BÀI GIẢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN

Slide 1 QUẢN LÝ DỰ ÁN MỤC TIÊU MÔN HỌC Nhận biết dự án là gì và mô tả được dự án của tổ chức Thảo luận tiến trình quản lý vòng đời dự án Biết cách lựa chọn cấu trúc quản lý dự án thích hợp và xác. Nhận biết dự án là gì và mô tả được dự án của tổ chức Thảo luận tiến trình quản lý vòng đời dự án Biết cách lựa chọn cấu trúc quản lý dự án thích hợp và xác định các vai trò quản lý dự án Biết làm thế nào để khởi sự và lựa chọn dự án hiệu quả Nhận biết các thành phần của một bản kế hoạch dự án và làm thế nào để phát triển nó. Kiểm soát hiệu quả quá trình thực hiện dự án với mức độ cân bằng giữa mục tiêu, chi phí và thời gian Biết làm thế nào để kết thúc dự án một cách hiệu quả Nhận biết giá trị và thực tiễn của một số các công cụ và các phương pháp QLDA hiệu quả.

QUẢN LÝ DỰ ÁN

MỤC TIÊU MÔN HỌC

 Nhận biết dự án là gì và mô tả được dự án của tổ chức

 Thảo luận tiến trình quản lý vòng đời dự án

 Biết cách lựa chọn cấu trúc quản lý dự án thích hợp và xác định các vai trò quản lý dự án

 Biết làm thế nào để khởi sự và lựa chọn dự án hiệu quả

 Nhận biết các thành phần của một bản kế hoạch dự án và làm thế nào

để phát triển nó.

 Kiểm soát hiệu quả quá trình thực hiện dự án với mức độ cân bằng giữa mục tiêu, chi phí và thời gian

 Biết làm thế nào để kết thúc dự án một cách hiệu quả

 Nhận biết giá trị và thực tiễn của một số các công cụ và các phương

pháp QLDA hiệu quả.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

 AIT – Việt Nam, Quản lý dự án - Tài liệu giảng dạy của chương trình Thụy Sỹ - AIT

về phát triển quản lý tại Việt Nam, 1997.

 Bennet P Lientz, Kathryn P Rea, Project Management for the 21 st , third edition.

 Bộ môn Quản trị dự án, Thiết lập và thẩm định dự án đầu tư, NXB Thống Kê, 2005

 Clifford F.Gray/ Erik W Larson, Project Management – The managerial process, Mc Graw – Hill Companies, Tnc, 2002.

 Georges Hirsch, Đặng Hữu Đạo, Nguyễn Tiến Dũng, Nguyễn Chân, Quản lý dự án, Nhà xuất bản Giáo dục và Trung tâm Pháp – Việt Đào tạo về quản lý, 1994.

 Jack Clark Francis, Management of Investments International Edition,  Mc-  Graw Hill Inc, 1993.

 Larry Richman, Project Managemant Step – By – Step, Amacom Book, 2002.

 Project Management Institude, Project Management Body of Knowledge, 2008

 Từ Quang Phương, Quản lý dự án đầu tư, Nhà xuất bản Lao động xã hội, Hà Nội, 2005.

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ

ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

5. Các giai đoạn của dự án

6. Tầm quan trọng của quản lý dự án

1.1 Dự án là gì?

được thực hiện để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả duy nhất”

kết thúc

định và SP/DV/kết quả của dự án này phải khác

1 Dự án là gì?

 Theo Dr J M Juran: “Dự án là một vấn đề cần được

lên kế hoạch cho giải pháp”

 Mỗi dự án phải giải quyết một vấn đề cụ thể

 Vấn đề: bao gồm vấn đề tốt và vấn đề xấu  

1 Dự án là gì?

 TS Cao Hào Thi: “Dự án là một quá trình gồm

các công việc, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề

ra trong đk ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách

ngân sách ”.

• Dự án liên quan đến nhiều bên

• Môi trường hoạt động va chạm

• Tính bất định và độ rủi ro cao

• Dự án có chu kỳ phát triển riêng và có thời

gian tồn tại hữu hạn

Các giai đoạn của dự án

 Hình thành - khởi đầu dự án: ý tưởng  Khái niệm  Nghiên cứu tiền khả thi  Nghiên cứu khả thi  Thiết kế chi tiết  thẩm định  lựa chọn  bắt đầu thực hiện dự án

 Thực hiện dự án: hoạch định, lên tiến độ, tổ chức, giám sát, kiểm soát.

 Kết thúc dự án: chuyển giao, đánh giá

11

Phân loại dự án

- DA cá nhân

- DA tập thể hay quốc gia

- DA liên quốc gia (quốc tế)

1.2 Quản lý dự án là gì?

 QLDA là việc ứng dụng các kiến thức, các kỹ năng, các công cụ và các kỹ thuật vào các hoạt động dự án để đáp ứng các yêu cầu của dự án (PMBOK,2008)

Thông tin

Rủi ro

Quản lý dự án là gì?

 Quản lý dự án là một quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các công việc và nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu đã định (TS Cao Hào Thi)

Bộ ba ràng buộc của quản lý dự án

 Các ràng buộc đều quan trọng như nhau

 Các hành động trong một ràng buộc thường ảnh hưởng đến các hành động trong các ràng buộc khác

Phạm vi, chất lượng

Thời gian Chi phí

Bộ ba ràng buộc của quản lý dự án

 Sự đánh đổi giữa các mục tiêu ràng buộc phải được giải quyết.

 Những ưu tiên được thiết lập bởi khách hàng và ban quản lý

Phạm vi, chất lượng Thời gian

Chi phí

Chi phí

Thời gian

Thành quả

Mục tiêu

Một dự án thành công có các

đặc điểm sau:

 Hoàn thành trong thời hạn quy định

 Hoàn thành trong chi phí cho phép

 Đạt được thành quả mong muốn

 Sử dụng nguồn lực được giao:

+ Hiệu quả (Effective)

+ Hữu hiệu (Efficiency)

Sự khác biệt giữa quản lý dự án và quản lý chức năng

hiệu quả Hoàn thành dự án

động liên tục Ngân sách tài trợ cho những dự án cụ thể

Ứng phó sự thay đổi

môi trường

Ít ứng phó Thời gian ứng phó dài hơn Ứng phó nhiều hơn Thời gian ứng phó ngắn hơn

Tính nhất quán và

các chuẩn mực

Các chuẩn mực của ngành Có thể có một vài chuẩn mực bởi vì công việc là duy nhất

rủi ro Rủi ro cao bởi vì công việc là duy nhất và không được biết

nếu các chuẩn mực không được đáp ứng

Chú giải rõ ràng khi các mục tiêu dự án không được đáp ứng

1.3 Cấu trúc tổ chức dự án

 Là một kiểu mẫu được đặt ra để phối hợp hoạt động giữa các con người trong tổ chức d ự án

 Ảnh hưởng mạnh đến làm thế nào quản lý dự án hoạt động hiệu quả.

 Không có cơ cấu tổ chức tốt xấu, mà chỉ có cơ cấu tổ chức phù hợp hay không?

 Trong cơ cấu tổ chức, các thành viên phải được xác định rõ ràng về

công việc, trách nhiệm, nhiệm vụ

 Các loại cấu trúc tổ chức dự án:

 Cấu trúc tổ chức theo chức năng

 Cấu trúc tổ chức theo dự án

 Cấu trúc tổ chức ma trận

Cấu trúc tổ chức theo chức năng

 dự án được chia ra làm nhiều phần và được phân công tới các bộ phận chức năng hoặc các nhóm trong bộ phận chức năng thích hợp Dự án sẽ được tổng hợp bởi nhà quản lý chức năng cấp cao Mỗi bộ phận chức năng có giám đốc quản lý dự án riêng của mình, họ là những người hoạt động độc lập đối với các giám đốc dự án tại các bộ phận khác

Cấu trúc tổ chức theo chức năng

GĐ Marketing

Tổng giám đốc

GĐ Sản xuất

GĐ Tài chính

GĐ Kinh doanh

 Ưu điểm

 Tập trung các chuyên gia rõ ràng

 Cùng lúc thực hiện nhiều dự án khác nhau

 Dự án đầu tư lớn vào máy móc thiết bị

Cấu trúc tổ chức theo chức năng

Cấu trúc tổ chức theo dự án

Một nhà quản lý phải chịu trách nhiệm quản lý một nhóm/

tổ gồm những thành viên nòng cốt được chọn từ những bộ phận chức năng khác nhau trên cơ sở làm việc toàn phần Các nhà quản lý chức năng không có sự tham gia chính thức

Cấu trúc tổ chức theo dự án

Sản xuất

Kinh doanh

Giám đốc

DA 1

Tài chính

Nhân sự

Giám đốc

DA 2

Tổng giám đốc

Các phòng chức năng

• Ưu điểm

 Cách tổ chức quản lý theo yêu cầu của khách hàng

 Nhà QLDA có đầy đủ quyền lực hơn đối với DA

 Thông tin được rút ngắn, hiệu quả thông tin cao hơn

• Nhược điểm

 Sử dụng nguồn lực không hiệu quả

 Ít có cơ hội trao đổi kỹ thuật giữa các dự án

 Ít ổn định nghề nghiệp cho những thành viên dự án

 Khó khăn trong việc cân đối công việc ở các giai đoạn dự án

• Áp dụng

 Trường hợp một số DA tương tự nhau được thực hiện

 Công việc yêu cầu cụ thể cao, đòi hỏi quản lý tỉ mỉ

Cấu trúc tổ chức theo dự án

Cấu trúc tổ chức theo ma trận

 Cấu trúc tổ chức theo ma trận là sự kết hợp của hai dạng

cấu trúc tổ chức dạng chức năng và dự án Cấu trúc ma trận

có thể được xem như là cấu trúc dạng dự án đặt chồng lên cấu trúc dạng chức năng tạo nên giao diện chung giữa

nhóm dự án và các thành phần chức năng

 Mỗi dự án chịu sự điều phối của các chủ nhiệm dự

án và sự tham gia của các chuyên viên ở các bộ

phận chuyên môn

Cấu trúc tổ chức theo ma trận

Tổng giám đốc

Các chủ nhiệm DA

Sản xuất

R & D

Tài chính

Tiếp thị

 Ưu điểm:

 Nhà QLDA có đầy đủ quyền lực hơn đối với DA

 Tài năng chuyên môn được phân phối hợp lý

 Kết thúc dự án, nhân lực trở về phòng ban của mình

 Nhanh nhạy trước thay đổi thị trường

 Dự án yêu cầu công nghệ phức tạp

 Sự tham gia thường xuyên của nhiều bộ phận chức năng

Cấu trúc tổ chức theo ma trận

 Địa điểm thực hiện dự án

 Các nguồn lực và chi phí cho dự án

 Số lượng dự án cùng thực thi trong một

thời kỳ và tầm quan trọng của nó

 …

Những căn cứ để lựa chọn mô hình

tổ chức QLDA

Nhân tố ảnh hưởng CT chức năng CT ma trân CT dự án

Thời gian dự án Ngắn Trung bình Dài

Kỹ thuật sử dụng Tiêu chuẩn Phức tạp Mới

Mức độ phức tạp Thấp Trung bình Cao Tầm quan trọng Thấp Trung bình Cao Đặc điểm khách hàng Phong phú, đa

dạng Trung bình Duy nhấtTính phối hợp với các bộ

phận trong dự án Yếu Trung bình MạnhTính phối hợp với các bên

liên quan ngoài dự án Mạnh Trung bình YếuThời gian đưa ra các quyết

 Các giám đốc nguồn lực/chức năng

 Cung cấp các nguồn lực đặc biệt là nhân lực tham gia vào DA

 Các thành viên khác: sponsor

Nhà quản lý dự án: Họ là ai?

Nhà quản lý dự án là người chịu trách nhiệm

trong quản lý dự án Cụ thể giải quyết các vấn đề:

Vai trò của nhà quản lý dự án

 Quản lý các mối quan hệ giữa người và người

trong tổ chức dự án

 Duy trì sự cân bằng giữa chức năng :

- Quản lý dự án

- Kỹ thuật của dự án

 Đương đầu với rủi ro trong quá trình QLDA

 Tồn tại với điều kiện ràng buộc của dự án

 Lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.

Quản lý thời gian

Quan hệ con người

& QL nguồn lực Lập ngân sách

Tiếp thị

CÁC KỸ NĂNG

Những điểm khác nhau giữa nhà QLDA

Chịu trách nhiệm đối với công

tác tổ chức, lập kế hoạch,

hướng dẫn và QLDA

Chịu trách nhiệm lựa chọn công nghệ

1.5 Tầm quan trọng của quản lý dự án

 Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án

 Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và

phân rõ trách nhiệm

 Sớm phát hiện và đàm phán giải quyết những khó khăn

 Tạo ra sản phẩm có chất lượng

 Kiểm soát chi phí, đảm bảo chất lượng sản phẩm

 Phản ứng nhanh nhạy với cơ hội thị trường

Mang tính đơn chiếc

Không liên tục

Không thân quen với tổ chức hiện tại

CHƯƠNG 2:

KHỞI ĐẦU DỰ ÁN

NỘI DUNG CHÍNH

Hình thành dự án

Đánh giá và so sánh lựa chọn dự án Các phương pháp ra quyết định

Phân tích rủi ro của dự án

2.2.1 Thẩm định và lựa chọn dự án ??

44

Thẩm định dự án là một quá trình áp dụng kỹ thuật phân tích

toàn diện nội dung dự án đã được thiết lập theo một trình tự hợp

lý và theo những tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật đòi hỏi của ngành và của quốc gia để đi đến kết luận chính xác về hiệu quả của dự án

trên các phương diện tài chính, kinh tế, xã hội , môi trường nhằm

đáp ứng yêu cầu mục tiêu phát triển của quốc gia và chủ dự án

Cụ thể sẽ giải quyết:

- Rà soát toàn bộ nội dung dự án

- So sánh các tính toán và chỉ tiêu của dự án

- Kết luận có chấp nhận dự án hay không?

- Sự phù hợp giữa mục tiêu

- Kỹ thuật và công nghệ của dự án

- Khả năng tài chính, nguồn cung ứng, trình độ quản lý của công ty

- Lợi ích dự án mang lại cho nhà đầu tư và quốc gia

2.2.3 Tại sao phải thẩm định dự án??

46

- Lựa chọn những dự án tốt

- Các thành phần của dự án có phù hợp bối cảnh chung

- Nhận dạng rủi ro có thể khi thực hiện dự án

- Chủ động kiểm soát rủi ro

Thị trường sản phẩm và dịch vụ

48

Ý nghĩa nghiên cứu thị trường sản phẩm – dịch vụ giúp:

- Quyết định sự thành công hay thất bại của dự án

- Là căn cứ cho các quyết định của nhà đầu tư trong từng giai đoạn

- Là căn cứ để quyết định những vấn đề có liên quan đến tiêu thụ sản phẩm

Thị trường sản phẩm và dịch vụ

50

Xác định quy mô thị trường hiện tại và tương lai:

-Căn cứu dự báo quy mô thị trường hiện tại và tương lai

- Chú ý đến các kỹ thuật dự báo: Phương pháp dự án, nguồn số liệu thu thập, phân tích thêm các yếu tố khác ảnh hưởng đến nhu cầu

Thị trường sản phẩm và dịch vụ

51

Xác định vùng thị trường tiêu thụ sản phẩm:

- Nhận dạng vùng thị trường hiện tại

- Xác định khối lượng sản phẩm được tiêu thụ

- Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến việc tiêu thụ

- Chọn vùng thị trường tiêu thụ hiệu quả

Thị trường sản phẩm và dịch vụ

52

Phân tích khả năng cạnh tranh của sản phẩm:

- Các nguyên nhân ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh: tiến bộ khoa học kỹ thuật, đối thủ cạnh tranh

- khả năng cạnh tranh: cạnh tranh về giá; cạnh tranh về chất lượng

- Nhu cầu nguyên vật liệu cho dự án

- Xác định nhu cầu công nghệ, trang thiết bị

- Địa điểm đầu tư và nhu cầu xây dựng

0 1

CFt: Dòng tiền của dự áni: Suất chiết khấu

T: Số năm của dự ánNPV >= 0: Dự án đáng giá

NPV lớn hơn, dự án có giá trị hơn

a Phương pháp dòng tiền chiết giảm

58

Phương pháp giá trị tương đương:

IRR: Suất thu lợi nội tại IRR là suất chiết khấu làm

cho NPV của dự án có giá trị bằng 0.

-IRR > MARR: dự án đáng giá, MARR: suất thu lợi tối

thiểu chấp nhận được

- So sánh 2 dự án, Dự án có IRR lớn hơn thì đáng giá

hơn

C

-Thời gian hoàn vốn không xét đến suất chiết khấu:

-Thời gian hoàn vốn không xét đến suất chiết khấu:

∑

=

= +

1

0 )

1 (

b Phương pháp truyền thống

61

Thời gian hoàn vốn:

P: Chi phí đầu tư ban đầu, CFt: Dòng tiền của dự án tại năm t

-Thv ≤ [Thv], trong đó [Thv] thời gian hòa vốn cho

phép được qui định cho từng loại dự án đầu tư

- Nếu có 2 dự án, dự án nào có Thv nhỏ hơn thì

dự án đó tốt hơn

Bài tập 1

63

Yêu cầu: Hãy so sánh các dự án theo chỉ tiêu:

a.Hiện giá thuần, nếu suất chiết khấu i là 10%.

b Suất thu hồi nội bộ IRR

c Thời gian hoàn vốn

d Nếu tổng công ty có trong tay 80 triệu đồng, 60 triệu đồng, 40 triệu đồng thì công ty nên chọn dự án nào.

b IRR(A) = 15,24%; IRR(B) = 13,84%; IRR(C) = 26,07%

c Thời gian hoàn vốn: A: 7 năm 4 tháng;

B: 7 năm 4 tháng; C: 1 năm 8 tháng.

d Nếu có 80 triệu USD: đầu tư cả 3 dự án

Nếu có 60 triệu: nên đầu tư B và C

Nếu có 40 triệu: chỉ nên đầu tư B

Chất lượng – thời gian – chi phí

Ra quyết định trong đa mục tiêu:

- Phụ thuộc vào mục tiêu, giới hạn về nguồn lực,

thái độ của người ra quyết định

- Lựa chọn phương án sao cho thỏa mãn được

nhiều mục tiêu cùng lúc

c Bài toán đa mục tiêu

66

Quá trình ra quyết định đa mục tiêu:

Bước 1: tìm lời giải tối ưu cho mỗi mục tiêu

Bước 2: Phân tích đa mục tiêu: Phát hiện ra

phương án không bị trội, từ đó lựa chọn phương

án đa mục tiêu bằng các phương pháp sau:

Kết luận: Phương án B bị trội

c Bài toán đa mục tiêu

69

Phương pháp ra quyết định đa yếu tố:

Phương pháp MFEP: mỗi yếu tố quan trọng ảnh

hưởng đến quyết định sẽ được gán một hệ số nói lên tầm quan trọng tương đối giữa các yếu tố với nhau Sau đó, đánh giá phương án theo các hệ số này

Kết luận: Chọn phương án có tổng điểm (có tính

trọng số lớn nhất) lớn nhất

c Bài tốn đa mục tiêu

70

Phương pháp hiệu quả - chi phí:

“Hiệu quả khơng đổi” hoặc “Chi phí khơng đổi” chi

phí trên mỗi đơn vị lợi ích hoặc là tỉ lệ hiệu quả chi phí

Hiệu quả (Effective)

Đường ranh giới hiệu quả (Efficient Frontier)

c Bài toán đa mục tiêu

71

Phương pháp lợi ích chung:

Giả sử có m phương án Ai và n mục tiêu Zj (i=1,m; j=1,n

và αj là trọng số tương ứng với mỗi mục tiêu Zj

Nếu mục tiêu là Zj với phương án Ai thì Zij là giá trị về mặt chất lượng hoặc số lượng của phương án I đối với mục tiêu j

Mô hình này có 2 dạng bài toán: + Bài toán Max

+ Bài toán Min

c Bài toán đa mục tiêu

73

Phương pháp lợi ích chung:

Bài toàn Max:

Bước 1: đổi Zij thành bij

Bước 2: Định nghĩa trọng số αj cho mỗi mục tiêu j Bước 3: Tính CUi cho mỗi phương án i

Bước 4: Sắp xếp các phương án theo thứ tự giảm dần của CUi, phương án tốt nhất là phương án có CUi có giát rị lớn nhất

i i

i

ij ij

ij ij

ij

Z Z

Z

Z b

min max

min

−

−

=

c Bài toán đa mục tiêu

74

Phương pháp lợi ích chung:

Bài toàn Max:

Bước 1: đổi Zij thành bij

Bước 2: Định nghĩa trọng số αj cho mỗi mục

tiêu j

Bước 3: Tính CUi cho mỗi phương án i

Bước 4: Sắp xếp các phương án theo thứ tự

giảm dần của CUi, phương án tốt nhất là

phương án có CUi có giát rị lớn nhất

i i

i

ij ij

ij ij

ij

Z Z

Z

Z b

min max

CU

1

α

c Bài toán đa mục tiêu

75

Phương pháp lợi ích chung:

Các bước thực hiện trong bài toán Min cũng tương tự như trong bài toán Max, nhưng ở đây có sự khác biệt là:+ Zij càng nhỏ nhất càng tốt

+ Bij được tính như sau:

i i

i

ij ij

ij ij

ij

Z Z

Z

Z b

min max

max

−

−

=