heading Style

52

Mục lục tự động Table of Contents

 Cập nhật mục lục khi văn bản thay đổi

 References / Update Table hoặc click chuột phải vào ML

Bài tập thực hành

 Biết cách cách thiết lập Header, Footer

 Tạo mục lục tự động

 Một tính năng rất mạnh của phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word là trộn tài liệu (Mail Merger) Điều này đã giúp ích cho các nhân viên văn phòng rất nhiều trong việc in các danh sách của mình ra các

phiếu nhỏ

6 TRỘN VĂN BẢN

Cách trộn văn bản

Bước 1: Tạo bảng danh sách dữ liệu nguồn: bảng điểm, danh sách khách mời, danh

sách cán bộ được nâng lương…(Có thể soạn trên Word, Excel, Access,Foxpro)

Bước 2: Mở một tệp mới soạn thảo nội dung của văn bản cần trộn như giấy mời, giấy

báo nhập học, quyết định nâng lương

Bước 3: Vào Mailings chọn Step by Step Mail Merge Wizard -> mặc định chọn Letters

-> bấm Next tại mục Step 1 of 6 -> Step 2 -> Step 3 -> xuất hiện hộp thoại, hãy chọn file nguồn đã tạo ở bước 1 -> chọn Open -> OK -> OK

Bước 4: Sau khi trở về văn bản cần trộn (ở bước 2) ta đưa trỏ lệnh đến các mục có nội

dung chung như Hoten, ngaysinh, Sau đó vào Insert Merge Field trên thanh công cụ Mailings, chọn nội dung các cột tương ứng đã có trong thực đơn này Lần lượt chọn cho tất cả các mục còn lại của văn bản còn lại

Bước 6: Từ tab Mailings, chọn Finish & Merge

6 TRỘN VĂN BẢN

Bài tập thực hành Mail Merge

 Các bước và cách thực hiện trộn văn bản (Mail Merge)

1 In giấy báo trúng tuyển

2 In quyết định nâng lương

3 Giấy mời

Ôn tập

 Phần 1: Làm quen với MS Word

 Thanh công cụ và hệ thống menu; Các thao tác với tệp

 Cách hiển thị, di chuyển tài liệu

 Phần 2:Soạn thảo và trình bày thông tin

 Soạn thảo văn bản, tìm kiếm, thay thế

 Bullets, Numbering, Multilevel List, Style

 Phần 3: Trình bày thông tin trong cột và bảng

 Phần 5: Hoàn tất tài liệu

 Biết cách cách thiết lập Header, Footer; Tạo mục lục tự động

 Phần 6: Mail Merge

 Các bước và cách thực hiện trộn văn bản

Hỏi & Đáp