Bài giảng quản lý dự án một nghề nghiệp mới chương 3 tổ chức dự án và các vấn đề trong quản lý dự án

CHƯƠNG 3 TỔ CHỨC DỰ ÁN & CÁC VẤN ĐỀ TRONG QLDA 1 Cấu trúc tổ chức 2 Nhóm dự án 3 Lãnh đạo 4 Phương pháp giải quyết vấn đề 5 Quản lý xung đột 2 CẤU TRÚC TỔ CHỨC (1) Khái niệm  Tổ chức là một nhóm ngườ[.]

C HƯƠNG 3:

TỔ CHỨC DỰ ÁN & CÁC VẤN ĐỀ TRONG QLDA

1 Cấu trúc tổ chức

2 Nhóm dự án

3 Lãnh đạo

4 Phương pháp giải quyết vấn đề

Quản lý xung đột

2

Khái niệm

 Tổ chức là một nhĩm người được sắp xếp theo một

trật tự nhất định để cĩ thể cùng phối hợp hoạt động với nhau để đạt đến mục tiêu của tổ chức

 Cấu trúc tổ chức là một kiểu mẫu được đặt ra để

phối hợp hoạt động giữa các người trong tổ chức

Cấu trúc

Mục tiêu

B

A

Nhiều người

Các dạng cấu trúc tổ chức

Phân chia bộ phận

• Chức năng

• Sản phẩm

• Khách hàng

• Lãnh thổ

• Quá trình

Mục tiêu

Nâng cao hiệu quả và

phân quyền:

• Quyền hạn

• Trách nhiệm

• Tính chịu trách nhiệm

Cấu trúc tổ chức

• Dạng chức năng

• Dạng dự án

• Dạng ma trận

4

phần và được phân công tới các bộ phận chức năng hoặc các nhóm trong

bộ phận chức thích hợp Dự án sẽ được tổng hợp bởi nhà quản lý chức năng cấp cao

Chủ tịch / Giám đốc

Phó GĐ Tài chính Phó GĐ

Marketing Phó GĐ

Sản xuất Phó GĐ

Kỹ thuật

Khuyến mãi Bán hàng

…

Nghiên cứu thị trường

Sản xuất

Kiểm tra chất lượng

…

Quản lý tồn kho

Kỹ thuật điện

Kỹ thuật cơ

…

Thiết kế

 Ưu điểm:

 Sử dụng hiệu quả các kinh nghiệm và các phương tiện chung

 Cơ cấu tổ chức cho hoạnh định và kiểm soát

 Tất cả các hoạt động đều có lợi từ những công nghệ hiện đại nhất

 Tiên liệu trước những hoạt động trong tương lai để phân bổ nguồn lực

 Sử dụng hiệu quả các yếu tố sản xuất

 Ổn định và phát triển nghề nghiệp lâu dài cho nhân viên

 Phù hợp cho loại hình sản xuất đại trà

 Nhược điểm:

 Không có quyền lực dự án tập trung, do đó không có ai có trách nhiệm

cho dự án tổng thể

 Ít hoặc không có hoạch định và viết báo cáo dự án

 Ít quan tâm đến yêu cầu của khách hàng

 Việc thông tin liên lạc giữa các chức năng gặp khó khăn

 Khó tổng hợp các nhiệm vụ đa chức năng

 Có khuynh hướng quyết định theo những nhóm chức năng có ưu thế

nhất

6

nhiệm quản lý một nhóm/ tổ gồm những thành viên nòng cốt được

chọn từ những bộ phận chức năng khác nhau trên cơ sở làm việc toàn phần (full-time) Các nhà quản lý chức năng không có sự tham gia

chính thức

Chủ tịch / Giám đốc

Phó GĐ

Dự án 1

Phó GĐ

Dự án 1

… Phó GĐ

Dự án 1

Kỹ thuật

Sản xuất

…

Tiếp thị

Kỹ thuật

Sản xuất

…

Tiếp thị

Kỹ thuật

Sản xuất

…

Tiếp thị

Kỹ thuật Sản xuất

…

Tiếp thị

 Ưu điểm:

 Có sự kiểm soát chặt chẽ do có quyền lực dự án

 Thời gian xúc tiến dự án nhanh chóng

 Khuyến khích sự cân đối về thành quả, thời gian biểu và chi phí

 Tạo sự trung thành của các thành viên trong dự án

 Có mối quan hệ tốt với các đơn vị khác

 Quan tâm đến yêu cầu của khách hàng

 Nhược điểm:

 Sử dụng nguồn lực không hiệu quả

 Không chuẩn bị những công việc trong tương lai

 Ít có cơ hội trao đổi kỹ thuật giữa các dự án

 Ít ổn định nghề nghiệp cho những thành viên tham gia dự án

 Khó khăn trong việc cân đối công việc khi dự án ở giai đoạn bắt đầu và kết thúc

8

trúc tổ chức dạng chức năng và dự án

Chủ tịch / Giám đốc

Phó GĐ Tài chính

Phó GĐ

Marketin

g

Phó GĐ Sản xuất

Phó GĐ

Kỹ thuật QL các dự Phó GĐ

án

GĐ dự án 1

GĐ dự án 2

GĐ dự án 3

 Ưu điểm:

 Sử dụng hiệu quả nguồn lực

 Tổng hợp dự án tốt

 Luồng thông tin được cải thiện

 Đáp ứng sự thích nghi nhanh chóng

 Duy trì kỷ luật làm việc tốt

 Động lực và cam kết được cải thiện

 Nhược điểm:

 Sự tranh chấp về quyền lực

 Gia tăng các mâu thuẫn

 Thời gian phản ứng lại chậm chạp

 Khó khăn trong giám sát và kiểm soát

 Quản lý phí tăng cao

 Trải qua nhiều căng thẳng (stress)

10

 Số lượng dự án và mức độ quan trọng tương đối giữa các dự án

 Dự án có thường xuyên diễn ra?

 Có mức độ quan trọng tương đối giữa các dự án?

 Mức độ không chắc chắn (không ổn định) trong các dự án

 Hệ thống kiểm soát phản hồi

 Các dạng công nghệ được sử dụng

 Số lượng công nghệ sử dụng? Thời gian sử dụng?

 Mức độ phức tạp của dự án

 Thời gian của dự án

 Nguồn lực được sử dụng trong các dự án

 Chi phí cố định

 Các yêu cầu về dữ liệu

 Nhóm dự án là gì? (What is a project team?)

 Nhóm dự án là mọi người cùng làm việc với nhau để đạt được mục

tiêu chung

 Mục đích là nhằm đạt được hiệu quả tổng hợp (Synergy), nghĩa là,

đạt được “tối ưu tổng thể” mà nó lớn hơn “tổng các tối ưu cục bộ”

Nhà QLDA

Người lập

kế hoạch Kỹ sư

Kế toán

Thư ký

Người

Người thực hiện

Người thiết

kế

Người phác họa

 Nhóm thông tin: thu thập & đối chiếu thông tin

 đề xuất

 “Nhóm” & “Tập thể”?

12

Thành viên của một tập

- Có các mục tiêu chung

- Thực hiện những hành động cá

nhân

- Tạo ra những thành quả cá nhân

- Sử dụng những ảnh hưởng

- Chia sẻ các mục đích

- Thực hiện những hành động hợp tác

- Tạo ra những thành quả tập thể

- Hình thành những sản phẩm nhóm có thể xác định & đo được

– Để đạt được cam kết tiến độ,

khối lượng công việc phải

được phân công tới nhiều

người

– Phạm vi của dự án đòi hỏi

phải có nhiều kỹ năng mà

một người không có khả năng

biết hết

– Động não nhóm và thảo

luận là một cách làm việc

theo nhóm để đưa ra các ý

kiến, ý tưởng và giải quyết

vấn đề

nhóm DA

– Để thỏa mãn nhu cầu xã

hội của cá nhân, muốn trở

thành một cái gì đó hay một phần của nhóm

– Để chia sẻ rủi ro với các thành viên khác.

– Để củng cố lòng tự trọng

Mọi người muốn giới thiệu chính họ Theo cách này họ

sẽ xác định được mối quan

hệ với người khác, như là một thành viên của nhóm hay công ty

14

– Mang mọi người trong

nhóm lại với nhau để thực

hiện quá trình ra quyết định

– Nhóm dự án thường đưa ra

những quyết định nhiều rủi

ro hơn những quyết định của

từng cá nhân

– Gia tăng động lực thúc đẩy

– Hỗ trợ cho các thành viên

nhóm khác khi họ yêu cầu

giúp đỡ

– Đây là cách để nhận được

sự ủng hộ trong việc thực hiện các mục tiêu của họ

– Nhóm tạo một ngôi nhà

tâm lý cho các cá nhân

 Những lợi ích và khó khăn khi làm việc theo nhóm

- Nâng cao được thành quả

- Xây dựng hiệu quả tổng hợp

- Nâng cao khả năng sáng tạo

- Giảm bớt căng thẳng và các

mâu thuẫn

- Giải quyết vấn đề một cách hiệu

quả

- Nâng cao yếu tố đạo đức, tinh

thần, sự quan tâm và sự tin

tưởng

- Đương đầu với thử thách

- Tốn thời gian và công sức

- Ra quyết định chậm

- Dẫn đến xu hướng nhóm tách rời khỏi tổ chức “Mẹ”

- Hình thành bè phái

16

 Các yếu tố để xây dựng một nhóm hiệu quả

 Kỹ năng của các thành viên trong nhóm

 Cấu trúc tổ chức

 Kiểu quản lý

 Giao tiếp hiệu quả là yếu tố chủ yếu của việc xây dựng nhóm

hiệu quả

 Biết lắng nghe

 Thái độ: quan tâm, chu ý, tôn trong

 Tập trung: nội dung, cảm xúc

 Giải quyết mâu thuẫn

Quan điểm cũ về sự mâu thuẫn Quan điểm mới về sự mâu thuẫn

Tìm cách tránh mâu thuẫn Không thể tránh được mâu thuẫn 

cần phải đương đầu với mâu thuẫn Mâu thuẫn là do sai lầm của quản lý Mâu thuẫn là do nhiều nguyên nhân

khác nhau Mâu thuẫn là một dấu hiệu xấu Mâu thuẫn có thể xấu, có thể tốt

Mâu thuẫn cần phải được loại bỏ Mâu thuẫn cần phải được quản lý

và kiểm soát

Các thất bại khi làm việc theo nhóm

- Mâu thuẫn nội bộ (mâu thuẫn không giải quyết được)

- Các thành viên đều lo lắng và nản lòng

- Các quyết định tùy tiện được ra bởi một người hay một số người không có sự chấp nhận của những người khác

18

 Lãnh đạo là khả năng động viên, cưỡng ép, thúc đẩy, hướng

dẫn và chỉ đạo người khác hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể để

đạt tới mục tiêu của tổ chức

 Nguồn gốc của quyền lực

 Lý thuyết về lãnh đạo

 Lý thuyết lãnh đạo theo cổ điển

 Lý thuyết lãnh đạo theo hành vi

 Lý thuyết lãnh đạo theo tình huống

 Lý thuyết lãnh đạo theo tình huống

Mối quan hệ

giữa nhà QL

và nhân viên

Tốt Tốt Tốt Tốt Xấu Xấu Xấu Xấu

Cấu trúc

nhiệm vụ ràng Rõ ràng Rõ Không rõ

ràng

Không

rõ ràng

Rõ ràng Rõ ràng Không rõ

ràng

Không

rõ ràng

Quyền lực

Phong cách

20

Cao

Thấp

Cao Thấp

công việc

S ự quan tâm đến con người

9

8

7

6

5

4

3

2

1

1 2 3 4 5 6 7 8 9

9.1 1.1

5.5