KỸ NĂNG  GIAO TIẾP doc

 Giải thích một số khái niệm về giao tiếp  Phân tích các yếu tố ảnh hưởng trong quá trình giao tiếp  Hình thành các kỹ năng giao tiếp cơ bản: xã giao, lắng nghe, viết, nói và thuyết t

GIAO TIẾP

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG  LÂM TP HỒ CHÍ MINH

 Giải thích một số khái niệm về giao tiếp

 Phân tích các yếu tố ảnh hưởng trong quá trình giao tiếp

 Hình thành các kỹ năng giao tiếp cơ bản: xã giao, lắng nghe, viết, nói và thuyết trình cá nhân và nhóm

 Xây dựng thái độ phù hợp khi giao tiếp hàng ngày

Bài 1: TỔNG QUAN

 Quá trình trao đổi thông tin người này với 

người khác, dẫn tới hành động

 Tiếp xúc người này với những người khác qua ngôn ngữ dẫn tới thay đổi hành động, cảm nhận

 Là hình thức trao đổi thông tin, biểu lộ tình cảm, ảnh hưởng, điều chỉnh lẫn nhau 

 và…

       Như vậy:

 Có rất nhiều khái niệm về giao tiếp

 Có nhiều đặc thù riêng của mỗi lĩnh vực       Nhưng nói chung:

 Quá trình phản hồi thông điệp (gửi lại) 

 Là truyền đi một thông điệp

 Mã hóa và giải mã của người truyền và người nhận

 Là quá trình tiếp diễn hai chiều trong đó liên quan đến con người, thông điệp, mội trường 

và phản hồi

trong các cơ sở làm việc (giao tiếp  công tác)

 Giao tiếp trong nội bộ cơ quan: cấp trên với cấp dưới, đồng nghiệp với đồng nghiệp (trong một nhóm lớn)

 Giao tiếp với người ngoài cơ quan: khác cấp, đồng cấp (với nhiều nhóm khác)

Đặc điểm của giao tiếp công  tác

 Tính mục đích: có chương trình,mục đích, 

mục tiêu

 Tính tổ chức: có thứ bậc, có phạm vi, ra quyết định và chấp hành

 Tính chuẩn mực: theo pháp luật, quyết định, quy định, nghị định…

 Tính hiệu quả: thích hợp, mang lại hiệu quả

 Trực tiếp, mặt đối mặt (nói chuyện, phỏng vấn, hội thảo, họp, tranh luận…)

 Không gặp mặt: qua điện thoại 

 Không gặp mặt: qua công văn, báo cáo, thư

 Phối hợp các cấp độ

 Bình đẳng: tôn trọng nhân cách đối tượng giao tiếp

 Có thiện chí để giải quyết vấn đề

 Tôn trọng các giá trị văn hóa (quốc tế, dân 

tộc, địa phương…)

 Hướng tới giải pháp tối ưu

 Tự do

BÀI 2: K NĂNG XÃ GIAO Ỹ

BÀI 2: K NĂNG XÃ GIAO Ỹ

(Giao ti p - ng x ) ế ứ ử

(Giao ti p - ng x ) ế ứ ử

 Là giao tiếp ứng xử với một người hoặc nhóm người hàng ngày 

 Hình thức gặp mặt nhau, 

 Giúp mọi người duy trì các mối quan hệ, làm việc 

 Thông qua lời nói, cử chỉ, hành động

Các hình thức xã giao: chào  hỏi thông thường

Đàn ông chào đàn bà trước

Muốn nhờ người khác thì mình chào 

trước

Khi trong phòng đông người, người vào  sau chào mọi người có mặt trước

Trong bàn tiệc mình vào sau chào mọi  người rồi mới ngồi

Mình là khách vào nhà phải chào bà  chủ rồi đến ông chủ

Chào có thể bằng cử chỉ: cúi đầu, bỏ  nón, giơ tay, lời nói, và…tùy theo văn  hóa

 Giơ tay bắt (tiếp xúc cơ thể) khi gặp mặt nhau       Quy tắc chung:

 Theo thứ tự trước­sau: thế hệ trước, cấp trên, chủ nhà, phụ nữ

 Kịp thời: tránh chậm trễ với người giơ tay ra 

trước

 Thời gian, tư thế đứng,mắt nhìn, 

 Giao tế: bắt tay­ ôm hôn

Nếu mình giới thiệu người khác với mọi  người: theo thứ tự chức vụ cao, quan  trọng với công việc được giới thiệu 

trước 

Cũng phải chú ý về văn hóa dân 

tộc,vùng, nước

Hướng về người mình giới thiệu

Không dùng ngón tay chỉ mà dùng cả  bàn tay

Không chỉ vào mặt

Ở cuộc họp thì phải giới thiệu đầy đủ  tên, chức vụ…

Nhiều đoàn khách thì chủ nhà phải giới  thiệu họ với nhau

Tự giới thiệu thì tránh dùng lời khoe 

khoang quá mức.

Các hình thức xã giao: dùng  danh thiếp

 Danh thiếp để tạo ra các mối quan hệ công tác hay cá nhân

 Là cầu nối, là một hình thức quảng cáo cá nhân, nhóm, công ty…

 Cách giao tiếp đơn giản mà lịch sự

 Tiện lợi, dễ lưu lại khi cần liên hệ

Những quy tắc khi dùng danh  thiếp

Các tính chất của xã giao ứng  xử

Cách gây thiện cảm trong xã  giao­ứng xử

Cách gây thiện cảm trong xã  giao­ứng xử

 Quy tắc chung: “ mình muốn người khác đối 

xử với mình như thế nào thì hãy đối xử với họ như vậy trước đã”

BÀI 3: KỸ NĂNG LẮNG NGHE

Trong 4 kỹ năng cơ bản của giao tiếp  nghe chiếm thời lượng nhiều nhất: 53%       Quan trọng nhưng:

Nghe lại được luyện ít nhất

Vai trò nghe và lắng nghe  trong giao tiếp

Vi t 14% ế

Nói 16%

Đ c 17% ọ Nghe 53%

Phân loại (tương đối) các kiểu  nghe

Ki u nghe ể Giao ti p ế

xã h i ộ Gi i trí, th ưởả ng

th c ứ

Ti p nh n ế ậ thông tin Thuy t ế

ph c, ra ụ quy t đ nh ế ị

Gi i trí, ả

th ưở ng

th c, ứ không đánh giá, phân tích

Trao đ i ổ thông tin, nâng cao

k năng ỹ làm vi c ệ

Ph i phân ả tích, so sánh, đánh giá, thuy t ế

ph c, ụ quy t đ nh ế ị

Liên k t, ế giao k t, ế thông

c m, ti p ả ế

nh n, chia ậ

s , th ẻ ể

hi n c m ệ ả xúc

S d ng ử ụ

khi V i gia ớ

đình, b n ạ bè

Nghe ca

nh c, văn ạ thơ

Trong nhi u ề hoàn c nh ả

Qu n lý, ả

th ươ ng

m i, ạ nghiên

c u ứ

Trong nhi u ề hoàn c nh ả

Những yếu tố ảnh hưởng đến  lắng nghe

Yếu tố sinh lý: tuổi tác, tai có vấn đề, 

tốc độ nghe thấy và suy nghĩ (thường  nhanh tốc độ người nói)

Thành kiến, các thói quen xấu khi nghe

…

Tập trung chú ý vào người nói

Nghe cho hết lời, ý người nói

Tìm hiểu ý nghĩa câu nói kết hợp “các  ngôn ngữ không lời” của ngừi nói

Bài 4: KỸ NĂNG VIẾT

 Sắp xếp các từ, biểu tượng, số …theo quy luật, cấu trúc của ngôn ngữ nào đó

 Để thể hiện ý tưởng (thông điệp)

 Để gửi thông điệp đó cho người khác

 Muốn người nhận hiểu ý tưởng giống như người viết

Một công cụ giao tiếp hiệu quả

Người viết có thể xem xét chỉnh sửa 

thông điệp chính xác, dễ hiểu trước khi  gửi

Cho người nhận có nhiều thời gian đọc  thông tin để nghiên cứu, suy ngẫm

Lưu thông tin lâu dài

Kỹ năng viết tốt giúp người viết có 

nhiều cơ hội trong làm việc (đơn, báo  cáo, dự án…)

…

 Chú ý các yếu tố: đề cương, nội dung, văn phong, câu văn, độ chính xác

 Đề cương được soạn trước

 Theo kiểu liệt kê: các ý chính cấp 1, cấp 2, cấp nhỏ hơn …

 Theo kiểu sơ đồ tư duy: chủ đề, các nhánh chính, các nhánh phụ cấp 1, cấp 2…

 Xác định đối tượng đọc chính

 Chủ đề, thông điệp muốn gửi đi, nội dung chính… (đề cương)

 Văn phong phù hợp đối tượng

 Hình thức trình bày: định dạng, căn lề, cỡ chữ…hình ảnh, bảng biểu

        Viết bản thảo lần 1 gồm

 Phần giới thiệu: chủ đề là gì

 Phần chính: triển khai theo các ý chính, phụ như đề cương,các đoạn văn

 Phần kết luận: tổng kết các ý chính, nhắc lại thông điệp chính

 Xem lại và sửa từng đoạn văn (ý chính)

 Xem lại và sửa từng câu văn (cấu trúc ngữ pháp)

 Xem và sửa các từ nối, chuyển đoạn

 Xem và sửa hình thức trình bày

tượng

Có nhiều loại báo cáo: môn học, thực  tập, nghiên cứu KH, công việc…

Gồm nhiều đoạn văn có cấu trúc, mỗi  đoạn văn tập trung một chủ đề.

Mỗi chủ đề gồm một số ý, câu

Liên kết các ý, câu xoay quanh chủ đề

Trong báo cáo có trình bày số liệu theo  bảng thì theo quy định

Hạn chế liệt kê, nếu có liệt kê ý thì phải  cùng cấu trúc ngữ pháp, tối đa 7­8 ý.

Kết nối tiêu đề, liệt kê với ý tưởng

Tài liệu tham khảo theo quy định của tổ  chức về cách ghi, cách trích dẫn…

BÀI 5: KỸ NĂNG NÓI VÀ  THUYẾT TRÌNH

 Ngôn từ là hệ thống các từ và nguyên tắc kết hợp chúng để truyền thông tin

 Kỹ năng nói là sử dụng lời nói để truyền đạt thông tin

 3 yếu tố : phát âm, diễn đạt, chính xác

 Nói là một năng lực làm việc, công tác

Chuẩn bị sức khỏe trước ngày thuyết  trình

Làm quen với môi trường thuyết trình:  phòng,điện, âm thanh, ánh sáng, 

đường đi giữa hàng ghế

Tìm hiểu người nghe

Các biểu hiện hồi hộp  khi thuyết trình

Hồi hộp trước đám đông là bản chất tự  nhiên

Chuẩn bị kỹ nội dung, thực hành trước  khi nói…là những cách đối phó tốt nhất  (“gây tê”)

Sử dụng các chuyện hài hước vừa phải,  phù hợp

Có mặt sớm

Trang phục lịch sự, phù hợp đối tượng  người nghe

Đi thư thả lên diễn đàn

Sắp xếp các giấy tờ trên bàn, bục trong  vài giây

Nắm chặt tay rồi thả lỏng từ từ

Thở sâu và kiểu soát hơi thở

…

 Cử động tay nhẹ nhàng, vừa phải, kết hợp sử dụng bàn tay, ngón tay khi cần minh họa, 

không khoanh tay, chắp tay, bỏ tay vào túi

 Đi lại nhẹ nhàng, tránh vội vã, không rời quá 

xa vị trí nếu không cần thiết

 Chú ý văn hóa của người nghe!

Mở đầu có thể bằng câu hỏi

Mở đầu có thể bằng câu nói của danh  nhân

Mở đầu có thể bằng… linh hoạt!

 Có những câu hỏi cần trả lời riêng thì hẹn sau khi thuyết trình

 Có những câu hỏi ác ý nên bình tĩnh, không cố trả lời, hẹn khi khác vì thời gian chung

 Nhiều câu hỏi quá mà hết thời gian thì ghi lại hẹn trả lời sau bằng thư hoặc Email

 Quay mặt lên màn hình khi nói

 Nhìn xuống phía người nghe nhưng không nhìn người nghe hoặc nhìn vào chỉ một người

 Nói khi viết bảng, chỉ tay vào màn hình, hoặc cúi mặt viết gì đó

 Đi lại liên tục

Một số kỹ năng  khác 

Trong giao tiếp hàng ngày

Tầm quan trọng

Đặc điểm: gián tiếp, có nhận phản hồi,  liên quan đến thời gian, chi phí

Khi gọi: chuẩn bị trước tên người gọi và  nội dung nói, chọn thời điểm gọi, chuẩn 

bị giọng nói,chuẩn bị viết giấy ghi, nhấc  máy, xưng danh, yêu cầu gặp đối tác,  nhã nhặn, khi dừng phải báo trước, hẹn  gọi lại,cám ơn…

Khi nhận: chuẩn bị giấy, viết, chào, 

xưng danh, nhã nhặn, không ngắt lời,  yêu cầu chờ nếu gọi người khác, hẹn  dịp khác nếu không thỏa mãn yêu cầu,  cám ơn ,tạm biệt và hẹn gọi lại… 

Lưu ý khi giao tiếp qua điện  thoại

Đặt các câu hỏi khi đọc: cho ai? cái gì  đây? Cần nhớ gì ở đây? Liên quan đến  việc gì, đến ai? Ai có thẩm quyền giải  quyết? Thời gian nào?

Rèn luyện đọc nhanh văn bản: nội 

dung chính, yêu cầu , đọc các đề mục  chính và tiểu mục, phát hiện đề mục,  tiểu mục quan trọng

Đọc kỹ văn bản: có thời gian nghiên 

cứu kỹ từng chi tiết, tô màu, đánh dấu  mục quan trọng

Ghi lại tóm tắt nội dung văn bản đó, 

sắp xếp văn bản vào vị trí có ghi nhớ.

 Là đồng tâm hiệp lực, làm việc ăn ý để đạt hiệu quả để:

 Tính đố kị, ghen ghét

 Chỉ thấy khuyết điểm của người, không thấy khuyết điểm của mình

 Vấn đề là những tình huống “không chắc 

chắn” hoặc “khó hiểu”, “mâu thuẫn”, “sự thách đố”, “chưa rõ ràng”, …

 Giải quyết vấn đề: xác định, phân tích nguyên nhân, lựa chọn giải pháp tối ưu, triển khai giải pháp, loại bỏ mâu thuẫn, đạt được mục đích 

Hiểu và phân tích vấn đề: nêu tên rõ vấn đềnó  gây ra ảnh hưởng gì?ở đâuphát hiện lúc 

nào?đã có thông tin gìcần phải tìm thêm 

thông tin gì?(sử dụng phương pháp động não 

để xác định thông tin)

Chọn giải pháp: có hiệu lực (giải quyết  được vấn đề), có hiệu quả (nhanh mà  không nảy sinh vấn đề mới), có tính 

khả thi(có tính đến các điều kiện, các  ràng buộc)

Thực hiện giải pháp: điều gì cần thực  hiện; ai thực hiện điều gì; nguồn lực