Chương 1 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

Trường Đại học Mở TPHCM – Khoa Kế toán Kiểm toánMục tiêu ►Sau khihọc xong chương này sinh viên có thể:  Giải thích được ý nghĩa, vai trò của chứng từ kế toán;  Phânloại được chứng từ k

Trang 1

Trường Đại học Mở TPHCM – Khoa Kế toán Kiểm toán

Mục tiêu

►Sau khihọc xong chương này sinh viên có thể:

 Giải thích được ý nghĩa, vai trò của chứng từ kế

toán;

 Phânloại được chứng từ kế toán;

 Phân tích các quyđịnh pháp lý lên quan đến lập,

lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán;

 Thực hành lập chứng từ;

 Tổ chức chứng từ kế toán cho doanh nghiệp

 Biết được ý nghĩa của một số chỉ tiêu trên hóa

đơn

 Xử lý trường hợp viết sai hóa đơn

Nội dung

►Tổng quan về chứng từ kế toán

►Lập chứng từ kế toán

►Tổ chức chứng từ kế toán

►Ýnghĩa một số chỉ tiêu trên hóa đơn

►Xử lý viết sai hóa đơn

Tài liệu tham khảo

►Luật kế toán 88/2015/QH13(1)

►Thôngtư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014

►Thôngtư 119/2014/TT- BTC ngày 25/8/2014

(1)

Luật kế toán 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 có hiệu lực từ ngày 01.01.2017

Trang 2

Tổng quan về chứng từ kế toán

╗ Khái niệm, vai trò

╗ Phân loại

╗ Yêu cầu đối với chứng từ

╗ Các yếu tố cơ bản của chứng từ

╗ Lập, lưu chuyển, bảo quản và lưu trữ

Khái niệm

► Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật

mang tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài chính

phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ để ghi

sổ kế toán

Phân loại

Chứng từ

Phân loại (tiếp)

► Chứng từ gốc:

 Theonội dung: Lao động tiền lương; Hàng tồn kho;

Bán hàng; Tiền tệ; Tài sản cố định

 Theo công dụng: Chứng từ mệnh lệnh; Chứng từ chấp hành.

 Theo nguồn gốc: Chứng từ bên trong; Chứng từ bên ngoài.

► Chứng từ tổng hợp: tập hợp từ nhiều chứng từ gốc cùng loại.

Trang 3

► Danh mục chứng từ theo thông tư 200/2015/TT-BTC

I Lao động tiền lương

1 Bảng chấm công

2 Bảng chấm công làm thêm giờ

3 Bảng thanh toán tiền lương

4 Bảng thanh toán tiền thưởng

5 Giấy đi đường

6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc

công việc hoàn thành

7 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ

8 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài

9 Hợp đồng giao khoán

10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu)

hợp đồng giao khoán

11 Bảng kê trích nộp các khoản theo

lương

12 Bảng phân bổ tiền lương và bảo

hiểm xã hội

II Hàng tồn kho

1 Phiếu nhập kho

2 Phiếu xuất kho

3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá

4 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ

5 Biên bản kiểm kê vật tư, công

cụ, sản phẩm, hàng hoá

6 Bảng kê mua hàng

7 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ

III Bán hàng

1 Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi

2 Thẻ quầy hàng

IV Tiền tệ

1 Phiếu thu

2 Phiếu chi

3 Giấy đề nghị tạm ứng

4 Giấy thanh toán tiền tạm ứng

5 Giấy đề nghị thanh toán

6 Biên lai thu tiền

7 Bảng kê vàng tiền tệ

8 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho

VND)

9 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho

ngoại tệ, vàng tiền tệ)

10 Bảng kê chi tiền

V Tài sản cố định

1 Biên bản giao nhận TSCĐ

2 Biên bản thanh lý TSCĐ

3 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành

4 Biên bản đánh giá lại TSCĐ

5 Biên bản kiểm kê TSCĐ

6 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

Thí dụ 1:

► Hãy chọn nội dung thích hợp cho Phiếu nhập kho:

Chứng từ mệnh lệnh □

Chứng từ về Hàng tồn kho □

Chứng từ bên trong □

Chứng từ tổng hợp □

Chứng từ về Bán hàng □

Chứng từ chấp hành □

Vai trò của chứng từ kế toán

►Ghi chép banđầu có ý nghĩa quan trọng đối với chất lượng thông tin kế toán

►Phương tiện truyền đạt thông tin phục vụ cho việc quản lý

►Cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế

►Có ýnghĩa pháp lý trong việc giải quyết các vụ tranhchấp, kiện tụng

Trang 4

Thí dụ 2:

►Ông An là nhân viên phòng kinh doanh, ông An

được cử đi công tác Đà Nẵng Theo dự toán, ông

An cần một khoản chi phí là 20.000.000đ Theo

các anh/chị, ông An và kế toán công ty cần phải

làmthủ tục gì để chi số tiền này cho ông An?

►Các chi phí phát sinh trong quá trình công tác: Chi

vé máy bay, phílưu trú khách sạn, tiền taxi, chi phí

ăn uống tiếp khách,… Ông An cần phải làm gì để

chứng minh các khoản chi phí trên là có thực?

►Đề quyết toán số tiền đã tạm ứng với số đã chi

tiêu, ông Anphải làm thủ tục gì?

Bài tập thực hành 1:

► Công ty Việt Hưng ký hợp đồng mua 20 tấn thép từ

công ty Hồng Minh Trong hợp đồng qui định, thời gian

nhận hết 20 tấn thép là 1 tháng kể từ ngày ký hợp đồng.

Công ty Việt Hưng phải ứng trước 20% giá trị của hợp

đồng cho công ty Hồng Minh.

► Do gặp khó khăn trong nguồn hàng nên công ty Hồng

Minh chỉ giao và xuất hóa đơn cho công ty Việt Hưng 16

tấn thép Theo hợp đồng, Cty Hồng Minh sẽ bị phạt 20

triệu đồng trừ vào số tiền mà Việt Hưng còn nợ.

► Công ty Việt Hưng đã chuyển khoản thanh toán toàn bộ

tiền hàng cho công ty Hồng Minh sau khi trừ đi 20 triệu

đồng tiền phạt.

Yêu cầu: Hãy nêu những chứng từ cơ bản phát sinh tại

công ty Việt Hưng và Hồng Minh

Yêu cầu đối với chứng từ

►Phải bảo đảm tính trung thực, khách quan, tính chính xáccủa số liệu

►Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố theo quiđịnh

►Ghi chép trên chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, gạch bỏ phần còn trống, không được tẩy xóa, sửa chữa trên các chứng từ

Các yếu tố của chứng từ

1. Têngọi và số hiệu của chứng từ kế toán

2. Ngày, tháng,năm lập chứng từ kế toán

3. Tên,địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của đơn vị hoặc

cá nhânlập chứng từ

4. Tên,địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của đơn vị hoặc

cá nhânnhận chứng từ

5. Nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

6. Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh

tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền ghi bằng chữ

7. Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt chứng từ và những người có liên quan đến chứng

từ kế toán

Trang 5

Thí dụ 3:

Thí dụ 3 (tiếp):

Xem mẫu chứng từ và điền nội dung phù hợp cho những

yêu cầu sau:

Tên gọi và số

hiệu

Ngày, tháng,

năm lập

chứng từ

Tên đơn vị

lập

Tên đơn vị

nhận

Nội dung

nghiệp vụ

Số liệu của

giao dịch

Trình tự Luân chuyển chứng từ kế toán

Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi

sổ kế toán;

Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;

Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;

Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán

► Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp

vụ kinh tế phát sinh

► Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu,phải rõ ràng, trung thực

► Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, khôngviết tắt

► Số tiền viết bằng chữ phải khớp đúng với số tiền viết bằng số

► Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than

Trang 6

Thí dụ 4:

Ngày 15/3/2016, Công ty Vĩnh Phát bán hạt nhựa PP cho

Cơ sở Tân Hưng, số lượng là 500kg, đơn giá là

34.000đ/kg, giá chưa có thuế GTGT 10%, đã thu bằng tiền

mặt 10 triệu đồng Giá xuất kho của lô hàng trên là

27.000đ/kg, mã lô hàng là 034.

Thông tin về người mua và bán:

• Công ty Vĩnh Phát- Lô 8, KCN Sóng Thần, Bình

Dương- MST: 3700151088

0309729158

Yêu cầu:

a Nêu tên các chứng từ có liên quan

b Lập chứng từ kế toán cho công ty Vĩnh Phát.

Kiểm tra và ký duyệt

►Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng

từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký

duyệt;

 Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của

các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ

kế toán;

 Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế,

tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán,

đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác

có liên quan;

 Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin

trên chứng từ kế toán.

Kiểm tra và ký duyệt (tiếp)

►Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không

được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký

theo từng liên.

►Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng

kýchữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ

ký cáclần trước đó

►Người có trách nhiệm không được ký khống chứng từ

Kiểm tra và ký duyệt

►Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thìngười chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ

►Quá trình ký, kiểm tra và xét duyệt thường được trình bày dưới dạng lưu đồ

Trang 7

Kiểm tra và ký duyệt (tiếp)

Nguồn: trang web công ty Misa

Lưu đồ lập và ký duyệt phiếu chi

Bạn đang dự tuyển vào chức danh kế toán viên

Người phỏng vấn yêu cầu bạn như sau:

1- Trình bàylưu đồ liên quan đến lập và ký duyệt

chứng từ là Phiếu xuất kho Hãy tham khảo lưu

đồ lập và lưu chuyển phiếu chi để mô tả lưu đồ

Phiếu xuất kho của bạn.

2- Hãy nêu cách xử lý của bạn trong trường hợp

phát hiện có phiếu chi tiền không đúng với quy

định của đơn vị?

Hoàn chỉnh chứng từ và ghi sổ

►Trước khi ghi sổ kế toán cần hoàn chỉnh chứng từ:

 Ghi giá vào các chứng từ cần tính giá;

 Phân loại chứng từ;

 Lập chứng từ tổng hợp hoặc lập định khoản

kế toán trên chứng từ.

Thí dụ 5:

Tiếp theo thí dụ 4:

Dưới đây là phiếu nhập kho do Thủ kho chuyển đến cho kế toán Bạn hãy hoàn chỉnh chứng từ này?

Trang 8

Lưu trữ và bảo quản chứng từ

► Sau khi ghi sổ kế toán xong, chứng từ kế toán cần phải

được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo quy

định của Luật kế toán.

 5 năm đối với chứng từ không dùng để ghi sổ kế

toán và lập BCTC

 10 năm đối với chứng từ trực tiếp dùng để ghi sổ kế

toán và lập BCTC, sổ sách kế toán, BCTC, báo cáo

kiểm tra, kiểm toán, Biên bản tiêu hủy tài liệu kế

toán , tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, tài

liệu kế toán liên quan đến việc chia, tách, sáp nhập

, hồ sơ kiểm toán.

 Vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu

► Khi cần thanh lý phải lập biên bản ghi lại những tài liệu

đã được thanh lý.

Tổ chức chứng từ kế toán

Yêu cầu

Công tác tổ chức chừng từ

Danh mục chứng từ

Yêu cầu

►Tuânthủ các quy định pháp lý

►Phùhợp với đặc điểm của đơn vị

 Đáp ứng yêu cầu quản lý

 Phùhợp khả năng của đơn vị

Trang 9

Công tác tổ chức chứng từ

►Xâydựng danh mục chứng từ kế toán sử dụng

► Quản lý, thiết kế, và sử dụng biểu mẫu chứng

từ

► Hướng dẫn các bộ phận liên quan thực hiện

đúng chế độ chứng từ kế toán

► Lập và tổ chức thực hiện quy trình lưu chuyển

chứng từ

► Tổ chức xử lý chứng từ ở phòng kế toán

► Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ

Danh mục chứng từ

►Thôngtư 200/2014/TT-BTC

►Thông tư 39/2014/TT-BTC (liên quan đến hoá

đơn bán hàng hoá và dịch vụ)

►Thông tư 26/2015/TT-BTC (bổ sung thông tư

39/2014)

Công ty thương mại Thiên Thời gởi đơn đặt hàng đến công ty sản xuất Địa Lợi với dữ liệu sau: Mặt hàng: Hàng Q; Quy cách: loại AA; Số lượng 1.000cái; Đơn giá chưa có thuế GTGT 10% là 250.000đ/cái.

Ngày 20/6/2016, công ty Thiên thời đã nhận được 800 cái hàng Q và chuyển khoản thanh toán cho Địa Lợi.

Giả sử bạn là kế toán của công ty Thiên Thời.

1 Liệt kê tên các chứng từ có liên quan đến giao dịch mua hàng

2 Vẽ lưu đồ quá trình mua hàng.

3 Lập chứng từ có liên quan đến giao dịch trên.

Qui trình mua hàng

Trang 10

Ý nghĩa của một số chỉ tiêu trên hóa đơn theo TT39/2014

37

AA/13P:

- AA là ký hiệu hóa đơn;

- 11: hóa đơn tạo năm 2011;

- P: là ký hiệu hóa đơn đặt in.

01GTKT3/001:

- 01GTKT3: loại hóa đơn giá trị gia tăng

3 liên.

- 001: Mẫu thứ nhất STT gồm 7 chữ số

Xử lý trường hợp viết sai hóa đơn

Chưa giao hóa đơn

cho khách hàng

Gạch chéo xóa bỏ các liên sai.

Lập hóa đơn mới

Xử lý trường hợp viết sai hóa đơn (tiếp)

Sai tên và địa chỉ

Đã giao cho khách hàng

Sai MST, đơn giá, số lượng, …

Khách hàng chưa kê khai

Lập BB thu hồi

HĐ sai

Lập HĐ mới

Khách hàng đã kê khai

Lập BB điều chỉnh Xuất HĐ điều chỉnh

Trang 11

Khách hàng chưa kê khai

Hóa đơn thay thế hóa đơn đã thu hồi

STT Tên mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

1 Bóng đèn compact Cái 100 45.000 4.500.000

2 Thay thế HĐ số … ngày

….

TÌNH HUỐNG 1

Đã giao cho khách hàng Khách hàng đã kê khai

Hóa đơn điều chỉnh MST

1 Điều chỉnh MST của HĐ

số 007685 ngày

15/04/2016 thành

0302876905

TÌNH HUỐNG 2

Khách hàng đã kê khai

Hóa đơn điều chỉnh đơn giá

1 Điều chỉnh giảm đơn giá của HĐ số 007685 ngày 15/04/2016 theo biên bản số … ngày….

kg 10.000 100.000 1.000.000.000 TÌNH HUỐNG 3

Định dạng
Số trang	11
Dung lượng	1,7 MB