Một số định dạng của InputMask

Một số định dạng của InputMask

* Một số định dạng của

InputMask

 0 Số (0 9, bắt buộc nhập, không cho phép dấu công và trừ )

 9 Số hoặc dấu cách (Không bắt buộc nhập, không cho phép thể hiện dấu cộng hay dấu trừ đằng tr ớc).

 # Số hoặc dấu cách (Không bắt buộc nhập, dấu trắng sẽ bị xoá khi save dữ liệu cho phép thể hiện dấu cộng hay dấu trừ đằng

tr ớc).

 L Kí tự (A Z, Bắt buộc nhập).

 ? Kí tự (A Z,Tuỳ chọn).

 A Kí tự hoặc số (A Z;0 9,Bắt buộc nhập ).

 a Kí tự hoặc số (A Z;0 9,Tuỳ chọn ).

 & Kí tự hoặc một dấu cách (Bắt buộc nhập).

 C Kí tự hoặc một dấu cách (Tuỳ chọn).

 < Toàn bộ kí tự chuyển thành chữ th ờng

davoliodavoliodavolio

Unknown

b Dữ liệu kiểu ngày tháng

 General Date (Mặc định) Ví dụ: 4/3/93,

05:34:00 PM, và 4/3/93 05:34:00 PM

 Long Date Kiểu ngày đầy đủ đặt trong hệ Ví dụ: Saturday, April 3, 1993

 Medium Date Ví dụ: 3-Apr-93

 Short Date Kiểu ngày ngắn trong hệ Ví dụ: 4/3/93

 Long Time Thời gian kiểu đầy đủ nh trong hệ

thống Ví dụ: 5:34:23 PM

 Medium Time Ví dụ: 5:34 PM

 Short Time Ví dụ: 17:34

 3456.789

$213.21

 $3,456.79 ($3,456.79)

 3456.79 3.57

 3,456.79

 300%

45%

 3.46E+03 –3.46E+03

D÷ liÖu nhËp

3456.789

$213.21

3456.789 –3456.789

3456.789 3.56645

3456.789

3 0.45

3456.789 –3456.789

II.9 Tìm kiếm và thay thế dữ liệu

trong bảng1.Tìm kiếm:

- C1: Chọn Menu Edit/Find

- C2: Nhấn đồng thời Ctrl+F

• FindWhat : Nội dung tìm kiếm

• Lookin: Phạm vi tìm kiếm (Bảng, cột )

• Match case: Có phân biệt chữ hoa và th ờng không?

• Search : Bắt đầu tìm kiếm từ đâu

2 Thay thế

- Chọn Menu Edit/Replace

- Nhấn đồng thời Ctrl +H

- FindWhat: Nội dung cần thay thế

- Replace with: Nội dung sẽ thay thế

II.10 Sắp xếp và lọc dữ liệu

trong bảng

• Để các bản ghi trong một bảng không trùng nhau

thì mỗi bảng th ờng có mục khoá chính Khoá

chính là tr ờng để nhận diện bản ghi trong bảng, mục khoá chính có thể là một tr ờng có thể là

nhiều tr ờng

• Cách khai báo khoá chính:

- Đánh dấu các tr ờng đ ợc chọn làm khoá chính

- Chọn menu Edit/Primary Key (hoặc kích chuột

phải chọn Primary Key )

2 Sắp xếp

(Primary Key là một cột)

- Đánh dấu cột cần sắp xếp

- Chọn Menu Records/Sort/Sort Ascending – Sort Descending

hoặc chọn trên thanh Toolbar

- Chọn Menu Records/Filter/Advanced filter/Sort

- Chọn các tr ờng khoá đ a vào bảng sau đó chọn Apply

Filter/Sort

- Sau đó khai báo điều kiện

lọc tại dòng Criteria, or sau

- Gõ điều kiện lọc tại mục

Filter For sau đó gõ Enter

« Password vµ gâ l¹i mét

lÇn n÷a t¹i « Verify Chän

Ok

II.11.Quan hÖ gi÷a c¸c b¶ng

1.Kh¸i niÖm quan hÖ gi÷a c¸c b¶ng

- Hai b¶ng(Table) trong mét c¬ së d÷ liÖu cã thÓ cã

hoÆc kh«ng cã quan hÖ víi nhau

- B¶ng A cã quan hÖ víi b¶ng B nÕu d÷ liÖu trong

b¶ng A cã thÓ bæ sung thªm th«ng tin cho b¶ng B

2 C¸c lo¹i quan hÖ gi÷a c¸c

b¶ng

- Gi÷a hai b¶ng trong mét c¬ së d÷ liÖu nÕu

cã quan hÖ víi nhau th× chóng cã thÓ quan

hÖ theo kiÓu Mét – Mét (One to One) hoÆc

quan hÖ theo kiÓu Mét – NhiÒu (One to Many)

• Mèi quan hÖ Mét – NhiÒu:

B¶ng A cã quan hÖ Mét - NhiÒu víi b¶ng B

nÕu mét gi¸ trÞ trªn tr êng quan hÖ cña b¶ng

A xuÊt hiÖn nhiÒu lÇn trªn tr êng quan hÖ cña b¶ng B

VÝ dô vÒ quan hÖ Mét –NhiÒu

1 M01 8 01/01/2000HD20010

9 M02 10 08/06/2001HD20010

3 M01 2 08/04/2001

3 Khai b¸o quan hÖ gi÷a c¸c

•ý nghÜa c¸c kÕt nèi

1. KÕt nèi kiÓu 1-1(Gi¸ trÞ

tr êng kÕt nèi chØ xuÊt

hiÖn 1 lÇn trªn c¶ hai

b¶ng)

2. KÕt nèi kiÓu 1- n (Gi¸

trÞ tr êng kÕt nèi xuÊt hiÖn

1 lÇn trªn b¶ng 1 nh ng

nhiÒu lÇn trªn b¶ng 2)

3. KÕt nèi kiÓu n – 1 ( Gi¸

trÞ tr êng kÕt nèi xuÊt hiÖn

nhiÒu lÇn trªn b¶ng 1 nh

ng mét lÇn trªn b¶ng 2 )

* Sửa xoá dây quan hệ

a Sửa dây quan hệ :

- Kích đúp chuột vào dây quan hệ

- Hộp thoại Relationship hiện ra

- Chỉnh sửa lại quan hệ

b Xoá dây quan hệ

- Kích chuột vào dây quan hệ

- C1: Nhấn Delete

- C2: Kích chuột phải nhấn Delete

* Tính toàn vẹn của dữ liệu

- Enfore Referential Intergify: ép buộc tính toàn vẹn của

dữ liệu

- Cascade Update Related Fields: Khi sửa giá trị trên

Fields quan hệ của bảng chính thì dữ liệu t ơng ứng trên Fields quan hệ của bảng quan hệ tự động sửa theo

- Cascade Delete Ralated Records: Khi xoá một bản ghi

của bảng chính thì các bản ghi t ơng ứng trong bảng quan

hệ bị xoá theo

II.8 Import và Export bảng trong cơ

- Cách 2: Đánh dấu bảng cần Export Click Mouse

phải vào bảng đó chọn Export

* Sau đó ta có thể Export sang cơ sở dữ liệu khác

hoặc một hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nh : Foxpro, SQL Server

II.9 T×m kiÕm vµ thay thÕ d÷ liÖu

4 Các thao tác với dữ liệu trên

bảng

1.Thêm một bản ghi:

- Chỉ đ ợc thêm vào cuối bảng Có các cách sau:

+ Click chuột vào ô xám bên trái dòng cuối của bảng

+ Click chuột vào ô xám bên trái bất kỳ, sau đó Click chuột phải chọn New Record

+ Menu Insert/New Record

+ Nhấn Ctrl + “+”

2 Xoá một bản ghi

+ Click chuột vào ô xám bên trái bản ghi cần xoá, sau đó Click chuột phải chọn Delete Record

+ Click chuột vào bản ghi cần xoá chọn Menu Edit /Delete

+ Click chuột vào bản ghi cần xoá Nhấn Delete

3 Chỉnh sửa một bản ghi

- Click chuột vào ô xám bên trái dòng ứng với bản ghi sẽ chỉnh sửa

Di chuyển con trỏ đến vị trí cần chỉnh sửa Sau đó chỉnh sửa

- Best Fit: Độ rộng vừa đủ C2: Kích chuột vào vị trí ngăn cách giữa hai cột,

sau đó kéo chuột theo

độ rộng tuỳ ý

b Thay đổi vị trí cột

Kích chuột vào tên cột cần đổi vị trí Giữ chuột sau

đó kéo và rê chuột đến vi trí mới và thả ra

c ẩn và hiện cột

+ ẩn cột:

Đánh dấu cột cần ẩn

C1: Vào menu Format/Hide Column

C2: Kích chuột phải vào cột đã đánh dấu chọn Hide Column

+ Hiện cột ẩn:

Vào menu Format/Unhide Column

Sau đó chọn cột cần hiện trở lại và chọn Close

d Giữ cố định cột

+ Cách giữ cố định cột

Đánh dấu chọn các cột cần giữ cố định

C1: Vào menu Format/Freeze Column

C2: Kích chuột phải vào cột cần giữ cố định chọn Freeze Column

+ Xoá bỏ cố định cột

C1: Vào menu Format/UnFreeze All Columns C2: Kích chuột phải vào cột cần giữ cố định chọn UnFreeze All Columns

e Đổi tên cột

Kích chuột vào tên cột cần đổi

C1: Vào menu Format/Rename Column

Gõ tên cột vào và nhấn Enter C2: Kích chuột phải vào tên cột cần đổi chọn Rename Column Gõ tên cột vào và nhấn Enter

5 Thay đổi độ cao

dòng

C1: Vào menu

Format/ Row Height

- Row Height: Độ cao

dòng theo tuỳ chọn

- Standard Height: Độ

cao mặc định

- C2: Kích chuột vào ví trí ngăn cách giữa các dòng và kéo chuột

theo độ rộng tuỳ ý

6 Làm gọn cơ sở dữ liệu

(Làm gọn hey nén cơ sở dữ liệu tr ớc khi l u vào đĩa)

Vào menu Tools/Database Utilities/ Compact and Repair

Database

Nếu có cơ sở dữ liệu đang mở thi Access sẽ làm gọn file đó, nếu không có cơ sở dữ liệu đang mở thì Access sẽ hiện thị hộp thoại sau: Chọn file cần làm gọn và nhấn Compact

Ch ơng 3: Query

I. Khái niệm chung về Query

1. Khái niệm Query:

Query là một công cụ dùng để khai thác và xử lí dữ

liệu Nó có thể đáp ứng các nhu cầu tra cứu về dữ liệu của bảng dữ liệu thuộc cơ sở dữ liệuBảng kết quả truy vấn đ ợc gọi là DynaSet

(Dynamic Set) Một DynaSet giống nh một bảng dữ liệu nh ng không phải là một bảng dữ liệu thật sự Chúng ta có thể tính toán và xử lí dữ liệu cùng một lúc trên nhiều bảng dựa vào

Query

2 Các kiểu tạo query

• Tạo query bằng công cụ Wizard:

Dùng khuôn mẫu có sẵn do Access thiết kế

Chúng ta chỉ chọn lựa trong một giới hạn nhất

định

• Tạo query tự thiết kế

Tuỳ theo mỗi cá nhân tự tạo các Query theo lựa chọn của mình và do chính mình thiết kế.

3 Tạo mới một Query (Chung cho cả hai kiểu)

B1: Mở Database (nếu ch a có thì tạo mới)

B2: Kích chuột vào Queries

B3: Chọn công cụ thiết kế (Wizard hoặc Design)

B4: Chọn các bảng hoặc query tham gia truy vấn

B5: Chọn các tr ờng sẽ hiển thị khi truy vấn

B5.1: Đặt các điều kiện cho các tr ờng đã có theo yêu cầu B5.2: Thêm các tr ờng ch a có để thống kê hoặc hiển thị B5.3: Chọn các tr ờng cần sắp xếp (Nếu sắp xếp trên nhiều

tr ờng thì cần xác định rõ độ u tiên)

B6: Chạy thử Query

B7: L u Query lên đĩa nếu muốn

II T¹o query b»ng c«ng cô

tr êng cña

B2: Lựa chọn việc hiển

thị chi tiết kết quả hay tổng kết số liệu

- Detail: Hiển thị toàn

bộ giá trị các tr ờng đã chọn

- Sumary: Hiển thị

dạng tổng kết số liệu Khi chọn Sumary

Options thì ta có thể

thống kê theo các thông

số sau:

nhÊt cña tr êng

cña tr êng

ghi cña b¶ng hoÆc query

 Chóng ta cã thÓ thèng

kª theo c¸c c¸ch tÝnh

sau

- Unique date/time:

Tæng kÕt theo ngµy giê

- Day: Theo ngµy

- Month: Theo th¸ng

- Quater: Theo quý (1/4

n¨m)

- Year: Theo n¨m

III T¹o query b»ng c¸ch tù

thiÕt kÕ

Më database KÝch vµo Queries Chän Create query in Design view

B1: Chän b¶ng hoÆc query cÇn truy vÊn trong b¶ng Show Table (b¶ng hoÆc query nguån)

- B2: Xác định mối quan hệ giữa các table và query đó

- B3: Xác định các nội dung tham gia truy vấn:

- Field: Xác định các tr ờng thực tiếp tham gia truy vấn

- Sort : Xác định chỉ tiêu sắp xếp

- Show: Xác định ẩn hay hiện cột khi hiển thị query

- Criteria,or: Đặt điều kiện cho query

B4: L u query

Đặt tên và Save lên đĩa

2 Tạo tr ờng tính toán trong query

Quy tắc: <Tên tr ờng mới>:<Biểu thức>

-Tên tr ờng tính toán không đ ợc trùng tên với các tr ờng đã có

- Các tr ờng trong biểu thức phải tồn tại trong bảng hoặc Query

VÝ dô 1: T¹o c¸c tr êng míi

Khi thiÕt

kÕ

Khi hiÓn thÞ

VÝ dô 2: Dïng hµm IIF

DiemKV:IIF(KV=1,1.5,)

Mod §ång d A MOD B 5 Mod

2=1

- PhÐp ghÐp chuçi:

- Có ph¸p: <BiÓu thøc chuçi 1> & <BiÓu thøc chuçi 2>

- VÝ dô: “Hoa”& “ Hång” -> “Hoa Hång

- PhÐp to¸n quan hÖ (kÕt qu¶ kiÓu logic)Ký hiÖu Tªn VÝ dô KÕt qu¶

- So s¸nh kiÓu ngµy : Theo quy t¾c lµ ngµy sau th× lín h¬n ngµy tr íc

- So s¸nh c¸c gi¸ trÞ kiÓu chuçi: So s¸nh theo m·

- Một số phép toán khác:

- Like (phép đối sánh mẫu): cho kết quả là True hoặc False

Ví dụ: Like “Trần*” -> (Tìm những bản ghi có chuỗi đầu là Trần)

- Between And : cho kết quả là True hoặc False

Ví dụ: Between #7/15/1998# And #8/15/2000# -> (Tìm những bản ghi đ ợc cập nhật từ ngày 15/7/98 đến

15/8/2000)

- In : cho kết quả là True hoặc False

Ví dụ: In (“10A1”, “10A3”, “10A6”) -> Hiển thị những bản ghi thuộc danh sách (10A1, 10A3,10A6)

b C¸c hµm th«ng dông

* Hµm IIF:

Có ph¸p: IIF(BiÓu thøc logic, KÕt qu¶ 1, KÕt qu¶ 2)

NÕu biÓu thøc logic cho gi¸ trÞ True th× hiÓn thÞ KÕt qu¶ 1 NÕu biÓu thøc logic cho gi¸ trÞ False th× hiÓn thÞ KÕt qu¶ 2

VÝ dô:

- IIF(Tong>=18, “§ç”, “Tr ît”) => NÕu Tong lín h¬n

hoÆc b»ng 18 th× sÏ hiÓn thÞ ch÷ §ç, nÕu Tong bÐ h¬n

18 th× sÏ hiÓn thÞ ch÷ Tr ît

- IIF(KV=1,2.5,IIF(KV=2,1.5,0)) =>NÕu KV=1 th× ghi 2.5, nÕu KV=2 th× ghi lµ 1.5 cßn KV=3,4,5 Th× ghi 0

IV Tổng hợp dữ liệu bằng Select query (Total)

1. ý nghĩa của Query Total

Query Total dùng để gộp các bản ghi giống nhau

theo một giá trị nào đó thành nhóm sau đó có thể tính tổng, đếm số bản ghi, tìm giá trị lớn nhất, giá trị nhỏ nhất theo nhóm đã gộp

2 Cách dùng :

Trong cửa sổ Design View của Query

B1: Chọn biểu t ợng Totals trên thanh công cụ

B2: Chọn giá trị trên dòng Totals tuỳ theo cột

Group By: Gộp các dòng có giá trị giống nhau trên cột thành nhóm

Sum: Tính tổng của các giá trị trên cột của nhóm

Avg: Tính giá trị trung bình của các giá trị trên cột của nhóm Min: Tìm giá trị nhỏ nhất của các giá trị trên cột của nhóm

Max: Tìm giá trị lớn nhất của các giá trị trên cột của nhóm

Count: Đếm số bản ghi có trong nhóm mà tại đó cột có giá trị

First: Tìm giá trị đầu tiên trong các giá trị trên cột của nhóm Last: Tìm giá trị cuối cùng trong các giá trị trên cột của nhóm Expression: Cho biết cột là một biểu thức tính toán

Where: Cho biết cột là một biểu thức điều kiện dùng để lọc bản

V Cách dùng Crosstab Query

1. ý nghĩa của CrossTab Query

CrossTab Query là Query tổng hợp trong đó giá

trị của một số tr ờng trong bảng hoặc Query nguồn đ ợc dùng làm tiêu đề dòng, giá trị của của một tr ờng (hoặc biểu thức) đ ợc dùng làm tiêu đề cột Giá trị tổng hợp của một tr ờng (hoặc biểu thức) đ ợc biến thành giá trị của cột đó trong CrossTab Query

2. Các b ớc tạo CrossTab Query:

a. Tạo CrossTab Query bằng Wizard

b. Tạo CrossTab Query bằng Design

 Ví dụ Query CrossTab

- ID : hiển thị trên hàng

- Name: các giá trị trở thành tiêu đề cột

- Topic1: Tính tổng các Name

a C¸c b íc t¹o CrossTab Query b»ng Wizard

- B ớc 4: Chọn cột chứa các giá trị đặt ở vùng

Column Heading Xong chọn Next

- B ớc 5: Chọn cột chứa giá trị tính toán và chọn

hàm tính toán

Chọn Yes, include row

sums: Nừu muốn tạo

b Các b ớc tạo CrossTab query bằng Design

• B ớc 1: Chọn Queries, chọn New, chọn Design View

• B ớc 2: Chọn bảng hoặc query cần tính toán

• B ớc 3: Chọn menu Query/CrossTab Query

• B ớc 4: Chọn các giá trị sau trên dòng CrossTab

- Row Heading: Các giá trị của cột chọn đặt ở vùng Row Heading của CrossTab

- Column Heading: Các giá trị của cột chọn đặt ở vùng Column Heading của bảng CrossTab

- Value : Các giá trị của cột chọn tính toán ở vùng Value của bảng CrossTab và chọn hàm tính toán ở dòng

Total

- Not shown: Dùng cho cột ứng với mục Total =Where

- B ớc 5: Chọn Run để chạy kết quả

VI Cách dùng Query Update

Dùng để sửa đổi dữ liệu cho nhiều bản ghi trên

nhiều bảng vói các điều kiện khác nhau

B ớc 1: Chọn Queries, chọn New, chọn Design View,

chọn OK

B ớc 2: Chọn các bảng chứa các dữ liệu cần sửa

B ớc 3: Chọn menu Query/Update query

B ớc 4: Chọn tr ờng cần sửa:

Update to: Giá trị mới Criteria: Giá trị cần sửa

B ớc 5: Chọn Run/ (chọn yes nếu muốn sửa đổi, chọn

no nếu không muốn sửa đổi)

VÝ dô cña Update

VII Query Append

1. ý nghÜa cña Query Append

Thªm vµo cuèi mét b¶ng mét sè b¶n ghi lÊy tõ c¸c b¶ng hoÆc query kh¸c

2. C¸ch t¹o Query Append

B íc1: Chän Queries, chän New, chän Design View, chän OK

B íc2: Chän b¶ng hoÆc query chøa d÷ liÖu nguån

B íc 3: Chän menu Query/Append query

Cöa sæ Append hiÓn thÞ nh sau:

B íc 4: Khai b¸o tr êng

Field: Tªn cét chøa d÷ liÖu nguån

muèn hoµn thµnh viÖc thªm b¶n ghi, nÕu chän No nÕu kh«ng muèn thªm vµo)

VIII Make Table

1. Chức năng: Tạo một bảng mới với dữ liệu

lấy từ các bảng hoặc query khác

2. Các b ớc tạo Make Table

B ớc 1: Chọn Queries, chọn New, chọn Design View,

chọn OK

B ớc 2: Chọn Table hoặc Query làm dữ liệu nguồn

B ớc 3: Chọn menu Query/Make Table Query Cửa sổ Make New Table hiển thị

-Table Name: Tên bảng cần tạo

- Current database: Bảng kết quả đặt trong

Database hiện thời

-Another database: Bảng kết quả đặt trong

B ớc 4: Liệt kê các cột, điều kiện chọn các bản ghi đ a vào bảng đích

B ớc 5: Chạy query

(Chọn Yes nếu muốn tạo bảng mới, chọn No nếu muốn huỷ bỏ thao tác)

IX Delete Query

B íc 1: Chän Queries, chän New, chän Design View,

Chän OK

B íc 2: Chän b¶ng chøa d÷ liÖu cÇn xo¸

B íc 3: Chän menu Queries/Delete query

B íc 4: Chän ®iÒu kiÖn xo¸

B íc 5: Ch¹y Run(Chän Yes nÕu muèn xo¸ c¸c b¶n ghi, chän No nÕu

muèn huû bá)

X Một số query sử dụng Wizard

1. Find Duplicates query Wizard

Chức năng: Tìm các bản ghi trùng lặp trên một số

cột nào đó Các b ớc để tạo:

B ớc1: Chọn Queries, chọn New, chọn Find Duplicates

Query Wizard, chọn OK

B ớc 2: Chọn bảng dữ liệu chứa dữ liệu trùng lặp cần tìm

B ớc 3: Chọn những cột chứa các giá trị trùng lặp cần tìm

B ớc 4: Chọn các cột hiển thị ở bảng kết quả

B ớc 5: Đặt tên cho query kết quả, xong chọn Finish