Hệ thống thông tin quản lý nhà hàng

BÀI THI KẾT THÚC HỌC PHẦN Môn thi: Phân tích kinh doanh 1 Họ và tên sinh viên: Nguyễn Thu Thảo MSSV: 030235190140 Lớp học phần: ITS336_211_D01 THÔNG TIN BÀI THI Bài thi có: bằng số: 21 t

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH

KHOA HỆ THÔNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

- -Tiểu luận môn học: PHÂN TÍCH KINH DOANH 1

Đê tài: Hệ thống thông tin quản lý nhà hàng

Sinh viên: Nguyễn Thu Thảo MSSV: 030235190140

Lớp: ITS336_211_D01 Giảng viên: Hồ Thị Linh

Tp Hồ Chí Minh ngày 19 tháng 01năm 2022 tai lieu, luan van1 of 98.

document, khoa luan1 of 98.

BÀI THI KẾT THÚC HỌC PHẦN

Môn thi: Phân tích kinh doanh 1

Họ và tên sinh viên: Nguyễn Thu Thảo

MSSV: 030235190140 Lớp học phần: ITS336_211_D01

THÔNG TIN BÀI THI

Bài thi có: (bằng số): 21 trang

(bằng chữ): Hai mươi mốt trang

YÊU CẦU

Bạn là một nhà phân tích kinh doanh và được giao thực hiện các công việc trong dự án liên quanđến vị trí công việc của mình Hãy chọn một trong các dự án triển khai hệ thống thông tin sau đây:

- Hệ thống thông tin quản lý quản lý trung tâm tiếng Anh

- Hệ thống thông tin quản lý quản lý bất động sản

- Hệ thống thông tin quản lý quản lý nhà hàng

- Hệ thống thông tin quản lý quản lý cửa hàng bán cà phê

Thực hiện các yêu cầu sau đây:

- Hãy chọn các kỹ thuật (xem lại tài liệu, phỏng vấn, bảng hỏi khảo sát, quan sát) để thực hiện nhiệm vụ gợi

mở với một số các bên liên quan (Ít nhất 02 bên liên quan với 02 kỹ thuật khác nhau) Trình bày sản phẩm công việc và sản phẩm chuyển giao có liên quan

- Biên soạn các quy tắc kinh doanh (business rules) có thể sử dụng để vận hành hoạt động kinh doanh tại công ty khách hàng (Ít nhất 10 quy tắc không trùng lặp)

- Sử dụng kỹ thuật câu chuyện người dùng (user story) để viết lại các yêu cầu chức năng của hệ thống, đồng thời đề xuất giải pháp tương ứng cho từng user story

- Trình bày các ràng buộc kinh doanh và các ràng buộc kỹ thuật khi lựa chọn giải pháp để triển khai hệ thống

- Trình bày 01 trường hợp kinh doanh (business case) để biện minh cho việc triển khai hệ thống thông tin, nhằm thuyết phục Ban lãnh đạo công ty đồng ý với đề xuất triển khai hệ thống thông tin

tai lieu, luan van2 of 98.

document, khoa luan2 of 98.

MỤC LỤC

MỤC LỤC 3

DANH MỤC BẢNG BIỂU 4

DANH MỤC TÀI LIỆU 4

MÔ TẢ DOANH NGHIỆP KHÁCH HÀNG 5

1 Giới thiệu chung 5

2 Phạm vi 5

3 Các bên liên quan 5

4 Khó khăn mà nhà hàng đang đối mặt 5

4 Mong muốn của chủ nhà hàng 6

NỘI DUNG 6

1 Các kỹ thuật thực hiện nhiệm vụ gợi mở với một số các bên liên quan 6

1.1 Kỹ thuật phỏng vấn 6

a Thông tin chung 6

b Sản phẩm công việc: Bảng câu hỏi 6

c Sản phẩm chuyển giao: Tài liệu Bác cáo về câu trả lời của Chủ nhà hàng 10

1.2 Kỹ thuật bảng hỏi khảo sát 11

a Thông tin chung 11

b Sản phẩm công việc: Bảng khảo sát 12

c Sản phẩm chuyển giao: Tài liệu về câu trả lời của nhân viên phục vụ 14

2 Các quy tắc kinh doanh của nhà hàng 17

3 Sử dụng kỹ thuật câu chuyện người dùng (user story) để viết lại các yêu cầu chức năng của hệ thống, đồng thời đề xuất giải pháp tương ứng cho từng user story 17

4 Ràng buộc kinh doanh và các ràng buộc kỹ thuật 19

4.1 Ràng buộc kinh doanh 19

4.2 Ràng buộc kỹ thuật 20

5 Trường hợp kinh doanh 20

TÀI LIỆU THAM KHẢO 21

tai lieu, luan van3 of 98.

document, khoa luan3 of 98.

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1 Bảng câu hỏi phỏng vấn dành cho chủ nhà hàng (quản lý) 10 Bảng 2 Bảng khảo sát nhân viên phục vụ 14 Bảng 3 Kỹ thuật câu chuyện người dùng 19

DANH MỤC TÀI LIỆU

Tài liệu 1 Báo cáo về câu trả lời của chủ nhà hàng (quản lý) 11 Tài liệu 2 Báo cáo về câu trả lời của nhân viên phục vụ 16

tai lieu, luan van4 of 98.

document, khoa luan4 of 98.

MÔ TẢ DOANH NGHIỆP KHÁCH HÀNG

1 Giới thiệu chung

Tên : Nhà hàng Deli Restaurant

Địa chỉ: Thị trấn Phước An, huyện Krông Pắc, tỉnh Đăk Lăk

Loại dự án: Phát triển hệ thống quản lý nhà hàng mới

2 Phạm vi

(1) Quản lý đặt đồ ăn/ đồ uống

(2) Quản lý đặt bàn

(3) Thanh toán/thống kê

(4) Quản lý nhân viên

3 Các bên liên quan

(1) Quản lý nhà hàng (là người chủ nhà hàng)

(2) Nhân viên thu ngân

(3) Nhân viên phục vụ

4 Khó khăn mà nhà hàng đang đối mặt

(1) Khách phàn nàn vì phục vụ quá chậm

Khi khách gọi món các bạn nhân viên phục vụ bắt đầu ghi chép bằng tay, rồi chuyển xuống cho bếp, canh bếp làm xong thì bê lên cho khách Tuy làm việc hết công suất nhưng khách vẫn phàn nàn, thậm chí có nhiều người còn nhăn nhó, khó chịu và đứng dậy bỏ về

(2) Phục vụ nhầm bàn, nhầm món

(3) Thất thoát do không kiểm soát được hóa đơn

Mặc dù có bạn thu ngân riêng nhưng việc nhìn vào hóa đơn gọi món rồi cộng trừ nhân chia cũng dễ xảy

ra sai sót và mất thời gian Những mảnh giấy được lưu lại để tổng kết doanh thu cuối ngày rất dễ bị mất, nhàu nhĩ, bị bẩn hoặc mờ chữ Thậm chí có trường hợp không tổng kết đủ hóa đơn để biển thủ tiền riêng

đã từng xảy ra khiến nhà hàng anh thất thoát tiền không hề ít

(4) Hạn chế số lượng khách có thể phục vụ được

Mỗi ngày quán chỉ phục vụ được tối đa khoảng 50 lượt khách Thậm chí còn bị mất khách vì đến quán mấy lần mà không đủ bàn phục vụ

(5) Mất thời gian cho việc quản lý

Chủ nhà hàng gần như phải có mặt ở cửa hàng cả ngày để bao quát, điều phối công việc, xử lý các tình huống xảy ra và quản lý tiền nong tránh gian lận, thất thoát

Về quản lý nhân viên, do thông tin đều được ghi vào sổ giấy nên việc thêm, sửa hoặc xóa thông tin trở nên hạn chế, khó quản lý được số giờ làm việc trong tháng để tính lương

tai lieu, luan van5 of 98.

document, khoa luan5 of 98.

4 Mong muốn của chủ nhà hàng

Hệ thống mới giúp nhân viên kiểm soát được công việc tốt hơn, hạn chế nhầm lẫn, sai sót Tất cả các khâu từ lúc khách hàng lựa chọn món ăn, chuyển thực đơn xuống nhà bếp, đầu bếp thực hiện chế biến, hoàn thành xong chuyển lên cho nhân viên phục vụ mang đến cho khách, đến khâu tính tiền, in hóa đơn đều có hệ thống hỗ thực hiện một cách chính xác, nhịp nhàng và khắc phục được những khó khăn kể trên Việc rút ngắn được thời gian chờ đợi của khách hàng khiến họ hài lòng hơn, giảm tỉ lệ khách phàn nàn, khó chịu

Ngoài ra, khi có hệ thống mới, mọi thông tin phải được cập nhật trên hệ thống mà không xảy ra sai sót, nhân viên thu ngân cũng khó để gian lận vì hệ thống đã ghi nhận từ khâu khách gọi món Tất cả mọi lịch

sự giao dịch đều được tự động lưu lại, thu chi rất rõ ràng, kiểm kê doanh số cuối ngày dù lệch 1 ngàn đồng cũng phát hiện ra và buộc nhân viên phải giải trình hợp lý

Bên cạnh đó, hệ thống phải có chức năng quản lý từ xa, giúp người quản lý (chủ nhà hàng) tiết kiệm thời gian trong việt kiểm soát các hoạt động nhà hàng và quản lý nhân viên

NỘI DUNG

1 Các kỹ thuật thực hiện nhiệm vụ gợi mở với một số các bên liên quan

1.1 Kỹ thuật phỏng vấn

a Thông tin chung

- Bên liên quan tiếp xúc để lấy yêu cầu:Chủ nhà hàng

- Công cụ hỗ trợ: Máy ghi âm, máy tính ghi chép, bảng câu hỏi, danh sách các bên liên quan cần phỏng vấn

b Sản phẩm công việc: Bảng câu hỏi

Bảng câu hỏi được chuẩn bị cho buổi phỏng vấn lấy yêu cầu phát triển hệ thống mới của nhà hàng với chủ nhà hàng (hiện tại kiêm quản lý) vào ngày 14/01/2022 và câu trả lời được ghi nhận như sau:

BẢNG CÂU HỎI LẤY YÊU CẦU CHO HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÀ HÀNG THÔNG TIN CHUNG:

Họ và tên:

Chức vụ:

Số điện thoại:

Địa chỉ:

CHỨC

CHUNG Trước đây anh/chị quản lý

nhà hàng thông qua công cụ nào? Có gây khó khăn gì không?

Trước đây, mọi công việc được ghi chép cẩn thận thông qua sổ lớn của nhà hàng, tuy nhiên, cẩn thân đến đâu cũng không tránh khỏi sai sót, và việc tìm kiếm thủ công rất mất thời gian

tai lieu, luan van6 of 98.

document, khoa luan6 of 98.

Quy trình phục vụ của nhà hàng được diễn ra như thế nào?

Đầu tiên là khách hàng lựa chọn món ăn, chuyển thực đơn xuống nhà bếp, đầu bếp thực hiện chế biến, hoàn thành xong chuyển lên cho nhân viên phục vụ mang đến cho khách, đến khâu tính tiền, in hóa đơn cho khách

Quản lý đặt

đồ ăn/thức

uống

Khi chưa có hệ thống thì nhân viên phục vụ ghi chú yêu cầu của khách hàng bằng cách nào? Việc làm này có gây khó khăn gì hay không?

Khi khách gọi món các bạn nhân viên phục vụ bắt đầu ghi chép bằng tay, rồi bắt đầu chuyền tờ giấy đi để đầu bếp thực hiện yêu cầu, thu ngân tính tiền Việc làm như vậy vừa tốn thời gian, công sức và việc khách hàng phàn nàn

về thời gian phục vụ mặc dù nhân viên rất chăm chỉ là điều khó tránh khỏi Chưa kể, trong quá trình truyền đi như vậy, tờ giấy ghi yêu cầu của khách hàng có thể bị rách, nhàu, thậm chí là bị mất

Việc phục vụ chậm, nhầm bàn, nhầm món có thường xuyên xảy ra hay không?

Có, nhân viên dễ mất tập trung khi khách hàng bàn này muốn gọi thêm món, khách hàng bên kia hết nước chấm, giấy ăn

Trong quá trình ghi yêu cầu của khách, việc thêm, sửa, xóa món ăn có gây khó khăn

gì không?

Dĩ nhiên là có Mỗi khi khách thay đổi yêu cầu, nhân viên bắt đầu tẩy xóa, gạch chéo vào tờ giấy, việc này gây nhiều nhầm lẫn cho các nhân viên khác trong nhà hàng khi nhìn vào Chưa kể, có nhiều nhân viên ghi thêm yêu cầu của khác vào 1 tờ giấy khác và kẹp vào giấy cũ, và dĩ nhiên rồi, việc những tờ giấy bị thất lạc nhau là điều khó tránh khỏi

Anh/chị có muốn hệ thống mới có chức năng tìm kiếm, chỉnh sửa món ăn/ thức uống

để tiết kiệm thời gian hay không?

Có, điều này là đương nhiên rồi

Anh chị còn có yêu cầu nào khác hay không? Tạm thời thì chưa.

Quản lý đặt

bàn Nhà hàng của anh/chị có bao

nhiêu bàn, việc đặt bàn cho khách có gây khó khăn gì không?

Nhà hàng tổng cộng có 30 bàn, tuy nhiên lại có 3 khu vực (tầng 1, 2 và sân vườn) Vì vậy, mỗi lần đặt bàn cho khách, nhân viên phải chạy đi xem để xác định được bàn nào đang còn trống, việc này khiến khách hàng phải chờ đợi lâu

Hệ thống mới sẽ có chức năng theo dõi bàn ăn, đễ

Dĩ nhiên

tai lieu, luan van7 of 98.

document, khoa luan7 of 98.

nhân viên dễ dàng tìm kiếm

và đặt bàn cho khách

Anh/chị có hài lòng về chức năng này?

Anh/chị có muốn hệ thống mới có chức năng hủy bàn, chuyển bàn, gộp bàn hay không?

Dĩ nhiên có

Thanh toán,

thống kê

Nhà hàng mình có nhân viên thu ngân không, việc thanh toán hóa đơn cho khách có gặp khó khăn gì không (ví dụ: tính toán chậm, sai )?

Mặc dù nhà hàng có nhân viên thu ngân riêng nhưng việc nhìn vào hóa đơn gọi món rồi cộng trừ nhân chia cũng dễ xảy ra sai sót và mất thời gian, nhất là thời điểm khách đông như lễ, tết

Việc tổng kết doanh thu cuối ngày/ tháng/ năm có thường xuyên xảy ra sai sót, theo anh/chị khó khăn nào là lớn nhất?

Như đã nêu ở trên thì việc thanh toán từng hóa đơn cho khách đã gây trở ngại, thì việc thổng kết doanh thu cuối ngày hay tháng, năm gặp khó khăn là điều khó tránh khỏi Nhiều lúc biết nhà hàng bị thất thoát, nhưng không biết lý

do vì đâu Khó khăn lớn nhất có thể là do sai sót từ nhân viên thu ngân và việc giữ gìn những mảnh giấy được lưu lại để tổng kết doanh thu, nó rất dễ bị mất, nhàu nhĩ, bị bẩn hoặc mờ chữ

Nhà hàng của anh/chị có bao giờ bị thất thoát tiền mặt hay chưa, lý do lớn nhất khiến việc này xảy ra là do đâu?

Có xảy ra rồi Và lý do thì chưa xác định cụ thể, có thể là

do nhân viên thu ngân tính toán nhầm, bị mất hóa đơn, hoặc trường hợp xấu hơn là nhân viên thu ngân cố tình không tổng kết đủ hóa đơn để biển thủ tiền riêng Nói chung, vì lý do gì đi chăng nữa, cũng làm ảnh hưởng đến

sự tồn tại của nhà hàng

Hệ thống mới sẽ tự động cập nhập món ăn/ thức uống mà nhân viên phục vụ lựa chọn,

và hỗ trợ thu ngân trong việc tính toán hóa đơn và thanh toán cho khách, anh/chị có đồng ý hay không?

Dĩ nhiên rồi

Hệ thống sẽ có chức năng thống kê doanh thu, vậy bình

Nhà hàng sẽ thống kê doanh thu hằng ngày, tháng, quý 3 tháng và hằng năm, vì vậy tôi mong hệ thống sẽ có chức

tai lieu, luan van8 of 98.

document, khoa luan8 of 98.

thường khoản bao lâu thì anh/chị sẽ thống kê doanh thu một lần Anh/chị có yêu cầu gì đối với hệ thống?

năng tự động thống kê để tăng độ chính xác

Ngoại trừ nhân viên thu ngân thì anh/chị có muốn ai là người có thể thực hiện chức năng theo dõi doanh thu của nhà hàng ngay trên hệ thống hay không?

Dĩ nhiên là là người quản lý nhà hàng và chủ đều được thực hiện chức năng này rồi

Anh/chị có yêu cầu nào đối với việc xuất hóa đơn hay xuất bảng thống kê doanh thu hay không?

Vâng, để hỗ trợ cho công tác báo cáo, thống kê, việc xuất hóa đơn và các loại bảng thống kê là điều nên có

Anh/chị còn có yêu cầu nào khác không? Tạm thời thì chưa có.

Quản lý

nhân viên

Nhà hàng lưu trữ thông tin nhân viên ở đâu

Thông tin của nhân viên thì được ghi lại ở trong một cuốn

sổ lớn Việc tính lương cho nhân

viên có gây khó khăn gì không?

Ở nhà hàng, có cả nhân viên part-time lẫn full-time, chế độ lương cũng khác nhau Việc tính toán số giừo làm việc rồi nhân lên để tính lương cũng không có gây khó khăn gì cho lắm, tuy nhiên hơi mất thời gian

Anh/chị có muốn hệ thống mới có chức năng tính tiền lương (theo dõi ca đăng ký,

ca làm việc, chế độ thưởng, phạt tiền lương) cho nhân viên hay không?

Có, vừa mang lại sự chuyên nghiệp lại không mất quá nhiều thời gian

Ngoài ra, trong phạm vi quản

lý nhân viên, anh/chị có yêu cầu nào đối với hệ thống nữa hay không?

Có Việc nhân viên nghỉ hay mới vào làm sẽ được phần mềm thêm, xóa, sửa cho phù hợp

Anh chị còn có yêu cầu nào khác hay không? Tạm thời thì chưa.

CHUNG Công ty muốn phân quyền

cho ai trong hệ thống?

Chủ cửa hàng là người có quyền quản lý cao nhất trong hệ thống, bên dưới có quản lý và nhân viên thu ngân, nhân

tai lieu, luan van9 of 98.

document, khoa luan9 of 98.

viên phục vụ.

Anh/chị dự định chi bao nhiêu cho hệ

thống mới này?

Khoảng 600 triệu đồng

Anh/chị mong muốn hệ thống hoàn thành trong bao lâu?

Khoảng 6 tháng

Bảng 1 Bảng câu hỏi phỏng vấn dành cho chủ nhà hàng (quản lý)

c Sản phẩm chuyển giao: Tài liệu Bác cáo về câu trả lời của Chủ nhà hàng

Sau buổi phỏng vấn về các quy trình và yêu cầu của nhà hàng vào ngày 14/01/2022, tài liệu được viết dựa trên câu trả lời của chủ nhà hàng như sau:

BÁO CÁO VỀ CÂU TRẢ LỜI CỦA CHỦ NHÀ HÀNG (QUẢN LÝ)

Ea Phê, ngày 14 tháng 01, năm 2022

I Giới thiệu

1 Kế hoạch

2 Thời gian thực hiện: 9g00, 14/01/2022

3 Địa điểm: Trực tiếp tại nhà hàng

4 Công cụ hỗ trợ: Máy ghi âm, máy tính ghi chép, bảng câu hỏi, danh sách các bên liên quan cần phỏng vấn

II Mục đích phỏng vấn

Lấy được những yêu cầu, những chức năng mới cho hệ thống thông tin quản lý nhà hàng từ người chủ nhà hàng

III Nội dung, kết quả phỏng vấn

Buổi phỏng vấn theo hình thức một đối một, hỏi các câu hỏi được chuẩn bị sẵn trong bảng câu hỏi và ghi chú lại câu trả lời của người được phỏng vấn

Kết quả buổi phỏng vấn được tóm gọi lại như sau:

1 Tính năng dành cho nhân viên phục vụ

Tính năng đặt chỗ: Tính năng cho phép nhân viên phục vụ đặt chỗ và theo dõi tình hình đặt

chỗ cho khách hàng Ngoài ra còn có chức năng, hủy, chuyển, gộp bàn

Tính năng đặt món ăn: Phần mềm này cho phép nhân viên giới thiệu các món trong menu giúp khách hàng và ghi nhận yêu cầu Bên cạnh đó, còn có chức năng thêm/ sửa/ xóa món ăn

2 Tính năng dành cho nhân viên thu ngân

Sau khi khách hàng gọi món thì hệ thống sẽ giúp thu ngân lập hóa đơn thanh toán, in hóa đơn, thống kê doanh thu

3 Tính năng quản lý dành cho chủ nhà hàng (quản lý)

Có thể nắm được tình hình bán hàng trong ngày, hiệu quả kinh doanh mà không cần phải trực tiếp ở quán kiểm soát

tai lieu, luan van10 of 98.

document, khoa luan10 of 98.