Phần mềm quản lýnhà hàng cafe eBizRes Phần mềm quản lý nhà hàng cafe eBizRes LỜI NÓI ĐẦU Những năm gần đây, vai trò của hệ thống thông tin là rất lớn, và nó ảnh hưởngtới mọi lĩnh vực, tr
Trang 2Phần mềm quản lý
nhà hàng cafe eBizRes
Phần mềm quản lý nhà hàng cafe eBizRes
LỜI NÓI ĐẦU
Những năm gần đây, vai trò của hệ thống thông tin là rất lớn, và nó ảnh hưởngtới mọi lĩnh vực, trong đó Nhà hàng, cafe, bar là một trong những loại hình kinh doanhđầy thử thách Nó đòi hỏi sự tận tâm và khả năng nắm bắt chi tiết Việc ứng dụng phầnmềm trong quản lý nhà hàng cafe bar đặc biệt là thông tin khách hàng, chính sáchkhuyến mãi, bán hàng, kho, sẽ mang lại hiệu quả rất lớn vì vậy nhóm em sẽ giớithiệu với thầy và các bạn về một phần mềm để phục vụ hoạt động quản lý nhà hàng :Phần mềm quản lý nhà hàng cafe eBizRes
Nhóm xin trân trọng cảm ơn Thầy : Th.s Nguyễn Quang Ánh, giảng viên bộ môn
“Hệ thống thông tin trong quản lý” đã hướng dẫn nhóm tận tình trong
Đây là lần đầu tiên nhóm làm về một đề tài liên quan đến phần mềm, tuy cónhiều cố gắng nhưng sẽ không thể tránh khỏi những thiếu sót, mong thầy và các bạnthứ lỗi, và góp ý với nhóm, để lần sau khi thực hiện các đề tài khác nhóm rút kinhnghiệm
Đà Nẵng, Ngày 27/11/2011Nhóm GOF-k15qnh5
Trang 3MỤC LỤC
Lời nói đầu 1
I/ Giới thiệu về công ty và phần mềm 3
II/ Mục tiêu của phần mềm 6
III/ Các loại hình quản lý khác nhau của phần mềm 6
IV/ Các điểm nổi bật, tính năng chính và tiện ích của phần mềm 6
a/ Điểm nổi bật 6
b/ Các tính năng chính 7
c/ Tiện ích của phần mềm 8
V/ Chức năng quản lý của phần mềm 8
a/ chức năng quản lý thông tin chung 8
b/ Chức năng quản lý nhà hàng cafe – Nghiệp vụ nhà hàng 9
c/ Phân hệ quản lý kho của phần mềm 10
VI/ Hệ thống báo cáo của phần mềm 10
VII/ Tính bảo mật của phần mềm 10
VIII/ Môi trường làm việc của phần mềm 10
IX/ các phân hệ khác của phần mềm 11
X/ Lợi ích khi sử dụng phần mềm 11
XI/ Ưu và nhược điểm của phần mềm 12
a/ Ưu điểm 12
b/ Nhược điểm 12
XII/ Quy trình đặt hàng – Báo giá – Demo sản phẩm 12
XIII/ Quy trình cài đặt, hướng dẫn sử dụng và để được tư vấn về phần mềm 13
a/ Quy trình cài đặt 13
b/ Hỗ trợ sử dụng 14
Trang 4XIV/ Nhận định của khách hàng sau khi sử dụng phần mềm 15
Kết luận 16
Tài liệu tham khảo 17
Phụ lục 18
NỘI DUNG
I/ Giới thiệu về công ty và phần mềm
a/ Giới thiệu về công ty
Công ty Cổ phần Điêên tử Doanh nghiêêp, có tên giao dịch là eBusiness, được thành lập vào năm 2006 Từ ngay lúc mới thành lâêp, với nền tảng là môêt đôêi ngu chuyên gia lành nghề và nhiều kinh nghiêêm trong lĩnh vực công nghêê thông tin, Công ty eBusiness đã tăng dần sự tín nhiêêm của khách hàng qua quá trình thực hiêên từng dự
án Với mục tiêu: “Cung cấp các giải pháp phần mềm tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn Chúng tôi luôn đồng hành cùng các bạn trên con đường phát triển”
Công ty eBusiness hoạt đôêng theo hình thức công ty cổ phần, được cấp phép kinh doanh theo Giấy Chứng nhâên Đăng ký kinh doanh số 4103005351 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 03 tháng 10 năm 2006
Địa chỉ:
1 Trụ sở: 106 Phan Đình Phùng, P.2, Q Phú nhuận, Tp Hồ Chí Minh Văn phòng:
o 26 Nguyễn Đình Khơi, P.4, Q Tân Bình, Tp Hồ Chí Minh
o Điêên thoại: 08 3603 1502 - 08 3948 5939 - 0907 943 968
o Email: info@e-biz.com.vn
o Website: www.e-biz.com.vn
Trang 5o Tư vấn về máy tính.
o Tư vấn lâêp dự án đầu tư, thiết kế xây dựng công trình công nghêê thôngtin
o Tư vấn đấu thầu, tư vấn quản lý dự án
o Thiết kế mạng, hêê thống máy tính, web site
o Tư vấn đấu thầu
o Tư vấn Giám sát Công trình
Dịch vụ hêê thống mạng, kiến trúc hạ tầng:
o Thiết kế hêê thống mạng
o Thực hiêên mọi dịch vụ yêu cầu trong lĩnh vực Hêê thống mạng
o Đánh giá Hêê thống Bảo vêê an toàn Thông tin.Triển khai các giải pháp Bảomâêt cho Hêê thống thông tin
o Cho thuê Chuyên viên Quản trị hêê thống
Dịch vụ phần mềm:
Trang 6o Cung cấp các phần mềm đóng gói
o Thiết kế, xây dựng phần mềm
o Cung cấp Giấy phép sử dụng cho tất cả phần mềm của các hãng
b/ Giới thiệu chung về phần mềm
Phần mềm quản lý nhà hàng cafe eBizRes thuộc về bản quyền của tác giả HuỳnhAnh Kiệt, do công ty cổ phần Điện tử Doanh nghiệp, địa chỉ: 106 Phan Đình Phùng,Phường 2, Quận Phú Nhuận, Tp.HCM phân phối Sẽ giúp các bạn quản lý công việcbán hàng một cách hiện đại và chuyên nghiệp Phần mềm sẽ hỗ trợ Quý kháchhàng thực hiện các công việc quản lý nhà hàng; cafe; bar; quán ăn, một cách hiệuquả, tiết kiệm chi phí, chính xác và hạn chế gian lận Phần mềm quản lý nhà hàngcafe eBizRes đã được cấp giấy chứng nhận quyền sỡ hữu trí tuệ số3770/2009/QTG Vào thời điểm kể từ ngày 27/04/2011mức giá của sản phẩm vàokhoảng 4.000.000 VNĐ và được bảo hành miễn phí 2 năm Sau 02 năm khách hàng
có thể lựa chọn ký hợp đồng bảo trì hay tính phí dịch vụ theo từng lần nhân viêneBusiness đến hỗ trợ
Các thiết bị cần thiết để có thể vận hành phần mềm quản lý nhà hàng cafeeBizRes:
o Máy tính: CPU P4, HDD >= 20G, RAM >= 1G
o Máy in bill: nếu cần in bill
o Máy in phiếu ra bếp
o Máy in phiếu ra quầy pha chế
o Hộc đựng tiền (Cash Drawer): nếu cần
o Máy in laser: nếu cần in báo biểu
o Đồ cà thẻ từ: nếu quản lý khách hàng bằng thẻ từ
o Đường truyền internet: nếu quản lý từ xa qua internet
o Modem GSM hay USB 3G: nếu sữ dụng phần hệ gửi tin nhắn SMS
o SMTP Server: nếu dùng phân hệ gửi email
o Máy POS, hay màn hình cảm ứng: nếu muốn sử dụng chức năng bánhàng bằng màn hình cảm ứng
o Máy tính bảng, IPAD, : nếu muốn sử dụng chức năng order qua wifibằng máy tính bảng
Phần mềm quản lý nhà hàng cafe eBizRes được thiết kế chạy độc lập nhưng hỗ
Trang 7o Đối với website bán hàng: hỗ trợ tích hợp qua webservice hay qua cơ sỡ
dữ liệu trung gian
o Đối với hệ thống kế toán: hỗ trợ xuất dự liệu và import dữ liệu qua fileexcel hay tích hợp thông qua view của cơ sở dữ liệu MS SQL Server200x: Import danh mục hàng hóa, tồn kho, khách hàng từ file excel và hệthống File excel phải có cầu trúc đúng theo quy định của phần mềm
II/ Mục tiêu của Phần mềm
o Phần mềm nhà hàng cafe eBizRes là công cụ hỗ trợ hiệu quả việc quản lý bánhàng của các nhà hàng; chuỗi nhà hàng; quán ăn; quán cafe
o Phần mềm nhà hàng cafe eBizRes hỗ trợ bán hàng bằng màn hình cảmứng(touch-screen) hay máy tính PC bình thường
o Phần mềm nhà hàng cafe eBizRes hỗ trợ nhiều báo cáo phân tích giúp lãnh đạođưa ra các quyết định chính xác, kịp thời
o Phần mềm nhà hàng cafe eBizRes hỗ trợ lãnh đạo điều hành từ xa không cần cómặt ở công ty
III/ Các loại hình quản lý khác nhau của phần mềm
Phần mềm được thiết kế tùy thuộc vào quy mô và loại hình kinh doanh và được chiathành các nhóm như sau:
o Phần mềm quản lý nhà hàng | Phần mềm quản lý chuỗi nhà hàng
o Phần mềm quản lý cafe | Phần mềm quản lý chuỗi cafe
o Phần mềm quản lý quán ăn | Phần mềm quản lý chuỗi quán ăn
Trang 8o Phần mềm quản lý cửa hàng bán thức ăn nhanh | Phần mềm quản lý chuỗi cửahàng bán thức ăn nhanh
o Phần mềm quản lý căn tin
o Phần mềm quản lý suất ăn công nghiệp
o Phần mềm quản lý quán cafe | phần mềm quản lý chuỗi quán cafe
IV/ Các điểm nổi bật, tính năng chính và tiện ích của Phần mềm
o Hỗ trợ in phiếu cho Bếp thuận tiện cho việc chế biên thức ăn
o Hỗ trợ in quầy pha chế thuận tiện cho việc pha chế đồ uống
o Hỗ trợ quản lý tiêu hao nguyên liệu chế biến
o Hỗ trợ quản lý các món chọn thêm cho thức ăn thuận tiện trong việc ghi nhậnyêu cầu của khách hàng
o Quản lý thẻ thành viên khách hàng và các chương trình khuyến mãi: giảm giá,tích luy điểm, trả trước, nhắc nhở nhà hàng khi tới các ngày đặc biệt của kháchhàng…
o Hỗ trợ thanh toán tiền mặt, thẻ ngân hàng, thẻ VIP, thanh toán bằng điểm tíchluy
Trang 9o Hỗ truy cập từ xa qua internet giúp lãnh đạo có thể điều hành công việc từ xa.
o Hỗ trợ in thẻ thành viên bằng thẻ từ
o Hỗ trợ hỗ trợ thanh toán bằng thẻ trả trước (Prepaid Card)
o Phân tích doanh số bán hàng theo từng ngày, từng giờ
o Hỗ trợ in hóa đơn VAT( GTGT)
o Quản lý mua hàng: hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho
o Quản lý các hính sách khuyến mãi/tích điểm trên thẻ thành viên
o Quản lý các chính sách khuyến mãi trên món ăn
o Quản lý bán hàng: phiếu bán hàng (có thể cài đặt quản lý theo ca), quản lý theobàn
o Quản lý công nợ: quản lý công nợ chi tiết đến từ phiếu và theo dõi tuổi nợ vàtheo dõi định mức công nợ theo từng khách hàng
o Quản lý doanh thu theo nhân viên bán hàng
o Quản lý kho: nhập, xuất, tồn kho online
Trang 10o Quản lý khấu trừ nguyên liệu khi bán món ăn.
o Hỗ trợ bếp quản lý cập nhật các món ăn đã nấu/chưa nấu
Ngoài ra phần mềm còn có một số tính năng khác như:
o Nhắc đến hạn thanh toán cho nhà cung cấp
o Nhắc đến sinh nhật và các ngày đặc biệt của khách hàng
o Báo cáo xem món ăn nào bị bán chậm và tốp 10 các món bán nhanhnhất
c/ Tiện ích của Phần mềm
o Phần mềm nhà hàng cafe eBizRes hỗ trợ xuất dữ liệu ra excel, csv, …
o Phần mềm nhà hàng cafe eBizRes hỗ trợ các thao tác xử lý số liệu nhanhchóng: group by, total, sum, …
V/ Chức năng quản lý của Phần mềm
a/ Chức năng quản lý thông tin chung
Trang 11 Pha chế thực đơn mới từ nguyên liệu đã có: Quản lý việc pha chế thực đơn,điều này tạo điều cho việc quản lý nguyên liệu một cách hiệu quả và chính xác
Quản lý danh sách bàn ăn/ khu vực
o Việc đánh số bàn ăn/ khu vực rất quan trọng đối với một nhà hàng/quán cafe hiện đại, công việc này sẽ giúp quản lý nhà hàng/ quáncafe một cách hệ thống cho những chức năng thông minh về sau
o Cho phép quản lý bàn ăn trong mỗi nhà hàng/ quán cafe
Quản lý nhà cung cấp
o Cho phép quản lý đối tác cung cấp hàng hóa, nguyên liệu của nhàhàng
o Quản lý công nợ của từng đối tác, nguyên liệu đã nhập,…
Quản lý khách hàng: Chức năng này trợ giúp nhà hàng quản lý, chăm sóc tốthơn những khách hàng thường xuyên của cửa hàng Nhờ đó có những chínhsách quan tâm tới khách hàng của mình
Quản lý danh mục thu, chi : Cho phép quản lý lý do thu, chi một cách chính xác.Giúp dễ dàng hơn trong việc quản lý tiền của cửa hàng và báo cáo chi tiết từngkhoản thu/chi
b/ Chức năng quản lý nhà hàng cafe - nghiệp vụ nhà hàng cafe của Phần mềm
o Nhập hóa đơn, cập nhật, thay đổi: Việc thêm hóa đơn, chỉnh sửa rất đơngiản và tiện lợi
o Danh sách hóa đơn, danh sách các bàn đang được sử dụng luôn luônđược hiển thị trên màn hình chính điều này giúp người bán hàng thấyngay được tình trạng của từng hóa đơn, từng bàn trong nhà hàng
Trang 12o Ghép bàn, chuyển bàn: Cho phép thực hiện việc chuyển bàn, ghép bànmột cách dễ dàng và hiện thị ngay kết quả trên màn hình.
o Quản lý tình trạng bàn ăn: Cho phép người quản lý biết được tình trạngcủa từng bàn : Đang phục vụ, đã có người đặt trước, đang trống
o Quản lý hóa đơn: Cho phép quản lý, tìm kiếm hóa đơn trong hệ thống
c/ Phân hệ quản lý kho của Phần mềm
o Hỗ trợ quản lý nguyên vật liệu tiêu hao khi chế biến món ăn
o Hỗ trợ cảnh báo hàng tồn kho theo định mức
o Hỗ trợ xem tồn kho online (ngay tức thì sau khi cập nhật dữ liệu vào hệ thống)
o Quản lý các phiếu nhập, xuất, điều chỉnh kho
o Theo dõi chính xác việc nhập xuất của từng mặt hàng hay nhóm mặt hàng
o Xem tồn kho hiện tại của mặt hàng nhanh chóng
o Dự đoán số lượng mặt hàng sẽ xuất theo dữ liệu xuất trong lịch sử
VI/ Hệ thống báo cáo của Phần mềm
o Báo cáo doanh thu
o Báo cáo thu-chi quỹ tiền
o Báo cáo khách hàng
o Báo cáo công nợ
Trang 13o Báo cáo nhập xuất tồn
o Báo cáo dạng biểu đồ
o Và nhiều báo cáo theo nhiều hình thức
VII/ Tính bảo mật của Phần mềm.
o Phần mềm nhà hàng cafe eBizRes hỗ trợ phân quyền người dùng theo nhómchức năng
o Phần mềm nhà hàng cafe eBizRes đảm bảo chỉ nhưng người có quyền mới thựchiện được các chức năng tương ứng trong hệ thống
VIII/ Môi trường làm việc của Phần mềm
o Phần mềm nhà hàng cafe eBizRes chạy trên môi trường windows có giao diện
đồ họa đẹp mắt Ngôn ngữ giao tiếp bằng tiếng Việt dễ sử dụng
o Phần mềm nhà hàng cafe eBizRes có thể sử dụng riêng rẽ (máy đơn – quầy bánhàng và thu tiền), nhiều người dùng (chạy trên mạng nội bộ - nhiều quầy bánhàng và thu tiền) hay quản từ xa qua internet
o Đối với hệ thống chuỗi nhà hàng: Phần mềm nhà hàng cafe eBizRes tự độngchuyển số liệu về trung tâm qua đường internet
IX/ Các phân hệ khác của Phần mềm
o Phân hệ đồng bộ dữ liệu qua internet giữa nhà hàng và trung tâm sử dụng trongtrường hợp quản lý chuỗi nhà hàng
o Phân hệ truy cập dữ liệu từ xa qua internet sử dụng trong trường hợp lãnh đạomuốn truy cập dữ liệu từ xa, vd: từ nhà riêng, khi đi công tác,
Trang 14o Phân hệ quản lý điểm loyalty, thông tin khách hàng online (dùng thống nhất trêntoàn hệ thống cửa hàng) sử dụng trong trường hợp quản lý chuỗi nhà hàng.
o Phân hệ quản lý thẻ trả trước (Prepaid Card)
o Phân hệ gửi tin nhắn SMS cho khách hàng
o Phân hệ gửi email cho khách hàng
X/ Lợi ích khi sử dụng phần mềm
o Tiết kiệm tối đa sức lao động của con người, không còn cảm thấy số lượng côngviệc quá lớn đè lên đôi vai
o Tạo sự yên tâm cho khách hàng vì phương pháp quản lý chuyên nghiệp
o Giúp đội ngu nhân viên phục vụ chuyên nghiệp hơn
o Giảm tối thiểu thời gian quản lý
o Báo cáo rõ ràng nhanh chóng mọi lúc
o Khả năng mở rộng quy mô một cách dễ dàng
o Kiểm soát toàn bộ vấn đề xuất - nhập - tồn hàng hoá
XI/ Ưu và nhược điểm của phần mềm
a/ Ưu điểm:
• 10 giây tạo xong một phiếu tính tiền
Trang 15• 1 giây chuyển bàn, gộp bàn xong bằng cách kéo thả
• 10 phút để huấn luyện cho nhân viên sử dụng thành thạo
• 1 buổi là có thể đưa phần mềm vào sử dụng ngay
• 1 giây có thể thanh lý toàn bộ dữ liệu
• Xử lý triệt để nghiệp vụ chuyển bàn, gộp bàn
• Phân nhiều giá bán cho khu vực và giá bán theo thời điểm…
• Đổi mới hoàn toàn cách giao tiếp giữa người dùng với phần mềm, mọi giao diện
và thao tác trên giao diện đều rất gần gui với các nghiệp vụ thường ngày diễn ratrong thực tế
• Thiết kế mô phỏng mặt bằng, mọi chức năng trong giao diện duy nhất, trực quan
và dễ dàng theo dõi toàn bộ mọi hoạt động
b/ Nhược điểm
Theo sự phản hồi của các khách hàng hàng đã sử dụng phần mềm và nhómnhận thấy các thao tác để thực hiện khá phức tạp cho nên để có thể sử dụng đượcphần mềm đòi hỏi người sử dụng phải am hiểu về máy tính và nắm vững các bướctrong cách sử dụng phần mềm
XII/ Quy trình đặt hàng - báo giá - demo phần mềm
Nếu các bạn có quan tâm đến phần mềm thì có thể xem quy trình đặt hàng haycần xem demo phần mềm trực tiếp bằng cách:
1) Gửi email thông tin của các bạn vào email info@e-biz.com.vn hay điệnthoại số bàn: (08) 3603 1502 - (08) 3948 5939 hay di động 0907 943 968
Trang 162) Nhân viên eBusiness sẽ liên hệ và đến địa chỉ của các bạn để giới thiệu vàchạy phần mềm cho bạn xem trực tiếp Trong khi xem demo bạn có thể hỏi bất
kỳ vấn đề gì liên quan đến việc áp dụng phần mềm vào quản lý
Xem demo phần mềm từ xa qua internet:
1) Gửi email thông tin của bạn vào email info@e-biz.com.vn hay điện thoại sốbàn: (08) 3603 1502 - (08) 3948 5939 hay di động 0907 943 968
2) Hoặc download chương trình teamvier (http://www.mediafire.com/?
dxzvrmlm5m5) về máy tính: chạy và cung cấp cho nhân viên ebusiness ID và Password
3) Nhân viên eBusiness sẽ chạy demo phần mềm và giải thích chi tiết tínhnăng phần mềm cho bạn Trong khi xem demo bạn có thể hỏi bất kỳ vấn đề gìliên quan đến việc áp dụng phần mềm vào quản lý
XIII/ Quy trình cài đặt, hướng dẫn sử dụng và để được tư vấn về phần mềm
a/ Quy trình cài đặt
Cài đặt và hướng dẫn sử dụng qua internet:
1) Quý khách hàng sẽ phải cung cấp các file excel danh mục ban đầu
2) Nhân viên eBusiness sẽ thực hiện import các file excel vào phần mềm
3) Nhân viên eBusiness sẽ gửi ban các file cần chuẩn bị để cài đặt phần mềmvào máy tính
• SQL Express (Quý khách hàng có thể cài đặt MS SQL Server):
c3010e4c513b/SQLEXPR.EXE
http://download.microsoft.com/download/f/1/0/f10c4f60-630e-4153-bd53-• SQL Express Data Management (nếu quý khách hàng dùng MS SQL