Câu hỏi ôn tập 1 Khái niệm thông tin, phân loại thông tin, tính chất, đặc điểm đặc trưng của thông tin quản lý? Trả lời 1 1 Khái niệm thông tin Có nhiều khái niệm khác nhau về thông tin Thông tin Nhữn.
Trang 1Câu hỏi ôn tập
1 Khái niệm thông tin, phân loại thông tin, tính chất, đặc điểm đặc trưng của thông tin quản lý?
Trả lời
1.1 Khái niệm thông tin
Có nhiều khái niệm khác nhau về thông tin:
- Thông tin: Những gì mang lại hiểu biết về một sự vật, hiện tượng.
- Thông tin là tất cả những gì có thể giúp con người hiểu được về đối tượng
mà mình quan tâm
- Thông tin: Ý nghĩa của dữ liệu được rút ra sau khi đã có những đánh giá
hoặc so sánh
Ví dụ: Doanh thu tháng trước của một công ty là 100 triệu đồng, tháng này
là 85 triệu đồng => tháng này công ty hoạt động không có hiệu quả bằngtháng trước
- Thông tin luôn mang ý nghĩa và gồm nhiều giá trị dữ liệu.
- Dưới góc độ quản lý: Thông tin được hiểu là nội dung những trao đổi giữa
các hệ thống với môi trường, được sử dụng nhằm mục đích quản lý hoạtđộng của hệ thống đó
1.2 Phân loại thông tin
Có nhiều tiêu thức để phân loại thông tin
Phân loại theo nguồn gốc: thông tin từ người ra quyết định, thông tin từ kếtquả…
Phân loại theo vật mang: Thông tin bằng văn bản, bằng âm thanh, bằngbăng, đĩa, tranh ảnh…
+ Thông tin bằng văn bản
- Thường gặp nhất trong hệ thông tin
- Thể hiện trên giấy, trên màn hình của máy tính.
- Các dữ kiện thể hiện các thông tin có thể có cấu trúc hoặc không:
Trang 2 Một bức thư tay của một ứng viên vào một vị trí tuyển dụng không
có cấu trúc song cần phải có các thông tin “bắt buộc” (họ tên, địa chỉ,văn bằng…)
Một hóa đơn có cấu trúc xác định trước gồm những dữ liệu bắt buộc(tham chiếu khách hàng, tham chiếu sản phẩm…)
+ Thông tin nói
- Là một phương tiện khá phổ biến giữa các cá thể và thường gặp trong
hệ tổ chức kinh tế - xã hội
- Đặc trưng loại này là phi hình thức và thường khó xử lý
- Vật mang thông tin thường là hệ thống điện thoại
+ Thông tin hình ảnh
- Dạng thông tin này xuất phát từ các thông tin khác của hệ thống hoặc
từ các nguồn khác
- Ví dụ: bản vẽ một số chi tiết nào đó của ô tô có được từ số liệu của
phòng nghiên cứu thiết kế
Phân loại theo tầm quan trọng: thông tin rất quan trọng, quan trọng vàkhông quan trọng
Phân loại theo phạm vi: thông tin toàn diện, thông tin từng mặt…
Phân loại theo đối tượng sử dụng: thông tin cho người thực hiện, thông tincho người ra quyết định…
Phân loại theo giá trị: thông tin có giá trị và thông tin không có giá trị,thông tin có ít giá trị
Phân loại theo tính thời sự: thông tin mới, thông tin cũ…
Phân loại theo kỹ thuật thu thập, xử lý và trình bày: Thông tin thu thập bằng
kỹ thuật điện tử, thông tin thu thập bằng phỏng vấn…
Phân loại theo phương pháp truyền tin: Bằng miệng, bằng sóng điện từ,bằng điện thoại, bằng máy tính…
Phân loại theo mức độ bảo mật: thông tin mật, tuyệt mật, bình thường
Trang 3 Phân loại theo mức độ xử lý: thông tin sơ cấp, thông tin thứ cấp.
Phân loại theo mục đích, mục tiêu của thông tin:
- Các thông tin đầu vào
- Các thông tin đầu ra
- Các thông tin đánh giá công việc
Phân loại theo tính chất pháp lý của thông tin
- Thông tin chính thức: là những thông tin theo cấp hệ, chẳng hạn nhà
quản trị ra lệnh cho nhân viên cấp dưới hay nhân viên thuộc cấp báocáo kết quả lên cho nhà quản trị
- Thông tin không chính thức: là những thông tin do nhân viên tạo ra bởi
những giao lưu rồi thành những nhóm, phe Thông tin không chínhthức thường không được quản trị viên chấp nhận nhưng vẫn phải chú ý
vì nó luôn tồn tại trong tổ chức do những nhu cầu của nhân viên
Các tiêu thức phân loại khác:
- Thông tin lặp lại hay không lặp lại
- Thông tin quá khứ, hiện tại, tương lai
- Thông tin chủ động hay thụ động
- Thông tin bên trong hay bên ngoài
- Thông tin kinh tế: là các thông tin tồn tại và vận động trong các thiết
chế kinh tế, các tổ chức, các doanh nghiệp nhằm phản ánh tình trạngkinh tế của các chủ thể đó Thông tin kinh tế có thể coi là huyết mạchcủa doanh nghiệp, của các tổ chức kinh tế
- Thông tin quản trị: là tất cả những tin tức nảy sinh trong quá trình cũng
như trong môi trường quản trị và cần thiết cho việc ra quyết định hoặcgiải quyết một vấn đề nào đó trong hoạt động quản trị ở một tổ chứcnào đó
- Thông tin công là tất cả những thông tin liên quan đến hoạt động quản
lý của nhà nước, bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật, quy định,
Trang 4chính sách, chương trình của nhà nước, các cơ sở dữ liệu quốc gia…
mà người dân được phép tiếp cận và có quyền truy xuất
1.3 Tính chất thông tin
Thông tin có các tính chất cơ bản sau: tính định hướng, tính tương đối, tínhthời điểm, tính cục bộ, tính đa dạng
- Tính định hướng:
+ Thông tin là sự phản ánh giữa nguồn tin và nơi nhận tin
+ Trong hoạt động quản lý kinh tế xã hội thì đó là mối quan hệ giữa ngườitạo ra và người sử dụng
+ Còn trong hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước thì đó là các quyếtđịnh, các chỉ thị, mệnh lệnh điều chỉnh từ cấp trên hay cấp thông tin phảnánh, báo cáo đề nghị, yêu cầu của tuyến dưới lên tuyến trên
+ Tính định hướng phản ánh mối quan hệ giữa đối tượng được phản ánh vànơi nhận phản ánh Từ đối tượng phản ánh tới chủ thể phản ánh được coi làhướng của thông tin
- Tính tương đối: Điều này được thể hiện trong phương pháp phân tích hệ
thống đã khẳng định tính bất định của một quá trình điều khiển phức tạp.Tính bất định đã góp phần tạo ra sự tương đối của thông tin mà chúng tanhận được, bởi vì tính bất định chính là tình trạng không có thông tin đầy
đủ về một sự vật, hiện tượng
- Tính thời điểm: là tính chất luôn tồn tại ở mọi thông tin bởi vì thế giới luôn
vận động và phát triển Đối với một sự vật hiện tượng thì tại thời điểm nàythì nó là như thế nhưng thời điểm khác nó đã thay đổi cũng vì thế mà thôngtin ta nhận được từ nó cũng khác nhau và thay đổi theo sự vận động, pháttriển của sự vật, hiện tượng Có thể nói tính tức thời là tính chất quan trọngcủa thông tin và nó quyết định đến hiệu quả sử dụng của thông tin
- Tính cục bộ: mọi thông tin đều gắn với một công đoạn nhất định trong một
quy trình nào đó Thông tin chỉ có ý nghĩa với một công đoạn nào đó màthôi hay là quá trình mà nó có nhiệm vụ phản ánh Tuy nhiên nó vẫn có ý
Trang 5nghĩa khi xem xét một quy trình khác nói chung nhưng điều này là rất hạnchế.
- Tính đa dạng: thông tin có nhiều, rất nhiều và vô hạn, bên cạnh đó là cách
thức thể hiện thông tin vô cùng phong phú Thông tin thường được thể hiệndưới những dạng khác nhau như văn bản, âm thành, video, hình ảnh…Không chỉ đa dạng ở thể loại thông tin mà nội dung thông tin còn hướngđến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội
1.4 Đặc điểm đặc trưng của thông tin
- Thông tin là những tin tức cho nên nó không thể sản xuất để dùng dần được
- Thông tin phải thu thập và xử lý mới có giá trị
- Thông tin càng cần thiết càng quý giá
- Thông tin càng chính xác, càng đầy đủ, càng kịp thời càng tốt
2 Quản lý thông tin, vai trò của thông tin trong quản trị doanh nghiệp, các yêu cầu của thông tin trong quản trị?
2.1 Quản lý thông tin
Khái niệm: Quản lý thông tin là sự tác động có tổ chức, có định hướng củachủ thế nắm giữ thông tin lên các thông tin mà mình có được nhằm đạtđược các mục tiêu định trước
Tại sao nhà quản lý phải có trách nhiệm quản lý thông tin?
- Thông tin là đối tượng lao động của cán bộ quản lý
+ Bất kỳ nhà quản trị nào muốn làm việc gì đó đều phải có thông tin, từ lập
kế hoạch đến việc triển khai kế hoạch…Thông tin cho họ biết các sự việcđang diễn ra ở hiện tại, các vấn đề đã diễn ra ở qua khứ và các hiện tượng
có liên quan đến vấn đề mà nhà quản lý suy nghĩ để từ đó ráp chúng lại tạo
ra viễn cảnh tương lai
+ Thông tin không đơn giản cứ tiếp nhận là sử dụng được mà cần phải mổ
xẻ, chia tách rồi phân tích các khía cạnh …của chúng để sử dụng
- Thông tin là cơ sở để nhà quản lý ban hành quyết định quản lý.
Trang 6+ Những thông tin thu thập được sau khi qua công đoạn xử lý nó sẽ biếnthành các bảng phân tích, kế hoạch, báo cáo hay chương trình…nó giúp nhàquản lý hiểu rằng mình đang đứng ở vị trí nào, vai trò ra sao và sựt tác độngcủa mình đến nhiều đối tượng sẽ như thế nào…
+ Sự nắm bắt thông tin giúp nhà quản lý có thể ban hành những quyết địnhquản lý mà kết quả mang lại sẽ được như mong muốn
+ Đồng thời, thông tin là căn cứ để tổ chức, kiểm tra, đánh giá và thực hiệnquyết định quản lý
+ Thông tin góp phần quan trọng trong việc phân tích, dự báo, phòng ngừa
và ngăn chặn rủi ro
Trách nhiệm của nhà quản lý đối với công tác quản lý thông tin như thếnào?
- Nắm được giá trị và chi phí đầu tư liên quan của thông tin như là một
trong những yếu tố cơ bản tạo ra các quyết định quản lý hỗ trợ cácmục tiêu hoạt động
- Lập kế hoạch cụ thể về vấn đề quản lý thông tin để cấp dưới biết cách
xác định những mục tiêu cụ thể cũng như chủ động trong việc tìmkiếm
- Không chỉ lập kế hoạch quản lý thông tin mà nhà quản lý còn phải
nghĩ đến việc chia sẻ thông tin
- Vấn đề lưu trữ cũng như vấn đề hủy bỏ thông tin như thế nào cũng cần
được lưu ý
- Tổ chức việc sử dụng thông tin cho hiệu quả
- Thực hiện việc kiểm tra đánh giá việc thực hiện công tác quản lý thông
tin
2.2 Vai trò của thông tin trong quản trị doanh nghiệp
Vai trò trong việc ra quyết định
Trang 7Ra quyết định là một công việc phức tạp, khó khăn và hết sức quan trọngcủa các nhà quản trị Để ra được một quyết định đúng đắn các nhà quản trịcần rất nhiều thông tin Thông tin ở đây sẽ giúp cho nhà quản trị giải quyếtđúng đắn và có hiệu quả các vấn đề sau:
- Nhận thức vấn đề cần phải ra quyết định
- Xác định cơ hội, và các mối hiểm nguy trong kinh doanh.
- Xác định các cơ sở, tiền đề khoa học cần thiết để ra quyết định
- Lựa chọn các phương án
Vai trò trong hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, điều hành và kiểm soát
Trong các lĩnh vực tổ chức, hoạch định, lãnh đạo, điều hành và kiểm soát,thông tin có vai trò cực kỳ quan trọng trên các phương diện sau:
Vai trò trong phân tích, dự báo và phòng ngừa rủi ro
Trong các hoạt động sản xuất và kinh doanh ở mỗi doanh nghiệp việcphòng ngừa rủi ro có một tầm quan trọng đặc biệt Để phòng ngừa rủi ro cóhiệu quả thì thông tin lại có một ý nghĩa hết sức lớn lao trong các lĩnh vựcsau:
- Phân tích
- Dự báo
- Xây dựng phương án phòng ngừa rủi ro
2.3 Các yêu cầu của thông tin trong quản trị
- Tính chính xác (độ tin cậy): thông tin có đội tin cậy thấp sẽ gây nên hậu
quả xấu cho doanh nghiệp
Trang 8- Tính đầy đủ: thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản
trị Nếu sử dụng thông tin không đầy đủ sẽ dẫn đến nhận định hoặc ra quyếtđịnh sai
- Tính thích hợp và dễ hiểu: thông tin truyền đạt đến người nhận tin cần phải
phù hợp với khả năng tiếp thu và dễ hiểu đối với họ Ví dụ, sử dụng vănbản bằng tiếng anh, mặc dầu rất chính xác, để gửi đến người dân Việt Namtrong thời điểm hiện tại là không phù hợp
- Tính an toàn: thông tin cần được bảo vệ tốt và chỉ những người được phép
mới được tiếp cận với thông tin Ví dụ: thông tin kế toán, tài chính củadoanh nghiệp không phải mọi người trong doanh nghiệp ai cũng có quyềnđược biết
- Tính kịp thời: thông tin cần truyền đạt đến người nhận tin đúng lúc họ cần,
ngược lại thông tin đó có thể trở thành lạc hậu và không còn nguyên giá trị
Ví dụ: khách hàng sau khi trả nợ xong mới nhận được giấy báo đòi nợ
3 Quy trình quản lý và nguyên tắc quản lý thông tin
3.1 Quy trình quản lý thông tin
Bước 1 Thu thập thông tin
- Thu thập thông tin là quá trình xác định nhu cầu thông tin, tìm nguồn thông
tin, thực hiện tập hợp thông tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng đúng mục tiêu
đã được định trước
- Thu thập thông tin là hoạt động có tính mục đích phải giải đáp cụ thể các
câu hỏi: thông tin này thu thập để làm gì, phục vụ cho công việc gì, liênquan đến những khía cạnh nào của vấn đề?
Trang 9- Thu thập thông tin có tính đa dạng về phương pháp, cách thức
- Thu thập thông tin có thể tìm kiếm từ các nguồn, kênh thông tin khác nhau
- Thu thập thông tin là một khâu trong quá trình thông tin của một tổ chức.
Thu thập thông tin gắn với yếu tố đầu vào của tổ chức, nó không tách rờiquá trình xử lý thông tin, nhằm đảm bảo thông tin cho hoạt động của tổchức
- Yêu cầu: đầy đủ, kịp thời, chính xác và có chất lượng cao.
Bước 2 Chọn lọc thông tin
Cần chọn lọc ra những thông tin cần thiết cho hoạt động quản trị và loại bỏnhững thông tin thừa hoặc gây nhiễu
Bước 3 Phân loại thông tin
Phân ra thông tin nào thuộc loại về lĩnh vực nào kế toán, tài chính, hoặcthông tin liên quan đến hoạt động bán hàng…
Bước 4 Xử lý thông tin
- Xử lý thông tin là hoạt động phân tích, phân loại thông tin theo các nguyên
tắc và phương pháp nhất định, trên cơ sở đó đưa ra các biện pháp giải quyếtcông việc
- Xử lý thông tin là quá trình đối chiếu, chọn lọc, chỉnh lý, biên tập thông tin
theo mục đích, yêu cầu xác định Đây là công việc bắt buộc nhằm nâng caochất lượng và hiệu quả sử dụng thông tin, tránh sự quá tải, nhiễu thông tin
- Thông qua việc kiểm tra tính chính xác, tính hợp lý, chỉnh lý chính xác số
liệu tài liệu để chúng phản ánh được tình hình, xác định đúng bản chất củacác sự việc, các hoạt động từ đó đưa ra các giải pháp, phương án cho cácquyết định quản lý dưới các hình thức kiến nghị, đề xuất sáng kiến giảiquyết, ban hành các văn bản thích hợp
- Điều kiện: Tổ chức mạng lưới thông tin phù hợp để bổ sung cho nhau.
Nhân sự trong cơ quan phải hiểu công việc và nắm vững chu trình, mụcđích xử lý thông tin
Trang 10 Bước 5 Bảo quản thông tin
Việc bảo quản và lưu trữ thông tin nhằm đảm bảo cho tài liệu không bị hưhỏng và phục vụ công tác hàng ngày và lâu dài Việc bảo quản, lưu trữthông tin cần được bảo đảm về cơ sở vật chất, những thiết bị tiên tiến…Thông thường có 2 hình thức lưu trữ chính là: lưu trữ bằng văn bản vào cáccặp hồ sơ lưu trữ thông tin; lưu trữ ở máy tính
Bước 6 Giao nộp thông tin
Là đáp ứng yêu cầu của người sử dụng thông tin về các mặt như: chủng loạithông tin, mức độ chi tiết hóa và tính kịp thời
3.2 Nguyên tắc quản lý thông tin
Tính chính xác
- Đảm bảo tính chính xác của thông tin cho đến người nhận là yếu tố quan
trọng nhất
- Thông tin trải qua nhiều cấp bậc khác nhau trước khi đến được người sử
dụng cuối cùng, do vậy đảm bảo tính chính xác, trung thực của thông tin làyếu tố rất quan trọng
- Để đảm bảo tính chính xác cần phải tạo ra những thông tin bằng văn bản,
hạn chế các thông tin “phi chính thức”
- Những yếu tố hạn chế tính chính xác: các mệnh lệnh phi văn bản; Các
thông tin bằng văn bản không rõ nghĩa hoặc thiếu thông tin làm người sửdụng thông tin hành động sai hoặc chưa đúng theo yêu cầu
Trang 11Việc chuyển giao thông tin có thể bằng văn bản hoặc lời nói Trong việcchuyển giao, thì bằng chứng của quá trình chuyển giao thông tin là rất quantrọng Do vậy, trong hoạt động kinh doanh, việc chuyển giao phải có bằngchứng để chứng minh Vì:
+ Khách hàng khiếu nại là họ chưa nhận được thông tin
+ Bằng chứng về kết quả thực hiện công việc của chúng ta khi chúng ta bịkhiếu nại
+ Truy tìm nguồn gốc khi cần tìm lại thông tin
4 Phân tích thông tin về môi trường kinh doanh của doanh nghiệp (các yếu tố tác động, hướng tác động, mức độ tác động, xu thế tác động)? Vai trò của thông tin môi trường kinh doanh đối với quyết định của nhà quản trị.
Môi trường kinh doanh là tổng hợp các yếu tố, các điều kiện có ảnh hưởngtrực tiếp hay gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp.Môi trường kinh doanh được cấu thành từ nhiều yếu tố khác nhau Xét theocấp độ tác động đến sản xuất và quản trị doanh nghiệp, có cấp độ nền kinh
tế quốc dân và cấp độ ngành
4.1 Môi trường vĩ mô
Các yếu tố kinh tế
- Lãi suất và xu hướng lãi suất trong nền kinh tế có ảnh hưởng tới xu thế của
tiết kiệm, tiêu dùng và đầu tư, do vậy sẽ ảnh hưởng đến hoạt động củadoanh nghiệp Lãi suất tăng sẽ hạn chế nhu cầu vay vốn để đầu tư mở rộnghoạt động kinh doanh, đồng thời khuyến khích người tiêu dùng gửi tiếtkiệm nhiều hơn làm giảm nhu cầu tiêu dùng
- Xu hướng của tỷ giá hối đoái: Sự biến động của tỷ giá làm thay đổi những
điều kiện kinh doanh nói chung, tạo ra những cơ hội, nguy cơ khác nhauđối với doanh nghiệp, đặc biệt nó tác động lớn đến hoạt động xuất nhậpkhẩu
Trang 12- Mức độ lạm phát: lạm phát cao hay thấp có ảnh hưởng đến mức độ đầu tư
vào nền kinh tế Lạm phát quá cáo sẽ không khuyến khích tiết kiệm và tạo
ra những rủi ro lớn cho sự đầu tư của doanh nghiệp, sức mua của xã hộigiảm xuống làm cho nền kinh tế bị đình trệ Việc duy trì một tỷ lệ làm phátvừa phải có tác dụng khuyến khích đầu tư vào nền kinh tế, kích thích thịtrường tăng trưởng
Yếu tố chính trị và pháp luật
- Luật pháp: đưa ra những quy định cho phép hoặc không cho phếp, hoặc
những ràng buộc đòi hỏi các doanh nghiệp phải tuân thủ Chính phủ là cơquan giám sát, duy trì, thực hiện pháp luật và bảo vệ lợi ích quốc gia Trongmối quan hệ với doanh nghiệp, chính phủ vừa đóng vai trò giám sát,khuyến khích, tài trợ, ngăn cấm, hạn chế vừa đóng vai trò là khách hàngquan trọng đối với doanh nghiệp Như vậy, chính phủ cũng tạo ra cơ hội vànguy cơ cho doanh nghiệp
- Sự ổn định chính trị tạo ra môi trường thuận lợi đối với các hoạt động kinh
doanh Trong một xã hội ổn định về chính trị, sẽ thu hút các nhà đầu tư, cácnhà kinh doanh được đảm bảo an toàn về đầu tư và quyền lợi thì họ sẽ sẵnsàng đầu tư với số vốn nhiều hơn vào các dự án dài hạn và ngược lại
Yếu tố văn hóa – xã hội
Môi trường văn hóa – xã hội bao gồm những chuẩn mực và giá trị đượcchấp nhận và tôn trọng bởi một xã hội hoặc một nền văn hóa cụ thể Sựthay đổi của yếu tố văn hóa thường chậm hơn so với các yếu tố khác Một
Trang 13+ Các khía cạnh hình thành văn hóa – xã hội có ảnh hưởng mạnh mẽ đếnhoạt động kinh doanh như: các quan niệm về đạo đức, thẩm mỹ, lối sống,nghề nghiệp; phong tục, tập quán, truyền thống; trình độ nhận thức, họcvấn…
Tất cả các doanh nghiệp cần phân tích rộng rãi các yếu tố xã hội nhằm nhậnbiết những cơ hội và nguy cơ có thể xảy ra
Yếu tố tự nhiên
Điều kiện tự nhiên bao gồm vị trí địa lý, khí hậu, cảnh quan thiên nhiên, đấtđai, sông biển, các nguồn tài nguyên khoáng sản trong lòng đất, tài nguyênrừng biển, không khí, nước…Trong rất nhiều trường hợp chính các điềukiện tự nhiên trở thành một yếu tố quan trọng để hình thành lợi thế cạnhtranh của sản phẩm và dịch vụ Tuy nhiên, cho tới nay các yếu tố về duy trìmôi trường tự nhiên rất ít được chú ý tới Đòi hỏi các nhà hoạch định chínhsách, các doanh nghiệp có những quyết định và biện pháp để duy trì chấtlượng môi trường tự nhiên
Yếu tố công nghệ
Đây là một trong những yếu tố rất năng động, chứa đựng nhiều cơ hội và đedọa đối với các doanh nghiệp Những áp lực và đe dọa từ môi trường côngnghệ có thể là:
+ Sự ra đời của công nghệ mới làm xuất hiện và tăng cường ưu thế cạnhtranh của sản phẩm thay thế, đe dọa các sản phẩm truyền thống của ngành.+ Sự bùng nổ của công nghệ mới làm cho công nghệ hiện tại bị lỗi thời vàtạo ra áp lực đòi hỏi các doanh nghiệp phải đổi mới công nghệ để tăng khảnăng cạnh tranh
+ Sự bùng nổ của công nghệ mới làm cho vòng đời công nghệ có xu hướngrút ngắn lại, đòi hỏi rút ngắn thời gian khấu hao so với trước
Các nhà quản trị cũng cần lưu ý thêm khi đề cập đến môi trường công nghệ:
Trang 14+ Đối với những nhà quản trị trong những ngành bị ảnh hưởng bởi sự thayđổi kỹ thuật nhanh thì quy trình đánh giá những cơ hội và đe dọa mang tínhcông nghệ trở thành vấn đề đặc biệt quan trọng của việc kiểm soát các yếu
tố bên ngoài
+ Một số ngành nhất định có thể nhận được sự khuyến khích và tài trợ củachính phủ cho việc nghiên cứu và phát triển công nghệ đây cũng là cơ hộicho các doanh nghiệp trong ngành
4.2 Môi trường vi mô
- Mục đích tương lai: Sự hiểu biết mục đích của đối thủ cạnh tranh giúp
doanh nghiệp đoán biết được:
+ Mức độ mà đối thủ cạnh tranh bằng lòng với kết quả tài chính và vị tríhiện tại của họ
+ Khả năng đối thủ cạnh tranh thay đổi chiến lược
+ Sức mạnh phản ứng của đối thủ cạnh tranh trước sự biến động của môitrường bên ngoài
+ Tính chất hệ trọng của các sáng kiến mà đối thủ cạnh tranh đề ra
- Các doanh nghiệp cũng cần phải có thông tin về tiềm năng chính yếu của
đối thủ cạnh tranh, các ưu nhược điểm của họ
- Một điều hết sức quan trọng là khả năng đối thủ cạnh tranh có thể thích
nghi với những biến động của các tiến bộ công nghệ, lạm phát và sự canthiệp mạnh của chính phủ
- Khả năng chịu đựng của đối thủ cạnh tranh, tức khả năng đương đầu với
các cuộc cạnh tranh kéo dài Điều đó phụ thuộc vào dự trữ vốn, sự nhất trítrong ban lãnh đạo, triển vọng lâu dài trong các mục đích tài chính
Khách hàng
Vấn đề khách hàng là một bộ phận không thể tách rời trong môi trườngcạnh tranh Sự tín nhiệm của khách hàng có thể là tài sản có giá trị nhất củadoanh nghiệp
Trang 15Người mua có tương đối nhiều thế mạnh hơn khi họ có các điều kiện sau:+ Lượng hàng người mua chiếm tỷ lệ lớn trong khối lượng hàng bán ra củahãng.
+ Việc chuyển sang mua hàng của người khác không gây nhiều tốn kém.+ Người mua đưa ra tín hiệu đe dọa đáng tin cậy sẽ hội nhập ngược với bạnhàng cung ứng, như các hãng sản xuất ô tô thường làm
+ Sản phẩm của người bán ít ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm củangười mua
- Người cung cấp vốn
Khi doanh nghiệp tiến hành phân tích về các tổ chức tài chính thì trước hếtcần chú ý xác định vị thế của mình so với các thành viên khác trong cộngđồng Cần đặt ra các câu hỏi cơ bản sau:
+ Cổ phiếu của doanh nghiệp có được đánh giá đúng không?
+ Các điều kiện cho vay hiện tại của chủ nợ có phù hợp với các mục tiêu lợinhuận của doanh nghiệp không?
+ Người cho vay có khả năng kéo dài ngân khoản và thời gian cho vay khicần thiết không?
Trang 16 Đối thủ tiềm ẩn mới
Đối thủ mới tham gia kinh doanh trong ngành có thể là yếu tố làm giảm lợinhuận của doanh nghiệp do họ đưa vào khai thác các năng lực sản xuấtmới, với mong muốn giành được thị phần và các nguồn lực cần thiết
Sản phẩm thay thế
Sức ép do có sản phẩm thay thế làm hạn chế tiềm năng lợi nhuận của ngành
do mức giá cao nhất bị khống chế Nếu không chú ý tới các sản phẩm thaythế tiềm ẩn, doanh nghiệp có thể bị tụt lại với các thị trường nhỏ bé Vìvậy, các doanh nghiệp cần không ngừng nghiên cứu và kiểm tra các mặthàng thay thế tiềm ẩn
Vai trò của thông tin môi trường kinh doanh đối với quyết định của nhà quản trị
- Các yếu tố tác động đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không cố
định mà thường xuyên biến đổi Bởi vậy, để nâng cao hiệu quả hoạt độngcủa doanh nghiệp, các nhà quản trị nhận biết một cách nhạy bén và dự báođúng được sự thay đổi của môi trường kinh doanh
- Giúp xác định đúng thời cơ, các nguy cơ trong môi trường bên ngoài Từ đó
doanh nghiệp có thể khai thác và phát huy các cơ hội đồng thời tìm ra cácgiải pháp để hạn chế, ngăn ngừa và xóa bỏ nguy cơ giúp cho doanh nghiệphoạt động tốt
Trang 17- Bên cạnh đó nó còn giúp được cho các nhà chiến lược lượng hóa được sự
tác động của các yếu tố mội trường kinh doanh và mức độ thích ứng củadoanh nghiệp trước những thay đổi của môi trường
- Giúp doanh nghiệp xác định được vị thế của mình trên thương trường từ đó
đưa ra quyết định đúng đắn để duy trì, cũng cố và phát triển doanh nghiệp
5 Phân tích thông tin về đối thủ cạnh tranh trực tiếp của doanh nghiệp? Vai trò của phân tích thông tin đối thủ cạnh tranh trực tiếp củ doanh nghiệp đối với quyết định của nhà quản trị?
Phân tích thông tin về đối thủ cạnh tranh trực tiếp của doanh nghiệp là:Khi phân tích thông tin về các đối thủ cạnh tranh trực tiếp của doanhnghiệp, chúng ta cần phải tìm hiểu và nghiên cứu các vấn đề sau:
1 Xác định đối thủ cạnh tranh
Căn cứ vào mức độ thay thế của sản phẩm có thể phân biệt 4 loại đối thủcạnh tranh hiện tại sau:
- Đối thủ cạnh tranh về nhãn hiệu: là những doanh nghiệp đưa ra cùng một
sản phẩm và các dịch vụ tương tự cho cùng một khách hàng ở mức giátương tự
- Đối thủ cạnh tranh cùng ngành: là các doanh nghiệp sản xuất cùng một sản
phẩm hay các loại sản phẩm trong cùng một ngành
- Đối thủ cạnh tranh về công dụng: là những doanh nghiệp cung ứng cùng
một dịch vụ
- Đối thủ cạnh tranh chung là những doanh nghiệp cùng cạnh tranh để kiếm
tiền của cùng một khách hàng
2 Xác định chiến lược của đối thủ cạnh tranh
Các đối thủ cạnh tranh gần nhất của doanh nghiệp là những người theo đuổicùng một thị trường mục tiêu với cùng một chiến lược marketing Nhómchiến lược bao gồm các doanh nghiệp áp dụng cùng một chiến lược cạnhtranh giống nhau trên một thị trường mục tiêu nhất định Vì vậy doanh
Trang 18nghiệp cần phân tích và tiên lượng các chiến lược của các đối thủ thông quaviệc xem xét các phản ứng chiến lược có thế có khi đối thủ ở trong cùngmột nhóm chiến lược đó.
3 Xác định mục tiêu của đối thủ cạnh tranh
Sau khi đã xác định các đối thủ quan trọng và chiến lược của họ, cần phảixem xét kỹ mục tiêu của họ là gì?
Ta đều cảm nhận được là các đối thủ cạnh đều tối đa hóa lợi nhuận củamình, nhưng mỗi đối thủ cạnh tranh có thể theo đuổi một số mục tiêu khác
Ta cần biết đối thủ cạnh tranh đánh giá ở mức độ nào tầm quan trọng tươngđối của khả năng sinh lời hiện tai, mức tăng trưởng thị phần, lưu lượng tiềnmặt, vị trí dẫn đầu về công nghệ hay dịch vụ…Nhận thức các quan điểmcủa đối thủ cạnh tranh cho phép chúng ta biết đối thủ cạnh tranh có hài lòngkhông với kết quả tài chính hiện tại và họ có thể phản ứng như thế nào vớicác kiểu tấn công cạnh tranh khác nhau của các đối thủ khác
Một ví dụ điển hình về sự khác biệt lớn giữa các mục tiêu của các công tyNhật và Mỹ Các công ty Mỹ thường hoạt động theo mô hình tối đa hóa lợinhuận trước mắt vì các cổ đông đều quan tâm đến kết quả kinh doanh hiệntại của họ, và nếu để mất lòng tin của các cổ đông và họ bán cổ phiếu củamình đi thì sẽ làm tăng chi phí vốn của công ty Các công ty Nhật hoạt độngphần lớn theo mô hình tối đa hóa thị phần vì họ cần tạo ra nhiều công ănviệc làm cho hơn 100 triệu người ở một nước Nhật nghèo tài nguyên thiênnhiên
4 Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của đối thủ cạnh tranh
Doanh nghiệp cần xác định điểm mạnh điểm yếu của mỗi đối thủ canhtranh để có chiến lược cạnh tranh thích hợp Doanh nghiệp cần thu thập các
dữ liệu quan trọng về tình hình kinh doanh của mỗi đối thủ cạnh tranh, đặcbiêt là doanh số, tỷ trọng thị trường, lợi nhuận biên, lợi tức trên vốn đầu tư,lượng tiền mặt, đầu tư mới và công suất huy động Những thông tin này sẽ
Trang 19giúp doanh nghiệp quyết định tấn công đối thủ nào trong thị trường kiểmsoát được dự tính trước.
5 Dự báo các kiểu phản ứng của đối thủ cạnh tranh
Xuất phát từ mục tiêu, điểm mạnh và điểm yếu của đối thủ, cần phải dựđoán các phản ứng, hoạt động của đối thủ để doanh nghiệp tiến hành cácchiến lược của mình Sau đây là một số dạng phản ứng của các đối thủ cạnhtranh
- Đối thủ cạnh tranh điềm tĩnh: một số đối thủ không phản ứng nhanh chóng
hay mạnh mẽ đối với biện pháp của một đối thủ khác Họ cảm thấy kháchhàng của mình trung thành, hoặc thiếu tận tâm với công việc kinh doanhhay chậm phát hiện ra biện pháp đó, có thể thiếu kinh phí để phản ứng.Doanh nghiệp phải tìm hiểu các lý do dẫn đến thái độ điềm tĩnh của đối thủ
- Đối thủ cạnh tranh chọn lọc: đối thủ có thể chỉ phản ứng với một vài kiểu
tấn công nhất định mà không có phản ứng gì với những kiểu tấn công khác
- Đối thủ cạnh tranh phản ứng mạnh mẽ: doanh nghiệp này phản ứng nhanh
chóng và mạnh mẽ đối với bất cứ cuộc tấn công nào trên thị trường của họ
Ví dụ, P&G không để một loại bột giặt mới nào dễ dàng xuất hiện trên thịtrường
- Đối thủ cạnh tranh không ngoan: một số đối thủ không để lộ ra kiểu phản
ứng nào có thể đoán trước được Đối thủ này có thể không trả đũa ở bất cứtrường hợp cụ thể nào, và vì vậy doanh nghiệp khó có thể tiên liệu họ sẽlàm gì và dựa trên cơ sở nào để hành động
6 Tạo lập hệ thống tình báo về thông tin của đối thủ cạnh tranh
Chúng ta đã mô tả các loại thông tin chủ yếu mà người thực hiện quyết địnhcần biết về đối thủ của họ Thông tin này phải được thu thập, diễn giải, phổbiến và sử dụng Tuy chi phí và thời gian để thu thâp thông tin tình bánhcạnh tranh rất lớn, nhưng cái giá của việc không thu thập những thông tin
đó còn đắt hơn Vì vậy, doanh nghiệp cần phải thiết kế hệ thống tình báocạnh tranh sao cho có hiệu quả về chi phí
Trang 20Vai trò của phân tích thông tin đối thủ cạnh tranh trực tiếp của doanh nghiệp đối với quyết định của nhà quản trị
Ngày nay trong kinh doanh, các doanh nghiệp chỉ mới hiểu được kháchhàng của mình thôi là chưa đủ để thành công Họ còn phải am hiểu về cácđối thủ cạnh tranh của mình nữa, để có thể hoạch định các chiến lược cạnhtranh có hiệu quả
Trong vài ba thập kỷ trở lại đây, sự phát triển doanh nghiệp ngày càng gặpphải sự cạnh tranh quyết liệt trên cả thị trường trong nước và nước ngoài.Nhiều nền kinh tế đang điều chỉnh lại và khuyến khích các lực lượng thịtrường hoạt động Thị trường chung Châu Âu đã hủy bỏ các hàng rào mậudịch và thống nhất một đồng tiền chung Euro trong phạm vi hầu hết cácnước thành viên Hệ thống kinh tế quốc gia đang tiến đến các thị trườngmới mang tính toàn cầu
Vì thế, doanh nghiệp không có con đường nào khác ngoài việc phải củng cốkhả năng cạnh tranh của mình Họ bắt đầu chú ý đến các đối thủ cạnh tranhcũng như các khách hàng mục tiêu của họ
Mỗi doanh nghiệp phải xác định cái gì có ý nghĩa nhất trong chức nănghoạt động của mình, các cơ hội và tiềm năng của mình Ngay cả trong mộtdoanh nghiệp, các chiến lược có thể được hoạch định khác nhau theo cácđơn vị kinh doanh chiến lược, hoặc các sản phẩm khác nhau của doanhnghiệp
6 Thiết lập hệ thống thông tin tài chính, phân tích thực trạng hệ thống thông tin tài chính doanh nghiệp mà anh (chị) đang công tác Phân tích nội dung thông tin cần thu thập đối với hoạt động tài chính của doanh nghiệp (đối tượng quan tâm, nội dung thông tin, mục đích sử dụng thông tin)?
Thiết lập hệ thống thông tin tài chính, phân tích thực trạng hệ thống thông tin tài chính doanh nghiệp của doanh nghiệp Vinamilk.
Trang 21- Thông tin tài chính là những thông tin về tình hình tài sản, vốn chủ sở hữu
và nợ phải trả, kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp, khả năngsinh lời…
- Hệ thống các bảng biểu, thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh
doanh và các luồng tiền của doanh nghiệp gọi là BCTC
- Chức năng cơ bản của hệ thống thông tin tài chính:
+ Kiểm soát và phân tích điều kiện tài chính
+ Quản trị hệ thống kế toán
+ Quản trị quá trình lập ngân sách, dự toán vốn
+ Quản trị công nợ khách hàng
+ Tính và chi trả lương, quản lý quỹ lương, tài sản, thuế
+ Quản trị bảo hiểm tài sản và nhân sự
+ Hỗ trợ kiểm toán
+ Quản lý tài sản cố định, quỹ lương hưu và các khoản đầu tư
+ Đánh giá các khoản đầu tư mới và khả năng huy động vốn
+ Quản lý dòng tiền
- Các hệ thống thông tin quản trị tài chính theo cấp quản lý
Mức quản lý Các hệ thống thông tin quản trị tài chính
Tác nghiệp Hệ thống thông tin tài sản cố định
Hệ thống thông tin công nợ phải thu của khách
Hệ thống thông tin công nợ phải trả người bán
Hệ thống thông tin xử lý đơn hàng
Hệ thống thông tin mua hàng
Hệ thống thông tin hàng tồn kho
Hệ thống thông tin thanh toán lươngChiến thuật Hệ thống thông tin ngân sách
Hệ thống thông tin quản lý vốn
Hệ thống thông tin lập ngân sách vốn
Hệ thống thông tin quản trị đầu tư