Kiểm tra xem định dạng ngày tháng máy của mình bằng cách nhìn vào góc phải màn hình để nhập dữ liệu ngày tháng cho chính xác nhập theo yêu cầu của máy 1.NHẬP DỮ LIỆU VÀ ĐỊNH DẠNG ch
Trang 1Ôn Tập 1.Word: chọn font chữ Times New Roman ,Với văn bản không có định dạng gì đặc biệt Hãy nhập văn bản từ trái sang phải với một cỡ chữ sau khi nhập xong sẽ tiến hành định dạng
Tạo văn bản dạng bảng Cách tạo bảng, các thao tác đối với bảng, định dạng bảng
Cách copy bảng từ Word vào Excel và ngược lại
2.EXCEL
ôn tất cả các hàm,đặc biệt chú trọng hàm if, hàm tìm kiếm có dùng if để chọn
cột(dòng),cách lập miền đk để lọc.
Kiểm tra xem định dạng ngày tháng máy của mình bằng cách nhìn vào góc phải màn hình để nhập dữ liệu ngày tháng cho chính xác (nhập theo yêu cầu của máy)
1.NHẬP DỮ LIỆU VÀ ĐỊNH DẠNG
chọn font chữ Times New Roman
Các dãy ký tự số muốn nhập dưới dạng chuỗi phải nhập vào dấu nháy đơn ‘ trước
Nháy kép nháy đơn
Chẳng hạn muốn nhập dãy số 00113 ta nhập ‘00113 dữ liệu nhập vào sẽ định dạng bên trái ô.
Các loại số sau khi nhập có thể chuyển đổi qua lại lẫn nhau nhờ phần định dạng số
2.CÁC HÀM THÔNG DỤNG
Tổng quát: Tên hàm(các thành phần của hàm thường cách nhau bằng dấu phẩy)
Tên hàm do excel đặt , viết chữ thường cũng được và chữ in cũng được excel coi là như nhau.
Khi học phải nắm được hàm có bao nhiêu thành phần và mỗi thành phần là gì.
RANK(x, bảng tham chiếu$, 0): Dùng để xếp thứ( gồm 3 thành phần)
vd: Căn cứ vào điểm trung bình hãy điền vào cột xếp thứ
1
Định dạng dữ liệu số Muốn chuyển sang số chọn General
Muốn chuyển sang ngày tháng Chọn Short Date
Hợp nhất ô Chỉ hợp nhất các ô ngoài CSDL chính
Định dạng đường biên
Định dạng
ký tự
Căn chỉnh
dữ liệu trong ô
Trang 2 Sum(địa chỉ của vùng): tính tổng giá trị các ô trong vùng
Average(địa chỉ của vùng): tính giá trị trung bình của các ô trong vùng
Hàm round(M,n): Làm tròn số M đến n chữ số thập phân
Vd: Điểm trung bình=( toán*2+ tin *3)/5 sau đó làm tròn đến hai chữ số thập phân
Các hàm ngày tháng : dữ liệu ngày tháng gồm có ngày, tháng, năm muốn lấy riêng rẽ ta phải dùng hàm Day(địa chỉ ô) lấy ngày, month(địa chỉ ô) lấy tháng, year(địa chỉ ô) lấy năm.Hàm ngày tháng
cho ta giá trị số, khi viết trong công thức không được rào trong dấu nháy kép
DAY(C335)=30, MONTH(C335)=1, YEAR(C335)=1978
Điểm TB của người đầu tiên
Cách sắp xếp
Điểm TB của cả lớp(nhập vào và ấn F4)
Biểu thức muốn Làm tròn
Lấy 2 số Thập phân
Trang 3MOD(m,n): Lấy phần dư của phép chia số m cho số n
Các hàm xử lý đối với chuỗi
RIGHT(địa chỉ của ô chứa chuỗi,n): lấy n ký tự của chuỗi từ bên phải sang
LEFT(Địa chỉ của ô chứa chuỗi,n): lấy n ký tự của chuỗi từ trái sang
MID(địa chỉ của ô chứa chuỗi,m,n): Lấy n ký tự của chuỗi bắt đầu từ ký tự thứ m tính từ trái sang
Value(chuỗi số):chuyển các ký tự số ở dạng chuỗi sang số
Value(“098”)=98
AND(),OR(): Dùng để kết hợp nhiều điều kiện đơn lại với nhau
AND(ĐK1, ĐK2, ĐKn): cho giá trị đúng nếu tất cả các điều kiện đều đúng
AND(6>2,8>1)=TRUE
Nếu đk là 1<=x<=7 And(x>=1,x<=7)
3
Trang 4OR(ĐK1, ĐK2, ĐKn): cho giá trị đúng nếu ít nhất 1 điều kiện đúng
OR(6>9,7>8,3>1)=TRUE
Hàm IF: Dùng để điền giá trị vào m t ô trống căn cứ vào giá trị của các ô khác cùng dòng với nó Nếu nhiều điều kiện ta lồng các hàm IF vào nhau Số hàm IF phải sử dụng bằng số điều kiện -1
IF(ĐK1,gt1,IF(ĐK2,gt2,IF(ĐK3,gt3,IF(ĐK4,gt4,gt5))))
(chú ý sử dụng bao nhiêu hàm if thì đóng bấy nhiêu ngo c ở cuối cùng) ặc ở cuối cùng)
Nếu là giá trị chuỗi thì để trong dấu nháy kép “ “
Như v y đối với hàm if ta chỉ cần l p được đk , đk ở đây làm m t biểu thức logic (>=,<=,=) ột biểu thức logic (>=,<=,=)
Cách làm:
1.Xác định số hàm if cần sử dụng
2.cách l p điều ki n ện
Điều ki n đơn ện : mang ô địa chỉ có liên quan cùng dòng với nó gán cho nó lần lượt các điều ki n theo ện yêu cầu của bài toán
Vd:
Điền vào cột xếp loại căn cứ vào điểm trung bình nếu ĐTB>=8 là loại giỏi, ĐTB>=6.5 khá,ĐTB>=5 Trung bình còn lại là kém ( có 4 giá trị đã cho là “giỏi”,”khá”,”trung bình”,”kém” dùng 3 hàm if, đk ở đây liên
quan tới ĐTB ở ô D2 cho nên mang D2 đi gán lần lượt với các giá trị yêu cầu)
Điền vào cột học bổng căn cứ vào xếp loại nếu xếp loại giỏi học bổng là 500000, nếu khá 300000 còn lại là
0 ( có 3 giá trị đã cho cần điền vào cột cho nên dùng 2 hàm if, ô điều kiện là E2, mang E2 đi gán lần lượt
các giá trị)
Điều kiện đơn có sử dụng các hàm LEFT,RIGHT,MID: ô địa chỉ liên quan chứa nhiều ký tự chuỗi nhưng chỉ có một số ký tự có liên quan tới điều kiện Để lập điều kiện ta phải dùng các hàm xử lý chuỗi cắt lấy điều kiện sau đó mới mang đi gán giá trị
Vd:
Căn cứ vào 2 ký tự đầu của số lô hàng hãy điền vào cột tên hàng Nếu 2 ký tự đầu là tv thì tên hàng là Ti
Trang 5C63 có 5 ký tự nhưng chỉ có 2 ký tự đầu quyết định tên hàng cho nên để lập đk chúng ta phải xử dụng hàm Left(c63,2) cắt lấy 2 ký tự đầu sau đó lần lượt gán với các điều kiện đã cho)
Căn cứ vào 2 ký tự cuối của số lô hàng hãy điền vào cột hãng sx nếu 2 ký tự cuối là sn thì điền Sony nếu
là pn điền panasonic nếu tb điền toshiba nếu là el điền là electrolux (sử dụng 3 if, liên quan tới 2 ký
tự cuối cho nên dùng hàm Right(c63,2) cắt gán lần lượt)
Điều kiện kép: Điều kiện liên quan tới nhiều giá trị, nhiều ô trên cùng dòng
Để lập đk ta dùng các hàm AND,OR để kết hợp các điều kiện đơn lại với nhau
AND(đk1,đk2,đk3, ,đkn): Hàm and đúng khi tất cả các điều kiện đơn đúng
OR(đk1,đk2,đk3, ,đkn): Hàm OR đúng khi ít nhất 1 điều kiện đơn đúng
Ví dụ:
Điền vào cột khen thưởng nếu ký tự đầu của mã khen là A hoặc B và ký tự cuối là 2 thì điền vào là “khen thưởng” , còn lại điền ” -“
Điền vào cột ghi chú nếu có số năm công tác > 10 và Mã khen bắt đầu bằng A thì ghi "Tuyên dương", nếu
số năm công tác >13 hoặc số công vượt 28, thì ghi "Xem xét", còn lại bỏ trống.
5
Trang 6Chú ý : ở đây ký tự số 2 cắt ở chuỗi ra vẫn là dữ liệu chuỗi cho nên phải để trong dấu nháy kép “2”
HÀM TÌM KIẾM: DÙNG ĐỂ LẤY GIÁ TRỊ ĐÃ CHO TẠI BẢNG PHỤ
VLOOKUP(X,Bảng phụ $,n,0) :
Giá trị tìm kiếm xuất hiện theo cột Quan hệ bảng chính bảng phụ là Cột-Cột
Ví dụ: Căn cứ vào số lô hàng bảng phụ hãy điền vào cột tên hàng, số lượng, đơn giá
Cột số lô hàng trên bảng chính và cột số lô hàng trên bảng phụ có quan hệ với nhau nhờ đó mà ta biết được tên hàng , số lượng , đơn giá
Cách dò( mặc định là 0)
được lập ở ngoài bảng CSDL chính có cột tận cùng bên trái chứa các giá trị tìm kiếm,các cột còn lại bên phải chứa giá trị muốn lấy.Cột tìm kiếm được coi có số thứ tự là 1 các cột khác tính từ cột 1 trở đi
Địa chỉ là địa chỉ tuyệt đối( nhập địa chỉ sau đó ấn phím F4 trên bàn phím)
n: số thứ tự cột chứa giá trị muốn lấy Trong trường hợp giá trị muốn lấy nằm trên nhiều cột thì
ta thay vào đó bằng các hàm if để lựa chọn cột.
X: giá trị mang đi tìm
kiếm,thường là địa chỉ của
một ô trên bảng CSDL có
thể kèm thêm các hàm xử
lý chuỗi (left, right,mid)(chú
ý giá trị mang đi tìm kiếm
và cột chứa giá trị trên
bảng phụ phải cùng một
loại dữ liệu)
Trang 7Vd 2: căn cứ vào 3 ký tự cuối của mã sp và bảng phụ hãy điền vào cột sp và giá
ở đây mã sp có 5 ký tự nhưng chỉ cần 3 ký tự cuối là quyết định tên sản phẩm và giá cho nên giá trị mang đi tìm chỉ là
3 ký tự cuối cho nên X= right(B2,3)
VLOOKUP(x,bảng phụ,IF,0): Giá trị cần lấy nằm trên nhiều cột( phụ thuộc vào 2 điều kiện)
Dùng 1 đk đóng vai trò X, điều kiện còn lại gán cho hàm if để chọn cột
Ví dụ: điền vào cột đơn giá ở bảng phía dưới
ở đây đơn giá nằm trên 3 cột Phụ thuộc vào 2 yếu tố: ký tự đầu của mã hàng và tháng bán hàng
Dùng ký tự đầu của mã hàng đóng vai trò tìm kiếm X=Left(B2,1)
Tháng bán hàng sẽ dùng làm đk cho hàm if dùng để chọn cột( nếu tháng 1 lấy trên cột 2, tháng 2 lấy trên cột 3 còn lại lấy trên cột 4) Toàn bộ các hàm if đóng vai trò chọn cột
7
Cột thứ 2 tính từ cột mã sp của bảng phụ
Cột thứ 3 tính từ cột mã sp của bảng phụ
Trang 8Chú ý: khi nhập địa chỉ của bảng phụ cột tìm kiếm phải là cột đầu tiên ở bên trái ,các cột còn lại ở bên phải chứa các giá trị cần lấy
b.HLOOKUP(X,BẢNG TÌM KIẾM$,n,0): giá trị tìm kiếm xuất hiện theo dòng: các thành phần và cách làm cũng tương tự như Vlookup nhưng quan hệ bảng chính -bảng phụ là cột-dòng
VD: Căn cứ vào số lô hàng bảng phụ hãy điền vào cột tên hàng, số lượng và đơn giá
Chú ý: Khi nhập bảng phụ phải nhập sao cho dòng chứa giá trị dò tìm phải là dòng trên cùng của bảng còn các dòng ở phía dưới chứa giá trị cần lấy
LỌC DỮ LIỆU:Từ bảng CSDL chính , đưa ra các bản ghi thỏa mãn điều kiện cho trước
Chọn cột
Giá trị tìm kiếm xuất hiện theo dòng
Trang 9Muốn lọc dữ liệu phải lập miền đk
Cách lập miền đk: Tối thiểu có 2 dòng Dòng đầu là dòng tiêu đề, các dòng dưới là điều kiện Miền điều kiện lập ngoài vùng CSDL chính
Vùng tiêu chuẩn gián tiếp: gồm 2 ô
Ô tiêu đề là giá trị chuỗi và ≠ với tên trường đã có trongbảng csdl chính
Ô dưới bắt đầu bằng dấu = , thường sử dụng các hàm left, right,mid,month,day,year và
and,or để kết hợp các đk trong đó chỉ được sử dụng các địa chỉ bản ghi đầu tiên của
csdl để gán điều kiện.Sau khi nhập công thức ấn enter ô đó sẽ hiển thị chữ TRUE hoặc
FALSE tùy thuộc vào bản ghi ban đầu đúng hay sai.
VD: đưa ra mặt hàng là tiểu thuyết bán trong tháng 3 với số lượng >300
Bản ghi đầu tiên nằm trên dòng thứ 3 cho nên tất cả các ô điều kiện đều nằm trên dòng 3
Sau khi lập xong miền đk thì tiến hành lọc
Cách làm: nháy chuột vào Data/advanced xuất hiện hộp thoại nhập dữ liệu vào các ô như hình dưới
9
Ô tiêu
đề
Chọn 1 ô địa chỉ để đặt các bản ghi lọc được
Bôi đen miền đk
Bôi đen bảng csdl chính
Danh sách lọc được
Trang 10Các hàm CSDL
DSUM(vùng csdl,N,vùng đk): tính tổng trên cột thứ N của những bản ghi thỏa mãn đk
Daverage(vùng csdl,N,vùng đk): tính giá trị trung bình trên cột thứ N của những bản ghi thỏa mãn đk
DMAX(vùng csdl,N,vùng đk): đưa ra giá trị lớn nhất trên cột thứ N của những bản ghi thỏa mãn đk
DMAX(vùng csdl,N,vùng đk): đưa ra giá trị nhỏ nhất trên cột thứ N của những bản ghi thỏa mãn đk
Dcount(vùng csdl,N,vùng đk): đếm ô số trên cột thứ N của những bản ghi thỏa mãn đk
Dcounta(vùng csdl,N,vùng đk): đếm ô chứa dữ liệu trên cột thứ N của những bản ghi thỏa mãn đk
