ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG đơn giản dành cho các bạn đang nghiên cứu môn công chứng, chứng thực, tài liệu này có tham khảo nhiều, sườn bài làm ngắn gọn tập chung ý chính, nếu muốn làm đúng phải làm rõ từng phần và chi tiết hơn rất nhiều. Đây chỉ là bài chuẩn bị trước khi học các bạn nhé
Trang 1CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN THANH
Kính gửi : UBND tỉnh Vĩnh Phúc
Sở Tư pháp tỉnh Vĩnh Phúc
1 Cơ sở pháp lý của việc xây dựng Đề án thành lập Văn phòng công chứng.
- Luật công chứng năm 2014;
- Luật doanh nghiệp năm 2020;
- Quyết định 32/2020/QĐ-UBND xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc.
2 Sự cần thiết của việc thành lập Văn phòng công chứng.
Huyện Tam Dương, tỉnh Vĩnh Phúc là một huyện thuộc tỉnh Vĩnh Phúc có độ dân cư vừa phải, cơ cấu phát triển kinh tế theo hướng công nghiệp Vị trí địa lý của huyện Tam Dương giáp ranh với Thành Phố Vĩnh Yên và đặc biệt nằm trên huyện Tam Dương đang thi công cụm công nghiệp Tam Dương 1 tại xã Hướng Đạo huyện Tam Dương và sắp tới
là cụm công nghiệp Tam Dương 2, vì vậy làm phát sinh nhu cầu thực hiện giao dịch dân
sự, thương mại, kinh tế…; Tính chất phức tạp, đa dạng, nhiều yếu tố mới phát sinh trong các hợp đồng, giao dịch ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ, thời gian công chứng Hiện nay, trên địa bàn huyện Tam Dương có rất ít tổ chức hành nghề công chứng gây nên sự quá tải cho các đơn vị hành nghề công chứng đó, làm giảm chất lượng của dịch
vụ công chứng Vì vậy việc thành lập thêm Văn phòng công chứng (tạm viết tắt là VPCC) tại huyện Tam Dương là rất cần thiết nhằm đáp ứng nhu cầu giao dịch của người dân, tổ chức trên địa bàn huyện Tam Dương
3 Dự kiến về tổ chức và nhân sự của Văn phòng công chứng.
Văn phòng công chứng hoạt động theo luật doanh nghiệp, với loại hình doanh nghiệp tư nhân
Dự kiến “Văn phòng công chứng Nguyễn Thanh” là VPCC do 02 (hai) công chứng viên đứng ra thành lập với các thông tin như sau:
- Tên đầy đủ: VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN THANH;
- Tên giao dịch quốc tế: NGUYEN THANH NOTARY OFFICE;
- Tên của trưởng văn phòng: NGUYỄN THANH
Trang 2- Lĩnh vực hoạt động: Chứng thực, Công chứng các loại hợp đồng, giao dịch theo quy định của luật công chứng
- Thời điểm hoạt động: chậm nhất 30 ngày, kể từ ngày được UBND tỉnh Vĩnh Phúc cấp phép
4 Dự kiến về nhân sự của Văn phòng công chứng.
Nhân sự văn phòng bao gồm 10 người, trong đó:
- Công cứng viên: số lượng 02 người
o Nguyễn Thanh : Trưởng văn phòng;
Trình độ học vấn : Tốt nghiệp Trường ĐH luật Hà Nội, Tốt nghiệp khóa đào tạo Công chứng viên của Sở tư pháp;
Thời gian công tác pháp luật : 07 năm;
o Nguyễn Hoàng: Công chứng viên;
Trình độ học vấn : Tốt nghiệp Trường ĐH luật Hà Nội, Tốt nghiệp khóa đào tạo Công chứng viên của Sở tư pháp;
Thời gian công tác pháp luật : 05 năm;
- Thư ký nghiệp vụ: 06 người
- Nhân viên văn thư, lưu trữ kiêm thủ quỹ: 01 người
- Nhân viên kế toán: 01 người
5 Về cơ sở vật chất của Văn phòng công chứng.
a Cơ sở vật chất.
Dự kiến trụ sở làm việc của VPCC Nguyễn Thanh đặt tại trung tâm thị trấn Hợp Hòa, huyện Tam Dương, tỉnh Vĩnh Phúc với tổng diện tích gần 200m2;
Phần diện tích để tiếp dân là 60m2, làm việc 60m2, lưu trữ 20m2, nơi để xe của khách và của nhân viên 60m2;
Trụ sở làm việc độc lập khang trang, tiện dụng, đầy đủ bàn ghế làm việc theo phong cách hiện đại và tối giản, thuận tiện cho đặc thù công việc, kho lưu trữ hồ sơ an toàn, khoa học, két chống cháy;
Điều kiện thực hiện các quy định về an ninh trật tự, an toàn giao thông: Đăng ký an toàn phòng chống cháy nổ, nơi làm việc, giao dịch thông thoáng, thiết kế đẹp, khoa học, xếp đặt ngăn nắp, dễ khai thác, sử dụng
b Điều kiện áp dụng công nghệ thông tin.
VPCC được trang bị đầy đủ các phương tiện làm việc bao gồm: Máy vi tính, máy in, máy Scan, máy Fax, Máy photo, mạng Lan nội bộ, mở Website riêng cho văn phòng, ứng dụng, khai thác sử dụng phần mềm hỗ trợ công chứng Uchi do Bộ tư pháp quy định
6 Kế hoạch triển khai hoạt động của Văn phòng công chứng.
a Thời điểm đưa vào hoạt động.
Trang 3Về công tác tổ chức, nhân sự và cơ sở vật chất của VPCC Nguyễn Thanh đã được chuẩn
bị trước, đáp ứng ngay được yêu cầu hoạt động khi có giấy phép của UBND tỉnh Vĩnh Phúc và Sở tư pháp tỉnh Vĩnh Phúc
Tiến độ và các kế hoạc đưa VPCC vào hoạt động: chậm nhất là sau 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy đăng ký hoạt động
b Các dự kiến về tiến độ hoạt động của văn phòng.
- Giai đoạn 01 (từ 2022-2024): dự kiến có thêm 01 công chứng viên, 02 thư ký nghiệp vụ;
- Giai đoạn 02 (từ 2024-2026): dự kiến có thêm 01 nhân viên lưu trữ, 01 kế toán,
01 nhân viên quản trị mạng;
- Giai đoạn 03 (từ 2026-2028): dự kiến có thêm 01 công chứng viên, 03 thư ký nghiệp vụ
c Dự kiến kết quả hoạt động.
Dự kiến trong năm đầu hoạt động, số lượng các hợp đồng, giao dịch được công chứng tại VPCC sẽ có trên 500 hồ sơ Sau một năm đi vào hoạt động, VPCC sẽ thực hiện đánh giá tình hình khách quan và tiềm năng phát triển của Văn phòng để đề ra chiến lược phát triển cho những năm tiếp theo Với chất lượng dịch vụ, đội ngũ chuyên viên và trang thiết bị được đầu tư đồng bộ, VPCC Nguyễn Thanh tự tin dự tính các năm tiếp theo số lượng các hợp đồng, giao dịch sẽ tăng gấp 2, 3 lần so với năm đầu khi mới thành lập
Để đạt được mục tiêu này, VP đặt ra những giải pháp, kế hoạc cụ thể như: Tăng cường quảng bá trên các phương tiện truyền thông, đăng quảng cáo trên các Trang báo Điện tử Vĩnh Phúc, Truyền hình,… Đồng thời cử cán bộ của Văn phòng đến các đơn vị kinh tế lớn như: Ngân hàng, các văn phòng nhà đất…; Cập nhận thông tin mới, thủ tục cần thiết, tư vấn trự tiếp cho khách hàng hoặc trả lời trên điện thoại hoặc máy tính nhằm giúp công việc chuẩn bị giấy tờ nhanh gọn, giảm bớt việc đi lại nhiều lần cho khách hàng
Bên cạnh đó, VPCC Nguyễn Thanh còn xây dựng chiến lược đào tạo, cư chuyên viên pháp lý đi đào tạo nghiệp vụ công chứng tại Học viện Tư Pháp, nhằm bỏ sung đội ngũ Công chứng viên, nâng cao nghiệp vụ và kỹ năng giao tiếp với khách hàng theo phong cách phục vụ tận tình, tận tâm, chu đáo và đúng quy định pháp luật
Hàng quý, Văn phòng tổ chức hội thảo giữa công chứng viên, chuyên viên pháp lý với khách hàng…, tham gia các khóa tập huấn để nâng cao trình độ nghiệp vụ
Trang 4Trong tương lai không xa, số lượng các hợp đồng, giao dịch được công chứng tại VPCC Nguyễn Thanh hứa hẹn sẽ tăng lên từng ngày và xây dựng hình ảnh một VPCC Nguyễn Thanh : “ Uy tín, an tâm, tận tình, chu đáo” sẽ ngày càng được củng cố và phát triển Trên đây là đề án thành lập VPCC Nguyễn Thanh với nhữung bước chuẩn bị, kế hoạch thực hiện, chiến lược kinh doanh, dự kiến ban đầu
Kính trình các cơ quan chức năng xét duyệt đề án được triển khai ứng dụng
Xin trân trọng cảm ơn!
Vĩnh Phúc, ngày 22 tháng 10 năm 2022
Người lập đề án
(đã ký)