TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA HTTTKT-TMĐT ------ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng của công ty cổ phần quốc tế Zoma Người hướng dẫn : P
TẦM QUAN TRỌNG VÀ Ý NGHĨA CỦA PTTK HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY CP QUỐC TẾ ZOMA
Với sự phát triển hiện nay, CNTT có một vai trò cực kỳ quan trọng Nó có mặt ở hầu khắp các lĩnh vực, mỗi lĩnh vực có một vị trí riêng Trong nền kinh tế, công nghệ thông tin chính là một cầu nối để thúc đẩy sự phát triển Như vậy, vấn đề ứng dụng CNTT vào quản lý doanh nghiệp là nhu cầu thiết yếu của mỗi doanh nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý trong doanh nghiệp không còn trở nên xa lạ (quản lý nhân sự, quản lý bán hàng, quản lý hồ sơ tài liệu, quản lý tài chính kế toán …) Với kế hoạch ngày càng mở rộng về quy mô lẫn ngành hàng kinh doanh đa dạng thì việc hoàn thiện hệ thống quản lý bán hàng cho các doanh nghiệp nói chung cũng như công ty CP quốc tế Zoma nói riêng là một việc làm cấp thiết Là một hệ thống tích hợp nhiều ưu điểm và tiện ích trong việc quản lý, các nhà quản lý sẽ thấy rõ được toàn bộ quá trình kinh doanh, kiểm soát được quá trình kinh doanh của công ty một cách tối ưu nhất Với hệ thống này, việc quản lý bán hàng trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn bao giờ hết, thúc đẩy nhanh quá trình bán hàng, cũng như hoạt động kinh doanh doanh trong công ty Đó cũng chính là lý do mà hệ tống thông tin quản lý bán hàng đang được công ty chú trọng và tìm ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống bán hàng của công ty
Với những ưu điểm của hệ thống thông tin quản lý bán hàng mang lại, và từ nhu cầu thực tế trong nghiệp vụ quản lý bán hàng của công ty cổ phần quốc tế Zoma, em chọn đề tài “ Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng của công ty cổ phần quốc tế Zoma ” để nghiên cứu Với mong muốn giúp công ty đưa hệ thống vào sử dụng hỗ trợ việc quán lý bán hàng một cách tốt nhất ,mang lại hiệu quả kinh doanh cao hơn
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Hệ thống hóa kiến thức về HTTT quản lý bán hàng nói chung và của công ty Cổ phần quốc tế Zoma nói riêng Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý bán hàng tại công ty cổ phần quốc tế Zoma, nghiên cứu các phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng từ đó đưa ra một số đề xuất, giải pháp để có thể tạo ra một hệ thống thông tin quản lý bán hàng phù hợp và mang tính thiết thực đối với hoạt động quản lý bán hàng, đem lại hiệu quả trong công việc.
MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU
Phân tích thiết kế HTTT quản lý bán hàng tại công ty CP quốc tế Zoma
- Nghiên cứu tổng quan về công ty CP quốc tế Zoma cũng như tình hình ứng dụng CNTT tại công ty
- Hệ thống hóa kiến thức về phát triển HTTT quản lý bán hàng nói chung và của công ty CP quốc tế Zoma nói riêng
- Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý bán hàng tại công ty CP quốc tế Zoma, nghiên cứu các phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng từ đó đưa ra một số đề xuất, giải pháp để có thể tạo ra một hệ thống thông tin quản lý bán hàng phù hợp và mang tính thiết thực đối với hoạt động quản lý bán hàng, đem lại hiệu quả cao cho hoạt động kinh doanh của công ty CP quốc tế Zoma
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Đề tài này được thực hiện dựa trên các phương pháp sau:
4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
- Thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập dữ liệu liên quan đến cơ sở lý luận, các lý thuyết hệ thống thông tin và phân tích thiết kế hệ thống từ các phương tiện truyền thông như sách, báo, internet,
- Thu thập dữ liệu sơ cấp:
Phương pháp sử dụng phiếu điều tra: Đây là phương pháp sử dụng mẫu phiếu điều tra khảo sát tại công ty Để hiểu rõ thêm về thực trạng tình hình ứng dụng CNNTT cũng như là thực trạng, quy trình ứng dụng hệ thống quản lý bán hàng của công ty, em đã tiến hành phương pháp phát phiếu điều tra Từ đó, em đã thiết kế, xây dựng các chức năng phù hợp với nhu cầu thực tế mà công ty đang cần
Phỏng vấn trực tiếp : em đã thực hiện phỏng vấn các nhân viên trong công ty để tìm hiểu thêm về những yêu cầu chức năng cần có của phần mềm, cũng như là quy trình bán hàng hiện tại của công ty để thiết kế phần mềm phù hợp và dễ sử dụng hơn
4.2 Phương pháp xử lý dữ liệu
- Thống kê, so sánh đối chiếu: Bằng cách ghi chép lại thông tin từ điều tra trắc nghiệm, quan sát thực tế và phỏng vấn trực tiếp để đưa ra những đánh giá ban đầu Phương pháp đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn để tìm ra và giải quyết những khó khăn thách thức còn tồn tại bên trong công ty Qua đó giúp ta có thể phân tích thết kế hệ thống thông tin quản bán hàng cho công ty CP quốc tế Zoma một cách hiệu quả
- Phân tích, tổng hợp: Đây là phương pháp phân tích lý thuyết thành những bộ phận cấu thành, những mối quan hệ để nhận thức, phát hiện và khai thác những khía cạnh khác nhau của lý thuyết về HTTT quản lý để từ đó chọn lọc những thông tin cần thiết phục vụ cho đề tài của mình Trên cơ sở đó sử dụng phương pháp tổng hợp lý thuyết để liên kết những bộ phận, những mối quan hệ thành một chỉnh thể hoàn chỉnh Phương pháp này được sử dụng trong quá trình tìm kiếm, nghiên cứu cơ sở lý luận liên quan đến hệ thống quản lý bán hàng của công ty.
KẾT CẤU KHÓA LUẬN
Ngoài lời cám ơn, phần mở đầu, khóa luận gồm các chương:
Chương 1:Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế HTTT quản lý bán hàng
Chương 2: Phân tích, đánh giá thực trạng HTTT quản lý bán hàng của công ty
Chương 3: Phân tích, thiết kế HTTT quản lý bán hàng của công ty CP quốc tế Zoma.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG
NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ B ẢN
1.1.1 Một số khái niệm về quản trị kinh doanh
Quản trị là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều lĩnh vực như quản trị hành chính (trong các tổ chức xã hội), quản trị kinh doanh (trong các tổ chức kinh tế) Có rất nhiều quan niệm về quản trị:
- Quản trị là các hoạt động được thực hiện nhằm bảo đảm sự hoàn thành công việc qua những nỗ lực của những người khác; quản trị là công tác phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những người cộng sự khác cùng chung một tổ chức
- Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong một môi trường luôn luôn biến động
- Quản trị là một quá trình nhằm đạt đến các mục tiêu đề ra bằng việc phối hợp hữu hiệu các nguồn lực của doanh nghiệp; theo quan điểm hệ thống, quản trị còn là việc thực hiện những hoạt động trong mỗi tổ chức một cách có ý thức và liên tục Quản trị trong một doanh nghiệp tồn tại trong một hệ thống bao gồm các khâu, các phần, các bộ phận có mối liên hệ khăng khít với nhau, tác động qua lại lẫn nhau và thúc đẩy nhau phát triển
Khái niệm quản trị kinh doanh
Trong lĩnh vực quản trị kinh doanh chia ra nhiều lĩnh vực: quản trị tài chính, quản trị nhân sự, quản trị marketing, quản trị sản xuất
Quản trị kinh doanh là tập hợp các hoạt động có liên quan và tương tác mà một chủ thể kinh doanh tác động lên tập thể những người lao động tron doanh nghiệp để sử dụng một cách tốt nhất mọi nguồn lực, tiềm năng và cơ hội của doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh nhằm đạt được mục tiêu đề ra theo đúng luật định và thông kinh doanh
Quản trị nhân sự là hệ thông các quan điểm, chính sách và hoạt động thwucj tiễn được sử dụng trong quản trị con người của một tổn chức nhằm đạt được kết quả tốt ưu cho cả tổ chức và nhân viên
Quản trị tài chính doanh nghiệp là các hoạt động nhằm phối trí các dòng tiền tệ trong doanh ngiệp nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp Quản trị tài chính báo gồm các hoạt đồng làm cho luồng tiền tệ của công ty phù hợp trực tiếp với các kế hoạch
Quản trị quan hệ khách hàng là quá trình lựa chọn những khách hàng mà một doanh nghiệp có thể phục vụ một cách sinh lời nhất và thiết lập những tương tác riêng biệt giữa doanh nghiệp với từng khách hàng
1.1.2 Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin
Dữ liệu là các giá trị phản ánh sự vật, hiện tượng trong thế giới khách quan Dữ liệu là các giá trị thô, chưa có ý nghĩa với người sử dụng Có thể là một tập hợp các giá trị mà không biết được sự liên hệ giữa chúng.
MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG
cụ thể, trong một ngữ cảnh cụ thể
Hệ thống thông tin là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếu dựa vào các công cụ như giấy, bút Hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính (phần cứng, phần mềm) và các thông tin khác
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định của tổ chức
1.2 MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
1.2.1 Quy trình phân tích, thiết kế HTTT
Có nhiều tài liệu viết với số lượng quy trình khách nhau nhưng về bản chất chúng không khác nhau Theo Phân tích thiết kế các hệ thống thông tin hiện đại, Nguyễn Văn
Vỵ, Thống Kê, 2002 thì tài liệu chia quy trình PTTK HTTT chia làm 6 giai đoạn Mỗi giai đoạn lại mang một chức năng nhiệm vụ khác nhau
Giai đoạn 1: Khảo sát dự án
Trong giai đoạn đầu tiên này, nhiệm vụ chính là thu thập thông tin có liên quan cần thiết Qua quá trình xử lý, phân tích thông tin từ đó đưa ra được lựa chọn phương án tốt nhất cho dự án Quá trình khảo sát được chia làm hai bước:
Bước 1:Khảo sát dự án
Khảo sát sơ bộ: từ các nguồn thu thập thông tin có sẵn, các yếu tốt cơ bản được khảo sát Từ đó, nhà phát triển HTTT có cái nhìn tổng quan và đưa ra được các giải pháp cho dự án
Khảo sát chi tiết: từ các thông tin mang tính phức tạp, chuyên môn sâu hay đòi hỏi phải có hiểu biết nghiệp vụ… các dữ liệu được thu thập phục vụ cho quá trình nghiên cứu và phát triển hệ thống Người phát triển hệ thống không thể phát triển hệ thống khi mà không hiểu biết sâu về lĩnh vực mình đang xây dựng hệ thống
Bước 2: Đặt ra các câu hỏi và vấn đề trọng tâm cần phải giải quyết:
Trong quá trình khảo sát dự án thì cần tối thiểu trả lời được một trong các câu hỏi như dữ liệu, thông tin được đưa vào như thế nào? Xử lý ra làm sao? Hệ thống bao gồm chức năng gì?
Sau khi phân tích thông tin và đưa ra các vấn đề cần giải quyết, từ đó nhà phát triển sẽ chọn lọc các thông tin và xây dựng hệ thống thông tin sao cho phù hợp với doanh nghiệp
Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống
Trong giai đoạn này ta cần:
Xác định yêu cầu của HTTT: Yêu cầu về chức năng, yêu cầu kiến trúc, ngôn ngữ phần mềm, các yêu cầu khác và khả năng nâng cấp trong tương lai
Phân tích và đặc tả mô hình các chức năng và các tác nhân được thể hiện thông qua các sơ đồ
Phân tích luồng dữ liệu, xác định các thuộc tính lập thành các bảng dữ liệu (data table) gồm các trường dữ liệu (data field) Xác định khóa chính (primary key), khóa ngoại (foreign key) cùng các mối quan hệ giữa bảng dữ liệu (relationship) và ràng buộc (constraint) của dữ liệu
Từ những thông tin, tài liệu được khảo sát và phân tích, nhà phát triển thực hiện phân tích bằng các phần mềm chuyên dụng và chuyển hóa chúng dần thành phần mềm Quá trình thiết kế được thực hiện qua 2 bước:
Bước 1: Thiết kế tổng thể
Từ những tài liệu được khảo sát và phân tích, qua các phần mềm chuyên dụng như Sybase PowerDesigner, CA ERwin Data Modeler, Star UML, nhà phát triển thực hiện mô hình hóa Qua quá trình này, nhà phát triển có thể thể hiện được các mối quan hệ giữa các đối tượng, cũng như tạo nền tảng để xây dựng phát triển phần mềm
Bước 2: Thiết kế chi tiết
Sau quá trình thiết kế tổng thể, nhà phát triển đi vào thiết kế chi tiết bao gồm việc thiết kế cơ sở dữ liệu (Database), thiết kế truy vấn, thủ tục hàm, thiết kế giao diện, thiết kế chức năng phần mềm, thiết kế báo cáo,…
Thực chất, thiết kế là việc sử dụng các phương pháp, công cụ nhằm tạo ra mô hình hệ thống giúp bộ phận viết mã chương trình dễ dàng hiểu và xây dựng phần mềm theo đúng yêu cầu
Sau khi mà đã có thiết kế chi tiết, tuy vào yêu cầu thực tiễn của bài toán mà nhà phát triển lựa chọn sau:
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có thể là SQL Server, Oracle, MySQL, … và thực hiện cài đặt cơ sở dữ liệu đó cho hệ thống - Công cụ lập trình (Microsoft Visual Studio, PHP Designer, ) - Công cụ để xây dựng giao diện hệ thống (DevExpress, Dot Net Bar, )
- Với các phần mềm phức tạp thì cần viết cả tài liệu hướng dẫn
TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU
Các hệ thống thông tin quản lý không còn xa lạ với các doanh nghiệp khi nhu cầu quản lý thông tin một cách có hệ thống trở nên vô cùng cấp thiết và ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả sản xuất – kinh doanh cũng như khả năng cạnh tranh và sự tồn tại của doanh nghiệp Đã có không ít công trình nghiên cứu trong và ngoài nước nghiên cứu về đề tài này nhằm tìm ra lối đi mới trong việc quản trị quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ trong doanh nghiệp Sau đây là một số công trình nghiên cứu liên quan:
Tình hình nghiên cứu trong nước
Trong quá trình nghiên cứu tôi có tìm hiểu một số tài liệu trong nước cụ thể như sau:
- Nguyễn Quốc Trung (2010), Đồ án tốt nghiệp “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty Thương mại và Phát triển Công nghệ Bách Khoa Hà Nội Đề tài xây dựng HTTT quản lý bán hàng với các chức năng: quản lý hóa đơn, tính tồn kho theo ngày nhập, tên hàng hóa theo quý, năm, quản lý hàng hóa, quản lý khách hàng, lập báo cáo nhằm cung cấp cho bộ máy quản trị Công ty Thương mại và Phát triển Công nghệ Bách khoa 4 công cụ quản lý hàng hóa đồng bộ, chi tiết, đồng thời giám sát chặt chẽ số lượng hàng hóa ra vào khi cũng như nắm được thông tin khách hàng mua hàng của Công ty cổ một cách hệ thống
- Trần Văn Mộc, Luận văn: “Phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý bán hàng nội thất của công ty CP Thương Mại và Truyền Thông CIC”, Khoa công nghệ thông tin, Đại học giao thông vận tải Xây dựng cơ sở dữ liệu chi tiết, mang tính linh động cao; lưu trữ đầy đủ thông tin cần thiết giúp tổ hợp, chọn lọc dữ liệu đầy đủ, đáp ứng các nhu cầu báo cáo, tổng hợp dữ liệu của người sử dụng Giao diện chương trình gần gũi, cập nhật dễ dàng, thống nhất trên tất cả các chương trình; tích hợp chức năng tìm kiếm dữ liệu trên hầu hết các chức năng
- Nguyễn Ngọc Tường Vy, Luận văn: “Phân tích, thiết kế và xây dựng HTTT quản lý bán hàng của công ty cổ phần truyền thông Vang”, Khoa tin học kinh tế, Đại học Kinh tế Quốc Dân Chương trình phần mềm Quản lý bán hàng tại công ty CP truyền thông Vang đã đáp ứng được những yêu cầu cơ bản trong hệ thống quản lý bán hàng Chương tình đã quản lý được các giao dịch trong ngày tại công ty, chương trình cũng theo dõi được quá trình thực hiện giao dịch của từng nhân viên Chương trình cũng cho phép người sử dụng tìm kiếm các thông tin về khách hàng theo các tiêu thức khác nhau, cho người sử dụng lựa chọn đồng thời chương trình lập được báo cáo theo từng giai đoạn cụ thể từng loại khách hàng thực hiện giao dịch
- Nguyễn Thị Ánh, Khóa luận tốt nghiệp “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty CP thương mại điện tửu DHE”, Khoa hệ thống thông tin kinh tế, Đại học Thương Mại Đây là một trong những đề tài xây dựng HTTT quản lý theo hướng đối tượng hoàn chỉnh, khắc phục được những nhược điểm cơ bản của phương pháp phân tích, thiết kế HTTT quản lý theo hương chức năng như: việc phân tích, thiết kế HTTT quản lý theo hướng chức năng như: việc phân tích và thiết kế gần gũi với thế giới thực; tái sử dụng dễ dàng, đóng gói, che giấu thông tin làm tăng tin an toàn cho hệ thống và đặc biệt là tính kế thừa cao, làm giảm chi phí, hệ thống có tính mở, Tuy nhiên, để xây dựng được HTTT theo hướng đối tượng đòi hỏi thời gian và chi phí lớn, chỉ phù hợp với hệ thống lớn và phức tạp
Qua những đề tài nghiên cứu, những bài báo cáo tiêu biểu nêu trên ta có thể thấy rằng việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý là mối quan tâm khá lớn trong doanh nghiệp Tùy thuộc vào mô hình, quy mô cũng như tài chính trong doanh nghiệp để lựa chọn cho doanh nghiệp một hệ thống thông tin quản lý phù hợp Xây dựng một hệ thống thông tin quản lý đặc biệt là quản lý cho doanh nghiệp thương mại là một quá trình đầu tư đúng đắn, hỗ trợ cho quá trình bán hàng một cách tối ưu nhất, tiết kiệm nguồn nhân sự, giải quyết các vấn đề về thiếu hụt doanh thu, thiếu hụt hàng hóa trong quá trình hoạt động, sản xuất kinh doanh Bên cạnh đó doanh nghiệp còn quản lý được thông tin khách hàng một cách hữu hiệu, tốc độ tìm kiếm rà soát hàng hóa cũng như thông tin khách hàng một cách nhanh chống và hiệu quả.
PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CP QUỐC TẾ ZOMA
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CP QUỐC TẾ ZOMA
2.1.1 Giới thiệu về công ty CP quốc tế Zoma
Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần quốc tế Zoma Tên giao dịch: ZOMA INTER., JSC Địa chỉ: Số 35, ngõ 102 đường Trường Chinh, Phường Phương Mai, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội
Mã số thuế: 0107346709 Điện thoại: 0978970679 Email: admin@zomagruop.com.vn Công ty Cổ phần quốc tế Zoma là công ty con của Công ty Cổ phần Butaba Việt Nam
Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Butaba Việt Nam Tên giao dịch: BUTABA JOINT STOCK COMPANY Địa chỉ: Tầng 2, toàn nhà HH1, ngõ 102 Trường Chinh, Phường Phương Mai, Quận Đống Đa, Hà Nội Đại diện pháp luật: Hoàng Quang Thịnh
Mã số thuế: 0108086595 Điện thoại: 0945885444 Email: admin@butaba.com.vn
2.1.2 Lịch sử phát triển của công ty CP quốc tế Zoma
Công ty cổ phần quốc tế Zoma được thành lập ngày 20/6/2015 Tính đến nay mới hơn 5 năm nhưng công ty quốc tế Zoma đã là một nhà phân phối đáng tin cậy tại Việt Nam Công ty phát triển với sứ mệnh nâng cao chất lượng cuộc sống, chăm sóc và bảo vệ sức khỏe cho người dân Việt Nam Công ty ra đời với sứ mệnh trở thành đơn vị hàng đầu trong việc phân phối các sản phẩm làm đẹp và chăm sóc sức khỏe Để thực hiện sứ mệnh đó công ty đã nỗ lực không ngừng nỗ lực, tìm kiếm, nghiên cứu những sản phẩm , những thương hiệu tốt nhất, đảm bảo chất lượng, an toàn và hiệu quả Từ đó tạo dựng uy tín, niềm tin với khách hàng về các sản phẩm mà công ty phân phối để xứng đáng với thương hiệu doanh nghiệp
2.1.3 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty CP quốc tế Zoma
- Website chính thức: zomagroup.com.vn
- Giao diện chính của công ty cổ phần quốc tế Zoma
Hình 2.1 Giao diện website của công ty CP quốc tế Zoma
Nguồn: website http://zomagroup.com.vn/
- Website cung cấp đầy đủ các thông tin về:
Giới thiệu về công ty
Giới thiệu về các sản phẩm dịch vụ
Các tin tức được đăng tải về công ty
Các sự kiện nổi bật của công ty
- Website được xây dựng với nội dung khá đầy đủ, giao diện bắt mắt, dễ nhìn, thuận tiện cho việc tìm kiếm thông tin của người dùng Trên website đăng tải nhiều bài viết về các hoạt động, sự kiện của công ty và thông tin tuyển dụng
2.1.5 Cơ cấu tổ chức và tình hình kinh doanh của công ty CP quốc tế Zoma a Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức công ty Cổ phần quốc tế Zoma
Nguồn: Phòng nhân sự của công ty
Chức năng nhiệm vụ cơ bản của từng bộ phận
Mỗi phòng ban trong Công ty lại đảm nhận những nhiệm vụ và chức năng khác nhau Và mỗi nhiệm vụ và chức năng lại là một khâu hết sức quan trọng tạo nên sự phát triển của Zoma trong thời điểm hiện tại và tương lai
- Giám đốc: Là người đứng đầu đại diện theo pháp luật của công ty, là người quản lý, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh Giám đốc có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức cách chức danh quản lý do công ty, bảo vệ quyền cho cán bộ nhân viên, quyết định lương và phụ cấp đối với người lao động của công ty, phụ trách chung về vấn đề tài chính, đối nội, đối ngoại
- Phó giám đốc: Là người quản lý các công việc tại công ty, thay thế giám đốc điều hành mọi việc khi giám đốc đi vắng Tuy nhiên, chịu tránh nhiệm trước giám đốc về công việc được gian
Như vậy, người lãnh đạo điều hành là giám đốc, dưới giám đốc là phó giám đốc, dưới nữa là các phòng ban, mỗi phòng ban có nhiệm vụ cụ thể:
Phòng kinh doanh: Có nhiệm thuyết phục khách hàng mới sử dụng sản phẩm của công ty, chăm sóc và giữ mối quan hệ với tập khách hàng đã có, nhận và xử lý các đơn hàng Phụ trách công tác nhập hàng, phát triển thị trường Hỗ trợ cho giám đốc trong các quyết định chiến lược của công ty
Phòng marketing: Phụ trách việc quảng bá thương hiệu, sản phẩm, marketing cho sản phẩm để thu hút khách hàng, tạo niềm tin thương hiệu cho khác hàng, tìm kiếm, hỗ trợ chăm sóc khách hàng, thuyết phục khách sử dụng sản phẩm công ty Đề xuất các chiến dịch quảng bá trình ban giám đốc phê duyệt
Phòng hành chính – nhân sự: Phụ trách các vấn đề về nhân sự, tiền lương, các hoạt động văn hóa đoàn thể Tham mưu, cố vấn cho giám đốc về công tác quản lý và các phong trào hoạt động của doanh nghiệp Có nhiệm vụ kê khai, làm các chứng từ của công ty
Phòng tài chính - kế toán: Có nhiệm vụ làm các công việc thống kê - kế toán tài chính cho doanh nghiệp, trợ giúp ban giám đốc trực tiếp chỉ đạo việc theo dõi tình hình tài chính, xác định nhu cầu về vốn, tình trạng luân chuyển vốn, tổ chức thực hiện công tác kế toán của công ty Theo dõi tình hình và sự biến động của các loại tài sản, tình hình kinh doanh, cung cấp thông tin kịp thời cho giám đốc và đóng góp ý kiến về hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, hợp nhất báo cáo tài chính công ty b Tình hình kinh doanh của công ty CP quốc tế Zoma
- Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Bảng 2.1: Kết quả kinh doanh của Công ty Cổ phần quốc tế Zoma 2017 đến 2018
STT Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Bảng kết quả hoạt động kinh doanh công ty cho biết doanh thu công ty tăng đều qua các năm, đi vào chi tiết sự thay đổi qua các năm Từ năm 2016 đến 2017 doanh thu tăng 45,86% từ 2017 đến 2018 tăng 66 Từ những con số chi tiết này, có thể nói công ty trong 3 năm gần đây có sự tăng lên rõ ràng và đặc biệt là đến năm 2018 tăng đột biến
- Chiến lược phát triển và tiềm năng mở rộng Công ty đã xây dựng và phát triển được 5 năm, trải qua nhiều giai đoạn khác nhau và cũng có những chiến lược quyết sách hợp lý để phát triển như đến nay Trong năm nay công ty cũng đang có một số các định hướng phát triển cho năm 2020 và các năm tiếp theo tầm nhìn 2025.
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CP QUỐC TẾ ZOMA
2.2.1 Thực trạng ứng dụng CNTT và HTTT trong hoạt động kinh doanh của công ty CP quốc tế Zoma
- Trang thiết bị trong trong đơn vị (phòng ban/bộ phận)
STT Tên trang thiết bị Số lượng hiện tại
Mức độ đáp ứng nhu cầu sử dụng (tốt, khá, trung bình)
Số lượng cần bổ sung, thay thế
1 Máy tính để bàn 30 Tốt 3
2 Máy tính xách tay 10 Tốt 5
Thiết bị kết nối mạng (hub, swich, thiết bị phát wifi,…)
- Phần mềm hệ thống gồm
STT Loại phần mềm Có sử dụng Tên % đáp ứng yêu cầu
1 Hệ điều hành Có Window 7 95%
2 Chương trình tiện ích Không
- Phần mềm ứng dụng trong hoạt động nghiệp vụ gồm
STT Loại phần mềm Có sử dụng Nguồn gốc
% đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ
Có nhu cầu thay thế, nâng cấp
2 Quản lý nhân sự Có Perfect HRM 95% Có
3 Kế toán, tài chính Có MISA 98% Không
4 Quản lý bán hàng oline Có Tuha 97% Có
Các phần mềm được sử dụng với mục đích hỗ trợ cho công ty về việc quản lý nhân sự, kế toán, soạn thảo văn bản, giúp giảm thiểu chi phí nhân lực, công việc được hoàn thành đảm bảo độ chính xác và kịp thời Nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc của công ty
- Dữ liệu của đơn vị: lưu trữ tập trung và lưu trữ phân tán
- Dữ liệu được tổ chức: trong cơ sở dữ liệu và trong các tập tin riêng rẽ
STT Dạng mạng Tốc độ Kết nối WAN,
Số lượng máy tính kết nối
1 LAN hữu tuyến Cao Có 35
2 LAN vô tuyến (wifi) Cao Có 46
Qua khảo sát 30 nhân viên công ty, ta thu được kết quả
- Về số lượng nhân viên kỹ thuật công nghệ thông tin trong công ty Dựa vào câu trả lời và số phiếu chọn, ta có bảng và biểu đồ sau:
Bảng 2.2 Số lượng nhân viên kỹ thuật CNTT trong công ty
Số nhân viên kỹ thuật CNTT trong công ty Số người chọn
Biểu đồ 2.1 Đánh giá số lượng nhân viên kỹ thuật CNTT tại công ty Cổ phần quốc tế Zoma
Dưới 5 người 5-10 người 11-15 người 16-20 người
Như vậy dựa vào biểu đồ có thể thấy rằng số lượng nhân viên kỹ thuật công nghệ thông tin là nhỏ Với một doanh nghiệp quy mô như Công ty Cổ phần quốc tế Zoma thì các hoạt động liên quan đến công nghệ thông tin là rất nhiều vì thế công ty cần bổ sung lượng nhân viên kỹ thuật nhằm đáp ứng kịp thời mức độ ứng dụng công nghệ thông tin của công ty
2.2.2 Thực trạng quản lý bán hàng tại công ty Cổ phần quốc tế Zoma
Hiện nay sản phẩm của công ty ngày càng đa dạng và được cập nhật 1 cách thường xuyên về sản phẩm và số lượng hàng trong kho để các bộ phận có thể nắm rõ và tư vấn lên đơn hàng
Quy trình bán hàng của công ty CP quốc tế Zoma gồm các hoạt động sau:
Khách hàng để lại thông tin ở form đăng ký hoặc qua fanpage Lúc này bộ phận tiếp nhận thông tin sẽ tiếp nhận và cập nhật thông tin đơn hàng, thông tin của khách hàng lên phần mềm bán hàng Nếu phần mềm thông báo đơn trùng thì ngay lập tức đơn hàng này sẽ được chuyển sang 1 bảng drive (lưu trữ thông tin khách, hàng đơn hàng của khách hàng đã từng mua sản phẩm của công ty)
- Với trường hợp khách hàng đã từng mua hàng tại công ty, bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ liên hệ với khách hàng dựa vào thông tin trên bảng drive để chăm sóc lại + Nếu khách hàng tiếp tục mua hàng thì bộ phận chăm sóc sẽ cập nhật lại thông tin và lên đơn cho khách
+ Nếu khách hàng không mua hoặc hẹn liên hệ lại sau thì bộ phận chăm sóc sẽ note lại trên bảng drive
- Với trường hợp khách hàng mới, bộ phận bán hàng sẽ liên hệ và tư vấn về tình trạng da, về sản phẩm của công ty Sau đó, xác nhận và cập nhật lại các thông tin về tên sản phẩm, số lượng, thời gian giao hàng, địa chỉ, tổng hóa đơn và tình trạng đơn hàng (chốt hoặc hủy)
Bộ phận giao hàng tiếp nhận thông tin đơn hàng và sẽ tiến hành giao hàng cho khách Nếu đơn hàng được chuyển thành công thì bộ phận này sẽ cập nhật trạng thái giao hàng thành công Và ngược lại nếu bị hủy thì sẽ cập nhật trạng thái và lý do hủy
Bộ phận tài chính của công ty sẽ căn cứ và thông tin đơn hàng để tiến hành lập hóa đơn thanh toán cho khách Theo từng tháng, bộ phận tài chính sẽ thống kê về các khoản thu, chi cho ban giám đốc công ty Bộ phận bán hàng sẽ lập bản báo cáo về tình hình bán hàng, số lượng khách hàng theo từng ngày và tổng kết cả 1 tháng vừa qua Hàng tháng công ty sẽ tiến hành họp nêu ra những nược điểm cần khắc phục và mục tiêu, chiến lược bán hàng cho thời gian tiếp theo
Hệ thống quản lý bán hàng cập nhật các thông tin thường xuyên để các nhân viên cũng như ban lãnh đạo nắm bắt được tình hình hoạt động và doanh số bán hàng của công ty
2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CP QUỐC TẾ ZOMA
Bên cạnh những thành tựu đạt được nêu ở trên thì công ty vẫn gặp phải những những nhược điểm còn tồn tại như sau :
- Vì trên trang web của công ty không đề cập rõ đến các dịch vụ ,sản phẩm của công ty, nên khách hàng khó tiếp cận ,tìm hiểu rõ được các sản phẩm của công ty, nhân viên mất khá nhiều thời gian để tư vấn và giải thích cho khách hàng
- Website của công ty chỉ dành để giới thiệu về lịch sử, địa chỉ của công ty, các ngành nghề kinh doanh hoạt động, chưa đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào hoạt động sản xuất kinh doanh
- Ứng dụng HTTT trong công ty chưa nhiều
- Số lượng nhân viên trong công ty ngày một tăng nhanh, khách hàng hằng ngày truy cập vào trang web của công ty cũng không hề nhỏ dẫn đến việc không thể tránh khỏi việc tắc nghẽn cổng thông tin, ảnh hưởng đến công việc của nhân viên trong công ty
2.3.2 Đánh giá về tình hình quản lý bán hàng tại công ty CP quốc tế Zoma
- Ưu điểm của quá trình quản lý bán hàng ở công ty CP quốc tế Zoma
Quá trình quản lý bán hàng của công ty hiện tại đáp ứng được những nghiệp vụ cơ bản cần thiết, quá trình quản lý được diễn ra khá trôi chảy Đội ngũ nhân viên công ty tốt nghiệp từ các trường cao đẳng, đại học chuyên ngành và có số năm kinh nghiệm trên ít nhất từ 6 tháng trở lên, trong quá trình làm việc công ty luôn có những buổi đào tạo từ các chuyên gia kinh tế, học hỏi và tiếp thu những đổi mới trong công tác quản lý bán hàng Số lượng nhân viên của công ty khá lớn, khối lượng công việc được phân bổ ở mức vừa phải, không gây quá tải hay áp lực cho nhân viên, mỗi nhân viên đảm nhận nhiệm vụ đúng chuyên ngành đào tạo và nghiệp vụ vững vàng Chính vì thế mà việc quản lý bán hàng của công ty luôn diễn ra với nhịp độ ổn định, ít xảy ra biến động
Quá trình quản lý bán hàng của công ty được thực hiện trên giấy tờ sổ sách và các công cụ tin học đơn giản, không đòi hỏi kỹ năng cao nên việc thực hiện hoàn thành công việc của nhân viên trở nên dễ dàng hơn, nhân viên tự tin với khả năng làm việc của mình, tạo tinh thần hứng thú khi làm việc giúp công việc được hoàn thành tốt hơn Quá trình quản lý bán hàng của công ty được thực hiện khá tốt khi quy mô của công ty ngày một phát triển
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP QUỐC TẾ ZOMA
Phân tích hệ thống quản lý bán hàng cho công ty CP quốc tế Zoma
Công ty chuyên bán các sản phẩm mỹ phẩm, hệ thống thông tin quản lý bán hàng của công ty CP quốc tế Zoma được mô tả như sau:
Khi khách hàng mua hàng, họ sẽ tìm hiểu hàng hóa cần mua trên trang web hoặc fanpage của công ty Thông tin hàng hóa bao gồm: mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn giá, số tồn và mô tả hàng hóa Sau khi khách hàng đăng ký mua hàng, nhân viên bộ phân kinh doanh sẽ liên hệ lại với khách hàng để tư vấn về sản phẩm
Sau đó sẽ thu thập thông tin của khách hàng và cập nhật thông tin đơn đặt hàng của khách bao gồm các thông tin: Mã đặt hàng, ngày đặt hàng, ngày giao hàng, nơi giao hàng, số lần đặt Mỗi đơn đặt hàng có thể bao gồm nhiều mặt hàng khác nhau, mỗi mặt hàng cũng có thể được đặt trong nhiều đơn hàng
Quản lý khách hàng: Đồng thời, khi khách hàng mua hàng sẽ được lưu lại thông tin bao gồm: mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại Mỗi khách hàng có thể mua nhiều hàng hóa, và cũng có nhiều hóa đơn qua nhiều ngày mua hàng
Sau mỗi ngày nhân viên kinh doanh thực hiện thống kê trên hệ thống số hàng hóa bán ra trong ngày, số lượng và tổng tiền bán được để làm báo cáo lên trên
3.1.2 Đặc tả yêu cầu HTTT quản lý bán hàng
- Quản lý hệ thống gồm có đăng nhập, cập nhật tài khoản, đổi mật khẩu
- Quản lý khách hàng gồm có thêm mới, sửa, xóa, tìm kiếm thông tin khách hàng khi cần
- Quản lý mặt hàng gồm thêm mới, sửa, xóa, tìm kiếm thông tin mặt hàng khi cần
- Quản lý đơn đặt hàng gồm thêm mới, sửa, xóa, tìm kiếm thông tin đơn đặt hàng khi cần
3.1.2.2 Yêu cầu phi chức năng
Hệ thống cần đảm bảo các yêu cầu sau:
- Về tính bảo mật thông tin: Mỗi người sử dụng đều có một tài khoản (tên người dùng và mật khẩu) để tránh truy nhập trái phép Với tư cách là người dùng cụ thể, tùy theo các quyền mà người quản trị cung cấp, người dùng đó sẽ được phép truy nhập các thông tin nhất định
- Về mặt hệ thống: Hệ thống phải được thiết kế mềm dẻo, thông minh để thuận tiện cho các cải tiến, nâng cấp sau này Ngoài các báo cáo sao kê theo quy định, chương trình cho phép người sử dụng tìm kiếm những thông tin cần thiết như thông tin cá nhân hoặc thông tin về lương của nhân viên
- Về mặt nhập liệu: Với mỗi hệ thống, việc giao tiếp với người sử dụng rất cần thiết và quan trọng Hiệu quả của chương trình phụ thuộc rất lớn vào giao diện của chương trình Vì vậy để được đáp ứng và nâng cao hiệu quả sử dụng, giao diện của hệ thống cần:
+ Sáng sủa, dễ đọc, dễ nhìn
+ Thuận tiện, thân mật với người sử dụng + Các thông tin nhân viên phải được quản lý cụ thể, rõ ràng và dễ tìm kiếm.Về mặt truy cập thông tin: Hệ thống đảm bảo cho khả năng truy cập các thông tin linh hoạt, nhanh chóng và an toàn hơn
3.1.3 Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng
Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của phân tích hệ thống Để phân tích yêu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chức thực hiện những nhiệm vụ, chức năng gì Từ đó tìm ra các dữ liệu, các thông tin được sử dụng và tạo ra trong các chức năng cũng như hạn chế, các ràng buộc đặt lên các chức năng đó
Sơ đồ phân cấp chức năng (BFD) là loại biểu đồ diễn tả sự phân rã dần các chức năng từ tổng quát đến chi tiết Mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng, quan hệ giữa các chức năng là các cung có quan hệ bao Biểu đồ cho cái nhìn khái quát, dễ hiểu về các chức năng của hệ thống, dễ dàng thành lập, có tính chất tĩnh (chỉ thấy chức năng mà không có trình tự xử lý), thiếu sự trao đổi thông tin giữa các chức năng
Mục đích của sơ đồ phân cấp chức năng nhằm xác định phạm vi của hệ thống Cho phép mô tả khái quát dần các chức năng của một tổ chức một cách trực tiếp khách quan, có thể phát hiện chức năng thiếu, trùng lặp Giúp làm việc giữa nhà thiết kế và người sử dụng trong khi phát triển hệ thống
Trong bài sử dụng phương pháp Topdown để phân tích và thiết kế hệ thống về mặt chức năng
Hệ thống quản lý bán hàng của công ty CP quốc tế Zoma gồm có những chức năng như sau:
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ phân cấp chức năng
3.1.4 Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD – Data Flow Diagram) là một công cụ mô tả mối quan hệ thông tin giữa các công việc
Sơ đồ luồng dữ liệu bổ xung khiếm khuyết của sơ đồ phân rã chức năng bằng việc bổ xung các luồng thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng Cho ta cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống Là một trong số các đầu vào cho quá trình thiết kế hệ thống
Các thành phần của sơ đồ luồng dữ liệu gồm có chức năng, luồng dữ liệu, kho dữ liệu, tác nhân ngoài, tác nhân trong
Chức năng là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động lên thông tin như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới Nếu trong một chức năng không có thông tin mới sinh ra thì đó chưa phải là chức năng trong DFD
Luồng dữ liệu là luồng thông tin vào hoặc ra khỏi chức năng Các luồng dữ liệu phải chỉ ra được thông tin logic chứ không phải tài liệu vật lý, các luồng thông tin khác nhau phải có tên gọi khác nhau
Kho dữ liệu là nơi biểu diễn thông tin cần cất giữ để một hoặc nhiều chức năng sử dụng chúng
Tác nhân ngoài là một người hoặc một nhóm người nằm ngoài hệ thống nhưng có trao đổi trực tiếp với hệ thống Sự có mặt của các nhân tố nà trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống, định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài
Thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng
3.2.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu
Các thực thể và thuộc tính của hệ thống quản lý bán hàng KHACHHANG (MaKH, TenKH, SDT, DiaChi)
MATHANG (MaMH, TenMH, DonGia, SoTon, MoTa) DONDATHANG (MaDH, MaKH, NgayDH, NgayGH, NoiGiao) CTDONDATHANG ( MaDH, MaMH, SLDat, GiaBan, ThanhTien) Xây dựng cơ sở dữ liệu
Tên trường Kiểu dữ liệu Giải thích
MaKH Text Mã khách hàng
TenKH Text Tên khách hàng
SDT Number Số điện thoại
Tên trường Kiểu dữ liệu Giải thích
MaMH Text Mã mặt hàng
TenMH S Text h Text ort text Tên mặt hàng
Bảng đơn đặt hàng (DONDATHANG)
Tên trường Kiểu dữ liệu Giải thích
MaDH Text Mã đặt hàng
MaKH Text Mã khách hàng
NgayDH Date/Time Ngày đặt hàng
NgayGH Date/Time Ngày giao hàng
Bảng chi tiết đơn đặt hàng (CTDONDATHANG)
Tên trường Kiểu dữ liệu Giải thích
MaDH Text Mã đặt hàng
MaMH Text Mã mặt hàng
SLDat Number Số lượng đặt
Thiết kế giao diện là một trong những phần thiết yếu của hệ thống để hệ thống trình bày một phần các thông tin mà người sử dụng cần biết Khi thiết kế giao diện cần chú ý xem xét các yếu tố:
- Loại thiết bị phương tiên giao diện được sử dụng
- Thiết kế hội thoại người dùng – hệ thống
- Bản chất của dữ liệu và phương pháp mã hóa dữ liệu
- Các yêu cầu về kỹ thuật đánh giá dữ liệu
- Thiết lập định dạng màn hình và các báo cáo Thiết kế màn hình liên quan đến hình thức, thiết lập, định dạng, trình bày các thông tin trên màn hình Cần phải xác định nhóm logic của đối thoại liên quan đến các hành vi đơn giản, các yêu cầu người dùng, hiển thị chi tiết về dữ liệu
Giao diện được thiết kế đảm bảo dễ sử dụng, dễ học, dễ nhớ, có khả năng thao tác nhanh, sự tinh vi, kiểm soát tốt và dễ phát triển
Trong rất nhiều form của chương trình quản lý bán hàng tại công ty CP quốc tế Zoma thường xuyên có các nút chức năng Thêm, Sửa, Xóa, Lưu, Hủy, Tìm kiếm, Trở về, Thoát với chức năng cụ thể là:
- Thêm: Có chức năng cập nhật thông tin của hệ thống theo các thông tin đầu vào yêu cầu của từng form
- Sửa: Có chức năng sửa thông tin trong cơ sở dữ liệu có sẵn Nhấn nút Sửa và chỉnh sửa các thông tin người dùng muốn sau đó nhấn nút Lưu để ghi lại thông tin hoặc ấn nút Hủy để hủy bỏ thao tác
- Xóa: Sử dụng khi muốn xóa thông tin trong cơ sở dữ liệu của hệ thống
- Tìm kiếm: Muốn tìm kiếm thông tin trong hệ thống, người dùng có thể ấn nút tìm kiếm và nhập thông tin cần tìm Danh sách thông tin có liên quan sẽ hiển thị trên màn hình
- Trở về: Để trở về form trước
- Thoát: Ấn nút này để thoát khỏi chương trình
Form Đăng nhập Đối với chương trình quản lý, cần phải quản lý thông tin, quản lý dữ liệu rất quan trọng Một hệ thống chỉ cho phép nhân viên của công ty có quyền sử dụng thông tin để đảm bảo an toàn cho dữ liệu Nhân viên của công ty sẽ có tài khoản gồm tên đăng nhập và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống Sau đó ban quản trị sẽ phân quyền sử dụng phù hợp cho nhân viên ừng phòng ban, từng bộ phận
Sau khi nhân viên điền tên đăng nhập và mật khẩu vào ô tương ứng thì click vào nút đăng nhập để tương tác với hệ thống, click vào nút thoát để hủy đăng nhập
Hình 3.7: Giao di ện đăng nhập hệ thống quản lý bán hàng Form Hệ thống thông tin quản lý bán hàng Đây là giao diện chính của chương trình, người sử dụng có thể tác động đến các chức năng của hệ thống mình muốn bằng cách nhấn vào nút chức năng
Giao diện hệ thống thông tin quản lý bán hàng gồm có các nút chức năng:
- Quản lý khách hàng : Quản lý thông tin khách hàng
- Quản lý bán hàng: Quản lý mặt hàng, quản lý đơn hàng
- Lập báo cáo: Báo cáo doanh thu, báo cáo đơn hàng đã bán
- Thoát: Giúp người dùng thoát khỏi hệ thống Khi tương tác với nút chức năng nào thì hệ thống sẽ mở ra giao diện quản lý của chức năng tương ứng
Hình 3.8: Giao di ện chính của hệ thống quản lý bán hàng Form quản lý khách hàng
Khi ấn vào nút “quản lý khách hàng” ở form “hệ thống thông tin quản lý bán hàng” thì form quản lý khách hàng sẽ hiện ra Form này thực hiện chức năng cập nhật thông tin về khách hàng mới, tìm kiếm thông tin khách hàng khi cần
Thông tin đầu vào của chức năng cập nhật thông tin gồm: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại
Thông tin đầu ra là danh sách khách hàng của công ty
Các thông tin sẽ nhập vào các ô Text theo từng label có sẵn trên giao diện
Cụ thể các nút chức năng của giao diện gồm: Thêm, Sửa, Xóa, Tìm kiếm, Trở về, Thoát
Hình 3.8: Giao di ện quản lý khách hàng Form quản lý bán hàng
Khi nhấn vào nút “quản lý bán hàng” ở giao diện chính của hệ thống người sử dụng sẽ đến với giao diện này
Giao diện “quản lý bán hàng” bao gồm các nút chức năng:
- Quản lý mặt hàng: Giúp quản lý thông tin của khách hàng
- Quản lý đơn hàng: Quản lý thông tin đơn hàng đặt sản phẩm của khách hàng
- Thoát: Để thoát khỏi hệ thống
Hình 3.9: Giao di ện quản lý bán hàng
Form quản lý mặt hàng
Tương tự như form quản lý khách hàng, ấn nút “quản lý mặt hàng” tại form quản lý bán hàng người dùng sẽ đến với form này Form này thực hiện chức năng cập nhật, tìm kiếm mặt hàng của công ty
Thông tin đầu vào bao gồm: Mã mặt hàng, tên mặt hàng, đơn giá, số tồn, mô tả Thông tin đầu ra là danh mục mặt hàng của công ty
Các thông tin sẽ nhập vào các ô Text theo từng label có sẵn trên giao diện
Cụ thể các nút chức năng của giao diện gồm: Thêm, Sửa, Xóa, Tìm kiếm, Trở về, Thoát
Hình 3.10: Giao diện quản lý mặt hàng Form quản lý đơn hàng
Cũng tương tự như form quản lý khách hàng, ấn nút “quản lý đơn hàng” tại form quản lý bán hàng người dùng sẽ đến với form này Form có chức năng quản lý các đơn hàng của khách, cập nhật thông tin đơn hàng vào hệ thống, tìm kiếm đơn hàng khi cần Thông tin đầu vào của chức năng cập nhật đơn hàng gồm: Mã đơn hàng, mã khách hàng, mã mặt hàng, số lượng, giá bán, nơi giao hàng, ngày giao hàng Các thông tin này sẽ được nhập vào ô text hiển thị trên màn hình Các thông tin đầu ra là danh sách đơn hàng
Form gồm có các nút chức năng Thêm, Sửa, Xóa, Lưu, Hủy, Thoát, Trở về được sử dụng để tương tác với hệ thống.
Một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện HTTT quản lý bán hàng của công ty CP quốc tế Zoma
Ngày nay, khoa học công nghệ phát triển không ngừng, đa dạng về công nghệ cũng như hệ thống quản lý, phần mềm quản lý Những nhà quản lý, chuyên gia kỹ thuật phải luôn tìm hiểu để lựa chọn công nghệ xây dựng cổng thông tin và quản lý hệ thống thông tin đó sao cho hiệu quả Thường xuyên phân tích, đánh giá hệ thống để có thể rút ra ưu, nhược điểm của hệ thống, kịp thời chỉnh sửa, định hướng phát triển tốt hơn Đối với thực trạng của hệ thống cần nhìn nhận và đánh giá chính xác để có thể nâng cấp, xử lý những bất cập của hệ thống, đồng thời tránh tình trạng không tận dụng hết nguồn tài nguyên có sẵn gây lãng phí tài nguyên dẫn đến hoang phí nguồn lực của công ty
Trong công ty cần đầu tư nguồn nhân lực cho hệ thống thông tin phù hợp để có thể quản lý thông tin, nâng cấp thông tin một cách nhanh chóng, đạt hiệu quả cao Trong quá trình làm việc, có thể mở các lớp học hoặc gửi nhân viên đi học nhằm bồi dưỡng thêm kiến thức, đào tạo được bài bản giúp cho công việc xử lý nhanh hơn Đồng thời chú trọng đến hoạt động quản trị hệ thống của các cấp quản lý trong công ty để có chiến lược đúng đắn
Cần đầu tư thêm máy móc, trang thiết bị phần cứng để phục vụ cho hoạt động quản lý hệ thống bán hàng được tốt hơn
Trong quá trình hệ thống hoạt động, nhân viên công ty và ban quản trị phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra, giám sát để có thể thúc đẩy công việc theo đúng tiến độ Đồng thời có thể kịp thời phát hiện lỗi để có thể khác phục kịp thời Áp dụng các phần mềm, hệ thống quản lý, hệ quản trị cơ sở dữ liệu vào hoạt động quản lý bán hàng giúp cho cán bộ, nhân viên và ban giám đốc dễ dàng hơn trong quản lý Công việc được tự động hóa từ các khâu thu thập, nhập dữ liệu đế xử lý, lưu trữ, tìm kiếm nhanh chóng và cho các báo cáo chính xác giúp tiết kiệm thời gian và chi phí
Có thể thấy rằng ,việc xây dựng HTTT quản lý bán hàng không chỉ tiết kiệm được nguồn nhân lực,tiết kiệm chi phí cho công ty mà còn tối ưu hóa được các nghiệp vụ bán hàng, hỗ trợ tối đa việc quản lý bán hàng một cách có hệ thống giảm thiểu sai sót, nhầm lẫn trong quá trình vận hành các hoạt động kinh doanh của công ty
Trong thực tế, yêu cầu quản lý bán hàng của công ty khá lớn, có nhiều vấn đề khác nhau trong bài toán, có nhiều thay đổi trong công tác quản lý, người sử dụng luôn cập nhật những tính năng mới Thời gian làm khóa luận tốt nghiệp không phải là nhiều cũng như hạn chế về trình độ và kỹ năng nên em chưa thể đi sâu vào phân tích đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh trong thực tế nên không tránh khỏi những sai sót xẩy ra Tuy gặp phải một số trở ngại như trên nhưng nhờ sợ chỉ bảo đầy tâm huyết của thầy giáo Đàm Gia Mạnh em đã hoàn thành được khóa luận của mình một cách tốt nhất
Cuối cùng e xin chân thành cảm ơn thầy cô khoa hệ thống thông tin kinh tế và thương mại điện tử, cảm ơn thầy giáo Đàm Gia Mạnh đã tận tình hướng dẫn, tạo điều kiện tốt nhất cho em hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp này
1 TS Trần Thị Song Minh, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân
2 PGS.TS Đàm Gia Mạnh (2017), Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Trường Đại học Thương Mại
3 Nguyễn Văn Ba (2000), Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Hà Nội
4 Ths.Tôn Thất Hải (2009), Bài giảng Quản trị bán hàng, Trường Đại học mở thành phố Hồ Chí Minh
5 Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, Bộ môn CNTT, Trường Đại học