CHƯƠNG 1 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ BÀI GIẢNG GIÁO TRÌNH

6 CÁC NỘI DUNG CỦA QUY TRÌNH KẾ TOÁN Quy trình kế toán bao gồm:  Ghi chép ban đầu trên chứng từ kế toán  Xử lý trên sổ sách kế toán  Lập và trình bày các báo cáo kế toán Lồng ghép t

Trường Đại học Mở TPHCM – Khoa Kế toán Kiểm toán

C HƯƠNG 1

C HƯƠNG 1 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

MỤC TIÊU

 Sau khi học xong chương này sinh viên có thể:

 Giải thích và trình bày được một quy trình kế toány ợ ộ q y trong DN

 Phân tích ý nghĩa, vai trò của chứng từ kế toán

 Phân loại, xử lý và lập được một số chứng từ kế toán

 Phân tích các quy định pháp lý lên quan đến lập, lưuâ t c các quy đị p áp ý ê qua đế ập, ưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán

 Áp dụng các kiến thức đã học trên một số chứng từ kế

NỘI DUNG

 Tổng quan về quy trình kế toán

 Chứng từ kế toán

 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

3

TÀI LIỆU THAM KHẢO

 Luật kế toán 88/2015/QH13

 Nghị định 174/2016/NĐ-CP

 Thông tư 200/2014/QĐ-BTC Thô t 39/2014/TT BTC

 Thông tư 39/2014/TT-BTC

4

Tổng quan về quy trình kế toán

Khái niệm Các nội dung của quy trình Kiểm soát nội bộ và công

5

kế toán bộ và công tác kế toán

KHÁI NIỆM

 Quy trình kế toán là các bước của một quá

t ì h ử lý dữ liệ để hì h thà h thô ti kế trình xử lý dữ liệu để hình thành thông tin kế toán.

6

CÁC NỘI DUNG CỦA QUY TRÌNH KẾ TOÁN

Quy trình kế toán bao gồm:

 Ghi chép ban đầu trên chứng từ kế toán

 Xử lý trên sổ sách kế toán

 Lập và trình bày các báo cáo kế toán

Lồng ghép trong quy trình kế toán là việc kiểm soát các

hoạt động

7

QUI TRÌNH KẾ TOÁN

Dữ liệ

Ghi chép

b đầ

Phân loại,

hi hé Cung cấp Thông

Dữ liệu kinh tế ban đầu(Chứng

từ)

ghi chép, tổng hợp (Sổ sách)

Cung cấp thông tin (Báo cáo)

Thông tin

8

KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI CÔNG TÁC KẾ TOÁN

 Kiểm soát nội bộ (KSNB) là quá trình do người quản lý,

hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối,

nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý

nhằm thực hiện các mục tiêu của đơn vị nói chung

 KSNB tăng cường độ tin cậy của báo cáo tài chính

9

TÌNH HUỐNG

 Công ty A là một đơn vị kinh doanh bất động sản (xây dựng các chung cư cao cấp sau đó bán lại) Trích một đoạn qui trình thanh toán cho nhà thầu như sau: “ Với đoạn qui trình thanh toán cho nhà thầu như sau: … Với khoản thanh toán lần đầu: Ứng theo tỷ lệ % của hợp đồng, hồ sơ thanh toán gồm: Hợp đồng kinh tế, Giấy đề nghị thanh toán của nhà thầu đã được duyệt, Hóa đơn GTGT trên số tiền tạm ứng Kế toán sẽ căn cứ vào hồ

sơ để lập UNC và trình Tổng giám đốc duyệt thanh toán”

Yêu cầu: Hãy cho nhận xét về qui trình thanh toán trên

10

Chứng từ kế toán

Khái

niệm,

vai trò

Phân loại Yêu cầu

Các yếu tố

cơ bản

Lập, lưu chuyển, bảo quản và

11

lưu trữ

KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

 Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế toán

12

KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

 Ghi chép ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với chất

lượng thông tin kế toán.ợ g g

 Phương tiện truyền đạt thông tin phục vụ cho việc quản

lý

 Cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ

kinh tế

 Có ý nghĩa pháp lý trong việc giải quyết các vụ tranh

chấp, kiện tụng

13

B ÀI TẬP THỰC HÀNH 1

 Ông A phải đi công tác Đà Nẵng – Chi nhánh của Công ty

Theo dự toán, ông A cần có khoản tiền chi phí 10.000.000đ.ự , g p Theo các anh/chị, ông A cần phải làm gì để ứng được số tiền này từ công ty và công ty phải làm gì để chi số tiền này cho ông A

 Có rất nhiều khoản chi phí phát sinh: Chi phí đi máy bay, chi phí lưu trú ở khách sạn chi phí taxi chi phí ăn uống tiếp khách,… Ông A phải làm gì?

 Để thanh toán với số tiền đã tạm ứng, ông A phải làm gì?

14

PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ

Theo nội dung kinh tế

Theo công dụng

Theo nguồn gốc

Theo tính chất pháp lý

15

o Phiếu thu/Phiếu chi

o Giấy đề nghị tạm ứng

C HỨNG TỪ VỀ TIỀN TỆ

o Giấy đề nghị thanh toán

o Giấy thanh toán tiền tạm ứng

o Biên lai thu tiền

o Bảng kiểm kê quỹ (Dùng cho VND)

o Bảng kiểm kê quỹ (Dùng cho ngoại tệ, vàng tiền tệ)

o Bảng kê chi tiền

o Phiếu nhập kho

o Phiếu xuất kho

C HỨNG TỪ VỀ HÀNG TỒN KHO

o Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, SP-HH

o Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ

o Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, SP-HH

o Bảng kê mua hàng

o Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, CC-DC

o Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi

17

o Bảng chấm công

o Bảng chấm công làm thêm giờ

C HỨNG TỪ VỀ LAO ĐỘNG VÀ TIỀN LƯƠNG

o Bảng chấm công làm thêm giờ

o Bảng thanh toán tiền lương

o Bảng thanh toán tiền thưởng

o Giấy đi đường

18

o Bảng xác nhận SP hoặc công việc hoàn thành

o Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ

C HỨNG TỪ VỀ LAO ĐỘNG VÀ TIỀN LƯƠNG

o Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ

o Bảng thanh toán tiền thuê ngoài

o Hợp đồng giao khoán

o Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán

19

o Bảng kê trích nộp các khoản theo lương

o Bảng phân bổ tiền lương và BHXH

o Biên bản giao nhận TSCĐ

o Biên bản thanh lý TSCĐ

C HỨNG TỪ VỀ TSCĐ

o Biên bản thanh lý TSCĐ

o Biên bản bàn giao TSCĐ SCL hoàn thành

o Biên bản đánh giá lại TSCĐ

o Biên bản kiểm kê TSCĐ

o Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

20

 Đối với hàng hóa bán trong nước

 Hợp đồng.

 Hóa đơn GTGT

 Phiếu giao hàng

 Phiếu bảo hành

21

 Có bộ tờ khai hải quan xuất khẩu (trừ dịch vụ XK)

 Hợp đồng ngoại thương

 Invoice

 Invoice

 Packing List

 C/O hoặc CA

 Có chứng từ thanh toán qua ngân hàng

 Phiếu xuất kho

ế

 Chứng từ nộp thuế

 Chứng thư kiểm định

22

 Hợp đồng kinh tế

 Hóa đơn GTGT

ố

 Chứng từ thanh toán cho người bán, đối với hóa đơn

≥ 20 triệu đồng thì phải có chứng từ thanh toán qua

ngân hàng

o Phiếu nhận hàng

ế

o Phiếu nhập hàng

o Phiếu bảo hành

23

 Hợp đồng mua hàng hoá, gia công hàng hóa, cung ứng dịch vụ Bộ tờ khai hải quan nhập khẩu, gồm:

Hợp đồng ngoại thương

 Hợp đồng ngoại thương

Invoice

Packing List

C/O hoặc CA

• Chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu

• Chứng thư kiểm định

• Phiếu nhập hàng

PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ

Phân loại theo

công dụng của Phân loại theo nguồn gốc của tí h hất há lý Phân loại theo

công dụng của

chứng từ

• Chứng từ mệnh

lệnh

• Chứng từ chấp

hành

nguồn gốc của chứng từ

• Chứng từ bên trong

• Chứng từ bên ngoài

tính chất pháp lý

• Chứng từ bắt buộc

• Chứng từ hướng dẫn

25

25

CÁCH PHÂN LOẠI KHÁC

Chứng từ mệnh lệnh

Chứng từ gốc

CHỨNG TỪ

ệ ệ

Chứng từ chấp hành g

Chứng từ

26

Chứng từ tổng hợp

CHỨNG TỪ GHI SỔ

N GÀY 31 THÁNG 01 NĂM 20 X 0

Trích yếu TK đối ứng Số tiền Ghi chú

Số: 001/x0

Thu nợ khách hàng 111 131 47.000.000 PT01,03

Doanh thu bán hàng 111 511 20.000.000 PT02

Doanh thu bán hàng 111 333 2.000.000 PT02

Thu khác 111 138 2.000.000 PT04

27

YÊU CẦU ĐỐI VỚI CHỨNG TỪ

 Phải bảo đảm tính trung thực, khách quan, tính

ố chính xác của số liệu.

 Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố theo qui định.

 Ghi chép trên chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, gạch bỏ phần còn trống, không được tẩy xóa, sửa chữa trên các chứng từ.

28

CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA CHỨNG TỪ

• Tên gọi và số hiệu của chứng từ kế toán

• Ngày tháng năm lập chứng từ kế toán

• Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị lập chứng từ

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị nhận chứng từ

• Nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

• Số lượng đơn giá và số tiền ghi bằng số; ghi bằng chữ

• Số lượng, đơn giá và số tiền ghi bằng số; ghi bằng chữ

• Chữ ký, họ tên của những người có liên quan đến

chứng từ

29

LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ

Lập và phản ảnh nghiệp

vụ kinh tế

Chuyển chứng từ qua các

bộ phận

Kiểm tra chứng từ

Hoàn chỉnh chứng từ

và ghi sổ

kế toán

Lưu trữ

và bảo quản chứng từ

30

LẬP VÀ PHẢN ẢNH NGHIỆP VỤ KINH TẾ

• Chứng từ được lập tại bộ phận phát sinh nghiệp vụ

• Chứng từ được lập thành nhiều liên, trong đó thường có

1 liên để lưu trữ tại bộ phận lập

• Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, chứng từ được lập

trong máy tính và in ra

31

NGUYÊN TẮC LẬP CHỨNG TỪ

• Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ

• Nội dung chứng từ phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực

• Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, viết tắt

• Số tiền viết bằng số, bằng chữ phải khớp với nhau

• Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than

32

LƯU CHUYỂN CHỨNG TỪ QUA CÁC BỘ PHẬN

• Chứng từ thường lưu chuyển qua nhiều bộ phận trước

khi được dùng ghi sổ:

o Xét duyệt nghiệp vụ

o Thực hiện nghiệp vụ

• Để thiết kế, đánh giá quá trình lưu chuyển chứng từ,g q y g

người ta sử dụng lưu đồ

33

M INH HỌA LƯU ĐỒ LIÊN QUAN ĐẾN CHI TIỀN

Nguồn: trang web công ty Misa

NGUYÊN TẮC KÝ CHỨNG TỪ

• Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký

bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ,g ặ ự , g ợ ý g ự ,

bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi

tiền phải ký theo từng liên

• Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thốngC ữ ý t ê c ứ g từ ế toá của ột gườ p ả t ố g

nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định,

trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải

35

NGUYÊN TẮC CỦA KÝ CHỨNG TỪ

• Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (người được

uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng

• Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký

• Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký

đã đăng ký với kế toán trưởng

36

NGUYÊN TẮC CỦA KÝ CHỨNG TỪ

• Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng

từ, không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc

chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của

người ký

• Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám

đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật

pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an

BÀI TẬP THỰC HÀNH 2

 Dựa vào lưu đồ chi tiền ở trên để giải thích:

1.Nếu kế toán thanh toán đi vắng, việc lập Phiếu chi có thể giao cho ai thực hiện?

2.Giám đốc rất bận nên đề nghị sau khi kế toán trưởng ký

là có thể chi; cuối ngày trình Giám đốc ký sau Theo bạn

có được không?

3.Nếu chứng từ được nhập và in ra từ máy tính, kế toán thanh toán có thể ghi Sổ kế toán ngay khi nhập liệu

KIỂM TRA CHỨNG TỪ

• Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu,

các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;

• Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính

phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng

từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;

• Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng

từ kế toán

39

KIỂM TRA CHỨNG TỪ

• Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi

vi phạm chính sách chế độ các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành

theo pháp luật hiện hành

40

KIỂM TRA CHỨNG TỪ

• Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục,

nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách

nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm

thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ

41

HOÀN CHỈNH CHỨNG TỪ VÀ GHI SỔ

 Trước khi ghi sổ kế toán cần hoàn chỉnh chứng từ:

 Ghi giá vào các chứng từ cần tính giá;

 Phân loại chứng từ;

 Lập chứng từ tổng hợp hoặc lập định khoản kế toán trên chứng từ

trên chứng từ

42

BẢO QUẢN VÀ LƯU TRỮ CHỨNG TỪ

• Sau khi ghi sổ kế toán xong, chứng từ kế toán cần phải

được sắp xếp phân loại bảo quản và lưu trữ theo quy

định của Luật kế toán

• Khi cần thanh lý phải lập biên bản ghi lại những tài liệu

đã được thanh lý

43

THỜI HẠN LƯU TRỮ CHỨNG TỪ

• 5 năm đối với chứng từ không dùng để ghi sổ kế toán

à lậ BCTC

và lập BCTC

• 10 năm đối với chứng từ trực tiếp dùng để ghi sổ kế toán và lập BCTC, sổ sách kế toán, BCTC, báo cáo kiểm tra, kiểm toán, Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán

• Vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu

44

BÀI TẬP THỰC HÀNH 3

 Hãy nêu các chứng từ gốc làm cơ sở để lập:

 Hóa đơn bán hàng của doanh nghiệp

 Hóa đơn bán hàng của doanh nghiệp

 Phiếu xuất vật tư cho phân xưởng

 Phiếu thu tiền mặt

45

TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

Yêu cầu

Công tác tổ chức chứng từ

46

Danh mục chứng từ

YÊU CẦU

 Tuân thủ các quy định pháp lý

 Phù hợp với đặc điểm của đơn vị

 Phù hợp với đặc điểm của đơn vị

 Đáp ứng yêu cầu quản lý

 Phù hợp khả năng của đơn vị

47

TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

 Xây dựng danh mục chứng từ kế toán sử dụng

 Quản lý thiết kế và sử dụng biểu mẫu chứng từ

 Hướng dẫn các bộ phận liên quan thực hiện đúng chế

độ chứng từ kế toán

 Lập và tổ chức thực hiện quy trình lưu chuyển chứng từ

 Tổ chức xử lý chứng từ ở phòng kế toán

 Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ

48