Ban Giám đốc Sở, Chánh Văn phòng, Chánh Thanh tra xây dựng, Trưởng các phòng chuyên môn thuộc Sở, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc và toàn thể cán bộ công chức, viên chức, người lao động
Trang 1UBND TỈNH VĨNH PHÚC
SỞ XÂY DỰNG
Số : 211/QĐ-SXD
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập -Tự do - Hạnh phúc
Vĩnh Phúc, ngày 01 tháng 7 năm 2016
QUYẾT ĐỊNH
Về việc ban hành quy chế làm việc của Sở Xây dựng Vĩnh Phúc
GIÁM ĐỐC SỞ XÂY DỰNG
Căn cứ Nghị định số 04/2015/NĐ-CP, ngày 09/01/2015 của Chính phủ về thực hiện dân chủ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị
sự nghiệp công lập;
Căn cứ Thông tư 01/2016/TT-BNV ngày 13/1/2016 của Bộ Nội vụ hướng dẫn một số nội dung Nghị định số 04/2015/NĐ-CP, ngày 09/01/2015 của Chính phủ về thực hiện dân chủ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập;
Căn cứ Quyết định số 19/2016/QĐ-UBND ngày 06/04/2016 của UBND tỉnh Vĩnh Phúc Quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Xây dựng Vĩnh Phúc;
Sau khi thống nhất ý kiến tham gia đóng góp của tập thể Lãnh đạo Sở, các phòng ban chuyên môn, đơn vị trực thuộc về Quy chế làm việc của Sở;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Sở,
QUYẾT ĐỊNH Điều 1 Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế làm việc của Sở Xây dựng Vĩnh Phúc”.
Điều 2 Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế các
văn bản sau: Quyết định số 2638/QĐ-SXD ngày 07/9/2015, Quyết định số 01/QĐ-SXD ngày 02/01/2014 của Sở Xây dựng về việc ban hành Quy chế làm việc của Sở Xây dựng;
Điều 3 Ban Giám đốc Sở, Chánh Văn phòng, Chánh Thanh tra xây dựng,
Trưởng các phòng chuyên môn thuộc Sở, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc và toàn thể cán bộ công chức, viên chức, người lao động thuộc thẩm quyền quản lý của Sở Xây dựng có trách nhiệm thi hành Quyết định này./
Nơi nhận:
- TT Đảng ủy;
- TT CĐ ngành;
- Như điều 3 (T/h);
- Lưu: VT, VP.
GIÁM ĐỐC
Đã ký
Phạm Hoàng Anh
Trang 2UBND TỈNH VĨNH PHÚC
SỞ XÂY DỰNG CỘNG HOÀ XÃ HÔI CHỦ NGHĨA VIÊT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Vĩnh Phúc, ngày tháng năm 2016
QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA SỞ XÂY DỰNG VĨNH PHÚC
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 211 /QĐ-SXD ngày 01 /07 / 2016
của Giám đốc Sở Xây dựng )
CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Phạm vi, đối tượng điều chỉnh:
1 Quy chế này quy định về nguyên tắc, chế độ, trách nhiệm, lề lối làm việc, quan hệ công tác và trình tự giải quyết công việc của Sở Xây dựng Vĩnh Phúc và việc thi hành nhiệm vụ, công vụ của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật
2 Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc Sở Xây dựng, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc, các tổ chức, cá nhân có quan hệ làm việc với
Sở Xây dựng chịu sự điều chỉnh của Quy chế này
Điều 2 Nguyên tắc làm việc:
1 Sở Xây dựng làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, kết hợp với
chế độ thủ trưởng bảo đảm phát huy vai trò lãnh đạo của tập thể Lãnh đạo Sở; trong đó đề cao trách nhiệm cá nhân của Giám đốc Sở, các Phó Giám đốc Sở và các Trưởng phòng, Ban, đơn vị trực thuộc
Mọi hoạt động của Sở đều phải tuân thủ theo các chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước và theo chức năng, nhiệm vụ và Quy chế làm việc của Sở Xây dựng Giám đốc Sở là người đứng đầu cơ quan chịu trách nhiệm trước Pháp luật, trước Tỉnh uỷ, HĐND, UBND tỉnh, Bộ Xây dựng về toàn bộ hoạt động của Sở
2 Trong giải quyết công việc phải đảm bảo tuân thủ trình tự, thủ tục và
thời hạn giải quyết công việc theo đúng quy định của pháp luật; chương trình, kế hoạch, lịch làm việc và Quy chế làm việc của Sở (trừ trường hợp đột xuất hoặc
theo yêu cầu của cơ quan cấp trên) Giải quyết công việc đúng trách nhiệm,
đúng thẩm quyền, bảo đảm sự lãnh đạo và sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan nhà nước cấp trên, bảo đảm phát huy năng lực, sở trường của mỗi cán bộ, công chức, viên chức, đồng thời đề cao sự phối hợp trong giải quyết công việc, bảo
Trang 3đảm kỷ cương, dân chủ, khoa học, minh bạch trong mọi hoạt động; đảm bảo sự phối hợp, thống nhất giữa các phòng, ban chuyên môn
3 Trong phân công và thực hiện công việc, cấp trên không làm thay công
việc cho cấp dưới, tập thể không làm thay công việc cho cá nhân và ngược lại Công việc được giao cho Phòng, Ban, đơn vị trực thuộc thì Trưởng phòng, Ban, Thủ trưởng đơn vị đó phải chịu trách nhiệm về công việc được giao
4 Đề cao sự phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công
việc, bảo đảm dân chủ, rõ ràng, minh bạch trong mọi hoạt động theo đúng phạm
vi, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được pháp luật quy định
CHƯƠNG II TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN, PHẠM VI GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC
CỦA GIÁM ĐỐC SỞ, CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC SỞ Điều 3 Trách nhiệm, phạm vi và cách thức giải quyết công việc:
1 Sở Xây dựng giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Quyết định số 19/2016/QĐ-UBND ngày 6 tháng 4 năm 2016 của UBND tỉnh Vĩnh Phúc
2 Cách thức giải quyết công việc của Sở:
a) Thảo luận tập thể và nghị quyết những vấn đề có tính chất quan trọng trình lên cấp trên tại hội nghị Lãnh đạo Sở;
b) Đối với một số vấn đề do yêu cầu cấp bách (vì lý do thời gian gấp hoặc Lãnh đạo sở không có mặt đầy đủ để tổ chức họp ), Giám đốc Sở gửi hồ sơ, tài
liệu đến từng thành viên tham gia để xin ý kiến Các nghị quyết tập thể của Sở được thông qua khi có quá nửa số thành viên dự họp đồng ý Trường hợp xin ý kiến các thành viên bằng hình thức phiếu lấy ý kiến thì:
- Nếu vấn đề được quá nửa thành viên đồng ý, Chánh Văn phòng trình Giám đốc Sở quyết định và báo cáo trong phiên họp Lãnh đạo gần nhất;
- Nếu vấn đề không được quá nửa số thành viên đồng ý thì ChánhVăn phòng báo cáo Giám đốc Sở quyết định việc đưa ra thảo luận tại phiên họp Lãnh đạo Sở
Điều 4 Trách nhiệm, quyền hạn phạm vi giải quyết công việc của Giám đốc Sở:
1 Giám đốc Sở là người đứng đầu tổ chức, bộ máy của Sở, chịu trách nhiệm lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành hoạt động của Sở để thực hiện chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về các lĩnh vực thuộc ngành Xây dựng
Trang 4Giám đốc Sở chịu trách nhiệm trước Tỉnh uỷ, HĐND, UBND tỉnh, Bộ Xây dựng trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ QLNN các lĩnh vực được phân công, phân cấp trên địa bàn tỉnh theo quy định của Pháp luật
2 Giám đốc Sở quyết định điều chỉnh phân công công việc giữa các Phó Giám đốc Sở khi cần thiết, ủy quyền cho một Phó Giám đốc phụ trách điều hành giải quyết công việc chung của Sở khi Giám đốc đi công tác, chịu trách nhiệm về sự uỷ quyền của mình và báo cáo cơ quan quản lý cấp trên trước khi thực hiện Người được uỷ quyền có trách nhiệm báo cáo kết quả công việc với Giám đốc Sở
3 Giám đốc Sở lãnh đạo, chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc quyền quản lý trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của Pháp luật
- Khi cần thiết Giám đốc Sở trực tiếp chỉ đạo, điều hành công việc thuộc lĩnh vực đã phân công cho các Phó Giám đốc phụ trách và thông báo lại cho các Phó Giám đốc phụ trách biết nội dung
- Phụ trách chung và trực tiếp phụ trách các công tác: Quy hoạch, Kế hoạch-đầu tư, Quy hoạch phát triển ngành,Tổ chức, Thanh tra, Thi đua khen
thưởng, là chủ tài khoản…(Theo Thông báo phân công công tác trong Ban lãnh đạo Sở).
-Chuẩn bị và trình lên cấp trên những vấn đề chủ yếu sau khi đã thảo luận tham gia ý kiến tập thể Ban Giám đốc gồm :
+Quy hoạch, kế hoạch dài hạn và ngắn hạn
+Các văn bản pháp quy thuộc chức năng quản lý của ngành Xây dựng hoặc các ngành khác có liên quan đến các chính sách, chế độ, thể lệ, tiêu chuẩn định mức kinh tế- kỹ thuật của ngành theo sự phân cấp của Bộ Xây dựng hoặc UBND tỉnh
+Xây dựng đề án tổ chức của ngành và các đơn vị trực thuộc Sở Quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, điều động, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, cho nghỉ chế
độ, nâng bậc lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc thẩm quyền quản lý theo phân cấp của UBND tỉnh
-Báo cáo tổng kết năm, nhiều năm, chương trình công tác quý, 6 tháng của Sở
-Xử lý các công văn đến trước khi thông báo hoặc giao cho các Phó Giám đốc Sở, Trưởng phòng và Giám đốc các đơn vị trực thuộc thực hiện
Trang 54 Trong trường hợp Phó Giám đốc có quyết định sai hoặc giải quyết công việc không thoả đáng thì Giám đốc thực hiện quyền phủ quyết quyết định đó của Phó Giám đốc Giám đốc là người quyết định cuối cùng
Điều 5 Trách nhiệm, quyền hạn, phạm vi giải quyết công việc của các Phó Giám đốc Sở:
1 Giúp Giám đốc Sở chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ (Theo Thông báo phân công công tác trong Ban lãnh đạo Sở).
2 Được Giám đốc phân công chỉ đạo một số lĩnh vực công tác và một số đơn vị trực thuộc, hoặc những công việc đột xuất khác, chỉ đạo giải quyết những việc thuộc phạm vi được phân công phù hợp với chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước và kế hoạch công tác được duyệt, đồng thời nắm chắc mọi hoạt động của các đơn vị thuôc phạm vi được phân công Đề xuất
ý kiến với Giám đốc Sở về những công việc của cơ quan, kiểm tra đôn đốc thường xuyên việc thực hiện các nhiệm vụ được giao
3 Các Phó Giám đốc Sở chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở và trước pháp luật về các quyết định của mình Trong trường hợp một Phó Giám đốc Sở được Giám đốc Sở uỷ quyền giải quyết công việc hoặc phụ trách điều hành công việc của cơ quan (Nếu có khó khăn vướng mắc hoặc vượt quá thẩm quyền thì phải xin ý kiến của Giám đốc Sở hoặc cấp trên) và có trách nhiệm báo cáo kết quả công việc với Giám đốc Sở
4 Phó Giám đốc thay mặt Giám đốc dự các cuộc họp của Bộ, ngành, UBND tỉnh, các ngành, các địa phương; thay mặt Sở Xây dựng báo cáo với UBND tỉnh, Bộ Xây dựng những đề xuất, ý kiến sau khi đã có sự thống nhất của Giám đốc Sở và phải chịu trách nhiệm về những đề xuất, ý kiến đó Những vấn
đề vượt quá thẩm quyền của mình thì Phó Giám đốc phải báo cáo xin ý kiến Giám đốc trước khi thực hiện
5 Báo cáo Giám đốc Sở khi đi vắng và đề xuất người giải quyết công việc thay mình trong thời gian đi vắng theo quy định
CHƯƠNG III NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC CỦA CÁC PHÒNG, BAN, ĐƠN VỊ VÀ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC Điều 6 Nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết công việc của các Phòng chuyên môn thuộc Sở:
Các phòng, ban chuyên môn, đơn vị chủ động triển khai thực hiện nhiệm
vụ theo chức năng, nhiệm vụ và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở về kết quả công việc
Trang 6Điều 7 Nhiệm vụ, quyền hạn của Trưởng phòng, thủ trưởng đơn vị:
1 Trưởng phòng, Ban, thủ trưởng các đơn vị trực thuộc là người trực tiếp chỉ đạo và phân công công việc cho từng cán bộ, công chức trong phòng, đơn vị
(sau đây gọi chung là đơn vị) chịu trách nhiệm tổ chức các hoạt động của phòng,
đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Sở về toàn
bộ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao Trưởng phòng, Ban, thủ trưởng đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm phân công nhiệm vụ bằng văn bản theo quy chế của Sở quy định cho các phó phòng, cán bộ, công chức, viên chức dưới quyền
2.Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị mình đối với việc thực hiện nhiệm vụ được giao và việc chấp hành chính sách, pháp luật của nhà nước; các quy chế, quy định, quy trình nghiệp vụ và chương trình công tác của cơ quan; có trách nhiệm tạo điều kiện để cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị hoàn thành nhiệm vụ
3 Chủ trì soạn thảo các văn bản thuộc lĩnh vực phòng quản lý; nghiên cứu
đề xuất với Giám đốc Sở những giải pháp để tăng cường công tác quản lý chuyên môn theo lĩnh vực được phân công; nghiên cứu đề xuất các dự án, đề án quản lý ngành thuộc lĩnh vực chức năng phòng quản lý; chủ trì nghiên cứu, đề xuất, thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học hàng năm thuộc lĩnh vực chức năng phòng quản lý
4 Nhận xét, đánh giá hàng năm đối với cán bộ, công chức, viên chức người lao động trong đơn vị Tham gia ý kiến với lãnh đạo Sở về nhận xét, đánh giá hàng năm đối với cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị theo phân cấp quản lý
5 Giải quyết theo thẩm quyền những vấn đề của đơn vị, đề nghị các đơn
vị khác có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mình phối hợp giải quyết Đối với những việc phát sinh vượt quá thẩm quyền hoặc những khó khăn, vướng mắc cho việc thực hiện nhiệm vụ thì báo cáo trực tiếp Giám đốc Sở hoặc báo cáo Phó Giám đốc phụ trách cho ý kiến chỉ đạo giải quyết
6 Báo cáo Giám đốc Sở về những việc do Giám đốc Sở chỉ đạo trực tiếp;
đề xuất ý kiến với Giám đốc Sở về những công việc chung của cơ quan Khi đi vắng phải uỷ quyền cho một cấp phó để điều hành công việc của đơn vị và phải báo cáo Giám đốc Sở
Điều 8 Nhiệm vụ, quyền hạn của Phó Trưởng phòng:
1 Phó trưởng phòng là người giúp việc cho Trưởng phòng, được Trưởng phòng giao phụ trách một hay một số công việc chuyên môn nhất định và được
Trang 7thay mặt Trưởng phòng giải quyết một số công việc của phòng khi được Trưởng phòng uỷ quyền Tất cả các công việc đều phải báo cáo Trưởng phòng trước khi giải quyết
2 Phó trưởng phòng phải chịu trách nhiệm cá nhân trước Trưởng phòng
và Giám đốc Sở về những công việc mà mình giải quyết đồng thời phải có trách nhiệm tạo điều kiện để cán bộ, công chức, viên chức trong phòng, ban, đơn vị hoàn thành nhiệm vụ
Điều 9 Nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong các phòng, ban, đơn vị:
1 Các cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong phòng, Ban, đơn vị chịu sự điều hành trực tiếp của Trưởng, phó phòng, chịu sự phân công công việc theo từng chuyên môn hay lĩnh vực thuộc nhiệm vụ của phòng Các cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong phòng phải chịu trách nhiệm cá nhân trước Trưởng phòng về những việc thuộc chuyên môn mà mình giải quyết
2 Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động phải chấp hành và thực hiện nghiêm túc các Nghị quyết, Chỉ thị của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, nội quy, quy chế và các quy định của cơ quan; chủ động, sáng tạo trong công tác, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, tham gia tích cực vào các hoạt động của cơ quan, đơn vị, xây dựng cơ quan, đơn vị trong sạch vững mạnh
3 Được cung cấp các thông tin, các điều kiện làm việc cần thiết theo chế
độ quy định, có quyền đề xuất với lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo Sở những vấn đề xây dựng cơ quan, đơn vị đối với những công việc được giao
4 Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan phải chấp hành nghiêm túc việc cung cấp thông tin, tài liệu theo Quy chế đảm bảo bí mật của Nhà nước, của ngành; phải chấp hành nghiêm kỷ luật phát ngôn
CHƯƠNG IV TRÁCH NHIỆM VÀ CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC TRÊN MỘT SỐ LĨNH VỰC CỤ THỂ Điều 10 Chấp hành thời gian, giờ giấc làm việc:
Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc thẩm quyền quản
lý của Sở phải thực hiện quy định về thời gian, giờ giấc làm việc theo quy định của Luật Lao động hiện hành Phải sử dụng thời gian làm việc có hiệu quả vào công tác chuyên môn, không sử dụng thời gian làm việc vào việc riêng, không đi muộn, về sớm, không sử dụng mạng Internet và máy tính vào việc riêng hay giải
Trang 8trí trong giờ làm việc Không uống rượu, bia trước, trong giờ làm việc, buổi trưa trong ngày làm việc và ngày trực ; không hút thuốc lá nơi công sở
Điều 11 Đi công tác và thẩm quyền cho nghỉ làm việc:
1 Trưởng, phó phòng đi công tác ngoài phạm vi đơn vị hành chính (Thành phố) nơi cơ quan đặt trụ sở hoặc nghỉ vắng mặt tại cơ quan 1/2 ngày trở lên phải báo cáo và được sự đồng ý của Lãnh đạo Sở;
2 Cán bộ công chức đi công tác hoặc nghỉ làm việc vì việc riêng không quá 01 ngày phải báo cáo xin phép Trưởng phòng Trưởng phòng được quyền cho cán bộ trong phòng nghỉ (khi có lý do chính đáng) không quá 01 ngày làm việc; trường hợp cán bộ, công chức nghỉ làm việc (khi có lý do chính đáng) từ
01 ngày làm việc trở lên phải có giấy đề nghị báo cáo và được sự đồng ý của Giám đốc Sở; các trường hợp khác báo cáo trực tiếp Giám đốc Sở
3 Thủ trưởng đơn vị trực thuộc trong ngày làm việc nếu đi công tác trong địa bàn tỉnh hoặc nghỉ việc từ 02 ngày trở lên hoặc đi công tác ngoài tỉnh từ 01 ngày trở lên khi phải báo cáo Giám đốc Sở Trường hợp đi học tập, thăm quan ở nước ngoài phải có văn bản báo cáo Giám đốc Sở để Giám đốc Sở báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh
4 Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức và người lao động nếu có nhu cầu nghỉ phép hàng năm để giải quyết công việc riêng thì thực hiện các quy định theo Luật Lao động hiện hành
Điều 12 Công tác chuẩn bị tài liệu cho lãnh đạo Sở đi họp:
Cán bộ, công chức, viên chức được giao nhiệm vụ chuẩn bị tài liệu cho lãnh đạo Sở đi dự họp hay đi làm việc theo chương trình (giấy mời), tùy theo điều kiện thực tế phải chuẩn bị nội dung và báo cáo lãnh đạo Sở trước từ 1 đến 2 ngày làm việc (trường hợp họp đột xuất thì báo cáo lãnh đạo Sở trước khi Lãnh đạo Sở đi họp)
Điều 13 Chế độ thông tin tổng hợp và báo cáo:
1 Sở thực hiện chế độ thông tin báo cáo với Tỉnh uỷ, HĐND,UBND tỉnh
và Bộ Xây dựng theo định kỳ và đột xuất
2 Các phòng chuyên môn thuộc Sở, các đơn vị trực thuộc Sở, các phòng Công thương, phòng Quản lý đô thị cấp huyện, thành, thị: thực hiện chế độ báo cáo với Sở bằng văn bản theo nội dung và thời gian quy định cho từng loại báo cáo qua phòng Quản lý Xây dựng tổng hợp và theo dõi làm cơ sở chỉ đạo và bình xét thi đua hàng năm
Trang 9Điều 14 Quy định quản lý, lập và sử dụng tài liệu bí mật nhà nước; Quy
định về quản lý, sử dụng công sở và thực hiện tiết kiệm trong sử dụng điện; Quy định về quản lý công tác văn thư, lưu trữ; Quy chế thực hiện văn hoá công sở cơ quan; Quy chế chi tiêu nội bộ; Quy chế dân chủ; Quy chế công tác Thi đua -khen thưởng; Quy định về quản lý, sử dụng tài sản thiết bị máy móc: Có quy định riêng cho từng lĩnh vực cụ thể
CHƯƠNG V TIẾP NHẬN, XỬ LÝ VĂN BẢN, XÂY DỰNG, THẨM TRA VĂN BẢN,
VÀ THẨM QUYỀN KÝ, BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 15 Tiếp nhận, xử lý văn bản đến:
Hàng ngày bộ phận Văn thư của Văn phòng tiếp nhận các loại văn bản do các cơ quan, đơn vị, các tổ chức, cá nhân trong và ngoài tỉnh gửi đến Sở hoặc gửi đến cá nhân Lãnh đạo Sở để giải quyết theo chức năng, nhiệm vụ của ngành Văn bản đến được bộ phận Văn thư vào sổ công văn đến, đóng dấu công văn đến đồng thời ghi rõ thời gian nhận được văn bản và được trình Giám đốc Sở phê duyệt và giao nhiệm vụ cho các Phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc thực hiện hoặc ủy quyền cho Chánh Văn phòng viết phiếu đề xuất xin ý kiến của Giám đốc Sở để giao việc cho các bộ phận thực hiện Văn bản đến được xử lý giao nhiệm vụ ngay trong ngày làm việc Chánh Văn phòng (hoặc chuyên viên tổng hợp của Văn phòng) có trách nhiệm tổng hợp và theo dõi, đôn đốc tiến độ giải quyết công việc báo cáo Giám đốc Sở
Điều 16 Giải quyết hồ sơ, công việc:
1 Các bộ phận được giao nhiệm vụ giải quyết hồ sơ, công việc phải căn
cứ vào nội dung, tính chất và yêu cầu về thời gian giải quyết của hồ sơ, văn bản theo công văn hoặc tờ trình và ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Sở giao nhiệm vụ
2 Đối với công việc có nội dung không phức tạp thì chậm nhất một (01) ngày làm việc, kể từ khi nhận được hồ sơ, văn bản trình, Giám đốc, Phó giám đốc cho ý kiến giải quyết vào phiếu trình hoặc cho ý kiến trực tiếp vào văn bản trình để bộ phận được giao nhiệm vụ giải quyết hồ sơ, công việc làm căn cứ giải quyết
Đối với các văn bản hoặc TTHC có nội dung phức tạp, nhạy cảm liên quan đến nhiều ngành, nhiều cấp hoặc vướng mắc đến quy chuẩn, tiêu chuẩn mà chưa giải quyết ngay được thì các bộ phận, đơn vị chuyên môn được giao nhiệm
vụ giải quyết cần nghiên cứu kỹ lưỡng sau đó tham mưu cho Lãnh đạo Sở để có văn bản trả lời cho các tổ chức, cá nhân (thời gian không quá 5 ngày làm việc kể
từ khi nhận được hồ sơ) Trường hợp cần thiết phải tổ chức họp để thảo luận, thống nhất giữa cơ quan giải quyết và đơn vị trình (hay chủ đầu tư) thì phòng
Trang 10chuyên môn được giao nhiệm vụ giải quyết soạn văn bản mời họp trình lãnh đạo Lãnh đạo ký giấy mời, đồng thời phối hợp với cơ quan cần giải quyết công việc
để bố trí thời gian và chuẩn bị nội dung làm việc Khi tổ chức họp trong trường hợp nêu trên phải có Lãnh đạo Sở tham dự để chủ trì Nội dung, kết quả cuộc họp, thời hạn giải quyết phải được lập thành biên bản và chỉ thống nhất dứt điểm một lần không làm việc lại lần thứ hai Các cá nhân hay bộ phận chuyên môn được giao nhiệm vụ nếu để tình trạng hồ sơ chậm hoặc không giải quyết mà không có văn bản trả lời gây sự phiền hà đối với tổ chức, cá nhân hoặc chủ đầu
tư phải đi lại nhiều lần dẫn đến bức xúc, khiếu nại trong giải quyết công việc thì
cá nhân hay bộ phận chuyên môn đó phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở
và trước pháp luật
3 Khi đề án, dự án, văn bản trình đã được Giám đốc, Phó giám đốc cho ý
kiến giải quyết, phòng chuyên môn phối hợp với cơ quan trình hoàn chỉnh đề án,
dự án, văn bản trình Giám đốc, Phó Giám đốc ký, ban hành Quy trình thực hiện và quy định về thời gian theo quy định về thực hiện TTHC Khuyến khích các cá nhân, tập thể giải quyết công việc nhanh, hiệu quả hơn thời gian quy định
4 Tất cả các công việc thực hiện thủ tục hành chính phải được kiểm soát bằng phiếu kiểm soát hồ sơ theo mẫu Bộ phận một cửa có trách nhiệm ghi chép đầy đủ các thông tin vào sổ, phiếu giao nhận hồ sơ, phiếu kiểm soát hồ sơ theo quy định
Điều 17 Quy trình xây dựng đề án, dự án, văn bản QPPL do Sở thực hiện:
Nội dung phải tuân thủ Luật ban hành văn bản, tờ trình đề án, dự án, văn bản QPPL phải nêu rõ sự cần thiết, căn cứ ban hành đề án, dự án, văn bản; những nội dung chính và giải pháp thực hiện của đề án, dự án, văn bản và những
ý kiến còn khác nhau Tờ trình phải do Giám đốc Sở ký và được đóng dấu đúng quy định
Điều 18 Thẩm tra hồ sơ đề án, dự án, văn bản:
1 Đối với các đề án, dự án do các phòng chuyên môn hoặc đơn vị trực thuộc chủ trì soạn thảo, sau khi trình Giám đốc, Phó Giám đốc Sở ký phải được kiểm tra hành chính đối với văn bản Văn phòng chịu trách nhiệm về thể thức ban hành văn bản Nếu văn bản nào không đảm bảo về mặt thể thức, trình tự, thẩm quyền theo Luật ban hành văn bản thì yêu cầu các phòng chuyên môn, đơn
vị thuộc Sở soạn thảo lại đảm bảo tính thống nhất trong công tác ban hành văn bản